1、企业公文实用参考第一部分 公文处理常识公文种类1常用公文种类有哪些？国家行政机关公文处理办法规定行政机关公文的种类有：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等 13 种。企业可根据本单位的性质和工作特点，选择适用的公文种类。企业常用的公文种类有：决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、意见、会议纪要等。2决定的适用范围是什么，主要有哪些种类？决定适用于对重要事项或者重大行动作出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。决定的种类主要有：嘉奖决定、处分决定、重大行动安排或重要事项的决定等。3报告的适用范围是什么，主要有哪些种类？
2、报告适用于向上级单位汇报工作、反映情况、回复上级单位询问或交办事项、上报有关材料等。报告的种类主要有：工作报告、情况报告、答复报告、报送文件或材料的报告等。4请示的适用范围是什么，主要有哪些种类？请示适用于向上级单位请求指示或批准。一是超出本单位职责权限，请求上级单位批准的事项；二是下级单位在工作中遇到新情况、问题，请求上级单位解决或协助解决困难；三是因某些工作事项比较复杂或涉及不相隶属单位，请求上级单位批转或转发所制发的文件；四是对上级单位有关政策、规定中未明确的问题或工作中遇到的难以把握和确认的问题，请求上级单位指示或予以明确。请示的种类主要有：请求批准的请示、请求解决问题的请示、请求批转
3、性的请示和请求指示性的请示。5报告与请示有何区别？（一）行文功能不同。报告主要是汇报情况、反映问题等；请示则主要是请求批准、指示和解决问题等。 （二）处理方式不同。报告属阅件，可不回复；请示则属办件，需要办理、批复。 （三）时间要求不同。请示应有事前行文，即所谓“事前请示” ；报告一般是报告办理结果或有关情况，即所谓“事后报告” 。6意见的适用范围是什么，主要有哪些种类？意见适用于对重大问题提出见解，对重要事项提出解决办法。意见的种类主要有：一是直接指导型意见，该类意见常用于上级单位直接对重要问题发表意见，提出工作原则、工作要求，以指导下级单位的工作；二是批转执行型意见，该类意见一般是由主管某
4、一方面工作的单位提出，因有关工作需要其他单位配合，需由上级单位批转或转发各有关方面执行；三是建议性的意见，该类意见一般用于下级单位对重要问题提出见解和建议，供上级单位和领导参考。7通知的范围是什么，主要有哪些种类？通知适用于传达上级单位指示，部署安排工作，任免和聘用干部，批转、转发和印发文件，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项等。通知的种类主要有：批转和转发性通知、传达或部署性通知、周知性通知、会议通知、人事任免通知等。8通报的适用范围是什么，主要有哪些种类？企业公文实用参考2通报适用于上级单位向下级单位或有关单位传达重要精神、重要情况，表彰先进和批评错误等。通报的种类主要有：
5、表彰通报、批评通报、情况通报等。9通知与通报有何区别？通知和通报都具有知晓性和指导性，其区别主要体现在周知事项上。通知大都要求贯彻执行，使用范围广于通报，周知的事项是具体的，具有一定的约束力；通报重在对重要精神和重要情况的传达，以使有关单位和人员知晓，一般起到引导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。10函的适用范围是什么，主要有哪些种类？函主要适用于不相隶属单位之间的商洽工作、通报情况、征询意见、询问或答复问题，请求批准和答复审批事项等。函的种类主要有：征询意见函、请求批准函、答复意见和答复审批事项的函。11批复的适用范围是什么，批复与复函有何区别？批复适用于答复下级单位的请示事项。批复与复函
6、的区别：批复属下行文，复函是函的一种形式，属平行文；批复适用于答复下级单位请示事项，对不相隶属的单位请求批准事项不使用批复，而应使用复函予以答复。12会议纪要的适用范围是什么，以会议纪要行文主要有哪几种形式？会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。以会议纪要行文的形式主要有以下几种：一是以会议纪要为文种，以单位名义直接行文；二是以通知为文种，印发会议纪要；三是以会议纪要的特定格式印发会议纪要，会议纪要标识由“会议纪要”组成。除上述主要形式外，有时还可以采取分送式，即将会议纪要按会议议定事项涉及的单位分别发送，涉及单位只收到与本单位有关的内容。13怎样选择和使用公文种类？（一）根据行文目的确
