1、东华大学研究生会新任主席团成员参考资料（2011 年版）1前言研究会的工作并不是个轻松的工作，虽然说想“混”也并不困难，但是要真正做好就不是件简单的事情了。从干事升为主席团成员，无论在个人能力、思维方式，当然还有工作量上，都会有更高的要求。简单概括其中的转变，可以是四个“ 多” ：多探寻根本、多勇敢设想、多分析解决、多理解沟通。这份参考资料是我整理了过去工作中随笔记录下的感悟以及期间的一些日志所得，所以其中难免会有不少疏漏甚至会有一些相互矛盾的地方，还请见谅。如果你觉得我写的都是废话，那我会很高兴，因为你一定十分了解我所曾经遇到过的“难题”应该如何解决，那我不过是班门弄斧一番，你一定能在任期的
2、工作中游刃有余、使东华研会散发出异常绚丽的光彩。陈宇超2011 年 4 月东华大学研究生会新任主席团成员参考资料（2011 年版）2一、能力修养篇（一）如何才能初步“称职”在看下表之前先说明：如下列出的只是“称职”的最低要求，并不是真正“做好” 的标准属于“侧重” ，不代表“ 雷池”活动中的“职务”并不一定是具体某个部门的部长/ 主席团，而是“ 项目分管”和“项目负责人”职务 干事 副部长 部长 主席团成员建议 建议；听取建议；反馈 听取建议；反馈执行 管理 领导 引导；指导主要职责做 想 解决 协调制度 遵守挑刺 遵守解释；建议；反馈遵守改善协调反馈日常（实务） 综合（能力） 换届（接班人）
3、团队参与主动寻求凝聚力工作能力管理能力发现-思考-解决决策力协调能力引导力组织建设文化 参与 操作性 思想性 文化创意 创意；审查需求调查阐述可行性评估可行性提出改进方案形成初步策划书协调策划工作完善可行性形成初稿策划书宗旨近期活动可行性指导策划学校、学院、学生间的影响组织形象校园影响活动意义准备协调各部门运作帮助解决困难执行按时完成任务细分工作安排监督工作完成施行应急方案统筹活动准备协调相关部门制定应急方案 指导应急处理活动开展总结 执行者参与者 策划者组织者 领导者 旁观者引导者东华大学研究生会新任主席团成员参考资料（2011 年版）3（二）如何才能提高自己的能力1、多问“目的是什么”只有
4、充分了解一项工作、一个活动的本质目的才有可能真正做好它。例如，这个细节一定要这样处理想要达到的什么目的？这项活动举办的目的是什么？活动的形式是否能够达到这一目的？主席/老师让我这样做，对于活动 /工作的顺利开展有什么样的好处？2、多想“为什么”问“为什么”并不等同于“目的” ，问“为什么”主要是了解一项工作的“创意来源” ，从而能够更好地清楚并实现它的本质目的。例如，过去经纬韵为什么要分学术、体育、生活、文艺四大板块？为什么某些职能相近的部门（例如文艺部、艺术团）会“重复” 设置？3、最重要的：从执行者到管理者或引导者的转变一件事情的完成可以分为三个步骤：发现问题、分析问题、解决问题。步骤 发
5、现问题 分析问题 解决问题表现 简单的想法值得思考解决的点有什么意义分析可行性、困难、限制条件挖掘更深层次的意义解决困难或阻碍制定实施方案应急方案计划的执行执行效果的反馈总结目的 价值 环境 方案 经验对于研究生会成员而言，仅像同龄人那样“发现问题”是不够的，必须要有分析问题和解决问题的能力，这就是从执行者到管理者或引导者的转变最重要的内容。（1）想什么和怎么想：这是指研究生会的工作思路问题，无论主席团还是其他各部门主管，都必须对建设一个怎样的研究生会有一个清楚的认识。这个认识则包含“组织建设” 、 “活动开展”：一内一外两个方面。组织建设可以包括，制度（管理、考核、培养、） 、团队、文化（风
6、格、口号、氛围、） ；活动开展可以包括，规模、受众、风格、主题、。工作思路将贯穿整个任期，是你给研究生会留下的独特印记，研究生会，因你而精彩。东华大学研究生会新任主席团成员参考资料（2011 年版）4当然，研究生会最主要的目标是如何通过自己的工作与活动丰富同学的校园生活，所有的重点都要放在如何让广大同学从我们的工作和活动中受益出发。在考虑活动的时候，难免会出现“学生喜欢” 与“老师喜欢” 的矛盾，这个时候就需要对研究生会的活动做一个大致的判断，学生的欢迎度大概是怎样的，如果大家都很喜欢而老师不满意，就需要对活动的计划、总结等文案做包装，让一些可能很娱乐化的活动变成“上纲上线” 的 “思想教育
