1、编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第51页 共51页目 录第一部分 办公室组织机构2办公室组织机构图2第二部分 岗位职责、职权、工作基本要求3办公室主任的工作描述3行政管理员工作描述7行政秘书工作描述10前台接待员的工作职责13保安员（保洁员）的工作描述16驾驶员工作描述19库房管理员工作描述21第三部分 办公室工作规范23办公室主任工作规范23行政管理员工作规范26行政秘书工作规范29前台接待员工作规范29保安员（保洁员）工作规范29驾驶员操作规范29库房管理员操作规范29第一部分 办公室组织机构行政总监办公室组织机构图办公室主任库管员行政秘书行政管理员驾驶员
2、保安员前台接待第二部分 岗位职责、职权、工作基本要求办公室主任的工作描述工作名称：办公室主任直接上级：行政总监直接下级：行政管理员、行政秘书、前台接待、库管员、驾驶员、保安员工作概述：负责办公室的组织建设、制度建設与日常管理；负责公司的日常行政事务管理；协助公司领导制定公司行政制度；协助公司领导组织申报资料负责协助实施公司股东会、董事会决议； 协助公司大型工程改造的实施与管理工作 负责公司固定资产实物的管理主要职责（一） 部门组织工作管理1. 本部门组织体系的建设与维护2. 本部门制度的制定、执行与监控3. 本部门梯队建设管理4. 本部门员工成长体系的管理（建立、维护）（二） 部门日常工作管理
3、1. 本部门员工的工作分配2. 本部员工工作计划及实施3. 本部门团队绩效管理及员工的个人绩效管理（考评、培训、引导、帮助）（三） 公司组织工作管理1、 协助建设公司的组织2、 制定、完善公司的组织制度3、 公司组织制度的执行与监控（四） 公司日常工作管理1、 公司办公环境的维护与管理（保持公司整体办公环境良好，设备设施正常运作、布置整洁、有序）2、 公司员工日常工作行为管理（员工的着装、言谈举止、劳动纪律）3、 公司安全的维护4、 公司前台管理5、 公司资源管理制度指定的文件管理6、 公司办公用品的管理（领用管理、成本控制管理）7、 公司固定资产实物管理8、 公司文印管理9、 负责组织或起草
4、公司级文稿10、 公司报刊管理11、 负责公司各种证照的年检12、 负责公司重大会议的会务组织及服务工作13、 处理公司日常行政事务14、 公司各部门间的工作协调（五） 其它 1、 推广企业文化2、 协助公司大型工程改造3、 总经理的事务处理4、 执行董事长、总经理、副总经理安排的临时任务主要管理权利1、 本部门员工的人事权2、 本部员工工作分配权3、本部门员工的工资、奖金、特别嘉奖、福利的制定权利4、本部门员工的奖惩权、考评权、培训权5、据本部门需要，招聘合适员工的权利6、本部门试用期员工的考核及决定其去留的权利7、审核本部门员工离职权利8、要求公司员工遵守公司制度的权利 9、向公司上级领导
5、汇报、建议权利工作基本环境描述1、上班地点：日常在公司上班2、加班要求：属于高阶主管，任务型管理人才，没有加班概念工作基本要求(一)生理天赋要求1、必备资格条件：（1）男：1.7M以上，女：1.60M以上（2）容貌端庄；举止、谈吐得体2、理想资格条件： 对宏观事物先天敏感、天生具有抽象思维能力(二)品质要求1、必备资格条件：（1）成熟、大方、亲和力较强（2）有理想、踏实、肯付出、有牺牲精神（3）具备自学、再生能力，在知识技能方面有可成长性（4）保密意识2、理想资格条件: 解决了基本生存问题，处在“寻求个人实现阶段”（三）学历及工作经历要求1、 大专或本科学历2、 有二年以上大型企业中层上以行政
6、管理工作经验（四）能力要求1、具有较强的领导意识和综合管理能力2、具有较强的语言表达能力3、具有一定的与人沟通能力4、具有一定的领悟力5、具有一定的组织及协调能力6、具有较强的原则性、灵活性把握能力7、具有一定的文字组织能力8、具有计算机应用操作能力 （五）技能要求1、必须技能要求：熟练运用OFFICE系列软件2、理想技能要求：熟悉网络的管理、维护 和网页制作软件、powerpoint软件工资、奖金、福利等：按公司薪金管理制度执行。行政管理员工作描述工作名称：行政管理员直接上级：办公室主任工作概述：负责公司各种证照的年检负责对外事务的联络负责公司非生产用物资的采购协助公司行政事务的管理主要职责