7、定公文种类。如请求上级单位批准、给予指示、帮助支持的，应使用“请示” ；安排部署工作的，应使用“通知” ；指导下级工作的，则应使用“意见” 。 （二）根据行文关系确定公文种类。一般来说，受文单位是上级的，应选用“请示” 、 “报告”等上行文种；受文单位是下级的，应选用“通知” 、 “批复”等下行文种；向不相隶属单位行文应使用“函”等平行文种。 “会议纪要”和“意见”在上行、下行和平行文中皆可使用。 （三）根据行文单位的职权确定公文种类。如中国共产党机关公文处理条例和国家行政机关公文处理办法规定的文种，有的只能由党的机关或行政机关使用，企业则不能随意使用，例如， “公报” 、 “议案”等。公文格
8、式14公文格式标准化的意义是什么？（一）公文作为一种特定体式的文体，在国家政治生活、经济建设、社会管理活动中起着十分重要的作用。公文格式即公文的表现形式，规范的公文格式不仅体现公文的法定权威性和约束力，而且有利于提高工作效率，保证政令畅通。公文格式不规范，不仅影响公文的质量和美观，更重要的是会影响公文的效力，甚至由于格式不规范而造成各种谬误，直接影响公文的严肃性和应有作用的发挥，有时还会因此造成严重失误。（二）公文格式标准化是公文处理工作本身所需要的。公文处理要实现规范化、制度化、科学化，公文格式的标准化是重要前提。公文格式标准化，将大大方便公文处理工作，提高工作质量和效率。15组成公文的各要
9、素划分为哪三部分，各部分主要由哪些要素构成？公文格式中，一般将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称为眉首，主要包括：公文份数序号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文企业公文实用参考 3字号和签发人。置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称为主体，主要包括：公文标题、主送单位、公文正文、附件、成文日期、公文生效标识和附注。置于主题词及以下的各要素统称为版记，主要包括：主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等。16上行文在格式上有何特点，为什么要标注签发姓名，如何标注？（一）上行文在格式上与一般行文的不同之处在于：上行文必须
10、标注签发姓名，其中请示件还应当在首页上方留出约 80mm 的天头作为领导批示区域，并在附注处注明联系人和联系电话。（二）上行文一般是需要上级单位批复或批示的请示件和重要事项的报告件，标注签发人姓名，体现了领导负责制和公文的严肃性。（三）标注签发人姓名应在发文单位标识之下、红色反线之上、平行排列于发文字号的右侧。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行，其他单位签发人姓名从第二行起在主办单位签发人姓名之下，按发文单位顺序依次顺排，下移红色反线，使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行。17联合行文在格式上应注意什么？（一）联合行文发文单位标识应按主办单位名称在前、其他单位名称依次排列（党政联合
11、行文时党的机关名称排列在前）的顺序， “文件”二字置于发文单位名称右侧，上下居中排列。党政联合行文，其发文单位标识也可只使用主办单位名称，但标题中必须加联合行文的单位名称。（二）联合行文原则上只编主办单位的发文字号。（三）联合上行文应当标注各联合行文单位签发人姓名。18什么是公文的特定格式？所谓公文的特定格式是相对通常意义上的文件格式而言的。主要有信函格式、命令格式和会议纪要格式。这些实践中普遍使用的公文格式，有其特定的作用。如信函格式是针对非普发性公文所采用的一种格式，通常用于答复、解释或说明某具体事项；命令格式则体现了国家政令的权威性和统一性；会议纪要格式是专门记载会议议定事项的一种固定形
12、式。上述特定格式印制的公文和通常文件格式印制公文，其作用和效力是相同的，只是表现形式有所不同。19怎样区分函与信函式公文，函与便函？（一）函与信函公文是实际工作中容易混淆的两个概念。函是公文种类之一。而信函式公文是以信函格式印制的公文。在实际工作中，一些非普发性的公文，如批复、函、通知、通报等，常使用信函格式印发，即所谓的信函式公文。因此，二者属于不同的范畴。 （二）函与便函的区分主要在于其行文效能上。函是公文种类之一，与其他公文种类一样具有制发单位权限决定的效力。而便函是一种应用更为广泛、灵活的文书信件，一般不具有指示、约束和规范作用。20公文为何要标注发文字号，如何标注？标注发文字号的主要
