办公自动化介绍45793.doc

1、编 辑 本 段 办 公 自 动 化 介 绍办 公 自 动 化 （ Office Automation,简 称 OA） 是 将 现 代 化 办 公 和 计 算 机 网 络 功 能 结 合 起 来 的 一 种 新 型 的 办 公 方 式 ， 是 当 前 新 技 术 革 命 中 一 个 非 常 活 跃 和 具 有 很 强 生 命 力的 技 术 应 用 领 域 ， 是 信 息 化 社 会 的 产 物 。 计 算 机 的 诞 生 和 发 展 促 进 了 人 类 社 会 的 进 步 和 繁 荣 ， 作 为 信 息 科 学 的 载 体 和 核 心 ，计 算 机 科 学 在 知 识 时 代 扮 演 了 重 要

2、 的 角 色 。 在 行 政 机 关 、 企 事 业 单 位 工 作 中 ， 是 采 用Internet/Intranet 技 术 ， 基 于 工 作 流 的 概 念 ， 以 计 算 机 为 中 心 ， 采 用 一 系 列 现 代 化 的 办公 设 备 和 先 进 的 通 信 技 术 ， 广 泛 、 全 面 、 迅 速 地 收 集 、 整 理 、 加 工 、 存 储 和 使 用 信 息 ，使 企 业 内 部 人 员 方 便 快 捷 地 共 享 信 息 ， 高 效 地 协 同 工 作 ； 改 变 过 去 复 杂 、 低 效 的 手 工 办公 方 式 ， 为 科 学 管 理 和 决 策 服 务 ，

3、 从 而 达 到 提 高 行 政 效 率 的 目 的 。 一 个 企 业 实 现 办 公 自动 化 的 程 度 也 是 衡 量 其 实 现 现 代 化 管 理 的 标 准 。 我 国 专 家 在 第 一 次 全 国 办 公 自 动 化规 划 讨 论 会 上 提 出 办 公 自 动 化 的 定 义 为 ： 利 用 先 进 的 科 学 技 术 ， 使 部 分 办 公 业 务 活 动 物化 于 人 以 外 的 各 种 现 代 化 办 公 设 备 中 ， 由 人 与 技 术 设 备 构 成 服 务 于 某 种 办 公 业 务 目 的 的人 一 机 信 息 处 理 系 统 。 在 行 政 机 关 中 ，

4、 大 都 把 办 公 自 动 化 叫 着 电 子 政 务 ， 企 事 业 单 位 就 大 都 叫 OA， 以前 常 叫 无 纸 化 办 公 ， 后 来 叫 办 公 自 动 化 ， 再 后 来 叫 OA办 公 室 自 动 化 是 近 年 随 着 计 算 机 科 学 发 展 而 提 出 来 的 新 概 念 。 办 公 室 自 动 化 英 文 原称 Office Automation， 缩 写 为 OA。 办 公 室 自 动 化 系 统 一 般 指 实 现 办 公 室 内 事 务 性 业务 的 自 动 化 ， 而 办 公 自 动 化 则 包 括 更 广 泛 的 意 义 ， 即 包 括 网 络 化 的

5、 大 规 模 信 息 处 理 系 统。办 公 自 动 化 没 有 统 一 的 定 义 ， 凡 是 在 传 统 的 办 公 室 中 采 用 各 种 新 技 术 、 新 机 器 、 新设 备 从 事 办 公 业 务 ， 都 属 于 办 公 自 动 化 的 领 域 。通 常 办 公 室 的 业 务 ， 主 要 是 进 行 大 量 文 件 的 处 理 ， 起 草 文 件 、 通 知 、 各 种 业 务 文 本， 接 受 外 来 文 件 存 档 ， 查 询 本 部 门 文 件 和 外 来 文 件 ， 产 生 文 件 复 件 等 等 。 所 以 ， 采 用 计算 机 文 字 处 理 技 术 生 产 各 种

6、 文 档 ， 存 储 各 种 文 档 ， 采 用 其 它 先 进 设 备 ， 如 复 印 机 、 传 真机 等 复 制 、 传 递 文 档 ， 或 者 采 用 计 算 机 网 络 技 术 传 递 文 档 ， 是 办 公 室 自 动 化 的 基 本 特 征。办 公 室 是 各 行 业 工 作 的 领 导 进 行 决 策 的 场 所 。 领 导 机 关 做 出 决 策 ， 发 布 指 示 ， 除 了文 档 上 的 往 来 之 外 ， 更 深 层 的 工 作 ， 实 际 上 是 信 息 的 收 集 、 存 储 、 检 索 、 处 理 、 分 析 ，从 而 做 出 决 策 ， 并 将 决 策 作 为

