1、Microsoft Word 2000 学习教材 Page 1 of 16Microsoft Word2000一 Microsoft office2000 的介绍1 Microsoft office2000 的组成Word 中文字处理软件， Excel 电子表格软件，PowerPoint 制作和演示幻灯片的软件，Access 数据库管理系统，Frontpage 用于创建、编辑和发布网页，Outlook 邮件传输和协作客户端程序。2 Microsoft office2000 的公共特性它是一套微软公司开发的中文办公软件。3 Microsoft office2000 的安装（1）将 Microso
2、ft office2000 的安装光盘放入光盘驱动器（2）一般会自动运行，如果不能自动运行的话，打开【我的电脑】窗口在光盘里找到 Setup.exe 安装程序并双击它。（3）安装程序启动后，屏幕会弹出一对话框，要求用户输入姓名、单位和 CD Key 等信息，然后单击【下一步】按钮。（4）此时，要求用户接受许可协议 ，请选择【我接受许可协议中的条款】 ，然后单击【下一步】按钮。（5）单击【开始安装】按钮，安装程序开始复制文件。安装完成后，重新启动计算机就可以使用Office2000 了。4 Microsoft office2000 的快捷工具在 C 盘下找到 Office 目录,点击 Offic
3、e 目录下 Word.exe,击右键,创建快捷方式,或发送到桌面快捷方式.其余快捷方式的创建类同.二 Word2000 的功能和窗口1 功能介绍文字编辑，格式编辑，模板、向导及样式，图文混排，表格处理，传真、电子邮件及 Web。2 窗口显示标题标，菜单标，工具标，标尺，文档编辑区，状态栏Microsoft Word 2000 学习教材 Page 2 of 16三 Word2000 的工作视图1 普通视图可以非常方便地进行文字输入、改写或编辑，但在处理图形对象时有一定的局限性，而且它不显示文档的页边距。2 Web 页版式正文显示得更大，并且自动换行以适应窗口，而不是显示为实际打印的形式。3 页面
4、视图文档以页面形式显示，能够显示垂直标尺以及添加的页眉和页脚。适合进行图形对象操作以及一些其他附加内容操作的视图方式。4 大纲视图用来做提纲操作的一种视图，很容易查看文档的结构，修改标题内容和格式的设定，并且可以通过拖动标题来移动、复制和重新组织正文。四 Word2000 的基本功能1 文本编辑插入广本，删除文本，改写文本，移动文本，复制文本。2 字体的格式化（1）选定要设置字体的段落。（2）从【格式】菜单中选择【字体】命令，出现【字体】对话框。（3）选择相应的选项，单击【确定】按钮即可。3 保存从【文件】菜单中选择【保存】命令即可，或者点击窗口工具栏里的保存按钮。4 添加密码（1）文档在初次
5、保存或者文档在被另存为时，都会弹出如下图所示【另存为】对话框。（2）单击【工具】按钮，在弹出的菜单中选择【常规选项】 ，打开如下图所示【保存】对话框。（3）在【打开权限密码】文本框中输入密码。密码可以是字母、数字和符号。密码最多只能有15 个字符。（4）单击【确定】按钮，打开如下图所示【确认密码】对话框。Microsoft Word 2000 学习教材 Page 3 of 16（5）在【请再键入一遍打开权限密码】文本框中输入一遍密码，以确保无误。如果这里输入的密码与上一次输入的密码不同，密码将设置不成功。（6）单击【确定】按钮，返回【另存为】对话框，再单击【保存】按钮即可。5 查找和替换功能（
6、1）从【编辑】菜单中选择【查找】命令，出现【查找替换】对话框。（2）选择相应的选项，单击【确定】按钮即可。五 Word2000 的表格功能1 表格的生成1.1使用工具栏的【插入表格】按钮创建表格的步骤如下：（1）将光标放在要创建表格的位置。（2）单击【常用】工具栏的【插入表格】按钮，这时会出现一个网格。（3）向右拖动指针选定所需行数、向下拖动指针选定所需列数，如下图所示。（4）松开鼠标左键，Word 将在当前插入点处插入一个表格。1.2 使用【插入表格】命令创建表格如果要在创建表格的同时指定表格的列宽和自动套用表格格式，可以用【表格】菜单中的【插入表格】命令。方法如下：（1）单击要创建表格的位
