1、Word 实用技巧文字、图片、表格 批量操作 批量管理 自动编号 快捷操作提高效率和准确率目录1 创建样式32 自动编号和多级编号的使用93 图表的题注自动编号164 图表的“交叉引用”235 段落中添加连续编号256 以尾注的方式插入参考文献267 自动生成目录318 页码设置349 Word 绘图功能使用技巧.3810 让表格每页都自动生成表头 4511 更方便的使用格式刷 4912 图片批量对齐和更改 4913 在 Word 中插入 10 以上带圈数字序号 4914 关于常用序号的几点说明（数字序号顺序） 5015 WORD 常用快捷键 .522 / 521 创建样式什么是标题样式，对于
2、一个正规的文档，如果希望 Word 可以自动根据文档的内容来生成目录，就需要把所有的文档标题设置成标题样式。1.1 点击打开需要设置的 word 文档，将界面切换到“开始”的设置，找到该栏目下的“样式”设置1.2 在“样式”设置的最右边，找到“更改样式”， “更改样式”的右下角，有个朝向右下角的小箭头的图标3 / 521.3 点击那个小箭头图标，将出现如下界面，在出现的界面的左下方，找到最左边的“新建样式”图标4 / 521.4 点击“新建样式”，将出现新建样式的格式设置，可在最上方的属性设置中，修改新样式的名称，1.5 若是设置新样式的字体格式，可以点击界面左下方的“格式”，在下拉目录中找到
3、“字体”，点击进入字体设置界面5 / 521.6 下图就是所能设置的字体界面，从而可以进行设置新样式的中文字体，西文字体，字号等等的字体格式1.7 若是想设置新样式的段落，即在最初的界面中，左下角的“格式”下拉目录中选择“段落”6 / 521.8 点击进入“段落”设置界面，可以根据要求对格式，间距，行距等进行设置，设置好后点击“确定”1.9 当全部设置 好后，勾选新样式 设置界面下方的“自 动更新”，再点击确 定，即可成功完成 新建样式的设置要 求1.10 设置文档模板word 中设置文档模板是计算机文档制作和编辑中重要的一个部分，生成文档模板能够很快的按照固定模板进行设置。能够直接快速的进行
4、文档处理。进行需要的模板设置，对字体、段落、页眉页脚，页面边距等进行设置对字体、段落的设置：在空白的新文档中，右击进行对字体的设置，在设置完成后，点击“默认”按钮。对页眉页脚，页面边距：同样在菜单栏，选择插入“页眉页脚 “进行设置，设置后点击“默认”7 / 52按钮，并同时设置“页面边距”并点击“默认”按钮。在全面进行模板设置后，需要保存，在操作中会出现对一些“默认的设置”如果所示，要选择“是” ， “你准备将默认的字体更改为.，是否将此更改应用于所有基于 NORMAL 模板的新文档？”把刚才保存的模板，复制起来，在打开“C:UsersAdministratorAppDataRoamingMi
5、crosoftTemplates”替换原有的 Normal.dotm 或Normal.dot。关闭。8 / 522 自动编号和多级编号的使用2.1 选中标题或段落，点击鼠标右键，在编号菜单内选择适合的自动编号样式。或者在窗口上方的“开始”选项卡中选择编号样式。如果对已选的编号样式不满意，可以照以上方法直接更换。2.2 如果编号需要重新开始，可选中编号点击右键，在菜单中选择“重新开始于 1”9 / 522.3 多级编号的使用和单级类似，插入方法参考下图。2.4 多级编号插入后，默认为 1 级，如果想让编号变为 2 级或以下，需要选中编号按Tab 键，按一次降一级，以此类推。10 / 522.5
6、多级编号在使用中，有时会用到自定义的类型，如下图进行自定义。可对每一级编号样式进行不同的更改2.6 还以对编号的字体进行更改，方便输入。11 / 522.7 可以和样式关联在一起在多级列表菜单中选择【定义新的多级列表】，展开【将级别链接到样式】选项后，就能将每一级别的编号和不同级别的标题样式链接到一起。在你套用样式时，它就自动帮你续上编号！轻轻一点，就自动排好各级编号，增、删、改都能自动更新编号。2.8 撤销自动编号功能在 Word 中，我们在输入数字和标点后再输入文字，只要按下回车键（Enter ），就会自动生成后续数字编号，虽然很智能，但有时却是“自作聪明” ，让人厌烦。如果要取消次功能，