7、信 息 传 向 下 级 机 构 或 合 作 单 位 ， 或 业 务 关 联 单 位 。 这些 都 需 要 办 公 自 动 化 的 辅 助 。人 是 系 统 第 一 因 素 ， 即 办 公 室 主 要 因 素 是 工 作 人 员 ， 包 括 各 种 人 员 ， 除 了 传 统 办 公室 的 角 色 外 ， 现 在 又 要 加 部 分 管 理 设 备 的 专 业 技 术 人 员 ， 例 如 ， 计 算 机 工 程 师 ， 其 它 设备 维 护 人 员 等 。 技 术 设 备 ， 计 算 机 是 另 一 因 素 。 设 备 中 有 各 种 机 器 ， 如 计 算 机 、 复 印 机 、 速 印机 、

8、 电 话 机 、 传 真 机 、 网 络 设 备 、 光 盘 机 等 等 ， 这 些 设 备 统 称 为 硬 设 备 ， 或 称 硬 件 。 而各 种 信 息 设 备 中 还 需 要 有 管 理 设 备 的 软 件 ， 例 如 ， 计 算 机 的 操 作 系 统 、 网 络 操 作 系 统 、文 字 处 理 软 件 、 专 项 工 作 程 序 软 件 等 等 ， 这 些 将 在 其 它 章 节 详 述 。显 然 办 公 自 动 化 这 一 人 机 系 统 ， 人 ， 机 ， 缺 一 不 可 。 而 设 备 方 面 ， 硬 件 及 必 要 软 件都 需 齐 备 。 我 们 也 可 以 认 为 办

9、 公 自 动 化 系 统 是 人 类 处 理 信 息 的 系 统 ， 是 人 类 进 入 信 息时 代 后 的 一 种 新 概 念 。早 期 的 办 公 自 动 化 软 件 主 要 完 成 文 件 的 输 入 及 简 单 的 管 理 ， 实 现 了 文 档 的 共 享 及 简单 的 查 询 功 能 ； 随 着 数 据 库 技 术 的 发 展 ， 客 户 服 务 器 结 构 的 出 现 ， OA（ Office Automation） 系 统 进 入 了 DBMS 的 阶 段 ； 办 公 自 动 化 软 件 真 正 成 熟 并 得 到 广 泛 应 用 是 在 LotusNotes、 Micros

10、oft Exchange 出 现 以 后 ， 所 提 供 的 工 作 流 机 制 及 非 结 构 化 数 据 库的 功 能 可 以 方 便 地 实 现 非 结 构 化 文 档 的 处 理 、 工 作 流 定 义 等 重 要 的 OA 功 能 ， OA应 用 进 入 了 实 用 化 的 阶 段 ； 但 随 着 管 理 水 平 的 提 高 ， Internet 技 术 的 出 现 ， 单 单 实 现文 档 管 理 和 流 转 已 经 不 能 满 足 要 求 ， OA 的 重 心 开 始 由 文 档 的 处 理 转 入 了 数 据 的 分 析， 即 所 说 的 决 策 系 统 ， 这 时 出 现 了

11、 以 信 息 交 换 平 台 和 数 据 库 结 合 作 为 后 台 ， 数 据 处 理 及分 析 程 序 作 为 中 间 层 ， 浏 览 器 作 为 前 台 （ 三 层 次 结 构 ） 的 OA 模 式 ， 这 种 模 式 下 ，可 以 将 OA 系 统 纳 入 由 业 务 处 理 系 统 等 系 统 构 成 的 单 位 整 体 系 统 内 ， 可 以 通 过 OA 系 统 看 到 、 分 析 、 得 到 更 全 面 的 信 息 。 基 于 B/S 结 构 的 办 公 自 动 化 系 统 ， 适 用 于 施工 企 业 的 办 公 自 动 化 ， 它 涵 盖 日 常 办 公 管 理 的 基 本

12、 流 ,具 有 较 强 的 通 用 性 。 2 编 辑 本 段 办 公 自 动 化 的 内 涵 和 外 延在 新 的 时 期 ， 基 于 多 年 办 公 自 动 化 建 设 经 验 和 互 连 网 技 术 的 发 展 ， 我 们 对 办 公 自 动化 的 认 识 也 越 来 越 清 楚 ， 从 网 络 的 性 质 来 看 ， 办 公 自 动 化 应 定 位 于 内 部 网 （ Intranet） ， 从 办 公 性 质 来 看 ， 办 公 自 动 化 应 定 位 于 数 字 化 办 公 ， 从 信 息 化 建 设 的 角 度 来 看 ， 办公 自 动 化 应 是 信 息 化 建 设 的 基 础

13、 。办 公 自 动 化 建 设 的 本 质 是 提 高 决 策 效 能 为 目 的 的 。 通 过 实 现 办 公 自 动 化 ， 或 者 说 实现 数 字 化 办 公 ， 可 以 优 化 现 有 的 管 理 组 织 结 构 ， 调 整 管 理 体 制 ， 在 提 高 效 率 的 基 础 上 ，增 加 协 同 办 公 能 力 ， 强 化 决 策 的 一 致 性 ， 最 后 实 现 提 高 决 策 效 能 的 目 的 。办 公 自 动 化 的 基 础 是 对 管 理 的 理 解 和 对 信 息 的 积 累 。 技 术 只 是 办 公 自 动 化 的 手 段 。只 有 对 管 理 及 管 理 业

