1、文件名 董事长秘书岗位说明书 部门 人力资源部编号 编制生效日期 审核版次 A/0 批准1 / 3岗位名称 董事长秘书 岗位编号 101所在部门 董事长办公室 岗位定员 1直接上级 集团董事长 所辖人员 0直接下级职责摘要：负 责 董 事 长 有 关 的 文 秘 事 宜 ， 提 供 专 业 秘书服务。岗位职责日常职责：1. 合理安排董事长每天日常的工作计划，做好与各有关单位的协调、预约、调整的工作，并做好周、月计划。2. 每周一上班前将本周日程安排置于董事长办公桌上，适时提醒董事长参加会议、约见客人、处理事务。3. 根据董事长的出差行程，预订机票。与接待单位相关人员联络安排董事长的接机、住宿、
2、餐饮、会见等一系列活动。准备出差需携带的文件、资料。4. 掌握文书写作要领，高质量、高效率为董事长起草相关文件、报告，并负责打印文稿、收发函电文件。5. 根据董事长的工作指示需要，收集各种纸本、网络资料。根据紧急、重要程度对来文进行分类，对紧急的文件及时安排董事长批阅，协助董事长高效处理文件。6. 负责收发、审核、过滤应传递给董事长的签字票据。7. 负责董事长有关文件资料和档案的整理、归档和文件密级划分工作。对处理完毕的文件及时存档。8. 负责收取集团各部门的统计报表，并进行综合性汇总整理归档及上报董事长。9. 协 助 董 事 长 文 件 的 处 理 、 呈 送 。 根据董事长的批示，对需要继
3、续流转的文件及时传递。10. 做 好 董 事 长 办 公 室 的 日 常 整 理 ， 重 要 文 件 管 理 、 立 卷 、 归 档 工作 。 在文件流转过程中做好保密工作。11. 负责与董事长有关的上级领导机关或其他单位领导的接待、参观工作。文件名 董事长秘书岗位说明书 部门 人力资源部编号 编制生效日期 审核版次 A/0 批准2 / 312. 对董事长的口头交办的事项，及时跟进、落实、反馈。13. 负责董事长各项公务费用的报销。14. 备妥录音笔，随时侧录董事长的发言，为定期出书做声音文字的文稿准备。会 议 职 责 ：1. 负 责 董 事 长 交 办 的 问 题 、 调 查 研 究 ， 并
4、 提 出 处 理 意 见 或 建 议 。 2. 负 责 为董事长准备召开的各类会议做资料准备、参会人员通知、联系安排场地等工作。3. 负责董事长有关会议纪要并会后进行整理，及时向各部门传达会议的各项要求。4. 参与董事长指定的公司会议组织、策划、协调工作。协 作 职 责 ：1. 负责跟踪各会议中的有关部门落实决议的执行情况，跟踪董事长决议事项的推进，并且回报董事长。2. 协助董事长对集团内部的管理运作，需协调的各部门工作关系。3. 协助董事长对其他有关集团与本集团运作中，需要协调的各集团部门的工作关系。事 务 职 责 ：1. 对电话进行预处理，当董事长不在，或不方便接听电话时，做好电话记录，及
5、时转告董事长，不漏接任何重要电话。2. 热情礼貌地接待来访客人。受董事长指示委托，出席公司外部各种会议、活动等。3. 根据情况对来访客人进行分流，减轻董事长的压力。根据贵宾客人的不同习惯提供餐饮安排。4. 对外代表提升企业品牌知名度，注意外部形象塑造。5. 协 助 董 事 长 对 外 关 系 /事 业 部 发 展 的 有 关 事 务 处 理 。 辅助董事长维护良好的外部客户关系，重大节日、重要客户或客户单位的纪念日、庆典等提醒或代表董事长发贺函表示祝贺。文件名 董事长秘书岗位说明书 部门 人力资源部编号 编制生效日期 审核版次 A/0 批准3 / 35. 代表公司董事长做员工福利性慰问工作。6. 董 事 长 公 关 的 年 节 礼 品 、 办 公 定 期 用 品 采 购 。其 他 职 责 ：1. 董 事 长 其 他 临 时 交 办 事 项 。2. 接 受 董 事 长 办 公 室 合 理 安 排 的 其 他 工 作 事 项 。 任职条件1. 教育背景：经济管理专业等相关本科专业。2. 培训经历: 财务、管理等方面的培训。3. 经验要求：熟练地使用办公自动化设备，高水平的各种公文、信函的写作能力，很强的领悟力，优秀的判断、协调、沟通、执行能力。4. 态度:较强的工作压力承受能力，良好的团队合作精神。工作条件1. 工作场所：办公室2. 环境状况：基本舒适3. 危险性：无职业病危险
