1、浅谈如何加强标准化供电所资料管理供电所的基础档案资料是形成于供电所经营管理活动的第一手材料，它反映了用电客户生产经营的重要信息和供电企业经营管理工作的基本过程。加强基础档案资料标准化管理，对充分发挥基础档案资料的反映、监督和预测职能，实施精细化、科学化用电营销管理，都具有十分重要的意义。而供电所的基础资料管理工作长期以来一直是供电企业经营管理的薄弱环节，笔者结合基层经营管理多年的工作经验，对供电所基础档案资料实行标准化管理作以简要探讨。基础档案资料管理的现状由于基层供电员工承担着繁重的供电管理任务，存在着“重供电任务轻资料管理”的片面认识，简单地认为只要供电管理任务完成，花费人力、财力规范档案
2、资料意义不大。有的甚至认为基础档案资料就是应付上级部门检查的“摆设”，只要本年检查不出现问题，来年再说来年的话，严重影响了基础档案资料的系统性、真实性和连续性。由于思想认识不到位和管理思想不重视，供电所基础档案资料管理普遍存在以下的问题：硬件条件缺乏。当前，大多数供电所现有的资料（档案）室面积小，不能完全存放规定年限内所有用电客户的全部基础档案资料。对资料架、资料盒等的添置明显不足，其他的如打印机、复印机、扫描仪等必要档案资料保管和利用设备就更不必去说。软件条件的制约。档案资料专职管理人员缺乏，绝大多数都是兼职管理人员，也没有设置资料员岗位，其岗位工资只是普通员工待遇，普遍存在多干不如少干得消
3、极现象。普遍缺乏系统的档案管理的认识和知识，管理能力低，这些问题制约了供电所基础档案资料的保管和综合利用。管理基础工作不扎实。供电所的基础条件差、人手紧，没有专门的档案管理人员，再加上近年来配合农电改革的多次机构改革和人员正常调动，对档案的交接疏漏，资料散失严重，内容不全，查阅不便，导致供电所基础档案资料整体利用率较低，没有发挥应有的价值，不利于用电营销管理的精细化。据了解，许多供电所三年以前的基础性档案资料现在都难以找到，就是上一年度的管理资料也没有规范、系统的归档管理，日常的档案资料清理整理工作陷于面临一检查就集中“补火” 的怪圈，影响了档案资料管理的延续性。管理流程不统一。多数供电所，尤
4、其是实现“营销五分离”的供电所，对基础档案资料的采集、传递、接收、录入、归档管理各行其是。管理流程不统一，致使资料残缺不全，重复或机械的向用电客户索要有关经营管理资料，有的单位在资料建档归档时常常发生上年度的档案资料下一年就找不到了，这些问题同样影响了管理资料的系统性、真实性和连续性。管理职责不明确。供电所的基础档案资料，到底是档案管理人员管理，还是由供电员工自行管理；到底是基层供电所、客服大厅、职能部室管理，还是由县级供电企业机关统一分类管理，不够统一、不十分明确，仍然存在相互推诿、扯皮现象。各单位根据各自的经验和工作需要，整理、收集各自认为需要的各类文书资料，又导致了同一用电客户当年形成的
5、管理资料被分成二个或三个部分，增添了推行档案资料“一户式” 存储管理的难度，使资料归档查阅很不方便，致使综合利用、反复运用的价值不高。管理体制不清。有的由供电员工自行管理；有的由供电所管理；有的由县级供电企业统一管理。供电所的基础档案资料收集传递，录入利用，整理归档，库房管理等都没有一个统一的标准，或者执行起来不符合当前基层的工作实际。营业稽查类文件未进入客户“一户式” 存储管理，同时营业稽查从不调阅基础档案资料。资料传递流程没有涵盖整个经营业务流程，传递手续不严格不规范。这些问题影响了基础档案资料管理水平的不断提高和作用的有效发挥。关于基础档案资料实行标准化管理的有益探索针对基础档案资料管理