14、务 有 着 深 刻 的 理 解 ， 才 会 使 办 公 自 动 化 有 用 武 之 地 ， 只 有 将 办 公 过程 中 生 成 的 信 息 进 行 有 序 化 积 累 ， 沉 淀 ， 办 公 自 动 化 才 能 发 挥 作 用 。办 公 自 动 化 的 灵 魂 是 软 件 ， 硬 件 只 是 实 现 办 公 自 动 化 的 环 境 保 障 。 数 字 化 办 公 的 两个 明 显 特 征 是 授 权 和 开 放 ， 通 过 授 权 确 保 信 息 的 安 全 和 分 层 使 用 ， 使 得 数 字 化 办 公 系 统有 可 以 启 用 的 前 提 ， 通 过 开 放 ， 使 得 信 息 共

15、享 成 为 现 实 。办 公 自 动 化 建 设 与 现 阶 段 政 府 上 网 工 程 之 间 的 关 系 ， 政 府 上 网 工 程 一 直 是 近 一 两 年业 界 炒 作 和 关 注 的 热 点 之 一 ， 政 府 上 网 工 程 是 由 于 互 连 网 的 普 及 ， 政 府 部 门 把 一 些 政 务信 息 发 布 到 Internet 上 ， 进 而 在 网 上 建 立 与 老 百 姓 沟 通 的 渠 道 ， 以 实 现 政 务 公 开 和 政府 行 为 接 受 监 督 的 目 的 。 从 实 际 效 果 来 看 ， 很 多 政 府 部 门 只 是 在 网 上 存 放 一 些 静

16、 态 的 政府 信 息 ， 实 质 性 的 工 作 却 非 常 少 。 并 且 ， 在 很 多 情 况 下 ， 很 多 人 将 办 公 自 动 化 和 政 府 上网 混 为 一 谈 。 这 种 现 象 导 致 很 多 部 门 重 上 网 工 程 轻 办 公 自 动 化 工 程 。 甚 至 把 上 网 工 程 误认 为 是 办 公 自 动 化 工 程 。 实 际 上 ， 从 网 络 划 分 的 角 度 ， 政 府 上 网 工 程 是 外 网 建 设 ， 办 公自 动 化 工 程 是 内 网 建 设 ， 办 公 自 动 化 工 程 是 政 府 信 息 化 的 基 础 ， 政 府 上 网 工 程 是

17、 政 府 信息 化 的 对 外 表 现 形 式 ， 办 公 自 动 化 工 程 在 政 府 信 息 化 建 设 中 所 占 的 比 重 远 高 于 政 府 上网 工 程 。 只 有 办 公 自 动 化 工 程 的 建 设 并 运 转 成 功 ， 政 府 上 网 才 会 有 源 源 不 断 的 信 息 发 布， 政 府 上 网 才 有 意 义 ， 否 则 政 府 上 网 工 程 就 会 变 成 无 源 之 水 。 当 然 ， 政 府 上 网 工 程 的 宣传 对 我 国 信 息 化 建 设 也 起 了 一 定 的 推 动 作 用 。 编 辑 本 段 办 公 自 动 化 技 术 三 个 层 次OA

18、 系 统 、 信 息 管 理 级 OA 系 统 和 决 策 支 持 级 OA 系 统 是 广 义 的 或 完 整 的 OA系 统 构 成 中 的 三 个 功 能 层 次 。 三 个 功 能 层 次 间 的 相 互 联 系 可 以 由 程 序 模 块 的 调 用 和 计 算机 数 据 网 络 通 信 手 段 做 出 。 一 体 化 的 OA 系 统 的 含 义 是 利 用 现 代 化 的 计 算 机 网 络 通 信系 统 把 三 个 层 次 的 OA 系 统 集 成 一 个 完 整 的 OA 系 统 ， 使 办 公 信 息 的 流 通 更 为 合 理 ，减 少 许 多 不 必 要 的 重 复 输

19、 入 信 息 的 环 节 ， 以 期 提 高 整 个 办 公 系 统 的 效 率 。 一 体 化 、 网 络化 的 OA 系 统 的 优 点 是 ， 不 仅 在 本 单 位 内 可 以 使 办 公 信 息 的 运 转 更 为 紧 凑 有 效 ， 而 且 也有 利 于 和 外 界 的 信 息 沟 通 ， 使 信 息 通 信 的 范 围 更 广 ， 能 更 方 便 、 快 捷 地 建 立 远 距 离 的 办公 机 构 间 的 信 息 通 信 ， 并 且 有 可 能 融 入 世 界 范 围 内 的 信 息 资 源 共 享 。 第 一 个 层 次OA（ 办 公 自 动 化 ） 技 术 分 为 三 个

