1、北京硅谷兴业行政管理条例(试行本)北京硅谷兴业目 录1、 -公司档案、资料管理条例 162、 -公文处理方法 7193、 -合同管理的相关规定 20264、 -印章管理的试行办法 27295、 -行政部人员岗位责任制 30336、 -行政部工作职责与职权范围 347、 -差旅费标准及费用报销管理条例 35388、 -来访客人接待管理条例 399、 -来宾宴请招待管理规定 4010、 -专兼职司机岗位职责 4111、 -车辆管理制度 424312、 -关于因公外出乘坐出租车管理规定 4413、 -办公设备及办公用品采购管理条例 4514、 -笔记本电脑配备标准及使用条例 4615、 -关于报刊订
2、阅和图书购置的有关规定 4716、 -关于公司馈赠礼品的有关规定 4817、 -关于电话通讯的有关规定 4918、 -名片制作审批条例 5019、 -表格 5161公司档案资料管理条例一、 公司档案1、范围：营业执照、税务登记证、企业代码证、公司章程、股东会决议、董事会决议、公司公文及往来函件、会议纪要、合同、协议、意向资料、各种证照、政府批文、法律文书等2、档案负责人：3、档案保管人：4、保管地点：总经办5、公司档案是公司成长的完整写照，系统性、重要性、保密性很强，档案将设专人负责管理，任何人未经上级同意不得提取，如因工作需要借阅的，应严格按照公司档案借阅程序办理借阅手续。二、 工程档案1、
3、 范围：工程图纸、工程洽商、设计变更、招标文件、投标文件、监理会议纪要、合同、协议、与设计单位、施工单位、监理单位的往来函件、各类设备的报验资料、考察报告等2、 档案负责人：3、 档案保管人：4、 保管地点：公司档案室5、 房地产公司档案是按工程单项项目管理的，档案室保留原件，各专业工程技术人员可保存与本专业有关的复印件。如需要原件的，经上级同意可按档案借阅流程办理借阅手续。三、 行政档案1、 房屋租赁合同、物业管理合同、公司固定资产、低值易耗品、公司管理制度、行政管理条例、公司大型活动资料等2、 档案负责人：3、 档案保管人：4、 保管地点：行政部5、 公司行政档案是公司日常档案，更新快，准
4、确性强并随时向公司经理及各部门和有关单位提供数值，如因工作需要可按公司档案借阅制度办理借阅手续。注： 硅谷兴业公司档案属公司保密性文件，任何部门或个人不得随意泄露档案内容，更不准私自将公司档案借阅他人或单位，凡发现违规者公司将追究其责任。四、人事档案1范围：公司聘请、解职、任免资料、员工档案、简历、入职登记表、劳动合同、转正考评、内部调动（晋升、降职、平行调职等）资料、绩效考评、通报嘉奖或批评、离职登记、薪酬制度、考勤制度等2档案负责人：人力资源经理3档案保管人：人力资源助理4保管地点：人力资源部5公司人事档案涉及公司和员工个人秘密，保密性强，必须严格由人力资源部保管，其他人员不得接触、查看和
5、复印。五、财务档案1 范围：各类原始凭证、记账凭证、总账、分类账、日记帐、会 计报表、审计报告、财务制度等。2 档案负责人：财务总监3 档案保管人：财务经理、会计4 保管地点：财务部5 财务档案保管应参照会计法的有关规定执行，各种凭证及报表的保存时间至少为 15 年。财务人员离职时，应按照规定，正式交接有关帐簿、凭证和会计资料。一般财务人员离职时，应由财务总监或财务经理监交，财务经理或财务总监离职时，应由总经理监交。总经办保管档案分类：第一类：企业各种证照营业执照：ZZ税务登记证：SW统计证：TJ验资报告：YZ组织机构代码证：DM公司章程： ZC第二类：股东会、董事会相关事务股东会决议：GJ董
6、事会决议：DJ董事简历：JL聘书：PS重大任免决定：RM第三类：公司相关业务类合同：HT协议：XY意向书：YX备忘录：BW贷款申请：DK出资证明：CZ担保：DB抵押：DY政府批文：PW重要函件：HJ第四类：公司规章制度。制度汇编：ZD考勤制度：KQ报销制度：BX第五类：法律事务类授权委托书：SQ起诉书：QS仲裁调解书：TJ仲裁裁决书：CJ诉讼判决书：PJ第六类：公司重大活动记事、媒体相关报道（报样、录象带、光盘）报样：BY录象带：LX光盘：GP第七类：公司简介、命名（如北京市创业投资协会副理事长单位） 、所获各种奖项、荣誉。档案索引编码规则：按照档案形成和处理的年度进行立卷归档，年度从公历年