7、1. 协助办公室主任采购非生产用物资2. 负责公司办公用品的采购3. 负责公司各种证照的年检4. 负责公司对外事务的联络5. 协助公司车船机票及商务用房的预订及付款工作6. 负责公司员工宿舍管理7. 负责公司报刊订阅管理8. 协助公司会务组织及服务工作9. 负责各种行政费用报表的制表与管理10. 负责公司动态整洁的检查管理工作11. 负责新员工员工证照片的拍摄工作12. 负责公司绿色植物的管理工作13. 负责公司环境日常维护工作14. 完成临时行政事务工作主要权利1. 有向办公室主任提供建议的权利2. 有对自己所享福利进行咨询和提出要求的权利3. 有接受培训的权利4. 有协助办公室主任维护公司
8、制度的权利工作基本环境描述1. 上班地点：日常在公司上班2. 出差要求：原则上不出差，有特殊任务时，可出差3. 加班要求：有加班概念，加班记入考评内容中工作基本要求（一）生理天赋要求：1、容貌端庄2、男女不限3、男身高1.65M以上；女身高1.58M以上。4、灵巧、反应快4、谈吐得体（二）品质要求：1、热爱行政工作2、热情、大方、具亲和力3、敬业、认真、勤奋、仔细、负责、工作主动4、有团队合作意识5、有强烈的学习欲望，追求上进6、坚持原则、待人公平7、保密意识（三）学历及工作经历要求1、大专以上学历2、有二年的行政管理工作经验（四）能力要求1、具有较好的与人沟通的能力2、具有较强的组织协调能力
9、3、具有较强的语言表达及公关能力4、具有一定的文字功底5、具有较强的领悟和执行能力6、可临时接替本部前台接待、行政秘书、保安、保洁等岗位工作(五) 技能要求1、 必备技能要求： （1）熟练运用office系列软件，熟悉公司排版规则（2）较熟练运用公司OA办公管理软件（3）普通话流畅（4）文字录入速度在60字/分钟（5）基本能运用powerpoint软件2、 理想技能要求： （1）熟练掌握powerpoint软件 （2） 掌握网页设计软件（3）掌握绘图软件 （4）较深的文字功底，能独立起草常用公文 （5）文字录入速度在80字/分钟以上工资、奖金、福利等：按公司薪金管理制度执行。行政秘书工作描述工
10、作名称：行政秘书直接上级：办公室主任工作概述：负责文档的录入、复印负责图书及业务常用资料的管理负责传真件转发负责文印室办公设备的管理和维护负责总经理室文件传递、归档及其他服务工作主要职责1、负责公司文档的录入、排版、装订2、负责公司资料的复印3、负责传真件的收发4、负责图书及业务常用资料的管理5、负责文印室设备的管理和维护、保养工作6、负责公司各部门的文印费用的核算工作7、确保秘书室随时处于可工作状态（各种耗材准备充分，设备完好，可及时设法排除故障）8、负责公司副总经理以上领导办公室的整理、服务、文件处理等事务工作9、负责CEO室花草、鱼的护养10、负责公司通讯录的定期更新及发布11、负责员工
11、证的制作、发放、回收12、协助完成公司会务工作并负责会议室的善后处理工作13、临时交办的行政事务工作主要的权利1、有向办公室主任提供建议的权利2、有对自己所享福利进行咨询和提出要求的权利3、有接受培训的权利4、有协助办公室主任维护公司制度的权利工作基本环境描述1、上班地点：日常在公司上班2、出差要求：原则上不出差，有特殊任务时，可出差3、加班要求：有加班概念，加班记入考评内容中工作基本要求（一）生理天赋要求：1、容貌端庄2、限女性3、身高1.58M以上4、灵巧、反应快（二）品质要求：1、热爱行政工作2、热情、大方、具亲和力3、敬业、认真、勤务、仔细、负责、工作主动4、有团队合作意识4、有保密意