7、置。（2）在【表格】菜单中选择【插入】命令，再从级联菜单中选择【表格】命令，将出现【插入表格】对话框。（3）在【列数】框中输入表格的列数，在【行数】框中输入表格的行数。2 设置表格的属性可以用【表格】菜单中的【表格属性】命令来设置精确的列宽，方法如下：（1）选定需调整宽度的一列或多列，如果只有一列，只需把插入点置于该列中。（2）单击【表格】菜单中的【表格属性】命令，弹出【表格属性】对话框，再选择【列】选项卡。（3）要指定精确列宽，选中【指定宽度】复选框，在后面的文本框中键入指定的列宽，在【列宽单位】中选定单位。（4）要设置其他列的宽度，可以单击【前一列】或【后一列】按钮。（5）单击【确定】按钮
8、。如果要精确设置行高，可以按以下步骤进行：（1）选定需调整宽度的一行或多行，如果只有一行，只需把插入点置于该行中。（2）单击【表格】菜单中的【表格属性】命令，弹出【表格属性】对话框，再选择【行】选项卡。（3）要指定精确行高，选中【指定宽度】复选框，在后面的文本框中键入指定的列宽。（4）在【行高值是】列表框中，有两个选项。如果选择【最小值】选项，表示行的高度是适应内容的最小值，但单元格的内容超过最小值时，自动增加行高。如果选择【固定值】选项，表示行的高度是固定值，Microsoft Word 2000 学习教材 Page 4 of 16即使单元格的内容超过了设置的行高，也不进行调整，Word 2
9、000 将不显示或打印超过的部分。（5）要设置其他行的高度，可以单击【前一行】或【后一行】按钮。（6）单击【确定】按钮。3 表格的边框和底纹如果要给表格添加边框，可按如下步骤进行：（1）将插入点置于要设置边框的表格中。（2）单击【格式】菜单中【边框和底纹】命令，出现【边框和底纹】对话框，选中【边框】选项卡。（3）在【设置】区内选中所需要的边框形式，在预览区内将显示表格边框线的效果。如果需要的话，可以单击预览区周围的按钮来增加或减少表格的边框线。（4）如果要改变线型，在【线型】列表框中选择表格边框线的类型。（5）如果要改变线的宽度，则从【宽度】列表框中选择一个宽度值。（6）在【颜色】列表框中可以
10、选择边框线的颜色。（7）在【应用范围】列表框中选择【表格】 。（8）单击【确定】按钮。如果要给表格添加底纹，可按如下步骤进行：（1）选定要设置底纹的单元格。（2）单击【格式】菜单中【边框和底纹】命令，出现【边框和底纹】对话框，选中【底纹】标签。（3）在【填充】区中选定要填充单元格的样式。（4）如果需要，在【图案】区选定需要的图案，右边预览区将显示底纹的效果。（5）在【应用范围】内选定应用区域。选择【单元格】 ，则底纹将应用于选定的单元格上；选择【表格】 ，则底纹将应用于整个表格上；选择【段落】 ，则底纹将应用于插入点所在的段落。（6）单击【确定】按钮。4 自动套用格式（1）将插入点置于要应用自
11、动套用格式的表格内。（2）单击【表格】菜单的表格【自动套用格式】命令，出现【自动套用格式】对话框。Microsoft Word 2000 学习教材 Page 5 of 16（3）在【格式】列表框中，列出了所有Word 2000 的预定义的表格式名。选择所要应用的格式名，在右边的预览区内，将显示相应的格式。（4）在【要应用的格式】区内，有5 个复选框：【边框】 、 【底纹】 、 【字体】 、 【颜色】及【自动调整】 ，这些选项可以让用户自己决定是否应用某种格式。例如，如果已经设置了表格内的字体，就可将【字体】复选框清除。（5）在【将特殊格式应用于】区内，有4 个复选框：【标题行】 、 【末行】
12、、 【首列】 、 【末列】 ，这些选项可以让用户自己决定将特殊格式应用于哪些区域。例如，需要对标题和末行进行强调，就可选中【标题行】和【末行】对标题行和末行应用特殊格式。（6）单击【确定】按钮。5 排序和公式数据排序Word 2000 可以方便地对选定的表格进行数据排序，方法有两种。复杂排序（1）将插入点置于要进行排序的表格中。（2）单击【表格】菜单中的【排序】命令，出现【排序】对话框。（3）在【排序依据】组框中选择第一个排序的域名。（4）在【类型】对话框中，选定排序的方法：【笔画】 、 【拼音】 、 【数字】或【日期】 。（5）选定排序顺序，选择【递增】选项，进行升序排序，选择【递减】选项，