7、”活动，实现所谓的“ 寓教于乐”、把普通的活动挖掘出深刻的含义，这样可以让同学满意的同时也让老师更加支持这些活动。（2）做什么和怎么做：对于每个新上任者而言，过去研究生会工作可能更多的是部长或者主席团要求做什么、怎么做，自己照做就 OK 了，但一旦上任就必须马上变成决策或领导者，告诉下属做什么、怎么做。除了上一届成员的“言传身教”以外，应该通过培训即使帮助新上任的成员了解各个岗位应该做好哪些日常工作、有哪些非常贵的活动或者工作应该通过什么方式怎么做好。例如，主席团成员在组织协调工作方面概括的来说有三点：一、告诉各个部门要做什么，二、协调好各个部门相互配合做好工作，三、协调好上下级关系（包括对分
8、管指导老师、校团委老师、学生处老师、各学院学生工作的负责老师等）对于主席团成员而言，研究生会各个部门的运作除了各部门主管的个人能力和对自己部门的了解，很大程度上取决于主席团的协调。在日常工作中要及时了解各个部门的工作情况，并且对研究生会主要的工作情况做好整体的规划，让各个部门能够有序的开展自己的活动，使研究生会整体能够在每个学期有 3-4 个自己的活动。也能让各个部门的主管能够及时跟上主席团的思路与想法，是研究生会在整体上像一个统一的组织那样运行。（3）教什么和怎么教：能够做到以上两个层面，只能说，你在自己的任期内做得还算不错，但是，研究生会毕竟是一个不断更新的组织，如何能够让它持续发展而不是
9、年年断档，急需要你明确“教什么和怎么教”如何培养自己的“下属” 。东华大学研究生会新任主席团成员参考资料（2011 年版）5人才的培养和储备。无论现在的部长或者主席团多么优秀，没有好的成员的配合以及好的接班人，可以说，工作还是失误的。要做好交接工作，除了平时在工作中要对各个部门的工作情况有较为详细的了解，还要对各个部门成员对研究生会的认识和建议做好收集与整理，及时帮助在工作中有问题的成员建立起正确的工作方法与态度，使研究生会组织更好的运行。或许你有这样的困惑：一个很紧急的任务（例如，明天就要交一份文案） ，或者自己的下属好像并没有“能力”去完成它，唉，算了，自己辛苦一下搞定吧。如果你这么做，而
10、且习惯于这么做，那么只能说，你在“培养下属” 方面交了份白卷。你可以把每一项任务都作为一个“ 培训项目”，让自己的下属尝试去完成，然后针对他们完成的情况分别做出反馈：可用的直接应用、加以表扬；可借鉴的参考使用、指出不足；实在的给出范例、加以辅导。这样，在一次次“案例” 教学中，你的下属就可以很快学会如何去完成这些（你觉得他们无法独立完成、没有能力完成的）工作。东华大学研究生会新任主席团成员参考资料（2011 年版）6（三）相关工作技巧1、如何召开群体会议如果你负责主持一次会议，你怎样做才能使会议效率更高、效果更好呢？我们可以提供以下的 12 个步骤供参考： （1）准备会议日程。会议日程规定着你
11、召集这次会议所要做的事情。在会议日程中，应该说明会议的目的，有哪些与会者，每个与会者应做什么准备，详细的会议议题，会议的具体时间和地点，以及会议的结束时间。（2）预先分发会议日程。应提前一定时间把会议日程分发给与会者，使他们有足够时间去做会议准备。 （3）会前商讨。一个无准备的与会者不可能在会上充分贡献他的潜力。你的责任是，保证每个与会者有所准备，因此你要预先与他们商谈，掌握他们的准备情况。（4）让与会者浏览会议日程。会议开始后的第一件事情就是让与会者浏览会议日程，做一些必要的改变，然后确定最后日程。 （5）建立具体的时间表。会议应按时开始，并有具体的结束时间。你的责任是建立具体的时间表，并保
12、证会议按时间表上的安排顺利进行。（6）围绕主题展开讨论。你的责任是引导讨论的方向，让与会者围绕主题展开讨论，你应把各种干扰、混乱、无关议论减少到最低水平。（7）给予所有的与会者以鼓励和支持。要使解决问题的会议效果最好，就必须鼓励每个与会者做出他们的贡献，对于个性内向或保守的人，需要调动其积极性，这样他们的看法才可能被与会者了解。（8）保持平衡的风格。一个有效的群体领导，应该在必要的时候，起到推动作用；在另一些必要的时候，持消极态度。（9）鼓励各种建议的碰撞。你应鼓励大家发表不同观点，进行批判性思考，提出建设性的反对意见。（10）反对人格攻击。一次有效会议的特点是对各种观点的批判性评价，而不是人