12、识5、有强烈的学习欲望，追求上进6、坚持原则、待人公平（三）学历及工作经历1、大专以上学历2、有一般行政工作经验（四）能力要求1、具有与人沟通的能力2、具有协调的能力3、具有一定的语言表达能力4、具有一定的文字表达能力5、具有基本的档案（图书）管理能力6、可临时接替前台、保洁及行政管理员的部份工作（五）技能要求1、必备技能要求：（1）熟练运用office系列软件及powerpoint软件，（2）较熟练运用公司OA办公软件（3）普通话甜美、流畅（4）文字录入速度在100字/分钟以上2、理想技能要求： （1）掌握网页设计软件（2） 掌握绘图软件 （3）熟练运用公司OA办公软件 （4）较厚的文字功底
13、、能独立起草各类公文、新闻稿、记叙文工资、奖金、福利等：按公司薪金管理制度执行。前台接待员的工作职责工作名称：前台接待直接上级：办公室主任工作概述： 负责公司外来人员的接待负责各种来电的处理负责名片的制作、管理负责员工饮用水的供应工作负责公司绿色植物维护的联系工作负责公司前厅环境管理负责上班时间内公司安全监督工作负责公司考勤监督管理工作负责公司日常会务的实施、协调工作主要工作职责1. 负责接待来访人员2. 负责定制名片3. 负责接转电话4. 负责接收报刊、信件5. 负责员工饮水的预订工作6. 负责公司员工考勤监督管理工作7. 负责公司绿色植物维护的联系工作8. 负责员工工作餐的预订工作9. 协
14、助公司的打字排版工作10. 负责公司前台环境的维护维修协调管理工作及大厅资料架的资料补充工作11. 负责公司日常会务工作的组织、协调与实施12. 负责上班时间内公司安全监督工作13. 执行公司领导临时交办的工作主要权利1. 有向办公室主任提供建议的权利2. 有对自己所享福利进行咨询和提出要求的权利3. 有接受培训的权利4. 有协助办公室主任维护公司制度的权利5. 有对来访人员进行分类处理的权力工作基本环境描述1. 上班地点：日常在公司前台上班2. 出差要求：原则上不出差，有特殊任务时，可出差3. 加班要求：有加班概念，加班记入考评内容中工作基本要求（一）生理天赋要求：1、容貌端庄2、限女性3、
15、身高1.60M以上4、灵巧、反应快（二）品质要求：1、热爱行政工作2、敬业、认真、勤务、工作主动3、有团队合作意识4、热情、大方、具亲和力5、有强烈的学习欲望，追求上进6、坚持原则、待人公平7、有保密意识 （三）学历及工作经历要求1、大专学历2、有一年以上相关工作经历（四）能力要求1、 具有与人沟通的能力2、 具有一定的协调能力3、 具有较好的语言表达能力4、 具有一定的文字表达能力5、 具有一定的应变能力6、 可临时接替行政秘书及行政管理员的部份工作 (五) 技能要求1、必备技能要求：（1）熟记公司现有员工（含新员工）姓名、所在部门、分机号码，能对所有来访作出快速反应。（2）熟练运用offi
16、ce系列软件（3）较熟练运用公司OA办公软件（3）普通话甜美、流畅（4）文字录入速度在50字/分钟以上2、理想技能要求：（1）掌握powerpoint软件 （2）掌握网页设计软件 （3）掌握绘图软件 （4）文字录入速度在80字/分钟以上工资、奖金、福利等：按公司薪金管理制度执行。保安员（保洁员）的工作描述工作名称：保安员直接上级：办公室主任工作概述：保卫公司人、财、物的安全负责公司的清洁卫生工作负责公司日常维修工作协助公司动态整洁的检查工作收发公司信函主要工作职责（一） 保卫公司人、财、物的安全1、 夜间、节假日值班，确保公司的财物安全 2、 当值时间内，及时发现并清除外来可疑人员3、 负责做
17、好出门条的管理工作，做好对进出人员随身携带物品的监督管理工作，防止公司财物被盗4、 负责检查、购买、更新公司的消防设备5、 负责检查公司的消防隐患6、 负责公司各门钥匙的管理7、 负责及时制止公司办公区域内暴力行为，确保员工的人生安全（二）其它事务1、负责公司清洁卫生工作2、负责公司灯具的更换3、负责公司公共区域的电器的开、关及状态检查4、负责公司设备设施的维护和监控5、负责公司动态整洁的巡视工作6、负责公司饮用水的及时更换工作7、协助行政管理员临时购买办公用品、清洁用品及维修用品8、负责公司报刊函件的收、发9、办公室杂务处理 10、执行临时事务主要的权利1、有提出更换消防设备的权利2、有要求
