1、秘书学知识点整理一、 名词解释1、 秘书的概念：秘书一词最早出现于汉代，是指具有秘密性质或神秘色彩的文献。这些文献主要有三类：一类是指封建帝王宫禁内收藏的经籍；另一类是指朝廷中的机要文书；还有一类是指以隐语、咒语预决吉凶，占卦未来，推算气数，带有浓厚的迷信色彩的谶纬图箓。2、 秘书机构的含义：秘书机构是指在一个组织系统中，根据领导系统的工作需要设计并配置的，由两个及以上的秘书人员组成的，具有共同目的和明确工作规范的综合性辅助部门，又称秘书部门。3、 决策辅助的含义：所谓决策辅助，就是在决策的全过程中，给予决策主体全面的信息支持和经验、能力和精力等方面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。4、 督
2、查保证的含义：督查保证是指秘书系统对领导系统各项决策、批示和交办事项的贯彻落实情况展开督促检查，保证全面正确贯彻落实的过程。5、 关系协调的含义：关系协调是指在尊重客观规律、把握系统相互关系原理的基础上，为实现系统演进的总体目标，通过有效地运行机制、手段、方法和力量，使系统的内部关系和外部关系达到理想状态的过程。6、 秘书事务的含义：秘书事务是相对领导事务而言的。所谓秘书事务，是指秘书主体在辅助领导者实施管理的过程中直接作用于具体事和物的劳作过程，如电话事务、接待事务、信访事务、会议事务、文书事务等等。7、 秘书修养的含义：秘书修养是指秘书在德、才、学、识、情、胆等方面经过学习和锻炼所达到的水
3、准。8、 专业知识：秘书专业知识包括秘书业务知识和秘书服务单位的专业知识两部分。秘书业务知识是秘书知识结构体系中的核心部分，也是区别于其他人才知识结构的标志。秘书人员服务的单位都有其特定的业务活动范围。9、 辅助知识：辅助知识既不像基础知识具有“根基”作用，也不同于秘书业务知识那样起“标志”作用。主要包括领导学、管理学、公共关系学、心理学、经济学、文学、人才学、传播学、社会学等方面的知识。10、 催办：及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。11、 会议的含义：凡是围绕特定目的开展的，具有一定组织形态的、使用口头交流方式的群体性活动，都属于
4、广义会议的范畴。目的明确并且具有特定的议题，同时符合组织性、口头性和群体性的特征的活动，就属于狭义会议范畴。 （会议成员一般可分成正式、列席、特邀、旁听四种资格。 ）12、 议题的含义：议题是指根据会议目标确定并付诸会议讨论或解决问题的具体问题，也是区别广义会议和狭义会议的重要标志。13、 议程的含义：会议活动期间的活动大体可以分为两类：一类是议题性活动，即围绕会议事先设定的各项议题所展开的报告、演讲、辩论、磋商、讨论、审议、选举和表决等活动；另一类是仪式性活动，即为举行颁奖、授勋、签字、揭幕、剪彩、奠基、升旗仪式而举行的活动，属于非议题性活动。14、 程序的含义：将一次会议中各项活动的具体环
5、节组合连接起来并确定先后顺序，就形成了的会议的程序（又称流程） 。15、 会议日程：会议日程是指会议的各项活动按日期和时间先后的具体安排。不仅包括报告、对话、座谈、谈判等议题性活动，包括开幕式、闭幕式、颁奖等各项仪式性活动，有时还要写明报到注册、茶歇、招待会、参观等辅助性活动。16、 接待工作的含义：广义上的接待工作是对所有的来访者的迎送、接谈和招待活动的安排及实施过程；狭义上的接待工作则是对公务来访者的迎送、接洽和招待活动的安排及实施过程，不包括属于信访范畴的来访接待以及消费投诉接待。17、 危机的含义危机是指自然或认为因素造成的、突如其来的、对组织造成较大损失和压力的事件或事故。18、 侵
