1、全 利 五 金 塑 胶 厂TSUEN LEE METALS & PLASTIC FACTORY公 司 运 作 程 序(operate procedure)文件标题： 文 件 控 制 程 序文件编号：TL-IMS-COP-401 版本号： 01 生效日期：2009-9-2 页 数： 6 页之 1拟制：_马 艳 _ 日期：_2009 年 9月 1日_审核：_ 日期：_批准：_ 日期：_NO 版次 章节号 修 订 摘 要 修订人 批准人1 00 2008 年 11 月 1 日 00 版生效。 黄明燕 Emily2 01 修订 5.0程序内容 马 艳 Emily修订记录全 利 五 金 塑 胶 厂文件名
2、称：文件控制程序文件编号：TL-IMS-COP-401生效日期：2009-9-2版 本 号：01页 数：6 页之 2全利五金塑胶厂体系文件，未经许可不得翻印1.0目的通过对 IMS 综合管理体系文件的管理和控制，确保其有严格的分类编号、编制、审核、批准、分发、保管和更改管理，并确保文件的有效性得到控制，使公司的各项工作按照正确的程序进行。2.0适用范围本程序适用于公司 IMS管理体系的所有受控制文件(包括方针、目标、手册、程序文件、作业指导文件、工程技术资料)及外来文件。3.0定义文件：是指信息及其承载媒体，综合管理体系文件是指与综合管理体系相关信息的任何文件。如：手册、程序文件、规范图样、标
3、准等；媒体可以是纸张、磁盘、光盘、照片、样办、电子媒体或它们的组合，体系文件是综合管理体系运行的依据。4.0职责4.1文控部：负责本公司综合管理体系文件的收集、分类、编号、整理、存档保管、分发管理和有效性控制。4.2 IT部：负责本公司 ERP系统及内部网络（磁盘、光盘、照片、样办电子媒体等）监控及维护，监督各部门未经厂长/管理者代表批准打印、复制本公司电子版综合管理体系文件和机密文件。4.3各部门：文件管理员负责本部门所有综合管理体系文件的收发及管理。未经厂长或管理者代表批准，禁止打印、复制本公司综合管理体系文件和机密文件。5.0程序内容5.1 综合管理文件的编制、审核、批准管理者代表在组织
4、相关部门进行综合管理体系策划时，应考虑综合管理体系文件的构成及其类型，文控部负责管理体系文件的管理，用程序文件清单 、 作业指导文件总清单和外来文件清单等来明确文件的数量、责任部门，生效日期等，使文件清晰可辨、易于识别和检索，并通过明确综合管理体系文件的编制、审核、批准之职责，以确保文件的正确性、适宜性、充分性、有效性。5.1.1综合管理方针文控部起草和编订，管理者代表审批，董事长批准发布。5.1.2综合管理目标文控部同各部门负责起草和编订，管理者代表审批。5.1.3综合管理手册由文控部负责编制和修订，管理代表审核，董事长批准。5.1.4 综合管理体系程序文件由主要责任部门或文控部组织编制，I
5、SO 专员/文控主任审核，管理者代表批准。5.1.5 作业指导性文件（包括作业指导书、检验规范、操作规程等支持性文件）由主要责任部门组织编制，部门负责人审核、批准，交文控部受控，统一归口管理。5.1.6 外来文件来自本公司外部的文件，指客供文件及与综合管理体系有关的标准、法律法规等国际、国家、部级、行业标准、省、市、县级文件。对外来文件的批准不是对文件内容审批，而是对文件的适用性的审批，由文控部负责人或外来文件归口部门主任级以上人员负责审批。5.2综合管理体系文件的归档、分类、统一编号，编写方法如下：全 利 五 金 塑 胶 厂文件名称：文件控制程序文件编号：TL-IMS-COP-401生效日期
6、：2009-9-2版 本 号：01页 数：6 页之 3全利五金塑胶厂体系文件，未经许可不得翻印5.2.1手册：QM(一级文件)5.2.2方针：QP5.2.3目标：QO5.2.4程序文件：TLIMSCOP （二级文件）流水编号（01，02）章节号程序文件缩写综合管理体系英文名称简写本公司英文名称简写5.2.5作业指导性文件：WI （三级文件）流水编号(001、002)部门代号（见附页部门代码）作业指导性文件英文名称简写5.2.6外来文件： 流水编号客户名称/文件名称分类代码（CD 客供文件、LD 法律、法规文件）5.2.7记录表格： RE 流水编号部门代码记录英文名称缩写5.3综合管理体系文件的
