1、行 政 公 文 写 作,通州区委党校 赵淑芳,一、行政公文概论 二、行政公文写作 三、行政公文处理 四、撰稿人应具备素养及学习公文写作途径,一、行政公文概况,1.定义行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法律效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具,2.特点 （1）具有法律效力（制定机关和作者的法定性）一般以机关名义发布，作者不是一般意义的作者，是机关组织及其法定负责人 （2）具有规范体式（文体的规范性；格式的规范性）我国现行行政公文13种,3.作用 （1）领导指导作用（上级对下级工作的规范性和原则性要求） （2）规范准则作用（公文法定权威性和行政约束力的重要表现
2、） （3）宣传教育作用（说明制定方针、政策的依据） （4）交流和知照作用（机关之间公务联系的桥梁和纽带） （5）凭证记载作用（机关公务活动的真实记录）,4.分类 （1）以公文处理程序划分收文和发文 （2）以内容涉及的秘密程度划分内部文件、公布性文件、保密文件 （3）以对文件传递、处理的时限要求划分平件、急件、特急件 （4）以公文的传递方向划分上行文、下行文、平行文,（5）以公文的性质、作用划分 指挥性公文（命令、决定、批复、意见、指示性通知） 报请性公文（报告、请示、议案、求批函） 知照性公文（公告、通告、通报、事项性通知） 商洽性公文（函） 记录性公文（会议纪要）,二、行政公文写作,（一）一
3、般格式 1.眉首：首页红色反线以上的各要素 秘密等级和保密期限 （机密一年） 紧急程度（特急、急件） 发文机关标识 发文字号（发文机关代字、年份和序号） 签发人,2.主体：首页红色反线（不含）以下至主题词（不含）以上各要素 标题(发文机关、事由和文种） 主送机关 正文 附件说明 成文日期 印章 附注 附件,3.版记：主题词以下的各要素 主体词 抄送机关 印发机关和日期,（二）公文的写作 通知 特点： 应用广（使用范围、内容涉及面，作用） 发布形式灵活 具有指令性、知照性 时效性 分类： 批转、转发性通知；部署性通知；告知性通知；发布性通知；任免通知,写作 格式的写作 标题：不能只写通知；可紧急
4、通知,补充通知 任免通知：北京市人民政府关于林 同志任职（免职）的通知北京市人民政府办公厅关于调整北京住房公积金管理委员会组成人员的通知 批转性、转发性通知：国务院批转国家医药管理局关于进一步加强中药工作的报告的通知 国务院关于引发国家行政机关公文处理办法的通知,主送机关：必写，在新闻传媒公布的知照性通知，可以免去主送机关 北京市人民政府办公厅关于2003年国庆节放假的通知 正文的写作：一般由通知因由、通知事项、执行要求 批转性、转发性通知： 批转性通知由上级机关的“批语”和下级机关的来文组成 转发性通知由发文机关所写“按语”和被批转公文两部分,部署性通知：（工作性通知；指示性通知）通知的因由
5、部分之后常用“现通知如下”、“望 按以下通知执行”、“现将有关事项通知如下”一类习惯用语过渡，以承启后文，引出通知的事项 篇章形式有3种 （1）段篇合一式（内容较少） （2）分条列项式（条理清晰、主次分明） （3）小标题式（主旨鲜明突出）,告知性通知 会议通知：名称、目的、主持单位；内容和任务，议程；时间、地点,日程；参加人员范围和人数；有关注意事项（报道时间、及地点，须携带的文件材料，会议筹备领导小组，乘车路线及车次、航班，食宿安排。联系人及联系电话等），附件（登记表） 事项性通知：通知因由和告知事项 内容单一，则因由与事项连贯写，不分段； 内容较多，则需分段说明,发布性通知：发布规章，产生
6、法定效力，正文简短 （1）一句话写明发规章的名称和执行要求 （2）简要交代发规章的依据，提出实施要求，进一步强调发文重要意义，提醒有关方予以重视。写法简洁，点到为止，不做过多解释,任免通知 关于任职、免职通知：时间、依据、任职（或免职）人员姓名及职务；先写任职再写免职 关于调整某机构组成成员的通知：分段表述 （1）任免时间或依据 （2）任免人员姓名及职务，任免人员名单 写作要求： （1）使用慎重，严肃（文种特点、隶属关系） （2）内容清楚、明确（多样，把握分寸） （3）行文要及时(时效）,意见（2001年新增文种） 特点： 指导性（必须执行；在原则范围内可因实际情况执行） 见解的原则性（对带有