6、权性危机：是指社会组织被他人假冒名义、盗用商标、伪造文件、窃取专利而造成经济和名誉上损失的侵权事件。19、 误解性危机：这类危机并非组织内部工作和事故原因引起的，而是由于外界的因素，如社会流言、不利的社会舆论导向、专家和媒体的误报、竞争对手的误导乃至造谣中伤等，使本组织受到公众误解、怀疑甚至是无端的指责，从而使组织形象受到严重破坏。20、 秘书日常事务的含义：平时的书信收发、临时来访接待、电话接打、值班安排、印章与介绍信的管理、大事记的编写、办公室环境及用品管理等等被称为秘书日常事务，又称为办公室事务。21、 保密的含义：保密是指特定组织及其成员为达到保守组织秘密的目的所采取的一切手段和措施。
7、22、 值班的含义：是指为保证机关单位工作的连续性，在正常工作时间之外，或者为保证机关单位信息畅通和正常运作，专门安排的、在规定的时间和地点处理临时事项的工作。二、 判断、选择、填空1、 秘书概念真正具有现代意义的开宗，是以孙中山领导的中华民国临时政府的建立为标志的。2、 秘书是以综合处理信息和事务的方式直接辅助领导者实施管理的人员。 （从四个方面理解：1、秘书活动的根本对象是领导活动；2、秘书活动的根本职能是辅助管理；3、秘书活动的根本方式是处理信息和事务；4、秘书活动的根本性质是辅助性。 ）3、 秘书学学科特点：应用性、综合性4、 秘书系统的基本要素：一是主体要素；二是手段要素；三是对象要
8、素。秘书主体是指具有秘书资格的秘书行为能力的人。手段要素由“软件”手段要素和“硬件”手段要素组成。信息和事务是秘书主体直接作用的对象。5、 秘书机构的结构：1、业务结构；2、群体知识结构；3、群体智力结构；4、年龄结构；5、性格结构。6、 决策辅助的特征：1、经常性；2、多功能性；3、综合性；4、全过程性。7、 信息的特征：1、客观性；2、传感性；3、易变性；4、共享性。8、 （1）信息传递的方式：1、按信息传递的方向分，可分为上行传递（如上呈请示、报告） 、下行传递（如发布命令、通知） 、平行传递（如以发函的方式与不相隶属的组织相互商洽工作）和多向传递（如以发布公告、通告或召开发布会的方式向
9、社会各界发布信息） ；（2）按信息的形式分，可分为口头传递、书面传递、图像视频传递和实物传递。9、督促检查（督查）的主要方法：1、电话督查；2、书面督查；3、实地督查；4、会议督查。10、关系协调的特征：1、从属性；2、广泛性；3、间接性。11、秘书与领导者关系的类型：1、互补型；2、诤友型；3、服从型；4、依赖型；5、抵触型；6、奴仆型；7、交换型。12、秘书对领导者的补偿作用：（一）精力补偿 （二）知识补偿（三）能力补偿（四）思维补偿（五）心理补偿13、 （填）秘书职业道德的规范：1、尽职尽守；2、实事求是；3、廉洁奉公；4、任劳任怨；5、谦虚谨慎；6、保守秘密；7、文明守信。14、秘书知
10、识结构：1、基础知识；2、专业知识；3、辅助知识。15、秘书能力结构：（一）秘书业务能力 1、写作编辑能力（1）命题写作能力（2）主题提炼写作能力（3）缩写能力（4）编辑修改能力；2、口头表达能力；3、听知能力；4、阅读能力；5、协调能力；6、策划组织能力；7、信息咨询能力；8、应变能力；9、观察能力；10、交际能力。 （二）业务能力 1、专业技能；2、相关技能（1）速记（2）翻译（3）校对（4）文件复制（5）音像制作和播放（6）电脑操作（7）通信设备使用。16、秘书心里健康的基本品质：1、忠诚；2、机敏；3、稳重；4、坚毅；5、随和；6、幽默；7、自制。17、公务文书的分类：（一）按行文方向
11、分：1、上行文 2、平行文 3、下行文 4、多向行文 5、内向行文。18、计划的种类：1、规划 2、设想 3、要点 4、计划 5、方案 6、策划书19、 （判）总结、计划、大事记不属于规范性文件。20、按行文对象层级分：1、逐级行文；2、多级行文；3、越级行文。按行文的名义划分：1、直接行文 2、授权行文的几种情况：一是授权秘书部门行文；二是授权职能部门行文；三是授权新闻机构行文。3、对口行文 4、批转行文 5、转发行文21、会议组织者：主办者、承办者、协办者。22、接待者：领导人、专职接待人员、业务人员、秘书人员。23、接待类型：按接待性质划分：工作接待、生活接待、事务接待、信访接待。24、
