1、海运货代出口操作程序一、接受货主询价 1、 海运询价： 需要时应向询价货主问明一些类别信息，如货名，危险级别等。（水路危规） 2、 陆运询价：（人民币费用） a. 需掌握拖箱价格； b. 各港区装箱价格； 卸货费c. 报关费、商检、动植检收费标准。 100 /票 二、接单（接受货主委托） 接受货主委托后（一般为传真件）需明确的重点信息： 1、 船期、件数 2、 箱型、箱量 3、 毛重 4、 体积 各项型最大体积为：( 长*宽 *高 ) 可装体积， 可装重量 120GP=31CBM 6*2.38*2.38 25 17MT 140GP=67CBM 12*2.38*2.38 5725MT 140HC
2、=76CBM 12*2.7*2.38 67 （注：GP general purpose 普通箱；CBM cubic metre 立方米；MT metric ton 公吨 ；HC high cubic 高箱 ） 5、 付费条款、货主联系方法 6、 做箱情况，门到门还是内装 三、订舱 取得配舱单，摘取船名、航次、提单号信息。 四、做箱 1、 门到门： 填妥装箱计划中：做箱时间、船名、航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、门点、联系人、电话等要因，最少在船开前 3 天做箱。 2、 内装： 填妥装箱计划中:船期船名航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、进舱编号等要因，最少在船开前
3、3 天做箱。 3、取得两种做箱方法所得的装箱单（CLP ） 五、报关（洋山：有时同时、有时先于做箱；外港：先进港后报关） 1、 了解常出口货物报关所需资料。 报关委托书，报关单，（手册）发票，装箱单，申报要素，核销单2、 填妥船名航次，提单号，对应装箱单(packing list)，发票，所显示的毛重净重，件数，包装种类，金额，体积，审核报关单的正确性（单证一致）。 3、 显示报关单所在货物的 “中文品名”，对照海关编码大全，查阅商品编码，审核两者是否相符，按编码确定计量单位，并根据海关所列之监管条件点阅所缺乏报关要件。4、 备妥报关委托书，报关单，( 手册)，发票，装箱单，核销单，配舱回单（
4、取单），更改单（需要的话）和其他所需资料，于截关前一天通关。 5、 跟踪场站收据，确保配载上船。 6、 凡是退关改配的，若其中有下个航次，出运仍然需要，诸如许可证，配额，商检，动植检之类的文件资料，退关、改配通知应先于该配置船期一个星期到达，以便（报运部）顺利抽回资料，重新利用。否则只会顺延船期，造成麻烦。 7、洋山分一放：海关放行，二放：道口放行；三放：港区放行外港只有一放和二放；海关放行，港区放行主要查询项目为箱货计划和海关放行。六、提单确认和修改 1、 问明顾客“提单”的发放形式： a. 电放： b正本2、依据原始资料，传真于货主确认，并根据回传确立提单正确内容。 八、航次费用结算 1、
5、 海运费 a. 预付(FREIGHT PREPAID) b. 到付(FREIGHT COLLECT) 2、 陆运费 a 订舱 b. 报关(包括返关之前己经报关的费用) c. 做箱(内装/门到门) d. 其他应考虑的费用： 冲港费/冲关费 商检、动植检、提货费、快递费、电放、更改 九、提单、发票发放（提单样本） 十、应在一个月内督促航次费用的清算并及时返还货主的“核销退税单” 十一、海关退税有问题的,需更改并要提供如下资料 : l、报关数据正确、舱单不正确的 a. 经预录后的海关返还的报关单复印件； b. 场站收据复印件十联单的第七联即黄联； c. 提单正本复印件两张； e. 装箱单(Conta