7、可选择菜单“文件/选项” ，切换到“ 校对”选项，单击“自动更正选项” 弹出对话框，取消选择“ 自动编号列表 ”即可。12 / 522.9 改变编号与文本之间的距离（1）制表符上面单击鼠标右键，在【调整列表缩进量】对话框中进行调整，可以在【编号之后】下面的下拉列表中，选择编号后跟什么内容。如选择“空格 ”，编号后就会与文本之间添加一个空格的距离，如果选择“不特别标注”，那编号与文本之间就会没有间隙（2）按住 Ctrl 键，分别选中要调节编号距离的段落，单击“段落” 选项组中的“多级列表”，选择 “定义新的多级列表 ”弹出对话框在“位置”选项中，可以修改编号的 “对齐位置”和“文本缩进位置”的数
8、值，这样就能调整编号与文本段落之间的距离。13 / 522.10 改变编号的起始值为了快速对文档的多处地方使用相同的自动编号与段落格式，我们可能会使用格式刷。但是，刷完之后可能就会出现这样的编号顺序：第二节的编号是接着第一节末尾的序号开始的。如果我们想让第二节从一重新开始编号，直接在编号五的上面单击鼠标右键，选择【重新开始于一】即可：另外呢，如果想指定开始的编号值，可以选择菜单中的【设置编号值】命令进行设置。14 / 522.11 “错误!文档中没有指定样式的文字”解决办法在插入题注时，往往会出现“错误!文档中没有指定样式的文字 ”，这里列出了解决办法。引用的标题序号，比如章，因为没有设置相应
9、的样式（标题 1、标题 2、），所以域代码出错。通过设定标题样式来解决。然后选中题注-右键-更新域-即可15 / 523 图表的题注自动编号Word 文档实现图表题注自动编号会给我们带来很多方面，首先是格式统一、其次是节省时间，最主要的是在中间有图表插入的时候，其他图表的题注能够自动更新。举个例子来说吧，编辑了一个文档，插入了好多表，后来修改时在中间又插入了表，如果是使用的自动编号图表题注，就会节省不少时间。3.1 图片表格的添加序号在文档中如果有较多的图片或表格，通常我们会依次加上图 1、图 2表 1、表2，为了便于后期增删图片后，图片的序号能够继续保持连续性，最好通过题注功能自动添加编号。
10、在插入的图片上右击选择“插入题注” 弹出对话框，单击 “新建标签”按钮输入“ 图”，单击确定后会自动生成题注：图 1，位置选择“所在项目下方” ，单击“确定”按钮即可在图片下方添加图片的编号图 1。在重新插入新的图片后，只需要选中图片后右击选择“插入题注”，单击“确定”按钮就会自动插入编号图 2。对于表格，我们同样可以使用插入题注，新建标签时输入“表” 即可。生成的编号会自动放置在一个文本框中，在文本框中还可以添加简要的说明。如果在已有图片或表格的中心插入其它图片或表格，添加题注后，序号会按顺序重新排列。16 / 5217 / 523.2 以插入表格为例。插入表格，然后选中表格，在表格上右击选
11、择“插入题注”。3.3 在打开的如下图所示的界面，将“标签”选择“表格”，位置选择“所在项目下方”（当然可以根据自己情况选择，还可以点击“新建标签”来自定义标签） 。18 / 523.4 点击上图中的“编号”，打开“题注编号”对话框，设置完成后点击“确定”即可。3.5 想要给以后插入的 Word 表格自动添加题注，还需做如下设置。点击“自动插入题注”。19 / 523.6 在“自动插入题注”对话框中，选择好“插入时添加题注”下的选项，然后点击“确定”，这样以后点击表格就可以自动添加题注了。3.7 如下图所示，为自动添加题注的两个表格。20 / 523.8 我在这两个表格中间插入新表格的效果如下
12、，我可以明显看到题注是可以自动更新的。3.9 整理后效果如下图所示。21 / 523.10 为图片设置编号：第一步：选中图片，点击右键，选择“插入题注.”菜单，弹出“题注” 对话框。在“题注 ”对话框中点击 “新建标签.”按钮，输入标签名称，如 “图”，点击“确定”按钮。在“题注”对话框中点击 “编号.”按钮，弹出“题注编号”对话框。在“包含章节号”复选框上画勾，然后点击“ 确定”按钮返回“ 题注”对话框，再点击“确定” 按钮，返回 word 中。此时图片下面出现“图 2-1”字体，然后可以再自己添加图片说明，如“图 2-1 第一个图片” ，如下图：在下一个图片上点击右键，选择“插入题注.”按