18、员工消除消防隐患的权利3、有向办公室主任提供安全防范建议的权利4、有对自己所享福利进行咨询和提出要求的权利5、有接受培训的权利工作基本环境描述1、 上班地点：日常在公司上班2、 出差要求：原则上不出差，有特殊任务时，可出差3、 加班要求：无加班概念 工作基本要求（一）生理天赋要求：1、身体健康、键壮2、限男性3、身高1.70M以上4、机智、勇敢（二）品质要求：1、热爱本职工作2、 忠诚、敬业、认真、负责、勇敢3、 有很强的警惕性4、 有保密意识5、坚持原则， （三）学历及工作经历要求1、高中以上文化2、有一年以上相关工作经历（四）能力要求1、有基本的消防知识2、有处理消防事故的应变能力3、有保
19、卫公司财产及防盗处理能力4、有与人沟通的能力5、 具有一定的语言表达能力6、 可临时接替前台工作(五) 技能要求1、必备技能要求：（1）熟悉消防灭火知识（2）熟悉防盗相关知识 （3）了解日常纠纷处理规则、办法（4）熟悉保洁基本知识（5）具有一定的电工操作常识，了解本公司使用的灯具种类、性能、采购地方、市场情况(6) 熟悉复印技能2、理想技能要求：（1）具备较专业的保洁管理知识（2）熟悉传真机使用技能（3）会office办公软件 （4）会标准普通话 （5）懂得接待礼仪 （6）掌握更深的电工知识和维修技能 工资、奖金、福利等：按公司薪金管理制度执行。 驾驶员工作描述工作名称：驾驶员直接上级：办公室
20、主任工作概述：负责为公司领导安全驾车 负责公司车辆的相关管理主要工作职责1、为公司领导安全驾车2、为公司因工作需要外出办事的人员安全驾车3、负责公司车辆的年检等相关手续的办理4、负责公司车辆的维护、保养、维修管理5、负责公司车辆的清洁卫生6、负责公司车辆因公产生的各种费用的报销7、参与本部门内部事务工作（如协助复印资料、传递信息、接听办公室的电话等）8、协助公司领导处理临时事务主要的权利1、有提出维护、维修公司车辆的权利2、有要求安全驾驶的权利3、有向办公室主任提出车辆管理建议的权利4、有对自己所享福利进行咨询和提出要求的权利5、有接受培训的权利工作基本环境描述1、上班地点：日常在公司上班2、
21、出差要求：根据工作需要出差3、加班要求：无加班概念。 工作基本要求（一）生理天赋要求：1、身体健康、精神状态佳，可随时出车2、反应敏捷3、有强烈的安全意识4、男性：身高1.65M以上（二）品质要求：1、热爱本职工作2、忠诚、敬业、认真、负责、有奉献精神3、有保密意识4、坚持原则， （三）学历及工作经历要求1、初中以上文化2、有五年以上连续驾车的经历 ( 四)能力要求1、持有国家交通部门颁发的驾驶执照2、有基本的车辆保养、维护能力3、熟悉车辆年检程序4、与交通管理部门建有一定的社会关系5、有与人沟通的能力6、具有一定的语言表达能力7、能正确处理领导及时交办的任务(五) 技能要求1、必备技能要求：
22、（1）熟悉常用小车的驾驶（2）熟悉常用车辆的保养方法2、理想技能要求：（1）熟悉多种车辆的驾驶 （2）熟悉车辆维修 （3）熟悉传真、复印操作 （4）基本掌握公司OA应用及office操作工资、奖金、福利等：按公司薪金管理制度执行。库房管理员工作描述工作名称：库房管理员直接上级：办公室主任工作概述：负责公司生产用物资的、出、入货及库房管理负责公司固定资产及办公用品的管理负责公司部份对外报送的统计表其他事务工作主要职责1、负责公司生产用物资的出、入库及库存物资管理，完成物料组岗位职责2、按财务部要求定时完成公司部份对外报送的统计表3、负责公司固定资产实物的管理4、负责公司办公用品的管理（含保洁用品
