1、文件名称 IT 设备及备件管理细则 密级 一般文件层次 三层文件 文件编号 NF03-IT(09A0)-02 分发号制定 叶云科 审核 盛晓辉 胡健 复核 李烽 批准 钟睒晱归属部门 信息部 批准日期 2010-1-27 试行日期 发行日期 2010-1-28文件编号 NF03-IT(09A0)-02 1/ 15 发行日期 2010-1-281.目的明确了 IT 设备及备件的配备、采购岗位标准、配置、归还、变更、借用、修理、报废及备件管理等相关操作流程2.制度适用范围农夫山泉股份有限公司所属各公司、部门3. IT 设备岗位配置标准维护流程3.1. 流程图I T 服务台信息部总监服务台主管人事部
2、岗位编制管理部门 I T 设备管理员部门经理 / 总监开始岗位变动 ，事物处理系统岗位设备标准配置维护审批岗位审核核对岗位配置信息岗位配置审批维护岗位配置信息结束Y e s Y e s Y e sY e sN o N o N o N o3.2. 流程步骤说明步骤 项目 操作用户 步骤描述IT 设备及备件管理细则 文件编号 NF03-IT(09A0)-02 2/ 15 发行日期 2010-1-2811填写维护申请部门 IT 设备管理员新部门成立、部门岗位增加、减少，或因实际需要调整岗位 IT 设备配备标准时，在“事务处理”系统的“岗位设备配置标准”进行变更的填写申请事务22批准 部门总监在“事务
3、处理”系统中对该部门岗位变动申请进行批准，如果不同意则结束本事务23审核人事部岗位管理核对该部门岗位编制情况，如不属实则结束本事务44核对 信息部服务台在“设备管理”系统中检查该部门该岗位现有设备的标准，如已存在或符合则结束本事务55岗位配置审核 信息部总监对该岗位的设备配置进行审批56岗位 IT 设备配置标准维护信息部服务台按申请事务的情况，维护“设备管理”系统的“岗位 IT设备配置标准” ，结束本事务4. IT 设备配置流程4.1. 流程图I T 设备配置流程I T 设备管理工程师工厂大区独立财务总部财务I T 服务台设备使用人 部门经理 / 总监 采购部采购专员开始设备管理I T 设备采
4、购申请是否有库存部门审批I T 设备编号分配是否独立财务预算 、 S A P 固定资产登记预算 、 S A P 固定资产登记实物采购结束N o系统验收 / 出库Y e sN oY e s4.2. 流程步骤说明步骤 项目 操作用户 步骤描述IT 设备及备件管理细则 文件编号 NF03-IT(09A0)-02 3/ 15 发行日期 2010-1-281 申请配置 部门 IT 设备管理员由设备使用人，进入设备管理 设备申请”界面,“设备管理”系统会自动根据该用户所在的该岗位对应的“IT 设备岗位配置标准”确定是否出现“申购”按钮。如果该岗位配置已全（由于岗位增变或变动，由部门设备管理人提请增加岗位设
5、备配置）的情况下，界面上不出现申请按钮；点申请后自动生成“新设采购流程” ；2 部门审批 部门总监 对本部门申请采购的 IT 设备进行确认审批3 IT 设备编号分配 IT 服务台 对 IT 设备新申请的设备分配设备编号4判断是否有预算与 SAP 资料生成财务中心资产会计资产会计在“新设采购流程”中查询应处理的 IT 设备申请列表，确认是否有预算并在 SAP 中生成资产号、填写 IT 设备编号，并将资产号、成本中心填到“设备配置申请单”中 5判断是否有预算与 SAP 资料生成独立公司财务经理资产会计在“新设采购流程”中查询应处理的 IT 设备申请列表，确认是否有预算并在 SAP 中生成资产号、填
6、写 IT 设备编号，并将资产号、成本中心填到“设备配置申请单”中6 实物采购 采购部采购专员定期在“设备管理”系统中查看应处理的 IT 设备采购单的情况，并进行 IT 设备的实物采购操作。转入 5.IT 设备库存管理流程。7 设备验收 IT 设备管理工程师对已经采购的设备进行系统验收，并确认实物。外围设备通过电话进行验收5. IT 设备库存管理 归还流程5.1. 流程图IT 设备及备件管理细则 文件编号 NF03-IT(09A0)-02 4/ 15 发行日期 2010-1-28I T 设备库存管理流程设备使用申请人I T 设备管理员采购部部门总监设备使用人归还购买旧设备不合格新设备不合格合格实
