1、1行政文秘必备知识一、红头文件的制作及标准1、进行页面设置选择“文件” “页面设置”选择“ 页边距”附签，上：3.7 厘米，下：3.5 厘米，左：2.8 厘米，右：2.6 厘米。选择“版式” 附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”, 在该选项前打“”。 选择“文档网格”附签，“字体设置” ，“中文字体”设置为“仿宋”；“字号” 设置成“ 三号”，单击“ 确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“每行” 设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行。然后单击“ 确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页 22 行、每行 28个汉字的国家标准。2、插入页号选择“插入” “页码”
2、，“位置”设置为“ 页面底端（页脚）”， “对齐方式”设置为“外侧”。然后 单击“ 格式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示格式，单击“确定” 按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成“四号” ；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。23、发文机关标识制作选择“插入” “文本框”“ 横排”菜单项，鼠标将会变成“”，在 Word 2000 版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键“ 设置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。选择“颜色
3、和线条”附签，“颜色”设置成“ 无填充颜色”。选择“大小”附签，“高度”设置成“2cm”；宽度设置成“15.5cm”。注：用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“ 对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”；垂直对齐： “绝对位置”设置成“页边距”， “下侧”设置成“2.5cm”平行文标准，“8.0cm”上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定”。选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击“确定”完成。文本框属性全部设置完成，单击“ 确定”按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“ 红色”，字体设置成“小标宋简体
4、”，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为 155mm、高为 20mm、距上 25mm 的红头制作完成。34、红线制作首先将“视图”“工具栏”“ 绘图”选中，单击“ 绘图”工具条的直线工具，鼠标会变成 “十”字形，左手按住键盘上的 Shift 键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平 线，然后选中直线单击鼠标右键，选择“ 设置自选图形格式”，红线的属性在这里进行设置。选择“ 颜色和线条”附签，“颜色” 设置为“ 红 色”；“ 虚实”设置为 “实线” ；“粗线”设置为“2.25 磅”。选择“大小”附签，“宽度” 设置为“15.5cm”。选择“版式” 附签，单击“高级”按钮
5、，水平对齐：“对齐方式” 设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面” ，垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“7cm” 平行文标准，“13.5cm”上行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。单击确定。5、文号制作平行文文号：文号三号仿宋、居中 显示。上行文文号：文号三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人三号仿宋字体；签发人姓名三号楷体、右空一个字的距离。4注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法： 选择“插入”“ 符号 ”“符号”附 签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击“ 插入”按钮即可。6、主题词制作选择“表格” “插入”“ 表格 ”，选中表格，单击鼠标
