1、行政办公管理工具第 5 章 行政办公管理图表5 1 日常接待管理图表511 日常接待事项图制订接待计划和预算访客登记来电记录公务接待日常来宾接待商务接待接待总结接待宴请接待报销日常接待事项512 来访客人登记表编制日期： 年 月 日时间序号 姓名所在单位来访人数联系方式证件号码是否预约被访人来访事由 进入 离开值班员123编制： 审核： 513 接待工作日记表日期 年 月 日 记录人姓名 签到时间 姓名 签到时间考勤记录 收发记录接待记录电话记录备 注编制： 审核：514 客户来电记录表编制日期： 年 月 日预约来访时间来电日期来电时间客户名称联系方式被访人来电事由月 日 时受理人 备注515
2、 来宾接待计划表编制日期： 年 月 日来宾单位 来宾人数 参观日期姓名 性别 年龄 职务 姓名 性别 年龄 职务来宾参观事由及要求有无摄像及其他新闻要求接待部门 主要接待人 陪同人饮食安排 住宿安排 接车司机及车辆接待计划接待部门负责人 办公室主任行政总监 总经理备注516 公司参观登记表编制日期： 年 月 日参观单位 参观日期 参观人数参观区域 参观负责人公司接待部门 接待负责人 公司陪同人员参观目的参观路线参观内容备注517 公司参观许可证许可编号 发证日期 印章参观单位 参观日期参观人员 职务 单位参观区域参观内容参观路线相关部门签章主管副总 生产部 行政部 营销部 公关主管518 公务
3、接待审批表来宾单位 来宾人数 来访日期带队人姓名 职 务 停留期限公司接待负责人 部 门 职 务来访事由餐饮费用预算额 住宿费用预算额接待费用预算其他费用预算额 合计预算总额陪同人员要求接待部门经理意见：签字：日期： 年 月 日行政部经理意见：签字：日期： 年 月 日总经理意见：签字：日期： 年 月 日备注519 商务接待安排表填表人： 填表日期： 年 月 日来宾单位负责人姓名 负责人职务随行人员名单到达时间 停 留 时 间 人 数考察内容接待计划安排车辆使用计划摄 影 礼 品 音 响欢迎标语 用 餐 鲜 花宣传材料 礼 仪 导 游相关事项 题 词 水 果 其 它负责接待部门意见签字：日期：
4、年 月 日总经理意见 签字：日期： 年 月 日5110 接待宴请申请表编制日期： 年 月 日来宾负责人 所在单位 工作职务宴请负责人 所在部门 工作职务宴请时间 宴请人数 陪客人数宴请理由宴请规格是否符合公司规定部门经理签字 批准人签字 经办人签字签字日期 签字日期 签字日期5111 接待宴请记录表填表人： 填表日期： 年 月 日宴请单位宴请人数宴请时间客人名单宴请地点宴请标准结算方式 金额宴请负责人 批准人备 注5112 接待工作总结表编制日期： 年 月 日来宾单位 来访人数 来访负责人 工作职位接待部门 接待负责人 预计费用 实际费用第一天第二天接待任务完成情况接待总结成功经验待改进之处部
5、门意见 签字：日期： 年 月 日5 2 行政会议管理图表521 会议事项管理图制订会议计划完成方案审批做好议程安排做好会议纪要发出会议通知组织与召开会议编写会议总结汇总年、月、季度会议会议事项管理522 年度会议计划表会议名称项目举办次数举行日期会议时间会议目的参会人员司 仪主 席事务负责人会议记录员523 年度例会安排表活动名称 日期 内容 预算 承办部门 负责人 联系方式新年宴会创立纪念日新员工就职典礼员工运动会员工旅游全员表彰大会例行常务会议记载事项123524 年度会议汇总表编号： 年度：_年会议信息编号会议名称会议性质宗旨及议题会议地点会议时间参与单位主持人预计人数参会人数12352
6、5 会议方案审核表序号 审核项目 审核建议 审核结果1 会议的主题2 会议的规模：（总人数）查邀请回函3 会议预算4 会议日期及时间安排5 会议总负责人6 会议事项分工7 会议日程安排8 会议流程安排9 依来宾名册制定工作安排10 各类函件发放工作安排11 纪念品选择、购买、包装和备份等事项安排12 来宾交通与住宿安排13 会场的预订、布置安排和计划14 会场花饰、看板和标示计划15 服务柜台的安排16 会议桌次、座次安排17 胸章、名牌安排18 新闻媒体安排19 拍照摄影安排20 服务员着装安排21 宴会的形式安排和宴会计划22 会场饮品安排23 来宾费用支付范围与计划24 料理样式和菜单印
