1、中国企业联合会培训中心 欢迎各位朋友参加公文写作与现代文档管理研修班,企业公文写作授课提纲中国企业联合会培训中心二OO七年九月,目 录,第一部分 企业公文处理常识 1公文概述 2公文种类3格式规则 4行文规则5公文拟制 6常用公文写作第二部分 公文制发常见问题 1行文规则方面常见的问题2公文写作方面常见的问题3公文格式方面常见的问题,第一部分 企业公文处理常识 一、公文概述公文是指行政机关在行政管理中所形成的具有 法定效力的和规范体式的公务文书。 企业公文的特点：1.具有法定的作者； 2.具有权威性和约束力；3.具有政治性和政策性； 4.具有针对性和实效性；5.具有规范的体例格式和特定的处理程
2、序。,公文的作用,1.指挥策令作用； 2.行为规范作用； 3.宣传教育作用； 4.传递信息、联系公务的作用； 5.凭证记载作用。,二、公文种类企业常用的公文种类主要有：1. 上行文报告、请示、2. 下行文决定、通知、通报、批复、意见、会议纪要3. 平行文函,公文处理的依据,一是有关法规和行业标准，如：国家行政机关公文处理办法（国发200023号），国家行政机关公文格式（GB/T97041999）；二是上级单位有关公文处理的规定和要求；三是企事业单位参照上述规定，结合实际制定的本单位公文处理规定。,企业应该怎样选择和使用公文种类？,一、根据行文目的确定公文种类二、根据行文关系确定公文种类三、根据
3、行文单位的职权确定公文种类,对公文处理工作人员的要求,公文处理人员应当具备：较强的理论水平，丰富的工作经验，娴熟的文字功夫，深厚的写作功底，强烈的责任意识，和谐的人际关系。,秘书巨笔如椽笔下有风云变幻，笔下有沉贬升迁，笔下有是非曲直，笔下有财产万千！,三、格式规范国家行政机关公文格式 （ GB/T9704-1999 )国家质量技术监督局1999年12月批准发布， 并于2000年1月1日开始实施。,国家行政机关公文格式的特点一是 99 国标在公文用纸纸型、幅面尺寸、公文用纸技术指标、装订要求、公文诸要素的字体字号、排布规则等方面做了大幅调整，其目的就是在于消除我国目前公文格式的混乱局面，规范统一
4、国家行政机关公文格式，为公文处理现代化奠定了基础。二是国家行政机关公文格式被赋予了法定执行效用。,公文三要素,眉首,公文份数序号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号和签发人,公文标题、主送单位、公文正文、附件、成文日期、公文生效标识和附注,主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等,主体,版记,标注发文字号标注发文字号的作用：一是为检索和引用公文提供专指性较强的代号；二是为统计和管理公文提供依据。 发文字号由发文单位代字、年份、序号三部分组成。例如：“国资评价20051号”，其中“国资评价”指发文单位代字，“2005”指年份，“1号”指发文序号。 年份、字号、序号用阿拉伯数码标识
5、；年份应标全称，用六角括号“ ”括入；序号不编虚位（即1不编为001），序号前不加“第”字。,上行文的格式上行文在格式上与一般行文的不同之处：上行文必须标注签发姓名，其中请示件还应当在首页上方留出80毫米的天头作为领导批示区域，并在附注处注明联系人和联系电话。上行文一般是需要上级单位批复或批示的请示件和重要事项的报告件，标注签发人姓名，体现了领导负责制和公文的严肃性。标注签发人姓名应在发文单位标识之下、红色反线之上、平行排列于发文字号的右侧。,联合行文的格式1联合行文发文单位标识应按主办单位名称在前、其他单位名称依次排列（党政联合行文时党的机关名称排列在前）的顺序，“文件”二字置于发文单位名称
6、右侧，上下居中排列。2联合行文原则上只编主办单位的发文字号。3联合上行文应当标注各联合行文单位签发人姓名。,公文的落款用印两种款式： 盖章不落款；盖章并落款。行政公文一般盖章不落款。,联合行文末页格式,标注公文主题词公文主题词分为类别词和标类属词，可根据公文内容按国务院公文主题词表和中共中央办公厅秘书局公文主题词表或本单位编制的主题词表进行标注。,四、行文规则行文应遵循以下基本规则：（一）行文原则：确有必要，注重效用。（二）行文权限：1.行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级请示和报告。2.根据授权行文。上级单位的职能部门根据授权，可向下级单位行文。3.同级单位或相应单位根据需要可以