6、右键表格属性“表格”附签，“对齐方式” 设置为“居中” ；然后单击“边框和底纹”按钮，在“预览” 窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。7、保存成模板文件单击“文件” “保存”，“保存类型”：选择“ 文档模板（*.dot）”；“文件名”：给模板命名；“保存位置”：模板所在路径（一般不做，默认即可）。至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。 要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择“文件”“打开 ”，找到相应的模板路径，若模板保存时
7、按系统默认设置的，然后单击“ 打开”按钮调出模板即可进行修改。二、公文正文排版51 依据模板建立新公文：选择“文件”“ 新建”“常用” 附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。2 制作公文正文内容：正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：标 题二号小标宋字体，居中 显示； 主送机关三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式；正 文三号仿宋字体；成文日期三号仿宋字体，右空四个字的距离， “”和六角符号的输入方法一致，不能使用“ 字母 O”或“数字0”代替。文号、签发人、主题词按照模板定 义的字体填写完整。最后，将红头、 红线、文号、 签发
8、人、 标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。一、公文的文面结构主要有哪些要素？公文的文面结构是个公文格式问题，是公文规范性的重要体现。最常用的有以下 8 个要素构成：1、版头6“红头文件”。文件的首页上端，印有“文件” 字样的红色大字。政府公文版头下面有一道红线，党的公文在红线中间另加一红五星。“白头文件”。即不用版头的文件，一般用于印发领导人的讲话等文字材料。2、发文字号机关代字 + 年份 + 顺序号机关代字是发文机关的简化代称，一经确定，不得随意改动。年份用公元纪年标记，使用阿拉伯数字，并用六角方括号括住。位置居中略下（纵向）或左下。顺序号，使用阿拉伯数字，如“58号”
9、。写作“ 第 58 号 ”或“058 号” 均不规范。3、标题发文机关 + （关于）事由 + （的）文种 4、主送机关顶格，后加冒号。少数直接面向社会或全体的文件可省略主送机关。该要素要注意主送机关之间的排列顺序和标点符号的使用。从系统的角度说，应按党政军群的顺序排列，县四大家领导班子排序应为：县委、人大、政府、政协；从级别的角度说，应按由高至低的顺序排列。不同系统、不同级别的主送机关之间用逗号隔开，同一系统、同一级别的主送机关之间用顿号隔开。如：以县委和县委办向下行文的主送机关为“各乡镇党委，县委各部7委，县直机关各单位和各人民团体党委（党组、总支、支部），汤泉池管理处党委”各主送机关 间用
10、逗号而不是用顿号隔开是因为它们虽处于同一级别但分属于不同系统。当公文的主送机关为平级机关时，可按公文的内容与主送机关关系的密切程度安排先后顺序。5、正文。排印正文时，标点符号应尾随文后，即点号不能打头，标号不要拆开。数字、年份也不能拆开回行。6、附件写在正文下空 1 行左空 2 字用 3 号仿宋体字标识。格式为：附件：序号 + 标题 + 件数附件的标题不加书名号，标题与件数空一字距，其末尾不加标点符号。写作“附件如文 ”、“附件份 ”是错误的。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第 1 行顶格标识“附件” ，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应
11、在附件左上角第 1 行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。附件不是“副件”，有的对正件起说明、解释和证实作用，有的则用于向上级机关报送或向下级机关批转的附件，此类附件实际是主件。7、发文机关（落款）政府机关仅以版头和印章为标志，不写落款。8党的文件一般写落款，并必须写全称。8、成文日期会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准。领导签发的，以签发日期为准。联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。法规性文件以批准日期为准或者在正文最后专门规定具体生效和开始执行的日期。特殊情况署印发日期，如电报。发文日期必须写明年月日。政府公文用汉字，党的公文用阿拉伯数字。二、容易用错写错的字词