13、进行降序排序。（6）如果要用更多的列作为排序的依据，可以在【然后依据】框中重复（3）（5）的步骤。（7）单击【确定】按钮进行排序。简单排序（1）将插入光标定位到表格中欲排序的列上。（2）单击【数据库】工具栏上的【升序】按钮，可使光标所在列以升序排列；单击【数据库】工具栏上的【降序】按钮，可使光标所在列以降序排列。对于简单排序，如果表格列中的内容是纯中文，默认按笔画顺序排序；如果表格列中的内容是中文、英文和数字相混合的，默认的排序顺序是数字、英文、中文。复杂排序灵活多变，适用面广，实用性强；简单排序简单易行，但实用性差。如果要以一列为主索引列，再选一列或两列作为次级索引列进行排序，必须使用复杂排
14、序。当只有一个索引列时，两种方法都可以使用，但是，如果对中文字符欲按拼音顺序排序时，必须使用复杂排序。对一行或一列求和如果想对一行或一列求和，可以使用【表格和边框】工具栏上的【自动求和】按钮，按照下述步骤进行：（1）单击要放置计算结果的单元格。（2）单击【表格和边框】工具栏上的【自动求和】按钮，Word就会自己判断进行求和。在上述计算中，Word 2000 将计算结果作为一个域插入选定的单元格。如果插入点位于表格中一行的右端，则它对该单元格左侧的数据进行求和；如果插入点位于表格中一行的左端，则它对该单元格右侧的数据进Microsoft Word 2000 学习教材 Page 6 of 16行求
15、和。在表格中进行其他计算除了可以对行和列进行数字求和计算外，Word 2000 还可以进行其他一些较复杂的计算，如求平均值，四则运算等。比如要对上面表格中的每个科目求平均分，方法如下：（1）选定要放置计算结果的单元格，先选定B5。（2）选择【表格】菜单的【公式】命令，将出现【公式】对话框。（3）在【公式】文本框内可能会显示Word 2000 建议使用的公式。如果所选单元格位于数字列底部，Word 2000 会建议使用“=SUM（ABOVE） ”公式，对该单元格上面的各单元格求和；如果所选单元格位于数字行右边，Word 2000 会建议使用“=SUM（LEFT） ”公式，对该单元格左边的各单元格
16、求和；如果不想用Word 2000 建议的公式，则从【公式】文本框中将其删除。（4）可以在【公式】文本框中输入公式，本例子输入“=AVERAGE（B2：B4） ”，求单元格B2:B4 的平均值。再单击【粘贴函数】下拉框，从中选择所需要的函数。Word 为表格计算功能提供了许多计算函数，它们与Excel 的计算函数基本一致，用户可根据需要从中加以选择。此时【公式】文本框中将显示出该函数名，用户应在单括号内指定公式计算引用的单元格。（5）从【数字格式】下拉框中选择或输入合适的数字格式，本例子选择【0.00】 。 【数字格式】下拉框主要用于定义Word 自动计算出来的表格数据的格式，用户必须适当地加
17、以设置，以便保证表格数据与原来的格式相同。如我们在上面所选择的【0.00】即表示按正常方式显示，并将计算结果保留两位小数。（6）单击【确定】按钮，关闭【公式】对话框。此时，Word 就会在B5 单元格中插入一个=AVERAGE（B2:B4）0.00的域，并显示结果“77.00” 。通常情况下，Word 并不直接显示域代码，而只是显示最后的计算结果。若打算查看域代码，可现行选定该域，然后按下AltF9 键。再次按下AltF9 将切换回计算结果。采用同样的方法为F3、F4、F5 等单元格定义所需的计算公式。六 绘制图形1 直线和箭头如果仅仅是插入一条直线，则只需单击【绘图】工具栏中的【直线】按钮
18、，然后把鼠标指针移到要绘制的位置，此时，鼠标变成十字形，按住鼠标左键拖动到合适的位置即可。插入箭头（1）单击【绘图】工具栏中的箭头按钮 。（2）按住鼠标左键不放，在文档中拖动鼠标，即可绘制出一个带有箭头的直线。（3）单击【绘图】工具栏中的【箭头样式】按钮 ，从其中选择需要的箭头样式。2 其他自选图形（1）在【绘图】工具栏中单击【自选图形】 。（2）在弹出的菜单中选择【基本形状】 。（3）从其弹出的级联菜单中选择需要的图形，单击相应的按钮。例如画一个圆柱，则单击按钮。（4）此时鼠标指针变成十字形状，按住鼠标左键不放同时拖动鼠标即可。3 颜色的填充（1）选定要改变填充颜色的图形对象。（2）单击【绘
