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04、浪潮GS管理软件日常操作手册.doc

上传人:微传9988 文档编号:2447063 上传时间:2018-09-17 格式:DOC 页数:37 大小:881KB
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4、浪潮管理信息系统培训学习资料中铁二十局集团有限公司2011 年 4 月 四川乐山目 录1 系统管理、基础设置 61.1 客户端配置要求: .61.1.1 采用何种操作系统 61.1.2 IE 浏览器 .61.1.3 ACTIVEX 控件的下载 .91.2 软件登录前注意事项 .102 初始化步骤、要点说明 132.1 用户与职责定义 .132.1.1 系统登录 132.1.2 职责的定义 132.1.3 用户的定义 142.2 基础设置 .142.2.1 部门定义 142.2.2 员工定义 142.2.3 往来单位定义 142.2.4 核算项目定义 142.2.5 科目定义 142.2.6 科

5、目核算关系定义 152.2.7 余额初始 152.2.8 实时余额同步 15本文档 由 维维大豆 整理提供 QQ本文档 由 维维大豆 整理提供 QQ2.2.9 凭证类型定义 152.2.10 输出格式定义(凭证打印格式) 162.2.11 系统设置 162.2.12 会计期间维护 162.3 报表管理 .162.3.1 新建报表 162.3.2 新建数据单元 162.3.3 报表与数据单元关联 172.3.4 报表格式升级 182.3.5 报表另存为 excel 格式 182.4 固定资产 .182.4.1 卡片初始 182.4.2 资产增加 192.4.3 资产减少 192.4.4 资产变更

6、 192.4.5 大修理记录 202.4.6 固定资产计提折旧 202.4.7 固定资产模块月结 202.5 工资 .202.5.1 工资类别定义 202.5.2 工资项目定义 202.5.3 工资类别启用 212.5.4 定义员工卡片 213 日常业务要点 213.1 总账 .213.1.1 制单 213.1.2 凭证复制功能 213.1.3 凭证对冲功能 213.1.4 审核与记账 213.1.5 凭证的引入及转出 223.1.6 结转凭证的定义 223.1.7 规则凭证的定义 223.1.8 账表的查询 233.1.9 银行对账 233.1.10 往来核销 243.1.11 账龄分析 2

7、53.1.12 对账中心 253.2 报表管理 .253.2.1 报表计算 253.2.2 报表校验 263.2.3 报表数据审核 263.2.4 公有报表的操作步骤 263.2.5 私有报表的操作步骤 263.2.6 合并报表的操作步骤 26本文档 由 维维大豆 整理提供 QQ本文档 由 维维大豆 整理提供 QQ3.2.7 千元与万元的数据单元报表的计算 263.2.8 报表只读原因 273.3 固定资产 .273.3.1 正常业务 273.3.2 计提折旧 273.3.3 折旧分摊 273.3.4 月结 273.3.5 年结 273.4 工资 .273.4.1 工资录入 273.4.2 银

8、行代发文件格式定义与形成 281 系统管理、基础设置1.1 客户端配置要求:1.1.1 采用何种操作系统 推荐:WindowsXP Professionall 或 windows7 不推荐:WindowsMe、Windows98、Windows95、VISTA等系列注:以下具体设置说明主要参照目前广泛使用的WindowsXP Professional Service Pack3 和 win7;其他操作系统可以此进行对照。对于上述推荐的操作系统都要求定期打上补丁。 1.1.2 IE 浏览器XP 系统 IE 浏览器的版本要求 IE6.0 版本或者 ie7.0,不可使用 ie8.0; win7 系统

9、使用 ie8.0。打开 IE 浏览器,点击最右侧的“帮助”下拉菜单,点击菜单最下边的“关于 Internet Explorer”功能,就会看到 IE 浏览器的详细版本信息,如图 2、3 所示:本文档 由 维维大豆 整理提供 QQ本文档 由 维维大豆 整理提供 QQ图 2图 3如果您的版本低于 6.0,可到微软官方网站进行升级或者下载安装。IE 浏览器的设置1、首先,如果您的系统中安装了针对 IE 的扩展插件,请您一定要把这些插件全部卸载。如下列表中提到的插件,都会对系统稳定性、安全性带来隐患,并且造成 GS 软件可能无法正常运行。 3721 网络实名 3721 上网助手 3721 中文邮 37

