1、差旅成本管理的艺术手法2007-11-21 16:44:43 来源: 商学院 作者: 无 跟贴 0 条分享到： QQ 空间 新浪微博 开心网 人人网 虽然网络技术让这个世界有了天涯咫尺的感觉，但是人们依然渴望一种面对面的交流。加入世贸组织六年以来，中国已经成为世界第四大企业差旅市场，而且中国市场还将继续增长。我们必须面对事实：从上百万元到几十亿元的差旅费用，已经成为企业财务报表上排名前三位的可控支出，与 IT 或薪酬相提并论。然而差旅管理在中国还不成熟，很多企业都还没有高效的差旅管理系统，仅仅停留在原始的管理方式上，从票据的核查、审批到报销，占用的人力、时间成本没有人真正计算过。虽然一些企业知
2、道开发一个集中化的差旅管理职能的好处，并能获得 15%的费用节约，但对于大多数还没有建立适合企业快速发展的差旅管理运营流程的企业来说，使他们看到从其目前的费用中可以节约下多少资金是很困难的。其实差旅管理不只是成本削减的问题，它更是一个企业管理水平、管理效率的体现。从差旅管理政策的制定、执行，财务管理的手段和程序，到员工行为监控、差旅数据分析以及差旅管理外包，“企业能动力“（Corporate mobility）的打造涉及到企业的所有部门。而且，除了继续将商务旅行成本保持在预算额外，企业还将承担使其出差人员能够安全准时到达、保护工作高效率并遵守差旅政策的责任。本期封面文章通过 MasterCar
3、d 和FMc 等专业差旅管理公司以及美敦力、西门子等世界知名跨国企业的最佳实践，希望给中国企业带来更多方法以解决差旅管理中的课题：何时应该建立一个专门的差旅管理部门、如何利用专业差旅管理“外包“，如何通过有效的服务提供商使差旅管理集中化、在这个过程中利用什么样的技术和方法来帮助企业提升管理水平，以及如何在成本不增加的情况下达到效率最大化等等。我们用这些实践作为企业走向专业、高效的差旅管理之路的地图。成本管理的艺术手法文/石丹 万蕊实际上，成本控制是一门花钱的艺术，而不是节约的艺术。最需要避免的就是盲目的一切以减少支出为目的的成本主义做法。把减少成本与增加企业的竞争力、增加员工积极性与创造性、增
4、加企业的顾客满意度联系在一起，才是有艺术的成本控制。在一家港资公司担任中国内地地区总裁的 S 先生，近日来总是被公司的差旅制度所困扰。原本除了固定差旅开支预算外，由于职位的重要性，S 先生每年还享受一定数额的机动预算。但最近公司开始痛下决心控制庞大的差旅成本，因此属于 S 先生的机动预算被改成了以次数计算，并且每年只有可怜巴巴的 5 次，这给 S 先生的出行计划带来了很大的麻烦。“现在如果有出差计划，必须提前 3 天向香港总部打招呼，由他们统一安排订机票住宿。结果我常常是上半年紧张得很，生怕用了机动指标，即使再重要的临时会议都能推则推；而快到年底了发现指标还没用完，又得使劲找机会把它用出去。“
5、S 先生苦恼地说。有同样烦恼的还有在一家机关供职的 L 小姐。“单位为了节约成本，给我们定的出差住宿标准是每天 100 元。如果去一些小城市，这些钱用不完；去北京、上海之类的大城市，却又只能住街边小旅馆。就连出国也是同样，标准为每天 120 美元。我去纽约只能住MOTEL（汽车旅馆），一到晚上就想起美国电影里面的凶杀场面，成天担惊受怕的。“节约成本 VS 提高效率其实从财务角度说，差旅成本的控制一直都是一个悬而未决的问题。一般来说，差旅成本由直接成本和间接成本两部分组成。直接成本包括交通、住宿、餐饮以及财务部门的管理费用，目前中国多数企业仍采用传统的纸张报销手段；间接费用则包括企业需要预支的现
6、金、报销以及审计单据的费用。通常，很多公司对前者可见的成本控制往往会比较严格甚至苛刻，例如严格的级差等。这种看起来比较“科学“的成本控制手段在对外经济贸易大学国际商学院院长张新民看来却有些问题，这位财务专业出身的教授认为：“必要的控制是应该的，但是，特别严格的制度，比方级差控制等就是有问题的。在一定财力基础上的财务控制，主要考虑的是人的因素和企业的发展目标以及效果之间的关系。“ “传统的成本管理是以企业是否节约为依据的，片面从降低成本乃至力求避免某些费用的发生入手，强调削减和节省。“张新民教授说，“实际上，成本控制是一门花钱的艺术，而不是节约的艺术。如何将每一分钱花得恰到好处，将企业的每一种资
