1、1参考文献管理软件评析与展望以 EndNote、NoteExpress 为例 陈定权 刘颉颃（中山大学资讯管理系，广州，510275）摘要以 EndNote、NoteExpress 为例，论文分析出参考文献管理软件的功能结构、特点及其不足，并在个人信息管理的背景下来讨论这类软件在构建个性化和可共享的个人信息环境中的功能，认为它们可以提高用户的信息利用和知识创造的效率，指出参考文献管理软件将会拓展其现有的文献管理功能，将会向网络化、高度共享、协作化和个性化方向发展发展。关键词参考文献管理软件；个人信息管理；个人信息环境；EndNote；NoteExpress分类号G250.76Evaluatio
2、n and Prospect of Reference Management Software: a Case Study of EndNote and NoteExpressChen Dingquan, Liu Xiehang(Department of Information Management, Sun Yet-sen University, Guangzhou 510275, China)Abstract Taking EndNote and NoteExpress for example, this paper analyzes the functional structures,
3、 features and shortages of Reference Management Software. And the features of building a customized and sharable Personal Information Environment are discussed under the background of Personal Information Management. Reference Management Software helps users use information and create knowledge effi
4、ciently. And it will extend functions in the felid of networking, hyper-communion, Collaboration and personalization.Keywords Reference Management Software; Personal Information Management; Personal Information Environment; EndNote; NoteExpress网络时代，信息的生产、发布、传播和获取变得越来越容易，但对个人用户而言，如何高效管理和找到那些已经找到的（文献）
5、信息（Keeping Found Things Found1）依然是一件棘手的事情， 也成为人们工作学习中必须解决的问题。参考文献管理软件为用户个人的文献信息管理和利用提供了解决办法，本文将以 EndNote、NoteExpress 为例对参考文献管理软件的现状进行评析对并展望其未来发展方向。1 参考文献管理软件简介与相关研究参考文献管理软件又叫书目管理软件。它是一种具有文献检索与整理、引文标注、按格式要求生成参考文献列表等强大功能的软件，可嵌入文字处理软件中使用，还可以直接通过在线数据库下载文献题录并对其进行统计分析。市场上国外软件起步较早，如由美国汤姆森公司(Thomson，ISI Web
6、 of Knowledge 的开发者)出品的 EndNote（最新版本 EndNote X2.0.2） ，其用户遍布全球。Thomson Reuters 科技公司在收购 EndNote之后，于 2007 年推出了它的网络版 EndNote Web（最新版本 V2.5） 。在国内，2005 年北京爱情海软件公司发布了 NoteExpress 软件, 随后不断更新（最新 V2.2.0.674） ，受本文系广东省哲学社会科学“十一五”规划项目（项目编号：08YM-01）的研究成果之一。2到中文用户的青睐。目前，国内对参考文献管理软件的研究主要分为：1）对功能的介绍,包括针对软件介绍基本功能和使用技巧
7、的 23或通过案例说明使用方法的 45；2）通过对几款软件的比较分析，为用户了解和选择适合软件提供参考 67。3)对软件功能的纵向发展及对功能划分层次的理论研究等新方向 89。总的说来，已有研究成果多是围绕软件功能而来，而本文将在此基础上进行个人信息管理背景下的展望。2 参考文献管理软件的功能结构随着文献管理工具的不断改进，功能贯穿于个人知识管理的整个流程，即知识的积累获取、加工整合、交流共享与创新 10，大大提升了用户信息处理和知识吸收的效率。个人知识管理具体包含三个层次：1）对自己拥有的显性知识进行整理，使之条理化、有序化；2）对自己的知识结构进行评估，开展建构性学习；3）加强个人隐性知识
8、的管理与开发，及时转化为显性知识，从而激发个人知识的创新 11。该类软件的功能结构也大体如此。2.1 构建个人资料库构建个人书目资料库(Personal Bibliographic Databases)是参考文献管理软件功能实现的基础，而书目资料库正是个人将拥有的显性知识导入使之有序化的产物。首次运行，该类软件会引导用户创建数据库，这些数据库或存在于远程服务器端或用户的个人计算机中。个人书目资料库中的文献数据可以通过以下三种方式录入。(1) 手工录入。手工添加通常适用于添加本地电脑中零散的、在网上不易获得的文献信息。用户可在题录信息模板各字段中输入信息并添加附件。软件不仅提供通用的题录信息著录
9、模板，还能针对不同类型的信息资源提供专用模板。(2) 直接联网检索下载后批量录入。参考文献管理工具提供内嵌的检索窗口连接常用的文献数据库，把满意的检索结果批量录入到资料库中，避免了手工输入的繁琐。(3) 在线检索数据库结果批量录入。目前很多数据库网站都提供直接输出题录信息功能，用户在检索结果中勾选需要的篇目后，以各种参考文献管理软件所支持的格式把结果存入到 txt 文档中，选择适当的过滤器，实现批量导入。2.2 管理个人资料库文献管理功能包括添加、删除、编辑、排序、去重等一般性管理，也包括自动分组、统计分析、形成统计图表等智能化管理。前者是普遍具备的，后者则将成为衡量参考文献管理工具水平的重要
