1、试 论 信 息 共享 空 间 环 境下 的 文 库 信息 管 理 以 上海 建 桥 学 院文 库 为 例 叶赛丹 上 海 建桥 学 院 摘 要： 介绍了信息共享空间 (Information Commons, 简称IC) 环境下的文库信息管理, 对IC 的概念、信息管理的概念进行阐述, 并对文库信息管理中存在的问题及出 现问题的原因进行了分析, 提出了解决对策。 关键词 ： IC; 文库; 信息管理; 作 者简 介： 叶赛丹 (1979 ) , 女, 大学本科, 助理馆员, 上海建桥学院图书馆 信息共享空间工作。 随着信息技术的兴起以及网络技术的普及, 人类文明这么多年的发展演变中, 积累了大
2、量文献资源的同时也积累了对这些文献资源进行利用和管理的各种经 验和方法。信息共享空间 (Information Commons, 简称IC) 不仅是一个获取信 息的场所, 还是交流互动的空间, 为了便于读者从有限的空间获取无限的信息 资源。同时对这些信 息进行科学有效的管理, 提高获取信息的便捷性。 1 绪论 1.1 研究 背景 信息共享空间作为一备受师生欢迎的服务方式和学习空间, 已经被当前各大高 校图书馆广泛应用和推广。 当前, 我国高校图书馆信息共享空间建设基本实现了 空间、 服务、 资源的整合, 但信息资源与人力资源整合的障碍、 经济成本的制约 等问题还继续存在。 信息管理是为解决社会
3、信息的复杂多样性和社会信息的无序性与人类需求之间 的矛盾而出现的。 在信息领域里, 大量信息会产生信息干扰, 造成信息失误, 科 学研究和生产造成影响, 甚至对人们的学习和生活也造成影响。 信息泛滥出现了 各种矛盾现象, 变成社会经济发展的障碍。 解决这些矛盾, 使信息转变成对社会 和经济发展有用的资源, 需要对大量信息进行科学有效的管理。 1.2 研究 意义 信息管理的目标就是信息创新, 文库信息管理的最终目的是通过不断创新提高 文库的适应性, 力图将最恰当的信息在最恰当的时候传递给最恰当的人, 使其 能做出最好的决策。 在信息的海洋中, 馆员是领航人, 其个人素质决定了文库提 供的服务具有
4、高质量、 高水平的可能性, 所以馆员的继续教育引起重视、 加快其 信息更新也是当务之急。 作为管理者, 首先要对已有的馆员进行 培训, 其次要合 理地增加所需的相关人才, 同时在这个前提条件下, 建立共享信息的机制, 鼓 励信息拥有者与其他人共享自己的信息, 使信息能被广大群体共同使用, 从而 提高信息的使用效率。 2 IC 和信息管理的 相关理论 2.1 IC 的定 义和内 容 大多数图书馆通过各种渠道收集、整理资料, 为用户提供各种所需的文献信息, 为学校的教学科研工作服务。 信息网络时代, 加快了文献资源的电子化和数字化 的步伐, 尤其是科研网、 校园网、 中国教育网 的建立, 为多数图
5、书馆的信息查询 职能更好地执行增加了有利条件, 这样也给图书馆今后的 不断创新与变革产生 了巨大压力。 对经济社会发展的新形势以及教学科研的新需要的适应, 借鉴国外 的相关经验, 大多数图书馆已经建立了信息共享空间。 这种新型的图书馆信息服 务模式的产生, 其发展迅速, 它通过优化组合图书馆的空间、 服务、 资源, 给读 者提供高效、 方便、 准 确的一站式信息服务, 使图书馆的服务模式极大地得到了 创新, 指明了未来图书馆的发展方向。 20 世纪 90 年代初期开始出现 IC 这种新服务模式。 IC 是DonaldBeagle1999 年提 出的, 它是一种理想的环境。 这种环境中, 参考咨
6、询员是热心的、 资深的, 他们 帮助图书馆读者完成信息的识别、 检索、 处理、 存储, 同时还帮助用户用一定格 式将所需信息表现出来。通过动态的、整合的模式为读者提供服务是 Beagle 强 调的, 他将用户的需求和期望总结到一个整体中, 营造一种全力支持整个学习 和研究过程的环境, 不断地推动知识的发展。目前 IC 已发展成为国内外图书馆 为读者获取数字资源, 访问信息专家提供帮助的主流方式。 现代意义的高校图书馆, 不是简单的借书还书场所。 在数字资源日益丰富且读者 需求越来越多样化的情况下, 高校图书馆从馆舍安排到服务方式都将发生重大 变化, 图书馆需要对现 有的空间进行改造, 通过优雅