10、21 升级包CNNIC 通用域名网易泡泡 新浪 IE 通 新浪点点通搜狐工具栏 搜狐视频播放器百度搜索伴侣 百度搜霸SEXXX 拨号程序MSN Toolbar Adobe Stream Google 工具对于上述大部分插件,都可以通过进入控制面板,然后运行“添加/删除程序”来进行卸载。所有插件卸载完成后,强烈建议您打开 IE 浏览器,选择“工具”“Internet 选项” “高级”选项卡,用鼠标拉动滚动条,定位到“启用第三方浏览器扩展(需要重启动) ”,把左面的对勾去掉。然后关闭所有打开的 IE 浏览器,重新打开。这样,所有的浏览器插件就被屏蔽掉了。如图 4 所示。请您以后也不要安装任何第三方

11、浏览器插件。本文档 由 维维大豆 整理提供 QQ本文档 由 维维大豆 整理提供 QQ图 42、请您打开 IE 浏览器,选择 “工具”“Internet 选项” “安全”选项卡,点击 “受信任的站点 ”图标,然后点击下面的“自定义级别”按钮。如图 5 所示:(目前只需要将 GS 访问地址加入“受信任的站点”即可)图 5在弹出的界面里通过鼠标拉动滚动条的方式把所有控件选为“启用” ,然后点击“确定” ,使用弹出窗口阻止程序,选为“禁用” 。如图 6 所示:图 63、请您再次打开 IE 浏览器,选择 “工具”“弹出窗口阻止程序” ,点击“关闭弹出窗口阻止程序” 。如图 7 所示:本文档 由 维维大豆

12、 整理提供 QQ本文档 由 维维大豆 整理提供 QQ图 74、win7 系统的 ie8 设置同 xp。但是打开时1.1.3 ACTIVEX 控件的下载要正常使用 GS 管理软件,就要下载必要的 ACTIVEX 控件。实现方式是:当用户通过 IE 浏览器打开某项需要控件的功能时,会自动弹出如图 4 所示的页面:图 4 请您一定要点击按钮“是” ,否则此 ACTIVEX 控件无法安装,相关的软件功能无法使用。或许系统会弹出如图 5 所示的页面:图 5请您一定要点击按钮“安装” ,否则此 ACTIVEX 控件无法安装,相关的软件功能无法使用。1.2 软件登录前注意事项 保证和服务器是连通的。 客户端

13、机器上 IE 浏览器是 6.0 版本。 如果 IE 浏览器上有“上网助手” 、 “中文邮” 、 “新浪点点通”等第三方工具一定要全部卸载掉(通过“控制面板”“添加删除程序”删除) ,保证浏览器是干净的。 修改浏览器的 INTERNET 设置 在“工具”“internet” “安全”“自定义级别”如下图:把所有与“ActiveX”控件有关的选项设置为:“启用”本文档 由 维维大豆 整理提供 QQ本文档 由 维维大豆 整理提供 QQ 在“工具”“internet” “高级”如下图:取消“第三方浏览器扩展(需要重启动) ” 在“工具”“internet” “安全”“受信任的站点” ,把系统 IP 地

14、址加为“受信任的站点” 。 登录软件方法,在 IE 地址栏输入地址 登录时如果系统提示是否下载控件,一定要点击“是” , 如果系统有如下图提示,一定要选择“确定安装” 在系统使用过程中,登录时出现提示关闭浏览器,然后打开一空白页面,如下图。打开“工具”“internet 选项 ”“删除文件” ,删除后重新登录软件即可。本文档 由 维维大豆 整理提供 QQ本文档 由 维维大豆 整理提供 QQ 客户端重新下载把目录 C:WINDOWSDownloaded Program Files 下的文件全部删除,然后重新登录系统,系统就会自动下载最新程序。2 初始化步骤、要点说明说明:下文中带框的文字为菜单项

15、 , 斜粗体为强调说明 。2.1 用户与职责定义2.1.1 系统登录在地址栏中输入 http:/ /cwbase 然后回车进入登录界面,输入相应的用户、口令、应用信息,在日期栏选择进入系统的日期,然后点击确定进入系统。如果选择“保存登录信息” ,则每次登录时姓名、登录时间不变。否则登录时间随系统日期每日变化。2.1.2 职责的定义功能位置: 基础管理系统管理 系统维护职责维护注意:定义职责要同时选择 功能模块 以及功能模块所对应的 数据权限2.1.3 用户的定义功能位置: 基础管理系统管理 系统维护用户维护注意:定义用户完成以后要将用户与职责关联,关联方法:在定义用户界面中,选择用户,然后选择