12、如何区辨？1、“二 ”与“两”使用“二 ”的地方：自然数。 序数、小数、分数。使用“两 ”的地方：一位数的基数。如“ 两台机器”。概数。如“ 三两天” 。2、“倍 ”的运用“倍”虽是一个比较简单的词，但在公文写作中误用的情况却是多见的。一是与“增加了” 合用时的误 用。“增加了”是在原数基础上，向上增加若干个原数。二是与“增加到” 合用时的误用。“增加到”是包括底数，指增加后的总数。三是把“ 倍”用在降低、减少上。如有的公文中出现“降低倍”或“ 减少 倍” 的提法，这是不妥9的。因为“倍” 只能用于增加，不能用于降低或减少。如果说用于减少，就应该加“负 ”字。3、“以上 ”与“以下”的运用“以
13、上”、“以下”等词与前面的数字连用，这种表达方法的数目概念，习惯上应包括前面的本数在内，百人以上即含百人、千人以下即含千人，不应把本数排除在外。但是，为了使界限的划分清晰准确，应注明本数是否包含在内。如：“十四岁、十四岁以上儿童不得入内。”或“ 十四岁以下（包括十四 岁在内）儿童不得入内。”4、“制定 ”与“制订”的运用“制定”即制作、定出。公文中习惯用在较大场合，以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等，如：“党的第十六次代表大会，为我们制定了全面进入小康社会的总任务和政治路线。”“制订”即制作、订立。公文中习惯用于具体规章制度的订立。如：“ 我 们单 位相继制 订了防火、门卫等安全管
14、理制度。”5、“物 质” 与“物资”的运用“物质”即能触及、能见到的客观存在的东西。该词多用于哲学和物理学上的抽象概念。“物资”即指具体的财物资源。6、“需要 ”与“须要”的运用“需要”即对“缺乏”而言，还有“ 要求” 的意思。词性为及物动词，后可带宾语。10“须要”即说明“应当”、“ 必须”的意思。词性为能愿动词，修饰限制动词。7、“权 力” 与“权利”的运用“权力”即可以管辖、统治、支配别人的权柄，受其管辖者必须服从。“权利”即指一定的人被规定赋予的可以享受的权益。如：“ 公民有监督公共权力正确行使的权利。”8、“截止 ”与“截至”的运用 “截止”即到期停止。“截至”即到为止。9、“违 反
15、” 与“违犯”的运用“违反”即不遵照，反着方向做。“违犯”即违背，触犯。10、“以至 ”与“以致”的运用“以至”即到，直到。用于时间、数量、范围的延伸或扩大。“以致”即弄得，由此而造成，用于下半句的开头，表示结果。11、“象 ”与“像”的运用在公文写作中重点要注意，当“像”作为比喻词或作为其它系动词时不能写作“象 ”。12、“的 ”、“地”与“ 得”的运用11“的”、“地”、“ 得”是结构助词，在口语里都念“de”。“的”用在名词前，是定语的标志；“地” 用在动词和形容 词前，是状语的标志；“得 ”用在 动词 和形容 词后，是补语的标 志。 13、“部署 ”与“布置”的运用 “部署”即指全局重
16、大工作的安排。“布置”即指全局具体工作和事项的安排。14、“既 ”与“即”的运用“既”是并列连词，通常与“又”配对使用。“即”相当于判断词“是”的用法。另有“即使” 的含义。15、“和 ”、“与”、“ 及”的运用“和”口语色彩比较浓；“与”带一些文言色彩，常用于比较郑重的场合；“及 ”连接的成分 虽然也是并列，但表达的意思上有 轻重的分别，即前重后轻。三、如何处理公文标题制作中的几个棘手问题1、解决转发性通知标题冗长繁琐问题层层转发公文，由于“过桥” 机关多，很容易造成该类公文标题冗长繁琐，如“裹脚布 ”似的，解决此 问题办法有四：只写转发第一次转发机关的通知；直接转发原文件；在标题中只出现上
17、一级机关转发通知的文号；12只用本机关发文的标题，而将其它机关的标题概括为文件。2、标题中标点符号的运用为了保持标题简炼和整洁大方，一般地尽量不用标点符号的尽可能的不用。非用不可的有下面几种情况：可用书名号。主要用于法规、规章名称和被批转、转发的公文标题等。可用问号。如：人的正确思想是从哪里来的？可用引号。如：中共中央关于坚持“少宣传个人”的几个问题的指示3、长标题的排列根据标题长短，分一行、二行、三行均可，注意分割合理，布局匀称、美观，不可割裂题意，即一个词不可断开分在两行。四、结构层次序数是如何规范的？第一层为“一” ，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。在一段文字内
18、部常使用“ 一是、二是、三是”，“ 首先、其次、第三” 。五、公文中的数字运用有哪些规范要求？13公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。党的公文用阿拉伯数字书写成文日期。不标明主送机关的普发式公文（决议、决定、条例、意见、规章等）加括号标注于标题下方居中位置。年份一律使用公历年份的全称，如 1978 年、2003 年不能略为 78 年、03 年。同一文件中同类数量的表示方法应前后一致。六、公文字体和字数有哪些规范要求？主标题字号一般应为二号标宋字体，副标题的字号应小于主标题字，大于或同于正文字。