19、图】工具栏中的【填充颜色】按钮 ，可以以当前颜色填充对象，如果要选择其他颜色，则单击 按钮右边的箭头。（3）在弹出的调色板中选择所需要的颜色。Microsoft Word 2000 学习教材 Page 7 of 16（4）如果要用颜色过渡、纹理、图案或图片来填充图形，可以选取择【填充颜色】调色板底部的【填充效果】命令，打开【填充效果】对话框。（5）选择相应的选项卡，再选择合适的填充效果。4 阴影设置（1）选定要添加阴影的图形对象。（2）单击【绘图】工具栏中的【阴影】按钮 。（3）从【阴影】菜单中选择一种阴影样式。（4）如果对默认的阴影不满意，单击【阴影设置】菜单项可以改变阴影的颜色和偏移位置。
20、（5）在弹出的【阴影设置】工具栏选择相应的按钮设置阴影的位置。（6）如果要设置阴影的颜色，在【阴影设置】工具栏中单击 按钮右边的箭头，从弹出的调色板中选择相应的颜色即可。5 三维效果（1）选定要添加三维效果的图形对象。（2）单击【绘图】工具栏中的【三维效果】按钮 ，在弹出的菜单中选择需要的三维效果样式。（3）如果要改变三维效果的颜色和角度，请单击【三维效果】菜单中的【三维设置】菜单项。（4）在显示的【三维设置】工具栏中选择相应的工具按钮。6 艺术字（1）把插入点移到要插入艺术字的位置。（2）单击【绘图】工具栏中的【插入艺术字】按钮 。（3）在【“艺术字”库】对话框中选择一种艺术字样式后单击【确
21、定】按钮，出现【编辑“艺术字”文字】对话框。（4）在【文字】文本框中输入艺术字的文字，按回车键可以输入多行。（5）在【编辑“艺术字”文字】对话框中选择文字的字体和字号，如果需要，可以通过单击 按钮 Microsoft Word 2000 学习教材 Page 8 of 16和 按钮设置文字的粗体和斜体。 （6）输入完毕，单击【确定】按钮，7 文本框的使用文本框有两种，一种是横排文本框，一种是竖排文本框，它们没有什么本质上的区别，只是文本方向不一样而已。下面以插入横向文本框为例，介绍插入文本框的方法：（1）单击【绘图】工具栏中的【文本框】按钮 。（2）在文档中像绘制基本图形一样绘制文本框， 到适当
22、大小后松开鼠标即可。（3）在文本框中输入文字，或者插入图片等，七 版面设置1 插入图片在【插入】菜单中选择【图片】命令，再从其级联菜单中选择【来自文件】菜单项，可以插入来自文件的图片。具体操作步骤如下：（1）将光标移到要插入图片的位置。（2）单击【来自文件】菜单项。（3）在列表框中选定要打开的文件，单击【视图】按钮 中的箭头，然后从其弹出的菜单中选择【预览】菜单项，可以预览选中的图片文件。（4）单击【插入】按钮后面的箭头，可以在弹出的菜单中选择是插入文件、还是链接文件、或是插入和链接文件。如果要插入文件，直接单击【插入】按钮即可。以链接的方式把文件插入到文档中，当这个图片文件以后产生变化时，文
23、档会自动更新，当保存文档时，图形文件仍然保存在原先的位置，这样可以减少文件的长度。但转移文件到别的机器上时，要把图形文件一起转移。2 插入剪贴画（1）将光标移到文档要插入剪贴画的位置。（2）选择【插入】菜单中的【图片】命令，然后从其级联菜单中选择【剪贴画】命令。（3）单击剪贴画类别，Word 将显示该类别的剪贴画。（4）用鼠标单击其中一个剪贴画:单击第一个按钮 ，可以将此剪贴画插入到文档中。单击第二个按钮 ，可以将选中的剪贴画显示在一个预览窗口中，可以拖动该窗口的边框来改变窗口的边框以改变放大比例。单击第三个按钮 ，可以将剪贴画添加到收藏夹中，也可以将此剪贴画添加到其他类别中。单击第四个按钮
24、，Word 将在剪辑库中查找与主题相似的剪贴画。（5）单击第一个按钮 ，即可将选中的剪贴画插入到文档中。插入后单击【插入剪贴画】对话框右上角的【关闭】按钮。即可切换到Word 文档中，也可以通过其他方法切换到Word 文档中，而不用关闭【插入剪贴画】对话框。3 设置图片属性设置图片的属性包括设置图片的对比度、亮度以及颜色等。下面具体介绍如何设置图片的属性。（1）选中要设置属性的图片，此时会自动弹出【图片】工具栏。Microsoft Word 2000 学习教材 Page 9 of 16（2）单击 按钮可以增加图片的对比度，单击 按钮可以降低图片的对比度。（3）单击 按钮可以增加图片的亮度，单击
