1、 系统设计论文：大庆石化 ERP 与 FMIS 7.0 融合系统设计及应用摘 要 ERP 与 FMIS 7.0 的融合是指大庆石化 ERP 与 FMIS 7.0 两个系统在数据上、流程上、业务上的有机结合。把握“理念统一、技术融合”的原则,把贯彻以 ERP 系统为核心的信息化建设总体部署与满足财务“一个全面、三个集中”的业务需要统一起来,有机结合起来;通过融合,既保持 ERP 系统的整体性,又体现 FMIS 7.0 的易用性特点,发挥两个方面的优势,达到“界面友好、流程科学、运行安全、符合发展”的目标。 关键词 ERP;FMIS 7.0;融合系统;设计及应用 1 前 言 大庆石化是中国石油的地
2、区分公司,是以大庆油田原油、轻烃、天然气为主要原料,从事炼油、乙烯、塑料、橡胶、化工延伸加工、液体化工、化肥、化纤生产的特大型石油化工联合企业。 ERP 系统作为国际先进的软件系统, 在优化企业资源管理方面有着先进的管理模式。为整合企业资源、优化资源配置,提高企业的运行与管理水平,达到业务流、资金流、信息流三流合一、财务业务一体化运作的目标,中国石油从 2005 年开始进行建设 ERP 系统,并将其作为信息化建设总体部署的核心,系统覆盖财务、人事、采购、销售、生产计划等企业日常运作的全过程。大庆石化公司作为中国石油的下属子公司,于 2008 年 5 月起全面推广 ERP,并于 2009 年 1
3、1 月 10 日正式上线。 FMIS 7.0 系统是中国石油集团公司加强财务管理工作的重要内容,也是集团公司推进自主创新、加快信息化建设的重要组成部分。FMIS 系统自 2000 年开发应用,至今已形成大庆石化公司会计核算的统一业务流程和统一标准体系,对强化总体风险控制,构建现代财务管理体系具有重要意义,目前已经全面使用。 2 ERP 与 FMIS 融合的思想 ERP 系统是国际先进的管理软件,大庆石化 ERP 系统是由美国 IBM 公司和德国 SAP公司联合开发的,是具有大庆石化特色的 ERP 系统,有国外先进的管理经验,同时也有它的不足,为促进 ERP 系统的全面推广建设和高效运行,实施
4、ERP 与 FMIS 7.0 的融合具有重要意义。 大庆石化 ERP 与 FMIS 7.0 的融合是指大庆石化 ERP 与 FMIS 7.0 两个系统在数据上、流程上、业务上的有机结合。把握“理念统一、技术融合”的原则,把贯彻以 ERP 系统为核心的信息化建设总体部署与满足财务“一个全面、三个集中”的业务需要统一起来,有机结合起来;通过融合,既保持 ERP 系统的整体性,又体现 FMIS 7.0 的易用性特点,发挥两个方面的优势。达到“界面友好、流程科学、运行安全、符合发展”的目标。 FMIS 7.0 是加强企业财务管理,推进自主创新的重要组成部分。目前已形成会计核算的统一业务流程和标准体系,
5、对强化风险控制,构建现代财务管理体系具有重要意义。为整合企业资源、优化资源配置,提高企业的运行与管理水平,达到业务流、资金流、信息流三流合一的目标,为促进 ERP 系统的全面推广建设和高效运行,实施 ERP 与 FMIS 7.0 的融合,创建了企业资源共享与筹划资源管理的平台,使两套系统有机地整合成一个整体。 (1)集中同步 ,实现 ERP 与 FMIS 7.0 两套数据的同步,保持数据的一致性。 建立对照表管理系统,用于 ERP 集成凭证及 ERP 手工凭证录入的编码转换;对照表统一维护,维护后自动保存到 ERP 和 FMIS 7.0 系统中。ERP 与 FMIS 7.0 的融合实现了 ER