6、iner Load Plan)复印件； f. 更正单（三联、正本）。 2、短装（多报少出）、溢装（少报多出） a. 船开 5 天（工作日）内没能及时更正的: 先交纳罚款金 3000-5000; 货主重新提供的发票、装箱单（Packing list） 货主重新提供报关单 提单副本复印件（加盖“提单副本确认章 ”） b. 船开 5 天（工作日）内更改的 提单副本复印件（加盖“提单副本确认章 ”） 正本、正确的报关单 正本、正确的发票、装箱单 货代操作具体操作流程I、客户服务 一、订舱 1 客户向我司订舱的 2 客户发来的订舱单需显示以下信息，但不限于此： 1）托运人/ 发货人 2）船公司/船名/
7、航次或船期 3）起运港 4）目的港/ 中转港 5）货名 6）柜型、柜量 7）运价 8）托运人的签字、盖章 3收到订舱单后，须与核对运价是否正确，并确认，然后再向相应船公司订舱。向订舱时，需先在各船公司专用台帐上自编 S/O 号。4 订舱单发出后，主动向船公司确认舱位，订舱确认上面的订舱号与船名、航次要清晰、准确，以免造成混淆。 5 订舱完毕后，应及时将资料输入电脑，具体步骤如下： 1） 新建委托 输入托运人、货名、船公司、船名、航次、开航日期、装港、目的港、箱型箱量。 2） 工作号，并按各业务员创建业务编号，比如“ 客户服务”以 KF 开头。 3） 输入费用明细 - 主要是应收费用。 4） 订
8、舱确认 输入订舱号。 输入电脑时，应确保准确，并特别注意以下信息：船公司名称、船名、航次（一律采用 V。XXX 的格式）、开船日期。 6 操作台帐应该认真、完整地填写，应注意以下几点： 1） 托运人应与订舱单上的托运人一致，并写清电话、传真、及联系人； 2） 费用明细应仔细填写，“ 应收”为向客户收取费用； “应付”为由我公司支付的费用；运费到付的需填写在“ 到付” 栏，各种费用应分项列明；向客户收取的费用为 ALL IN时，须注明包含哪些费用；免文件、电放费用的需由公司领导在台帐上签字确认； 3） 需由我司目的港代理代收运费的，须在台帐上注明使用哪家代理。4） 客户需倒签、顺签、预借提单的，
9、须在台帐上特殊事项一栏注明申请5） 订舱号、订舱日期、船名、开船日期要完整填写； 7按业务员设立登记台帐，需在订舱当日内将客户名称、订舱号、船名、航次、目的港、箱量及业务编号登记在台帐上，以便统计查询。 二、拖车、报关 1安排拖车前，需与工厂联系确认装柜时间及地点。 2 安排拖车时，需向拖车行发出书面委托，写明装柜时间、装柜地点、协议价格、S/O NBR、工厂联系人及联系电话等，并在拖车登记台帐上登记以订舱确认后，根据客户的要求安排拖车与报关。需严格按照公司公布的拖车行、报关行列表及相应价格进行安排。对个别重要客户有特殊要求的，需提下资料：客户名称、拖车行、柜型柜量、起止地点及费用等。 3 应
10、至少提前一天时间向拖车行下委托，以便拖车行有时间打单、安排。 4 委托后，应要求拖车行提供司机姓名，手机号码、柜号，并报给工厂。 5应叮嘱车行按要求时间抵达装货地点，否则由此引起的押车费等损失由车行承担。 6 一般贸易在深圳清关的可不需司机本，若是转关的货柜一定要求车行带司机本前往，可委托车行代办转关手续。 7 安排冻柜拖车须至少提前一天通知船公司提柜时间，是否需要预冷，及通风口开启情况，以便船公司通知码头做 PTI 检验及相应安排。 8 如客户要求冻柜需代发电机的，应安排有带发电机的拖车公司拖柜。 9 在客户自己安排送散货过来的情况下，可委托各码头的货运站办理卸车、装箱、还柜等事项。盐田港可
11、委托盐铁服，蛇口、赤湾可委托赤湾仓储。 10 在给货运站的委托书中需注明提空柜时间，可事先与客户确认货到站时间以便决定是通知仓库事先提取空柜，还是等货到后再提，避免产生还空费用。 11 安排报关时，需将退税联等重要报关文件在报关台帐上作登记，由报关行签收。在收到由报关行退回的退税联后，应立即通知客户，并以客户许可的方式将退税联等资料退给客户，并做好交接纪录。 三、其他 1 如由我司安排拖车、报关的，应在船公司的免堆期内安排拖柜还场，避免发生额外费用。若有发生超堆费、改船费、超期柜租等额外费用，需立即通知客户，要求其书面确认，并在台帐上登记。 2 客户因各种原因取消订舱的，需要求其书面确认，在确