13、作用有两点：一是为检索和引用公文提供专指性较强的代号；二是为统计和管理公文提供依据。发文字号由发文单位代字、年份、序号三部分组成。其中，年份、字号、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“ ”括入；序号不编虚位（即 1 不编为 001） ，序号前不加“第”字，例如，“国资评价20051 号” ，其中“国资评价”指发文单位代字， “2005”指年份， “1 号”指发文序号。一般情况下，发文单位代字应经发文单位正式行文予以确认。21怎样标注公文的秘密等级和保密期限？秘密等级是标识公文保密程度的一种标志，保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。涉及党和国家秘密的公文应准确标识秘密等级。秘密
14、等级按涉密程度分为绝密、机密、秘密，用 3 号黑体字标识，两字之间空一格。如需同时标识秘密等级和保密期限，应将二者用“”隔开， “”前标密级， “”后企业公文实用参考4标保密期限。若公文带有附件，其附件有密级的，应以其中的最高密级标识公文的密级。凡未标识保密期限的涉密公文，其保密期限按照绝密 30 年、机密 20 年、秘密 10 年认定。涉及企业单位商业秘密的公文亦应当标注相应的密级，其秘密等级和保密期限由各企事业单位按照国家有关规定和本单位实际确定。22怎样标注公文主题词？公文主题词是实践中提炼出来、能够概括公文内容、经过规范化和优选处理的词或词组，主要用于公文检索查询。标注公文主题词，可根
15、据公文内容按国务院公文主题词表和中共中央办公厅秘书局公文主题词表或本单位编制的主题词表进行标注。上行文应当按照上级单位的要求标注。一般地，一件公文除类别词外，最多标注 5 个主题词。标引顺序为先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映公文主要内容的词，最后标反映公文形式的词（文种） 。若在主题词表中难以找到准确反映公文主题内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引。同时将能够准确反映公文内容的词标在类属词的后面，并在该词后面加“”标记，以便区别。23公文的成文日期与印发日期有何区别？公文的成文日期即落款日期，也是公文的生效时间。一般是以发文单位负责人签发的日期为准，联合发文以最后签发单
16、位负责人的签发日期为准，经会议讨论的公文，可以通过日期为准，如任免通知、会议纪要等；电报以发出日期为准。公文的印发日期即公文的付印时间。一般情况下，成文日期与印发日期可以有一定的时间差，主要是公文签发之后，往往需要经过复核和印制等环节，因此印发日期可略晚于成文日期。应当指出的是，某些规范类公文，如政策性、规章制度类公文，其施行日期与公文的成文日期会有一定的时间差，即某些政策、规定从制定下发到实施需要有一定的准备时间，行文时应根据实际情况在公文中加以明确。例如“本规定自 2006 年 9 月 1 日起施行。 ”表明该规定的生效日期应以 2006 年 9 月 1 日为准，而不是公布该规定的公文成文
17、日期（该规定的批准公布时间） 。24公文如何落款用印？公文落款用印，一般有加盖印章不落款或加盖印章同时落款两种款式。一般行政公文，采用加盖印章不落款的形式。公文的落款用印需注意以下问题：（一）需要落款的公文，落款时应使用发文单位全称或规范简称，联合发文时，落款应与发文单位标识名称和顺序相吻合。 （二）印章应压在成文日期上，不得出现空白印章。成文日期的横向距离是右空 4 字；纵向与上文的距离要依印章大小而定，其标准是印章加盖在成文日期上，上距正文空 1 行。一般地，当印章下弧无文字时，采用下套形式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。 （三）当