7、源用到最需要它的地方，这也是很多中国企业共同面对的难题。“看似只是白纸黑字的出差报销标准，对员工的心理效应有很大影响。现实中，我们会看到这样的现象：A 员工的差旅标准只够坐火车，超出部分需要自理，他本人也愿意为这趟差补齐自己搭乘飞机的差额。“如果企业有一定的财力和资源，怎么能让员工自己搭钱为单位出差？往往越是这样的情况，越不能让他承担。管理者应该怎么看员工的积极性、自觉性？当然是需要保护，这时候应该平衡一下原先严格的控制制度。“张新民教授说，“当然，我们并不是鼓励浪费。像前面说的，这要基于公司有一定的财力基础。“所以，貌似简单的级差问题，应该是高层财务管理人员及其他高层决策者在制定制度的时候，
8、要综合人、事等多方面的考虑来制定。很多人都认为，差旅费用属于完全可控成本。其实不然。因为任何一个成本，都有可控和不可控的部分，而不是单纯地把它定义为可控成本或不可控成本。所谓可控的部分，是指精密性而又有程序性的事情；不可控的部分，则具有弹性、灵活性和不确定性。北京大学光华管理学院会计系教授王立彦指出，成本控制的最大难点在于如何达到节约与效率的平衡，“控制始终是最原始的动机，而控制过严只会影响企业的办事效率。“效率的评定分为两部分，一是出差前夕的办事效率，例如 S 先生公司要求提前三天申请，再由香港总部统一订票，耽误了不少时间，没有考虑到紧急情况的应急处理措施；二是由于过分控制差旅成本导致的整体
9、经济后果。“本来只是出于好意想为企业节约成本，最后一来二去，钱倒是节约了，却没想到会耽误更大的事。“王教授说。盲目削减 VS 创造价值需要看到的是，财务管理人员经常存在一些误区。张新民表示：“第一，财务人员很少参与到现有的差旅活动中。这种参与有两个层面的内涵，一个是制度的决策参与，更多时候是财务部门最高负责人，比方 CFO 参与高层决策，或者公司主管财务的副总裁等。这些财务人员出差机会比业务部门来说少一些，他对上述提到的影响感受不深。第二，在财务管理人员接受的教育中，多强调控制、财务效率，而欠缺目标导向性企业整体的发展联系，他们很少顾及目标、形象展示、心理效应等。“我们站在财务角度谈问题，“节
10、约资金“仅仅是公司会计的立场罢了。如果站在企业的高度，这个“效果“绝不仅仅是省了多少钱，而是能为公司创造多少价值和利润。很多企业在考虑差旅政策的问题时，没有站在高层的角度，一味砍杀花费，殊不知有的花费是必须的因为能给企业带来比花费大得多的效益。不少跨国公司就要求自己的员工在出差时必须住规定的五星级酒店，因为这代表着公司在客户面前的形象（当然对员工来说也是一种福利）。因此在具体实施过程中，需要判断什么时候该节约，什么时候该重视效果。例如有的公司规定员工出差必须订折扣最低的航班。可是当事情有变数的时候，可能连续更改机票的手续费或是不能更改和退票的低折机票的浪费已经超出了全价票本身的价格。这种变数很
11、难预料，也很难界定。这也是在差旅费用控制过程中财务上的一大难点。成本控制是花钱的艺术。在企业管理的各个层面，随处都能看到这种“花钱“的艺术存在。例如在一家著名 IT 咨询公司工作的 G 先生，每年的差旅花费几乎不受任何限制。“出差都用信用卡，给你一定的信用额度，想怎么用就怎么用，不够的话再申请。机票我们外包给了国旅运通，折扣低而且还可以换时间；酒店住的是公司的合约酒店；打车、请客户吃饭以及各种日常的开销都没有上限当然，你不能花得太离谱。“G 先生如是说。不过，这并不意味着公司就完全对员工的花费放任不管。“每年末的时候，公司都会对差旅费做一个全公司内部的排名，然后把排在前几位的员工揪出来进行 r
12、eview（回顾）。“尽管如此，G 先生还是觉得这笔钱花得很轻松，没什么负担。张新民教授介绍说：“我们知道，有些公司开董事会是现场会议，也有利用网络通讯来开的。无疑，后者比较节约成本，但前提一定是准备充分、大家只是简单决议的会议。而需要大家围绕决议本身讨论的，董事们见面进行现场会议的收益会更多。所以，控制未必是越低越好，还要更多考虑效果和效应之间的关系。“成本控制的实施，最重要的无外乎两方面，一是有制度，二是有人做。这样才能达到程序和责任的结合，实施才具有可控性。除此之外，适当的激励措施也可以让员工能够自觉自愿地帮公司节约差旅开支。以买机票为例，对于那些没有将机票业务外包给专业机构的公司来说，
