1、对高校图书馆办公室工作的探讨(西安医学院 图书馆，陕西 西安 710021)摘 要：对高校图书馆办公室工作的特点、性质和作 用进行了分析，并针对目前图书馆办公室面临的现状,对如何提高工作效率和质量做了相关 的探讨。关键词：高校图书馆；办公室工作；人员素质中图分类号：G258.6 文献标识码：A 文章编号：10076921(XX)14013102高校图书馆办公 室(简称“馆办”)是个综合性的办事机构，也是图书馆里一个重要的中心枢纽部门。办公室 的 管理工作既繁杂又具体，是馆长赖以指挥全馆运作、推动所属业务部门搞好本职工作的重要 机构，是承上启下、协调左右、连接内外各个方面的纽带。馆办的工作性质具
2、有复杂性、多 变性和综合性，涉及范围广、头绪多等特点。办公室工作的好坏直接影响着图书馆的工作质 量和工作效率，如何改进和提高将起着举足轻重的作用。1 图书馆办公室工作的具 体特点随着网络信息的飞速发展，高校图书馆既是学校的文献信息中心,为教学和科学研究服务的 学术机构，又是学校信息服务的窗口和基地，对学校的发展起着至关重要的作用。图书馆的 工作范围也在不断扩展，技术手段不断更新，馆办工作由过去单一的行政事务管理，转向多 元化，具有多变性、综合性和服务性、随机性、主动性等特点，工作则要求主动、及时、准 确、严密、务实。主要任务是协助馆长处理日常业务工作，负责全馆的政策、计划、控制、 统计、协调、
3、公关等工作, 制定改革措施、规章制度和岗位职责，进行人事管理、档案管理 、考勤、资金管理、经费安排、物品采购，对外联络、馆内外协调、工作业务交流以及后勤 事务管理等。2 图书馆办公室的工作性质和实际作用2.1 专业知识的综合性 处理好行政和业务的关系图书馆办公室工作由于临时性、突发性、应急性的事务较多,所涉及的业务范围广、头绪多 、综合性强。其主要职能是辅助馆长做好图书馆内部行政和业务工作。馆办是各种文书处理 和公文来往的集散地，办公室的业务知识,主要是行政管理和文秘工作有关的知识,即处理好 各种文件资料和档案的管理工作，上级的指示、报告、通知、总结等；行政文书的起草、呈 送；拟定审核各种规章
4、制度和岗位职责；各种信息的收集、反馈等；负责统计数据、制定计 划、编制各类统计报表；负责办理各部门人事借调、人员流动等工作；负责保管印章；负责 收发文件、信函、邮件等及时送阅传递；负责组织全馆性活动、安排有关会议及工作；负责 后勤保障等工作。因此，图书馆办公室的作用和地位是不容忽视的。2.2 咨询工作的辅助性当好领导决策的参谋和助手 图书馆办公室工作是馆 长领导下的直接办事机构，办公室又称为“参谋部”、“智囊团”。它不但是馆长的得力助 手，还是馆长决策的参谋；它是领导机构制定决策的“传令兵”，不仅协助馆领导处理图书 馆全面工作，而且还服务于各业务部门之间。从本馆的工作重心出发，帮助馆长出主意、
5、想 办法、提建议、拟方案、献良策。深入各业务部门进行检查、督导和调查研究，将各部门的 工作情况、存在的问题和要求，收集分析整理，并及时向领导反馈信息。为馆长的决策提供 准确的事实、科学的数据、真实的材料、可靠的方案等信息，以供馆长参考。在作出决策后 的执行过程中，办公室要将信息及时反馈给图书馆的领导，根据情况变化及时提出修改意见 ，待决策落实后，据执行情况，总结经验教训，提出完善措施。决策的科学与否，直接影响 着图书馆的发展，所以要积极主动地发挥参谋和助手的作用，参与决策的制定与贯彻。办公室人员要熟悉各专业知识和学术文献馆藏的具体分布，要做到心中有数、思路清晰。对 紧急文件的处理要及时交管领导
6、审阅，有的根据时间和性质、类别，需逐一办理落实到位。 对一些重点工作，要当好参谋，协助馆领导作好安排，对重要活动拟出参考方案，要有敏锐 的观察力和独立思考能力，并要有超前意识和创新精神，同时不断丰富自己的知识。2.3 增强部门间的协调性 充分发挥桥梁的纽带作用2.3.1 处理好与学校各职能部门的关系。图书馆要得到发展,与学校各职能部门的理解支持是密不 可分的，如：院机关、人事、教务、总务、财务和各系机关都要保持密切的联系，办公室人 员要虚心听取各职能部门对图书馆的建议和意见，经常与相关部门的领导、工作人员沟通， 保持良好的关系，不断通报图书馆的工作情况,及时报告遇到的困难和要解决的事宜, 使各
7、 职能部门了解图书馆在学校中的作用,争取支持和理解，努力为图书馆制造一个良性的外部环境。2.3.2 协调好本馆各部室间的工作。鉴于图书馆各部门都有着各自特殊的职 能和 作用，其 职责分工不同,人员的工作方法和思维方式也存在着一定差异，要使各部门充分发挥职能， 整个系统运行和协，为此，要求办公室要因人而异主动沟通,对各部室正确传递和收集信息 ，让各业务部门理解馆领导对工作的要求，执行新的办馆方针和服务原则。要树立整体观念 、大局意识，要具有团结协作的精神、以诚待人，获得他人的理解与支持。2.4 加强对外服务的互补性发挥窗口作用2.4.1 对外沟通联络是办公室工作的重点。加强高校图书馆之间的密切联