18、公文排版后所剩空白处不能排下印章位置时，应采取调整行距、字距的办法，使印章与正文同处一页，不采取标注“此页无正文”的方式。25联合行文的用印应注意什么？（一）联合行文的用印顺序，应主办单位印章在前，其他联合行文单位的印章按发文单位标识的顺序排列。 （二）联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期居中并均匀拉开，左右各空 7 个字的边距，两个印章均压在成文日期上，主办单位印章在前，两印章间互不相交或相切，相距不小于 3mm。 （三） 联合行文需加盖三个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文单位名称按加盖印章顺序排列在相应位置，并将印章加盖其上。主办单位印章在前，每排最多排 3 个印章，两端不得超
19、过版心，最后一排至少有 2 个印章，不论印章数量多少，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一个排印章之下右空 2 字标注企业公文实用参考 5成文日期。 （四）对两个以上印章的排列，应当采用同一种加盖方式，即要下套均下套，要中套均中套，以保证印章排列整齐、美观。26会议纪要的格式有何特点？会议纪要格式，是以固定版头印发会议纪要的特定格式，其标识由“会议纪要”组成。该格式的主要特点：一是正文中无主送单位，在版记处列明分送单位和部门；二是发文字号常以序号或期数表示；三是在正文结束后，不标注成文日期、不落款和不加盖印章，发文单位和成文日期标注在眉首的红色反线以上。27 “发电”和“发文”在格式上
20、有何不同？电报在格式上与一般文件有所不同：一是电报首页的版式，不论上行文、平行文或下行文，均使用同一版式；二是发电的紧急程度分为特提、特急、加急和平急四种；三是电报的成文日期就是电报的发出日期，成文日期上落款、不盖印章；四是发电生效标识，若通过中共中央办公厅机要局、外交部机要局或各省（区、市）党委机要局发送的电报，应加盖其制发的“发电专用章” ，若本单位自行发送的电报，则应标注签发人的姓名。行文规则28行文应遵循哪些基本规则？行文规则是制发公文必须遵守的基本准则。行文应遵循以下基本规则：（一）行文原则：确有必要，注重效用。（二）行文权限：1.行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示
21、和报告。2.根据授权行文，上级单位的职能部门根据授权，可向下级单位行文。3.同级单位或相应单位可以联合行文。（三）行文要求：1.“请示”应当一文一事和主送一个单位，需要同时送其他单位阅知的，应当用抄送形式，但不得抄送下级单位。2.“报告”中不得夹带请示事项。3.公文一般不直接报送领导同志个人。4.涉及其他单位职能的事项，单位之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。29怎样理解行文应“确有必要，注重效用”？“确有必要，注重效用”是行文的基本原则，也是行文的出发点。确定行文时，首先要明确行文的目的和作用，要有的放矢，有针对性。同时要注意纠正“发文越多，文件规格越高，对工作越重视”的误区，根据
22、实际需要确定是否行文。例如，制发请示性公文，要研究请示事项是否属于上级单位的职责范围，同时还要研究解决该问题的可行性；制发平行文，要注意明确职权，防止推诿扯皮，搞公文旅行；制发下行文，要符合实际，有针对性，应避免照搬照抄上级单位文件或以文件贯彻文件。只有这样，才能使发出的公文达到预期的目的。30行文关系如何确定？行文关系是单位之间的公文在相互往来过程中存在的授受关系，是各单位组织关系或业务关系在公文运行中的体现。行文关系应根据隶属关系和职权范围确定。所谓隶属关系是指同一组织系统内的领导与被领导的关系，体现在行文上就是上行文和下行文的关系。相应地，同一系统内同级单位和不同系统的各单位之间的关系，
23、企业公文实用参考6体现在行文上就是平行文的关系。应当指出的是，有些单位间虽不属同一系统的上下级隶属关系，但从职权范围上讲是业务主管关系，如信息产业部与通信企业、国防科工委与军工企业，这种情况在行文上仍应使用上行文和下行文。31如何选择行文方式？一定的行文关系，规定和约束了公文的行文方向，同时也规定和约束了不同的行文方式。在具体行文中，根据行文方向可采取下列不同的行文方式：（一）逐级行文。逐级行文是上行文和下行文的最基本和最常用的行文方式。在上行文中，下级单位应直接向其上级单位报告情况、提出请求；在下行文中，上级单位应对其所属的下级单位传达指示、部署工作、批复请示，再由下一级单位逐级下达。逐级行