6、中存在的问题，结合供电所经营管理工作实际，遵循科学规范、安全集中、真实准确、简便实用的原则，把经营管理信息化与供电所的基础档案资料管理相结合，把“营销分离”管理、标准化管理与供电所的基础档案资料管理相结合，把部室标准化建设与供电所的基础档案资料管理相结合，把个人绩效管理与供电所的基础档案资料管理相结合，保定供电公司农电部对基础档案资料实行标准化管理进行了积极、有益的探索，创新档案管理机制，全面推进基础档案资料“一户式”存储管理的进程。管理思想高度重视。对基础档案资料实行标准化管理，既要花费一定的时间和精力，又要投入大量的人力和财力，面对着繁重的供电管理任务，供电所每个干部的认识不一致，制约了管
7、理水平的提高。加强经营管理，必须重视用电客户各类资料的基础工作，重视和抓好基础档案资料标准化管理，更是基础工作建设的一个重要内容，此项工作势在必行。争取领导的重视和支持后，通过集中学习培训、以会代训、交流讨论等各种形式对供电所员工进行思想动员，提高认识，重点强调了基础档案资料实行标准化管理对提高经营管理的质量和效率的重要作用。重点理清了管理体制。为了体现营销管理是经营管理的核心，当年度的基础档案资料当前应由供电专责负全责，历年的基础档案资料进行“一户式” 存储移送供电所档案室，由专职人员进行属地管理；供电所具体确定专门人员（供电所副所长和专职档案管理员）负责管理资料的中间传递与管理档案的归档工
8、作，进行分类管理、统一编号、集中归档，做到制度化、规范化；将档案管理与岗位责任考核、个人绩效管理挂钩，要求注意收集、保管好资料；实现计算机检索档案的功能，方便了查找管理信息，更好地服务经营质量与效率。统一规范了管理资料传递流程与手续。结合供电管理信息化、精细化、规范化的发展要求，对供电所的档案资料的采集、录入、整理、移交、保管、归档等过程，制定出科学规范、系统完整、简便实用的管理流程。结合 SG186 营销业务软件平台，经营信息化点击流程与纸质资料传递流程必须同步进行，严格资料传递手续，建立资料传递清册和资料传递清单，清册实行一人一册用于备查防止资料遗失，清单跟着业务流程（软件流程和经营流程）
9、走，实行对供电所的档案资料层层质量把关，传递结束后，资料传递清单及时上交供电所，供电所可以实时掌握资料传递的时间、资料的缺陷、员工的部分工作记录等，也可据此实行量化考核。如：要求供电员工将每月的缺陷登记类、业扩申报类、电费收缴类及生产经营施工类报表资料，在限时整理完毕后传递管理部门；要求管理部门收集上来的资料限时传递受理岗及时录入准确信息后再传递至管理部门；管理部门内部流转资料，包括上报市局职能部室资料，一样按资料传递手续执行，供电所副所长和职能部室总把关资料的质量、信息的完整性。年度结束后，由供电专责整理后归档档案室，同样要求严格传递手续。通过明确供电所的基础档案资料归集、传递流程，使得供电
10、所内部各岗位工作更加衔接紧凑，进一步确保管理资料归档的完整性、准确性、可靠性、及时性。规范了资料和档案分类管理。所有年度资料在未按规定销毁之前，所有用电客户的档案资料，一律实行“一户式” 存储，并按照客户用电类型的不同，分为单位客户管理档案，大客户管理档案、临时客户管理档案和个人客户管理档案。大客户和单位客户管理档案，是重点管理档案，根据重点客户用电的特点，可分为外资企业、运输企业、矿山企业等类别设置档案架；临时用电客户按照工程项目分类，尤其是重点工程的管理资料；个人客户管理档案按台区再进一步分类，如按乡镇或行政村。在分类管理基础上，档案目录号统一按照保定供电公司农电部统一规定的管理码顺序编制
11、，以方便管理资料的归档和查找，以及便于与营销信息化数据准确性比对。用电客户在年度内的经营资料按照经营业务的功能和用途不同，可分为基础性资料、客户认定类资料、发票管理类资料、业扩申报类资料、电费收缴类资料、营业稽查类资料、用电评估类资料、供电合同及供电管理司法案件类资料、电费减免和欠缴类资料、用电信誉等级管理类资料等等，这些资料一环紧扣一环，彼此印证，互相联系，共同构成一个有机整体。明确了档案资料的管理职责。强化责任是搞好基础档案资料管理工作的保障。供电所把资料采集、录入与资料整理、归档等工作，列入个人绩效管理，通过资料传递清单等量化数据进行平时工作考核，明确供电所员工各自职责，加强沟通，形成有