13、当然是希望员工能订到折扣足够低的机票来达到节约成本的目的；而对于员工来说，却希望买全价票。这是因为订折扣机票很难享受诸如改期、改航空公司之类的服务，一旦计划有变，多付出的人力和财力是很难预料的，并且也有员工出于私心会利用买全价票的机会为自己积累相应的里程以换取航空公司赠送的免费机票。其实折扣票与全价票并非公司与员工利益的矛盾体现。有的公司就想出了妙招，既能为自己省钱，又能激励员工为公司省钱。例如某家公司，鼓励员工订折扣机票，节约的部分按照比例给员工一定的提成作为福利。这样，员工所订票的折扣越低，自己所得的提成越高，公司所省的钱也越多。在控制成本的问题上，最需要避免的就是盲目的一切以减少支出为目
14、的的成本主义的做法。在激烈的商业竞争中，如何控制好成本是关系到许多企业生存成败的大问题。把减少成本与增加企业的竞争力、增加员工积极性与创造性、增加企业的顾客满意度联系在一起，才是有艺术的成本控制。外包：专业化解决方案文/施智梁你的公司年差旅费用已经超过 200 万元？有必要考虑设立专门的差旅管理职位、接洽专业的差旅管理公司了。差旅管理概念还没有深入国内企业，很多企业的员工出差都是个人搞定出差中的种种花销，甚至都懒得通过网络旅游服务公司寻求打折机票和旅宿。所以，没有成型的差旅管理制度给公司的财务带来了巨大的浪费甚至黑洞。以 FCm Travel Solutions（全球领先的专业差旅管理公司）新
15、上任的中国区总经理 David Fraser 多年的行业经验判断，一个年差旅费用达到 200 万元以上的公司就有必要专门设立类似差旅管理经理的职位，来负责制定适合公司的差旅制度，接洽专业的差旅管理公司。商学院：企业的差旅管理现在已是一个大问题，一般而言有多少节省空间呢？Fraser：TMC（差旅管理公司）一般可以让企业节省下 10%30%的差旅费用，具体情况要根据企业的行业等特性来决定。由于现在提倡让专业的人来做专业的事，我们可以看到很多企业采用外包的政策，将这部分业务交给 FCm 这样的差旅管理公司。所以对于企业而言，它们要做好的就是四点：一是自身制定比较良好的差旅政策；二是根据自己公司的特
16、点找到合适的差旅公司；三是整合好差旅数据，加强差旅费用的透明度；四是企业文化，能不能很好地让基层的员工接受这样的差旅政策。商学院：在国内的企业中，你们通常看到哪些差旅管理上的误区？Faster：最阻碍公司大刀阔斧进行差旅改革的一个重要因素是很多公司不是非常希望公开他们的差旅财务报表，这是最致命和不可扭转的公司心态上的误区。只有有了接受差旅管理的企业土壤，差旅管理公司才能与企业展开合作，才能有后期的公布差旅各项数据、使差旅成本透明的种种举措。商学院：对于差旅过程中的两大费用：交通费（机票和火车票等）和旅宿费，正确的差旅制度怎么将这两部分进行优化？Fraser：最关键的就是把这些费用的数据进行批量
17、整合，完整的差旅数据库是进行差旅管理的基础。公司前期有必要收集如下这些信息：公司每年商旅计划中用于飞行、旅店和租车上的花费；出差者的频率；差旅范围；公司与各个差旅供应商的协议；公司的付款方式等。然后专业差旅公司对这些信息进行整合和分析，得出差旅成本控制的突破点。比如可以根据数据库整合出来的差旅流量，与一些酒店和航空公司签订一个公司独有的协议价，这也是公司差旅管理中稳定差旅费用的一大举措。商学院：下决心进行差旅管理的企业在内部要做哪些流程上的操作呢？Fraser：除先前提到的制定差旅政策和外包给合适的差旅管理公司外，公司内部各个层级部门的配合非常关键。人事、行政、财务、采购等部门统筹行动，比如财
18、务部门对成本的控制和会计制度的兼容，人力部门提供企业薪酬方面的政策等。至于是否要成立一支专门管理差旅方面的队伍，以目前我们和客户企业打交道的经验来看，很多客户还没有确定这样的细致分工。不过从长远来看，企业的年差旅费用在 200 万元以上的话，就很有必要设立差旅经理这一职位了。差旅管理经理在做什么？世界知名的医疗器械品牌美敦力公司办公室负责人孙芳，为我们列举了她作为差旅管理负责人的工作内容：责任了解雇员对于商务旅行的要求，以及他们对公司的期望。查找能够提供满足雇员要求的合适的专业服务机构（为了查找好的服务机构，我们将进行服务商评估、条款谈判等工作）。“格式化“机票预订和酒店预订过程（包括新的沟通
19、和培训流程）。随时改进运营过程。日常工作处理雇员关于旅游公司的投诉。从旅游公司那里收集关于旅行的信息，并将其转发给需要这些信息的雇员（例如如何使用电子机票以及民航局新的规定等）。阅读关于商旅管理的周度和月度报告。核查来自旅游公司的月度账单。每半年与服务提供商会面一次，看看我们是否需要在某些方面进行改进（诸如公司签约酒店方面的能力等）。每天获得来自服务提供商的分析报告，了解他们对明年商旅管理的建议（与一些航空公司签订协议，并从中受益。以入住量等条件获得公司签约酒店的好价格等）。收益在分析了机票和酒店数据后，我们能够改进我们的管理方法。节约业务单元的劳动力和时间。通过改进运营过程，平衡公司在商务旅