7、物验收设备配备申请的实物采购设备归还 / 购入事务处理系统设备归还结束实物退货 系统入库确认设备采购通知7 . I T 设备修理流程实物出库设备申请流程审批开始IT 设备及备件管理细则 文件编号 NF03-IT(09A0)-02 5/ 15 发行日期 2010-1-28I T 设备归还流程I T 设备管理员部门经理部门 I T 设备管理员旧设备不合格合格实物验收事务处理系统设备归还7 . I T 设备修理流程审批开始结束5.2. 流程步骤说明步骤 操作用户 步骤描述1设备使用人或采购部部门 IT 设备管理员因部门、岗位变更，产生 IT 设备归还时，设备使用人在“设备管理”系统中现有设备出库申请
8、中申请归还，提交给部门经理；如果是采购的货物入库，采购部在“设备管理”系统中对采购申请进行“采购实施”后，系统中提交给 IT 设备管理工程师；2 部门经理总监 对部门设备归还进行审批IT 设备及备件管理细则 文件编号 NF03-IT(09A0)-02 6/ 15 发行日期 2010-1-283 IT 设备管理工程师在“设备管理”系统中接收到设备入库事物，并对实物进行验收；验收完成后结束事物，并确认设备进入设备管理系统。如果是新购设备不符合要求的转给采购部进行退货换货操作如果是归还的旧设备有问题，则转入“设备修理流程”6. 4 6. IT 设备管理工程师 6. 对总部设备验收完成后，根据采购申请
9、流程实物提交给设备使用人6. IT 设备变更流程6.1. 流程图I T 设备变更流程部门总监 设备使用人部门 I T 设备管理员部门设备变申请开始检查设备信息与实物验收审批笔记本责任书结束6.2. 流程步骤说明步骤 项目 操作用户 步骤描述IT 设备及备件管理细则 文件编号 NF03-IT(09A0)-02 7/ 15 发行日期 2010-1-2811 设备变动 部门 IT 设备管理员由于部门或岗位的变动引起设备的变动部门 IT 设备管理员在事务处理系统中提交申请变动的设备信息及原因，提交给部门总监审批12 审批 部门总监对本部门设备变动进行审批23检查实物并核对信息 IT 设备管理工程师使用
10、人根据事物检查变动的设备信息情况并与系统数据核对检查设备信息与实物验收7. IT 设备修理流程7.1. 流程图I T 设备维修流程信息部总监大区经理 、工厂厂长大区财务经理 、 工厂财务科长服务台主管I T 外包设备维修工程师采购部副总监采购部经理设备采购专员I T 服务台运维部经理I T 服务台主管设备使用人I T 外包设备管理工程师开始设备管理维修申请维修方案确认维修方案审批维修方案判断是否大于1 0 0 0 元审批核价 审批价格审批 实物维修验收维修情况确认维修预算审批审批维修方案判断是否大于5 0 0 元核价 审批价格审批 实物维修验收维修情况结束总部与大区工厂总部N o工厂 、 大区
11、Y e sN o是否常规备件N oY e sY e s7.2. 流程步骤说明步骤 操作用户 步骤描述1 设备使用人IT 设备使用过程中发生损坏时，通过设备管理系统中“现有设备出库申请”点击修理发起修理事物，当信息部设备管理在巡视过程中发现有设备影响正常使用时，有权限要求 IT 设备使用人对该设备进行修理；2 IT 设备维修工程师对需要修理的设备进行技术诊断，出具设备修理方案，包括修理费用；对于无法修理或修理费用过高或属淘汰的设备没有必须修理时，通知设备使用人提交报废申请； 3 IT 服务台主管对维修方案进行确认，并判断该设备是总部大楼内设备还是外围工厂、大区设备。总部设备提交给运维部经理审批，