7、有效性控制5.3.1文件的有效性标识5.3.1.1 审批签字与生效日期综合管理体系文件按其产生过程和分发对象分为受控原件、受控副本、非受控副本、参考文件。a.受控原件经审批后签字并注明生效日期，加盖蓝色“受控正本章” ，存于文控部。b.受控副本为受控原件的复印件，其上加盖绿色“受控副本”印章，并配有单一的部门注册编号，作为公司内使用的合法文件。c.非受控副本为受控原件的复印件，其上加盖紫色“参考文件”印章，提供给相关部门或本公司以外的人员使用。当外部人员需非受控副本时，应有申请部门含主任级以上人员审核,管理者代表批准才给予发放；当内部人员需非受控副本时，应有申请部门主任级以上人员审核，文控主部
8、批准才给予发放。其发放记录需在受控文件发放记录表上明确登记。当文件有任何更改时，非受控副本不会得到任何更新。d.不允许使用印章变黑的复印件。5.3.1.2 文件版次与页码a.一级文件与二级文件中的“00，01，02 ”分别表示初次编制，第一次修改，第二次修全 利 五 金 塑 胶 厂文件名称：文件控制程序文件编号：TL-IMS-COP-401生效日期：2009-9-2版 本 号：01页 数：6 页之 4全利五金塑胶厂体系文件，未经许可不得翻印改。b.三级文件版次采用两位阿拉伯数字 00，01，02，表示未经修改，第一次修改，第二次修改。工程技术类的三级文件按技术文件和资料管理细则执行。c.对于页
9、控制与份控制相结合的文件，每一页的版次用 A/0、B、C标识， A、B、C代表文件版次， 1、2、3代表该页面第一次修改、第二次修改、第三次修改、第 N次修改。若对一份文件中过半页数更改时，整份文件需有所改换，否则只要改该页的版次。d.当文件与其它体系整合在一起时，文件版本重新从 00版开始。e.所有管理体系文件均需在适当的位置标明页码和总页数。5.3.2文件的修改状态及有效性的识别5.3.2.1文控部文件管理员:a.根据文件版次识别现行修订状态。b.根据授权审批人签名、生效日期和版次识别其有效性。5.3.2.2 文件副本的接收、保管和使用者对于不同类别的文件，分别通过授权人审批签名、生效日期
10、和“受控”章或其组合识别文件的有效性。5.4 外来文件的控制外来文件包括国际、国家、部级、行业、地方等标准、法律法规和客户提供的文件等。5.4.1 客供文件的控制5.4.1.1 外来文件归口部门对客供文件（如产品规格、产品检验标准、产品安全指引、拉力图、工程包装图纸、客户验厂标准等）按外来文件编号法则进行编号后，交文控部文件管理员填写外来文件审批证 ，经文控部负责人审批签名后，加盖“外来文件”章并登记在外来文件清单上,备案留存后方可在公司内使用。5.4.1.2客供文件，如工程图纸等更改频繁，则由归口部门负责整理、审核更改内容后，交文控部受控并在修改目录做备注，并由双方部门主任级以上人员签名确认
11、。5.4.2法律法规、体系标准及其它要求文件的控制5.4.2.1获得适用的法律法律、体系标准及其它要求文件，经文控部负责人审批后交文控部文件管理员进行统一编号，加盖“外来文件”章并登记于外来文件清单 ，方可在公司内使用。5.4.2.2文控部文件管理员对更新版本的外来文件应及时跟踪，并将跟踪结果填写在外来文件清单中，确保使用版本适用的外来文件。5.5综合管理体系文件的分发5.5.1手册、方针、目标、程序文件、作业指导文件的分发。5.5.1.1 文控部根据本公司的具体情况编制受控文件发放记录表 ，经管理者代表审批后交文件管理员。5.5.1.2 文件管理员根据文件所涉及部门规定文件发放范围，在受控文
12、件发放记录表中进行记录,在封面上填写分发号，统一分发给规定的持有者，接收人签名确认。5.5.2 外来文件的分发外来文件根据受控文件发放要求分发，并由接收人在受控文件发放记录表上签名；也可以电子版的形式公布在公司内部网站上供相关部门查阅, 同时文控文件管理员以内部内部全 利 五 金 塑 胶 厂文件名称：文件控制程序文件编号：TL-IMS-COP-401生效日期：2009-9-2版 本 号：01页 数：6 页之 5全利五金塑胶厂体系文件，未经许可不得翻印联络单形式通知到各相关部门，并由接受人签名确认。5.6综合管理体系文件的保管和借阅5.6.1文件的保管5.6.1.1手册、方针、目标、程序文件、作