25、 按钮可以降低图片的亮度。（4）单击 按钮，会弹出一个菜单，可以设定图片的颜色效果。4 插入数学公式（1）把光标移到要插入公式的位置。（2）选择【插入】菜单中的【对象】命令。（3）在【对象】对话框中的【对象类型】列表框中选择【Microsoft公式3.0】 。（4）单击【确定】按钮。（5）可以利用【公式】工具栏中的符号完成复杂公式的绘制。5 插入特殊符号（1）选择【插入】菜单中的【特殊符号】命令，出现【特殊符号】对话框。（2）然后选择相应的符号。（3）单击【插入】按钮。6 插入日期（1）将插入点移到要插入日期和时间的位置。（2）选择【插入】菜单中的【日期和时间】命令。（3）在【语言】框中有【中
26、文（中国） 】和【英语（美国） 】两个选项。如果选择【中文（中国） 】选项，在【有效格式】框中形象地列出了一些中文日期和时间的格式，反之列出英文的时间和日期的格式。用户可以单击选择要用的日期或时间格式。（4）如果选中【自动更新】复选框，则时间和日期将以数据域的形式插入，用户可以随时更新域以获得当前的时间和日期。如果该复选框未选中，则时间和日期将以纯文本的形式插入，没有域的链接，文档将始终显示和打印插入时的日期或时间。（5）单击【确定】按钮。7 插入数据图表（1）在要插入图表的应用程序内，单击【插入】菜单内的【对象】菜单项，再单击【新建】标签。（2）在【对象类型】列表框内，单击【Microsof
27、t Graph 2000 图表】 ，再单击【确定】按钮。也可以单击【插入】菜单中的【图片】菜单项，然后从级联菜单中选择【图表】命令。（3）在文档中插入一个示例图表。（4）如果要取代示例数据，请在数据表内键入所需的信息。（5）单击刚刚插入图表的应用程序的文档窗口，可返回该应用程序。8 添加项目符号Microsoft Word 2000 学习教材 Page 10 of 16单击【格式】菜单中的【项目符号和编号】命令，打开【项目符号和编号】对话框。选中相应的符号后单击【确定】按钮即可。9 添加背景单击【格式】菜单中的【背景】命令，选中相应的颜色后单击【确定】按钮即可。10 插入其他对象插入声音和视频
28、剪辑声音在文档中一般作为批注，在文档中插入声音的步骤如下：（1）打开【自定义】对话框，在【类别】栏中选择【插入】 ，在【命令】栏中选择【声音批注】 ，然后把它拖到工具栏中。（2）单击工具栏中的【插入声音按钮】 ，也可以单击【插入】菜单中的【对象】菜单项，从【对象】对话框中选择【新建】选项卡，然后选择【声音对象】 。（3）在文档中马上插入一个声音图标，并打开【录音机】 ，开始录制要插入的声音。录入完毕，关闭录音机即可。（4）如果要播放声音，双击该对象。11 页面设置单击【文件】菜单中的【页面设置】命令，会出现【页面设置】对话框。12 页眉页脚的设置（1）把光标移到该节中，选择【视图】菜单中的【页
29、眉和页脚】命令。（2）单击【页眉和页脚】中的【同前】按钮，让它不处于凹下去的状态，然后重新设置自己的页眉和页脚即可。13 脚注、尾注和题注脚注和尾注是对文本的补充说明。脚注一般位于页面的底部，可以作为文档某处内容的注释；尾注一般位于文档的末尾，列出引文的出处等。题注就是给图片、表格、图表、公式等项目添加的名称和编号。单击【插入】菜单中的【脚注和尾注】 【题注】菜单项即可.14 交叉引用交叉引用就是在文档的一个位置引用文档另一个位置的内容，创建交叉引用的方法如下：（1）在文档输入交叉引用开头的介绍文字，如“有关的详细使用，请参见。 ”（2）单击【插入】菜单中的【交叉引用】菜单项。（3）在【引用类
30、型】下拉列表框中选择需要的项目类型，如编号项。如果文档中存在该项目类型的项目，那么它会出现在下面的列表框中供用户选择。（4）在【引用内容】列表框中选择相应要插入的信息。如“段落编号（无内容） ”等。（5）在【引用哪一个】下面选择相应合适的项目，表示引用的类型。（6）要使读者能够直接跳转到引用的项目，请选择【以超级链接形式插入】复选框，否则，将直接插入选中项目的内容。（7）单击【插入】按钮即可插入一个交叉引用。用户如果还要插入别的交叉引用，可以不关闭该对话框，直接在文档中选择新的插入点，然后选择相应的引用类型和项目后单击【插入】按钮即可。15 段落的设置Microsoft Word 2000 学