10、标志 12。资料库管理功能能实现对知识结构的评估与建构性学习，帮助用户实现个人知识管理的第二层次。(1) 子文件夹管理。利用软件用户可建立多个子文件夹，并在各子文件夹间拖拽移动题录信息，这些文件夹在某种程度上充当了标签的作用，方便用户组织各种信息。(2) 排序、查重和库内检索。用户可以根据不同的排序策略对收集到的文献信息进行排序、排除文献重复现象，也可以支持多字段的检索功能，方便用户管理和使用这些找到的文献(3) 附件管理。附件功能增强了个人信息环境中信息的持久性、易整合性及易维护性，有利于全文信息的交流与共享。这些附件或以链接或拷贝方式提供，附件的种类则可以是独立文件、文件夹、题录、笔记、网
11、络链接，这些附件有助于在软件内形成个性化的基于文献信息的知识网络。 32.3 利用个人资料库创造新知识构建与管理个人资料库的最终目的都是为了新知识的创造，即个人知识管理的第三阶段。正因为此类软件将服务延伸到知识创造的程度，它才超越了普通文件管理系统，形成了完备的软件功能体系。(1) 添加笔记评注。笔记通常用于标注内容出处、描述相关出版物、总结出版物的优缺点，诸如日记、科研心得、重点摘抄、论文草稿等瞬间产生的隐性知识都可通过笔记批注功能进行管理。(2) 题录信息的导出与交换。参考文献管理软件可以支持使用较广的BibTeX、RefMan（RIS）格式输出文档，可导入其他软件或其他用户的书目资料库中
12、，方便在不同软件之间实现数据交换与共享。(3) 数据统计和分析。有助于读者做文献调研的定量分析从而快速了解某一领域的研究概况，该类软件实现了对每个子文件夹按题录类型、作者、年份等进行统计，并以直观地显示出来。(4) 辅助写作。参考文献管理软件的辅助写作功能主要由两方面组成：1）插入编排引文，自动生成参考文献列表。软件提供与 Word 兼容的工具栏插件，用户可自动插入引文，并设置输出样式以格式化参考文献，还能定位引文、插入脚注与笔记，实现了即写即引（Cite While You Write） 1。2）提供期刊论文写作模板。用户在手稿模板中可选择包括如 IEEE、Nature 在内的 Word 模
13、板以精准而快捷地完成排版格式工作，缩短了隐性知识转化为显性知识的周期。3 EndNote 与 NoteExpress 特点比较分析作为国内目前最普及的两款参考文献管理工具，EndNote和NoteExpress都能很好的满足科研人员的需求，但在功能实现的细节上却是各有千秋。EndNote 拥有的用户群最大，它所提供的内置数据库接口、导入过滤器和参考文献输出格式、手稿模板也最多。EndNote 依托 Thomson 公司，与公司旗下的 ISI Web of Knowledge 与 EndNote 实现了对接，在其网页检索结果列表的上方就有“保存到EndNote Web”的按钮，一键即可导入，省去
14、了选择过滤器的麻烦，且 ISI 最多支持 500条记录的导出，提高了获取文献信息的效率。目前 Google Scholar、OCLC WorldCat 提供的书目信息也包含“输出到 EndNote”一项。它还能与同公司的 RefViz 结合,点击 “Data Visualization”，便会自动运行 RefViz，它能够使用各种数学方法分析库中各文档的相互关系并直观地显示出来。此外，它更新速度快，能在 MAC、Linux 系统下运行，除 Word 外，还能通过对 rtf 文档的操作，实现对 Open Office 的 swriter13及苹果公司的 iWorks 09 中 Pages14软件
15、的兼容。但它对中文的支持程度不够，输出中文引文时常出现问题；在导入 CNKI、维普等中文数据库中题录信息时需先下载专门的过滤器。对于中国用户而言，EndNote 在方便性与实用性方面还有待提高。NoteExpress起步比较晚，功能设计完备，界面友好，支持用户自定义标签，与MS Word的高度集成。部分指标，如导入文献资料的速度，参考文献生成的速度和便捷性等甚至占优 13。NoteExpress对中文支持较好，能够方便地在线检索CNKI、重庆维普、万方等数据库并导入题录。NoteExpress在功能实现的细节方面还有待进一步改善，例如，可加入拼写检查、自动下载全文等功能。详细比较如表1所示。1
16、 Cite While You Write 即 EndNote 针对 Microsoft Word 提供的插件。4表1 EndNote、EndNote Web与NoteExpress的功能比较软件名称比较项目NoteExpress v2.2.0.674 EndNote X2 EndNote Web V2.5保存文献 支持 支持 支持组织和编辑文献 支持 支持 支持系统可容纳记录数量 百万级 数量不限 10,000从多个数据库导入文献 支持 支持 支持引用及编排参考文献 支持 支持 支持创建和保存高级搜索 支持 支持 不支持个性化显示设置 支持 支持 不支持编辑文献导入和输出格式 支持 支持 不
17、支持支持习惯用语的自动输入 支持 支持 不支持引用表格、图片和方程式 支持 支持 不支持是否支持离线工作 支持 支持 不支持是否支持本地个人文件 支持 支持 不支持高性能桌面环境 支持 支持 不支持是否支持本地文件连接到题录信息 支持 支持 不支持提供期刊投稿格式 支持 支持 不支持适用系统环境WinMac OS X 2008. 2 陈强. 功能强大的中文文献管理工具NoteExpress. 福建图书馆理论与实践J. 2007，28(2)：59-60.3 张苏，张建. 个人文献管理及参考文献创建工具RefWorks使用技巧. 图书馆杂志J. 2007，26(5)：42-44.4 杨菲菲，王宝杏
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