7、人文环境的营造, 数字资 源整合, 新的服务功能的拓展, 让图书馆成为学术研讨的平台、信息共享的空 间、 休闲学习的场所。 未来高校图书馆评估指标将主要包括数字设备性能、 网速、 数字资源量、 创意家具、 空间可伸缩扩展性、 家具和设备的可移动性和组合机动 性、艺术体验和科技、环境整体设计等方面。 2.2 信息 管理的 定义 和内 容 20 世纪 70 年代信息管理的概念是在国外最初提出来的。美国东北大学的 E.M.Trauth 博士认为:信息管理分为三个不同的技术领域, 即记录管理、 数据库 管理、 数据处理管理。 一般将 这3 个领域称为信息管理。 信息管理的概念又分为 “ 广义” 和“狭
8、义” 两个方面。 从狭义上说, 信息管理就是对信息的管理, 即对 信息进行规划、组织、加工、控制等, 并将其引向预定的目标;从广义上说, 信 息管理的对象不只是信息, 还包括与信息有关的环境、 人、 设备、 机 构等。 对这 些要素进行合理的控制和组织, 以实现信息及有关资源的合理配置, 从而有效 地满足社会的信息需求。 信息管理是一种社会规模的活动, 它反映了信息管理活动的社会性和普遍性。 广 泛的社会个体、 群体和国家参与的、 普遍性的信息获取、 利用与控制的活动是它 涉及的。 区 别在于规模大小不同, 管理水平不同。 信息管理的特点是具有高技术, 它是使用多种复杂技术与方法、 涉及领域广
9、泛的活动领域。 根据英国信息管理专 家马丁 (W.J.Martin, 1988) 与美国学者霍顿 (F.W.Horton, 1985) 的看法, 信 息管理包含文字处理、 数据处理、 文书和记录管理、 电子通信、 办公系统、 管理 信息系统、 图书馆和情报中心等要素和技术, 涉及管理学、 信息科学、 计算机科 学等多种技术和多门学科的领域。 另外, 信息管理作为一种社会活动, 又涉及许多相关问题。 2.2.1 观念问 题 必须把信息 看作是组织的战略性资源, 看作组织赖以生存和发展的智力财产。 组 织成员最基本的共识应是信息共享, 这样才能有效地管理组织拥有的信息资源。 2.2.2 信息管 理
10、必 须具有 明确 的规范 包括信息管理的权利与义务规范、职责规范、信息共享规范等。 2.2.3 信息管 理必 须把信 息管 理活动 和业 务活动 联合 起来进 行 组织中的业务管理活动必须与信息交流、 处理、 分析研究结合起来, 才能有效地 进行, 并带来效益与效率。 组织的战略规划必须是在有效的信息管理基础上的科 学决策。 2.2.4 必须对 信息 管理的 各种 方法和 技术 进行集 成管 理和优 化 例如, 通信技术和信息处理技术、 信息系统设计、 网络技术等的集成和优化。 在 数字图书馆建设中, 就体现了信息处理和通信、数据库技术等技术的集成与优 化。 2.2.5 信息管 理必 须体现
11、信息 增值的 活动 目标 必须把促进信息交流、提高信息质量、实现信息效用作为信息管理的根本宗旨。 利用信息资源的基础是信息管理, 信息经济的起点也是信息管理。IC 通过对信 息的检索、 搜集、 传播和 组织, 将各种各样的信息从无序到有序, 从分散到集中, 从宏观上实现馆际之间的信息资源协调与共享管理, 从存储到传播和利用, 方 便人们能够在特定时间获 取所需要的特定信息。 3 文库信息管理及存 在的问题 3.1 上海 建桥学 院IC 概况 上海建桥学院图书馆创建于 2000 年4 月, 在 2014 年新馆开始筹建, 2015 暑假 从康桥老校区搬迁至临港新校区。 现有馆藏纸质图书 132