23、及维修用品）5、负责公司宣传资料、手提袋、信封等资料管理6、负责公司设备设施的维护维修7、协助公司动态整洁的检查管理工作8、完成临时交办的工作。主要权利5. 有向办公室主任提供建议的权利6. 有对自己所享福利进行咨询和提出要求的权利7. 有接受培训的权利8. 有协助办公室主任维护公司制度的权利工作基本环境描述4. 上班地点：日常在公司上班5. 出差要求：原则上不出差，有特殊任务时，可出差6. 加班要求：有加班概念，加班记入考评内容中工作基本要求（一）生理天赋要求：1、容貌端庄2、女身高1.58M以上；男身高1.7M以上3、灵巧、反应快4、谈吐得体7、细心、耐心（二）品质要求：1、热爱本职工作2
24、、认真、负责、坚持原则、待人公平3、有团队合作意识4、好学 、上进（三）学历及工作经历要求1、大专以上相关学历2、有一年以上制造业库房管理工作经验（四）能力要求1、具有较好的与人沟通的能力2、具有较强的统筹管理能力3、条理清晰，有较强的逻辑思维能力4、具有较强的领悟和执行能力5、可临时接替本部前台接待、行政秘书、保安、保洁等岗位工作6、(五) 技能要求1、 必备技能要求：（1）熟练运用office系列软件,较熟练运用公司OA办公管理软件（2）普通话较流畅（3）文字录入速度在60字/分钟2、 理想技能要求： （1）掌握powerpoint软件 （2） 掌握绘图软件 （3）文字录入速度在80字/分
25、钟工资、奖金、福利等：按公司薪金管理制度执行。第三部分 办公室工作规范办公室主任工作规范一、 目的1、工作行为有章可循2、工作考评有据可依3、提高工作品质4、提高工作效率二、 工作规范（一）管理规范1、对于由本部门牵头或负责的、阶段性工作，应事先做出内容全面、进程详细、分工明确的工作计划；2、 每季度末拟定下季度工作计划，总结上季度工作情况，以列表方式完成（BSC平衡记分法）；3、 原则上按既定的组织机构设置及岗位责任对本部门各岗位进行全面管理、培训、考核、考评；4、 按季度计划对本部门各岗位进行素质、意识、制度掌握、相关理论知识、通用技能及其他相关知识的培训与考核，并将考核结果作为孝评、晋职
26、、晋升的依据；5、 适时完善部门的制度、流程、操作规范，并监督执行；6、根据公司的经营目标，及时调整本部门的工作目标及岗位设置，以确保适应公司的发展；（二）资料管理规范1、对公司档案资源管理制度指定的资料（含公司制定正在使用或作废版本的规章制度、管理办法；公司资质、员工个人资质、公司商务资质、荣誉证书等）、合同及商务协议（不含销售与生产物资采购合同及协议）、外来文件、企业文化建设相关资料等应分类管理，制定各级索引目录，以便快速查找。2、对上述资料应妥善保管，确保其全面、完整，不被破坏，以备较长时期内查用。3、借阅或借用公司资料应先登记，然后当面点清，再借出。还回时应检查资料是否完好、齐全，损坏
27、应按公司规定进行相应的赔偿，然后做好还回记录。离职员工应还清所有公司资料后方可办理离职手续。4、 密级为保密级以上的资料，须分别经部门主管、分管副总、总经理（董事长）批准，方可借阅。公司资料借阅（借用）登记表借阅（借用）日期资料名称（数量）备注借方经办人签字借方主管签字实际归还日期5、 员工个人资质存放公司的时间期限为：有合同约定的按合同约定的时间期限为准；无合同约定的按获得员工个人资质公司所产生的费用计算，费用为500元，存放期为1年，费用为1000元，存放期为2年，以次类推；员工在公司工作期间，员工个人资质一律存放在公司；员工离职时按上述规定可带走个人资质的，应与公司签定备忘记录，明确当公
28、司需要使用员工个人资质时，该员工有责任将本人资质提供给公司使用。备 忘 录（以下简称前者）本着自愿的原则与重庆市博恩科技有限公司（以下简称后者）达成如下约定：当后者需要使用前者的 个人资质时，前者应尽可能在后者要求的时间内无条件的将该资质提供给后者使用，后者使用完后应及时归还前者。备忘双方签字（日期）：6、 原则上，资料管理应专人专管，以免资料遗失。7、 每年末应对前一年的资料进行全面清理，并分类装订存档或销毁处理。8、 严格遵守公司相关管理规定。（三）公章管理规范 1、对用印资料应严格把关，凡不符合用印规定的，应拒绝加盖公司印章。2、用印者应按要求先登记，再用印。3、对于特殊资料的用印要求，