13、钮，弹出“题注” 对话框，如下图：（在这个图中我们看到有很多选项，如“标签”，“位置” 等，自己点开看看可以灵活设置22 / 524 图表的“交叉引用”4.1 打开你所需要整理的 word 文档，对文章中的图片，进行添加“题注”的设置，并且要求题注的编号为章节号，下图为设置好后的界面4.2 然后选中图片上方的文字“下图”两个字，将主界面由“开始”切换到“引用”的栏目下4.3 在“引用”的栏目下，找到“题注”的设置，选中“题注”设置中的“交叉引用”，点击，进入设置界面4.4 进入“交叉引用”的设置界面后，在“引用类型”的下拉目录中找到你所需要的引用类型，现在我们之前添加的题注标签为图，所以我们现
14、在也选择“图”的引用类型23 / 524.5 在选好“引用类型”之后，在最下方的界面中就会出现标签为“图”的全部题注（小编的例子中只有添加了一个题注，所以看到的就只有这么一个）4.6 根据需要，在”引用内容“中选择自己所需要的题注内容， ”引用内容“中有各种可选择的引用内容。4.7 由于我们需要的只是标签和编号，所以我们选择”只有标签和编号“为引用内容，并在刚刚设置界面下方出现的众多图题注中选择自己要用的图题注（小编的只有一个）24 / 524.8 选好之后，点击”插入”，原先的“下图”两个字即已经改为“图 1-1”的图标签和编号，下图为小编做好之后的效果5 段落中添加连续编号有时我们需要在一
15、个段落中添加多个连续的编号，使用 Word 的自动编号功能是无法实现的，借助 Word 的域代码就能在段落中连续编号。在段落开始处，切换到“ 插入 ”选项卡，单击“文档部件”选择“ 域”弹出对话框（如图10），选择“ 类别” 下“编号”，再选择“ListNum”，然后在右侧的“ 列表名称”中选择“LegalDefault”，最后单击 “确定”按钮，即可添加数字编号“1.”。复制该域代码至该段落中需要继续编号的地方，则会自动修改成“1.1.” 。在新段落中复制粘贴域代码，则会自动生成“2.2.12.2” 。25 / 52通过域代码插入数字编号后，在后期进行修改时，如果删除了其中某个编号，其它的编
16、号会自动修改成连续数字，非常方便。6 以尾注的方式插入参考文献word 插入尾注增加文献操作主要有四步，一是尾注的编码格式设置，二是删除尾注的黑线，三是给尾注数字编号加入中括号，四是上下标切换。具体操作步骤见下文。6.1 尾注设置1. word 菜单中选择引用26 / 522. 点击向下的箭头进行脚注和尾注设置，位置选尾注，编码格式选择数字编码 1，2 ，3 格式3. 点击插入尾注，在文章末尾会出现数字编号，在编号后面粘贴尾注（一般为参考文献）27 / 526.2 删除黑线1. 先把文档视图设置为草稿28 / 522. 点引用，显示备注3. 尾注选择尾注分隔符，把出现的黑线删除。尾注再选择尾注
17、延续分隔符，把出现的黑线删除。切换回文档视图发现黑线已经消失了。29 / 526.3 加中括号,使编码 1，2 变为1 ，2打开查找与替换（快捷键为 CTRL+H），查找内容输入e，替换内容输入&，点全部替换6.4 尾注上下标转换全选需要上标转换的文本，在开始菜单的字体选项卡点上标操作。上标切换快捷键：CTRL+SHIFT+ 。下标切换快捷键：CTRL+。注意：+ 号即为键盘的 =号，不可为数字小键盘的 +号。30 / 526.5 交叉引用 当你在文档中第 N(N=2)次引用前面文档曾经引用过的文献时，这时宜采用“交叉引用” 。 方法：按“插入/ 引用/交叉引用 ”，出现一菜单， 在引用类型中选择“尾注” ，引用内容为 “尾注编号” ，这时在菜单中会出现你曾经编写过的所有尾注，选择你需要的，按“插入” 按钮即完成交叉引用了。 (注：若你后来又在前面的文档中插入新的尾注，这时后继的尾注会自动更新编号，但交叉 引用不会自动更新。怎么办？按“ctrl+A ”选择所有内容后，按“F9”键就可以完成手动更 新。) 7 自动生成目录把鼠标光标移动到要插入目录的地方。我的目录是要插入在标题下面：在菜单栏上找到“引用” ，在目录模块下找到目录，点击下拉菜单，选择“插入目录”。进入插入目录的预览框和设置框，可以进行目录形式、风格以及每个序列的设置。