7、1 月1 日起至 12 月 31 日止。档案编号依次为全宗号、档案类别、序号、件数。举例：A-HT-03-2（投资公司第三号合同，存档两份）一、 全宗号按照公司分类：北京硅谷兴业投资有限公司： 全宗号为 A。北京硅谷兴业投资咨询公司： 全宗号为 B。北京硅谷兴业房地产开发有限公司： 全宗号为 C。北京文华教育发展有限公司： 全宗号为 D。北京世纪嘉晨科贸公司： 全宗号为 E。二、 档案类别分类编码详见前页所述。三、 文件序号该序号表示在该文件在此类别档案中所排列的顺序。按两位数进行编码：01、02、03 等。四、 件数表明该档案存档的份数。如董事会决议应存档至少两份，件数为 2。借阅登记手续凡
8、借用、查阅档案室一切档案资料，必须履行借阅登记手续 。一、借阅档案时，必须认真填写姓名、档案名称、借阅及预还时间。二、任何部门或个人借用、查阅档案不得以任何理由、擅自拆抽页、剪贴、涂改档案内容。否则将追究其责任。 三、 不经允许，不得对借阅的档案进行复印、摘抄。四、 对于涉及公司机密的档案，需有公司领导签字批示，方可借阅。五、归还档案时，由档案管理人员当面核查后，在借阅簿上及时注销。六、外单位借阅档案，必须持单位介绍信，经领导同意后方可借阅。七、 档案管理人员负责追收档案，对逾期不交的，将追究其责任。北京硅谷兴业投资有限公司公文处理方法第一章 总 则第一条 为使公司公文处理工作规范化、制度化、
9、科学化，提高公文处理工作的办事效率和公文质量，特制定本办法。第二条 公司公文，是公司在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻董事会及各种上级机关的方针、政策、发布规章、施行措施、请示和答复问题、指导、布置和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。第三条 本公司公文，实行统一管理，公司办公室是公文处理服务和管理机构。第四条 公文处理必须做到规范、及时、准确、安全。第五条 在公文处理过程中，必须严格遵守公司保密制度，确保公司机密安全。第二章 公文种类第一条 公司的公文种类及编号（一）通用公文1、通知适用于批转各部门的公文，转发上级和不相隶属单位的公文，发布规章，传达要求、各
10、部门办理和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部。2、报告适用于向上级领导汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问的陈述性公文。3、请示适用于向公司高管以及公司以外上级、政府机关的请求、指示、批准。4、签报适用于公司各部门向高管的请示、报告等。5、批复适用于答复各参、控股公司请示事项。6、决定公司对某些问题或重大事项作出安排。7、函适用于与本不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。8、会议纪要适用于记载和传达会议情况和会议事项。（二）专用公文备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、广告书、说明书、请柬、贺词、新闻稿、启事等。（三）发文编号1、以
11、公司名义对外发文一律用“京硅投（*年）*号” ， “京硅咨（*年）*号” ， “京硅房（*年）*号” ， “京文华（*年）*号” ， “京世纪（*年）*号” 。通知：京硅投通（*年）*号报告：京硅投报（*年）*号请示：京硅投请（*年）*号签报：京硅投签（*年）*号批复：京硅投批（*年）*号决定：京硅投决（*年）*号函：京硅投函（*年）*号会议纪要：京硅投会（*年）*号2、董事会发文董事会会谈纪要：京硅投董（*年）*号3、股东会发文股东会会谈纪要：京硅投股（*年）*号第三章 公文格式第一条 公文一般由发文单位、发文编号、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、主题词、抄送机关、印发部门和时间