12、 硬环境建设：1、空间宽敞 2、布局合理 3、整洁美观 4、气候宜人 5、明亮安静软环境建设：1、组织文化环境 2、接待礼仪环境25、 会见：会见是组织之间通过对话、沟通、交流、协商，消除分歧、达成共识、实现相互合作的重要手段。26、 （记）信访工作的基本要素：1、信访人；2、受理人；3、信访事项；4、信访渠道；5、信访结果。27、 信访受理：1、来信受理（1）收信（2）阅信（3）登记（4）立案；2、来访受理（1）接待（2）登记（3）接谈（4）现场处置（5）立案 3、来电受理（1）弄清身份（2）听记陈述（3）整理记录（4）立案28、 危机的类型：1、按危机的来源分：（1）内源性危机（2）外源性
13、危机；2、按危机的性质分：（1）政治性危机（2）群众性危机（3）治安性危机（4）自然性危机（5）责任性危机（6）公共性危机（7）侵权性危机（8）误解性危机29、 秘书日常事务的主要内容：1、保密工作 2、值班事务 3、日程接待事务4、领导临时交办事务 5、办公用品、用房和用车管理事务 6、日常书信收发事务 7、通讯事务 8、印章与介绍信管理事务30、 秘密的种类：1、按秘密的性质分：国家秘密、商业秘密、组织内部秘密；2、按秘密等级分：绝密级、机密级、秘密级、内部级。31、 值班的类型：（按时间分为）1、常设性值班 2、休假日值班 3、临时性值班；（按内容分为）1、综合性值班 2、专项性值班32
14、、 值班工作的主要任务：1、承办临时事项 2、接待临时来访人员 3、处理来电来函 4、安排值班人员 5、掌握领导日程安排及外出情况 6、协调安全保卫工作33、 日常接待的形式：1、前台接待 2、办公室接待（没有后台接待）34、 秘书对领导者的影响力：1、职务影响力；2、非职务影响力（1）品格因素（2）智能因素（3）心理因素。35、 信访信息分析和反映的作用：1、掌握社情民意；2、提供政策建议；3、进行信访工作。36、 会议的简报三、简答题一、会谈和会见的联系与区别 P3051、会谈和会见的联系。会见与会谈往往相辅相成。双方领导人之间的会见，往往为双方的正式会谈定下基调或创造条件；在会见中，双方
15、领导人之间达成的原则性共识，往往要通过具体而又细致的会谈加以系统化、条文化。会谈也可以为领导人之间的高峰会见做先期准备。2.、会谈和会见的区别：（1）对身份的要求不同。会见时，双方的身份高低可以不同，但会谈时双方代表的身份或规格除特殊情况外通常应当对等。（2）与会方的数量不同。会见一般情况下总是双边的，但会谈既可以是双边的，也可以是多边的。（3）目的不同。会见的目的较为广泛，不要求达成书面协议。会谈的目的则是通过交换意见达成共识或书面协议。（4）议题限制不同。会见双方可以各有议题，由各方自行决定。会谈的议题必须在正式会谈前经各方协商一致，未经各方事先商定的议题不能在会谈时正式提出。（5）约束力
16、不同。会见一般是以口头的方式达成谅解或共识，虽会有会见记录，但无严格的约束力，双方用信誉作担保；而会谈达成的书面协议只要合法，对缔约各方具有法定约束力。二、议案和提案的相互联系和区别在我国，议案与提案都是会议期间会议成员或有关组织向会议提交的文案，但却存在下列区别：（1）提交的主体不同议案提交的主体必须是回议的领导机构和领导人、向会议负责的法定组织以及会议的正式成员。会议的裂隙成员不具有提交议案的资格。而提案的提交主体较为广泛，储会议的正式成员具有提案权外，有的会议还允许列席成员提交提案。（2）提交的目的不同。议案是在会议期间提出的、请求在会议上讨论审议的书面议题，其本质特征就是“议” 。因此