20、行方面的资源。编译：康路提问你的差旅管理公司文/Leigh Buchanan当企业成长时，需要更多的雇员“走上路“去拓展业务，并需要雇佣差旅管理公司来提供专业帮助。为保证你获得一流的服务而不是“金玉其外，败絮其中“，以下是你应该问你的差旅管理公司的几大问题。你有多少企业客户？“如果一家差旅管理公司的企业客户少于 30%，那么它就不会真正理解你的需求。“弗吉尼亚国家商务旅行协会的 Kristi Long 说。你如何定义“交易“？很多差旅管理公司采用每次交易完成后收费的方式，并不是所有的交易都是一致的。对于一些差旅管理公司来说，一次交易意味着完成一次完成的行程预计安排等；而对于另外一些差旅管理公司
21、来说，买一次机票就是一次交易转签是另外一次交易，而取消又是一次交易你能帮助我们建立一个差旅政策体系吗？如果你的企业还没有建立全公司范围的差旅管理政策，一家好的差旅管理公司就可以担任咨询顾问的角色。“我想找那些愿意走进我的办公室或至少真正愿意在电话里花时间和我讨论的人。“Long 说，“他们应该问这样的问题：你有多少雇员需要出差？他们出差的频率如何？副总裁与销售人员出差时有不同的待遇吗？你为什么要出差：去签署合同还是去做客户支持？ “谁是我们主要的差旅规划经理？“了解负责你的协议的人是谁比我们平日想象的更重要。“总部位于休斯顿的 Carlson Wagonlit 旅行/世界旅行公司总裁兼董事总经
22、理 Mike Weingart 说。要求一位经验丰富的差旅公司经理来为你管理，他应该理解整个行业，并清楚以下信息：汽车租赁公司为应对油价上涨而会在什么时候有新的额外收费。“而且你需要有一位对各地情况很了解的经理，“Weingart 说，“如果你的雇员想去南加利福尼亚的 Charleston，那他就会准确到达那个西弗吉尼亚的 Charleston，差旅管理公司应该能够做到。“你是否提供在线服务和个人服务？一些差旅管理公司通过在线安排一些简单的行程而为客户节约费用，这些在线预订网站包括 Orbitz、Expedia 或者 Travelocity.如果一位雇员违反了公司政策，这些网站将向差旅管理公司
23、发出提示，而差旅管理公司将解决这些问题。你与航空公司、酒店或汽车租赁公司建立联系了吗？关系广泛的差旅管理公司经常可以获得更好的飞机座位或能够保证与财富500 强公司享有同样的汽车租赁价格。还要问差旅管理公司诸如航空津贴的问题，这些津贴包括打折停车费、在汽车租赁前台快速处理的待遇以及 VIP 俱乐部的嘉宾通告证等。你会帮助我们与地方酒店保证密切关系吗？如果你的雇员多数是到一个城市出差，或者如果你经常在总部接待访客，与一家特定酒店建立关系是很划算的。一些差旅管理公司会帮助你出标，并就诸如免费早餐和无线上网等条件与酒店进行谈判。你有激励或回馈项目吗？旅行是一种对雇员成就或客户忠诚度进行奖励的特定方式
24、，“一些差旅管理公司会将这些项目进行客户化定制。“Weingart 说。这些差旅公司也可以在不增加你的费用情况下，帮助你安排会议地点或预订雇员的休闲旅行。兼顾节约与效果的差旅成本压缩六大措施美国运通环球服务部总裁白施礼提出了尽可能完美实现兼顾节约与效果的六点建议：1、制定清晰明了的财务政策，便于所有部门查询，由此避免职员在未被授权的领域内支出费用。2、优化供应链。要学会控制成本，必须清晰地了解企业把钱花到了哪里、自己的供应商究竟是谁，然后优化供应链，与航空公司、酒店签订长期合作合同，获得优惠价格。3、用公司卡管理费用支出。用传统的纸张管理，不仅容易发生纠纷，而且管理成本很高，职员可以拿着公司卡
25、直接消费，既避免了现金支出，降低了成本，而且还可以对整个出差流程进行费用监控，看其是否符合公司政策。这样一来，所有的信息都可以迅速查询，而又无需繁杂的发票。4、监督所有部门执行公司的相关政策。因为再好的政策得不到执行也只是一纸空文，企业需要建立一套强有力的监督机制。5、严格执行费用支出程序。对费用支出严格把关，一旦发现授权之外的支出，一律予以处罚。6、尽可能使用科技手段如网上预订等措施降低费用。传统程序往往是公司行政部门帮助员工打电话、订票、付钱，既耗用时间、人力，而且效率也低。最理想的做法就是借助全球预订系统等现代化工具，对飞机航班、酒店房间存量等信息有一个清楚的了解，这样每一个要出差的人只