29、应视情况经主管领导批准。4、原则上不允许在空白资料上加盖公司印章，除非公司副总经理以上领导批准。5、因工作需要将公司印章带离公司时，须经行政总监或公司副总以上领导批准，并写明借用理由及归还时间的借条方可。6、每日下班后应将公章保管在指定地方。8、原则上，公司印章应专人专管，特殊情况可由他人代管。7、严格遵守公司相关管理规定（四）车辆管理规范1、公司车辆用于公司公务，由办公室统一管理。2、用车前应先填写请车单，经公司分管领导批准方可派车。3、用车原则：先急后缓，先重后轻。4、用完车后应填写车程，然后随车钥匙一并及时交回办公室。5、严格遵守公司相关管理规定。（五）外事管理规范1、礼貌接待公司来访客
30、人，使用礼貌、文明用语。2、接待客人的态度不卑不亢，不损害公司形象和利益。3、来客就坐后应及时安排上茶上水。4、公司贵宾来访时，应到前台迎接，客人离开公司时，应送至电梯口。5、到其他机构办事或电话交流，同样应遵守上述礼仪。6、外出办事，应快去快回。7、遵守公司相关管理规定（六）会务管理（大型会议）1、按会务申请表要求做好组织准备工作。2、拟定会议议程，并组织本部门员工实施各项服务，确保会议顺利进行。3、会后及时做好善后工作。（七）其他日常事务管理规范1、对于临时发生或交办的事务，应按轻重缓急，先外后内的原则进行及时办理。2、临时发生的事务工作原则上不影响正常工作计划的开展。3、未明确界定的工作
31、内容，应按最有利公司利益的原则，尽量办理。4、认真配合完成公司的KPI绩效评估。行政管理员工作规范一、目的1、工作行为有章可循2、工作考评有据可依3、提高工作品质4、提高工作效率二、仪表规范1、着装：整洁、非奇装异服2、举止：大方、得体3、态度：主动、热情、认真、谦和、礼貌、恳切4、语言：语速适中，语音适中，不得大声喧哗。三、基本行为规范1、遵守公司及本部门的一切规章制度。2、各种请假应严格按照公司相关规定及本部门补充规定办理。3、各种加班应于3日内办理加班手续，否则，视为自动放弃。4、上班时间不得因非工作原因随意离岗、串岗。5、上班时间不得闲聊怠工。6、上班时间不得随意打私人电话，接听电话应
32、长话短说，以免占线7、上班时间不得接待非工作关系的亲朋好友。8、外出办事应快去快回，提高工作效率。9、领导临时交办的工作应主动、及时跟进、及时汇报10、具有保密意识，养成保密习惯，对要求保密的工作应严格保密。11、上班时间不得因非工作需要上网四、工作规范（一）管理工作规范1、每日应将当日主要工作内容及时填于工作任务执行表内，每周末将本周工作任务表交办公室主任。工作任务执行表 月 日至 月 日序号日期工作内容任务下达者要求完成时间实际完成时间备注2、每月对本岗位下月工作制定计划、对本月工作进行总结，以列表方式完成。并于每月末三日内交办公室主任。_月工作计划表岗位名称：序号计划完成工作项目计划完成
33、时间计划达到程度备注_月工作总结表岗位名称：序号应开展工作项目完成程度完成时间未完成理由/存在问题/拟解决办法2、证照年检规范：（1）对公司各类证照应列表统计其年检时间、审核机关等， 新办证照应及时填入表内，以便统一管理 公司证照年检一览表证照名称有效期申办日期最近年审日期年审周期每年年审日期审照机关（2）公司证照的年检工作应提前准备，在政府规定时间前完成年检。确保该项工作顺利开展。3、物品采购规范（1）物品包括：办公用品、清洁用品、维修用品、日常生活用品（2）采购方式：日常办公用品及清洁用品由库管员填写需求单，办公室主任核签后交行政管理员采购；非日常办公用品、清洁用品及其他维修用品、日常生活
34、用品按办公室主任核准的计划集中采购（可外出采购，也可送货方式），特殊情况按要求临时采购（3）采购周期：日常用品每月上旬一次；其他用品酌情处理（4）物品储备：根据公司日常办公用品使用量的大小，保证任何时候最少储备量为一个月的用量。（5）性价比：每二个月应对市场价格进行一次了解，及时调整供货价格，力求做到价廉物美。（6）日常办公用品包括：笔记本、签字笔、档案袋、圆珠笔、白板笔、胶水、档案盒、文件架、文件夹、抽杆文件夹、各型号压条、皮纹纸、磨砂胶片、回形针、大头针、透明胶、鱼尾夹、订书钉、标签纸、拉练文件袋等。4、会务管理规范 A、大型会议（1）接到会务通知后，协助办公室主任提前组织相关人员准备会议