24、文体现了集中统一、分级管理、一级对一级负责的原则，有利政令统一，避免政出多门、多头领导和多头指挥。（二）越级行文。越级行文一般是指上行文中，下级单位在特殊情况下，越过自已的直接上级向更高的上级领导单位直接行文的情况。如遭受重大自然灾害、发生特大事故时，需立即报告情况、请求指示，此时若逐级行文有可能会贻误时机，造成更大的损失，在这种情况下可越级行文，但在越级行文的同时，应同时抄送被越过的直接上级。（三）多级行文。多级行文主要在下行文中使用，如公布行政法规、规章的令，就是较典型的多级行文。（四）平行行文。不相隶属的单位之间，在互相告知事项、联系工作、商洽公务时，都可以采用平行行文的方式直接行文。3
25、2为什么请示应当一文一事？请示一文一事，有利于上级单位及时研究批复，提高公文处理效率。若某一请示件涉及不相关联的多项内容，则可能涉及较多单位，上级单位需花费较多时间进行研究协调和审阅批复，不利于请示事项的及时解决；若其中某一请示事项存在问题，则会影响到其他事项的处理，使上级难以批复，还可能贻误工作。33为什么报告中不得夹带请示事项？请示和报告是两个不同的文种，上级单位对其处理的方式亦有所不同。请示的目的主要是用于向上级单位请求指示、批准，上级单位须给予答复。报告的目的则主要是供上级单位了解情况，向上级单位提供信息和建议，上级单位可只阅不复。报告中夹带请示事项，往往达不到行文的目的，还会影响工作
26、。报告中若涉及请示事项，应另行用请示行文，与报告严格分开。34联合行文有哪些规定？（一）联合行文应具备以下三个条件：一是必须明确主办部门，以便分清主次责任；二是级别相同，联合行文的单位，应当是同级单位，级别不同的单位之间不能联合行文。（二）联合行文时发文单位排序，一般主办单位排列在前；党政机关、部队、群众组织联合行文时，按照党、政、军、群的顺序排列。（ 三 ） 联 合 行 文 应 由 主 办 单 位 先 行 签 署 ， 再 将 原 件 送 其 他 联 合 发 文 单 位 依 次 会 签 ， 一 般 不 使 用 复 印 件 会签 。收文办理35收文办理的一般程序是什么？收文办理的程序一般包括：签
27、收、启封、登记、审核、拟办、批办、分送、承办、催办等环节。36收文办理中审核的重点是什么？企业公文实用参考 7在收文办理中，对下级或平级单位的来文应当进行审核。审核的重点一般包括以下几个方面：（一）是否应由本单位办理。 （二）是否符合行文规则。例如，是否越级请示，是否在报告中夹带请示事项等。（三）内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定。 （四）涉及其他单位的事项是否已协商、会签。 （五）公文种类、体例格式是否规范，有关附件是否齐全等。对不符合规定的来文，经文秘部门负责人同意后，可退回来文单位（需说明理由） 。37收文办理中对不符合要求的来文应如何处理？对不符合要求的来文，应以是否严重影响公文
28、办理为原则来具体确定处理方式。如来文属非特殊情况下的越级行文、请示一文多事、多头主送、请示事项不明确、应协商会签的未协商会签、公文格式有重要纰漏（请示件未标注签发人、公文未盖章等）和字迹不清或掉页等情况，可作退文处理；对一般的问题，如文种使用不准确、个别格式不规范等，应先办理并提醒来文单位，或商来文单位修改，以免误事；对屡次提醒仍不改正的，可按有关规定启动退文程序，并以适当形式予以通报批评。38如何对来文进行分类？收文办理中，一般可将来文分为两大类：一是办件，二是阅件。主送本单位需要答复、汇报或反馈结果的公文为办件；主送和抄送本单位领导同志、有关部门阅知的公文为阅件。同时，还可根据公文办理的时
29、限要求、涉密程度、行文方向等进行分类。如按办理的时限要求可分为特急件、急件和普通公文；按涉密程度可分为绝密、机密、秘密和非涉密公文；按行文方向可分为上行文、下行文和平行文。39如何对来文进行批分？（一）对日常性业务或承办部门已有明确分工的来文，由文秘部门按照职能分工直接分办。 （二）对请示、报告类公文，涉及全局性、政策性、指导性或重大问题的公文，以及按照职能分工难以明确具体承办部门的来文，由文秘部门提出拟办意见后，送有关负责人阅批。 （三）对涉及两个以上承办部门的公文，文秘部门应明确主办和协办部门。40送领导批阅的公文，呈送顺序如何掌握？送领导传批、传阅的公文，原则上按照领导同志的排序，依次呈
30、送。传批件由后向前送批，传阅件由前向后送阅。领导同志之间一般不横传文件，应由领导同志秘书通过文秘部门组织传递。如遇领导同志出差或其它原因不能阅批时，由文秘部门注明事由转呈其他领导同志。41什么是拟办，有哪些注意事项？所谓拟办，是指文秘部门对公文如何处理提出初步意见，供领导同志决策时参考。拟办是文秘部门参与决策、当好参谋助手的重要环节。提出拟办意见要慎重，考虑问题要全面，所提建议要适当。通常需注意以下几点：（一）拟办意见要准确，文字表述要简明扼要。一般拟办意见应写在公文处理单上，不标注在来文上。 （二）对内容较为复杂、办理难度较大的来文，可先商有关部门提供有关资料（政策依据和背景材料等） ，与拟