13、身攻击。主持会议时，一旦有人身攻击或其他语言侮辱情况出现，你必须迅速加以制止。（11）做一个有效的听众。你应集中注意力，站在对方的角度，客观地倾听与会者的发言，以一切必要的方式来理解每个与会者所要表达的真正意义。（12）善于收尾。结束会议前，你应总结会议所做的事情；提出会后应该采取什么样的行动；分配会后的任务。如果会上做出了一些决议，你应确定让哪些人去传达和执行这些决东华大学研究生会新任主席团成员参考资料（2011 年版）7议。2、有效的倾听太多的人把倾听技能作为一种理所当然具备的能力。他们把听与倾听混为一谈。二者有何差别？主要是对声波振动的获得，倾听则是弄懂所听到的内容的意义，它要求对声音刺
14、激给予注意、解释和记忆。一般人的正常说话速度是每分钟 125200 字，如果为了赶时间做报告语速可能达到每分钟 250-300 字（这个时候听起来已经挺累了） 。但是，倾听者平均每分钟最多可以接收400 字左右的信息。这就使得在倾听的时候留给大脑很多空闲时间，使其有机会神游四方。而对大多数人来说，这也正意味着他们养成了很多坏习惯来利用“这段空闲时光” 。下面的 8 种行为与有效的倾听技能有关。如果你希望提高自己的倾听技能，请把这些行为作为行动指南：（1）使用目光接触。当你在说话时对方却不看你，你的感觉如何？大多数人将其解释为冷漠或不感兴趣。你用耳朵倾听，别人却通过观察你的眼睛判断你是否在倾听。
15、（2）展示赞许性的点头和恰当的面部表情。有效的倾听者会对所听到的信息表现出兴趣。如何表示？通过非言语信号。赞许性的点头、恰当的面部表情与积极的目光接触相配合，向说话人表明你在认真倾听。（3）避免分心的举动或手势。表现出感兴趣的另一做法是避免那些表明思想走神的举动。在倾听时，注意不要进行下面这类活动：看表，心不在焉地翻阅文件，拿着笔乱写乱划等等。这会使说话者感觉到你很厌烦或不感兴趣。更重要的是，这也表明你并未集中精力，因而很可能会遗漏一些说话者想传递的信息。（4）提问。批判性的倾听者会分析自己所听到的内容，并提出问题。这一行为保证了理解和准确，并使说者知道你在倾听。（5）复述。复述致用自己的话重
16、述说话者所说的内容。有效的倾听者常常使用这样的语句：“我听你说的是”或“你是否是这个意思？”为什么要重述已经说过的话呢？有两个原因。首先，它是检查你是否认真倾听的最佳临控手段。如果你的思想在走神或在思考你接下来要说的内容，你肯定不能准确复述完整的内容。其次，它是精确性的控制机制。用自己的语言复述说者所说的内容并将其反馈给说话的人，可以检验自己理解的准确性。（6）避免中间打断说话者。在你做出反应之前先让说话者讲完自己的想法。在别人说话时不要去猜测他的想法，当他说完时你就会知道了。（7）不要多说。大多数人乐于长叹自己的想法而不是聆听他人所说。很多人之所以倾听仅东华大学研究生会新任主席团成员参考资料
17、（2011 年版）8仅因为这是能让别人听自己说话的必要付出。尽管说话可能更有乐趣而沉默使人不舒服，但我们不可能同时做到听和说。一个好听众知道这个道理并且不会多说。有效的倾听者能够使说者到听者以及听者再回到说者的角色转换十分流畅。从倾听的角度而言，这意味着全神贯注于说者所表达的内容，即使有机会也不去想自己接下来要说的话。东华大学研究生会新任主席团成员参考资料（2011 年版）9二、组织形象篇所谓研究生会的“组织形象”是指研究生会在各种公开场合中的形象，其表现形式包括各种文案（研究生会在日常工作中所涉及的，例如计划书、活动策划书、总结书、工作简报等等，这些类似公文的文件在格式上可以参考相应公文的规
18、范） 、PPT、研究生会工作人员言行、会场布置、礼仪等一系列的“形象” 。（一）文案1、文案不只是“文案”研究生会的文案永远不是只给研究生会的成员看的，它的受众也包括研究生会以外的所有人，所以，研究生会的每一分文案都是研究生会的“名片” 。2、各类文案的要求不同的文案有不同的作用，对它们的要求也就随之不同，但共同的一点是：绝不能出现文辞问题。常见的包括错别字、老师领导的头衔、敬语使用不当等，在正是交给相应的老师之前必须仔细核对以防疏漏，尽可能用正式的书面语、涉及时间的一般还要注明周几、几点等。文案类型 用途 内容 要求 备注工作计划书 规划该阶段工作安排“安排”“说服”整理工作思路“备忘”便于
19、执行整体性规划性落“实”可行性与价值区别于策划书，更注重可行性、创意来源等的说“明”活动策划书 某项活动前期策划“策动”“组织”活动开展进度活动相关工作宣传性计划性落“实”可行性与价值具体会在活动开展篇中展开活动实施方案 对活动策划书的补充“分配”“应急”工作分配应急方案针对性详细便于执行有应急方案给自己看的，侧重于活动安排的细节，包括谁负责什么、如出现意外如何应对等等东华大学研究生会新任主席团成员参考资料（2011 年版）10活动报道 及时性活动宣传“宣传”活动概况活动效果新闻稿工作简报 阶段性工作汇报“告知”“宣传”工作成果工作展望简明具有宣传性活动报道要求生动有趣，身临其境；简报要求“简