20、不 同 的 层 次 ： 第 一 个 层 次 只 限 于 单 机 或 简 单 的 小型 局 域 网 上 的 文 字 处 理 、 电 子 表 格 、 数 据 库 等 辅 助 工 具 的 应 用 ， 一 般 称 之 为 事 务 型 办 公自 动 化 系 统 。 办 公 事 务 OA 中 ， 最 为 普 遍 的 应 用 有 文 字 处 理 、 电 子 排 版 、 电 子 表 格 处理 、 文 件 收 发 登 录 、 电 子 文 档 管 理 、 办 公 日 程 管 理 、 人 事 管 理 、 财 务 统 计 、 报 表 处 理 、个 人 数 据 库 等 。 这 些 常 用 的 办 公 事 务 处 理 的

21、 应 用 可 作 成 应 用 软 件 包 ， 包 内 的 不 同 应 用 程序 之 间 可 以 互 相 调 用 或 共 享 数 据 ， 以 便 提 高 办 公 事 务 处 理 的 效 率 。 这 种 办 公 事 务 处 理 软件 包 应 具 有 通 用 性 ， 以 便 扩 大 应 用 范 围 ， 提 高 其 利 用 价 值 。 此 外 ， 在 办 公 事 务 处 理级 上 可 以 使 用 多 种 OA 子 系 统 ， 如 电 子 出 版 系 统 、 电 子 文 档 管 理 系 统 、 智 能 化 的 中 文检 索 系 统 （ 如 全 文 检 索 系 统 ） 、 光 学 汉 字 识 别 系 统

22、、 汉 语 语 音 识 别 系 统 等 。 在 公 用 服 务业 、 公 司 等 经 营 业 务 方 面 ， 使 用 计 算 机 替 代 人 工 处 理 的 工 作 日 益 增 多 ， 如 订 票 、 售 票 系统 ， 柜 台 或 窗 口 系 统 ， 银 行 业 的 储 蓄 业 务 系 统 等 。 事 务 型 或 业 务 型 的 OA 系 统 其 功能 都 是 处 理 日 常 的 办 公 操 作 ， 是 直 接 面 向 办 公 人 员 的 。 为 了 提 高 办 公 效 率 ， 改 进 办 公 质量 ， 适 应 人 们 的 办 公 习 惯 ， 要 提 供 良 好 的 办 公 操 作 环 境 。

23、第 二 个 层 次信 息 管 理 型 OA 系 统 是 第 二 个 层 次 。 随 着 信 息 利 用 重 要 性 的 不 断 增 加 ， 在 办 公 系统 中 对 和 本 单 位 的 运 营 目 标 关 系 密 切 的 综 合 信 息 的 需 求 日 益 增 加 。 信 息 管 理 型 的 办 公 系统 ， 是 把 事 务 型 （ 或 业 务 型 ） 办 公 系 统 和 综 合 信 息 （ 数 据 库 ） 紧 密 结 合 的 一 种 一 体 化 的办 公 信 息 处 理 系 统 。 综 合 数 据 库 存 放 该 有 关 单 位 的 日 常 工 作 所 必 需 的 信 息 。 例 如 ， 在

24、 政府 机 关 ， 这 些 综 合 信 息 包 括 政 策 、 法 令 、 法 规 ， 有 关 上 级 政 府 和 下 属 机 构 的 公 文 、 信 函等 的 政 务 信 息 ； 一 些 公 用 服 务 事 业 单 位 的 综 合 数 据 库 包 括 和 服 务 项 目 有 关 的 所 有 综 合 信息 ； 公 司 企 业 单 位 的 综 合 数 据 库 包 括 工 商 法 规 、 经 营 计 划 、 市 场 动 态 、 供 销 业 务 、 库 存统 计 、 用 户 信 息 等 。 作 为 一 个 现 代 化 的 政 府 机 关 或 企 、 事 业 单 位 ， 为 了 优 化 日 常 的 工

25、 作， 提 高 办 公 效 率 和 质 量 ， 必 须 具 备 供 本 单 位 的 各 个 部 门 共 享 的 这 一 综 合 数 据 库 。 这 个 数据 库 建 立 在 事 务 级 OA 系 统 基 础 之 上 ， 构 成 信 息 管 理 型 的 OA 系 统 。第 三 个 层 次决 策 支 持 型 OA 系 统 是 第 三 个 层 次 。 它 建 立 在 信 息 管 理 级 OA 系 统 的 基 础 上 。 它使 用 由 综 合 数 据 库 系 统 所 提 供 的 信 息 ， 针 对 所 需 要 做 出 决 策 的 课 题 ， 构 造 或 选 用 决 策 数字 模 型 ， 结 合 有 关