7、全局性的问题） 处理办法的具体性（为下级机关所遵循） 分类： 按行文方式：转发性意见；直发性意见 按性质、内容：指示性意见和计划性意见,写作 格式的写作 标题：常省略发文机关名称，如：关于进一步做好失业调控工作的意见文种名称前常加“若干” 主送机关：批转下发的意见，主送机关已标注在批转通知中，无需再标；直接下发的意见，需要标注（下属单位较多，主送机关也是多个） 发文机关落款：直接下发意见，在文后落机关的款；由上级批转的意见，将发文机关名称置于标题下面,成文日期： （1）标注在标题之下，外加圆括号 （2）标于文后 正文的写作 1.前言（问题；工作的意义和重要性；意见的目的；意见的依据），前言结束
8、的地方一般有“现就问题提出如下意见”或“为现提出以下意见”惯用语过渡。也可不用惯用语,2.主体部分 指示性意见：意见具体内容，一般采用分层、分段、分条前加序号的写法 常见划分层次的方法有两种： （1）按照所提出的工作措施划分层次 （2）采用归类说明的方法划分层次 计划性意见：写明工作计划的目标、措施、步骤三项内容,3.结尾：(1)自然收尾； (2)结尾段落，提出希望、号召、督查要求或做必要的补充 写作要求： 1.要掌握政策（原则性） 2.要充分了解下情（针对性） 3.要具有可行性(实事求是、符合下情；要求不能过高过死;忌“一刀切”，允许因地制宜，灵活掌握）,函（比较重要的具体事项，其格式正规完
9、整） 特点： 1.使用范围的广泛性 2.行文的多向性（不相隶属的机关之间） 3.功能的多用性（凡事不宜用其他文种的） 4.写作的灵活性（形式多样，写法灵活）,分类 按行文方向可分文：致函和复函 按内容和用途的角度划分：商洽函；询问和答复函；求批与审批函；告知函 写作 格式的写作 标题：（发文机关）、事由和文种名称（函或复函）; 也有四项式（主送机关名称） 主送机关：多为一个，也有的是多个（邀请函、告知函），普发性的告知函可以用统称,正文的写作 致函：开头直接提出问题(原委)，以简洁的语言将需要商洽、联系、询问、告知的事项清楚明了地表达出来。 可一气呵成，也可分条列项，结尾一般用惯用语 请求批准
10、函正文包括求批理由（充分）和求批事项（符合政策和客观实际，并拿出可供参考的具体意见），文尾多以“请批准”“请大力协助” “望能同意”惯用语结束,复函 开头要引叙来文(日期、发文字号等)后，可用“经研究，函复如下”“关于问题答复如下”一类话过渡，然后针对问题给予明确的答复。结构一段到底或列为若干条目，结尾用惯用语“特此函复”“特此回复”“此复”审批函结尾惯用语可参照一般复函，不能“此复”，如持否定意见，还应说明理由。,写作要求 1.内容集中单一，一文一事，文字尽量简省，以体现简便快捷的特点 2.函的结尾通常都用相应的惯用语收束，有时也不用，即直接落款 3.函多数用于不相隶属的机关之间，属于平行文
11、。因此语言要得体，做到态度诚恳，语气谦和 4.函在行文时必须用函的格式，而不能用一般文种使用的格式,求批函与请示的区别 功能一样，不同是各有使用范围 请示用于有隶属关系的机关之间，求批函则用于不相隶属的机关之间 审批函与批复的区别 功能一样，不同是各有使用范围 批复用于有隶属关系的上下级之间，针对请示行文；审批函用于不相隶属的机关之间，针对着求批函行文，即批复对请示，函对函,会议纪要 特点： 纪实性（客观、真实、准确地记载） 提要性（概貌、主要的议决事、基本精神等） 多功能性（记载；传达；具有汇报、指挥、知照交流功能） 分类： 根据反映会议情况的侧重点不同： 综合型会议纪要；决议型会议纪要；记
12、言型会议纪要,根据会议类型角度： 日常行政工作会议纪要；专业性、专题性会议纪要 写作 1.写会议纪要之前的准备工作 （1）正确理解会议的主旨（目的、指导思想、基本精神） 领导交谈或参加筹备会了解会议组织着者的意图 研究会议召开的背景以明确会议的针对性； 研究会议的内容情况，抓住中心议题； 了解会议在那些问题取得一直意见，形成什么结论。 （2）注意收集原始材料（会议记录，亲自参加会议）,2.格式的写作 标题：一般会议名称+文种名称（全称，并注明会议类型） 全国城市经济体质改革试点工作座谈会纪要 也可双标题（主标题、副标题） 增强服务意识繁荣社会主义文艺学习在延安文艺座谈会上的讲话座谈会纪要 3.