12、机的相互制约又相互协调、相互促进的管理链条，管理资料做到“收齐无漏及时归档” 。尤其是无法录入微机的最原始资料，如带有客户签字的用电回复、对客户的询问笔录、催缴通知书、评估原始记录等，对于供电企业至关重要，特别是越来越规范化的今天，保留好这些信息，对将来可能发生的用电纠纷、供电诉讼都有极大作用和价值，切实解决“疏于管理、淡化责任” 的问题。实现了档案资料信息化。深化基础档案资料管理，其落脚点就是让“死资料”变成“活信息”，切实加快供电管理信息化建设的进程，实现一次采集、反复利用、信息共享。充分利用当前供电所使用的“PDA” 抄表器采集功能、存储功能、查询功能和维护功能，能够及时对基础档案资料的
13、信息进行添加和删除，确保信息准确完整，确保供电管理政策落实到位，又同时减轻用电客户重复报送相关资料的负担。广大供电员工可以受到规范化的再教育。实行基础档案资料标准化管理，广大供电员工认真查找以前在供电管理过程中存在的问题及不足，逐一梳理，进行整改。针对普遍存在的程序不到位，表、证、单、书使用不规范，告知事项不全等主要问题，可以通过资料传递流程进行把关，面对面的讲解，规范了管理行为，使供电管理意识得到提高。为营销管理信息化建设辅平了道路。目前，我省的 SG186 营销信息化建设已逐出了实质性的步伐，省公司的广域网已建成。基础档案资料作为 SG186营销信息化建设第一手资料，是营销信息化建设的基础
14、。基础档案资料的建立健全，管理工作的逐步升级，将形成全面、完整、准确的信息库，并逐步与经营管理的应用软件兼容，达到协调统一，促进营销管理工作更加高效、快捷。为供电企业内部进行了工作考核、个人绩效管理提供了重要依据。上级机关和领导考评供电所和供电员工执行政策的情况，工作能力和水平等都以基础档案资料和其它记录材料为主要依据。业务登记和用电客户认定准确与否，适用的电费类别、电价等有关错误，电费额计算精确度如何，违章处理是否合理合法，电费的减免有关违反政策现象等，通过查阅基础档案资料就可以了解清楚，并且，基础档案资料管理水平本身就能反映这个单位的工作状况和管理水平。同样，对员工的个人绩效管理考核，可以
15、结合基础档案资料规范管理，资料传递情况，进行量化考核，真实地反映出员工的工作成效。在基础档案资料规范管理中要注意的几个关系内容与形式的关系。对管理档案实行标准化管理，不仅仅是按档案管理要求进行组卷装订，达到形式美观，更重要的是要把管理资料进行分类、归并，使其在内容上有完整性、统一性，能够反映供电管理的全过程，有利用价值。防止重形式、轻内容的错误倾向。集中与分散的关系。实行集中管理是基础档案资料工作的基本要求，它可以防止档案丢失，保证材料齐全。但根据用电营销管理的特点以及经营管理的核心就是供电所管理，当前我们认为基础档案资料不宜移交县级供电企业综合档案室，统一由基层供电所属地管理各自的基础档案资
16、料，一是方便查阅，二是可以提高利用价值。因而各基层供电所都应建立档案室，设置档案管理专职、取缔兼职，强化基础档案资料责任，以防止人员调动或岗位调动导致资料丢失，但当年度的基础档案资料由供电专责负全责，不应分散到其他人员手中。保管与应用的关系。应用是管理档案工作的重点。但从实际情况看，又是一个突出的薄弱环节，提高档案标准化管理水平，重点应在应用上下功夫，从效率和效益的观点出发，档案工作的目的也在于应用，要防止重管理、轻应用的倾向。其中供电评估就是重要的一环。因此，加强基础档案资料标准化管理，是落实营销管理责任制的客观需要，有助于强化用电营销监控和加强供电监督，有助于提高经营管理质量和效率，有助于加快营销管理信息化进程。