7、联合行文。,（三）行文要求,1.“请示”应当一文一事和主送一个单位。 2.“报告”中不得夹带请示事项。 3. 公文一般不直接报送领导同志个人。 4. 涉及其他单位职能的事项，单位之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。,五、公文拟制 （一）草拟公文的基本要求1行文必须有的放矢。2正确使用文种。3公文内容要全面、客观、真实，符合国家的法律、法规及公文处理的有关规定。4行文要重点突出，主旨鲜明，条理清楚，结构严谨，文字简练、文理通畅；标点符号正确、恰当；人名、地名、数字、引文准确无误。5涉及其他单位职能的应履行会签手续，必要时应联合发文。,（三）公文的语言特点,1表述明确。 2表意准确。 3
8、语言平实。 4用语得体。 5用词庄重。,（四）怎样安排公文结构1应准确反映公务活动的内在联系和客观规律。2为主旨表达服务。3安排公文结构应当适合公文文种要求。,（五）公文标题的注意事项标题三要素：发文单位、事由和文种公文标题中一般不使用标点符号。需要使用的标点符合主要有： （） “ ” 、 ,（六）公文中使用数字应注意的问题公文中使用数字应注意：一是要实事求是，准确无误；二是数字来源应可靠、权威；三是统计口径应统一，具有可比性。公文中的数字除按要求必须使用汉字外，凡是用阿拉伯数字书写得体的地方，均应使用阿拉伯数字。,公文中的数字使用汉字的情况主要有：（1）成文日期（行政单位公文）；（2）公文结
9、构层次序数，即第一、二层次序数；（3）数字词组、惯用语、缩略语，表示概数的词语（例如三四天、十之八九）等；公文中使用阿拉伯数字的情况主要有：（1）成文日期（党的机关公文）；（2）印发日期、附件说明的序号；（3）计量和统计数字；（4）表示时间，例如年份、日期、时、分、；（5）多位数字。,（七）表示“数量”的增减时应注意1公文中表示数量增多时用倍数、百分数和分数；表示减少时用百分数、分数，但不用倍数。2公文中表示“数量”，在“增加、提高、上升、”或“减少、降低”等词语后面慎用 “到、至、为”和“了” 字。,（八）公文结构层次序数第一层为 “ 一、”第二层为 “（一）”第三层为 “ 1. ”第四层为
10、 “ （1）”如果不需要全部四个层次，在只有一个或两个层次时，可以按照顺序跳用。,（九）公文中“时间”的表达1要表明完整的年、月、日。2年份不能简写。3表示时间范围时，可用 “20002005年”、“34月”，但不能用 “20002005年度”、“34月份”。,（十）公文中“职务”、“姓名”的表达1各种职务、姓名应用全称，表示职务时，副职不得省略“副”字。2当一人担任多项职务时，一般只列出与公文内容有关的职务。3若干人物姓名同时并列出现时，应按一定的标准进行排序，例如职务高低、所在单位序列、姓氏笔画等。,六、常用公文的写法（一）请示请示一般由请示缘由、请示事项、结束语三部分组成。请示缘由，即请
11、示事项的原因、背景、理由和依据。请示事项，即请求上级单位给予指示或批准的具体事项。结束语， 常用“妥否，请示”、“以上当否（妥否），请审批（批复）”或“特此请示，请批复”等结束语。, 拟写请求批准的请示拟写重点应放在申述理由、重要性、必要性和可行性上，要注意理由一定要充分，报批方案（请示事项）一定要明确，有关材料要齐全、完整。 拟写请求指示的请示应把问题的焦点、难点、矛盾点以及需请上级作出答复或指示的问题表述清楚，同时还应将本单位有关意见一并报告，以便上级单位了解全面情况作出回复。, 拟写请求解决问题的请示重点要写好事由和请求解决的问题两部分。拟写时，事由要条理清晰，理由要充分；请示事项要合情
12、合理，并有解决问题的设想和明确意见。 拟写请求批转性的请示重点是写好请上级单位批转的目的、意义和作用，提出具体做法、步骤和措施等。结束语一般用“以上意见如无不妥，建议以名义批转”。,（二）报告1报告主要是向上级单位汇报工作、反映情况、介绍经验。因此，文风要平实，内容要实事求是，观点表达要精练清晰，文字简明、庄重，不可浮华、冗长、拖沓。2报告要重点突出，中心明确，主次分明，详略得当，要注意表达的条理性和逻辑性。3报告中不得夹带请示事项，报告中若涉及需上级单位解决的问题或批准的事项，应另文请示。,报告与请示的区别1行文功能不同。报告主要是汇报情况、反映问题等；请示则主要是请求批准、指示和解决问题等
13、；2处理方式不同。报告属阅件，可不回复；请示则属办件，需要办理、批复；3时间要求不同。请示应在事前行文，即所谓“事前请示”；报告一般是报告办理结果或有关情况，即所谓“事后报告”。日常工作中经常出现 关于 的请示报告的错误。,（三）决定决定一般由 决定缘由、决定内容、执行要求三部分组成。,1决定缘由概括地写明决定的根据、目的、意义及背景，常用“特作如下决定”、“现决定如下”等承启语过渡到决定内容部分，要求文字精当，语言概括明确。2决定内容写明决定事项的具体内容、原则、办法、措施、要求、规定事项等，要求用语准确简练，语气肯定。3执行要求即提出执行本决定的要求、意见或期望。决定的标题一般要求 完整地