13、正文的写作 开头：（1）介绍会议概括（繁简两种），自然情况+动因、根据或基本内容和重要活动或会议结果、评价 （2）交代会议召开的背景，或提出有待解决的问题,主体 综合性会议纪要 （1）对会议的基本精神、重要原则、主要内容、议定事项以及执行要求加以归纳总结，分几个问题来写 （2）根据需要从会议的最基本环节（主要议程，中心议题、讨论情况、决议事项、分歧意见、重要活动）中，选取几个环节来写 结构上一般就所选择的内容分几个大的层次（下可有若干小的层次）。 表述方式上共同的观点以会议或与会人员名义提出“会议认为”，“会议强调”“与会同志指出”等,决议型会议纪要：把会议形成的一致意见按内容的性质进行归纳分
14、类，概括为若干问题，按照一定顺序逐次写出来 日常行政工作会议纪要常采用自然段+序号 记言型会议纪要 （1）按照实际发言顺序排列 （2）按照讨论的问题归类，同一问题的各种观点排列在一起，作为一个层次 （3）按照发言观点归类，属于同一观点的发言排列在一起 结尾：最后一个问题写完就打住，没有结尾的结尾；专段收束结尾（希望、号召、评价、补充说明、执行会议精神的要求）,写作要求 1.突出会议的主旨和基本精神（纪要性；围绕中心议题取舍材料） 2.真实准确地反映会议情况(调查研究） 会议纪要与会议记录的区别 （1）所记内容与方式不同 记录，全部情况，不加取舍、不分巨细地逐项而记；纪要，以会议材料为基础，进行
15、整理、加工、提炼、择其大要而成分 （2）两者的目的和功用不同 记录，为机关内部积累资料；纪要为通报情况，宣传贯彻会议精神，它是公文,（3）所采用的结构方式不同 记录，按时间顺序安排材料，采用的是与会议过程同步的纵式结构； 会议纪要，从总体上是总分式结构，其主体部分多采用横式的并列结构另：凡正式会议都要做记录，但并不一定都要会议纪要。会议纪要写于会议结束之时或以后，而会议记录与会同始终,会议纪要与会议简报的区别 （1）两者所承担的任务不同。共同点都有通报会议情况的作用；但会议纪要还具有行政约束力，会议简报没有 （2）两者的容量和所反映的方面不同。会议简报以简短为特点，一个会议可编发多期；纪要着眼
16、于会议全局，抓住会议主要问题和重大方面来写。不受篇幅的限制，可长可短、 （3）简报在会议当中编写，随编随写，不止一期；纪要择在会后形成，一会议只一个纪要,报告 特点： 汇报性（下情上达） 陈述性（叙述和说明） 分类： 工作报告 情况报告 答复报告 报送报告,正文的写作 工作报告 开头：简短的前言（动因、目的和必要性；或一句话概括基本内容），以“现将报告如下”一类惯用语加冒号结束。或有的直接用惯用语来领起。 主体： 综合工作报告： （1）基本情况，主要体会和今后意见 （2）按照工作的各个方面划分成若干部分等,专题工作报告： 基本情况，主要体会，今后意见 结尾：“特此报”“以上报告，请审阅”“以上
17、报告如有不妥，请指示”等惯用语收束。独立成段，单占一行 情况报告 开头：简短的前言（背景材料或概括提示报告内容），以“先将情况汇报如下”过渡。或开头直接介绍情况 主体：介绍情况、分析情况和处理意见,答复报告：与一般工作报告、情况报告没有明显的区别 报送报告：只用一两句话把所报文件的名称、件数说清，以“请审阅”“请收阅”“经核查”“请查收”等惯用语收束。直接把文件负在后面。 工作报告与工作总结的区别 （1）报告代表发文机关的意见，直接具有行政效力。总结不经有关机关或会议批准，不用公文形式发表，也不具备行政效能 （2）报告将回顾过去工作与部署今后工作连在一起；总结重在回顾工作情况，总结具经验教训，
