1、对制药企业应收款项管理的思考财务管理对制药企业应收款项管理的思考应收款项包含因赊销产品而产生的应收账款,和与产品销售无关但在生产经营中产生的其他应收款.应收款项管理在企业财务管理中举足轻重,原因有二:一是企业作为社会经济的细胞,其存在的主要意义就是不断地创造价值并实现价值,实现自身的扩大再生产.创造价值的环节在生产制造,实现价值的环节在销售.由于现代企业的批量销售更多是采用赊销的方式,所以与销售最相关的财务概念就是应收账款.企业只创造价值而不能实现价值,不但企业自身无法实现再生产,在市场经济环境下无法生存,而且企业也失去了存在的价值和意义.从财务的角度看,管理好应收账款就管理好了销售的重要环节
2、,也就管理好了企业价值的实现环节.二是企业的目标是实现最大的收益企业收益的增长可以通过两个途径实现:一个是不断增加销售量收回现金,这种途径称为“开源“; 一个是不断挖掘企业自身的潜力,节能降耗,节约成本,这种途径称为“节流“.“节流“只能在成本的范围内获取收益,做得再好也不可能做到没有合理成本,而“开源“则能源源不断地使企业获取收益,不断地增加企业的价值.相比较而言,最根本的途径是“开源“. 管理好 “开源“,即管理好了销售,企业就成功了一半.成功地把产品或者商品销售出去,收回销售货款,换言之管理好应收账款及相关政策,控制好应收账款的账龄和周转速度,成为企业财务管理的重要环节.三是从企业财务管
3、理的角度,银行存款,应收款项(应收账款,其他应收款),存货是企业重要的经营资产,一般这三项资产的总额能占到流动资产四分之三的份额.管理好这三项资产,就等于管理好了企业的流动资产.管理良好的应收账款在财务上表现为经营性净现金流为正值,即使因为分红或固定资产投资等活动造成资金短缺,企业也可以口李春玲通过正常经营活动或银行融资解决,而不会出现没有能力偿债,拆东墙补西墙,或账面盈利却没有钱花的尴尬,甚至资金链断裂,企业轰然倒塌的局面.要防范这些局面的产生,很重要的一个方面就是要管理好应收款项.较之于应收账款,其他应收款的形成背景和管理环节都要简单得多,主要是员工的各种借款,只要有一个合理的借款管理办法
4、,基本就可以达到管理良好的目的.行业不同,行业特点和运营模式各异,因此在应收账款的管理上会有不同的特点和要求.制药行业分成四个循环环节,原料药,中间体生产一制剂生产一药品流通一终端.原料药,中问体生产和制剂生产企业属于生产型企业,其销售方式有共通之处,应收账款管理也类同.生产型企业的应收账款管理可分为理雾 i客户开户管理,额度管理,合同管理,发票管理,函证对账管理,折扣管理,退换货管理,破损管理,诉讼管理,应收账款的责任管理.客户开户管理.企业要根据标准对客户进行筛选.筛选的标准一般有以下几方面:(1)企业发展战略指导下的区域布局.任何制药企业都希望能在更广阔的地域销售自己的产品,但是由于自身
5、产品的特点,区域经济发展差异,企业在市场布局上会有所侧重,确定主打市场.配合这些侧重点,对客户选择就会有所不同.(2) 客户实力,包括业务实力,经济实力和发展实力.所谓业务实力就是商业渠道覆盖的广度和深度;经济实力就是它的采购支付能力;发展能力就是它赚取利润进行后续发展的能力和发展的愿望.(3) 客户的合作度.有实力的客户不一定是最好的商业合作伙伴,实力相当或者发展愿景相近的客户容易形成良好的合作关系.(4)客户的诚信度.合作伙伴的诚信比实力更为重要.要对经过筛选的客户建立起客户档案,并且根据药品流通企业 GSP 管理标准来进行资格审查.在这个环节中,财务部门要和业务部门密切配合.财务人员要把