26、 内 部 和 外 部 的 条 件 ， 由 计 算 机 执 行 决 策 程 序 ， 作 出 相 应 的 决 策 。 随 着 三 大 核 心 支 柱 技 术 ： 网 络 通 讯 技 术 、 计 算 机 技 术 和 数 据 库 技 术 的 成 熟 ， 世 界 上 的 OA 已 进 入 到 新 的 层 次 ， 在 新 的 层 次 中 系 统 有 四 个 新 的 特 点 ：（ 1） 集 成 化 。 软 硬 件 及 网 络 产 品 的 集 成 ， 人 与 系 统 的 集 成 ， 单 一 办 公 系 统 同 社会 公 众 信 息 系 统 的 集 成 ， 组 成 了 “无 缝 集 成 ”的 开 放 式 系 统

27、 。 （ 2） 智 能 化 。 面 向 日 常 事 务 处 理 ， 辅 助 人 们 完 成 智 能 性 劳 动 ， 如 ： 汉 字 识 别 ，对 公 文 内 容 的 理 解 和 深 层 处 理 ， 辅 助 决 策 及 处 理 意 外 等 。 （ 3） 多 媒 体 化 。 包 括 对 数 字 、 文 字 、 图 像 、 声 音 和 动 画 的 综 合 处 理 。（ 4） 运 用 电 子 数 据 交 换 （ EDI） 。 通 过 数 据 通 讯 网 ， 在 计 算 机 间 进 行 交 换 和 自动 化 处 理 。这 个 层 次 包 括 信 息 管 理 型 OA 系 统 和 决 策 型 OA 系 统

28、 。 例 子 事 务 级 OA 系 统 称之 为 普 通 办 公 自 动 化 系 统 ， 而 信 息 管 理 级 OA 系 统 和 决 策 支 持 级 OA 系 统 称 之 为 高 级办 公 自 动 化 系 统 。 例 如 ， 市 政 府 办 公 机 构 ， 实 质 上 经 常 定 期 或 不 定 期 的 收 集 各 区 、 县政 府 和 其 它 机 构 报 送 的 各 种 文 件 ， 然 后 分 档 存 放 并 分 别 报 送 给 有 关 领 导 者 阅 读 、 处 理 ，然 后 将 批 阅 后 的 文 件 妥 善 保 存 ， 以 便 以 后 查 阅 。 领 导 者 研 究 各 种 文 件

29、之 后 作 出 决 定 ， 一般 采 取 文 件 的 形 式 向 下 级 返 回 处 理 指 示 。 这 一 过 程 ， 是 一 个 典 型 的 办 公 过 程 。 在 这一 过 程 中 ， 文 件 本 身 是 信 息 ， 其 传 送 即 是 信 息 传 送 过 程 。 但 应 当 注 意 到 ， 领 导 在 分 析 决策 时 ， 可 能 要 翻 阅 、 查 找 许 多 相 关 的 资 料 ， 参 照 研 究 ， 才 能 决 策 ， 所 以 相 关 的 资 料 查 询、 分 析 ， 决 策 的 选 择 也 属 于 信 息 处 理 的 过 程 。 例 如 ， 北 京 市 东 城 区 政 府 报

30、来 文 件 要求 某 地 区 盖 一 座 公 共 建 筑 ， 申 请 批 准 ， 文 件 传 递 到 市 政 府 有 关 机 构 ， 市 有 关 领 导 看 到 文件 后 ， 要 去 寻 找 市 里 有 关 规 划 盖 楼 的 文 件 法 规 ， 又 需 要 研 究 全 市 的 经 费 预 算 ， 以 及 其 它许 多 参 考 资 料 ， 然 后 研 究 决 定 同 意 或 不 同 意 。 并 以 文 件 或 通 知 的 形 式 把 决 定 这 一 信 息 反馈 给 东 城 区 政 府 。 这 个 例 子 中 ， 信 息 以 文 件 方 式 传 递 、 处 理 ； 领 导 查 阅 、 参 照

31、的 有 关法 规 也 是 信 息 ， 这 是 数 据 信 息 。 研 究 决 定 过 程 ， 主 要 是 领 导 者 的 意 志 。 但 是 客 观 信 息 分析 ， 可 以 做 出 几 种 可 选 择 的 方 案 。 在 这 个 全 过 程 中 ， 如 果 采 用 计 算 机 处 理 来 往 的 文 件 ，可 以 说 是 初 步 程 度 的 自 动 化 。 如 可 以 用 计 算 机 查 询 各 种 资 料 数 据 ， 这 是 更 进 一 步 的 自 动化 。 如 果 由 计 算 机 自 动 分 析 有 关 本 事 件 的 资 料 ， 自 动 提 供 若 干 个 供 决 策 者 采 用 的