18、体现与计划的密切联系,请示 特点： 请求性（对上级机关） 先行性（事前行文） 专向性（只能发往有隶属关系的上级机关） 分类： 请求指示的请示； 请求批准的请示； 请求解决问题的请示；,写作 请求指示的请示：引述在理解、执行上有疑难的有关政策条文；摆出在理解、执行有关政策当中的疑难问题；说明自己的认识，对疑难问题试做解答；文尾用“当否，请指示”一类惯用语收束 请求批准和请求解决问题的请示： 请求事由：（合情合理，具体充分，清楚明白） 请求事项:事项单一，用一两句话表述清楚；事项复杂，归纳几个方面，按顺序逐项写下去，可以加上序码分段写，也可连贯起来成为一段,结束语：一般单独占一行。常用惯用语。 请
19、示与报告的区别 （1）行文目的不同。汇报工作、反映工作中的情况；请求上级机关指示、批准或批转 （2）行文时间不同。报告多是事后行文；请示只能事前行文 （3）上级机关的处理方式不同。“批复”作答；以“阅存”处理 （4）内容含量不同。请示是“一事一请示”；报告内容含量大于请示，篇幅较长 （5）文末的结束语不同。请示要求上级表示明确的态度，用“请指示”“请批复”要求；报告不能这样要求，一般用“专此报告”“请审阅”一类的说法。,批复 特点： 专向性（批复专对着请示行文） 指令性（下级机关必须执行） 政策性（以党和国家的政策为依据） 分类： 审批法规的批复 阐释政策的批复 审批事项的批复,写作 格式的写
20、作:发文机关、事由、（主送机关）和文种 国务院关于调整珠海经济特区范围的批复 国务院关于同意河北省地市体制改革调整行政区划给河北省人民政府的批复 国务院中央军委关于同意空军锦州机场实行军民合用的批复 正文的写作 引叙来文：下级来文的标题、发文字号、日期或以一句话概况来内内容，并以“悉”“收悉”字样表明已经收到,批复意见： 审批法规的批复：一句话表明同意 阐释政策的批复：篇幅较长，批复意见要独立出来，可以是一个较长的段落，也可以是几个自然段 审批事项的批复：简单的审批事项，表明同意态度，多与引叙来文和在一起；复杂的审批事项，多采用分条列项的写法 执行要求：意见简单，文字简短的可合并与批复意见；内
21、容复杂，文字较多可独立一段或一个层次；有些批复没有这一部分 结束语：正文说完自然结束，直接落款。也可用“特此批复”“此复”等惯用语收束。,批复与批转通知的区别 （1）批复具有专向性，主送机关一般只有一个。而批转性同志多是普法性文件，具有广泛的指导意义 （2）从文件结构来看，批复直接对请示机关行文，不涉及其他单位，没必要再付请示原件；批转性通知针对的单位不只一个，因此必须将所批文件作为附件置于批语之后,命令 特点： 最高的权威性（发布机关级别规格高，一般以发令机关的领导人名义署名发布） 极大的强制性（无条件执行） 内容严肃端庄（重大事项） 分类：发布令、行政令、嘉奖令,写作 格式的写作 发文字号
22、： （1）机关代字、年份、序号组成 （2）令号 标题： （1）发文机关和文种（令） （2）发文机关、事由和文种（命令）,正文的写作 发布令：篇段合一的写法 行政令： （1）发布命令的原因、依据或目的（“现决定”引出） （2）事项部分（分条列项的表述） （3）落款 嘉奖令：分段表述的方法 嘉奖因由；对事迹的评价；奖励的方式；提出希望或发出号召,决定 特点 极高的权威性、法规性 较强的政策性 具有一定的周知性 分类 （1）对重要事项作出安排（法规性、知照性) （2）对重大行动作出安排部署的决定 （3）奖惩性决定（表彰性、惩戒性）,写作 格式的写作 标题：发文机关、事由和文种（如国务院关于全面推行依
