1、时间管理（培训）,咨询顾问/潘峻 Tel：021-64325825, 13917102208,什么是时间？什么是时间管理？,时间是一种稀缺的管理资源 企业中的三种报怨？ 累 忙 烦,时间价值的计算,（1）每一天、每一小时、每一分钟都有很大价值 时间就是金钱，浪费时间，就意味着增加了成本，减少利润。浪费的时间，无论如何也弥补不了。 （2）钱是一分一分挣来的 钱是通过每一分钟、每一小时、每一天的努力工作挣来的。一天浪费（不管什么原因）12小时，意味着在其他时间中挣钱的效率要提高1030%，显然，这是十分困难的。 （3）浪费时间等于浪费金钱 用上面的两种方法计算一下时间价值，并牢牢记住：浪费了多少时
2、间时，就是浪费了多少钱。 （4）时间需要规划 规划时间，以便使宝贵的、有限的时间用在可以产生最大收益的活动上。,管理三角形,时间管理的基本概念 时间管理的重要意义 时间管理的实用方式 工作目标及其计划性 时间管理的技巧应用,今 日 主 题,什么叫时间？,牛顿力学中的时间是作为度量物质运动变化过程流程的一种参照，通过我们所定义的标准的时间单位，去衡量物质运动变化本身的变化规律。 日常的时间概念 年、月、日、时、分、秒,时间的基本特性,我们都有相同的时间，时间稍纵即逝，失去的时间是永远无法追回的。真正的价值在于我们利用它做什么事。我们只有176个小时来完成每个月的目标，只有2112个小时来完成每年
3、的目标，只要时间一流逝，我们就一无所获。让某个人损失了时间就等于是偷了他的金钱，你损失了你的时间就等于是抵押了你的未来。时间是最有价值的资源，而且是最难以有效利用、最经不起浪费的资源。,什么是时间管理,时间管理的基本概念 时间管理的重要意义 时间管理的实用方法 工作目标及其计划性 时间管理的技巧应用,今 日 主 题,【事例】,人力资源部任经理为人诚恳、工作勤奋，但总觉得没有做自己应该做的事情，每天都忙，却忙的不是地方。让我们来分析一下任经理某一天的活动： 8: 30上司找任经理谈有关公司人力资源规划的问题，一直到10:00。 10:00正准备工作，又有电话询问有关新员工薪资的问题，解释了20分
4、钟。 10:20给下属布置招聘工作，中间不断有人进来请示汇报工作，一直到11:00。 11:00处理文件报告等，到12:00，还有一部分没有过目。 吃过午饭，看了一会报纸，聊了一会天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成，就急忙赶到办公室。 14:00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管不放心，本应是他的职责，任经理又全包了下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等都由任经理自己确定，这项工作又占去两个小时。 16:00刚要写公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示工作，顺便聊了一会私事和公司最近的传闻。 4：30召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影
5、响到了工作，会议不仅没有达到预期目的，还拖延了时间，一直持续到5:00。 已经没有时间写报告，只好把未写完的报告和需要处理的文件带回家。晚上又得加班了。,举例,仔细分析一下，任经理的时间为什么不够用？,电话干扰对公司员工解释有关薪酬问题，是薪酬主管的职责。 会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。 上司不定期召见使时间具有很大的随意性。 喜欢下属事事请示汇报的官僚作风，浪费了许多时间。 对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天都在处理事务性的工作。 事必躬亲，为许多不需要处理的文件而耽误时间。 工作没有目标和程序，就没有主动性。 没有轻重缓急和主次之分，甚至本末倒置。
6、不会说“不”，对随机事件不加控制，浪费了许多时间。 乐于做熟悉和喜欢做的事，对棘手问题过于拖延，只有通过加班来完成。,我们的时间管理问题在哪里呢？,多数职业经理都很忙，经常加班加点，没有周末，没有休息时间，简直就是“忙碌”二字的化身。 由于职业经理的多维角色，他们在工作中表现出来的忙乱与普通员工有很大的差异。 有没有方法提高时间的利用率，有尽可能多的时间去学习提升自已和陪陪家人呢？ 透过现象看本质：部分经理人员的三个字特征,我们的时间管理问题在哪里呢,时间管理失序： 做事缺乏计划性 做事分不清主次 不善于说“不” 无法恰当处理外部的打扰 时间的浪费： 电话干扰，陪同煲粥 会而不议，议而不决 不