31、办意见一并呈送供领导参考。 （三）需要两个部门以上办理事项，应当明确主办部门；紧急公文应当明确办理时限。42什么是承办，什么是主办和协办部门？承办是指受文单位有关部门和工作人员根据拟办和批办意见，具体处理公文的工作过程，是公文处理程序的中心环节。主办部门是指对承办公文负主要责任的部门。在实际工作中有些公文的内容涉及其它部门的职能，需要多个部门共同承办，其中的主要承办部门即为主办部门。主办部门应主动与协办部门沟通情况，交换意见，并负责将办理结果及时通报协办单位。协办部门是指在公文办理过程中，协助主办部门具体办理涉及本部门职能事项的部门。协办部门应顾企业公文实用参考8全大局，主动配合，有效地协助主
32、办部门共同完成任务。43收到电报应如何处理？明码、密码电报均应由文秘部门签收，集中分办和管理。注明“亲启”的绝密电报必须由收电人或收电人指定的人亲自启封。电报应及时送有关领导或承办部门批办，急电随到随办，不得延误。按电报的紧急程度，对特提、特急、加急、平急电报若无明确时限要求，应分别在 24 小时、3 天、5 天、7 天内办结。各部门阅办的电报，阅办后要及时退文秘部门或按规定归档。44、呈报单位收到上级单位退文后应如何处理？（一）呈报单位收到上级单位的退文后，应先查看原因，然后根据具体情况办理。如退文原因属于公文文种、格式等不正确，应修正后再报；如属于未事先协商会签的，应协商后视情况确定是否行
33、文；如不需行文或应报其他单位的，应按上级单位意见办理。（二）需重新办理的公文，如果改动较大或涉及公文实质内容修改的，应报原签发人重新审签。（三）修改后重新上报的公文，可继续使用原文号，但原件须收回或请上级单位代行销毁。45收文办理中容易出现的问题主要有哪些？收文办理中容易出现的问题主要有：一是来文即接办，未进行审核把关；二是文秘部门不拟办；三是催办不及时；四是文秘部门不掌握运转情况等。收文办理中应避免上述问题的发生，加强公文的统一集中管理，规范程序，明确责任，严格把关。46什么是公文二维条码？公文二维条码是指包含公文基本信息、可对公文进行基本描述的二维数据载体。其主要用途是发文单位与受文单位之
34、间可信息共享，即实现自动签收和链接索引。中共中央办公厅、国务院办公厅规定，自 2006 年 1 月 1 日起，各地区、各部门报送中共中央、国务院的公文和简报，须印制符合机关公文二维条码使用规范 （中秘发200556 号）要求的公文二维条码。该二维条码要求，包括条码编号、发文单位、公文种类或刊物名称、发文字号或期号、主送单位、标题、秘密等级、紧急程度、公文成文日期或刊物编印日期、发布层次、条码制作单位、条码制作日期等有关基本信息。47公文二维条码使用和管理有何要求？中共中央办公厅、国务院办公厅制定的机关公文二维条码使用规范要求：（一）条码内容必须与其相对应的公文内容一致；（二）条码与其对应的公文
35、具有同等的秘密等级、紧急程度，对条码的生成、保存、运转、销毁要视同其所对应的公文；（三）印制条码应确属必要，不得随意生成，在印制过程中生成的多余条码要按保密规定进行销毁；（四）绝密级公文上的条码，标题字段应为空；（五）条码必须使用经本单位保密部门安全检查合格的系统和工具识读；（六）严禁在互联网系统或与互联网有物理连接的设备上识读秘密级以上的条码。发文办理48发文办理的一般程序是什么？发文办理的一般程序包括：拟稿、审核、签发、印制、校对、用印、登记、分发等环节。（一）拟稿。按照职责分工，公文由主办部门拟稿；对政策性较强、涉及面广、问题复杂的公文也可组成专门班子共同拟稿。公文内容涉及其它部门职能时
36、，应做好协商会签工作。 （二）审核。公文送领导同志签发前，应由文秘部门对文稿进行审核把关，以确保公文质量。 （三）签发。单位负责人对同意发出的公文签署意见。一般情况下，公文签发后即生效。 （四）印制、校对、用印。付印前，文秘部门对送印文稿进行全面检查；检查后由文秘部门统一编号后送印；印制前，应由拟稿人进行校对；印制公文应加盖企业公文实用参考 9（套印）相应的印章。 （五）登记、分发。按照公文的涉密情况和紧急程度，可分别通过普通邮寄、机要通信、专用电子公文传输系统或明码电报、密码电报等方式进行发送，发送前应进行登记。49联合发文的办理程序是什么？公文内容涉及其它单位的事项，或企事业单位之间、企事
