1、汽车基地 http:/ 主机厂与供应商的信息、服务、交流中心!海量管理资料下载，请登录：汽车基地 http:/名翔恿線股份有限公司 文件與資料管制程序書 文件編號 MS-M2-0501制訂日期：89 年 10 月 26 日 修訂日期： 年 月 日 版次：A.0 版 頁 次 第 1 頁共 15 頁一、目的有關品質系統文件之制訂、發行、修訂、廢止及管理等作業程序，使文件與資料系統能標準化、系統化，以確保迅速及正確之整合運用。二、範圍與本公司有關之文件作業活動均屬之。三、定義 無汽车基地 http:/ 主机厂与供应商的信息、服务、交流中心!海量管理资料下载，请登录：汽车基地 http:/流程圖名翔恿
2、線股份有限公司 文件與資料管制程序書 文件編號 MS-M2-0501制訂日期：89 年 10 月 26 日 修訂日期： 年 月 日 版次：A.0 版 頁 次 第 2 頁共 15 頁五、作業流程四、權責單位 No 流程六、作業內容Who，When，Where，How to do，What 七、參考文件 八、應用表單相關單位 1 文件管理需求6.1 文件管理需求6.1.1 現行文件品質系統運作不足而新制定。6.1.2 現行文件之修訂。6.1.3 現行文件之廢止。文件管理需求 制訂/修訂 審核填單/取消制訂/修訂/廢止NY審核記錄存查YNA文件處理 分發/補發 使用/公告/保管 合用NYABB汽车基
3、地 http:/ 主机厂与供应商的信息、服务、交流中心!海量管理资料下载，请登录：汽车基地 http:/總務人事組 2 制訂/修訂 6.2 制訂/修訂6.2.1 總務人事組主管於每年十二月，參酌公司內外部情境，進行文件計劃之制訂或修訂，並設計文件申請單(MS-M4-0501)如附件 1，以供使用。6.2.2 文件架構以金字塔方式分為下列四階：第一階系統文件 手冊第二階程序文件 程序書第三階作業文件 標準書第四階記錄文件 表單記錄6.2.3 文件格式規定6.2.3.1 文件標準紙張大小、版面邊界規定與裝訂規定A 縱向 A4 格式(210297) 與 B5 格式(182257)，版面邊界設定，上、
4、下及右邊界均為 1.5cm，左邊界為 2.5cm，裝訂於左。B 橫向 A4 格式(297210)與 B5 格式(257182) ，版面邊界設定，左、右及下邊界均為 1.5cm，上邊界為 2.5cm，裝訂於上。C 80 行之連續報表紙半頁，版面邊界不設定，裝訂於左。D 80 行之連續報表紙全頁，版面邊界不設定，裝訂於左。文件申請單(MS-M4-0501)名翔恿線股份有限公司 文件與資料管制程序書 文件編號 MS-M2-0501制訂日期：89 年 10 月 26 日 修訂日期： 年 月 日 版次：A.0 版 頁 次 第 3 頁共 15 頁五、作業流程四、權責單位 No 流程六、作業內容Who，Wh
5、en，Where，How to do，What 七、參考文件 八、應用表單汽车基地 http:/ 主机厂与供应商的信息、服务、交流中心!海量管理资料下载，请登录：汽车基地 http:/6.2.3.2 文件封面標準格式：第一、二、三階文件皆須有封面，如文件封面格式(MS-M4-0502)如附表 1。6.2.3.3 文件首頁及內頁標準格式A 品質手冊：依品質手冊內頁(MS-M4-0503)如附表 2。B 程序書：首頁依程序書 &作業標準書首頁(MS-M4-0504)如附表3，內頁依程序書內頁(MS-M4-0505)如附表 4。C 作業標準書：首頁依 程序書& 作業標準書首頁(MS-M4-0504)
6、如附表 3，內頁依作業標準書內頁(MS-M4-0506)如附表 5。D 表單記錄：依表單格式(MS-M4-0507)如附表 6 或表單格式(MS-M4-0508)如附表 7。6.2.4 文件編寫及繕打格式規定說明6.2.4.1 中英文皆採橫式，由左至右，由上而下。6.2.4.2 手寫時，以正楷書寫。6.2.4.2 打字時，本公司名稱中之恿字，因屬於少見字型，故需以內碼輸入法造字。先將輸入法切換成內碼輸入法後，按下英文字母 B鍵，此時螢幕上出現， 接著按下鍵盤中間之數字鍵 1，出現 再按下鍵盤中間之數字鍵 7，此時出現 ，最後按下鍵盤中間之數字鍵 6，此時游標所在處所顯示之字為恿，將恿反白後，以