20、” ，简明扼要，类似答辩活动总结 项目性工作总结“经验”“教训”活动开展过程中出现的纰漏总结经验教训直面问题解决问题不犯同样的错活动总结书 项目性活动宣传“宣传”具体会在活动开展篇中展开活动总结报忧不报喜活动总结书报喜不报忧（二）简单社交礼节1、交谈时的礼节语言是内心世界的表现，一个人的教养和为人在交谈中会自然流露出来。因此，掌握交谈中的一些基本规则和技巧，是拉近人与人之间距离的良方。1)谈话时的礼貌谈话是人们交流感情，增进了解的主要手段。在人际交往中，一般人都讲究“听其言，观其行” ，把谈话作为考察人品的一个重要标准。因此在社交活动中，谈话中说的一方和听的一方都理应好自为之。 尊重他人谈话是
21、一门艺术，谈话者的态度和语气极为重要。有人谈起话来滔滔不绝，容不得其他人插嘴，把别人都当成了自己的学生；有人为显示自己的伶牙俐齿，总是喜欢用夸张的语气来谈话，甚至不惜危言耸听；有人以自己为中心，完全不顾他人的喜怒哀乐，一天到晚谈的只有自己。这些人给人的只是傲慢、放肆、自私的印象，因为不懂得尊重别人。 谈吐文明谈话中一些细小的地方，也应当体现对他人的尊重。谈话中使用外语和方言，需要顾及谈话的对象以及在场的其他人。假如有人听不懂，那就最好别用。不然就会使他人感到是故意卖弄学问或有意不让他听懂。与许多人一起谈话，不要突然对其中的某一个人窃窃东华大学研究生会新任主席团成员参考资料（2011 年版）11
22、私语，凑到耳边小声说话更不允许。如果确有必要提醒他注意脸上的饭粒或松开的裤扣，那就应该请他到一边去谈。R5z当谈话者超过三人时，应不时同其他所有的人都谈上几句话。不要搞“酒逢知己千杯少，话不投机半句多”而冷落了某个人。 温文尔雅有人谈话得理不让人，天生喜欢抬杠；有人则专好打破砂锅问到底，没有什么是不敢谈、不敢问的。这样做都是失礼的。在谈话时要温文尔雅，不要恶语伤人，讽刺谩骂，高声辩论，纠缠不休。在这种情况下即使占了上风，也是得不偿失的。/DV 话题适宜谈话时要注意自己的气量。当选择的话题过于专，或不被众人感兴趣的时候，听者如面露厌倦之意，应立即止住，而不宜我行我素，当有人出面反驳自己时，不要恼
23、羞成怒，而应心平气和地与之讨论。发现对方有意寻衅滋事时，则可对之不予理睬。不论生人熟人，如一起相聚，都要尽可能谈上几句话。遇到有人想同自己谈话，可主动与之交谈。如谈话中一度冷场，应设法使谈话继续下去。在谈话过程中因故急需退场，应向在场者说明原因，并致歉意，不要一走了之。谈话中的目光与体态是颇有门道的。谈话时目光应保持平视，仰视显得谦卑，俯视显得傲慢，均应当避免。谈话中应用眼睛轻松柔和地注视对方的眼睛，但不要眼睛瞪得老大，或直愣愣地盯住别人不放。以适当的动作加重谈话的语气是必要的，但某些不尊重别人的举动不应当出现。例如揉眼睛，伸懒腰、挖耳朵，摆弄手指，活动手腕，用手指向他人的鼻尖，双手插在衣袋里
24、，看手表，玩弄钮扣，抱着膝盖摇晃等等。这些举动都会使人感到心不在焉，傲慢无礼。 善于聆听谈话中不可能总处在“说”的位置上，只有善于聆听，才能真正做到有效的双向交流。听别人谈话要全神贯注，不可东张西望，或显出不耐烦的表情。应当表现出对他人谈话内容的兴趣，而不必介意其他无关大局的地方，例如对方浓重的乡音或读错的某字。听别人谈话就要让别人把话讲完，不要在别人讲得正起劲的时候，突然去打断。假如打算对别人的谈话加以补充或发表意见，也要等到最后。有人在别人刚刚一张嘴的时候，就喜欢抢白和挑剔对方。人家说明天可能下雨，他偏说那也未必，人家谈起红高粱确实是部出色的影片，他却说这部影片糟糕透了等，都是太浅薄的表现
25、。东华大学研究生会新任主席团成员参考资料（2011 年版）12在聆听中积极反馈是必要的，适时地点头、微笑或简单重复一下对方谈话的要点，是令双方都感到愉快的事情，适当地赞美也是需要的。参加他人正在进行的谈话，应征得同意，不要悄悄地凑上前去旁听。有事要找正在谈话的人，也应立于一旁，当他谈完之后再去找他。若在场之人欢迎自己参加谈话，则不必推辞。在谈话中不应当做永远的听众，一言不发与自吹自擂都同样是走极端，同样会令众人扫兴。 以礼待人谈话不必刻意追求“语不惊人死不休”的轰动效应，以礼待人，善解人意才是最重要的。一个人在谈话中，如果对待上级或下级、长辈或晚辈、女士或男士、外国人或中国人，都能够一视同仁，