7、制25 日常用餐安排526 会议安排计划表会议名称 会议日期会议地点 会议召集单位主持人 计划参会人数计划开始时间 计划结束时间会议负责人 会议记录员拟邀请参会人员参会单位会议宗旨及议题会议流程与会者应备资料会场标示资料会场拟分发资料备注527 会议议程安排表会议主题会议类型会议主办单位会议负责人 会议主持人会议摘要会议议题/内容议题 1发言人 发言时间 发言内容议题 2发言人 发言时间 发言内容出席人员 会议记录员会议注释：123528 会议用品明细表使用日期： 年 月 日会议名称： 会议负责人： 参加单位： 参会人数： 会议必备用品名称 单位 数量 规格 备注文具 笔 支便条纸 张笔记本
8、本桌子 张椅子 把花饰 盆投影布 面讲台 个饮料 瓶茶杯 个会议一般用品烟灰缸 个会议特定用品名称 单位 数量 规格 备注录音机 台录像机 台唱机 台投影仪 台电影放映机 台幻灯机 台会议特定用品麦克风 个备注529 行政会议通知单会议通知单通知日期： 年 月 日接收部门： 发文部门：尊敬的：谨定于 年 月 日 时 分于 召开 会议，请准时参加。随本通知书附送回执一份，请于 年 月 日之前将回执送 处。此致公司行政部会议名称 会议时间会议地点会议联系人 联系电话会议目的会议注意事项通知回执联会议通知已收到，内容详细了解，届时 能 不能 参加。谢谢!签名： 年 月 日5210 行政会议记录表编号
9、： 使用日期： 年 月 日会议时间 地点 主持人 记录人会议名称参 加 者会议议题会议目的会议过程记录会议决策记录审核人 审核结果5211 行政会议纪要表编号： 使用日期： 年 月 日会议纪要会议主席 会议主持列席人员名单出席人员名单会议决议内容决议事项 决议提出人 负责人 完成时间 其他说明记录人：日期：核准人：日期：5212 决议事项确认表决议事项决议内容达到目标所需支持执行措施 执行负责人备注5213 决议实施管理表会议名称 会议日期决议事项 决议负责人部门 执行负责人 实施目标 实施进度 评价总经办生产部销售部市场部质量管理部采购部物流部人力资源部行政部财务部各部门每月实施检查表月度
10、实施进度 评价 月度 实施进度 评价1 72 83 94 105 116 125214 会议进行检查表检查项目 检查内容 检查结果目的 是否正确把握会议的目的 是 否出席者 是否确认过出席者名单 是 否会场 是否确认过会场、日期 是 否议题 是否针对议题加以检讨 是 否发言 是否检讨过发言的时机和内容 是 否质询 是否检讨过质询与被质询的事情 是 否协助 主持人和与会者的协调是否良好 是 否流程 会议师傅都按照流程进行 是 否氛围 会议氛围是否良好 是 否记载事项1235215 会议散会检查表检查事项 检查结果全员是否有积极性的提议 是 否是否正确记录同意事项、决定事项 是 否决议事项是否重复
11、一遍，让全体人员确认无异 是 否意见及议题的处理是否获得认同 是 否在当天的议题中，是否有无法讨论的议题 是 否是否取得同意后再进行讨论 是 否是否尊重少数人的意见 是 否是否指示承办人员保管议事录 是 否是否指示将决定的事项通报全公司 是 否是否让出席者以愉快的心情散会 是 否是否提醒下次会议的召开时间 是 否会场整理是否周全 是 否记载事项1235216 行政会议总结表会议名称参会人员会议时间 会议地点一、会议简况二、会议决议事项三、待改进事项四、其他事项5217 会议室使用申请表申请日期 使用会期 会议名称 参会人数 主持人 负责人 备注申请部门 管理部门部门名称 填表人 部门负责人 管
12、理部门 责任人 部门负责人5218 会议室使用登记簿使用日期 使用时间 会议名称 使用部门 参加人数 负责人5 3 文件管理图表531 文件管理事项图文件收发文件制作文件印刷文件保管文件分发文件借用文件处理文件会签文件更改文件复印文件管理事项532 公文接收登记表收文日期 文号发文单位联系人公文类型主题有无附件密级 速级 签收 备注533 公文发放记录表发文日期 文号收文单位联系人公文类型主题有无附件密级 速级 签收 备注534 文件目录一览表文件标题、类别 项目编号文件号 文件名称 版本 页数 日期 规范类规格类标准类备注535 文件印制申请单名称类别 公文 表单 转发文件 信件 领导讲话