12、等部分组成。（一）发文部门应写全称或者规范化简称，联合行文主办部门应当排列在前。（二）机密公文应当分别标明“机密”或用表示，公文应当标明份数序号。（三）紧急文件应当分别标明“急件” 。（四）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应当标明发文部门，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（五）向上级请示的公文，一般只写一个主送单位，如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式。（六）公文如有附件，应当在正文之后，单位名称之前注明附件顺序、名称和件数。（七）公文除会谈纪要、签报外，应当加盖印章。（八）成文时间，以领导人签发的日期为准，联合行文，以最后签发机
13、关领导人的签发日期为准。（九）文件应当标注主题词及报、送、发、存事项。（十）上报的公文应在首页注明签发人。第二条 公文用纸一般为国际标准 A4 型，左侧装订。第三条 红头文件，只适用于需要遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，其它文件一般用公司信笺印发。第四章 行文规则第一条 上行文原则：逐级行文，即下一级行文给直接上级，也可多级同时行文，遇特殊、紧急情况，或对直接上级的检举、投诉、控告时才可越级行文。第二条 下行文原则：逐级行文，也可多级同时行文或直贯到底行文。第三条 相互没有隶属关系的部门之间可以平行文。第四条 可行可不行的坚决不行文，减少行文数量，提高行文权威性和质量。第五条
14、行文分清主次，提高行文针对性，减轻行文对象单位负担。第六条 不要轻易越级行文。第七条 “请示”应当一文一事。 “报告”中不得夹带请示事项。第五章 公文办理第一条 公文办理为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、批办、承办、催办、查办、立卷、归档等程序。发文办理一般包括拟稿、审核、签发、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。第二条 外部文件及注有密级的简报、资料、未专门注明收件部门或个人的文件，由办公室统一签收、开启、登记、呈阅、分发，并按不同类别附上“文件处理传阅单”进行分类处理，及时由办公室负责人分类送主管经理、总经理阅批。机密公文应适当控制知情范围。第三条 需要办理
15、的公文，高管秘书应及时分送承办部门阅办。第四条 公文文件，承办单位应当抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围或者不适宜本单位处理的，应当迅速退回办公室说明理由。第五条 送高管批示或交有管部门办理的公文，高管秘书要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，对下发的重要公文，应当及时了解和反馈情况。第六条 原则上，紧急公文应在当天批复，重要公文应在两天内批复，一般公文应在三天内批复。遇高管出差、出国等情况时，应由高管助理或秘书及时电话请示，或由高管本人委托其他领导代为批示。第七条 公司各高管参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将重要的会议文件交高管秘
16、书立卷归档。第八条 草拟公文的要求（一）符合国家的方针政策、法律法规和有关规定。（二）情况要属实，观点要明确，文字要简练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。（三）引用公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。（四）草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸，字迹要清楚，文面要整洁。（五）不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事务名称等，一般不要简称。（六）公文审核：公司对外文稿在送公司高管之前，应由起草文件部门负责人审核后送办公室申请文号并核稿。（七）核稿重点：是否需要行文，是否符合国家的方针政策与法律法规，与本单位发过的公文是否衔接，行文关系、公文格式、文字叙述、标点