16、职责按钮。2.2 基础设置2.2.1 部门定义功能位置: 组织 部门定义注意:会计核算选择核算。2.2.2 员工定义功能位置: 员工 员工定义本文档 由 维维大豆 整理提供 QQ本文档 由 维维大豆 整理提供 QQ注意:因为人员一定要有一个对应的部门,所以人员的增加要在部门增加后进行。增加中需要注意,一定要选择 会计核算 的勾,这样才能保证增加的人员,在凭证录入中可以显示。2.2.3 往来单位定义功能位置: 往来 往来单位定义注意 1:往来单位类别分为三类:内部单位、外部单位、其他,每类单位全部由各子分公司系统管理员统一控制,统一增加,各单位如需增加往来单位可报于自己公司的系统管理员增加,各会

17、计实体不能私自增加 。公有单位被其他单位引用后,不能删除。删除时有提示。如果有些往来单位在自己这里没有业务发生也没有余额,但无法删除,可以选择“停用” 。2.2.4 核算项目定义 功能位置: 辅助核算项目定义注意:总共可以定义九级,目前集团公司最多控制到前 4 级,5、6、7、8、9 级由各处(项目部)根据自身情况私有定义。2.2.5 科目定义功能位置: 财务会计总账 定义科目定义注意:集团公司已经为各公司统一定义了部分明细科目,包括到二级或三级明细;其中有部分科目仍然允许子公司增加更下级,比如银行存款;但是有部分科目是不允许下级公司增加更明细科目的(当子公司增加明细科目时不能保存,就表明母公

18、司控制明细科目的增加) ,例如应收账款;这就要求子公司通过设置合理的辅助核算来实现。私有科目增加的时候一定要注意 余 额 方向。2.2.6 科目核算关系定义功能位置: 财务会计总账 定义科目核算关系注意:在增加完私有科目后,一定主要注意及时维护核算关系。(我们现在使用的辅助核算有:个人核算、单位核算、部门核算、专项核算、现金流量核算、地区分类核算、项目名称辅助、业务板块与项目类别辅助、周转材料、职工薪酬、在建工程等详见中铁二十一局标准化方案 )2.2.7 余额初始功能位置: 财务会计总账 定义余额初始注意:余额初始后一定要进行平衡检查。在进行余额初始时会遇到金额中不能进行录入原因 1)此科目是

19、非明细科目原因 2)此科目是明细科目,但是这个科目有辅助核算由于现使用 GS 软件长时间无操作服务器会自动结束用户的使用进程, 建议大家在初始过程中要多注意保存数据,长时不登陆时退出软件或重新登陆后再做自己的初始工作。以后凭证制单遇到类似问题时处理方法同上。本文档 由 维维大豆 整理提供 QQ本文档 由 维维大豆 整理提供 QQ2.2.8 实时余额同步功能位置: 财务会计总账 期末处理实时余额同步注意:此步操作是为实现“在凭证不记账的情况下出报表”所做的准备性操作,必须在初始化余额结束、平衡检查通过之后,在制单之前进行这步操作。2.2.9 凭证类型定义功能位置: 财务会计总账 定义凭证类型定义

20、2.2.10 输出格式定义(凭证打印格式)功能位置: 财务会计总账 定义输出格式定义注意:输出格式定义的操作同 EXCEL 很相近,可以根据原凭证的格式在这里定义。另外,各家单位可以引入其它单位的凭证打印格式。引用过来的格式可以进行修改。 (集团公司已经定义好了凭证格式,子公司引用集团公司的标准凭证格式即可) 2.2.11 系统设置功能位置: 财务会计总账 定义系统设置可以参照旧系统中的系统设置进行相应的设置。默认制单人、默认审核人、默认记账人、默认凭证类型都是对于抵消公司设置的,普通公司不需要设置。2.2.12 会计期间维护功能位置: 财务会计总账 期末处理会计期间维护打开状态可以进行制单,

21、未来状态不可以进行制单,关闭代表月结,如果想反月结,将关闭状态改为打开状态2.3 报表管理2.3.1 新建报表 功能位置: 报表操作新建报表 1) 在格式状态下,定义宏公式(包括单位、日期、金额单位)2) 在格式状态下,定义好每个单元格的属性(字符还是数值)3) 在通用公式状态下,定义报表项目的取数公式是通过公式向导 fx,系统函数种可以进行选择。2.3.2 新建数据单元(每家单位最多有三个数据单元,分别为金额单位为“元” 、 “千元” 、 “万元” )功能位置: 报表字典数据单元定义 下图为金额单位为“元”的数据单元 本文档 由 维维大豆 整理提供 QQ本文档 由 维维大豆 整理提供 QQ下