7、速之客，礼节陪聊 回复信件，追求形式 外部客观的低效率，如：公共交通（班次少、道路拥堵、晚点等） 餐饮服务 、社会化程度等,一个活到72岁的人对时间是怎么花的呢？,睡觉：21年 工作：14年 个人卫生：7年 吃饭：6年 旅行：6年 排队：6年,学习：4年 开会：3年 打电话：2年 找东西：1年 其它：3年,举例,某项调查数据结果（一个上班族的天）,举例,时间陷井,国外学者对某跨国公司总部人员的跟踪调查显示： 管理人员平均每8分钟被打扰一次； 业务系统的管理人员平均每周花在会议上的时间不少于10小时； 行政管理人员每周会议20小时。 心理学家指出： 恢复思路平均时间为分钟,走出观念上的误区,“缺
8、我不可”的潜理念 事必躬亲的诸葛亮 导致操劳过度的高管人员 推迟决策会提高决策质量 借口“需要更多的事实” 只要授权就可节约时间 相关人员能力不足 无效授权或授权失控,高效率就是高效益 快就一定好吗？ 方向错误和方法不当。 鉴别问题比进一步解决问题容易 想明白了再行动,时间管理的六大要点,树立时间价值观 理念变革 结构流程优化 组织前提 工作的计划性 目标管理 分清工作轻重缓急 优先级 工作任务转移 授权与借力 学会说“不” 拒绝的学问,时间管理的基本概念 时间管理的重要意义 时间管理的实用方法 工作目标及其计划性 时间管理的技巧应用,今 日 主 题,应该记住的20条实用方法-长期准备,购买工
9、具书/增加知识储备/提高能力 训练你的快速阅读能力 把常用的文件/文具放好 养成存放思想档案和作记录的习惯,应该记住的20条实用方法-临时准备,明天的工作前晚进行优先级排序 将相关的工作列在一起 把工作计划放到随时可见的地方 每天早晨比规定时间起早十分钟 做好正式工作前的准备工作,应该记住的20条实用方法-要培养的好习惯,利用各种装备如电话/信件等节省时间 把最困难的事放在效率最高的时候 利用零碎时间处理例行性事务 午餐或下班前开会效率最高/避免上午开会 休息片刻/伸个懒腰/冲杯咖啡/茶/其他饮料 报刊放在晚上看 每晚沉思片刻/回顾与总结,应该记住的20条实用方法-与外部产生联系时的应变能力,
10、站着接待一向健谈的来访者 从不主动闲聊/尽量回避来闲聊者 管理电话：主动拨号/与被动接听 如遇琐事缠身能快速摆脱,时间管理的基本概念 时间管理的重要意义时间管理的实用方法工作目标及其计划性时间管理的技巧应用,今 日 主 题,浪费时间的大敌,目标不明确 你为什么工作 你要达到什么目的 没有计划性 工作千头万绪 眉毛胡子一把抓 被动工作和生活 跟着感觉走,为什么不愿意设定目标呢？,第一， 不了解目标的重要性，从小没有人教导我们什么是目标，更不知道为什么要设定目标。 第二， 不知道如何设定目标，在我们的学校教育当中从来没有教导我们如何设定目标，如何去达成目标。 第三， 因为害怕被别人拒绝，假如我们不
11、设定目标，我们就不会被别人批评，嘲笑。我们可以免除害怕被拒绝的恐怖。 第四， 害怕自己会失败，一般成年人在生活上失败最大的原因就是对失败的恐惧感。总以为我不能，我可能会损失钱财，浪费时间，我不能。,制定低目标的原因,员工业绩考核体系不合理、奖惩不科学 对公司或上司缺乏信心、失望 对失败的恐惧 不能发现完成目标的方法或手段 过多的将注意力集中在现有的资源能力 经验性思维 对经营的参与意识薄弱 上司没有鼓舞起员工的士气,如何应对低目标,我做不到,用现在的方法,主管要求的期限,一个人完成,现有的资源和的成本标准,全部完成,运用什么方法可以完成？,你认为什么时间可以完成？,需要哪些部门或岗位的协助？,
12、需要投入哪些资源？,哪些可以保证完成？那些能部分完成？,我原来是可以做到的！,作为主管，不可为员工的拒绝态度吓倒，而应通过沟通转变员工的思维习惯！鼓励员工寻找实现目标的方法，而不应该就目标值本身的高低讨价还价！ 对心态消极、承诺目标与上级期望目标差距太大而有拒不转变观念、不去动脑筋想办法，而是挖空心思想借口的个别员工，只能不换脑筋就换人！,时间管理的基本概念 时间管理的重要意义 时间管理的实用方法 工作目标及其计划性 时间管理的技巧和应用,今 日 主 题,管理学中的经典法则,80/20法则,运用“80、20”法则，找出自己日常工作任务中重要的20%。,参考工具：工作重要性分析,工作重要性分析表