12、认所有发生费用已结清的情况下方可在电脑中删除资料。 3 客服收到财务打印出来的 DEBIT NOTE，与电脑资料核对无误后，立即传真给客户。客户需开税务发票的，须由客户发书面传真，写明发票抬头及金额、币种。 4 对由客户自拖自报的，客服人员须至少于结关前一天与客户确认是否已做柜。如已做柜，将箱号登记在台帐上，即可将台帐立即交文件组。 5 对由我司安排拖车报关的，客服在与报关行确认放行后，即可将台帐交文件组。 II、文件 1 文件组收到船公司的 LOADING LIST 后，与台帐核对，已经装上船的，应立即向客户催要补料。 2 文件组需核对船公司的 LOADING LIST 及费用清单，如有发生
13、超堆费、超期柜租的，而客服尚未确认的，应立即通知客户，要求其书面确认，并在台帐上登记。 3 文件员根据客户提供的补料，先与客户核对清楚后再向船公司提供补料，争取在短时间内将提单资料核对清楚，并根据客户的要求签发 HB/L 或 MB/L。 4 提单的缮制应注意以下几点： 1） 提单的内容应完整、准确，必要的信息不可留空，包括：SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY PARTY、VSLS NAME/VOY、POL、POD、PLACE OF DELIVERY、MARKS、CARGO DESCRIPTION、CNTR NO。/SEAL NO。，DELIVERY AGNET 等。 2） 提单表
14、面应清洁，避免过多涂改，一份提单最多不可超过 3 个更正章。一些重要的项目，比如船名/航次、卸港、箱号等不可更改。 3） 应要求客户提供提单上收货人或通知方的电话、传真、联系人。 4） 客户要求出船证的。船证的内容（比如船级社、船龄的要求）应与相关船公司核实确认。 5） 如客户要求倒签提单的，原则上短航线倒签不超过三天，长航线不超过七天，在收到客户保函后，交操作部经理或公司主管领导签字，必要时可要求客户提供信用证核对方可签发。 6） 外代提单不允许预借。 5 使用我司目的港代理收运费或代放货物时，应注意： 1） 出我司 HB/L 给客户，HB/L 上打真正的收货人与发货人，并可注明到付运费的金
15、额，DELIVERY AGENT 为我司代理。 2） OB/L 上面 SHIPPER 为我司，CONSIGNEE、N。PARTY 均为我司目的港的代理，其它资料与 HB/L 相同，将 OB/L 电放给我司代理。 3） 事先明确我司与客户及船公司的运费支付条款（预付或到付）。 4） 制作 CHARGES SETTLEMENT，列明货物相关信息及要求代理收取的费用，支付给船公司的费用，代理费及应退给我司的费用。 5） 制作放货通知书，通知代理是凭正本 HB/L 放货还是 HB/L 电放，然后与OB/L COPY 件、 HB/L COPY 件，OB/L 电放信、CHARGE SETTLEMENT 于
16、船开后尽早一起传给代理。 6） 对代理有向我司退代理费的，应在台帐上注明，并输入电脑。 6 缮制美线提单时，应注意： 1） HB/L 与 OB/L 的缮制可参考第 5 项 2） OB/L 上注明我司与船公司的 S/C 号，但 HB/L 上不得显示该 S/C 号 3） 核对货名、价格、中转港，必须与合约中规定的一致 7 将与客户核对无误后所处的正本提单并提单交接单交财务，以便财务在收妥运费后放提单给客户。具体放单、放货办法根据我司相关规定执行。 8 将提单号、提单日期填在台帐上，并将文件费、电放费、拖车费、报关费、超堆费、改船费、改单费等货物在港期间发生的费用输入电脑，核对无误后通知财务。 9 将台帐、提单、与代理的 CHARGE SETTLEMENT（若有）复印交财务签收。 10费用通知财务后不可缮自更改，特殊情况可填写费用更改单，列明更改费用项目、金额、更改原因，由操作部经理签字，再交财务部。但需注意以下几点： 1） 海运费的更改需由公司领导批准同意； 2） 改船费、超堆费等杂费需在通知财务前输入清楚； 3） 因漏输、错输费用造成公司损失的，按公司相关规定给予责任人处罚。 11 将台帐分船公司按月份存档。