22、图为金额单位为“千元”的数据单元(万元与千元的类似)2.3.3 报表与数据单元关联 功能位置: 报表字典报表数据关联注意:1、要一张报表一张报表的进行数据关联,关联一次保存一次2、数据单元从最右边的框中选到中间框中,意味着左边选中的报表与中间的数据单元已经进行了关联(只有进行关联后,报表才可以以数据状态下存在)集团定义的公有报表的公式不能满足普通公司的需求,普通公司可以定义自己的公式,通过 视图单元公式状态 (必须选择数据单元,才可以显示单元公式状态,否则显示不出来)2.3.4 报表格式升级选择 报表 报表操作 打开报表 ,在格式状态下,选择文件,报表升级,在 09 年升级报表,那么 09 年

23、修改的格式不会影响08 年的格式,报表的版本相应升级从 1.0 到 1.12.3.5 报表另存为 excel 格式选择 报表 报表操作 打开报表 ,在数据状态下,选择文件,另存为交换格式本文档 由 维维大豆 整理提供 QQ本文档 由 维维大豆 整理提供 QQ2.4 固定资产2.4.1 卡片初始注意初始完卡片要进行 初始完成 。入账时间:表示该固定资产进入企业原固定资产账的时间时,系统会自动计算出已使用年限。入账折旧:截止到初始日期的累积折旧月折旧率、月折旧额、年折旧率和年折旧额自动算出如果有需单独记录的附属设置,可以利用 附属设备 的功能实现。如果该固定资产的折旧是由多部门承担的,需要通过 部

24、门折旧初始 对期初各部门承担的累计折旧作初始,以方便以后对折旧进行部门分析。2.4.2 资产增加功能位置: 资产 资产增加本功能用于录入在固定资产模块启用之后企业增加的固定资产,对于本月新增的固定资产,系统自动确认本月不记提折旧。操作方法增加一张固定资产卡片将新固定资产的信息填到卡片上即可,卡片的填置和初始卡片时相同。如果购入的是旧固定资产,即固定资产到本企业入账时就有累计折旧,此时可通过【资产-旧资产增加】 处理。2.4.3 资产减少对于资产减少业务,首先需要记录减少的是那项固定资产,其次,还用明确资产减少的净损益。通过【资产资产减少】来明确本次减少的是那项固定资产;通过【资产-资产清理】可

25、以记录在资产减少过程中发生的清理费用;通过【资产资产变卖】记录在资产的变卖收入,以明确资产减少过程中发生的净损益。A、登记减少资产功能位置: 资产 资产减少操作方法:1) 在资产编号处选择本次减少的固定资产,在资产数量处明确本次减少的数量,在减少原因处选择本次固定资产减少的原因。系统会自动根据当月的数据填写减少原值、减少折旧和减少残值2)保存。如果有其他减少的固定资产再点【增加】B、记录清理费用功能位置: 资产 资产清理C、记录资产变卖收入功能位置: 资产 资产变卖2.4.4 资产变更本功能主要处理固定资产原始形态发生变化的业务,例如资产评估、原值重置、内部所属部门的调动、状态变化等本文档 由

26、 维维大豆 整理提供 QQ本文档 由 维维大豆 整理提供 QQ功能位置: 资产 资产变更操作方法:进入 固定资产 -资产 -资产变更 后,在显示的窗口点击【增加】2.4.5 大修理记录功能位置: 资产 大修理记录2.4.6 固定资产计提折旧如果有采用工作量法计提折旧的固定资产,需要做此步功能位置: 月末 工作量输入计算折旧功能位置: 月末 计提折旧部门占用量输入如果本公司固定资产中有多个部门分担固定资产折旧的情况,需要进行此步功能位置:月末部门占用量输入部门分摊折旧计算出每个部门本月承担的折旧额功能位置: 月末 折旧分摊2.4.7 固定资产模块月结固定资产模块每月必须进行月结。每月处理完所有的