32、可 能 决策 ， 则 是 更 深 层 次 的 有 人 工 智 能 观 念 的 办 公 自 动 化 。 再 进 一 步 分 析 这 个 例 子 ， 如 果市 政 府 微 机 办 公 系 统 和 市 政 府 法 规 信 息 数 据 库 系 统 、 市 政 府 财 务 管 理 系 统 是 一 个 集 成 化的 统 一 系 统 ， 计 算 机 自 动 从 有 关 系 统 中 寻 取 机 关 资 料 ， 这 种 系 统 就 是 办 公 自 动 化 更 高 层次 的 集 成 化 。 另 外 ， 如 果 市 政 府 办 公 系 统 和 区 政 府 办 公 系 统 是 一 个 集 成 的 计 算 机 网 络系

33、 统 ， 可 以 通 过 网 络 传 递 信 息 ， 可 以 远 程 处 理 业 务 ， 那 这 就 是 一 个 更 进 一 步 的 网 络 化 的办 公 室 自 动 化 系 统 。 所 以 ， 办 公 室 自 动 化 系 统 本 身 是 一 个 多 层 次 的 系 统 ， 在 各 种 层 面上 ， 可 以 说 实 现 了 办 公 自 动 化 的 一 部 分 业 务 ， 而 从 最 初 级 的 自 动 化 开 始 ， 随 着 采 用 的 技术 不 同 而 逐 步 构 成 一 个 更 高 级 的 自 动 化 系 统 。 编 辑 本 段 办 公 自 动 化 意 义虽 然 诸 如 Lotus 1-2

34、-3 和 MS Office 系 列 的 许 多 应 用 软 件 可 以 提 高 办 公 效 率 ， 但是 这 仅 仅 是 针 对 个 人 办 公 而 言 。 办 公 自 动 化 不 仅 兼 顾 个 人 办 公 效 率 的 提 高 ， 更 重 要 的 是可 以 实 现 群 体 协 同 工 作 。 协 同 工 作 意 味 着 要 进 行 信 息 的 交 流 ， 工 作 的 协 调 与 合 作 。 由 于网 络 的 存 在 ， 这 种 交 流 与 协 调 几 乎 可 以 在 瞬 间 完 成 ， 并 且 不 必 担 心 对 方 是 否 在 电 话 机 旁边 或 是 否 有 传 真 机 可 用 。 这

35、 里 所 说 的 群 体 工 作 ， 可 以 包 括 在 地 理 上 分 布 很 广 ， 甚 至 分 布在 全 球 上 各 个 地 方 ， 以 至 于 工 作 时 间 都 不 一 样 的 一 群 工 作 人 员 。 办 公 自 动 化 可 以 和 一 个 企 业 的 业 务 结 合 的 非 常 紧 密 ， 甚 至 是 定 制 的 。 因 而 可 以 将 诸如 信 息 采 集 、 查 询 、 统 计 等 功 能 与 具 体 业 务 密 切 关 联 。 操 作 人 员 只 须 点 击 一 个 按 钮 就 可以 得 到 想 要 的 结 果 ， 从 而 极 大 得 方 便 了 企 业 领 导 的 管

36、理 和 决 策 。 办 公 自 动 化 还 是 一 个 企 业 与 整 个 世 界 联 系 的 渠 道 ， 企 业 的 Intranet 网 络 可 以 和 Internet 相 联 。 一 方 面 ， 企 业 的 员 工 可 以 在 Internet 上 查 找 有 关 的 技 术 资 料 、 市 场 行情 ， 与 现 有 或 潜 在 的 客 户 、 合 作 伙 伴 联 系 ； 另 一 方 面 ， 其 他 企 业 可 以 通 过 Internet访 问 你 对 外 发 布 的 企 业 信 息 ， 如 企 业 介 绍 、 生 产 经 营 业 绩 、 业 务 范 围 、 产 品 /服 务 等信

37、息 。 从 而 起 到 宣 传 介 绍 的 作 用 。 随 着 办 公 自 动 化 的 推 广 ， 越 来 越 多 的 企 业 将 通 过 自 己的 Intranet 网 络 联 接 到 Internet 上 ， 所 以 这 种 网 上 交 流 的 潜 力 将 非 常 巨 大 。 办 公 自动 化 已 经 成 为 企 业 界 的 共 识 。 众 多 企 业 认 识 到 尽 快 进 行 办 公 自 动 化 建 设 ， 并 占 据 领 先 地位 ， 将 有 助 于 保 持 竞 争 优 势 ， 使 企 业 的 发 展 形 成 良 性 循 环 。 办 公 自 动 化 （ Office Automati

