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1、02-协同办公系统使用教程(上)导读：就爱阅读网友为您分享以下“02-协同办公系统使用教程(上)” 资讯，希望对您有所帮助，感谢您对 的支持!软件服务社协同管理系统使用教程系列协同办公系统使用教程（上）软件服务社 www.fuwushe.org2012 年 11 月 15 日软件服务社：协同办公系统使用教程目 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.6.1 1.6.2 1.6.3 1.7 2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 3 3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3

2、3.3.4 3.3.5 3.4 3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.4 3.4.5 3.4.6 3.4.7 3.5 录概述 .4 协同办公系统（OA）是什么 4 什么样的企业适合使用 OA 系统 4 怎样尽快成功使用 OA .4 OA 与其他系统的关系 .5 关于本教程 . 6 实例.6 实例简介 . 6 实施计划 . 6 怎样练习 . 7 主控系统中的相关基础设置 . 7 浏览器要求和建议 . 9 登录 OA 系统 . 9 了解 OA 系统的概况 .11 功能菜单：系统功能简介 .13 首页数据区的内容 .15 新建协同及协同的处理 .18 并行流程 .18 串行流程：审批通过的情况

3、 .35 串行流程：审批不通过的情况 .40 部门、职务、组 .50 发给某个部门的全部人员 .50 发给某个职务的全部人员 .57 发给一“组”人员 .65 小结：关于流程的建立方法 .86 协同处理时的相关功能 .89 转发.89 进行跟踪、取消跟踪 .94 常用语 .96 添加附件 .102 其他.104 综合实例：多层流程、回复、撤消、待发事项 .105 多层流程 .105 协同的“回复”（前面只有一个人的情况） .109 撤消.112 待发事项 .113 协同的回复（前面有多个人的情况） .114 其他处理操作 .117 说明.119 小结：什么是协同 .128OA 系统简要说明 .

4、 9 快速掌握主要功能（1）：协同办公 .172 / 218软件服务社：协同办公系统使用教程 4 快速掌握主要功能（2）：公共信息 .129 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.4 4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.5 4.6 公告.129 发布公告：操作说明 .129 例 1：发给全部员工 .130 例 2：发给部分员工 .134 查看公告及相关操作说明 .136 调查.139 发布调查：操作说明 .139 例 1：单个调查项目 .140 例 2：多个

5、调查项目 .148 查看调查及相关操作说明 .157 讨论.158 发布讨论：操作说明 .158 例 1：发给全部员工 .159 例 2：发给部分员工 .164 查看讨论及相关操作说明 .167 新闻.170 发布新闻：操作说明 .170 操作实例 .171 查看新闻及相关操作说明 .175 公共信息管理 .176 小结.179 首页上的快捷功能 .180 即时消息 .180 便签.187 计划日程 .188 员工通讯录 .193 外部联系人 .194 消息记录 .197 访问记录 .199 其他.200 首页数据区的内容 .202 待办事项 .202 跟踪事项 .203 工作记录 .209

6、近期回复 .209 公共信息 .210 关联人员/ 关联项目 .212 首页上的其他功能 .217 在线人数 .217 关于“在线状态” .218 小结.2185 快速掌握主要功能（3）：其他常用功能 180 5.1 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 5.1.5 5.1.6 5.1.7 5.1.8 5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5 5.2.6 5.3 5.3.1 5.3.2 5.43 / 218软件服务社：协同办公系统使用教程 1 概述 1.1 协同办公系统（OA）是什么在协同管理系统是什么中，已经对 OA 系统进行过简要的介绍： “协同”指的是

7、相关人员按照一定的规则进行各种事项的处理。 OA 是一个高效的通用办公管理系统，可以用于各种日常办公。 对于企业来讲，OA 是一个“必需”的办公工具。大家可能会想，我们有电话、传真、邮件、IM（如 QQ 或 MSN 等） ，为什么还要用 OA？实际上，电话、传真、邮件、IM 都是很灵活的“沟通工具”， 但并不是一种有规则、有流程的“办公方式”。比如，您不可能在邮件或 QQ 中建立一个审批流程， 而这对于企业办公却是必需的、非常重要的。OA 的作用就是对工作中的各种事项进行抽象，在确保 灵活性的同时，使工作变得规则、有序。 很多企业平时都会感觉到，即使员工都在一起办公，电话、邮件、IM 都很方便

