1、浅谈 O A 系统 对北 运河 管理 处工 作效 率的 提升刘 云 鹏摘 要：O A 系 统 是 一 项 综 合 性 技 术，能 够 有 效 的 提 高 办 公 自 动 化 系 统 水 平、管 理 水 平和 工 作 效 率。本 文 以 O A 系 统 在 北 运 河 管 理 处 工 作 中 是 实 际 应 用 为 例，分 析 了 O A 系 统 在 行政 管 理 工 作 中 的 应 用 优 势，提 出 了 O A 系 统 在 管 理 过 程 中 注 意 事 项，以 促 进 北 运 河 管 理 处管 理 工 作 不 断 向 着 科 学 化、现 代 化、标 准 化 发 展，进 一 步 提 升 北
2、运 河 管 理 处 管 理 工 作 效率。关 键 词：O A 系 统;北 运 河 管 理 处;行 政 管 理;应 用 优 势1.背 景2 0 1 5 年 3 月，李 克 强 总 理 首 次 在 中 国 政 府 报 告 中 提 出“互 联 网+”的 概 念，为 响 应 国家 号 召，大 力 提 升 互 联 网 思 维 促 进 政 务 信 息 化 的 机 制 也 在 全 国 范 围 内 如 火 如 荼 地 进 行。随着“互 联 网+”理 念 建 设 思 想 的 深 入，我 国 电 子 政 务 的 建 设 也 由 初 期 的 网 络 建 设、信 息 发布，开 始 逐 步 转 向 以 整 合 政 府
3、内 外 部 资 源 为 主 体、以 提 高 政 府 监 管 职 能 和 服 务 水 平 为 目 的的 应 用 阶 段。随 着 我 国 行 政 体 制 改 革 深 化，职 能 由 管 理 向 治 理 与 服 务 转 型，各 级 部 门 的 O A辦 公 系 统，也 由 传 统 的 业 务 办 公 工 具，逐 步 成 为 其 促 进 改 革、制 度 落 地、效 率 提 升、服 务创 新 的 重 要 抓 手。1 2.O A 系 统 简 述O A（o f f i c e A u t o m a t i o n）是 办 公 室 自 动 化 的 简 称，O A 系 统 的 演 变 与 计 算 机 技 术、
4、信息 技 术 的 发 展 有 着 密 切 联 系。2 O A 最 早 的 直 译 为 办 公 自 动 化，利 用 技 术 手 段 提 高 办 公 效率，进 而 实 现 办 公 自 动 化 处 理。在 大 数 据 时 代 下，通 过 协 同 办 公 平 台 以 最 优 化、最 便 捷 的方 式 对 业 务 进 行 处 理、对 数 据 和 信 息 进 行 管 理，形 成“办 公、办 事、办 会”的 协 同 办 公 系统，不 仅 展 现 单 位 信 息 化 水 平，同 时 极 大 促 进 办 公 效 率、促 进 各 部 门 的 信 息 交 流 和 共 享，形 成“决 策 过 程 科 学 化、工 作
5、流 程 标 准 化、人 员 行 为 规 范 化、业 务 数 据 集 成 化”的 办 公 环境。3.北 运 河 管 理 处 O A 系 统 概 况北 运 河 是 文 明 中 外 的 京 杭 大 运 河 的 首 段，也 是 北 京 市 五 大 水 系 之 一。北 运 河 是 北 京 市的 主 要 排 水 河 道，承 担 着 北 京 城 区 9 0%以 上 的 排 洪 任 务 及 北 京 市 内 主 要 排 污 任 务。3 随 着城 市 副 中 心 进 驻 通 州，北 运 河 管 理 处 作 为 唯 一 一 家 位 于 副 中 心 的 水 务 单 位，承 担 起 了 北 京市 水 务 局 窗 口 单