13、业指导文件、外来文件的受控原件由文控部负责统一归档管理，相应的受控副本由各部门文件管理员或持有人负责保管。5.6.1.2保管者须将所有文件分类摆放，并按本公司统一的文件目录进行编排，在每个文件夹、摆放区加贴标签，便于识别和检索，防止丢失、混乱。5.6.1.3 文件在保管和使用过程中须保持清晰，不可随意涂画。5.6.1.4文控部对各部门文件使用和保管进行不定期检查，以达到对各部门文件管理实施监控。 5.6.1.5如使用部门出现受控文件遗失或损毁，使用部门需按程序填写文件制、修、废、补申请表重新申请，申请批准后原来的文件编号宣布作废，重新编码。5.6.2 文件的借阅如本公司内相关人员需暂时借阅综合
14、管理体系文件，应到本部门文件管理员处或文控部办理借阅和归还手续，并填写文件借阅登记表 。5.6.3文件的传阅5.6.3.1 文控部把最新版之文件表格发放到各相关部门文件管理员处,其文件管理员必须及时向本部门文职及组长级以上人员进行传阅或集中开会宣导,填写培训记录表并签名,如有必要可申请由文控部负责组织培训。5.6.3.2 文控中心不定期对各部门文件的传阅情况进行检查,以达到对各部门的体系文件学习情况进行监督。5.7综合管理体系文件的评审和更改5.7.1文件评审5.7.1.1 文件发布后，管理和使用部门须根据公司的实际运作情况对文件表格进行评审，对不适当之处理提出更改申请。5.7.1.2 在每次
15、内部综合管理体系审核之现场审核前，审核组须对文件进行评审，对不符合及不适当处提出申请，具体按内部审核控制程序实施。5.7.1.3通过管理评审会议定期对管理体系文件进行周期性审查，保证正确地指导公司管理体系运作。5.7.2文件的更改、增减5.7.2.1 提出更改、增减的部门需填写文件更改申请表 ，部门负责人确认后，文控部组织相关人员对更改后的内容进行评审,确保更改内容不偏离标准和法律法规要求,与管理体系的其它要求相一致,同时在公司的实际条件下是可运行。5.7.2.2 评审完毕后，由文控部负责人在文件更改申请表签字确认，交由管理者代表审核。5.7.2.3文件更改、增减申请获得批准后，由文控部按文件
16、更改申请表的要求对文件进行修改。5.7.2.4当文件超过半数章节经过修改或管理者代表认为有需要时，将收回原发放文件，以一个新的版本编号重发。5.7.2.5 更改文件后，应更新受控原件，按规定分发并换回旧版文件，参考文件不受文件更改控制。 5.7.2.6任何人不得私自更改、增减文件内容或记录表格。全 利 五 金 塑 胶 厂文件名称：文件控制程序文件编号：TL-IMS-COP-401生效日期：2009-9-2版 本 号：01页 数：6 页之 6全利五金塑胶厂体系文件，未经许可不得翻印5.8管理体系文件废弃5.8.1 管理体系文件新版生效时，旧版同时作废（有特殊说明的除外） 。5.8.2保留的已作废
17、管理体系文件原版，由文控部统一保管，其上应加盖“作废文件”印章，并在保留作废文件登记表上登记。5.8.3 无必要保留的已作废原版和副本由文控中心统一收回并销毁。5.9综合管理体系文件的申请5.9如各部门在生产过程中确有需要，需增加综合管理体系文件份数，使用部门需提出申请并填写受控文件申请表 ，经部门主管级以上人员审核后，文控部主任确认后按所申请的文件份数发放。5.9文控文员同时按程序填写受控文件发放记录 。5.10文件的管理5.10.1本程序文件及支持文件，按本程序的要求进行管理。5.10.2所有程序文件按本程序的要求进行管理。5.10.3当本程序没有说明的，则按相对应的管理体系文件执行。5.
18、10.4本公司所有的作业指导性文件格式统一控制。5.11电脑资料的管理5.11.1本公司电脑资料一般为客户通过 E-mail方式传递到本公司。5.11.2所有客户提供的重要电脑资料一般由管理者代表确定是否需要拷贝或打印传递。5.12工程技术资料、图纸的管理5.12.1本公司工程技术资料除已按本公司文件控制程序既定的 WI作业指导性文件规定编码管理外，其余按工程部技术文件和资料管理细则实施编码。5.12.2本公司工程图纸均按工程部技术文件和资料管理细则实施编码。5.12.3本公司所有工程技术资料图纸发放，均需按本程序进行控制。6.0文件6.1法律法规及其它要求控制程序TL-IMS-COP-5036.2内部审核控制程序TL-IMS-COP-802 6.3技术文件和资料管理细则WI-09-0017.0记录7.1受控表格清单 RE-08-0077.2外来文件清单 RE-08-0087.3文件更改申请表 RE-08-0137.4保留作废文件登记表 RE-08-0157.5文件借阅记录表 RE-08-0167.6受控文件发放记录表 RE-08-0177.7受控文件申请表 RE-08-012