26、要自己上网，花费很短的时间就能搞定所有的事。选自 I 编译：康路差旅管理 2.0 时代专访 MasterCard 亚太区副总裁 Peter Gordon文/康路差旅管理 2.0 时代，简单地说就是差旅管理的信息化、自动化和互动性。在一个被互联网“铲平“的世界里，差旅管理 2.0 完成了在线信息查询和预订、全球数据跟踪、电子差旅费用报告自动生成、与企业财务系统自动整合以及最先进差旅计划方案的调研和网上互动等动作。在任何时间、任何地点，企业实时掌握所有信息，并能够随时做出差旅计划的反馈、评估和调整。电脑屏幕上的红色标识格外醒目，提示着 Saly 公司一位出差员工的行为有违反公司差旅政策的潜在危险。
27、作为一位跨国公司差旅管理经理，Saly 立刻着手与员工的沟通。曾经，对于很多企业来说，避免所有的差旅“盲点“似乎是不可能的事。因为没有人知道购买打折机票的实付金额，票面价格与实付金额之间的差额就成为个人收入；也没有人知道酒店住宿发票多开了多少甚至有的企业因为管理的难度而放弃，自动默认了这部分“福利制度“.而这一切问题的根本原因就在于企业无法获得及时、准确的信息。“当雇员进行酒店房间升级或雇员选择了其他一些服务时，这一信息不会通过酒店人员报告到企业，而企业迫切需要实时了解、监控雇员在哪里、产生了哪些不同的花销，确保每一位出差人员的行为都在公司的差旅政策范围内。“MasterCard 亚太区负责商
28、务支付解决方案的副总裁 Peter Gordon 先生在接受本刊专访时说。MasterCard 差旅管理解决方案的重要核心是一个“全球定位系统“式的公司信用卡制度，称为 smartdata 系统。“信用卡会将时间、地点和费用类别及数额等信息及时、准确地报告给公司。“Peter 说，“企业目前正在后台做更好的工作精确地分析雇员做了什么、身在何方、在酒店支付了什么样的房间更好地理解雇员是否从头至尾都符合政策。“MasterCard 全球商务支付解决方案副总裁艾布拉姆斯在接受媒体采访时如是说。除此之外，收集信息、监督执行还只是差旅管理的第一步，“企业正在寻求利用来自员工出差过程中发生的各种费用的信息
29、里蕴藏的更强大的能力。“艾布拉姆斯说。例如，企业可以通过过滤差旅费用数据，挖掘出大量节约成本、提高效率的机会。根据一家专业研究机构的差旅费用对比分析报告表明，传统的差旅管理成本中，一个典型的差旅项目管理成本情况如下：综合管理费用（包括政策制定、协调、支付信息和其他费用）占 35%，费用报告（包括费用处理和填写报告数据等）占 40%，审计占 25%.而在 MasterCard 提出的解决方案中（见下页图），“利用互联网可以使很多大幅度降低管理费用的机会成为可能。“Peter 说，“例如，按照传统的差旅管理方法，一次差旅的处理过程需要大约 45 天才能完成。“大量票据的核查、输入工作使账务管理人员
30、不堪重负。“而现在只需要三分之一的时间就可以完成，员工的现金报销甚至可以在三天内完成。“在线报告软件、在线差旅预订、电子客票和在线跟踪等对差旅经理们有价值的自动化工具与信用卡系统相结合，使信息的获取易如反掌，从而也使管理成本下降、效率提高。“有人说任何商务人士出差必备的三样物品是：手机（黑莓）、护照和信用卡。“Peter 最后笑着说，“信息就是力量！“（感谢汤维维对本文的贡献）MasterCard 开发的差旅管理解决方案从各个行业差旅管理的最佳实践中总结了五个类别：差旅政策（公司差旅规定）、旅游公司（安排行程）、信用卡产品（支付费用）、费用报告（差旅账单）和管理报告（管理差旅费用）。这五个环节
31、构成了差旅管理的良性发展。（1）探索在开发、沟通和管理企业差旅政策方面的创意带来雇员遵守政策的最大化效果。（2）由旅行公司提供所需要的服务，以用来节约公司的时间和资金。（3）强调所需要服务的特点，如报告工具、可靠性以及账单/支付能力，这可以节约时间和资金。（4）寻找在费用捕捉和报告方面的创新，提供显著降低报告准备时间、减少错误的窍门。（5）回顾在管理报告中的重点，这可以成为企业与服务提供商谈判时最大化企业利益的筹码，并且可以对商务数据进行审计、监督。世界知名信用卡国际组织 MasterCard 总结了全球领先企业在差旅管理方面的最佳实践，中国的管理者们可以参考这份清单对自己的差旅管理状况做一次