6、 位 的 责 任。工 作 任 务 不 断 增 加，工 作 要 求 不 断 提 高，北 运 河 管 理 处 不 断 创新 工 作 方 法。2 0 1 8 年，北 运 河 管 理 处 开 始 筹 备 处 O A 系 统，多 次 召 开 处 O A 系 统 制 作 前 期 部署 会 和 专 题 推 进 会，讨 论 O A 框 架、模 块 及 主 页 设 计。年 底，北 运 河 管 理 处 O A 办 公 系 统 正式 上 线 运 行，办 公 室 负 责 通 知 公 告、（领 导 班 子、专 题 工 作 会）会 议 纪 要、大 事 记、水 务热 线、公 开 公 示 等 模 块 的 文 字 材 料 收
7、集 及 分 类 工 作。党 委 办 公 室 负 责 水 务 新 闻、党 建 专栏、（党 委 会）会 议 纪 要、总 结 讲 话、最 美 运 河 图 片 库、培 训 园 地 模 块 的 材 料 收 集 与 分 类工 作。科 教 科 负 责 O A 系 统 的 日 常 运 行 维 护 及 文 字、视 频 材 料 上 传 工 作。河 长 制 工 作 科 负责 河 长 制 专 栏 文 字 材 料 的 收 集 与 整 理 工 作 等。4.O A 系 统 在 北 运 河 管 理 处 行 政 管 理 工 作 中 的 应 用 优 势随 着 环 保 要 求 的 提 高 以 及 互 联 网 及 移 动 端 技 术
8、 的 快 速 发 展，“无 纸 化 办 公”、“协 同办 公”的 服 务 理 念 得 到 不 断 升 级，越 来 越 多 的 单 位 开 始 启 用 O A 系 统。4 北 运 河 管 理 处 O A系 统 的 应 用 精 简 了 工 作 流 程，提 高 了 资 源 共 享 效 率，规 范 了 管 理 工 作，节 约 了 办 公 资 源，进 一 步 提 高 了 工 作 效 率。4.1 精 简 工 作 流 程管 理 处 传 统 的 办 公 模 式 下，以 收 文 为 例：收 到 上 级 单 位 的 文 件 后，公 文 管 理 员 填 写 批办 单 向 主 要 领 导 汇 报，主 要 领 导 批
9、给 主 管 领 导 阅 处。主 管 领 导 批 给 主 办 科 室 阅 办。科 室 领导 批 给 科 室 内 办 理 人 员。如 果 主 要 领 导 同 时 批 给 多 名 主 管 领 导，上 述 程 序 需 要 多 重 复 数次。同 时 还 可 能 遇 到 领 导 外 出 检 查、开 会 等 问 题，需 要 电 话、微 信 等 形 式 通 知。工 作 流 程冗 长 复 杂，时 效 性 不 强。运 用 O A 系 统 后，公 文 管 理 员 登 录 账 户 通 过 电 脑 可 将 文 件 统 一 上传 至 O A 系 统 收 文 模 块 里，传 给 主 要 领 导，主 要 领 导 批 示 后
10、传 给 公 文 管 理 员，公 文 管 理 员按 照 领 导 批 示 传 给 主 管 领 导，主 管 领 导 传 给 主 办 科 室，科 室 领 导 传 给 科 室 负 责 人。科 室 负责 人 办 结 后，填 写 办 理 结 果，传 回 公 文 管 理 员 归 档。各 级 领 导 只 要 在 电 脑 前 登 录 O A 系 统账 户 就 可 以 传 阅 办 理 文 件。即 可 将 文 件 信 息 及 时 准 确 传 递，节 约 了 公 文 收 发 过 程 所 用 的 时间，精 简 了 工 作 流 程。4.2 提 高 资 源 共 享 效 率在 手 工 办 公 的 情 况 下 文 档 的 检 索
11、 存 在 非 常 大 的 难 度。O A 办 公 自 动 化 系 统 可 使 各 种 文 档实 现 电 子 化，通 过 电 子 文 件 柜 的 形 式 实 现 文 档 的 保 管，按 权 限 进 行 使 用 和 共 享。使 用 O A系 统 后，统 计 信 息 和 资 源 许 多 部 门 都 能 共 享 共 用。例 如 各 基 层 单 位 的 基 础 数 据 信 息 上 传后，机 关 各 科 室 可 以 在 相 应 的 版 块 自 行 下 载。不 需 要 基 层 单 位 重 复 提 供。而 且 O A 系 统 的数 据 库 具 有 调 阅 查 询 功 能，几 年 前 的 信 息 通 过 查 询