6、P 与FMIS 7.0 的数据共享,充分利用这一优势既有利于整合企业资源、优化资源配置,又体现FMIS 的易用性特点,达到“界面友好、流程科学、运行安全、符合发展”的目标。 (2)对于交易平台管理的资金往来业务,和“ERP 手工凭证输入系统”连接,在该界面中产生凭证,并采用和手工录入的凭证一样的方式在 ERP 和 FMIS 7.0 中记账。 (3)对于网上报销系统,和“ERP 手工凭证输入系统”连接,在该界面中产生凭证,并采用和手工录入的凭证一样的方式在 ERP 和 FMIS 7.0 中记账。 (4)对于固定资产系统,和“ERP 手工凭证输入系统”连接,在该界面中产生凭证,并采用和手工录入的凭
7、证一样的方式在 ERP 和 FMIS 7.0 中记账。 通过上述方案,实现数据一次录入,多方共享,保证大庆石化 ERP 系统、FMIS 7.0 系统数据的完整性,满足中国石油集团公司总部直接编制报表的需要。 3 ERP 与 FMIS 7.0 融合系统实施方案 大庆石化 ERP 与 FMIS 7.0 融合系统的设计采用 Solaris、Unix、Windows NT 系列操作系统,基于 B/S(Browser/Server)结构,以数据仓库技术为基础,在信息技术方面更具先进性与合理性(如图 1 所示)。 3.1 软件部署与环境准备 融合的凭证录入系统与 FMIS 部署在一起,使用相同的数据库服务
8、器、相同的应用服务器、相同的系统框架。FMIS 需要配置标准平台的连接。 在并行阶段,正式 FMIS 系统连接正式标准平台,融合 FMIS 系统连接测试标准平台。 建立融合并行账套,融合并行 FMIS 与正式 FMIS 使用相同的科目体系,不允许对 FMIS挂接的辅助核算进行去除或者修改。系统结构如图 2 所示。 融合系统使用的应用程序要单独发布,建议采用独立的应用服务器发布,或者使用独立的domain(SUNONE)来发布。 3.2 建立账套 (1)使用建账工具,建立融合并行账套。新建数据库大小不能小于 FMIS 正式账套数据库。(2)备份正式 FMIS 数据库,并且在新建账套中进行恢复,使
9、用 SYBASE 的 dumpload 工具进行。 3.3 发布应用程序 (1)在准备好的融合应用服务器环境中发布融合程序; (2)发布完成后,按照融合的要求,进行应用程序的升级 ; (3)配置融合 FMIS 的 datasource 和 Finance.jnlp 文件。 3.4 系统配置 (1)使用 9999 用户把标准平台地址修改为测试的标准平台地址 ;因为主数据与对照表系统是总部集中部署的系统,需要向总部申请相应的功能权限和数据权限。 集团公司负责总部系统的配置工作,主要包括如下系统: 第一,主数据系统、融合 BIS 系统。 主数据系统、融合 BIS 系统在总部集中部署,各单位通过 FM
10、IS 7.0 集成访问,为所有单位提供主数据同步、对照表维护、凭证转换等服务。主要包括 ERP 系统类别定义、各单位使用 ERP 系统定义、各单位对应公司代码定义、主数据、对照表目录定义、结构定义、接口定义、ERP 凭证字段、FMIS 凭证字段、凭证界面分组定义、 ERP 凭证转换规则定义、对照关系转换规则定义。主数据与 ERP 生产系统同步、BIS 系统配置,包括主数据参数、对照表参数、手工凭证审核参数等 第二,标准平台系统。 标准管理在中国石油总部集中部署,各单位通过 FMIS 7.0 集成访问,为各单位提供总部集成访问系统的权限分配、标准数据同步、ERP 集成凭证传输参数定义等服务。权限