32、细致的“体验“.差旅政策 Travel Policyrules and regulations of corporate travel1、差旅政策应该通过网络充分地沟通成功关键要素及实现方法可获得在线信息在企业内部网站的网页上张示差旅政策，确保它是能够很容易被找到的公共文件要求你的差旅公司在专为你的企业开设的网页上张示差旅政策 ， 供雇员使用新员工入职培训在新员工入职培训过程中进行演讲，向新员工培训差旅政策培训论坛提供一个论坛，主要强调与使用、遵守差旅政策相关的事宜，以及其他合适的话题。2、差旅政策应该与公司的企业文化相一致成功关键要素及实现方法符合文化o 政策原则应该反映企业的独特文化 （
33、如创业文化 VS 公司文化 ）o 差旅政策条款应该与企业文化相一致3、消除公司卡的私人使用成功关键要素及实现方法政策要求o 公司卡的使用应仅限于企业的差旅和娱乐费用之用管理层支持o 确保管理层的支持-保证政策要求与管理层的沟通4、消除企业的现金预支成功关键要素及实现方法政策要求o 消除企业现金支付并鼓励仅使用公司卡发放银行的自动取款机o 回顾现金核对过程管理层支持o 确保管理层的支持-保证政策要求与管理层的沟通5、对于违反差旅政策的行为予以处罚成功关键要素及实现方法管理层支持o 应该回顾差旅政策，并在员工得到公司卡之前在政策文件上签字o 政策必须得到上级管理层的“公开“支持 （ 如网络张示的官
34、方签署的政策原则 ）o 向管理层提供报告，说明没有遵守差旅政策的财务处罚o 帮助管理层对差旅政策做出真正的、可见性的回应、6、考虑将企业差旅管理的国内与国际职能集中化成功关键要素及实现方法州 / 省际集中化的系统能力o 提供能够保证国内外团队差旅管理能力的基础设施国内和国际管理层支持o 国际办事处支持遵守向中心总部报告的结构7、为进行国际旅行的员工提供教育工具和资料成功关键要素及实现方法雇员可以使用互联网o 保证信息容易获得和理解，并且对雇员有用o 制定一个加强出差雇员使用软件 /数据库的政策指导文件信用卡产品 Card ProductsPurchase the travel8、应用一卡通成功
35、关键要素及实现方法管理层支持o 为购买快捷的公司卡项目而获得管理层的支持成本 / 收益分析o 提供一卡通解决方案的成本 / 收益分析 ， 并获得管理层的支持（注意：这一报告能够得到你的公司卡项目方面的协助）采用一卡通解决方案的基本步骤 ：步骤 1：建立账户层级结构（如主卡员工公司卡现场销售人员卡等）步骤 2：利用一卡通建立个性化的卡持有者使用条款步骤 3：通过一卡通来选择个性化的账单和透支额度等步骤 4：雇员进行消费9、使用公司卡一卡通项目用于所有的差旅和娱乐费用成功关键要素及实现方法使用公司卡项目o 签署一个公司卡项目并要求所有的差旅费用支付都使用该卡o 签署的公司卡提供在线报告功能 ， 以
36、有效、及时地进行费用管理o 公司卡必须在全球通用（如保证公司卡能够在雇员要旅行的地点可以使用）10、选择公司 （ 而不是个人 ）信用卡项目成功关键要素及实现方法公司信用额度o 为你的信用卡项目选择公司的信用额度通过信用卡发放机构或费用报告软件等提供的管理报告工具o 利用在线管理报告监测员工是否出现用卡错误11、选择集中账单 / 集中支付功能成功关键要素及实现方法集中账单 / 支付功能o 与公司卡发放机构就这一功能进行谈判o 建立电子邮件通知雇员费用已经产生的功能o 消除所有公司卡的个人消费使用功能费用报告 Expense Reportingaccount for the travel12、利用
37、自动在线费用报告系统成功关键要素及实现方法自动化o 保证系统有能力执行费用报告的“生命周期“功能在线功能 o 保证在线自动费用处理软件系统13、利用提供就付款或者总分类账目界面的自动费用报告系统成功关键要素及实现方法应付款或综合账户界面o 保证自动化的费用报告软件系统能够直接报告给企业的应付款或综合账户系统14、通过电子邮件通知雇员费用报销事宜成功关键要素及实现方法自动费用报告系统o 保证自动报告系统带有电子邮件通知的功能拥有所有雇员的电子邮件地址o 自动费用报告系统可以将报销通知发给所有的雇员15、挖掘没有上报的费用成功关键要素及实现方法雇员培训o 保证员工了解包括指导资料等在内的差旅政策