31、习教材 Page 11 of 16（1）选定要设置的一个或多个段落。（2）从【格式】菜单中选择【段落】命令，出现【段落】对话框。（3）选择相应的选项，单击【确定】按钮即可。八 边框和底纹1 分栏（1）选定要分栏的一个或多个段落。（2）从【格式】菜单中选择【分栏】命令，出现【分栏】对话框。（3）选择相应的选项，单击【确定】按钮即可。2 分页符（1）单击需要插入分页符的位置。（2）单击【插入】菜单中的【分隔符】命令。（3）单击【分页符类型】下的分页符类型的选项按钮。3 首字下沉（1）置光标于要首字下沉的段落前。（2）从【格式】菜单中选择【首字下沉】命令，出现【首字下沉】对话框。（3）选择相应的选项
32、，单击【确定】按钮即可。4 格式刷的使用（1）选定你期望格式的段落。（2）点击窗口工具栏里的【格式刷】按钮。（3）选定要格式的段落，单击【确定】按钮即可。九 专用文档和技术文档1 向导的使用（1）从【文件】菜单中选择【新建】命令，出现【新建】命令对话框。（2）选择相应的向导模式（3）单击【确定】按钮即可。2 模板的使用模板是一类特殊的文档，它可以提供完成最终文档所需要的基本工具。使用模板可以快速生成所需要文档的大致框架。（1）单击【文件】菜单中的【打开】菜单项，从文档列表框中选中所需文档，单击【确定】按钮打开它。（2）单击【文件】菜单中的【另存为】命令，弹出【另存为】对话窗口。（3）单击【保存
33、类型】列表框，在弹出的文件类型列表中选中【文档模板】 。（4）在【文件名】编辑框中输入新模板的名称。（5）从【保存位置】列表框中打开MSOffice（或Word）文件夹中的Template 文件夹，选定保存模板的文件夹，所选定的文件夹将决定在选择【文件】菜单的【新建】命令时，模板所在的标签位置。（6）单击【确定】按钮保存模板。以创建中文典雅型信函为例，说明如何使用模板来创建文档。（1）选择【文件】菜单中的【新建】命令，出现【新建】对话框。在Word 2000 中，将模板按照不同的种类分别放在相应的标签中。例如有关备忘录方面的模板，存放在【备忘录】标签中；有关信函和传真方Microsoft Wo
34、rd 2000 学习教材 Page 12 of 16面的模板，存放在【信函和传真】标签中；有关Web 页方面的模板，存放在【Web 页】标签中。（2）选中【信函与传真】选项卡，再单击选择【中文典雅型信函】图标。此时，在右面的【预览】框中将显示该信函模板的示意图。（3）单击【确定】按钮，即可创建一份信函。可单击占位符的位置，然后键入所需的文本。例如，单击【单击此处键入收信人姓名】以将其位置选定，再键入收信人的姓名。3 样式的使用样式是指一组已经命名的字符和段落格式。它规定了文档中标题、题注以及正文等各个文本元素的格式。（1）选定要应用段落样式的一个或多个段落。（2）从【格式】菜单中选择【样式】命
35、令，出现【样式】对话框。（3）在【样式】列表框中选择想应用的段落样式。如果要应用的样式在【样式】列表框中没有，则从【列表】选择框中选择【所有样式】选项。 【样式】列表框中就会显示所有样式，然后选择所需样式。（4）单击【应用】按钮。十 邮件合并1 创建数据源（1）单击【工具】菜单中的【邮件合并】命令，出现【邮件合并帮助器】对话框。单击【数据源】下的【获取数据】按钮，出现一个下拉菜单。（2）单击【建立数据源】按钮，出现【创建数据源】对话框。所建立的数据源类似于数据库的表，也是由行和列组成。第一行称为域名行，其他行称为记录。列对应于数据库的字段，在邮件合并中就是要合并的域名。（3）在【域名行中的域名
36、】文本框中列出了一些常用的域名。用户可以删除不需要的域名，也可以增加自己的域名。 要删除不需要的域名，从【域名行中的域名】列表框中选中要删除的域名，然后单击【删除域名】按钮。要添加新的域名，单击【域名】文本框，输入要添加的域名，然后单击【删除域名】按钮，新域名就会添加到【域名行中的域名】列表框中。要调整【域名行中的域名】列表框中域名的顺序，先选定要移动的域名，然后使用右边的向上或向下箭头移动，改变其位置。（4）单击【确定】按钮，出现【另存为】对话框，可在【文件名】文本框中输入新的文件名。（5）单击【保存】按钮将文档保存，然后出现一个对话框，询问用户编辑数据源或主文档。（6）单击【编辑数据源】按