8、，但仍然经常感到工 作似乎有些无序。对于一些分支机构比较多或日常审批、流转比较多的企业，这种感觉就更加明显。 OA 系统就可以完美地解决这些问题，利用这种规范化的工作方式，可以使企业内部的各种工作如通 知、申请、审批、讨论、调查、文档管理变得规则、有序、高效。使用过 OA 这种工作方式的企业， 都会体验到它带来的完全不同的便利。 更重要的是，OA 还是各个专业系统的搭载平台和消息中心，可以从 OA 直接登录其他关联系统，其 他关联系统的提示消息也能集中体现在 OA 上（比如，一个人力资源主管如果没有登录 HR 系统，但 是有其他人发来员工转正申请，那么就可以在 OA 中收到提示消息） 。 所以

9、，OA 是各个关联系统使用的基础和核心。1.2 什么样的企业适合使用 OA 系统只要是具有下列条件的企业，都可以使用 OA 系统： 1. 2. 采用电脑办公的人员在五个人以上。 有自己的服务器。如果员工较少（采用电脑办公的人员少于 20 人） ，也可以用一台 PC 作为服务 器，或者租用云主机（或 VPS 主机）。 3. 会安装 Windows server（或 Linux）操作系统，并能进行基本的网络设置（如搭建局域网） 。所以，只要是具有基本的信息化水平的企业，都可以使用 OA，也都需要使用 OA。1.3 怎样尽快成功使用 OA 建议按以下方式使用 OA，这样会以很少的时间取得最快的效果：

10、4 / 218软件服务社：协同办公系统使用教程 1.先只使用 OA 和 TC，而且 TC 也仅用于员工学习与 OA 有关的课件，就象在主控系统使用教 程中介绍的那样。先不要启用其他系统如 PB、HR、CRM 等，这样可以减少前期的学习压力， 而且 OA 熟悉之后，对其他系统的使用也非常有帮助。2. 1)OA 系统采用分阶段的使用方式： 前期只需要使用那些最常用也是最重要的功能，包括：协同办公、公共信息、各种常用工具（如 即时消息、关联人员等） ，这些是日常工作中使用率占 90%以上的功能，但只需要一二个小时就 可以给员工培训好。本教程上册会详细介绍这些内容。也就是说，只要给员工培训好本教程上册

11、 涉及的内容，就可以开始正式使用 OA 系统。2)在上述功能使用熟练后，再根据需要逐步使用其他功能，如文档管理、电子邮箱、工作日志、项 目管理等，这些功能可以在确认有管理需要时再使用。本教程下册会详细介绍这些内容。1.4 OA 与其他系统的关系软件服务社在 F-air 设计之初就进行了整体架构的考虑，每个产品（如 OA、TC 、 PB、CRM、FM、 HR）都可以基于主控系统的基础设置，独立运行。因此，OA 是可以独立使用的。但是这些系统之间不是孤立的，了解 OA 与其他系统的关系，有助于完整地了解 F-air、更好地使用 OA。 1. OA 是其他系统的基础：在 F-air 中，尽管各个系统

12、可以独立使用，但是掌握 OA 后，对于使用其他系统会带来很大的便利。 用户可以通过使用 OA，更好地了解 F-air 的基本概念、思路、工作方法，并且在 OA 使用过程中，可 以不断调整、优化系统的基础设置，比如：在 OA 使用过程中，可以更直观地考虑部门、职务、岗位 的设置是否合理，而这些信息对于其他任何系统的使用都是极为重要的。所以，熟练使用 OA 对于使 用其他各个系统是非常有帮助的。 2. OA 是其他系统的搭载平台和消息中心：OA 是日常工作中每个使用电脑的员工都必须使用的，因为 OA 就是办公的平台，所以上班后就必须 登录 OA。而另外一些系统，如 PB、HR 等，使用频率显然没有

13、 OA 高，而且由于包含很多敏感信息 （如 PB 中涉及了付款、合同，HR 中涉及了员工信息） ，因此其他系统并不一定需要一直登录，而且 不使用时应当及时退出系统。 在 F-air 中，将 OA 作为其他系统的搭载平台和消息中心。系统会根据用户的权限，在 OA 的下面显 示出他有权使用的各个系统的登录链接，比如：如果一个用户具有 PB 和 TC 系统的使用权限，那么 就会显示 PB 和 TC，点击即可登录相应的系统（有的系统出于安全考虑，会要求用户再输入密码或 认证码） ，这样就非常便于使用，因此，OA 起到了各个系统搭载平台的作用。 当用户没有登录其他系统时， 如果在其他系统中有业务通知的消