11、分配:通过标准管理,为各单位用户分配总部集中部署系统的权限,包括主数据管理系统。 账套设置:根据各单位提供的参数 ,维护连接参数,需要按会计年度进行维护,维护时,需要把“是否启用融合系统”选中。 账套维护:维护各单位所对应的公司代码。需要按会计年度进行维护。 第三,集成凭证 BIS。 BIS 系统配置 ,包括集成凭证接收参数定义、日志参数定义等,执行融合方案相关的建账SQL 语句、升级 SQL,恢复融合并行 FMIS 账套至 2010 年相关月份的月初状态 ,为财务用户分配融合系统的功能权限。按照本单位用户的授权模式,分配相关模块的数据权限,向总部提交相关信息,总部在测试标准系统及主数据对照表
12、管理。 (2)个性化核算方案。个性化核算是指 FMIS 的辅助核算,主要包括: 合同管理模块,涉及如下辅助字段:欠款类别、合同编号、工程项目。其中,如果合同属于基建合同,则必须录入工程项目。 基建管理模块,涉及如下辅助字段:工程项目、作业性质、费用要素、施工小队、转资类型、工作量。其中,工作量和转资类型非必输字段,其他为必输字段。 辅助核算,涉及如下辅助字段:自定义辅助核算 04-08、专项核算、部门核算、成本中心。(3)个性化转换与传输流程。ERP 系统在业务处理中,将与 FMIS 个性化辅助核算相对应的信息放到扩展字段上,扩展字段的编码为定长的流水编码。FMIS 系统负责建立个性化对照表,
13、进行匹配和转换,并形成 FMIS 编码的个性化辅助核算信息。 ERP 与 FMIS 融合后,按照融合的原则,对于财务端发起的会计业务 ,统一在融合录入模块中进行录入。对于该类型的业务,如果各单位为满足内部管理需求,设置了个性化的辅助核算,并且不涉及集成凭证,仅为手工凭证,则此核算不维护对照表,不将此信息传输到 ERP 系统,以减轻各单位财务人员日后维护工作量。 如果 ERP 系统中之前借用了参考代码、分配、统计型内部订单、个性化扩展字段进行相应的核算,需要在 ERP 中修改字段状态组并进行相应的检查 ,以保证手工凭证能够正常传输到 ERP 系统。 如果 FMIS 启用基建核算模块,ERP 没有
14、启用相关的后勤模块 ,采用财务凭证的方式进行相关的业务处理;处理原则同上。 如果 FMIS 启用合同模块 ,ERP 在进行发票校验等处理时 ,通过帮助接口,实时帮助 FMIS的合同编号和欠款类别、工程项目(仅指基建合同) 。在转换与传输时 ,将合同和欠款类别信息放到中间数据库的合同编号、欠款类别、工程项目(仅指基建合同) 上,FMIS 负责建立个性化对照表进行转换。 如果 FMIS 启用基建核算模块,ERP 启用 PS 等相关的后勤模块,或者通过内部订单管理项目,则 ERP 通过 PS 模块或内部订单的 WBS 元素、内部订单、投资原因、项目类型、总账科目等与 FMIS 基建模块的工程项目、作
15、业性质、施工小队、费用要素、工作量、转资类型等信息建立对应关系。 ERP 在进行集成凭证转换与传输时,将 WBS 元素、投资原因、项目类型、总账科目等信息放到中间数据库的相应的预留字段上,编码为未转换的 ERP 编码,FMIS 负责建立个性化对照表进行转换,个性化对照表为多个。 ERP 需要规范的内容:对照逻辑尽量一致 ,各板块模式尽量统一;与 FMIS 有对照关系的字段,尽量与 FMIS 字段的字典内容一致。 3. 5 配置融合系统 FMIS 融合系统 FMIS 配置,主要包括两方面的配置:一方面是凭证录入系统的配置 ,另一方面是 ERP 集成凭证处理的配置。另外,为了实现资产系统与融合录入
16、系统的集成 ,也需要进行相应的配置。 如果有些科目的特殊个性化影响属于相同约束方案的其他科目,也要单独为其拆分方案。拆分后,受影响的科目使用新的拆分后的方案,不受影响的科目,保持原约束方案不变。 3.6 升级、配置、传输 SAP 融合方案 按照集成凭证转换与传输的要求,以及共同确定的个性化实现方案,由 ERP 实施方对SAP 相关配置进行检查和维护,以便使集成凭证转换与传输满足 ERP 与 FMIS 融合的需要。 3.7ERP 与正式 FMIS 数据核对 ERP 系统需要与正式 FMIS 核对融合测试启用月份月初的数据 ,并且以正式 FMIS 的数据为准,调整 ERP 系统的数据。 ERP 系