26、给予同样的尊重，才是一个最有教养的人。2)谈话时应注意的事项 9W 社交场合谈话时要先弄清对方身份，以便自己谈话得体，有针对性。 对外接触谈话要自然、和蔼。对方发言时要注意倾听，不要左顾右盼，看手表。 说话时不可用过多过大的手势。谈话声音不要过高，以使对方能听清为宜。 对外谈话要实事求是，自己不知道的事不要随便答复，无把握之事不要应诺，应言而有信。 三人以上在场，不要只谈两人知道的事，冷落其他人。 不要谈论第三者的事情。不要交头接耳，讥讽他人，如所谈事情不便让旁人知道，则应寻找适当的时机再说。7Ji 谈话时不要总自己讲，应让别人有讲话机会。别人讲话，不要随便插嘴，打断别人话头。 对方讲话如未听
27、清楚，可以再问一遍。发现对方对我讲话有误解，应进一步解释。 社交场合，应按本人身份，主动交际。但如别人在个别谈话，不要凑前旁听。若有事需与某人谈话，应待别人谈完。有急事找，则应先打招呼，表示歉意。8V#WLUj3)礼貌用语)“谢谢你” 、 “对不起”和“请”这些礼貌用语，如使用恰当，对调和融洽人际关系会起到意想不到的作用。东华大学研究生会新任主席团成员参考资料（2011 年版）13“谢谢”：无论别人给予你的帮助是多么微不足道，你都应该诚恳地说声“谢谢” 。正确地运用“谢谢”一词，会使你的语言充满魅力，使对方备感温暖。道谢时要及时注意对方的反应。对方对你的感谢感到茫然时，你要用简洁的语言向他说明
28、致谢的原因。对他人的道谢要答谢，答谢可以“没什么，别客气” 、 “我很乐意帮忙 ”、 “应该的”来回答。“对不起”：社交场合学会向人道歉，是缓和双方可能产生的紧张关系的一帖灵药。如你在公共汽车上踩了别人的脚，一声“对不起”即可化解对方的不快。道歉时最重要的是有诚意，切忌道歉时先辩解，好似推脱责任；同时要注意及时道歉，犹豫不决会失去道歉的良机。“请”：几乎在任何需要麻烦他人的时候， “请”都是必须挂在嘴边的礼貌语。如“请问” 、 “请原谅” 、 “请留步” 、 “请用餐” 、 “请指教” 、 “请稍候” 、 “请关照”等等。频繁使用“请”字，会使话语变得委婉而礼貌，是比较自然地把自己的位置降低，
29、将对方的位置抬高的最好的办法。2、姿态礼节1)立姿。双脚对齐，脚尖适度分开，上身挺直，双臂自然下垂，头部摆正，嘴巴闭起，眼睛正视前方。2)坐姿。椅子尽量坐深一点，双脚对齐，脚尖适度分开，上身挺直，双手置于膝上，同样头部要摆正，嘴巴闭起，眼睛正视前方。此时，双手也可适度交叉，但双臂则绝对不可交叉。因为双臂交叉和跷腿一样，是非常不礼貌的行为。经常在电视上看到演员交叉着双臂的姿态，相信你也觉得很不雅观而且不礼貌。总之，绝不能使自身的表现欠缺教养。3)正确的立姿行礼。先保持正确的立正姿势，眼睛注视着正前方，上身稍向前倾，双手自然垂直，庄重地点头行礼，然后恢复到原来的姿势。这时要注意的是，颈不可偏，膝不
30、能曲。4)正确而自然的姿势。姿势固然必须正确，但也要使身体尽量轻松。平时，纠正自己姿势时，通常时间都很短，所以较易做到。但如果要长时间保持正确的姿势，则是相当困难的。所以在保持正确的姿势时，我们要尽可能让自己保持舒服的姿势。所谓舒服的姿势，也就是我们平常的姿势。问题是，我们不能因为想使身体舒服，就随意改变身体的姿势，尤其在重要场合，身体的姿势最好保持端正。5)正确而自然的立姿。在特别场合时的站立姿势，采取双脚对齐伸直，脚跟并拢，脚尖略为分开，上身只要挺直，不必刻意挺胸或抬肩。双臂自然下垂，五指微微并拢伸直，东华大学研究生会新任主席团成员参考资料（2011 年版）14头垂直，下腭往后收，注意不能
31、倾向前后左右任何一边。嘴巴应闭起，眼睛正视前方。 。正确而自然的立姿，和前述的姿势大同小异，只是上身不必刻意挺胸，有时双手可于身前做适度的交叉。 。站立时的自然姿势，可以交替用单脚支持体重，以便另一只脚获得暂时的休息。双手自然垂下，或在身前适度交叉，不过还需注意，不要任意改变姿势。6)正确而自然的坐姿。坐的姿势，尤其身处特殊的场合时，必须尽量坐深一点，双脚对齐脚跟分开，双膝保持 1013cm 的距离(男性)，脚尖视各人体格适度地打开。上身只要保持腰部挺直即可。不必刻意挺胸、抬肩。双手置于腿上，五指伸直轻轻并拢。头必须垂直、收缩下腭，不要朝向左右任何一边，嘴巴闭起，眼睛注视正前方。7)起立的动作