23、法行政的决定） 主送机关： 有特定下发单位，要写主送机关名称 普法性的决定，不写，结尾不用署发文机关名称 成文日期： （1）在正文之后右下方，同一般公文 （2）在标题下面的括号内,正文的写作 告知性公告：内容事项单一，因由部分与事项部分采用篇段合一式 法规性公告：内容较多，分条阐述 因由部分，独立成段； 事由部分，分相表述 结语：提出希望；也用“特此公告”，“现予公告”；或省略结语部分,通告 特点 （1）公开性（面向社会各有关方面） （2）广泛性（有关政策；具体事项） （3）针对性（针对某一地区、某一领域） （4）具有法规性（一定的强制性） 分类 法规性通告； 周知性通告,写作 格式的写作 标
24、题：三项标题；省略了发文机关或事由的两项标题；只用文种“通告” 成文日期：写在正文后面；写在标题下面正中央；连续发布的通告，可单独编顺序号（ 年 日） 主送机关：对象是社会公众，不写受文机关名称；对象是下属机构，则写上主送机关,正文的写作 告知性通告： 通告因由：简短原因、目的或法规依据之后，常用“现通告如下”，“特通告如下”，“特将有关事项通告如下”等习惯用语引出下文的事项 通告事项： 事项单一、内容单一，采取篇段合一； 事项复杂、内容较多，采取分段分条的表述方式,法规性通告 通告因由： （1）简要说明通告目的、法规依据，然后用 “通告如下”引出下文 （2）概述发通告的背景，强调重要意义，重
25、点是为了阐述有关政策，篇幅较长 通告事项：分条列项 通告结语：强调意义或提出希望；也可是执行通告的要求或实施说明；或以“此告”，“特此通告”等作为结束语,公告和通告的差别 （1）内容有差别（重大事项或法定事项，篇幅单一；一般事务性的事项，篇幅较长） （2）发文机关级别不同（国家行政领导机关或政府职能部门；各级行政机关、有关部门） （3）使用的范围不同（广，国内国外；一定范围内，针对某一领域、某一地区的事项） （4）发布形式不同（登报、电台、电视台；张贴，文件） （5）写作要求不同（严肃庄重，篇段合一；通俗易懂，条文式写法）,通报 特点： 针对性强（典型意义的事件或普遍意义的重要情况） 以事明理
26、（叙述事实为主，辅以议论） 具有教育性（启发性，具有指导性，强制性不大） 分类：表扬性通报；批评性通报；情况通报,写作 格式的写作 标题： 国务院办公厅关于表彰奖励中国女子足球队的通报 国务院办公厅关于处理浙江省违反国家规定收购春蚕问题的通报 中共中央办公厅国务院办公厅关于福建、湖南、山东、江苏、海南省农村基层干部粗暴对待群众典型案例的情况通报,正文的写作 表扬性通报 表扬先进人物的通报（主要事迹；意义；表扬奖励办法；提出希望要求） 表彰先进单位的通报（单位名称和主要事实；经验和意义；表彰方式；提出希望要求） 批评错误倾向的通报 （概括错误事实；评论错误性质；宣布处理意见；提出告诫、要求、希望
27、或重申纪律,情况通报 传达重要情况的通报 （1）通报的因由。（背景情况，必要的评论，意见、希望、要求） （2）概述主要事实情况。一般分条列项写法 传达主要精神情况,议案 特点： 程序的法定性、单向性（在法律规定之内；各级人民政府对同级的人大或人大常务委员会） 内容的严肃性、提请性、特定性（宪法规定的监督权、人事人民权和重大决定权） 很强的时限性（交付表决后，议案作用完成） 分类：提请审议立法的议案；提请审议设立机构的议案；提请审议重大事项的议案；提请审议批准对外条约的议案,写作 格式的写作 标题：国务院关于提请审议中华人民共和国消费者权益保护法（草案）的议案 发文字号：国函【1994】124号