38、on， 简 称 OA） 是 20 世 纪 70 年 代 中 期 发 达 国 家 迅 速 发 展 起 来 的 一 门 综 合 性 技术 。我 国 的 OA 经 过 从 80 年 代 末 至 今 10 多 年 的 发 展 ， 已 从 最 初 提 供 面 向 单 机 的 辅 助办 公 产 品 ， 发 展 到 今 天 可 提 供 面 向 应 用 的 大 型 协 同 工 作 产 品 。 现 在 ， 办 公 自 动 化 到 底 要解 决 什 么 问 题 呢 ？ 我 们 说 ， 办 公 自 动 化 就 是 用 信 息 技 术 把 办 公 过 程 电 子 化 、 数 字 化 ， 就是 要 创 造 一 个 集

39、成 的 办 公 环 境 ， 使 所 有 的 办 公 人 员 都 在 同 一 个 桌 面 环 境 下 一 起 工 作 。 具体 来 说 ， 主 要 实 现 下 面 七 个 方 面 的 功 能 ：(一 )建 立 内 部 的 通 信 平 台 。 建 立 组 织 内 部 的 邮 件 系 统 ， 使 组 织 内 部 的 通 信 和 信息 交 流 快 捷 通 畅 。(二 )建 立 信 息 发 布 的 平 台 。 在 内 部 建 立 一 个 有 效 的 信 息 发 布 和 交 流 的 场 所 ， 例如 电 子 公 告 、 电 子 论 坛 、 电 子 刊 物 ， 使 内 部 的 规 章 制 度 、 新 闻 简

40、 报 、 技 术 交 流 、 公 告 事项 等 能 够 在 企 业 或 机 关 内 部 员 工 之 间 得 到 广 泛 的 传 播 ， 使 员 工 能 够 了 解 单 位 的 发 展 动 态。(三 )实 现 工 作 流 程 的 自 动 化 。 这 牵 涉 到 流 转 过 程 的 实 时 监 控 、 跟 踪 ， 解 决 多 岗位 、 多 部 门 之 间 的 协 同 工 作 问 题 ， 实 现 高 效 率 的 协 作 。 我 们 都 知 道 ， 各 个 单 位 都 存 在 着大 量 流 程 化 的 工 作 ， 例 如 公 文 的 处 理 、 收 发 文 、 各 种 审 批 、 请 示 、 汇 报

41、等 ， 都 是 一 些 流程 化 的 工 作 ， 通 过 实 现 工 作 流 程 的 自 动 化 ， 就 可 以 规 范 各 项 工 作 ， 提 高 单 位 协 同 工 作 的效 率 。（ 四 ） 实 现 文 档 管 理 的 自 动 化 。 可 使 各 类 文 档 （ 包 括 各 种 文 件 、 知 识 、 信 息 ）能 够 按 权 限 进 行 保 存 、 共 享 和 使 用 ， 并 有 一 个 方 便 的 查 找 手 段 。 每 个 单 位 都 会 有 大 量 的文 档 ， 在 手 工 办 公 的 情 况 下 这 些 文 档 都 保 存 在 每 个 人 的 文 件 柜 里 。 因 此 ， 文

42、 档 的 保 存 、共 享 、 使 用 和 再 利 用 是 十 分 困 难 的 。 另 外 ， 在 手 工 办 公 的 情 况 下 文 档 的 检 索 存 在 非 常 大的 难 度 。 文 档 多 了 ， 需 要 什 么 东 西 不 能 及 时 找 到 ， 甚 至 找 不 到 。 办 公 自 动 化 使 各 种 文 档实 现 电 子 化 ， 通 过 电 子 文 件 柜 的 形 式 实 现 文 档 的 保 管 ， 按 权 限 进 行 使 用 和 共 享 。 实 现 办公 自 动 化 以 后 ， 比 如 说 ， 某 个 单 位 来 了 一 个 新 员 工 ， 只 要 管 理 员 给 他 注 册 一

43、 个 身 份 文 件， 给 他 一 个 口 令 ， 他 自 己 上 网 就 可 以 看 到 这 个 单 位 积 累 下 来 的 东 西 ， 规 章 制 度 、 各 种 技术 文 件 等 等 ， 只 要 他 的 身 份 符 合 权 限 可 以 阅 览 的 范 围 ， 他 自 然 而 然 都 能 看 到 ， 这 样 就 减少 了 很 多 培 训 环 节 。 （ 五 ） 辅 助 办 公 。 它 牵 涉 的 内 容 比 较 多 ， 像 会 议 管 理 、 车 辆 管 理 、 物 品 管 理 、图 书 管 理 等 与 我 们 日 常 事 务 性 的 办 公 工 作 相 结 合 的 各 种 辅 助 办 公

44、 ， 实 现 了 这 些 辅 助 办 公的 自 动 化 。（ 六 ） 信 息 集 成 。 我 们 每 一 个 单 位 ， 都 存 在 大 量 的 业 务 系 统 ， 如 购 销 存 、 ERP 等 各 种 业 务 系 统 ， 企 业 的 信 息 源 往 往 都 在 这 个 业 务 系 统 里 ， 办 公 自 动 化 系 统 应 该 跟 这些 业 务 系 统 实 现 很 好 的 集 成 ， 使 相 关 的 人 员 能 够 有 效 地 获 得 整 体 的 信 息 ， 提 高 整 体 的 反应 速 度 和 决 策 能 力 。（ 七 ） 实 现 分 布 式 办 公 。 这 就 是 要 支 持 多 分