17、符号是否规范。（八）审核时如发现不妥之处，应退回送稿部门进行修正。（九）公文签发后，由文秘负责打印、盖章、装订、登记。打印文件要美观大方，符合公文格式。装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，如正文末页无空档，可另起一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标明“此页无正文”字样。（十）公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。第六章 公文立卷、归档和销毁第一条 公文办理完后，办公室及主办部门应及时将公文定稿、正本及有关材料整理归档。第二条 公司所有发文，发文单位应留有存档，并将文件原稿（经高管签字）审核稿件连同正本送办公室存档，有高管
18、指示的，还应附批复件。第三条 未归档和保管价值不大的公文，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁。销毁机密公文，应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。第七章 附则第一条 本办法由公司办公室负责解释。第二条 本办法总经理办公会批准之日起施行。附件：公文标准格式北 京 硅 谷 兴 业 投 资 有 限 公 司京硅投通【2002】*号关于*的通知各部门：*附件：*北京硅谷兴业投资有限公司盖章：二二年 月 日发：各部门存：办公室 共印 份北 京 硅 谷 兴 业 投 资 有 限 公 司京硅投函【2002】*号关于*的函*有限公司：*北京硅谷兴业投资有限公司盖章：二二年 月 日北 京 硅 谷 兴 业
19、投 资 有 限 公 司京硅投请【2002】*号关于*的请示*：*附件：北京硅谷兴业投资有限公司*部签发人：二二年 月 日主题词：* * 请示抄送：北京硅谷兴业投资有限公司*部 年 月 日印发北 京 硅 谷 兴 业 投 资 有 限 公 司京硅投决【2002】*号关于对*的决定*：*本决定自发布之日起施行北京硅谷兴业投资有限公司盖章：二二年 月 日主题词：* * 决定送：发：存：办公室北京硅谷兴业投资有限公司办公室 年 月 日印发共印 份北京硅谷兴业投资有限公司京硅投报【2002】*号关于*的报告*：*附件：北京硅谷兴业投资有限公司*部签发人：二二年 月 日主题词：* * 报告报：送：发：存：北京
20、硅谷兴业投资有限公司 年 月 日印发共印 份北 京 硅 谷 兴 业 投 资 有 限 公 司京硅投签【2002】*号关于*的签报*：*附件：北京硅谷兴业投资有限公司*部签发人：二二年 月 日主题词：* * 签报报：送发：存：办公室北京硅谷兴业投资有限公司*部 年 月 日印发共印 份北 京 硅 谷 兴 业 投 资 有 限 公 司京硅投批【2002】*号关于同意（批准）*问题的批复*公司：*附件：北京硅谷兴业投资有限公司二二年 月 日主题词：* 请示 批复抄送：北京硅谷兴业投资有限公司办公室 年 月 日印发共印 份北 京 硅 谷 兴 业 投 资 有 限 公 司会 议 纪 要京硅投会【2002】*号
21、时 间： 年 月 日地 点：主 持 人：参 加 人：列 席 人：会议主题：会议记录： 发：北京硅谷兴业投资有限公司办公室 年 月 日印发合同管理的相关规定一 总则1 为进一步加强合同管理，保证依法签订、履行及变更、终止、解除合同，减少投资风险，维护公司的合法权益，依据有关法律、法规，制定本规定。2 订立合同，须遵守国家法律、法规并符合相关机构的要求，任何部门、个人不得利用合同进行违法、违规活动，损害公司利益。3 公司对外开展正式经营活动，一律须签订书面合同，明确 权利、义务。4 本规定所称“合同” ，是指公司与他人（包括自然人与法人）之间订立的、设立、变更、消灭具体民事权利或民事义务的书面文件
22、。此书面文件须命名为“合同”或“协议” 。5 公司与他人就某一事项进行接触，达成初步意向时，应以“意向书”一类的词语命名相关文件，并在其中明确此文件非法律文件、不确定权利与义务。二 合同的订立与签署1 凡对外开展正式业务活动，均须订立书面合同。2 合同各方，通过信件和数据电文（包括电报、电传、传真 和电子邮件等）就权利义务等条款达成合意的，也成立书面合同；但应及时以纸介予以固定，做好归档备查。3 在订立合同前，应对对方的营业执照、法定代表人身份证明、签约人的授权委托书及资信状况认真审查，并将上述情况形成书面资料存查。4 合同文本由具体负责此项业务的人员根据公司有关文本负责草拟，业务人员对合同的