19、正文用三号仿宋字体。以 16K 纸型编排，每页文字 20 行，每行 25 个字。以 A4 纸型编排，每页文字 22 行，每行 28 字。公文主题词用三号标宋字体，“主 题词” 三字应用三号黑体。公文中的页码用 4 号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条 4 号一字线，一字线距版心下边缘 7mm。单页码居右空 1 字，双页码居左空 1 字。空白页和空白页以后的页不标识页码。14七、正确使用标点符号有哪些讲究？1、并列短语中的顿号、逗号的使用。并列短语中各成分之间如果没有显著的停顿，当中便不用顿号。如“工 农业生产 ”不写成“工、农业生产”，“ 五六个”不写成“五、六个
20、”，“ 各 乡镇”不写成“各乡、镇” ，“青红皂白”不写成“ 青、红、皂、白”。并列短语各项之间有比较长的短语或有较大的停顿，中间应用逗号。如“刀子，叉子，玻璃酒杯，大大小小的花瓷盘子，都放出晃眼的光。”2、破折号、省略号同点号连用。破折号和省略号都是标号。用在有停顿的地方，不论是句中或句末，如果本来应该用点号的，可以用了点号再加破折号或者省略号。3、引号同点号连用凡是完整地照录别人的话，末了的点号（多为句终号）放在引号之内。如：俗话说：“到什么山上唱什么歌。” 又说：“看菜吃饭，量体裁衣。”凡是把引文作为作者一句话的一部分，末了的点号放在引号的外面。如：我们有些同志喜欢写长文章，但是没有什么
21、内容，真是“ 懒 婆娘的裹脚，又长又臭” 。4、句内括号与句外括号的使用。15句内括号（即注释句中某一部分的）紧贴在被注释部分之后，倘若正文在这里该用点号，点号应放在括号之后，括号内部可以有逗号或分号，但不能有句号，尽管已经是一个句子。如：这就是说，将群众的意见（分散的无系统的意见）集中起来（经过研究，化为集中的系统的意见），又到群众中去作宣传解释，化为群众的意见，使群众坚持下去，见之于行动，并在群众行动中考验这些意见是否正确。句外括号（即注释全句的）前边正文的点号用在括号之前。括号内部如果是句子，可以用句号。如：全国各族人民间的大团结万岁！（长时间的鼓掌）伟大的、光荣的、正确的中国共产党万岁
22、！（全场起立。热烈的经久不息的鼓掌，转为欢呼。）八、加盖印章应注意哪些问题？发文机关印章是证明公文效力的重要表现形式。总的要求是“上不压正文，下 骑 年盖月” 。区别不同情况有以下具体要求：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空 4 字；加盖印章应上距正文 1 行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。16当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空 7 字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印
23、章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过 3mm。当联合行文需加盖 3 个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排 3 个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空 2 字标识成文时间。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页 无正文” 的方法解决。九、怎样提炼公文的主题词？撰写文稿时应在文中标明主题词，具体要求和做法是：1
24、、全面审读公文，确认公文的主题内容，即确认公文涉及了哪些事物和具体对象及问题。2、认真进行主题分析，找出公文涉及的主要对象。弄清其性质，弄清其归属哪方面问题，形成主题概念，对关键性语句准确、精炼地进行主题概括。173、在有关机关正式制发的公文主题词表中选取与公文主题概念相对应的最专指的主题词，其词形务必与词表中规定的词形相一致。4、如在词表中没有与公文主题相对应、专指性强的主题词时，要在词表中选取与公文主题直接相关，最相邻的主题词进行相配。组配后有多义性时，应放弃组配，直接采用反映公文主题上位概念的上位词。不能进行组配时，也采用最直接的上位词。5、应有效把握对公文主题的标引深度，一份公文的主题
25、词除类别词外一般不超过 5 个。6、主题词的排列次序应科学合理。一般应按主题词的含义，从内容到形式排列，进行组配时应按以下次序：主体因素，即反映公文主题的关键性概念，如对象、材料、方法、过程、条件等，文中有几个并列的主体因素时，一般按语法关系和逻辑顺序排列；通用因素，即描述主题的一些通用概念，在主题中居次要地位，对主题起细分的作用；位置因素，即公文所涉及的事物、对象和问题所处的空间位置属性方面的概念，包括国家名、地区名、地名以及机构名称等方面的主题词；时间因素，即公文所涉及的事物、对象和问题存左的时间范围属性方面的概念，包括具体年份等方面的主题词；18公文类型因素，即公文种类方面的概念，如命令