37、钮，出现【数据表单】对话框，就可以向数据源中输入数据了。（7）单击【数据表单】对话框中的【查看数据源】按钮，就回到数据源文档窗口。可以看到所用的数据Microsoft Word 2000 学习教材 Page 13 of 16记录,如下图所示。（8）在数据源窗口中，可以利用【数据库】工具栏对数据源进行修改，如增加记录，删除记录，对记录进行排序等。（9）如果要编辑主文档，可以单击【数据库】工具栏的【邮件合并主文档】 ，进入主文档窗口进行编辑。2 创建主文档（1）如果已经创建了一个文档，单击【常用】工具栏上的【打开】按钮，打开该文档；如果还没有创建文档，选择【文件】菜单中的【新建】命令，在【新建】对
38、话框中选择模板或向导，创建一个新文档。（2）输入每个分类文档都需要的文字和图形，并设置好格式。（3）单击【常用】工具栏上的【保存】按钮，保存该文档。（4）单击【工具】菜单中的【邮件合并】命令，出现【邮件合并帮助器】对话框。（5）单击【主文档】下的【创建】按钮，从弹出的下拉菜单中选择【套用信函】 ，出现一个对话框。（6）如果单击【活动窗口】按钮，那么就将当前的活动窗口当作分类文档的主文档使用，至此主文档已经创建好了。如果要新创建主文档，那么可以单击【新建主文档】按钮，以创建分类文档的主文档。此时，【邮件合并帮助器】对话框的【主文档】区将显示合并的类型和主文档的名称，还增加了一个【编辑】按钮所示。
39、（7）如果要把主文档还原为原来的普通文档，可以单击【创建】按钮，在弹出的菜单中选择【还原为普通Word 文档】 。（8）如果要编辑主文档，单击【编辑】按钮，从弹出的菜单中选择合并的主文档名称，打开主文档进行编辑。Microsoft Word 2000 学习教材 Page 14 of 163 合并数据源和主文档创建完主文档、数据源文件，并且在主文档中插入合并域后，就可以合并数据和文档了。用户可以直接将合并的结果发送至打印机进行打印，也可以将合并的结果作为一个新文档保存起来。4 记录的筛选和排序筛选记录（1）单击【邮件合并】工具栏上的【邮件合并帮助器】按钮，出现【邮件合并帮助器】对话框。（2）单击
40、【合并数据和文档】下的【查询选项】按钮，出现【查询选项】对话框。（3）单击【筛选记录】选项卡标签，切换到【筛选记录】选项卡。（4）单击【域】列表框，从弹出的域名列表框中选择一个域名。（5）单击【比较关系】列表框，选择合适的关系运算符。（6）在【比较对象】编辑框中输入欲比较的文本或数字。（7）如果有第二个条件，单击第一列的列表框，从中选择与第一个条件的关系。选择【与】选项，则选定符合所用筛选条件的记录。选择【或】选项，则选定符合任何一个筛选条件的记录。然后在其后的列表框和编辑框中输入比较条件。（8）如果还有多个条件，那么重复第（7）步，直到输入所有的查询选项为止。（9）输入完毕，单击【确定】按钮
41、返回。记录排序（1）单击【邮件合并】工具栏上的【邮件合并帮助器】按钮，出现【邮件合并帮助器】对话框。（2）单击【合并数据和文档】下的【查询选项】按钮，出现【查询选项】对话框。（3）单击【排序记录】选项卡标签，切换到筛选记录对话窗口。（4）单击【排序依据】下拉列表框，从弹出的域名列表框中选择一个域名。（5）单击【递增】或【递减】互斥选项钮，设定排序方法。（6）如果还有其他的排序字段，在下面的两个【然后依据】列表框中选择另一个排序域名，并设定排序Microsoft Word 2000 学习教材 Page 15 of 16的方法。（7）单击【确定】按钮开始排序。十一 创建 Web 页1 使用动态文字
42、（1）选中要动态显示的文字，单击右键，在弹出的快捷菜单中选择【字体】 。（2）在弹出的【字体】对话框中单击【文字效果】标签，在选项卡中选择要设置的动态效果即可，2 设置页面背景单击【格式】菜单中的【背景】命令，选中相应的颜色后单击【确定】按钮即可。3 书签的使用（1）选择【插入】菜单中的【书签】菜单项。（2）输入相应内容,单击【添加】按钮即可。4 创建超级连接插入超级链接的方法如下：（1）选择作为超级链接显示的文本或图形对象。（2）选择【插入】菜单中的【超级链接】菜单项。或者单击【常用】工具栏中的【插入超级链接】按钮。（3）如果所做改动尚未保存，Word 将给出保存文件的提示。建议首先保存文件