7、超研澤中明體外字一字型表示，即可顯示成恿字。文件封面格式(MS-M4-0502)品質手冊內頁(MS-M4-0503)程序書&作業標準書首頁(MS-M4-0504)程序書內頁(MS-M4-0505)作業標準書內頁(MS-M4-0506)表單格式(MS-M4-0507)表單格式(MS-M4-0508)B17BB1汽车基地 http:/ 主机厂与供应商的信息、服务、交流中心!海量管理资料下载，请登录：汽车基地 http:/名翔恿線股份有限公司 文件與資料管制程序書 文件編號 MS-M2-0501制訂日期：89 年 10 月 26 日 修訂日期： 年 月 日 版次：A.0 版 頁 次 第 4 頁共 1
8、5 頁五、作業流程四、權責單位 No 流程六、作業內容Who，When，Where，How to do，What 七、參考文件 八、應用表單汽车基地 http:/ 主机厂与供应商的信息、服务、交流中心!海量管理资料下载，请登录：汽车基地 http:/6.2.4.3 序號之引用規定與對齊方式如下A 序號之引用：11.122.12.22.2.133.13.23.2.144.14.24.2.14.2.1.1ABCB 對齊方式：靠左貼齊格線。名翔恿線股份有限公司 文件與資料管制程序書 文件編號 MS-M2-0501制訂日期：89 年 10 月 26 日 修訂日期： 年 月 日 版次：A.0 版 頁 次
9、 第 5 頁共 15 頁四、權責單位五、作業流程 六、作業內容Who，When，Where，How to do，What七、參考文件 八、應用表單汽车基地 http:/ 主机厂与供应商的信息、服务、交流中心!海量管理资料下载，请登录：汽车基地 http:/No 流程6.2.4.4 繕打格式之相關規定，詳見文件繕打規定 (MS-M4-0509)如附表8 與 文件繕打範例(MS-M4-0510)如附表 9。6.2.4.5 手冊編寫規定A 依主題概述公司( 或部門 )之程序及管理方式之大原則。B 採分段敘述之原則，其序號引用參照本作業內容 6.2.4.3。6.2.4.6 程序書編寫規定A 目的：敘述
10、該程序欲達成之目標。B 範圍：界定該程序所涵蓋之人、事、時、地、物。C 定義：即名詞解釋，於程序書中所敘及之單字或名詞，須特別解釋或界定其意義者，若無則註明無。D 權責單位：說明該流程之權責單位，可分為室、部、組等。E No：流程步驟順序，以阿拉伯數字 1 開始，由小到大順序引用。F 流程：簡要說明每一事項或作業。G 作業內容：該流程之作業執行人員、時間、地點、方法及內容等相關說明。H 參考文件：陳述該流程時，所需引用之品質手冊、程序書或作業標準書等第一、二、三階文件。I 應用表單：說明該流程所須使用之表單、記錄及報告等第四層文件。6.2.4.7 作業標準書及其它第三階文件編寫規定：原則上規定
11、如程序書，但若有特殊需求，則不在此限。文件繕打規定(MS-M4-0509)文件繕打範例(MS-M4-0510)名翔恿線股份有限公司 文件與資料管制程序書 文件編號 MS-M2-0501制訂日期：89 年 10 月 26 日 修訂日期： 年 月 日 版次：A.0 版 頁 次 第 6 頁共 15 頁汽车基地 http:/ 主机厂与供应商的信息、服务、交流中心!海量管理资料下载，请登录：汽车基地 http:/五、作業流程四、權責單位 No 流程六、作業內容Who，When，Where，How to do，What 七、參考文件 八、應用表單6.2.5 文件編號原則：MS- -XXYY公司英文簡稱部門