13、其他文件张数张（份）文件密级 打印 油印 胶印 复印大 大印制种类 张（份）张（份）高级纸小普通纸小交件 月 日 时 分 主管校对 月 日 时 分 经办时间取件 月 日 时 分申请部门签收承印部门主管： 经办：536 复印文件登记表份数序号 日期 文件名称原稿页数 3A4B5合计使用部门使用人备注537 资料存放记录簿分类编号 资料名称 保存单位 建立/交存日期1234538 文件督办通知单密级：（2011）第 号承办单位名称： 现将 督办单位名称： （印鉴）年 月 日 要求1 年 月 日以前文字回告2回告件一式五份，经送联系电话： 539 公文收发汇总表填写日期： 年 月 日收文汇总 发文汇
14、总月日发文单位文号事由份数有无附件签收月日收文单位文号事由份数有无附件签收5310 公文收发会签单发文单位 发文文号 发文日期 年 月 日时限 普通件 急件 特急件 密级 普通 秘密 机密 绝密内容单位 接文时间 交文时间 行政部转呈时间1 月 日 时 月 日 时 月 日 时2 月 日 时 月 日 时 月 日 时会签顺序3 月 日 时 月 日 时 月 日 时备注5311 文件用印申请表编号：申请部门 申请日期 盖印份数信件名称 信件类别用印份数 用印原因 印签留底 公司印签 董事长印签 总经理印签 财务印签审核意见 签名：日期： 年 月 日主管： 申请人：5312 函件接收记录表日期 信件种类
15、 接收人 收信人 所属单位/职位 分发日期 签收人5313 函件寄送记录表函件信息 发件人信息序号 外发时间函件类别 外发地址 收信人 外发信件人 外发单位密级125314 图书资料借阅卡图书信息栏 借阅信息栏图书编号 借阅人图书名称 办理人图书类别 借阅日期图书价格 拟归还日期图书等级 归还日期签字确认栏借阅人签字：年 月 日经办人签字：年 月 日说明：双方各留一份，便于日后归还时确认。5315 图书借阅登记表借阅日期 图书编号 图书名称 借阅人 拟归还日期 借阅人签字 经办人签字5316 声像材料送审表送审日期： 年 月 日声像资料名称附加文字材料页次 声像资料送审人签字确认栏摄编人员 配
16、音人员 文字起草人员 参审人员签名： 签名： 签名： 签名：年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日审核意见签名：年 月 日5 4 差旅管理图表541 差旅事项管理图差旅计划差旅申请差旅审批差旅登记出境差旅管理差旅准备差旅费用预支差旅费用报销差旅事项管理542 差旅事项说明表差旅事项 说明差旅计划 制订年度、季度、月度差旅计划以及每次差旅的计划差旅申请 申请差旅，申请差旅费预支差旅审批主管人、主管部门、分管副总等人对差旅事项及其方案进行审批，对差旅人的请假要求进行审批等出境差旅管理 出境差旅的注意事项、签证、护照办理以及差旅费支出标准等差旅准备 机票、酒店预订、目的地联络等差旅登记 对差
17、旅人员的外勤工作进行登记，对差旅工作进行记录后存档等差旅费管理 差旅费报支标准管理、差旅费预支管理、差旅费报销管理等543 年度出差计划表日期和费用计划上旬 费用 中旬 费用 下旬 费用 合计1 月2 月3 月第一季度小计4 月5 月6 月第二季度小计7 月8 月9 月第三季度小计10 月11 月12 月第四季度小计总计544 出差准备费用表地区身份A 类地区 B 类地区 C 类地区董事长常务董事其他董事总经理副总/总监级部门经理级主管级工程师普通员工其他545 出境差旅申请表姓名 性别 出生年月部门 职务 职称出境目的预计出境时间 预计返回时间预计费用出境差旅审批总经理 副总经理 部门经理 主管546 出差申请审批表姓名部门 职务出差时间出发地点出发时间 预计销假日期出差事由部门审批意见签字：日期： 年 月 日分管副总审批意见签字：日期： 年 月 日总经理审批意见签字：日期： 年 月 日547 员工出差登记表姓 名部门目的地出差事由拟出差时间拟返回时间联系电话具体地址职务代理人批准人备注5 5 印照管理图表551 印照风险管理图未经批准私刻印章不按规定领用印章私携印照外出盗用印章印照丢失或被盗违规用印不按规定收缴印照不按规定销毁废止印照印照管理风险管理552 印章样式标准表印模 文字 字体 形状及尺寸 材质