32、。起立时的动作，最重要的是稳重、安静、自然，绝不能发出声音，要保持宁静。坐椅子通常由左边进入座位，起立时亦由左边退出。坐椅子时，除有上座的专门规定外，通常是由左边开始坐，站立时也要站在椅子的左边，注意，不能发出其他声音。8)走路姿势。走路时，上身应保持正确的姿势，双手不要过分摆动，双膝不要太弯曲；脚不要过于分开，且不可用拖拉的方式走路，脚步声不要太重；不要东张西望，小心不要踩到或碰到东西，也不要任意跨越放置物。9)开门与关门。进入面试场前，绝不能忘记敲门，不先敲门就进入，是最不礼貌的行为。敲门通常为连续二、三次，等门内有了回音，再推门进去。至于开门的方法，用靠近门的一只手握住门把，边打开门边进
33、入房间，而后，转过身来，换另一只手将门轻轻关上。东华大学研究生会新任主席团成员参考资料（2011 年版）15三、活动开展篇（一）基本步骤与注意事项：1、了解需求：特别是自己做主创的活动，一定要事先了解同学的需求，包括是否对此有兴趣、希望以怎样的活动形式开展等，必要时还可以针对性的做调研工作。2、策划先行：策划是办活动的脉络，一份好的策划是成功的前提；策划书应该包括活动的总体规划、活动实施各阶段的具体安排、活动的收尾总结工作的安排、活动的应急方案等各项内容，目的就是通过这份策划书的制定使得活动能够让任何一个有一定责任心的人、只要按照策划书执行就能够比较好的完成该项活动的组织工作。3、获得支持：获
34、得领导的认可与支持，是一件非常有必要的事情，任何一个活动必须得到学院/学校/任何与该活动的审批、监管有关的老师的支持都能够使的活动能够大放异彩，而他们的阻挠则会让你的心血付诸东流，所以必须尽可能获得领导的认可与支持。4、组建团队：组织任务小组，分配人员职责。权责相应，每个人都要非常明白自己的责任。注意，分配任务要以人为单位，而不能说某件事“你们几个做” ，这样这件事情基本做不好。有几个方向：指挥中心，外联赞助组，现场工作组，宣传媒体组，现场秩序、礼仪接待组、应急人员。打印出权责清单，让每个人看得明明白白。并且，每天碰头一次，及时汇报进展，以便处理各种信息。5、经费预算：活动的各项费用在根据实际
35、情况进行具体、周密的计算后，适当增加一部分应急经费，用清晰明了的形式列出。6、整合资源：资源可以分为人力、物力和财力；所谓财力就是上面所说的经费来源，所谓人力就是指活动的策划组织团队和活动的具体执行、参与者，所谓物力包括场地、设备、道具等。整合资源的意思就是，你要将现有的所有人力物力财力恰到好处的分配给活动的各个项目，是活动能够顺利地得到运作。7、进行宣传：调足参与者的胃口，可以玩悬念，也可以奖励刺激，比如，现场有抽奖、参与有礼品等等。当然，这也不只是广告、海报、横幅等的职责，更应该发动研究生会成员进行“私传”口头聊天的时候、个人微博、个人博客、人人、开心，甚至易班，可能大家都没有尝试过这么做
36、，但是这也不失为一种比较有效的宣传传播方式。8、现场指挥：现场必须有一个指挥中心/总负责人，负责及时调度，他的任务包括：在活东华大学研究生会新任主席团成员参考资料（2011 年版）16动举行前，事先拟定一份现场准备工作的实施细则，提前几天发给各个工作人员，同时说明他们的职责；另外，对工作人员分组，分别确定组长进行负责；制定好活动现场的布置工作的具体流程，确定各工作的完成时间并严格执行。9、加强沟通：活动进行过程中，要有至少一种让所有工作人员沟通的方式。比如对讲机，手机短信，纸条或手势。注意，在某些室内活动场所（例如，报告厅、部分教室）手机信号很差，对讲机也可能没法每个工作人员都配发，所以必要时
37、还是应该及时使用原始的纸条或者手势，实在迫不得已还可以通过传话的方式当然应该避免影响现场活动的进行。10、特别提醒：要事先安排好领掌的（托儿） ，即制造气氛的人员要特别安排好，对于各种可能出现的冷场的情况也应该做好相应的应急方案。另外，应该特别注意礼仪，在迎、送参与活动的高层人物（领导）时千万谨慎，这不是拍马屁，而是最基本的尊重。（二）活动的策划类文案：活动的组织策划不仅是指制作一份计划书，更重要的是如何通过事先制定的计划书指导后续各项活动的组织、准备工作的有序进行。下面将通过策划书的各个部分为序，说明活动的策划组织需要注意的事项：2、活动宗旨：（也可称之为活动目的、意义和目标）活动的目的、意