17、提出议案的目的就是为了使其列入议程，成为本次会议的议题。而议案是对某方面工作提出的意见或建议，可以在该组织举行会议时集中提出，但一般不要求列入会议的议程对其进行审议和表决。（3）提出的时间和程序不同。议案一般应当在会议召开之前和会议的期间向会议的议案工作机构以书面的方式提出，经会议的专门机构审查，同意后才能列入会议议程。有些会议还要求议案必须达到所规定的附议人数。提案也要求以书面的方式提出，但一般没有时间限制，会前、会中、会后均可以。提案可以个人名义提出，也可以联名方式提出，还可以团组或党派的名义提出，但不规定附议人数。（4）内容范围不同。议案的内容范围有较严格的限制，必须是本次会议职权范围内
18、的事项，否则就不得列入会议议程。提案的内容范围较为宽泛，一般不受限制，凡是会议成员有权关注的问题都可以意见、主张、批评或建议的形式提出。（5）效力不同。议案一经会议审议通过，便具有法律和行政效力，必须贯彻执行。提案不要求列入会议议程，其作用是供有关部门今后决策时参考，有可能被采纳，也有可能不被采纳，因此不具有约束力。三、程序与议程的区别 P211程序的含义：将一次会议中各项活动的具体环节组合连接起来并确定先后顺序，就形成了的会议的程序。程序和议程都是涉及会议活动顺序的概念，但二者有着明显的区别：一是对象不同。程序是对会议中所有活动的具体环节进行排序，既包括报告、讨论、提问、审议、表决等议题性活
19、动，也包括升旗、奏国歌、致辞、揭幕、启动、颁奖等非议题性活动，因此无论是狭义会议还是广义会议，都都可以制定程序；议程只是对会议中的议题展开相关活动进行排序，一般那不涉及非议题性活动，因此只适用与狭义的会议。开幕式、闭幕式、颁奖仪式等属于广义会议范畴的各种仪式、典礼，应当制定“程序”而非“议程” 。二是具体程度不同。程序是一种详细的活动环节和流程安排，要具体反映活动的细节，而议程就比较原则，只需大致反映议题性活动的先后次序即可。四、请示与报告的区别请试试用于向上级机关请求指示、批准，属于上行性、请复性公文。请示与报告虽然都属于上行文，但性质不同，区别在于：一是行文目的不同。请示的目的在于请求上级
20、机关的答复而使自己明确所轻视的事项能否办、如何办。报告的目的在于让上级机关了解本单位的工作、情况，或者答复上级机关的询问，并不要求上级答复。二是内容表达不同。请示必须严格做到一文一事，不得已文数事。报告中有一部分属于综合性报告，内容上要求全面系统；三是行文时间不同。请示一定要事先行文，报告则事前、事中、事后均可。四是语气不同。请示必须使用祈请性语气，报告则应当运用陈述性语气。五、秘书系统的基本特征（1）中介性首先，从管理控制过程来看，秘书系统在领导与被领导、管理与被管理、联系与被联系、决策与执行、施控与受控的相互关系中，属于中介层次。其次，从信息运动的过程来看，秘书系统处于信息的输入与输出、传
21、递与反馈的中介地位。（2）直接性秘书系统辅助领导系统的活动具有直接性，这是由秘书系统的中介性特征决定的。（3）全面性首先，体现在辅助职能的全面性上。其次，体现在辅助过程的全面性上。第三，体现在辅助事务的全面性上。（4）潜隐性一是活动名义的假借性。二活动过程的幕后性三是劳动成果的潜在性。（5）机要性秘书系统活动的机要性特征，要求秘书人员增强保密观念，严格遵守各项保密制度，确保各类秘密的安全。六、通知与通告的区别：1、适用范围不同。通知可用于对下级机关转发文件、布置工作、任免工作人员，通告则无这方面的功能；2、行文对象不同。通知的对象具有定向性，主送机关必须明确，通告的对象则具有多向性，无特定的主送机关；3、知晓范围不同。通知的内容往往有一定的限知性，有时还要确定密级，通告的内容则涉及社会各界或有关方面，因此必须公开；4、传递方式不同。通知主要通过法定渠道下发或机要交通系统传递，有时也可以根据需要公开发表，通告则必须通过媒体或张贴的方式发布。