23、的各项条款须有全面、透彻的理解。5 合同应具备下列主要条款：1） 当事人的名称（或姓名）和住所；2） 标的及标的物；3） 数量及质量（写明执行何种质量标准或由双方议定） ；4） 价款或酬金；5） 履行的期限、地点和方式；6） 双方权利及义务；7） 违约责任；8） 合同的变更；9） 合同的生效与终止；10） 争议的解决方法；11） 数额较大的合同，具备条件时应要求对方提供担保；6 同的签订须经过逐级审查，相关部门负责人须严格审查，签署具体审查意见并小签，草拟人根据审核意见对合同进行修改。7 合同修改完善后，经公司授权的签约人签名，并由行政部门加盖公章后生效。8 合同依法须公证、鉴证的，应及时向法
24、定机构申请。三、合同的审批1 合同审批的主要内容：1） 签约对方是否具有相应的主体资格；2） 签约对方是否具有履约能力；3） 合同内容是否符合法律、法规；4） 合同的订立程序是否符合法律规定；5） 条款表述是否明确，合同的关键用语力求准确、规范；2 合同审批应按照主办人员、各相关部门或相关部门经理、总经理这一程序严格执行。3 各审批人员，应对涉及本部门业务的合同条款提出具体、明确的意见；对其他条款如有异议，也应明确提出。4 每一合同的审批应填写合同审批表 。5 已签订的合同经双方协商，确有必要变更或撤销的，按合同原审批程序重新报批。合 同 审 批 表合同审批情况上报部门 上报时间经办人合同名称
25、：合同对方：合同概要：合同份数：一式 份； 附件： 合同编号：各相关部门或相关部门经理意见：总经理批示：合同存档情况存档部门份数签收日期备注：四 合同的存档及相关事项1 为便于管理，公司的合同实行统一编号制。合同签订前，经办人应从总经理办公室索要合同编号。合同签订后，除交付对方必要的份数外，负责该业务的人员应保留 1 份备查，档案管理部门、财务部、预算部（需要时）各保留 1 份存查。2 业务经办人员在办理合同交接时，应要求接收人在合同审批表 “存档部门、签收”栏签字。3 合同审批表和双方的来往信函、传真、电传、电报、票据复印件、证明等，均为合同的相关原始档案资料，档案管理员应将其连同合同、授权
26、委托书一并存档备查。4 财务部应根据规定在合同上粘贴印花税票，并按会计档案管理规定存档。5 两页（含两页）以上的合同在加盖公章时，除在单位签章处公章外。还需加盖骑缝章。6 合同编号，按“部门缩写（如工程、投行、采购、销售等）年份合同序号（取百位） ”编制，并置于页脚左侧。如工程部 2003 年第 1 份合同的编号为“工程2003001” ，其他部门的合同编号依次类推。五 合同的履行及后续管理1 合同签订、生效后，即具有法律约束力，各部门应积极自觉履行合同义务，同时督促对方当事人及时履行合同。2 在发现合同履行出现问题时，承办人、承包部门要及时询问、稳妥处理；如确定对方履行不能，须立即将情况向公
27、司领导上报，共同制定对策，采取补救措施，并按法律规定追究对方的违约责任。3 对方不履行合同，我方须不间断的主张权利、催促其履行。主张权利、催促履行必须保存相应的书面证据，必须取得对方的回执型证明材料；必要时以法律形式予以固定。4 合同审查主管领导对合同承办人员、部门办好上述两项负有督促、检查、帮助的职责。5 为了对合同的履行情况进行监督管理，合同执行人员和其所属部门经理应根据执行进度表监控履约情况；每一合同阶段结束时应及时向主管领导汇报履约情况。六 合同纠纷的解决1 合同发生纠纷时，承办人应及时向部门经理汇报，随即逐级上报，汇报采用书面形式；情况特别紧急时，应先采取积极的补救措施，保证财产不受
28、损失或减少损失。2 尽量采取协商方式解决纠纷，如协商不成，则由公司指派专人依照法律，申请仲裁或向人民法院起诉。七 罚则1 未经批准盗用公章、格式合同，对外以公司名义签订合同，责任人需赔偿公司的全部直接损失和间接损失。同时，公司有权给予责任人警告、记过、撤销行政职务直至开除，并保留追究其刑事责任的权利。2 发现合同无法履行、造成损失，既不报告，也不采取补救措施的，责任人应就此给公司造成或扩大的直接损失和间接损失给予赔偿。同时，公司有权给予责任人相应处分。3 合同档案混乱，发生丢失或缺页的，责任人应赔偿因此给公司造成直接损失和间接损失。同时，公司有权给予责任人相应处分。北京硅谷兴业投资有限公司印章管理的试行办法一、印章类型公司印章包括：公章、合同章、人事章、财务章、办公室印章、法人名章等。