12、 就 能 够 得 到，避 免 了 信 息 的 丢 失。4.3 规 范 行 政 管 理O A 系 统 的 收 文、发 文 流 程 都 是 固 定 的，收 文、阅 示、阅 处、阅 办、办 理 和 发 文、拟稿、核 稿、会 签、审 签、签 发、印 发 都 要 按 步 骤、按 要 求 进 行，避 免 了 职 责 不 清、工 作 混乱、效 率 低 下 等 人 为 因 素 的 问 题，降 低 办 公 成 本，促 进 各 部 门 协 同 办 公，提 高 工 作 效 率 的同 时，实 现 了 统 一 管 理，达 到 科 学 化 决 策 发 展。O A 系 统 实 现 了 制 度 流 程 化、流 程 表 单 化
13、 和表 单 可 视 化，整 个 工 作 流 程 清 晰 可 见，一 目 了 然。责 任 明 确，分 工 到 人，使 管 理 处 管 理 更加 规 范 化、标 准 化 和 制 度 化。4.4 节 约 办 公 资 源随 着 O A 办 公 平 台 的 使 用，节 约 办 公 成 本 是 显 而 易 见 的。O A 系 统 是 线 上 办 公 平 台，日常 办 公 实 现 了 网 上 收 发 文、网 上 审 批、文 件 扫 描 上 传、网 上 流 转 及 审 阅，不 用 再 多 次 打 印发 放。以 电 子 化 办 公 替 代 以 往 传 统 的 纸 质 办 公，减 少 了 纸 张 使 用，避 免
14、了 打 印 机 复 印 机 操作 过 程 中 因 失 误 造 成 的 浪 费，降 低 了 纸 张、打 印 机 和 复 印 机 等 的 办 公 费 用，同 时 降 低 了 人工 成 本，减 轻 了 工 作 压 力 与 劳 累 度，做 到 高 效 协 同 工 作。4.5 提 高 办 公 效 率管 理 处 内 部 各 个 部 门 都 有 不 同 的 工 作 职 责，承 担 各 部 门 的 业 务 需 求，尽 管 工 作 不 同，但 在 统 一 的 管 理 体 系 下，工 作 内 容 都 是 互 为 关 联、互 为 交 叉 的，因 此，协 同 办 公 是 O A 系统 建 设 的 主 线。管 理 处
15、主 要 领 导、主 管 领 导 管 理 对 象 多、管 理 任 务 重，单 位 重 要 工 作 需 要主 要 领 导 和 主 管 领 导 签 字 审 批、审 签，但 是 领 导 的 工 作 安 排 一 般 很 满，去 找 签 字 的 部 门 又比 较 多，如 果 一 个 环 节 出 现 滞 后，就 会 造 成 整 个 审 批 的 滞 后，影 响 工 作 的 快 速 推 进。O A 系统 的 使 用 可 以 简 化 整 体 办 公 流 程，提 高 工 作 效 率，实 现 单 位 日 常 办 公 流 程 自 动 化，“找 人办、等 人 办”即 成 为 历 史。在 满 足 网 络 条 件 下，领 导
16、 就 能 够 实 现 在 线 办 公，流 程 自 动 化，避 免 了 传 统 管 理 模 式 下 跨 部 门、跨 级 别 的 事 务 办 理 时，需 要 重 复 操 作 的 麻 烦，省 时 省 力。系 统 还 可 以 根 据 时 限 要 求 呈 现 自 动 督 办 提 醒，文 件 管 理 员 也 不 用 拿 着 文 件 到 处 找 领 导 签 字了，大 大 提 高 办 公 人 员 的 积 极 性，这 样 的 运 行 系 统 大 大 提 高 了 工 作 效 率。5 O A 系 统 使 用 过 程 中 存 在 的 问 题 与 解 决 方 法O A 系 统 的 运 行 规 则、实 施 细 则、账 户