8、系,馆际之间可以采取馆 际互借、资料互换、计算机联网等,从而达到资源共享。联系学术协会，开展专题学术交流 会、座谈会,适时安排并组织全馆参与全校或地区、行业之间的各种文体比赛等。这样既搞 好了公共关系、沟通了感情,又提高了学术水平和业务能力,也达到了优势互补，促进了图书 馆事业的发展。2.4.2 做好接待服务工作，是对外联络的关键。图书馆工作的最终目的是为读者提供优质的服务, 因此加强与读者之间的沟通尤为重要。首先，要为读者开展多元化服务，做好读者咨询，开 展问卷调查，及时了解和掌握读者需求，开展对外宣传活动,供读者了解图书馆各项工作内 容以及规章制度等。其次，要以满腔的热情诚恳地接待好每一位
9、读者和来宾的参观工作，馆 办人员就要做到嘴勤、腿勤，事事想在前头，做在前头，热情接待，服务周到。再次，在网 络环境下，图书馆办公室工作已融在网络空间里。它的社会形象所代表的不单是学校内的一 所图书馆，而体现的是学校的整体面貌。2.5 保障馆内后勤服务 做图书馆的“好管家”后勤保障是图书馆办公室的重要工作之一。要树立全心全意为人民服务的思想，经常到各部 门听取意见，了解检查各部门物资的使用情况及需求，对全馆所需物资设备的采购工作要有 计划，认真核对登记全馆的固定资产、设备、家具等，负责的预算、申报、验收、保管和维 修等，认真执行财务制度、财务管理、统一管理各种对外服务收费项目，负责全馆的考勤记
10、录、工资、奖金的发放，负责全馆办公用品、办公设备、劳保用品、图书用品、清洁用品等 的购置、存放、配给的审核申报及收发管理工作，负责全馆的安全保卫、防火、消防设备、 水电设备、空调暖气、门窗桌椅、电话维维修等后勤管理和服务性工作，负责各部门的环境 设计、绿化美化及清洁卫生管理工作，承办馆内交予的其他任务等等。力争做好图书馆的“ 好管家”。 3 开拓创新，建设一支高素质的图书馆办公室团队3.1 提高办公室人员的综合素质3.1.1 政治素质。馆办人员必须努力学习政治理论和党的方针政策，充分体会和理解文件精神。要 有崇高的职业道德、强烈的事业心和进取精神，廉洁奉公、谦虚谨慎、坚持原则、兢兢业业 、自强
11、不息，要能自觉抵制各种错误思想的干扰和影响，服从分配，听从指挥，以身作则， 为人表率。3.1.2 业务素质。馆办人员要具有较宽的知识面，扎实的业务基本功和较强 的组织管 理能力。要钻研业务,熟练技巧,自信自立;不断更新业务知识理念,加强新知识的学习和新技 术的掌握； 要学会办公设备和计算机的操作使用。熟练掌握各种公文写作、通讯报道、语 言表达及洞察分析能力等，要培养组织才干、社交管理能力，要具有一定的控制能力、决策 能力和创新能力，才能适应新的工作标准和要求，提高办事的效率。3.2 要有奉献精神和创新意识3.2.1 奉献精神。馆办是服务部门，平时琐碎繁杂的事务性工作是需要有一定耐心和热情，具有
12、不 图名利、乐于奉献的人才能安心这份工作。要能吃苦耐劳、任劳任怨地为馆内人员服务。要 有开拓进取、积极向上的奉献精神。3.2.2 创新意识。要不断探索解决办公室工作问题的新思路、新途径、新方法。在服务工作的方式 、方法、范围、内容、对象等方面不断提高认识，变被动服务为主动服务,不断开拓思路,使 服务工作突破传统观念。3.3 要有良好的人际关系和公关意识3.3.1 良好的人际关系有利于建立团结和谐的工作氛围。办公室的工作虽然有明确的分工，但当面 对工作头绪多、事务繁杂的环境中，又有许多临时性的事务需要大家的通力合作、紧密配合 ，因此馆办工作人员就需要有谦虚、诚恳的工作态度，有耐心的语气和礼貌用语
13、，心平气和 地去工作，互相关心、互相帮助，在力所能及的情况下，为同事排忧解难。使大家处在一个 友好、和谐的环境中愉快的工作。3.3.2 在与上级领导、相关部门及外单位工作交往中,树立公关意识。办公室要同其他高校图书馆 联系和协作, 要本着积极主动、相互支持、优势互补的原则。与其交往中要保持虚心学习的 态度，配合各业务部门开展馆际之间的业务交流、经验交流、学术交流，组织相互参观学习 等工作,至此才能吸取引进先进的管理理念、服务方法和服务内容。才能使馆际之间互惠互 利共同发展,共同进步。总之，高校图书馆随着现代化、网络化特性的影响，图书馆办公室工作的观念、机制、服务 内容形式等方面也在不断更新变化。做好办公室工作，就要不断创新，适应社会和时代的发 展，改革管理工作的程序和方法，提高工作效率。参考文献1 徐数.高校图书馆办公室工作浅谈J.高校图书馆工作，1998,(4):5758.2 金鸽.试论高校图书馆办公室工作J.内蒙古科技与经济，XX,(22):110 111.3 雒庆生，刘金梅.浅谈高校图书馆办公室工作J.农业图书情报学刊，XX, (11):8485.4 王小兰.高校图书馆办公室工作之管见J.东莞理工学院学报，XX，(4):9 697.5 柏丽娜.谈高校图书馆办公室工作如何适应现代化图书馆的需要J.河北科 技图苑,XX，(2):5152.