28、 主送机关和署名：同级人大或人大常务委员会，只写一个；签署机关的名称和机关最高领导人职务、姓名 （国务院总理温家宝）,正文的写作 提请审议的案由（案据），提前审议的事项（方案）和结语组成 提请审议立法的议案：篇段合一式 提请审议设立机构的议案：事由部分相对较长，事项部分提出建议 提请批准对外条约的议案：案由部分较长 提请审议重大事项的议案： 内容单一，案由和事项部分合一； 内容较多，案由部分重要（基本情况），事项部分写明所提问题的态度及具体建议,（三）行文规则 1.行文关系：上行文、下行文、平行文行文方式：纵向的行文方式（逐级行文、越级行文、多级行文、普发行文、通行行文），横向的行文方式（函）
29、 2.行文规则的具体内容 （1）行文应当确有必要，注重实效（严格控制数量和范围） （2）行文关系根据隶属关系和职权范围确定 （3）一般不越级请示和报告（特殊情况除外）,4.关于部门行文 （1）政府各部门依据部门可以相互正式行文，如公安部与教育部 （2）政府各部门依据部门知趣可以向下一级政府的相关业务部门行文，如教育部向各省、自治区的教委正式行文 （3）政府各职能部门一般不得向下一级政府正式行文。只能用函的形式商洽工作 （4）须经政府审批的事项，经政府同意也可由政府部门行文，文中应注明经政府同意，如公安部、教育部经国务院授权可直接向各省、自治区人民政府正式行文，但文中注明已经国务院同意,5.同级
30、机关可以联合行文 6.部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文 7.关于报送公文属于主管部门职权范围内的具体事项，直接报主管部门，一般不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、意见、报告 8.正确处理主送和抄送，避免多头主送 9.请示应当一文一事 10.报告不得夹带请示事项 请示属于“办件”，报告属于“阅件”,三、行政公文处理,1.公文处理程序及基本要求 程序：公文的办理（发文和收文） 公文的传递公文的整理（立卷）、归档公文的管理 原则：（1）实事求是原则（2）精简、高效原则（3）做到及时、准确、安全原则,2.公文的发文办理 （1）草拟（撰写、会签）、审核、签发、复核 （2）缮印、校对、用印
31、、登记、封发（普通邮寄、专人送达，机要通信、机要交通）绝密级文件不能利用计算机、传真机传输！,3.公文的收文办理 （1）签收、审核 （2）拟办（文秘部门提出初步意见）批办（机关领导人或部门负责人）承办（承办单位）催办（文秘部门负责）,4.公文的立卷和归档 立卷的基本要求： （1）保持文件的有机联系 （2）准确区分文件的不同价值（永久、长期和短期） （3）便于保管和利用（案卷厚度适度、声像资料妥善保管、绝密级文件与一般文电分开立卷）,公文归档 范围：凡是反应本机关活动的工作情况，具有查考、保存、利用价值的文件都立卷归档 时间：一般在第二年上半年向档案部门移交 手续：双方在案卷移交目录的备考表上签
32、字盖章并填明交接日期，交接目录一式三份,5、公文管理 公文管理的主要内容：发文办理、收文办理、公文归档过程的管理 公文管理的组织管理： （1）由文秘部门或专职人员统一管理 （2）定岗位职责、定操作程序和操作要领、定工作标准 公文的销毁：两人监销制度；绝对不准当废纸出售给废品收购部门，以防泄密,四、撰稿人应具备的素质素质和学习公文的途径,素质： 吃透上边的（马克思主义理论水平、政策水平） 掌握下面的（调查研究能力） 领会领导的（政治修养和纪律观念） 发挥自己的（业务知识、文化修养、语文水平）,途径 学习写作知识，掌握行政公文写作规律（公文的格式、行文规则、不同文种的写作要求） 读一点古今典范公文 加强写作实践,