6、好各种资质审查材料关,并且每年进行追踪更新,而业务人员则根据对客户的熟悉情况和自身的经验来判断哪家客户可以成为公司的重要合作伙伴.额度管理.在赊销方式中信用额度可以量化企业赊销的风险情况.在额度内的赊销可以不用通过特别审批流程,超过额度的赊销就需要具有不同核决权限的人进行审批,以期有效掌控赊销风险.信用额度的制定一般都采用系数法,以一段时间内的月平均发货额为基数,综合考虑对收款风险产生影响的因素及其影响程度,确定不同客户的综合系数,综合系数与月平均发货额的乘积就得到了某客户的基准信用额度,再根据货运路途远近和风险的控制偏好对计算额度进行微调,就可以得到实用额度.合同管理.合同管理包括合同要件的
7、审核,合同档案管理.通常情况下企业对主要客户都会派专人进行定点联系,经常对客户进行拜访,根据客户和企业的需要签订合同.合同签订完毕,合同审核员要对合同的要件进行审核,如品种,数量,金额,交货方式,付款方式,争议的解决方式;最重要的审核要点是客户的信用额度的适用情况和审批权限是否合适,合同审核通过才能发货.合同是企业的重要资料,是法律诉讼的依据,要根据区域,客户,编号等进行归档整理保存.发票管理.发票管理有印制,领用,开具,寄送,换票,丢失补救等方面.对制药企业来说,发票寄送是发票管理比较特殊的地方.正常的业务流程是将发票直接邮寄给客户(商业公司)的财务部门,但是在实际操作中却需要把发票邮寄给责
8、任业务人员,用一定的流程把发票开具后的管理责任让业务人员承担起来,以应对现实的市场经济环境.函证对账管理.在应收账款的管理中,函证对账管理是基本而重要的环节,一般坚持一年一次到两次与客户进行对账.通过函证对账,可以明确双方的债权债务金额,还可以发现应收账款管理中的漏洞,如没有告知企业并办理相关手续,业务人员就私自提货;没有给客户及时提供发票;或者没有告知企业的退货等等.同时函证对账还可以评价客户的财务管理系统.多数商业公司的业务部门和财务部门分别用不同的软件系统进行管理,业务部门与财务部门并不同步.如果对账是和商业客户的财务部门核对,那么这家商业公司的运作是规范的;如果对账是和客户的业务部门核
9、对,则对这样的客户必须给予更多地关注度.在现实环境下,函证对账管理并不是普遍能够得到客户的配合,往往需要通过业务人员衔接.这从有效内控的角度是没有办法规避业务人员的工作失职或故意错失的.所以要让函证对账管理发挥充分有效的作用,相关的流程就必须跟进,比如用抽查和责任处理流程来保证业务人员从公司利益而不是自身利益的角度来进行工作.折扣管理.折扣是鼓励回款,做大规模的有效措施在与商业客户的年度销售协议中,一般会包含两种折扣条款,一是现金折扣,二是规模折扣或商业折扣.现金折扣是为了鼓励商业客户加速回款而给予的优惠政策,信用期由企业按实际需要自定.如果把现金折扣换算成日扣率,会远远高于银行贷款利率,商业
10、客户一般都愿意按信用期回款以享受现金折扣.规模折扣或商业折扣则是企业为了鼓励商业客户加大购货规模而给予的价格优惠政策.制定折扣政策需要事先准确测算.折扣给得太高,企业损失的是利润;给得太低,与竞争对手相比对商业客户又不具备吸引力.在折扣政策的制定过程中,企业不仅要了解所处行业的折扣情况,还要进行大量的测要考虑成本的承受能力,还要考虑给予折扣后对产品价格的影响以及对商业客户的吸引力.只有充分考虑了各种影响因素,企业才可能制定出既有市场竞争力又能保证企业最大利益的折扣政策.折扣政策的制定过程需要财务部门和业务部门共同参与,政策的执行过程也需要两个部门的密切配合.退,换货,破损管理.退,换货和破损处