17、 等 级 体 系 还 不 够 明 确，流 程 与 真 实 管 理 之 间 的 配合 机 制 不 够 完 善，各 部 门 及 人 员 配 合 协 调 还 不 够 充 分。要 建 立 完 善 的 规 章 制 度，进 一 步 明确 相 关 标 准，根 据 管 理 需 求 选 择 性 进 行 信 息 共 享，确 保 信 息 有 效，并 正 确 利 用，避 免 信 息过 度 曝 光。随 着 O A 系 统 在 单 位 管 理 中 应 用 的 时 间 越 来 越 长，所 累 积 的 管 理 信 息 和 数 据 将 会 越 来越 多。信 息 的 保 存 及 安 全 问 题;系 统 升 级 过 程 中，对 历
18、 史 数 据 进 行 有 机 整 合 问 题。需 要 管理 者 定 期 对 数 据 进 行 转 移 和 整 理;有 机 整 合 数 据 和 信 息，实 现 数 据 的 无 痕 录 入。对 这 些 数据 进 行 安 全 管 理 和 知 识 管 理。基 于 O A 系 统 在 管 理 处 内 部 使 用 的 广 泛 性，管 理 处 还 有 一 部 分 人 不 够 重 视，不 够 熟练。要 进 一 步 加 强 对 全 体 人 员 的 O A 系 统 培 训 工 作。在 培 训 过 程 中，应 当 重 视 对 职 工 的 持续 性 培 训，根 据 系 统 应 用 实 际 情 况 进 行 不 定 期 的
19、 人 员 培 训。针 对 不 同 的 管 理 层 级 和 不 同 的用 户 权 限 制 订 相 应 的 培 训 方 案。6 总 结综 上 所 述，O A 办 公 平 台 结 合 北 运 河 管 理 处 实 际 情 况 及 办 公 需 求，对 其 功 能 不 断 完 善，为 办 公 人 员 提 供 了 便 利。O A 系 统 具 有 简 化 流 程、资 源 共 享、规 范 管 理、节 约 资 源、方 便 快捷 的 特 点，对 北 运 河 管 理 处 推 进 公 文 处 理、内 部 事 务 管 理、落 实 无 纸 化 办 公 等 方 面 产 生 积极 的 影 响。O A 系 统 可 以 使 单 位
20、 管 理 工 作 更 加 科 学 化、现 代 化、标 准 化，单 位 采 用 O A 系 统管 理 模 式，能 够 促 进 单 位 管 理 工 作 高 效 及 时 开 展。随 着 对 办 公 平 台 的 深 入 使 用，需 求 不 断增 多，办 公 平 台 将 不 断 完 善，提 供 更 加 人 性 化、便 捷 化 的 服 务;同 时 加 大 推 广 力 度，不 断跟 进 新 方 法 新 技 术。为 办 公 及 管 理 提 供 技 术 支 撑 及 强 有 力 的 保 障。因 此，在 管 理 工 作 中，各 级 领 导，需 要 认 识 到 学 习 O A 系 统 的 重 要 性，不 断 加 强
21、办 公 自 动 化 学 习，努 力 学 习 并 熟练 使 用 O A 系 统 工 作 方 式，提 高 工 作 效 率，更 好 的 为 北 运 河 工 作 服 务。参 考 文 献 1 董 书 意，林 佳.“互 联 网+”时 代 下 協 同 办 公 平 台 的 设 计 与 实 现 J 办 公 自 动 化 杂志，2 0 1 9，总 第 4 1 2 期：2 3-2 5.2 巩 慧 娟.浅 谈 O A 系 统 对 企 业 管 理 效 率 的 提 升 J 科 技 与 创 新，2 0 1 9，0 5：3 5-3 6.3 李 杰.北 运 河 综 合 信 息 管 理 系 统 的 设 计 与 开 发 探 讨 J 北 京 水 务，2 0 1 9：3 4-3 6.4 李 瑞 歌，顿 文 涛，袁 超，刘 亚 威，吕 东 灿，曹 占 奇.浅 谈 O A 系 统 在 高 校 教 学 管 理工 作 总 的 应 用 J 机 电 教 育 创 新，2 0 1 9，1 1（5）：1 5 4-1 5 6.（作 者 单 位：北 京 市 北 运 河 管 理 处，北 京 1 0 1 1 0 0）