38、， 提供费用报告要求的票据以符合税务管理规定税务部门的参与o 获得税务部门对差旅政策在费用报告流程的认同管理报告o 使管理者能够通过管理报告进行费用花销的审计管理报告 Management Reportingmanage the travel expenses16、进行随机审记成功关键要素及实现方法自动化o 保证带有自动审计功能的自动化费用报告系统综合审计过程o 完成以数据样本为基础的审计 （ 每 30 份报告进行一次审计 ）o 对那些有“潜在滥用公司卡“的高风险员工继续进行审计o 审计参数可以包括 ： 一定的金额 带有某个共同姓氏的账单报告 某个部门 某种类型的费用17、利用在线管理报告功能
39、成功关键要素及实现方法提供在线功能o 保证公司卡项目能够提供在线管理报告的功能自动费用报告系统o 保证自动费用报告系统提供管理报告的功能18、利用综合消费信息来保证在各主要的差旅费用类别中签订有利的服务提供商协议成功关键要素及实现方法公司卡发放机构或费用报告软件提供的在线管理报告工具o 与一定范围的服务提供商谈判有利的协议o 在谈判时，企业可以考虑的优惠包括： 团购 （ 如航空公司 ） 统一费用折扣-10% 层级式折扣-到“X“美元 基于年度总费用的折扣19、一家签约差旅公司成功关键要素及实现方法独家差旅公司关系o 保证该差旅公司能够很好地满足雇员的差旅服务需求20、通过电子邮件发送旅行线路成
40、功关键要素及实现方法通过互联网与雇员沟通o 建立通过电子邮件将旅行路线发送给雇员的系统差旅公司 Travel Agencyarrange the travel21、差旅政策原则应该完全整合到差旅公司的计算机预订系统中成功关键要素及实现方法系统整合o 保证差旅公司能够将差旅政策整合入其预订系统中o 企业认识到将差旅政策与差旅公司的系统相整合是很重要的，因为它：保证在差旅的预订环节能够与差旅政策要符22、要求差旅公司把在线差旅预订作为雇员的选择之一成功关键要素及实现方法能够使用互联网 / 企业内网o 保证雇员能够通过互联网 / 企业内网获得信息在线预订能力o 在公司的内网或者差旅公司为企业开辟的专
41、门网页上，提供在线预订服务o 保证经常出差的雇员使用该系统o 在线系统与差旅政策进行系统整合o 确保差旅政策与差旅公司的整合23、要求企业使用信用卡项目成功关键要素及实现方法要求使用公司卡项目o 对所有的旅行 & 娱乐费用都要求使用公司卡项目o 要求获得批准使用的差旅机构保存雇员的公司卡正确的信息资料24、利用电子客 （ 机 ） 票成功关键要素及实现方法差旅公司和雇员享有互联网与电子邮件功能o 让差旅公司用电子邮件将旅行路线图以及机票确认号码发送给雇员o 当使用在线预订系统、打印确认函或者使用无线上网在登机时能够获得相关信息编译 / 康路管理而非限制差旅管理变革法则文/康路每一位部门主管都有自
42、己的部门成本预算，每一位经理都会自觉地按照尽可能最大化利用资源的标准来进行管理。出差多就会使其他费用减少，比如以公关部门为例，差旅费用增多就意味着业务发展、营销咨询等方面的费用会减少。所以，即使在一个地区没有签约的酒店，员工也会选择绝对不超过公司上限的地方住宿。“以前报销出租车费用的方式太费劲儿了，每次还得拼命回想这张票是怎么产生的，然后写下来。不过现在就不用这么麻烦了，报销手续要轻松得多。“美敦力医疗用品技术服务（上海）有限公司华北区技术销售代表刘宝强经常需要出差到全国各地的城市为客户提供技术培训和支持。作为一家世界知名的医疗器械公司，美敦力在中国的业务覆盖 350 个城市，并且仍然在继续迅
43、速地发展。美敦力的业务中至关重要的一部分是与医生在一起工作，培训他们使用产品，并在安装仪器的过程中提供帮助。由于美敦力目前只在 40 个城市有办事处，“出差“在美敦力已经是再熟悉不过的字眼儿。“每天，我们都会有很多雇员在路上。“美敦力（上海）有限公司首席财务官 John Barrett 说，“差旅管理随着我们的业务发展正在变得越来越重要。“在美敦力资产损益表中，差旅费用是排在工资和营销成本之后的第三大成本。目前美敦力正在进行一次差旅管理制度的变革。“我们的目标不是降低成本，而是成本管理。我们要让我们的雇员得到所需要的。在美敦力，任何商旅管理政策的关键要素都是确保雇员不在工作中受到限制。差旅政策
44、需要给出清晰的指导原则，并且在雇员差旅工作方面提供恰当的支持。“作为这次差旅制度改革的领导者，John 如是说，“最后，它需要是有成本效益的企业总是要考虑这方面的成本。但是成本并不应该是首要的目标，否则我们将无法对需要很多时间出差的雇员制定出公平的政策。“集中，但不集权“几年前，我们的管理政策只有机票等采用集中化管理，而且我们并不能够跟踪记录员工的行程，也不知道在这个商旅过程中我们支付了多少钱，但现在我们可以做到。现在，美敦力公司已经开始采用公司信用卡的方式，让每一位出差的员工在支付酒店、机票等费用时都可以使用公司卡。雇员再也不需要提前用自己的钱支付差旅费用，然后再经过比较长的一段时间后才得到
