1、EXCEL training manual- Practical Skill Manual EXCEL培训手册 实用技巧篇,课程代码：0984 编写: Guihui Huang 日期: 2007-08 更新：2009-08-07,前言,Excel是一个功能非常强大的数据处理系统，不只是一个拿来画个表格的表格绘制工具。如能真正掌握Excel的所有功能，你会发现，很多重复的，烦闷的数据处理过程，会变得非常美妙。,Excel 主要功能用数据说话,制作数据分析报表,课程大纲,Dmnnt008HHR&Admin(human resource)TrainingTraining MaterialsMS Of
2、fice,快捷键的使用技巧,实用技巧,功能: 使用智能填充可提高重复数据或按规律递增或递减的内容的录入速度. 运用:,智能填充, 填充相同数据；填充已定义的序列数据,用户自定义序列：Tools-Options-Customs Lists。,实用技巧,运用:,快速输入相同类型数据, 单元格内相同数据的输入 ：Ctrl +Enter；多个不同单元格内增加相同数据：Format Cells Custom(如图）,实用技巧,运用:,快速输入系统日期, Ctrl +“；”,实用技巧,快速输入系统时间,运用:Ctrl +Shift+“；”,运用:,分数的输入, 整数位（空格）分子/分母设置单元格格式 使用
3、Microsoft公式输入自定义输入法双行合一,实用技巧,运用:,单元格格式的巧妙使用,多个不同单元格内增加相同数据； 隐藏单元格内容,实用技巧,运用:,数据分列, “Data”“Text to Columns”根据数据特征，将“original date type”选为“Fixed Width”后点击“next”按钮。 在第2步中根据数据特征指定符号的类型，数据预览区中就会显示出分列后的样子。,实用技巧,图1,数据分列,首先用鼠标选中要分拨的单元格（切记，分拨命令只对单 列多行单元格有效，如果是多列单元格，必须分次进行）,1,然后执行“Data”菜单“Text to Columns”命令，根
4、据这些数 据的特征，将“original date type”选为“Fixed Width”后点击 “next”按钮。如图1所示,2,在第2步中继续根据数据的特征指定好符号的类型，此时如 果一切无误，底下的数据预览区中就会显示出分列后的样子。 如图2所示,3,再点击下一步以后，Excel会通知我们可以对每一列分好的 数据设置不同的数据类型，如果不需要设置，直接点击“完成” 按钮即可。,4,功能: 条件格式使用我们能够根据单元格的内容有选择地和自动地应用单元格格式。作用: 快速辨别错误单元格输入项； 快速辨别特殊类型单元格。菜单栏 : “Format”/ “Conditional Formatt
5、ing”,条件格式 Conditional Format,实用技巧,条件格式应用: 定义条件格式 可以使用的格式 (字体,边框,背景,阴影等) 定义条件 单元格数值 公式 多项条件 删除条件格式 定位条件格式 （Edit-Go To or F5-Special-Conditional Formats,选择All 或Same,Same指与当前活动单元格相同设置的),条件格式 Conditional Format,实用技巧,条件格式应用(公式）: 当把一个公式直接输入到 “Conditional Format”对话框时，条件格式的真正功能才会体现。 简单公式： 例：建立条件格式将B2：B10范围中
6、的空白单元格添加阴影 （公式： =B2=“ “） 使用函数(以下所有示例公式假设所选择的范围的左上单元格是A1)： 例1：辨别非数字数据 公式 =ISTEXT（A1） 例2：辨别均值以上的单元格 公式 =A1AVERAGE($A$1:$A$15) 例3：辨别定月份中的日期 公式 =MONTH(A1)=6 (单元格包含6月份的日期) 例4：辨别当前日期 公式 =A1=TODAY() 例5：辨别周末日期 公式 =OR(WEEKDAY(A1)=7,WEEKDAY(A1)-1) 如果应用范围中包含空单元格应使用的公式:=IF(ISBLANK(A1),” “,OR(WEEKDAY(A1)=7,WEEKD
7、AY(A1)=1),条件格式 Conditional Format,实用技巧,条件格式应用(公式）: 使用函数： 例6：隐藏错误值 公式 =ISERROR(A1) 将错误值单元格字体设为背景色 公式 =IF(ISERR(B1/C1),” “,(B1/C1) 例7：辨别范围中的最大值 公式 =A1=MAX($A$A:$A$30) 例8：辨别范围中三个最大值 公式 =A1LARGE($A$1:$A$30,3) 例9: 显示交替行阴影 公式 =MOD(ROW(),2)=0 四行加阴影,接下来的四行不加阴影:=MOD(INT(ROW()-1)/4),2) 例10：辨别范围中重复数值 对重复数值应用格式
8、: 公式 =COUNTIF($A$1:$D$12,A1)1 对非重复数值应用格式: 公式 =COUNTIF($A$1:$D$12,A1)=1 ,条件格式 Conditional Format,实用技巧,数据有效性应用 使用数据有效性公式接受特定输入项。 下列例子都使用直接输入到“Data Validation”对话框的公式。 (以下所有示例公式假设所选择的范围的左上单元格是A1) 例1：只接受文本 公式 =ISTEXT（A1） 例2：接受比前一个单元格大的数值 公式 =A2A1 例3：只接受非重复输入项 公式 =COUNTIF($A$1:$C$20,A1)=1 例4：接受以 “A”开头的文本
9、公式 =LEFT（A1）=“A”,实用技巧,数据有效性 Data Validation,数据有效性应用 自动切换输入法,实用技巧,数据有效性 Data Validation,运用:Data Data Validation IME Mode - On,选中要输入英文的列，单击“Data”菜单，选择 “Validation.”命令，在弹出的“Data Validation”对话 框中，选中“IME Mode”选项卡，在“Mode”框中选择 “Off（English Mode）”命令，单击“ok”按钮。,1,选中要输入汉字的列，在“Data Validation”对话框中 ，单击“IME Mode”
10、选项卡，在“Mode”框中选择“On” 命令，单击“ok”按钮。这样，当光标在前一列时， 可以输入英文，在下一列时，直接可以输入中文， 从而实现了中英文输入方式之间的自动切换。,2,自动切换输入法,控件工具箱的使用 Control ToolBox,实用技巧,全文朗读,以行为单位朗读,停止全文朗读,以列为单位朗读,每输入一个单元格就朗读,语音校对,实用技巧, “Tools”“Speechshow text to toolbar,数据链接Insert - Hyperlink共享工作簿Tools Share Workbook,实用技巧,其他技巧,窗口排列； 按住Alt键回车，在一个单元各种分行填写； 利用选择性粘贴将Excel电子表格中的数据进行行列互换； 显示出包含公式的单元格。,End!,