11、理在药品的日常经营中不算多,金额也不大,但在保健品经营中却比较普遍.在退,换货和破损管理中,主要规避的是业务人员以退,换货和破损的名义把货物从企业的应收账项中核销,而实际是把货物从商业客户中提取出来的行为.为此退,换的货物一定要退回企业,财务人员再按照收到货物的品种财务管理和数量核销或调整应收账款.若需要进行破损处理,则需要质检部门的破损证明,并且要将破损的责任在企业和商业客户之间划分.到货验收前的破损责任应该由企业负责,但商业客户验收后的破损责任就应该由商业客户承担.在保健品的销售过程中,由于买方市场特点很显着,所以保健品的退货和换货情况会比药品的要频繁;较之药品的管理,保健品的批号管理显得
12、特别重要,对销售出去产品批号进行追踪和管理,随时掌控近效期产品的信息并采取措施尽量减少退货,比等到退货发生然后划分责任更有效.诉讼管理.在千变万化的市场环境中,总存在一些没有诚信的商业公司故意拖欠货款;也有些商业公司因为经营不善中濒临破产,或者由于财务管理不善,造成资金链断裂,失去支付能力.在这些情况下企业不得不采用法律手段来维护自己的权益.在诉讼管理中要对在什么情况下必须及时进入诉讼,诉讼的责任人以及跟踪人,相关的权利和义务作出规定.应收账款的责任管理.在应收账款的整个管理流程中,责任管理是最关键的环节.很多经验表明,一个完美的流程由于缺少明确的责任及奖惩制度,在实施过程中不是走样就是流于形
13、式.同样,应收账款的管理要落到实处,就需要对应收账款在各个管理环节中的责任进行划分和明确.发出货物形成应收账款,其回收应该作为业务人员的责任进行考核.因此各种主客观因素形成的呆,死账,包括退,换货,诉讼等一系列与发货回款相关的利益损失,都必须体现在奖惩制度中,以激励责任人严格执行整个管理流程,应收账款的管理才能达到预期效果.四(作者单位: 江苏正大天晴药业股份有限公司)责任编辑:蔡基松0一级核算两级管理强化监督提高效益堕龙江省垦区某农场下属 21 个农业生产队及 4 个林场,随着经营机制改革的不断深化,财务管理也进行了同步改革.1998 年,农场对农业生产队推行报账制,同时在全场实行会计人员全
14、员竞聘上岗,尾数淘汰.2004 年在经营体制上进行了撤队(生产队) 建区(管理区)改革,在财务管理方面全面实行一级核算两级管理,对所有农业生产队实行报账制.这一系列改革,使农场的资金得到了合理有效的利用,并保证了会计信息的真实性和完整性.生产队报账制是指以农业中心为主体核算单位,由农业中心按照统一的会计制度,对各生产队报送的原始凭证进行核算.取消各生产队原有的现金收支和往来结算,各生产队只留一名报账会计,不再进行利润盈亏核算及编报会计报表.具体做法是:1,做好报账前的准备工作.(1)建立,健全各项财务规章制度,为使一级核算得到有效落实,农场制定了集中核算和报账制管理办法及核算程序,并对报账会计进行了 7 天集中培训,培训的主要内容是报账前期准备工作,并账要求,并口赵杰燕韩洪莲账后的核算程序等,培训后实行竞争上岗,从而有效奠定了新核算体制的基础工作.(2)做好报账前的清账,并账业务.根据实行集中核算报账制的办法和有关规定,为划清责任,摸清家底,防止在核算体制改革中国有资产流失,由计财科牵头,审计科,纪委配合,做好报账前的清账算账业务.首先由各生产队组成清账小组,对本单位的国有资产进行全面清理核对,分类造册,对债权,债务进行全面清查和核对.其次,对审核无误的账册由审计科,纪委进行审计.最后,由计财科与各生产队会计办理移交手续,将核对无误的全部账簿移交农业中心,由