35、所需各种资料、道具、会场安排等工作。（2）协助办公室主任拟定物资清单。 (3) 根据需要做好会议服务工作。（4）会议结束后，根据清单检查、回收会议所用各种物资。（5）及时组织清理会议室，以备后用。 B、日常会议 接到会务通知后，组织实施会务、接待申请表中要求的服务内容，并按会务操作流程执行5、公司办公环境日常维护工作规范（1）当公司出现停水停电、房屋漏水、管道堵塞、房屋检修及其它影响正常办公的异常情况时，应及时联系本大楼物业管理部门，及时排除故障。（2）当故障不能及时排除时，应汇报办公室主任。（3）每一次对办公环境的维护、维修、整改，均应做详细的记录6、 公司员工宿舍的管理规范（1）根据需要及
36、时寻找和租赁合适的员工宿舍。（2）协助办公室主任每季度一次走访员工宿舍，了解存在的问题。并代表公司给予关注。（3）每新增一处员工宿舍，应及时将相应情况（地点、户型、居住环境、入住人员、房租、租赁期限、房东情况等）以书面方式报告办公室主任。7、公司动态整洁管理规范（1）熟悉办公管理条例，自觉遵守各项条款。（2）每周负责对办公室动态整洁进行检查，并按办公室环境巡视（检查）项目及操作规范各项要求做好检查记录、收集各种建议。（3）每日检查结果应及时交给办公室主任。（4）进行动态整洁检查时，应坚持公平公正公开的原则。 （5）协助办公室主任修改、完善办公室环境巡视（检查）检查项目及操作规范。8、机票/车票
37、/船票/客房预订及付款管理规范（1）订票：按日常会务操作流程及会务、接待申请表信息协助前台接待员订票。订房：按日常会务操作流程执行。（2）订票：及时联系票务公司，了解折扣情况，力求经济原则，根据上述需要预订机、船、车票。订房：优先联系与我司有合约的宾馆，按要求预订客房。（3）订好票后，应及时交付订票人。订好房后应及时将订房情况通知要求订房的部门。 (4) 订票原则：负责本公司公务订票、副总经理以上领导的其他订票。 （5）负责副总经理以上领导订票的借还款办理，其他订票的借还款由订票人自行负责。（6）由公司承担的各种会务费用，应先到前台对帐，根据实际发生的费用结算付款。8、植物管理规范（1）熟悉植
38、物租赁合同的各项条款，了解公司对各环境配置的植物品种、数量、规格、维护周期等具体要求。（2）当发现植物出现异常情况时，应及时通知前台接待员，由前台接待员通知合作单位，并在要求整改的时间内跟进，确保及时处理存在的问题（3）每月支付植物租赁款时，应到前台查看植物维护记录，并按记录情况根据上述合同的补充协议条款支付租赁款项。9、其他管理规范（1）每项工作均应有计划的进行，当时未完成的工作应及时跟进。 （2）临时交办的工作，应做详细的书面记录。对临时交办的工作，应及时向交待人和办公主任反馈工作进程或完成情况。（3）临时交办的工作确有困难时，应及时汇报办公室主任。（4）公司各种行政费用的报销、报表，必须
39、在财务部约定的时间内完成。名项定期费用（或报表）应交办公室主任审核后方可送至财务部（5）公司统一交费的手机用户名单的增加由人力资源部通知，经办公室主任确认后开始为其交费。 经常了解移动、联通推出的促销方式，及时将相关信息汇报办公室主任，以便为公司员工提供相应的服务。（5）接到前台暂时替岗通知时，应尽快到位。（6）行政秘书不在岗时，应及时顶替其岗位工作（按行政秘书操作规范）。（7）本部门其他岗位需要临时支援时，应积极协助。当本人需要临时支援时，应及时向本部门其他岗位人员求助。（8）每天应详细填写任务执行表。办公室工作任务执行表岗位： 姓名： 月 日至 月 日序号日期工作内容任务下达者要求完成时间 实际完成时间 备 注 行政秘书工作规范一、 目的1、 工作