14、息， 可以在 OA 下面的登录链接上立 刻看到提示（会在 OA 最下面该系统的登录链接上红色闪烁，如下所示。点击并登录 PB 后，OA 中 就不再提示） ，这一点对于其他各个系统的使用非常方便。5 / 218软件服务社：协同办公系统使用教程 3.OA 是其他系统的重要信息源企业中有很多工作都是从 OA 开始的， 比如要采购设备前， 需要先在 OA 中讨论具体情况； 在请假时， 需要先在 OA 中进行申请。当 OA 中讨论并审批通过后，在正式进行业务处理时，往往需要引用 OA 中讨论和审批的过程。比如，一个采购事项在 OA 中经讨论、审批通过后，需要在 PB 中再发出正式 的付款申请，这时可以引

15、用 OA 中的内容，从而使 PB 系统的各个审批人更清楚具体情况。所以，OA 是一个非常重要的系统，尽管它不处理具体业务，但却是所有业务系统的重要基础。正因 为如此，才建议在使用其他各个系统前，应当全面掌握 OA 的使用方法。1.5 关于本教程为了用户能够方便、全面地了解 OA 系统，软件服务社提供了这样一个完整的使用教程，其中将结合 实例说明和演示 OA 的使用方法和相关工作流程 OA 的使用并不复杂，结合本教程可以很快掌握。对于一些常用的功能，服务社网站还提供了视频课 件，可以使 OA 的学习更加直观。 说明：对于普通员工来讲，学会 OA 系统的使用是非常容易的。但是作为系统管理员，需要的

16、是全面 掌握 OA 系统的管理方法。要做到这一点，方法只有一个，就是全面掌握本教程中的全部内容。 建议：一定要把本教程至少看两遍（这也是在前面的各个手册中反复强调的） 。1.6 实例 1.6.1 实例简介本教程将以“用有门业有限公司（集团） （以下简称“用有门业” ” ）为例，提供一个完整的业务操作 演示（本例内容纯属虚构，如有雷同，不胜荣幸） 。 在主控系统使用教程中，已经介绍了该集团的各种基础设置（相关基础信息如部门、职务、岗位、角色、用户等已在主控系统中设置完毕） ，系统管理员付聪已经按主控系统使用教程的介绍，完 成了 OA 系统、培训系统的一些设置。 为了提高工作效率、强化日常办公的规

17、范化水平，用有门业决定从 2011 年 10 月 26 日起正式使用 OA 系统。1.6.2 实施计划下面是本教程涉及的操作演示内容列表，以便参考： 2011 年 10 月 26 日：6 / 218软件服务社：协同办公系统使用教程开始正式使用 OA 系统中“协同办公”部分的功能。 2011 年 10 月 27 日： 开始使用“公共信息” 。 2011 年 10 月 28 日： 开始使用“首页上的快捷功能” 。 2011 年 10 月 31 日： 全面了解“首页数据区的内容” 。 2011 年 11 月 1 日： 开始使用“文档管理” 。 2011 年 11 月 2 日： 开始使用“项目管理”

18、。 2011 年 11 月 3 日： 深入了解 “协同办公”的使用方法。 2011 年 11 月 4 日和 5 日： 开始使用“工作记录” 。 2011 年 11 月 9 日： 开始使用 OA 系统中的“电子邮件”功能。 2011 年 11 月 10 日： 全面了解 OA 系统的一些高级功能，如：在平板电脑和手机上使用时的一些小区别、主控系统中 的各种基础设置、角色权限管理、虚拟用户、一人多岗、外部提醒1.6.3 怎样练习您在使用本教程时， 可能会想参照教程中的介绍， 同步进行练习。 在软件服务社网站上的 “练习专区” ， 提供了与本教程相配套的多组练习数据，并有每组数据的详细说明。您可以下载

19、这些数据，然后参照 本教程进行练习。1.7 主控系统中的相关基础设置每个关联系统负责企业管理中的一类工作。各个关联系统都要在主控系统中经过相关设置，才可以使 用。由于 F-air 在设计上采用了统一的架构，所以各个关联系统的设置具有非常好的一致性，各个关 联系统的使用基本都是按以下思路进行： 1. 组织信息管理：在主控系统使用教程中已经介绍了最主要的组织信息，它们不仅可以用于 OA 系统，还可以由 PB、HR、TC、FM、CRM 等系统共享。在介绍主控系统时已经完成了这些 设置。 2. 公共信息管理：用于设置和维护各个关联系统共享的基础信息，包括财务信息、业务信息等（如 币种、结算方式、供应商