12、別文件類別條文編號流水號6.2.5.1 公司英文簡稱： MING SHYANG EMBROIDERY THREADS CO.,LTD.簡稱為 MS。6.2.5.2 部門別代號：A 總經理室GB 營業部SC 管理部MD 廠務部P6.2.5.3 文件類別代號：A 系統文件1B 程序文件2C 作業文件3D 記錄文件4E 外來文件56.2.5.4 條文編號：名翔恿線股份有限公司 文件與資料管制程序書 文件編號 MS-M2-0501汽车基地 http:/ 主机厂与供应商的信息、服务、交流中心!海量管理资料下载，请登录：汽车基地 http:/制訂日期：89 年 10 月 26 日 修訂日期： 年 月 日
13、版次：A.0 版 頁 次 第 7 頁共 15 頁五、作業流程四、權責單位 No 流程六、作業內容Who，When，Where，How to do，What 七、參考文件 八、應用表單A 管理責任01B 品質系統02C 合約審查03D 設計管制04E 文件與資料管制05F 採購06G 客戶供應品管制07H 產品之鑑別與追溯08I 製程管制09J 檢驗與測試10K 檢驗、量測與試驗設備管制11L 檢驗與測試狀況12M 不合格品管制 13N 矯正與預防措施14O 搬運、儲存、包裝、保存與交貨15P 品質記錄管制 16Q 內部品質稽核17R 訓練18S 服務19T 統計技術206.2.5.5 流水號：
14、由總務人事組主管依阿拉伯數字二位數，由 01 開始編訂。汽车基地 http:/ 主机厂与供应商的信息、服务、交流中心!海量管理资料下载，请登录：汽车基地 http:/名翔恿線股份有限公司 文件與資料管制程序書 文件編號 MS-M2-0501制訂日期：89 年 10 月 26 日 修訂日期： 年 月 日 版次：A.0 版 頁 次 第 8 頁共 15 頁五、作業流程四、權責單位 No 流程六、作業內容Who，When，Where，How to do，What 七、參考文件 八、應用表單汽车基地 http:/ 主机厂与供应商的信息、服务、交流中心!海量管理资料下载，请登录：汽车基地 http:/6.
15、2.6 文件撰稿、審查、核准及管理權責表6.2.6.1 撰稿：A 撰稿者為管理代表、部門主管或指定之專業人員。B 撰稿者不能為審查者。6.2.6.2 審查：A 審查者為文件撰稿者之主管或總經理。B 當跨部門而主管無法決定時，審查主管需與相關部門會審。6.2.6.3 核准：A 第三階文件當跨不同部門時，核准者為管理代表。B 屬於第三階文件之核准，當核准主管無法決定時，需召開會議確認後核准。6.2.6.4 管理：A 文件之原案管理由總務人事組主任負責。B 第一、二、三階文件屬於管制文件，由總務人事組主管負責。文件種類 撰稿 審查 核准 管理手冊 管理代表 總經理 董事長程序書 部門主管或 指定專人
16、 總經理 總經理標準書 指定專人 組主管 部門主管表單 依各程序書及作業標準書之相關規定總務人事組名翔恿線股份有限公司 文件與資料管制程序書 文件編號 MS-M2-0501制訂日期：89 年 10 月 26 日 修訂日期： 年 月 日 版次：A.0 版 頁 次 第 9 頁共 15 頁四、權責 五、作業流程 六、作業內容 七、參考文件 八、應用表單汽车基地 http:/ 主机厂与供应商的信息、服务、交流中心!海量管理资料下载，请登录：汽车基地 http:/單位 No 流程 Who，When，Where，How to do，WhatC 第四階文件，表單或記錄不列入管制，使用管理由各單位負責。相關單
17、位 3 填單/取消 6.3 填單6.3.1 需求單位人員可依據以下的時機，填寫文件申請單 (MS-M4-0501)如附件 1，向該單位主管提出申請後。6.3.1.1 文件制訂A 由於經營政策之需要，奉上級指示。B 各部門運作上之必要。C 各部門間協調之必要。D 定期之管理審查結論提議。6.3.1.2 文件修訂：當舊文件不完善或不符現況需求。6.3.1.3 文件廢止：當文件已不符實際需求或文件修訂篇幅太多，宜廢止而制訂新的版本。6.3.2 需求單位人員若接到未被核准之文件申請單 (MS-M4-0501)如附件1，於該文件上劃記以示作廢，紙張背面若有空白處，可回收使用。文件申請單(MS-M4-05