26、、指令、报告等。十、公文版记如何标识？公文版记主要内容与标识规范如下：“主题词 ”用 3 号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用 3 号标宋体字；词目之间空 1 字。公文如有抄送机关，在主题词下 1 行；左右各空 1 字，用 3 号仿宋体字标识“抄送 ”，后标全角冒号；抄送机关 间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占 1 行位置；用 3 号仿体字。印发机关左空 1 字。印发日期右空 1 字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉拍数字标识。版记中各要
27、素之下均加一条反线，宽度同版心。版记应置于公文最后一面（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。19一、公文用纸 统一采用国际标准 A4 型纸，双面印刷。 二、行文格式主要要求 （一）发文机关标示：由发文机关全称或规范化简称后加“文件” 组成。发文机关标识上边缘至版心上边缘为 25mm，上报公文的发文机关标识上边缘至版心上边缘为 80mm，留出空白供上级机关批示文件使用；发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识，字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于 22mm15mm。联合行文时应使用主办机关名称在前，“ 文件” 二字置于发文机关名称右 侧，上下居中排布；如联合行文机关过
28、多，保证公文首页显示正文。 （二）发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号在发文机关标识下空 2 行，用 3 号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“” 括入；序号不编虚位（即 1 不编为 001），不加“第” 字。上报公文标识签发人姓名平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空 1 字，签发人姓名居右空 1 字，签发人用 3 号仿宋字，签发人后标全角冒号，冒号后用 3 号楷体字标识签发人姓名。 （三）文件标题：红色反线下空 2 行，用 2 号宋体字（加粗），可分一行或多行居中排布。回行时，要做到词意完整，排列对称，间20距恰当。 （四）正文（
29、含主送机关名称和落款）：用 3 号仿宋字，一般每面排22 行，每行 28 个字。文中如有小标题可用 3 号宋体字（加粗）或黑体字。正文中的结构层次第一层为“一、” ，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“ （1）”。 （五）附件：公文如有附件，在正文下空 l 行左空 2 字用三号仿宋字标识“附件 ”，后标 全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1”)，附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第 l 行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。 （六）成文时间及印章：成文时间用汉字将年、月、日标全，“零” 写为“”。单
30、一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间，成文时间右空 4 字，加盖印章应上距正文 1 行之内，也就是不到 1 行的空白，端正、居中下压成文时间。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空 7 字；主办机关印章在前，两个印章排列整齐，均压成文时间，互不相交或相切，相距不超过 3mm。当联合行文需加盖 3 个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）21排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多 3 个印章，两端不得超
31、过版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空 2 字标识成文时间。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文” 的方法解决。 （七）主题词：“主题词 ”三字用三号黑体字，居左 顶格标识，后标全角冒号；词目按照国务院公文主题词表的分类进行编制，用三号宋体字，词目之间空 1 字。 （八）抄送机关：公文如有抄送机关，在主题词下 l 行；左右各空 1字，用三号仿宋体字标识“抄送” ，后标 全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。（九）页码：用 4 号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条 4 号一字线，一字线距版心下边缘 7mm。单页码居右空 1 字，双页码居左空 1 字。空白页和空白以后的页不标识页码。