37、业单位与有关单位就某一事项形成一致意见后或为达到同一目的的行文，应会签或联合发文。联合发文的办理程序是：（一）本单位主办的联合发文，本单位负责人签批后送外单位会签。会签后若有重大改动，本单位承办部门应将会签后的文稿和改动情况及说明一并报签发人重新阅签。 （二）外单位主办的联合发文，本单位有关承办部门应提出会签意见，经文秘部门核稿后报本单位领导签发，签发后退主办单位。若对会签件有不同意见，应函告主办单位进行修改后再予会签。50什么是内部协商会签，应注意哪些问题？内部协商会签是指对公文涉及发文单位内部两个以上部门职能的事项，主办部门与有关部门协商办理，并履行会签手续的办文程序。应注意以下问题：（一
38、）主办单位应主动与有关部门协商会签。对协办部门提出的不同意见，主办部门应认真研究，并向有关领导如实反映和说明，提出相关建议，供领导同志决策参考。 （二）协办部门应在规定时限内给予答复，不能在规定时限内答复的，应及时与主办部门沟通，说明情况，协商办理。51什么是外部协商会签，应注意哪些问题？外部协商会签是指对公文内容涉及主办单位以外其它单位职能的事项，由主办单位牵头，征求相关单位的意见，并履行会签手续的办文程序。应注意以下问题：（一）主办单位在征求协办单位意见时，应提出时限要求；协办单位应按时限要求给予答复，如因特殊情况不能按期回复的，应及时与主办单位沟通，并商定回复时限及方式。 （二）会签前，
39、主办单位应主动与协办单位协商，尽可能取得一致意见后再行会签。单位之间如有意见分歧，主办单位负责同志要出面协调，未取得一致意见的公文不得自行下发。在上行文中，对经协调后仍不能达成一致意见的，主办单位应将有关分歧问题在文中予以说明，并提出本单位意见，同时将有关单位的正式意见或协调会议纪要作为附件，履行会签手续后，呈报上级单位，由上级单位决策。52批转、转发、印发、翻印文件有何区别？（一）批转是指批准和转发，即上级单位批准或同意下级单位的公文并予以转发。通常是下级单位提出的政策、措施和意见，需要上级单位批准后方能贯彻执行的，上级单位同意并认为有必要转发有关单位执行时，使用批转的形式，例如， 国务院批
40、准国务院国资委关于意见的通知 。（二）转发是指对非本单位制发的公文，需本单位及所属单位贯彻或遵照执行的，以转发的形式行文。转发公文不受单位级别限制，不仅可以转发上级单位的公文，也可转发不相隶属单位的公文，例如：国资委办公厅转发财政部管理办法的通知 。转发公文一般应征得发文单位的同意，并结合实际提出贯彻意见。（三）印发是指本单位制定的规定、办法、计划和领导同志在有关会议上的讲话等不能单独行文的情况下，以印发的形式行文。例如：国资委关于印发中央企业规定的通知 、 国资委办公厅关于印发（领导同志）在中央企业负责人会议上讲话的通知 。（四）翻印是复制公文的一种形式，是对上级或主管单位印发的需贯彻执行的
41、、本单位不需要提出有关贯彻要求的公文，以翻印的形式复制并下发。翻印公文必须经本单位主管文秘部门负责人批准；无需另行行文通知，只在公文版记底端加注“（翻印单位）翻印年月日”即可。53如何办理电报？电报是公文的一种特定形式，一般用于重要的紧急公务。按电报内容是否涉密，分为明传电报和密码企业公文实用参考10电报。办理电报应当注意：（一）电报的回复原则是“密电密复，明电明复” 。明电不得涉及秘密内容，凡可以发明电的不发密电。 （二）在中办机要局和各省（区、市）党委机要局设有发电户头的企业单位，可通过中办机要局和各省（区、市）党委机要局发送明传电报和密码电报。无发电户头的企业，明传电报可通过传真形式发送
42、；密码电报可通过设有发电户头的上级单位代为转发，切不可使用普通传真设备传输。（三）电报的办理时限应根据电报事项的紧急程度标明特提、特急、加急或平急。54发送涉密件和特急件有何注意事项？（一）发送涉密件应在信封上加盖秘密等级标识章，并贴机要文件条形码，绝密件应使用专用的绝密信封并加贴密封条。同时，必须履行严格的签收手续，即在专门的发文清单上标明公文标题、发文字号、公文份数序号、发放范围、签收人等。（二）发送特急件应在信封上标明“特急”字样，如果需限时送达，则应注明送达的具体时限要求并向机要通信人员说明有关情况。公文拟制55草拟公文的基本要求是什么？（一）行文必须有针对性，做到有的放矢。（二）文种