12、万册、 中外文期刊 494 种 (其中外文 39 种) 、 中外文报纸49 种 ( 其中外文8 种) , 电子图书 45 万册, 电子期刊19.5 万册以 及各类数据库80 个, 其中采购53 个, 自建1 个, 试用26 个, 资源共享平台 5 个, 实行藏、借、阅一体的现代化文献信息资源管理方式。 馆舍总建筑面积为1.6 万m。 座位 数2400 座。 主 要功能区域为信息共享空间IC (含 各类专题阅览室、 研修室) 、 书库 (开架书库和密集书库) 、 建桥文库、 视听室、 培训室、 亲子阅览室、 采编加工区等。 开放时间 94.5h/周, 自修室 7*24h 开放。 IC 是由图书馆
13、三楼整个层面及一楼、 二楼和四楼的开放区域组成, 专题阅览室、 研修室、 建桥文库、 视听室、 培训室、 自修室都属于 IC。 建桥文库则位于 IC 空 间的四楼中部。 图书馆具有较为完备的网络设施, 实现无线网络全覆盖, 并设置计算机检索系 统, 读者可进行查询、自助续借等操作。 为满足读者不断增长的学习与 研究需要, 实现各类资源和服务功能的整合, 配 有电脑、投影、打印、复印、扫描、刻录等设备, 具有纸质文献阅览 (包括书、 报、刊) , 电子资源查阅、下载, 自习、休闲及咨询服务等功能;并专设演示区 (可进行教学、讲座、音像欣赏等素质教育培训) , 配备多媒体制作与欣赏室、 交流讨论空
14、间等, 以最大限度地满足不同需求的读者, 使他们能快捷有效地利 用图书馆的各种资源。 针对学科和专业建设需要, 还设置了主题阅览室、 教师讨 论室、艺术阅览等 3 个专题阅览室。 根据学校发展规划, 图书馆将以文献信息中心和文化活动中心为建设 目标, 努 力践行 “ 感恩、 回报、 爱心、 责任 ”的校训, 不断增强服务意识, 提升服务能力, 完善和拓展服务功能, 把图书馆建设成全校师生员工最喜欢的地方。 3.2 文库 信息管 理概 况 3.2.1 文库建 设的 意义 教育部在2002 年印发了普通高等学校图书馆规程 (修订) 。规程中讲到: 高等学校图书馆应注意收藏本校的以及与本校有关的出版
15、物和学术文献。 高等学 校图书馆应根据学校教学、 科学研究的需要, 根据馆藏特色开展特色数字资源建设和网络虚拟资源建设, 整合实体资源与虚拟资源, 形成网上统一的馆藏体系。 建桥文库的建设 是应规程要求实施的一项事在当前, 功在将来, 有利于传承和 积累具有本校特色的文献资源的项目规划。 建桥文库的建设也突出了建桥学院建 校以来在教学科研、文化教育方面取得的丰硕成果。文库是在 2012 年到2013 年开始准备筹划, 2014 年开始运行。 3.2.2 文库收 录的 范围 3.2.2. 1 收录 的内容 3.2.2. 1. 1 教师 学术成 果。 收录建校以来我校教师的各种学术成果, 如: (
16、1) 正式出版的图书 (界定范围: 建桥任职期间以及离职后出版的与建桥相关的学术著作) ; (2) 正式 发表的论文 (界定范围:以建桥名义公开发表的学术论文) ; (3) 使用过的印刷本教材和实验 指导书 (界定范围: 本校编写的非正式出版的教材和实验指导书) 。 3.2.2. 1. 2 优秀 学位论 文。 收录学生优秀学位论文全文和获奖评语。 ( 界定范围:获得学士学位授权后评选 的优秀学位论文) 。 3.2.2. 1. 3 建桥 记忆。 收录校内的出版物以及与本校的人、 事、 物和史相关的书籍资料, 如: (1) 校刊 校报合订本; (2) 学校年鉴 (如有) ; (3) 学校重大活动专
17、辑; (4) 反映我校重 要信息的出版物和新闻报道。 3.2.2. 2 收录 的形式 (1) 图书类印本文献和报刊合订本及其它适合实体收藏的以实体方式收藏。 (2) 论文和信息类资源以数字化方式收藏。 3.2.3 文库收 录情 况 3.2.3. 1 文库 纸质文献 收录 情况 到2016 年底为止, 纸 质文献只收录了13 种, 共计37 册, 有学生和 老师的著作。 包括影印本、上海建桥学院学报、博雅文坛、新闻学院入学指南 。 3.2.3. 2 文库 电子文献 收录 情况 目前, 建桥文库已经收录了 5778 篇电子文献。收集的范围主要包括:互动交流、 建桥建桥我是新闻的微信微博、 建桥新闻