18、01)相關單位 4 審核 6.4 審核6.4.1 相關單位主管於受理申請後 3 個工作天內，依不同的需求進行審核，若核可，進入流程 5，進行制訂/修訂/廢止，若未核可，則回到流程3，取消申請。6.4.1.1 制訂需求：確定檔案中是否有相同或類似文件，若有，則簽註意見並批示不准；若無則可批准。但若遇以下時機可指定制訂暫行文件。名翔恿線股份有限公司 文件與資料管制程序書 文件編號 MS-M2-0501汽车基地 http:/ 主机厂与供应商的信息、服务、交流中心!海量管理资料下载，请登录：汽车基地 http:/制訂日期：89 年 10 月 26 日 修訂日期： 年 月 日 版次：A.0 版 頁 次
19、第 10 頁共 15 頁五、作業流程四、權責單位 No 流程六、作業內容Who，When，Where，How to do，What 七、參考文件 八、應用表單A 客戶暫訂之要求。B 因急需暫時更動標準。C 研究開發之試作。6.4.1.2 修訂需求：依申請原因說明決定，若不需修訂，則簽註意見並批示不准；若需要修訂則批准並指定原撰稿者修訂文件。6.4.1.3 廢止需求：將該文件轉呈原文件之審查及核准兩位主管裁示。汽车基地 http:/ 主机厂与供应商的信息、服务、交流中心!海量管理资料下载，请登录：汽车基地 http:/相關單位總務人事組5 制訂/修訂/廢止6.5 制訂/修訂 /廢止6.5.1 制
20、訂：6.5.1.1 撰稿者於接獲相關單位主管口頭告知或書面通知後 5 個工作天內，依本作業內容 6.2 之規定制訂文件初稿，初稿完成後並將需使用該文件之相關單位填入文件分發及簽收一覽表(MS-M4-0511)如附件 2 中，一併呈相關單位主管審核。6.5.1.2 暫行文件之制訂規定同本作業內容 6.5.1.1。6.5.2 修訂：6.5.2.1 原撰稿者於接獲相關單位主管口頭告知或書面通知後，5 個工作天內依據本作業內容 6.2 之規定進行修訂，若有需要，得與相關部門研議作成修訂意見。6.5.2.2 修訂完成後，原撰稿者將需使用該文件之相關單位填入文件分發及簽收一覽表(MS-M4-0511)如附
21、件 2 中，另填寫文件修正摘要(MS-M4-0512)如附件 3，說明下列事項。A 原文件需修改的頁次與敘述。文件分發及簽收一覽表(MS-M4-0511)文件修正摘要(MS-M4-0512)名翔恿線股份有限公司 文件與資料管制程序書 文件編號 MS-M2-0501制訂日期：89 年 10 月 26 日 修訂日期： 年 月 日 版次：A.0 版 頁 次 第 11 頁共 15 頁五、作業流程四、權責單位 No 流程六、作業內容Who，When，Where，How to do，What 七、參考文件 八、應用表單汽车基地 http:/ 主机厂与供应商的信息、服务、交流中心!海量管理资料下载，请登录：
22、汽车基地 http:/B 修改後的敘述。6.5.2.3 原撰稿者將修訂後之草稿、文件分發及簽收一覽表 (MS-M4-0511)如附件 2 及文件修正摘要(MS- M4-0510)如附件 3，一併呈相關單位主管審核。6.5.3 廢止6.5.3.1 文件廢止之申請經核准後，事務員依文件分發及簽收一覽表 (MS-M4-0511)如附件 2，至各單位收回後，以碎紙機銷毀該文件。6.5.3.2 經廢止之文件，若有參考之必要時可不必回收，事務員必須於文件每一頁上蓋上藍色作廢章，戳章式樣於文件管制戳章一覽表(MS-M4-0513)附表 10 中或劃記以示作廢，紙張背面若有空白處，可回收使用，該廢止之文件不可
23、公開參閱並不得作為依據文件。文件管制戳章一覽表(MS-M4-0513)相關單位 6 審核 6.6 審核6.6.1 由相關單位主管依本作業內容 6.2.6 之相關規定，將文件初稿及相關表單依序交由審查主管及核准主管，分別各於 3 個工作天內進行審查或核准，若核可，則將文件初稿及相關表單交給總務人事組主任，進入流程 7，進行文件處理，若未核可，則回到流程 5，繼續修訂。總務人事組 7 文件處理 6.7 文件處理6.7.1 由總務人事組主管於接獲文件初稿及相關表單後 3 個工作天內，依序完成文件處理後，進行分發。6.7.1.1 編號：依本作業內容 6.2.5 文件編號原則及清查 文件總目錄(MS-M