45、报销。“公司按照约定的时间统一支付各服务提供商，不再需要员工在出差后再申请报销的过程。这既节省了雇员的时间，也使企业的管理更为透明。和许多大型跨国公司一样，美敦力现在也可以根据雇员差旅的主要特点，与重点航空公司、酒店等签订协议，使这方面的费用总体上降低 25%.但集中管理不是集权政策。“我们在各地的地方代表处，都有自己的销售代表，经理们有权决定自己团队的差旅计划。“John 说，“每个员工的行程安排都要进行月度、周度的报告，主管会进行分析，看看是否有必要，是否与其他人员重复，并给出相应的建议。“在美敦力工作了 4 年、带领着一个 5人团队的华北地区销售主管张爱玲说，这些建议可能包括由当地代理商
46、完成该工作、派其他人去完成此次出差任务，而让申请人把这次出差的机会放到另外一个地区。“这也是机会成本的考量。“John 说。另外，公共关系部经理吴伟农介绍说：“每一位部门主管都有自己的部门成本预算，每一位经理都会自觉地按照尽可能最大化利用资源的标准来进行管理。出差多就会使其他费用减少，比如以公关部门为例，差旅费用增多就意味着业务发展、营销咨询等方面的费用会减少。所以，即使在一个地区没有签约的酒店，我们也会选择绝对不超过公司上限的地方住宿。一方面满足旅行的需求，另一方面实现有限资源的最大化利用。“经常在全国各地出差的吴伟农优化资源利用率的经验丰富：“我会把日程安排得很紧密，拜访、活动、会议等尽可
47、能地安排在一两天内完成。“而且，虽已定居上海，吴伟农出差到北京，还会住在自己在北京的家里，而不会选择去住酒店。公平，并持续改善“我们要做到的管理原则是：对员工公平。当他们需要到某个地方时，我们能够保证他们精神抖擞，可以随时启程。“John 说，“如果我们在差旅管理这方面不做好工作，雇员很快就会抱怨连天，这将引起很多消极反应。我们所有的管理者都要出差，所以我们知道这个过程中都会遇到什么样的问题、有什么样的需求。“ “在中国进行差旅管理的一个挑战是，制订在中国的差旅策略时，很难有一个覆盖全国的统一政策。在北京、上海和在无锡或乌鲁木齐出差会有很多不同。“John 说，“中国的另外一个因素是变化如此之
48、快。我们尽可能经常地回顾我们的政策，以与市场变化的趋势保持一致。“吴伟农通过分析一个实例说明了美敦力的政策原则。采访当天，中央政府出台了对于公务员出差选择酒店的标准的规定：不超过三星级。“实际上这种限制是不科学的，星级并不是关键，有时在淡季，五星级的宾馆价格可能比三星级低，而在旺季时，三星级宾馆的价格会达到五星级的水平。“美敦力对酒店的选择采用了总体价格的标准。“我们的差旅政策也会不断地调整，以满足员工的需要。“John 说。一年前，美敦力又开始了一项新的出租车费用报销政策。“我们以前要求员工对每次坐出租车产生的费用做出说明，现在我们按照不同城市、地区的情况，制订相应的标准，比如 1000 元
49、/月/人，或者120 次/月/人。这样可以节约很多时间。“ “新的差旅管理政策给我们的体会就是方便。“作为专业技术销售代表的刘宝强说，“而且，在内蒙古、河北等地出差，超过 500 公里即可选择乘坐飞机。无论出差人员的级别如何都可以选择。“John 补充说：“如果在一个地区的差旅数量达到一定程度，我们就会考虑开设代表处。这样就会降低很多差旅费用。财务主管部门也可以向管理层做出这样的建议。“美敦力公司也将差旅管理工作“外包“给了专业服务机构。通过专业服务机构，美敦力的所有出差员工都可以通过与专业差旅管理公司在中国的 9 个办事处的 800 或 400 热线电话，及时获得所需要的帮助。“我们还有两名来自商旅管理机构的工作人员驻扎在公司里，这使预订容易得多。该机构还可以集合所有雇员所需要的差旅信息以及便利性、签证申请等方面的信息。“John 说，“预订酒店和机票不是我们的核心竞争力，而且旅游市场竞争非常激烈，企业很难跟上这些变化，做出最有利的选择。“商旅管理机构还能够为美敦力提供一些专业的总结性报告，这将帮助美敦力与航空公司和酒店的谈判。而集中支付优化了账单管理和支付过程。“同时利用各种信息，我们将知道我们在差旅管理方面的下一步工作是什么。我们目前的管理方