20、） 。这些信息主要用于各个专业系统，如 FM、PB、CRM、HR 等。7 / 218软件服务社：协同办公系统使用教程但是 OA 中并不需要“直接”使用这些信息，所以无需考虑。 3. 专用信息管理：各个系统（包括 OA）在主控系统中都有一些专有信息，所以使用 OA 前需要在 “关联系统管理协同办公系统”中设置好这些基础信息。要使用 OA 系统，前期可以先只了 解其中的“角色权限管理”即可，这个功能在主控系统使用教程中已经做过详细介绍。 4. 关联系统启用及设置：F-air 中的有些系统缺省情况下是未启用的，如 PB、CRM、HR、FM，只 有先执行“关联系统设置”功能、启用之后才可以使用。但是由

21、于 OA 和 TC 是最基础、最常用 的系统，所以缺省就是已经启用的，并且在主控系统使用教程中已经确认了 OA 系统的设置 （回忆一下：当时在主控系统中将 OA 设置为“不需要”认证码和验证码）。 5. 系统权限管理：必须根据本单位的管理需要，设置好各个岗位的权限。在主控系统使用教程 中已经设置好了各个岗位的 OA 和 TC 的权限。每个用户可以自动按照其所在岗位上的权限来使 用系统。由于上面这些基础设置工作在主控系统使用教程中已经完成，所以现在就已经可以直接使用 OA 系统了。将来如果要使用其他系统（如 PB、 CRM、 HR、FM） ，相关的基础设置工作流程与上面所 述完全一致，而且很多基

22、础设置如组织信息、公共信息都是可以共享的，只要在主控系统中一次设置 好，就可以在各个关联系统中直接使用，因此非常方便。 所以，通过主控系统可以建立起严谨而强大的基础，从而会给后面各个系统的使用带来极大的便利， 这也正是在主控系统使用教程中反复强调基础设置的原因。8 / 218软件服务社：协同办公系统使用教程 2 OA 系统简要说明 2.1浏览器要求和建议在协同管理系统实施手册中介绍过，OA 是一个跨平台、跨浏览器的产品，不仅可以支持 IE，也 可以支持 Chrome、Safari，并且可以在平板电脑、手机上使用。 1. 2. 3. 4. 如果您在 Windows 操作系统的 PC、平板电脑或手

23、机上使用，建议使用 IE。 如果您在苹果的平板电脑、手机或 Mac 上使用，那么可以使用 Safari 或 Chrome。 如果您在 Android 操作系统的平板电脑、手机上使用，建议使用 Chrome。 如果您在 Linux 操作系统的 PC 上使用，建议使用 Chrome。关于浏览器的详细要求可以再看一下协同管理系统实施手册 。 下面将以 Windows 操作系统的 PC 为例，介绍 OA 系统的使用方法。在本教程的后面会专题介绍其 他环境（如在 Android 平板电脑、手机或 iPad、 iPhone 上）的使用方法。服务社对产品采用了一致 的设计方式，因此在不同设备环境下有近乎一致

24、的操作体验，完全避免了用户在多种设备上学习多种 操作方法的麻烦。2.2 登录 OA 系统可以直接在浏览器上输入地址，登录 OA： 1. 打开 IE，输入地址 http:/服务器 IP:8080/oa， 即可显示 OA 系统的登录页面（例如，如果服务 器的 IP 地址是 192.168.1.10，就可以用 http:/192.168.1.10:8080/oa 登录） ：9 / 218软件服务社：协同办公系统使用教程 2.录入用户名、密码，然后点击“登录”按钮，即可登录 OA 系统。说明：登录页面有以下几个地方可以关注一下： 1. 加到桌面： 登录页面最下面一行有一个“加到桌面” 。在 PC 上使

25、用 OA 系统时，如果点击“加到桌面” ，可 以在桌面上生成一个 OA 系统的快捷方式：以后就可以在桌面上直接双击这个快捷方式、打开登录页面（即上面这个页面） 。 说明：有的浏览器上如果直接点击“加到桌面”不能生成这个快捷方式，可以“右键”点击后选 择“另存为” ，然后选择保存到桌面即可。 注意：双击这个快捷方式后，是以默认浏览器打开 OA 登录页面。但有些用户的默认浏览器被设 置成了 IE 以外的其他浏览器（经常有其他软件会篡改用户的默认浏览器） ，这样就有可能无法用 于登录 OA，因此，建议把 OA 的登录页面设置为主页，或者收藏 OA 系统的地址即可，一般不 需要执行“加到桌面” 。 2