38、义应用简洁明了的语言将目的要点表述清楚；在陈述目的要点时，该活动的核心构成或策划的独到之处及由此产生的意义（经济效益、社会利益、媒体效应等）都应该明确写出。活动目标要具体化，并需要满足重要性、可行性、时效性。3、活动主题：这个根据不同活动的性质、内容、目的、意义制定，通过一个短语简明扼要的说明此次活动的主要内容和主要思想，例如， “思想的交流，文化的融合”4、主办单位：说明该项活动的主要策划者和组织者，有必要的话也应写明承办者。5、活动对象：写明活动主要针对的参与对象，以确定活动的宣传、组织主要应针对哪些群体进行。6、活动时间：东华大学研究生会新任主席团成员参考资料（2011 年版）17注明该
39、项活动的总体时间跨度，即该项活动延续多少时间7、活动主要内容：主要适用于大型综合性活动，简单列明活动的各项子活动名称和内容，如果各项活动可以确定时间的话，还应注明活动的大致时间。8、活动组织：这是活动策划书中最核心的内容，作为策划的正文部分，表现方式要简洁明了，使人容易理解，但表述方面要力求详尽，写出每一点能设想到的东西，没有遗漏。在此部分中，不仅仅局限于用文字表述，也可适当加入统计图表等；对策划的各工作项目，应按照时间的先后顺序排列，绘制实施时间表有助于方案核查。人员的组织配置、活动对象、相应权责及时间地点也应在这部分加以说明，执行的应变程序也应该在这部分加以考虑。主要应包括活动准备、活动组
40、织、活动总结三个部分，当然，下述的具体内容不一定要在同一份计划书中出现，但是在活动策划阶段必须对如下问题有针对性的制作相应的计划、实施细则等，以指导活动的准备与组织。8.1、活动准备：（活动准备是指活动准备阶段的工作计划）（1）宣传工作：海报制作与张贴、横幅制作与悬挂、邀请函制作与发送、宣传传单印发（2）活动准备：列出所需资源（人力资源、物力资源） ，包括使用的地方，如教室或使用活动中心都详细列出。可以列为已有资源和需要资源两部分。并注明包括“场地联系” “工作人员” “活动人员的联系” “活动材料的准备”等的具体时间节点（即各项工作的完成时间） 。（3）嘉宾评委的邀请（4）活动出现突发事件的
41、应急计划的制定8.2、活动组织：（活动的现场准备阶段的工作计划）基本准备：这个部分需要对活动现场的种种所需设施、物品、人员做好规划，主要包括：会场布置、嘉宾/评委、现场工作人员、技术 /设备、信息联络、其他（1）会场布置：主要包括饮用水、席卡、座位（座次） 、参考资料的发放、讲台、鲜花、其他装饰用品等（2）嘉宾评委：主要包括确认各位嘉宾评委是否能够到场（保险起见可“三次确认”：递交邀请函的时候、活动前一天、活动开始前 4 小时左右分别确认一次） 、是否需要嘉宾/评委的休息室（以供嘉宾评委提前当场的休息、评委退场评议等） 、由专人负责迎接嘉宾/评委（适用于邀请校外的老师或专家） 、嘉宾/评委致辞
42、稿、嘉宾/ 评委所使用的资料（包括活东华大学研究生会新任主席团成员参考资料（2011 年版）18动流程、活动简介、小纪念品、笔等）（3）现场工作人员：主要包括A 人选：主持人（包括主持稿的确定） 、礼仪人员、会场服务、秩序维持、技术人员（例如，PPT 的播放）B 分工：现场准备时的“总指挥 ”、各小组的负责人、各小组的具体工作内容（包括进行必要的培训和演练）等（4）技术/设备：主要包括A 技术：现场所需要的特殊设备的租借 /采购、安装、调试，PPT、视频、音频文件的制作、调试，相应工作人员的确认和必要的培训演练。B 设备：主要是指活动现场用到的话筒（固定式？有线/ 无线？几个？怎么安排？） 、
43、灯光、音响、投影仪、舞台、道具、服装、奖品等（5）信息联络：主要是指活动相关参与人员的联络工作，包括参赛者、嘉宾评委领导、观众、工作人员，赞助单位、合作单位，甚至采访的媒体等的联络工作，确认活动的各项准备工作以及活动的时间、地点、内容的告知等。（6）其他：是指虽然与活动本身可能并无直接联系，但是仍需要事先准备的工作，包括接送车辆、合影、餐饮招待、后续联络等，根据活动的具体情况调节选用。以下根据不同活动类型列举部分活动需要特别注意的内容以供参考：（1）会场型活动（例如，演讲比赛、讲座、论坛等）：预防冷场的“现场气氛调节” （也就是“托儿” ） 、现场控制（现场秩序、提问等环节的时间控制等等）（2
44、）舞台类活动（例如，迎新晚会等）：服装、道具、活动后清理人员等（3）户外型活动（例如，运动会等）：安全措施、活动后清理人员等其他可能涉及的内容：赞助方式、合同协议、媒体支持、校园宣传、广告制作等。8.3、活动总结主要包括活动资料的记录和整理、活动总结的制作、经验总结等（1）活动资料的记录和整理：包括参与者反响、活动报道、活动现场照片、影音资料等的记录和整理；（2）活动总结的制作，包括活动总结书的制作、活动现场影音资料的整理汇总等；（3）经验总结，针对活动策划组织的各个环节中出现的问题进行总结，找出问题或者漏洞并制定相应的解决办法，避免今后的活动中出现类似问题。9、经费预算：东华大学研究生会新任