43、，尤其当用户要创建相关链接时，以便今后成组地移动文件。（4）选定的文字在【要显示的文字】框中已经显示出来，如果用户要更改创建超级链接的文字，可以直接在框中输入新的文字，该文字将直接替换文档中选定的文字。（5）在Internet Explorer 4.0 以上版本，支持在超级链接上显示屏幕提示的功能，如果需要加上屏幕提示，请单击【屏幕提示】按钮。在弹出的【设置超级链接屏幕提示】对话框中输入屏幕提示文字后单击【确定】按钮即可。（6）在【请键入文件名称或Web 页名称】下面的框中输入要超级链接所跳转到的文件的路径。用户也可以在其下面的列表框中选择近期使用过的文件、浏览过的页或者浏览过的超级链接点。如
44、果列表框中没有需要的超级链接供选择，可以单击【文件】按钮来选择新的文档或者单击【Web 页】按钮来浏览需要跳转到的Web 页。（7）如果创建跳转到本文档其他位置的超级链接，请单击【链接到】下面的【本文档中的位置】 ，将显示Word 文档中的索引标记，包括标题、书签等。（8）如果要创建一个新的文档作为超级链接的对象，可以在【编辑超级链接】对话框中单击【新建文档】按钮，用户输入要创建文档的位置和文件名后选择相应的编辑时间即可。如果选择【以后再编辑新文档】 ，将新建一个空文档保存在目标位置上，如果选择【开始编辑新文档】 ，将打开该新文档让用户开始编辑。（9）如果要在超级链接当中插入一个电子邮件地址，
45、以便给某位用户发送电子邮件。此时可以单击【电子邮件地址】按钮。用户在【电子邮件地址】框中输入电子邮件地址时，会自动在前面插入“mail to:” 。这样，用户单击该超级链接时，会自动打开系统默认的电子邮件撰写程序，并自动用“mail to:” 。后面的电子邮件地址作为收件人地址，用【主题】框中的主题作为邮件的主题。（10）输入完毕后单击【确定】按钮。5 窗体域的使用窗体域可用来收集信息，用户可以用【窗体】工具栏在文档中插入窗体域。如果要在文档或窗体中插入窗体域，先单击文档中需要插入窗体域的位置，再单击【窗体】工具栏上的相应按钮。十二 其他功能1 语言设置（1）从【工具】菜单中选择【语言】命令，
46、再选择【设置语言】命令,Microsoft Word 2000 学习教材 Page 16 of 16（2）出现【设置语言】对话框。（3）选择相应的选项，单击【确定】按钮即可。2 拼写功能单击【工具】菜单中的【选项】菜单项，在弹出的【选择】对话框中选择【拼写和语法】选项卡。3 添加批注（1）从【插入】菜单中选择【添加批注】命令，出现【添加批注】对话框。（2）添加相应内容。（3）添加完单击【关闭】按钮即可。4 自动更正功能设置【自动更正】功能选项具体操作如下：（1）单击【工具】菜单中的【自动更正】菜单项，打开【自动更正】对话框。（2）根据需要选定【自动更正】选项卡以下选项，各选项的功能介绍如下：【
47、更正前两个字母连续大写】：选中此复选框后，可以自动更正第二个大写字母为小写字母。例如：将单词键为PIcture时，就会自动更正为Picture。【句首字母大写】：选中此复选框后，可以将每句的第一个英文字母设置为大写。例如：将单词good 自动更正为Good。【日期大写】：选中此复选框，可以将英文的星期、月份的第一个英文字设置为大写。例如，将单词thursday 自动更正为Thursday。【更正误按CapsLock 键产生的的大小写错误】：选中此复选框后，会自动更正误按CapsLock 键产生的大写错误。例如：Word2000 会自动将句首的oTHERWISE 用Otherwise 代替。【键
48、入时自动替换】：选中此复选框后，可以将一些容易出错的词条自动替换为正确的词条，这些替换和被替换的词条可由用户自己设置。5 自定义菜单（1）单击【工具】菜单下的【自定义】菜单项，出现【自定义】对话框，选中【命令】选项卡。（2）在【类别】列表框中选定要添加菜单项的类别，例如，选择【编辑】选项。（3）在【命令】列表框中选定要添加的菜单项，用鼠标将其拖至想要添加的菜单栏上，并按住鼠标不放，此时菜单栏自动打开，移动鼠标定位再释放鼠标。6 字数统计单击【工具】菜单下的【字数统计】菜单项即可。7 自动摘要功能（1）单击【工具】菜单下的【自动编写摘要】菜单项，出现【自动编写摘要】对话框。（2）选择相应的选项，单击【确定】按钮即可。8 其他功能宏的录制：将一系列的Word命令和指令组合在一起，形成一个命令，以实现任务执行的自动化。9 打印设置（1）从【文件】菜单中选择【打印】命令，出现【打印】对话框。（2）选择相应的选项，单击【确定】按钮即可。