17、统数据调整至与正式 FMIS 一致后,方可进行融合系统的初始化及日常业务处理。3.8 融合方案系统初始 未清项初始:未清项初始需要将 ERP 的未清项替换为正式 FMIS 的未清项。 (1)清空 ERP 系统 2010 年相关月份以前所有未清项。 (2)把 FMIS 账套中所有的未清项传输至 ERP 系统。 初始未清项核对:未清项传输初始完成后 ,需要对更换后的 ERP 未清项与正式 FMIS 的未清项进行核对。初始未清项一致后,可以进行集成凭证的补充传输。 (3)集成凭证补充传输: 补充传输融合系统初始日期至当前日期尚未传输的 ERP 集成凭证。补充传输之前,首先确定一个 FMIS 个性化信
18、息传输的时间点,在此时间点之前,ERP 系统在集成凭证转换时,可以传输默认值;在此时间点之后,必须传输个性化信息到相应的预留字段。 3.9 融合方案并行 融合方案并行是指使用融合方案传输 ERP 集成凭证至融合并行 FMIS,FMIS 个性化信息正确生成;同时,财务端发起的手工凭证 ,使用 FMIS 手工凭证录入界面录入并审核传输到ERP 系统。实现与正式 FMIS 系统的并行。集成凭证需要及时进行转换和传输 ,各单位在融合并行测试阶段,可以采用手工的方式进行集成凭证的转换和传输。集成凭证转换传输到中间数据库后,FMIS 负责从中间数据库读取相关凭证信息,并生成 FMIS 凭证。 集成凭证的冲
19、销分两种情形: (1)集成凭证本身错误,需要进行冲销。本类凭证需要在 ERP 中进行冲销,然后将冲销的凭证传输给 FMIS。 (2)集成凭证本身正确,因为传输逻辑或者对照表的问题 ,生成的 FMIS 凭证错误。对于本类凭证,因为 ERP 中的凭证本身没有错误,需要将传输逻辑或者对照表修改正确、将生成成功的 FMIS 凭证在 FMIS 中手工冲销掉,然后,将冲销的结果通知 ERP,ERP 使用修改后的逻辑或者对照表重新转换传输本凭证,重新生成正确的 FMIS 会计凭证。 3.10 配置变更维护 在日常的业务处理中,需要进行配置的变更主要有: (1)标准对照表维护: 当 ERP 和 FMIS 新增
20、相应的主数据时 ,需要对标准对照表进行维护。(2)个性化对照表维护: 当 ERP 和 FMIS 新增相应的主数据时 ,需要对个性对照表进行维护。 (3)新增转换逻辑维护: 新增转换逻辑需要 ERP 实施方、FMIS 软件服务商共同协商决定,不属于日常配置变更的范围。 3.11 手工凭证处理 财务端发起的会计凭证,通过手工凭证录入功能进行录入,软件自动根据录入的 FMIS 编码,转换 ERP 相对应的编码信息。 (1)如果录入时,提示没有找到对照表,需要检查相应的对照表维护是否正确。 (2)录入时,通过“更多 ERP 信息”功能,可以录入 ERP 字段状态组定义为可选的更多的信息。 (3)凭证保
21、存后,保存在本地 FMIS 系统中,在未审核前,可以进行修改。 (4)在录入清账凭证的时候,可以在票据号上单击右键 ,弹出需要清账的未清项,进行清账处理。 (5)清账完成后,保存凭证,在审核时将清账关系传给 ERP 系统,ERP 按照手工凭证录入界面传入的清账关系,生成 ERP 的事后清账凭证。手工凭证审核时,传输至各单位 ERP 系统。审核成功后的凭证 ,不允许进行修改。 手工界面录入的凭证,如果需要冲销,在手工凭证录入系统通过单独的功能进行。 凭证冲销的机制是 FMIS 进行冲销,形成本方的冲销凭证,然后通过 BIS 调用 ERP 的冲销功能,在 ERP 中产生冲销凭证,双方生成的冲销凭证