14、写出发文机关、事由和文种三个部分。,（四）通知通知适用于传达上级单位指示，部署安排工作，任免和聘用干部，批转、转发和印发文件，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项等。通知的种类主要有：批转和转发性通知、传达或部署性通知、周知性通知、会议通知、人事任免通知等。,（五）拟写批复的要点一是批复的依据，要写明针对什么请示所作出的批复和依据什么作出的批复，应写明具体的规定，必要时应标引有关文件或规定的名称、文号或条款序号。二是批复的内容，要写明对所请示事项的指示或批准决定，同意性的批复一般不需说明理由，只明确表态即可，有时需对同意事项作几点原则规定；对否定性的批复，要简述原因、理由。三是希
15、望和要求，主要是从上级单位的角度提出一些补充性的意见，或提出希望和执行批复的有关要求等。,（六）会议纪要会议纪要的拟写一般分两部分：第一部分应写明会议概况，包括会议时间、地点、组织者、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等；第二部分是会议纪要的主体部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议定事项等。会议纪要一般都有特定的格式。,会议纪要的几种写法1集中概述法。即对会议的基本情况、研究的主要问题、与会人员的认识和议定的有关事项、解决问题的措施、要求等进行概述和说明。2分项叙述法。即将会议的主要内容分成几部分逐项写明。3发言提要法。即将具有典型性、代表性的发言加以整理、提炼，按照发言顺序或不
16、同内容分别阐述说明。,（七）附件和附件说明1附件是指附属于公文正文的有关材料。2附件说明是指正文后标注的说明附件的文字，应在正文下空一行标注。标注时应注意：（1）在公文正文之后标注的附件序号和名称，应与所附附件的顺序和名称一致。（2）附件序号应使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。例如：附件：1. 2. 3.附件应与正文一起装订。,（八）函函分为“发函”与“复函”，主要有标题、启承语和结束语三部分。1 发函，标题一般为关于的函；正文启承语一般为 “现函告如下”；需要结束语的，如请求解决困难的函，可用 “请予支持” 等。2 复函，标题一般为的复函；正文启承语一般要引述来函，然后用“经研究，现函
17、复如下”过渡到下文；如答复意见的函，可用“特此函复” 、“以上意见，请予考虑”等。,第二部分 公文制发中常见的问题一、行文规则方面常见的问题（一）越级请示所谓越级请示是下级单位越过直属上级单位直接报送请示的情况。（二）越权行文所谓越权行文是指公文内容超过本单位、本部门的职能范围，或应当协商会签而未协商会签，或经协商未达成一致意见，即自行对外行文的情况。,（三）党政不分所谓“党政不分” 是指党政机关互发指导性、约束性文件，或党政文件在格式上混用的情况。（四）多头请示所谓多头请示，是指就同一事项，同时或分别向多个上级单位（部门）请示。（五）一文多事所谓一文多事，是指一件请示中有多个主旨的情况。,（
18、六）报告夹带请示事项1.请示和报告均为上行文，但上级单位的处理方式不同，上级单位对报告一般作为阅件，可不作答复。若报告中夹带请示事项，则很容易误事。2.报告中不应有需上级批准后才能实施的事项。3.若在汇报工作的同时需解决某些问题，应将报告内容和请示内容分开，形成两个文件上报；或以请示公文为主，将报告内容作为附件，以便上级单位了解有关情况。,二、公文写作方面常见的问题（一）主旨不明所谓主旨不明是指公文主旨表达不符合单一、鲜明、确切的要求。（二）层次不清（三）逻辑混乱（四）语言文字欠推敲1语法不当。 2用词不准3指代不清4时间表述含糊。5数字（数量）表达不规范。,（五）标点符号使用不规范（六）标题拟写不规范1要素不全。2提炼不精。3概括不准确。4使用介词不当。 5错用标点符号。 6误用“的”字。,（七）文种使用不当 （八）引文不规范1引用表述不规范。 2引用不全。3引用内容不合规。 （九）表述不规范1名称混乱2提法不当3. 简称和统称不规范 (十)清稿、校对和错字、漏字等问题,校对符号及其用法 中华人民共和国国家标准,校对符号应用实例2,谢 谢 大 家！,