26、. 使用说明： 登录页面右上角有一个“使用说明” ，可以点击查看简要的使用说明。3.运行环境： 登录页面右上角有一个“运行环境” ，可以点击查看 OA 系统所需要的运行环境。10 / 218软件服务社：协同办公系统使用教程 2.3 了解 OA 系统的概况登录 OA 后，可以看到系统界面如下所示：11 / 218软件服务社：协同办公系统使用教程界面包括以下几部分：1 功能菜单： 左侧显示的是系统功能菜单，根据用户所属岗位的“功能权限”不同，功能菜单也可能不同。 后面会详细介绍各项功能的使用方法。 2. 首页数据区：中间的区域是首页数据区，这是用户最经常查看和处理的区域： 包括六个区域：待办事项、

27、跟踪事项、工作记录、近期回复、公共信息、关联人员/关联项目 后面会进一步介绍各个区域的用途。 3. 常用链接：界面的最下面一行是一些常用工具和系统链接：这样可以非常方便地直接点击、使用。 4. 其他：右上角有一些操作按钮：其中：12 / 218软件服务社：协同办公系统使用教程 1） 密码修改：可以用于每个用户修改本人的密码； 2） 个人设置：可以用于根据本人的需要进行一些设置，这些设置仅对本人有效。 3） 使用说明：可以点击查看本系统的使用教程。 注意：登录 OA 后，右下角会给出一个提示，显示上次登录的时间、IP 地址等信息（如下所示） ，这 是一种安全提示，用来检查是否有他人盗用本人的登录

28、名和密码进入系统。比如：如果本人确认没有 在其中显示的“上次登录时间”登录过系统，或者显示的“登录 IP”不是本人上次登录所用的 IP 地 址（在局域网中使用时能确定本人所用的 IP 地址） ，那么就可能是有人盗用了本人的登录名、密码。2.4 功能菜单：系统功能简介 OA 系统中的很多工作是通过执行左侧菜单中的各个功能实现的。左侧菜单包括了下列功能：13 / 218软件服务社：协同办公系统使用教程由于 OA 使用率非常高，所以采用这样的菜单和操作按钮，不仅便于在 PC 上操作，也便于在平板电 脑和手机上操作。 不同的用户，其所属岗位的“功能权限”可能不同，所以显示的菜单也可能不同。 下面简单介

29、绍一下各项功能： 1. 协同办公协同是指需要由多个人按某种流程和规则处理的事项。 各种工作内容的申请、审批、通报、查阅、归档，都可以利用“协同”的方式进行管理。 这些功能可以用于发出新的协同、处理本人收到的协同，或查看本人已发或已办的协同。系统中支持 并行、串行、多层等各种灵活而强大的流程设置，可以充分满足各种工作的需要。 利用上述功能，可以把日常工作的处理变得规则、有序，易于管理。 2. 公共信息公共信息包括公告、调查、讨论、新闻。 可以发布和查看公告、新闻，发布调查并参与投票，发布讨论并发表和查看意见。 3. 文档管理 14 / 218软件服务社：协同办公系统使用教程文档管理功能可以用于管

30、理个人和单位的各种文档，并提供相应的借阅、共享、转发等功能。 文档管理包括“我的文档、他人文档、借阅文档、单位文档”等功能。 4. 电子邮件系统提供了全面的邮件管理功能，不仅可以在 OA 中实现收信、写信、回复、转发等常规操作，还可 以与“协同”全面整合（比如：邮件转发为协同，协同转发为邮件） 。不仅如此，还可以直接引用 OA 中的外部联系人、CRM 中本人权限内的客户联系人，非常方便地群发邮件。 5. 工作记录工作记录包括“日志、计划、总结”三部分，分别用于记录当前正在做的工作、以后准备做的工作和 此前已完成的工作。同时，可以根据管理的需要设置好上下级关系（即相应的权限） ，可以使上级随 时查看下级的工作记录。2.5 首页数据区的内容登录 OA 系统后，页面上用于直接显示数据的区域就是“首页数据区” ，系统自动把一些重要数据显 示在这里，可以直接查看和处理。这是用户最经常查看和处理的区域。 下面简要介绍每个区域的用途。后面还会结合实例，做详细、直观的说明。 首页数据区分为以下六个区域：待办事项、跟踪事项、工作记录、近期回复、公共信息、关联人员/ 关联项目 15 / 218