12、外围设备提交大区财务经理或工厂财务科长；4 大区财务经理或工厂财务科长 对维修方案的费用进行预算确认5 大区经理或工厂厂长 对维修进行审批；IT 设备及备件管理细则 文件编号 NF03-IT(09A0)-02 8/ 15 发行日期 2010-1-286 运维部经理对方案进行审批；按照维修方案，对总部大楼设备维修价格在 1000元以下审批方案后提交给 IT 服务台，1000 以上信息部总监审批方案。7 信息部总监 对方案进行审批8 IT 服务台根据维修情况判断是否常规备件，如果是常规备件直接提交给 IT 设备维修工程师，如果是非常规备件需要提交采购部设备采购专员进行核价9 采购部设备采购专员 对
13、所有维修方案的维修价格进行审核，提供维修公司。10 采购部经理 审核维修备件价格11 采购部副总监 审批维修备件价格12 IT 设备维修工程师/相关修理公司 根据维修方案对实物进行修理13 IT 服务台主管 对已经修理完毕的设备进行确认。并结束维修流程8. IT 设备借用管理流程8.1. 流程图I T 设备借用管理流程部门 I T 设备管理员I T 设备管理工程师信息部服务台部门 I T 设备管理员开始设备管理系统中申请库存设备是否满足需求实物借用使用设备事务处理设备归还实物验收是否有问题7 . I T 设备修理流程设备归还确认结束Y e s通知申请人N oY e sN oIT 设备及备件管理
14、细则 文件编号 NF03-IT(09A0)-02 9/ 15 发行日期 2010-1-288.2. 流程步骤说明步骤 操作用户 步骤描述1 部门 IT 设备管理员部门设备维修或新增实习生需要借用 IT 设备时，部门 IT 设备管理员通过设备管理系统“设备申请”中点击借用设备发起设备借用流程2 信息部服务台 根据借用申请的要求，杳看借用设备是否满足借用需求，如果没有则告知借用申请人,；借用设备实物领用签字认可；3 部门 IT 设备管理员 借用完成后，把事物提交给 IT 设备管理工程师并实物归还；4 IT 设备管理工程师 按借用的归还日期归还实物，设备管理对其进行技术检查，如果有问题的转入“设备修
15、理”流程。9. IT 设备报废流程9.1. 流程图I T 服务台主管总部财务固定资产管理人I T 服务台I T 服务台主管独立公司财务部经理绩效薪酬部经理I T 服务台信息部总监运维部经理I T 外包设备管理工程师部门经理 /总监设备使用人开始设备管理报废申请审批技术鉴定 方案确定方案审批正常报废判断人事处罚判断是否独立财务固定资产财务处理固定资产财务处理结束Y e sN o N oY e s N oY e sN oY e s审批 Y e sN o流程步骤说明步骤 操作用户 步骤描述1 设备使用人由于设备损坏等原因不能正常使用，或者设备因某种原因被盗、抢等时，部门设备管理通过设备管理系统中“现
16、有设备出入库申请”点击报废提交给部门领导审批。2 部门总监 对部门设备报废进行审批IT 设备及备件管理细则 文件编号 NF03-IT(09A0)-02 10/ 15 发行日期 2010-1-283IT 设备管理工程师根据设备的信息对损坏的设备进行技术鉴定4 IT 服务台主管 对报废方案进行确认，按照公司规格提交处罚方案。5 运维部经理 对报废方案进行审批6 信息部总监 对设备报废方案进行签批认可7 IT 服务台主管判断是否报废流程，非正常报废提交绩效薪酬部经理，正常报废提交给IT 服务台8 绩效薪酬部经理 根据处理方案进行处罚9 IT 服务台 判断该事物是否独立公司财务10非独立公司财务资产处
17、理人按照设备报废规定进行相应的账务处理。 11独立公司财务资产处理人按照设备报废规定进行相应的账务处理。12 IT 服务台 结束事物并检查系统设备状态9.3. 设备变卖流程图9.3.设备变卖流程I T 服务台非独立财务费用管理人独立财务费用管理人I T 服务台采购部设备采购经理设备采购部采购专员运维部经理服务台主管理I T 设备管理工程师部门总监设备变卖发起人Y e sN o变卖费用入账价格审批开始变卖核价设备变卖审批结束变卖费用入账设备信息核对设备变卖确认是否独立财务设备报废发起设备变卖确认IT 设备及备件管理细则 文件编号 NF03-IT(09A0)-02 11/ 15 发行日期 2010