45、支 机 构 、 跨 地 域 的 办 公 模 式 以 及 移动 办 公 。 现 在 来 讲 ， 地 域 分 布 越 来 越 广 ， 移 动 办 公 和 跨 地 域 办 公 成 为 很 迫 切 的 一 种 需 求。 编 辑 本 段 办 公 自 动 化 程 度 和 自 动 化 方 法目 前 企 业 的 办 公 自 动 化 程 度 可 以 划 分 为 以 下 四 类 ：起 步 较 慢 ， 还 停 留 在 使 用 没 有 联 网 的 计 算 机 ， 使 用 MS Office 系 列 、 WPS 系列 应 用 软 件 以 提 高 个 人 办 公 效 率 。已 经 建 立 了 自 己 的 Intranet

46、 网 络 ， 但 没 有 好 的 应 用 系 统 支 持 协 同 工 作 ， 仍 然 是个 人 办 公 。 网 络 处 在 闲 置 状 态 ， 企 业 的 投 资 没 有 产 生 应 有 的 效 益 。已 经 建 立 了 自 己 的 Intranet 网 络 ， 企 业 内 部 员 工 通 过 电 子 邮 件 交 流 信 息 ， 实 现了 有 限 的 协 同 工 作 ， 但 产 生 的 效 益 不 明 显 。已 经 建 立 了 自 己 的 Intranet 网 络 ； 使 用 经 二 次 开 发 的 通 用 办 公 自 动 化 系 统 ； 能较 好 得 支 持 信 息 共 享 和 协 同 工

47、作 ， 与 外 界 联 系 的 信 息 渠 道 畅 通 ； 通 过 Internet 发 布、 宣 传 企 业 的 产 品 、 技 术 、 服 务 ； Intranet 网 络 已 经 对 企 业 的 经 营 产 生 了 积 极 的 效 益。 现 在 正 着 手 开 发 或 已 经 在 使 用 针 对 业 务 定 制 的 综 合 办 公 自 动 化 系 统 ， 实 现 科 学 的 管 理和 决 策 ， 增 强 企 业 的 竞 争 能 力 ， 使 企 业 不 断 发 展 壮 大 。 办 公 自 动 化 的 实 施 应 该 考 虑 企 业 的 实 际 情 况 ， 主 要 是 企 业 的 经 济 实

48、 力 。 按 照 上 述 分析 ， 第 一 类 企 业 进 行 办 公 自 动 化 建 设 就 需 要 较 多 投 入 ， 既 要 搭 建 企 业 Intranet 网 络， 又 要 开 发 办 公 自 动 化 系 统 ， 需 要 企 业 有 较 强 的 经 济 实 力 才 能 完 成 ； 而 对 于 第 二 、 第 三类 企 业 ， 由 于 企 业 Intranet 网 络 已 经 存 在 ， 只 是 没 有 或 没 有 好 的 办 公 应 用 系 统 ， 所 以只 须 投 入 相 对 网 络 投 资 少 得 多 的 资 金 即 可 开 发 通 用 办 公 自 动 化 系 统 ， 产 生 较

49、 高 的 投 资 回报 。 即 便 一 步 到 位 开 发 综 合 办 公 自 动 化 系 统 其 投 资 也 要 比 网 络 投 资 少 得 多 ， 而 产 生 的 经济 效 益 更 高 ； 对 于 第 四 类 企 业 ， 由 于 其 办 公 自 动 化 基 础 好 ， 只 须 较 少 的 投 资 即 可 达 到 目前 办 公 自 动 化 的 最 高 水 平 。 那 么 ， 什 么 样 的 企 业 适 合 使 用 办 公 自 动 化 (OA)系 统 ?几 乎 所 有 企 业 都 适 合 使 用 办公 自 动 化 (OA)系 统 ， 但 不 同 企 业 使 用 的 目 的 性 会 有 所 不 同 ， 具 体 是 ： 1信 息 化 尚 未 入 门 的 企 业由 于 没 有 信 息 化 应 用 基 础 ， 先 上 办 公 自 动 化 (OA)， 注 OA 有 着 近 乎 100%的 成 功率 ， 有 利 于 提 高 企 业 各 级 人 员 的 基 本 素 质 与 计 算 机 方 面 的 实 际 操 作 能 力 ， 有 利 于 今 后 业务 领 域 企 业 信 息 化 工 作 的 开 展 。 2信 息 化 失 败 或 者 严 重 缺 乏 信 息 化 工 作 信 心 的 企 业 信 息 化 失 败 ， 特 别 是 大 型 业