45、主席团成员参考资料（2011 年版）19活动的各项费用在根据实际情况进行具体、周密的计算后，用清晰明了的形式列出。首先，先要做一份所谓的“自己的预算” ，对活动中可能的花费做好严格的估计，尽可能详细的罗列出各项支出项目、单价、数量、总价等，以便控制好活动总体的花费。同时，对于活动操作过程中也要严格遵守，禁止超支。然后，要做一份用于上交的“预算” ，把该项活动拨款的全部金额都做进预算并适当“超支” ，以应对可能出现的突发状况（例如，需要采购的物资的价格突然上涨等） 。最后，在做完了两个预算后，要对活动预计的各项支出内容做一个审核，看看是否合理：比如，每项支出的金额是否有“浪费”之嫌。10、活动中
46、应注意的问题及细节：（也可称之为应急方案）内外环境的变化，不可避免的会给方案的执行带来一些不确定性因素，因此，当环境变化时是否有应变措施，损失的概率是多少，造成的损失多大，应急措施等也应在策划中加以说明。例如，在户外的活动应该防备阴雨天气的影响；竞赛类活动应该防备评委的因故缺席等等。另外：可以专门给策划书制作封页，力求简单，凝重；策划书可以进行包装，如用设计的徽标做页眉，图文并茂等；如有附件可以附于策划书后面，也可单独装订；策划书需从纸张的长边装订；一个大策划书，可以有若干子策划书。（三）会场布置：（貌似这部分应该由分管办公室的同仁完成更专业，我的这部分聊作抛砖引玉吧）1、席卡的摆放：首先要弄
47、清楚各位领导的“大小” ，一般顺序（也就是主持人介绍到场嘉宾的顺序）如下：（1）按照党、政、团的顺序排列，同一系统（例如同是教务处的）按照正职、副职、一般的顺序排列。（2）校级高于院级然后是席卡的摆放，一般从嘉宾席的正中间开始，左（即正中嘉宾座的左手边，后同）右左右（一般座位安排，左为上）排列。最后要注意的是席卡的印制，一般选用隶书、华文新魏等字体，尽量避免使用华文行楷一类（可能导致外观杂乱/ 难以辨识）的字体。2、嘉宾所用材料的准备：任何一个活动，嘉宾手中需要有如下材料：活动流程、活动简介、活动相关资料、笔、水，嘉宾所用的材料一般都采用粉红色的纸印制。东华大学研究生会新任主席团成员参考资料（
48、2011 年版）20（1）嘉宾致辞：一般嘉宾致辞最好在邀请嘉宾时就选定需要致辞的嘉宾，并将我们拟定的发言稿先交给嘉宾；活动现场要在需要致辞的嘉宾的材料中放入一份嘉宾致辞发言稿，同时主持人手上、主持台上都要有一份以防万一，发言稿均使用粉红色纸印制，字号一般不小于四号、多采用 1.5 倍行距、最好不要采用花哨的字体（例如，应该避免使用诸如华文行楷一类的字体，便于嘉宾辨识） ，一般发言稿不多于 2 页 A4 纸。（2）活动流程：如果每位嘉宾都有不同的参与（例如致辞、揭幕、宣布开始、点评等）可以在该嘉宾的流程中注明，如果实现无法确定嘉宾是否出席的，可以在每张流程上均注明何处需某位嘉宾做什么。（3）活动
49、简介：一般情况下，活动简介可算是在所有材料中最吸引眼球的部分，可以通过“造型”的改变突出新意，例如可以做成纪念封、通讯录、小台历一类的，不失实用价值，又能起到一定的宣传效果，当然如果能控制一下成本的话，甚至可以用这种方法作为宣传手段。（4）活动相关资料：例如，类似比赛的活动需要评分表、评分标准；类似颁奖的活动需要简单说明颁奖方法或安排；类似总结的活动需要活动的简单总结材料等等，都要视该次活动的内容而定。3、工作人员安排：（1）礼仪接待人员：安排好活动的礼仪接待人员，包括引导领导嘉宾入场、发放嘉宾所用材料、发放活动简介和流程等。（2）现场秩序维持：例如，竞赛类活动对观众秩序的维持和选手的引导、颁奖类活动领奖人的引导等。（3）收尾工作人员：做完活动以后别忘了把现场收拾好，包括安排好送领导、嘉宾、评委离场，安排好竞赛类活动如有后续比赛安排的通知等。（四）活动记录每项活动无论是否“出彩”都必须做好活动的记录工作，活动记录包括文字材料、影音资料、现场图片、活动反馈四个部分。1、文字资料：（1）活动计划：活动计划书的制作在上面第二部分已经介绍过了，这里就不再赘述。（2）实施细则：实施细则是对实施过程中的各个细节做好详细的安排，包括各项准备工作东华大学研究生会新任主席团成员参考