18、-1-28设备变卖流程独立财务费用管理人非独立财务费用管理人I T 服务台I T 服务台采购部设备采购经理设备采购部采购专员运维部经理服务台主管理I T 设备管理工程师部门总监设备变卖发起人开始设备报废发起设备变卖确认设备信息核对设备变卖确认设备变卖审批变卖核价 价格审批变卖费用入账变卖费用入账是否独立财务Y e sN o结束IT 设备及备件管理细则 文件编号 NF03-IT(09A0)-02 12/ 15 发行日期 2010-1-28步骤 操作用户 步骤描述1设备变卖发起人新设备安装完成后，把原报废的设备提交变卖申请2 部门总监 对 IT 设备变卖进行审批3IT 设备管理工程师对于变卖的设备
19、信息进行核对4 服务台主管理 确认设备信息5 运维部经理 审批设备信息4采购部设备采购专员对变卖的设备进行核价与供应商选择5 采购部经理 对价格与供应商进行审批6 IT 服务台 判断是否独立财务7独立财务费用管理人对变卖设备的费用进行入账8非独立财务费用管理人对变卖设备的费用进行入账9 IT 服务台 检查系统数据变卖状态并结束事物流程10. 步骤10. 操作用户 10. 步骤描述10. 1 10. 设备使用人10. 由于设备损坏等原因不能正常使用，或者设备因某种原因被盗、抢等时，部门设备管理通过设备管理系统中“现有设备出入库申请”点击报废提交给部门领导审批。IT 设备及备件管理细则 文件编号
20、NF03-IT(09A0)-02 13/ 15 发行日期 2010-1-2810. 2 10. 部门总监 10. 对部门设备报废进行审批10. 310. IT 设备管理工程师10. 根据设备的信息对损坏的设备进行技术鉴定10. 410. IT 服务台主管10. 对报废方案进行确认，按照公司规格提交处罚方案。10. 5 10. 运维部经理 10. 对报废方案进行审批10. 6 10. 信息部总监 10. 对设备报废方案进行签批认可10. 710. IT 服务台主管10. 判断是否报废流程，非正常报废提交绩效薪酬部经理，正常报废提交给 IT 服务台10. 810. 绩效薪酬部经理10. 根据处理方
21、案进行处罚10. 9 10. IT 服务台 10. 判断该事物是否独立公司财务10. 1010. 非独立公司财务资产处理人10. 按照设备报废规定进行相应的账务处理。 10. 1110. 独立公司财务资产处理人10. 按照设备报废规定进行相应的账务处理。10. 1210. IT 服务台10. 结束事物并检查系统设备状态10. 备件采购管理流程10.1. 流程图IT 设备及备件管理细则 文件编号 NF03-IT(09A0)-02 14/ 15 发行日期 2010-1-28备件采购管理流程信息部总监I T 服务台主管I T 服务台采购部 I T 设备采购专员采购部经理运维部经理服务台主管N oY
22、e sN o审批事务处理系统备件申购实物退货开始采购核价实物验收是否合格备件入库确认结束审批核价审批N oY e s10.2. 流程步骤说明步骤 操作用户 步骤描述1 服务台主管 由于备件库存不足的情况下，提交备件采购流程2 运维部经理 对备件采购进行审批3 信息部总监 审批4采购部设备采购专员对采购的备件进行核价与供应商选择5 采购部经理 对价格与供应商进行审批6 IT 服务台主管 对备件进行实物验收，验收不合格退货7 IT 服务台 备件事物入库，并提交入库单11. 相关程序及文件序号 制度编号 制度名称 归属部门12. 相关表单序号 表单编号 表单名称 保管部门 保存期限IT 设备及备件管理细则 文件编号 NF03-IT(09A0)-02 15/ 15 发行日期 2010-1-28