24、4-0514)如附件 4 之序號後，編訂號碼，並將該文件登錄於文件總目錄(MS-M4-0514)汽车基地 http:/ 主机厂与供应商的信息、服务、交流中心!海量管理资料下载，请登录：汽车基地 http:/名翔恿線股份有限公司 文件與資料管制程序書 文件編號 MS-M2-0501制訂日期：89 年 10 月 26 日 修訂日期： 年 月 日 版次：A.0 版 頁 次 第 12 頁共 15 頁五、作業流程四、權責單位 No 流程六、作業內容Who，When，Where，How to do，What 七、參考文件 八、應用表單汽车基地 http:/ 主机厂与供应商的信息、服务、交流中心!海量管理资
25、料下载，请登录：汽车基地 http:/文件總目錄(MS-M4-0514)如附件 4 上。6.7.1.2 日期：新制訂之文件，將核准日期填入制訂日期欄內，若為修訂之文件，將核准日期填入修訂日期欄內。6.7.1.3 版次：新制訂之文件，於版次欄內記入 A.0，為避免版本修訂次數太多，於版本修訂至第十版（A.0A.9）時，得由制訂單位於文件修訂時申請廢止，重新制訂 B.0 版6.7.1.4 頁次：表單記錄不顯示頁次，於文件封面上計入總頁次，以確保文件之完整性。6.7.1.5 繕打：依本作業內容 6.2 之相關規定打字列印後，將 文件修正摘要(MS-M4-0512)如附件 3，置於文件封面前。6.7.
26、1.6 校正：將文件打字稿交由撰稿者依原稿校對修正。6.7.1.7 複製：A 依 文件分發及簽收一覽表(MS-M4-0511)如附件 2 所示，影印所需份數。B 裝訂方式依本作業內容 6.2.3.1 規定，裝訂於左側或上側。C 各單位不得擅自影印文件，若需要文件，需填寫文件申請單(MS-M4-0501)如附件 1，向總務人事組申請。6.7.1.8 加蓋戳章：A 第一、二、三階文件須於文件封面上之分發日期欄內，蓋上紅色文件管制發行章，並於每一頁的空白處，蓋上紅色管制文件章。文件修正摘要(MS-M4-0512)文件分發及簽收一覽表(MS-M4-0511)文件申請單(MS-M4-0501)文件管制戳
27、章一覽表(MS-M4-0513)名翔恿線股份有限公司 文件與資料管制程序書 文件編號 MS-M2-0501制訂日期：89 年 10 月 26 日 修訂日期： 年 月 日 版次：A.0 版 頁 次 第 13 頁共 15 頁四、權責 五、作業流程 六、作業內容 七、參考文件 八、應用表單汽车基地 http:/ 主机厂与供应商的信息、服务、交流中心!海量管理资料下载，请登录：汽车基地 http:/單位 No 流程 Who，When，Where，How to do，WhatB 外來文件須於每一頁的空白處，蓋上藍色外來文件章及藍色參考用章。C 所有戳章式樣，詳列於文件管制戳章一覽表(MS-M4-0513
28、)如附件 13 中。6.7.2 每年定期查詢外來文件版本是否需更新版本，外來文件編號、複製、加蓋戳章及改版，原則上參照本作業內容 6.7 之相關規定辦理， 。總務人事組 8 分發/補發 6.8 分發/補發6.8.1 分發：總務人事組主管依文件分發及簽收一覽表 (MS-M4-0511)如附件 2 所示，將文件分發至各相關單位，由該單位主管負責簽收。6.8.2 補發：總務人事組主管依文件申請單(MS-M4-0501) 如附件 1，補發文件給申請單位，並將該申請單位登錄至文件分發及簽收一覽表(MS-M4-0511)如附件 2，由該單位主管負責簽收。6.8.3 若因相同之原因申請三次以上(不包含三次)