13、,（1）你每日、每周、每月最重要的是哪三项工作？ （2）非常重要的工作，如果很紧急，则与时间管理无关。 （3）重要的工作事项所占时间越多，时间管理就越合理。 （4）一定要消除“不重要”的工作事项，通过授权压缩“不很重要”的工作事项。 （5）特别注意对“重要”的工作事项进行分析。,参考工具：干扰因素分析,干扰因素分析表,（1）通过对干扰性因素排序，找出最需要克服的因素。 （2）在拖延性干扰中，最需要而且最能够克服并且容易产生良好结果的是克服“缺乏自律”。因为在拖延性干扰中，许多因素你可能无法把握，但是，你应当可以把握你自己。 （3）在突发性干扰中，最需要克服的是“突然约见”。 （4）都是谁干扰了
14、你的时间安排，偷走了你的时间？不同的人、不同的行业、不同的企业，可能会有不同的顺序。你一定要清楚，谁对你的干扰最大？下属、上司、同事、客户、朋友，还是你自己？,干扰者：可能是自己、朋友、客户、上司、下属、家人。,四象限工作性质分析,急迫,不急迫,重要,不 重 要,紧急状况 迫切的问题 限期完成的会议或工作,准备工作计划 预防措施 价值观的澄清 人际关系的建立 增强自己的能力,造成干扰的事、电话 信件、报告 会议 许多迫在眉睫的急事 符合别人期望的事,忙碌琐碎的事 广告函件 电话 浪费时间 逃避性活动,I,II,III,IV,示例：销售部肖经理的一天,肖经理一天的工作主要是接电话、辅导下属工作、
15、与财务经理谈销售费用的预算、与行政部门经理闲聊、向营销总监汇报工作、与人事经理谈某下属的奖金问题、撰写招聘计划等。 按照优先顺序原则即四象限原理，这些工作事项排列如下：,举例,日常工作及需要专业技术型工作 收集事实与数据 可以代表其身份出席的工作 某些特定领域中的决定 准备报告,人事问题（如激励、保持士气）发展及培养部下 下达目标 解决部门间的冲突 维护纪律和制度 接受的授权,可以授权的工作,不可以授权的工作,授权概念： 上级将权力和责任授予下级，使下级在一定的监督下，有相当的行为自主权。,管理人员的授权,使用计划手册的要点,让自己的计划手册符合自己的习惯,排列优先次序 追踪 记录 查阅和整理
16、,总结,举例,如何管理好自已的时间,如 何 应 付 不 速 之 客,控 制 你 的 电 话,确定你的不速之客是否有即时的麻烦或必须迅速处理的问题 如有可能，确定另外的时间约见这位访客 如有可能，引荐给另一位合适的人 如果你必须会见某人，放下你的工作之前要记下你中断的地方。干扰结束后迅速回到原处,对电话进行筛选，利用助理或语音邮件 可能时把致电者引荐给某个其他人 如果你必须接听电话，要保证使它简短并且有针对性 提高你打电话的技巧，缩短你需要为此花费的时间 在一天当中拿出一段时间来专门接听电话，让每个人都知道你的这种安排 在一间没有电话的房间里工作 尽可能多地用电子邮件代替电话,如何管理好自已的时
17、间,如何应对案头工作,克 服 拖 延,努力做到文件只处理一次，或回复、归档、传递，或扔掉 对于需要迅速处理的，用电子邮件或电话亲自沟通 避免在你送回的文件上签署“让我们读者讨论”的意见，直接设定一个见面的具体时间,计划过度你可能以延长计划过程来回避开始工作 完美主义任务永远不能完全完成，使得你难以继续下一项行动 厌倦 截止期要求太高,如何管理好自已的时间,怎 样 学 习 说 “不”,明确为什么要说“不”。有助于坚持自己的决定并避免内疚 尽量只介入有助于你实现目标的事务 学习对非首要事情说“不”，哪怕这件事是高级管理层吩咐下来。列出你正在处理的事务清单，请提出要求的人在给你增加新工作时决定各项事
18、务的轻重缓急,其它技巧,做好自已的时间日志：你花了多少时间在哪些事情，把它详细地记录下来，每天从刷牙开始，洗澡，早上穿衣花了多少时间，早上搭车的时间，早上出去拜访客户的时间，把每天花的时间一一记录下来，做了哪些事，你会发现浪费了哪些时间。当你找到浪费时间的根源，你才有办法改变。跟顶尖人士学习： 千万要仔细选择，你所接触的对象，因为这会节省你很多时间，假设与一个成功者在一起，他花了四十年时间成功，你跟十个这样的人一起，你是不是就浓缩了四百年的经验?,会议的时间管理,一次成功的工作会议要点, 参会人员较少议题集中会议时间较短参会人员了解管理节点发言紧凑善用图表说话会前已交换资讯有合适的会议主持人会前有会议议题和适当会务安排,小结,合理授权 有计划性 学会说不 高效会议 抗干扰 协调好工作、学习、休闲,祝各位都能合理分配时间， 从而提高自已的生命质量！ 感谢各位！,