18、、 讲座报告、 社会关注、 通知公告、 校 园活动、 新闻习报、 学生通知、 院系动态、 专题报道。 另外还去新闻传播学院收集了第二三届读书竞赛资料 (照片、 议程、 视 频) 、 活动资料 (视频 、 剧本) , 共 计33 件。新闻收集主要从建桥网、微信、微博上获得。 表1 文库电子文献收录情况 下载原表 3.2.4 文库信 息管 理 文库纸质文献信息管理按收录类型进行分类管理, 每种文献登记书名、 作者、 出 版社、出版日期、册数, 制成目录。 文库电子文献信息管理采取分专题进行管理, 总共分为11 个专题。每个专题除 了收录内容处, 还配有专题目录, 方便查询。 3.3 文库 信息管
19、理中 存在 的问 题及整 改对 策 3.3.1 文库纸 质文 献信息 管理 存在的 问题 纸质文献到目前为止, 收录的量可以说微乎其微, 导致出现这样的情况, 存在 以下几个问题: (1) 各学院老师对文库收录纸质文献表现的不是很积极, 配合 度不够。 (2) 有些学院老师则存在推托现象, 问了几个老师到最后还没有收获。 (3) 有些部门交接工作存在脱档现象, 现任又不清楚情况。 3.3.2 文库电 子文 献信息 管理 存在的 问题 文库电子文献收录存在比较广、 比较杂的特点, 现在收录的品种比较多, 每个专 题标准不一, 有些专题要隔比较长的时间才会有电子文献资料, 初级阶段只能 是出多少收
20、多少, 没有规范, 存在比较散的现象。 3.3.3 文库信 息管 理整改 对策 对纸质文献的收录准备采取由采编部门统一先收录、 编目, 然后再转到信息共享 空间文库进行按分类号收藏。 对电子文献专题收录种类进行调整, 对于收藏价值不高的几个专题进行舍去, 改为从九个专题去 收集, 分别为: (1) 建桥十大新闻; (2) 开学典礼; (3) 毕业 典礼; (4) 校庆活动; (5) 新闻习报; (6) 建桥建桥我是新闻的微信微博; (7) 院系活动; (8) 图书馆活动; (9) 建桥自有特色文件活动。 第一到第六个专题采取收全的方案, 其中第二到第四专题按照四个元素去收, 分别为讲话人员发言
21、稿、 图片 (照片) 、 视频 (录音) 、 报道。 第七到第九个专 题采取重点收集的方案。 主要从活动议程、 图片 (照片) 、 视频 (录音) 、 报道 去收集。 院系活动主要收集学院进行的大型活动资料, 图书馆活动主要收集读书 节、展览资料, 建桥自有特色文件活动主要收集围棋资料。 其中开学、 毕业典礼和校庆活动收集难度较明显, 往往几个元素由好几个人负责, 信息资料不完整。 在通过电话联系、 电子邮件、 登门拜访主动寻找各个相关负责 人去进行征集。 通过与各职能部门联系定期征集, 与校办、 宣传部、 校团委建立 联系系统征集。 4 结束语 文库应不断扩大收藏范围, 开拓各种收集方式,
22、提高收藏质量, 采用现代化的 各种先进工具多渠道地收取尽可能多的有价值的文献资料。 文库还应顺应时代发展的潮流, 积极探寻新的信息管理方法, 增强 创新意识, 在大量的文库信息和 用户之间搭建共享平台, 实现文库信息管理的智能化。 参考文献 1 阳国华.图书馆信息 共享空间建设M.北京:海洋出版社, 2010. 2 王景励.网络环境下 的图书馆信息管理J. 创新科技, 2014, (5) :5657. 3 陈建新.浅谈图书资 料信息管理的研究与实践J.黑龙江科技信息, 2014, (6) :136. 4 李迎春.大数据环境 下的图书馆信息管理J.农业图书情报学刊, 2015, (6) :142
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