27、固定资产业务后直接月结,每年最后一月月进行年结。功能位置: 月末 月结2.5 工资2.5.1 工资类别定义模块:【工资】功能位置: 初始 工资类别定义一般来讲划分不同工资类别的依据如下:不同的工资项目如在职人员和离退休人员,不同的发放币种,不同的扣零单位,是否代扣税金这其中的任何一项都可以作为划分不同工资类别的依据。2.5.2 工资项目定义功能位置: 初始 分类工资项目工资项目指和工资核算有关的数值类信息,如:基本工资、浮动工资等。各个工资项目之间可能存在一定的逻辑运算关系,这就需要进行计算公式的定义。2.5.3 工资类别启用功能位置: 初始 工资类别启用本功能用于启用要使用的工资类别,工资类

28、别只有启用后才可以使用。2.5.4 定义员工卡片 功能位置: 初始 员工档案维护该功能用于录入当前工资类别的员工档案。本文档 由 维维大豆 整理提供 QQ本文档 由 维维大豆 整理提供 QQ3 日常业务要点3.1 总账3.1.1 制单制单中的快捷键: esc:将光标从辅助信息中移到凭证分录中 ctrl+s:保存凭证 F8:切换借、贷方金额 ctrl+a:同类型增加凭证 另外制单中可以添加基础数据(部门、人员、往来单位)的方法:在制单界面中的字典定义下3.1.2 凭证复制功能可以复制本月和以前月份的凭证,复制时金额同时复制过来,这是其和凭证模板的区别3.1.3 凭证对冲功能形成以前月份或本月某张

29、凭证的冲销凭证,可以冲销部分余额3.1.4 审核与记账(可以审核一张凭证,也可同时审核多张凭证;记账与审核道理相同) 取消审核时,一定要先选择 取消审核 然后再选择凭证编号;记账与审核道理相同。 不能多人同时审核 审核过程中,可以查询凭证 审核与记账不能同时进行3.1.5 凭证的引入及转出1) 转出凭证-转出 选择文件格式为.txt,选择存放路径 , 导出四个文本文件,文件名分别为:GSPZK(凭证库) 、GSPZFL(凭证分录) 、GSFZYE(辅助金额) 、GSPZLE(凭证类型)其中前三个是变化的就是说每张凭证的前三个文件时不同的,而最后一个文件是不变的。2)引入进入浪潮财务系统,选择

30、财务会计总账凭证引本文档 由 维维大豆 整理提供 QQ本文档 由 维维大豆 整理提供 QQ入 。 把 “自动编 号” 的勾勾上!切记! 在弹出的对话框中选择文本文件所在的路径。选择GSPZK 这个 TXT 文件,选择下一步,直到提示转入凭证号。3.1.6 结转凭证的定义 功能位置: 总账 期末处理 结转凭证定义注意:结转凭证定义有一个限制条件:转入科目必须是明细科目。3.1.7 规则凭证的定义 功能位置: 总账 期末处理 规则凭证定义对于每个月来说,我们有很多有一定规律的凭证,对于这些凭证来说,如果不能定义结转凭证,那么我们就可以用规则凭证来实现,规则凭证的分录金额可以通过公式取到,可以从账里

31、取数,也可以通过报表取数。3.1.8 账表的查询1) 所有表的格式设置都在 账表设置 与 页面设置 中,其中隐藏某一列以及设置某一列的宽度都在账表设置中操作,有关一页显示和固定行的设置都在页面设置中,进行设置好后,可以保存自己单位的格式,下次进行表的查询时,可以选择自己单位定义好的格式。2) 所有表都有进行 联查 的功能,选择某个单元格就可以进行联查。3) 右击:辅助查询3.1.9 银行对账1) 银行科目设置, 出纳银行科目设置 ,选择 导入银行科目 ,这样会把所有在科目定义中选中银行账的科目导入到当前界面中。注意: a、可以把自己单位不使用的银行科目删除; b、专项类别不需要设置。2) 银行

32、对账初始, 出纳银行对账初始 ,针对不同银行科目要分别初始(需要对账的银行科目) ,初始完科目以后要启用。注意: a、启用日期可以和账务上线日期不一致,如账务要求在2008.1.1 初始建账,那么银行对账可以在 2008.2.1 号启用,但是必须要把 2.1 号前未达账项录入;b、区分单位未达账项与银行未达账项,不要录入到相反方向,银行未达账项是单位发生(有凭证) ,银行没有发生,所以银行未达账项中有凭证号一列;c、调整后的单位余额与银行余额要相等;d、选择启用后,要点击保存。3) 录入对账单,分两种方式第一种 ,手工, 出纳录入对账单 ,可以批量录入,也可以单条增加第二种 ,自动, 出纳对账单导入 ,转入成功的 前提条件 是文

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