43、的使用应当根据行文目的和行文关系确定。（三）公文内容要全面、客观、真实地反映实际情况，符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及公文处理的有关规定。（四）行文要重点突出，主旨鲜明，条理清楚，层次分明，结构严谨，并注意连续事件的前因及后续补充文件的衔接；要做到文字简练、通畅；标点符号使用正确、恰当；人名、地名、数字、引文准确无误。（五）涉及其他单位职能的事项，应征求有关单位的意见，并履行会签手续，必要时应联合发文。56草拟公文前要做好哪些准备工作？一般来讲，草拟公文前要做好以下五个方面的准备：（一）了解有关背景。要认真调查研究，充分占有资料，按照实事求是、切题、典型的原则选用材料。（二）学习相
44、关政策。要认真学习和研究有关政策规定，做到合法合规、依法合理。（三）把握领导意图。准确全面领会领导意图，主动争取领导对公文起草工作的指导。（四）确定行文方式。根据职权范围和隶属关系，正确选择行文方向、发文形式和文种。（五）设计文稿框架。根据行文目的，提炼主旨，编写提纲，安排结构，力求主旨正确鲜明，层次清楚，思路清晰。57公文的语言要求有何特点？（一）表述明确。即用词概念准确清楚，造句合乎语言规范，句与句之间逻辑关系紧密，能恰如其分的说明情况，阐述做法，表达思想。（二）表意准确。即根据不同的语言环境，正确使用精确词语（例如“同意” 、 “不同意” 、 “不得”等）或模糊词语（例如“近期” 、 “
45、大多数” 、 “原则同意”等） ，使表述恰当准确。（三）语言平实。即说明要浅显，议论要精当；要言之有物，言之有理，通俗易懂；应不矫饰、不打官腔，力戒说假话、说大话、说空话。在表达上应多用叙述、说明等方式，多用论述性语言和朴实、平和的语言；一般不采用描写和抒情，少量使用议论，不用论辩性语言。企业公文实用参考 11（四）用语得体。即按行文关系掌握好分寸。如上行文，语气要委婉，措词要平和，恰当使用敬语、谦语；平行文要注意礼貌用语，多用商洽性语言；下行文，应要求明确，语气坚决。（五）用词庄重。即语言要端庄、郑重、严肃、认真，不带有任何个人的情绪和感情色彩；要使用规范化的书面语言和公文专用语，恰当使用某
46、些文言词语，不使用略语、冷僻字和方言土语，尽量少用专业性太强的术语和名词，慎用外文缩写名称和术语，一般不用文言句式等。58怎样安排公文的结构？安排公文的结构，是指对公文所阐述、记述、说明的内容的先后顺序和层次关系进行谋划与安排，应从为主旨服务入手，力求做到思路清晰，纲目清楚，合乎逻辑，结构严谨，详略得当。（一）安排公文结构应当符合人们的认识规律。公文结构的安排，应当准确反映公务活动的内在联系和客观规律，做到有序、连贯、周密。如公文内容，可按时间的推移、事物的发展演变过程阐述；也可按事物的层次递进关系阐述，即可由总到分、由远到近、由局部到整体、由特殊到一般、由原因到结果等，还可以按解决问题的步骤
47、顺序等来安排。这样可使全篇思路畅通、前后衔接、语意连贯、浑然一体。（二）安排公文结构应当考虑为主旨表达服务。主旨是公文的核心，公文的一切要素都要为表达主旨服务。如整体结构是采用递进式还是并列式，怎样划分段落层次，要看怎样对充分、清晰地表达主旨最为有利；如何选取材料，文字表述详略等，要看主旨表达的需要，主旨明了的一般可简略地写，主旨复杂的就要详细地写；照应和过渡，都要根据主旨表达的需要。（三）安排公文结构应当适合公文文种要求。各文种的使用均有各自的要求和特点，其结构也不尽相同。选择结构，要适应不同文种的特点。例如“通知” ，其内容可设计为“根据什么（或为了什么） ”， “做什么事”和“怎样做”等
48、；例如“报告” ，其内容可设计为“根据什么” 、 “做了什么” 、 “做得怎样”和“有什么经验教训”等。59拟制公文标题有哪些注意事项？（一）公文标题一般由发文机关、事由和文种三要素组成。其中发文机关可视情况加以省略，但事由和文种是必备要素。（二）公文标题要准确概括公文的主要内容，突出表达行文的主要目的，并正确选用文种。（三）公文标题中一般不使用标点符号。60公文标题使用标点符号有哪些特殊情况？公文标题中一般不使用标点符号，但下列特殊情况除外：（一）公文标题中出现缩略语以及具有特定含义的词语时用引号。例如关于开展“四五”普法教育活动情况的报告 、 批转关于开展全国第五次“质量月”活动意见的通知 。有时还使用缩略点，例如关于积极配合“3.15”活动做好维护消费者合法权益工作的通知 。（二）公文标题中某一部分需要注释或者说明时用括号。例如：关于印发工作规则（试行） 的通知 。（三）公文标题中出现法规、规章名称和书名、报刊名时用书名号。例如：关于印发管理规定的通知 、 关于做好杂志征订发行工作的通知 。（四）公文标题中出现并列词语之间的停顿时可用顿号。例如：关于、职务任免的通知 、 部、部关于的通知 。当标题中出现两个以上单位并列时，也可