22、都保留在各自的本地 ,互不进行传输。在冲销界面中会记录该冲销关系。 如果冲销的过程中,ERP 冲销成功、FMIS 冲销未成功 ,可以继续在冲销界面点冲销。 3.12 资产凭证传输与生成 对于资产系统的凭证,日常处理流程如下: (1)资产系统将资产业务有关单据,转换并传输到 FMIS 系统。 (2)FMIS 系统负责接收资产系统的单据信息,依据定义的凭证模板,生成资产相关凭证到融合界面中,并将凭证有关信息回填到 AMIS 业务数据中。凭证审核后传输到 ERP 系统中。3.13 融合 FMIS 正式启用 对于并行符合内控要求( 有效并行 3 个月,至少实时并行 1 个月), 并且并行系统运行正常,
23、具备切换条件的,需要进行融合 FMIS 的切换。切换后,企业将使用融合 FMIS 作为企业会计核算和出具报表的正式财务系统。原正式 FMIS 将停止会计业务的处理。 (1)建立正式融合 FMIS 系统。 (2)通过 OA 系统向中国石油集团公司财务资产部提交融合方案切换申请报告。 (3)中国石油集团公司财务资产部批准融合切换报告后 ,正式启用 FMIS 7.0 和 ERP 融合系统。 该项目于 2008 年 5 月开始启动,2009 年 1 月 10 日和 ERP 系统同步上线运行。 企业使用融合 FMIS 7.0 作为企业会计核算和出具报表的正式财务系统。原正式 FMIS 7.0 将停止会计
24、业务的处理。 4 总 结 项目成功地实施后,一次性压缩了成本费用支出 630 万元,每年为企业增加效益 1 050 万元,每年为企业节约了大量的人力资源、维护修理费和交通办公费,减少浪费和污染,经财务部门测算,每年节约费用 710 余万元。 ERP 与 FMIS 7.0 融合系统搭建起了大庆石化公司统一、集中的 ERP 系统管理平台,形成了覆盖财务、人事、采购、销售、生产计划的管理体系和安全、完整的数据库系统,达到了表间转换和数据汇总快捷方便的目的,实现了管理信息化、标准化、科学化。 通过 ERP 与 FMIS 7.0 融合系统,实现数据一次录入,多方共享 ,保证大庆石化 ERP 系统、FMI
25、S 7.0 系统数据的完整性。实现了不同系统之间的资源共享,提高了工作效率。 该系统实现了多维数据查询与分析功能。可以按指标查询、按单位(或汇总类别) 查询、按时间查询,也可以针对指标进行对比分析、趋势分析、环比分析、排名分析、数据汇总分析,便于进行预算数据与实际发生、历史同期等方面的对比分析。 实现了以大庆石化 ERP 系统为核心的信息化建设,建成大庆石化公司统一的信息系统平台。实现 ERP 与 FMIS 7.0 系统融合是大庆石化公司对财务系统的总体要求。大庆石化ERP 系统是集成的企业管理信息系统,侧重财务业务的一体化 ,是管理方法、管理流程的变革。 融合是具有中国石油特色的自主创新和集
26、成创新,能充分发挥 FMIS 7.0 与 ERP 各自优势,保持了财务处理的连续性、继承性、主动性,保持知识产权的独立性,从大庆石化公司 IT战略角度,节约了成本,控制了风险。通过实施大庆石化 ERP 与 FMIS 7.0 的融合系统,最大限度利用成熟技术,继承成熟资源,降低管理变革风险,对于实施财务和业务一体化管理,加强会计核算的确认和计量,强化源头控制,实现财务管理对生产经营的有效服务和全程监控,具有积极的意义和现实作用。 通过大庆石化 ERP 与 FMIS 7.0 融合系统向全公司开放内部企业财务信息,提供同行业国内外企业财务数据。将信息系统作为平台,开展企业间的对标管理,让企业在对标管理过程中,发现自身存在的不足,并积极寻找措施,借鉴先进企业经验,开拓管理思路,提高企业的管理水平。