29、，則呈報管理部主管處理。文件分發及簽收一覽表(MS-M4-0511)文件申請單(MS-M4-0501)總務人事組相關單位9 使用/公告/保管6.9 使用/公告 /保管6.9.1 使用6.9.1.1 各相關單位主管於收到文件時，應於文件分發及簽收一覽表 (MS-M4-0511)如附件 2 之簽收欄中，以正楷簽名或蓋章並標註日期後， 開始使用，若有舊版本之文件，須交還總務人事組收回。6.9.1.2 總務人事組主管於文件發行時，即發行有效管制文件最新版本一覽表(MS-M4-0515)如附件 5 予各單位主管，以供核對其持有之文文件分發及簽收一覽表(MS-M4-0511)有效管制文件最新版本一覽表(M
30、S-M4-0515)汽车基地 http:/ 主机厂与供应商的信息、服务、交流中心!海量管理资料下载，请登录：汽车基地 http:/名翔恿線股份有限公司 文件與資料管制程序書 文件編號 MS-M2-0501制訂日期：89 年 10 月 26 日 修訂日期： 年 月 日 版次：A.0 版 頁 次 第 14 頁共 15 頁五、作業流程四、權責單位 No 流程六、作業內容Who，When，Where，How to do，What 七、參考文件 八、應用表單汽车基地 http:/ 主机厂与供应商的信息、服务、交流中心!海量管理资料下载，请登录：汽车基地 http:/件是否為最新版本文件。6.9.1.3
31、若各相關單位有文件遺失或希望參考未分發給該單位之文件時，需填寫文件申請單(MS-M4-0501)如附件 1，提出申請。6.9.2 公告6.9.2.1 總務人事組主管於文件發行時，視情況予以公告，填寫公文(MS-M4-0516)如附件 6，分別呈該文件之審查與核決主管簽核後，依以下步驟辦理。A 將核准後之公文影印三份，附上該文件，以郵寄或送達方式分別送交廠務部、台中營業所與台北營業所主管，張貼於該處之佈告欄。B 將核准後之公文正本，附上該文件，張貼於總公司之佈告欄。C 廠務部、台中營業所、台北營業所與總務人事組主管，告知該部門或該單位所有人員，於一週內，詳細閱讀公文與公告之文件，閱讀完畢後，於公
32、文上空白處簽名並標註日期。D 廠務部、台中營業所與台北營業所主管，將所有人員簽名後之公文以傳真方式交給總務人事組主管，以便於確認所有人員是否已得知公告事項。E 公文與該文件持續張貼一個月後，由廠務部、台中營業所、台北營業所與總務人事組主管分別歸檔保存。6.9.3 保管6.9.3.1 分發至各單位之文件，由該單位主管或指定專人負保管之責。公文(MS-M4-0516)名翔恿線股份有限公司 文件與資料管制程序書 文件編號 MS-M2-0501制訂日期：89 年 10 月 26 日 修訂日期： 年 月 日 版次：A.0 版 頁 次 第 15 頁共 15 頁四、權責 五、作業流程 六、作業內容 七、參考
33、文件 八、應用表單汽车基地 http:/ 主机厂与供应商的信息、服务、交流中心!海量管理资料下载，请登录：汽车基地 http:/單位 No 流程 Who，When，Where，How to do，What6.9.3.2 所有文件之原稿及正本，由總務人事組主管負責保管。6.9.3.3 保管年限規定：A 最新版本文件原稿須長期保管B 舊版本文件原稿須自修改日起保管二年C 廢止之文件自廢止日起保管二年D 國家法令另有規定者，依國家法令規定6.9.3.4 文件存放：A 以文件所對應的條文分類，分別以標示格式統一之卷夾存放。B 原稿於分類後集中存放於會議室鐵櫃內。C 存檔文件不得借離會議室。D 事務員負責管理，並納入內部品質稽核項目，以確保文件之正確使用。相關單位 10 合用 6.10 合用6.10.1 各相關單位主管按使用現況及保管年限及現行需求，判定是否合用，若不合用，則回到流程 3，填單申請，若合用，則進入流程 11，進行記錄存查。相關單位總務人事組11 記錄存查 6.11 記錄存查6.11.1 各相關單位與總務人事組主管依 【 品質記錄管制程序書 】 (MS-M2-1601)之相關規定，彙集所有相關之表單記錄並妥善保存。品質記錄管制程序書(MS-M2-1601)
