高职院校档案信息化建设的思考_赵静.pdf

1、晋 城 职 业 技 术 学 院 学 报 二 二 三 年 第 十 六 卷 第 一 期 总 第 八 十 七 期 一、高职院校档案信息化建设的意义（一 一）档案工作相关含义 档案工作相关含义档 案：是 指 各 种 形 式 的 原 始 记 录。各 类 国 家 机构 和 社 会 组 织、以 及 个 人 在 社 会 活 动 中 形 成 的，需 要通 过 一 定 方 式 保 存 下 来，供 备 查 的 文 字、图 片、影 像以及其他各种形式的具有保存价值的历史记录。职 业 院 校 档 案：职 业 院 校 档 案 是 指 职 业 院 校 在学 校 管 理、教 学 活 动、招 生 就 业、实 习 实 训 等 各

2、 类 管理 和 教 学 活 动 中 形 成 的 对 学 校 具 有 查 阅 考 证 和 保 存价 值 的 各 类 资 料 的 原 始 记 录，职 业 院 校 档 案 也 是 国家档案的有机组成。档 案 信 息 化：通 俗 地 讲，就 是 指 对 原 始 的 档 案 资源 通 过 与 信 息 化 技 术 的 有 效 融 合 和 全 面 赋 能，实 现对 原 始 档 案 资 料 的 共 享 和 交 换，从 而 提 高 档 案 资 源的 使 用 价 值、实 现 档 案 资 源 的 便 利 共 享，拓 展 档 案 的应用范围。（二 二）高职院校档案信息化建设的重要意义 高职院校档案信息化建设的重要意义

3、随 着 社 会 发 展 和 科 学 进 步，信 息 化 成 为 当 今 时代 发 展 的 大 势，这 给 高 职 院 校 档 案 工 作 带 来 了 革 命性 的 变 化，只 有 充 分 认 识 到 开 展 档 案 信 息 化 建 设 对档案工作的重要意义，才能从根本上做好这项工作。1.提高工作效率高 职 院 校 档 案 既 包 括 学 校 各 项 会 议、重 要 活 动的 记 录 及 学 校 发 展 过 程 中 产 生 的 各 类 信 息，也 包 括教 师、学 生 的 基 本 信 息，内 容 庞 杂，种 类 繁 多，其 中 具有 保 存 价 值 的 资 料 需 要 通 过 档 案 形 式 统

4、 一 保 存 和 管理。过 去 学 院 留 存 的 各 类 档 案 资 料 主 要 是 传 统 的 纸质 档 案，空 间 占 用 大，需 要 人 员 多，日 常 管 理 费 时 费劲，日 常 查 考 很 不 方 便，而 且 随 着 档 案 年 限 越 来 越长，受 学 院 档 案 室 环 境 和 条 件 所 限，保 存 和 管 理 难 度也 越 来 越 大。信 息 化 建 设 可 把 传 统 的 纸 质 档 案 分 类转 变 为 数 字 档 案，不 同 用 户 可 以 非 常 便 捷 地 获 得 所需 档 案 信 息，不 会 受 制 于 时 间 和 地 点，不 会 因 使 用 不当 造 成 损

5、 坏 或 丢 失，管 理 和 应 用 更 加 方 便、快 捷 和高效。2.实现资源共享随 着 高 职 院 校 信 息 化 技 术 的 普 及 和 数 字 化 校 园建 设 的 深 入 发 展，当 前 各 类 高 职 院 校 普 遍 建 立 了 高校 办 公 自 动 化 系 统 和 对 外 官 方 网 站，实 现 了 可 公 开档 案 资 料 校 园 网 络 的 全 覆 盖。通 过 有 效 的 管 理 手 段和 信 息 化 技 术 的 应 用，进 一 步 规 范 高 职 院 校 在 教 学和 办 公 过 程 中 形 成 的 各 类 电 子 文 件 信 息，转 换 成 为数 字 档 案，通 过 档

6、 案 馆（室）进 行 网 络 数 字 化 管 理 和必 要 的 安 全 认 证，实 现 学 院 各 类 档 案 信 息 和 资 料 的相 互 交 流、资 源 共 享，进 而 实 现 学 校 档 案 管 理 系 统 和教学办公系统的全面接轨。3.便于查阅利用传 统 的 学 生 学 籍 纸 质 档 案，分 属 于 多 个 部 门 收集 汇 总，学 籍 信 息 的 收 集 整 理 需 要 耗 费 大 量 的 人 力和 时 间，最 终 汇 集 到 档 案 管 理 部 门。当 前，许 多 职 业院 校 如 果 想 获 取 学 生 学 籍 信 息，或 是 学 生 想 获 取 自己 的 学 籍 信 息，都

7、需 要 在 获 得 批 准 后，本 人 亲 自 到 档收稿日期：2022 08 23作 者 简 介：赵 静（1968），女，汉 族，天 津 武 清 人，副 研 究 馆 员。主 要 研 究 方 向 为 档 案 管 理。李 焱 凯（1995），男，汉 族，山 西 原 平 人。主要研究方向为信息管理。高职院校档案信息化建设的思考赵 静1，李焱凯2（1.忻州职业技术学院，山西 忻州 034000；2.忻州豆罗乡镇卫生院，山西 忻州 034000）摘 要：本 文 围 绕 职 业 院 校 档 案 信 息 化 建 设 工 作 现 状 和 存 在 问 题 进 行 深 入 分 析，从 优 化 档 案 管 理 环

8、 境、完 善 硬 软件 设 施、强 化 人 才 培 养 等 方 面，研 究 高 职 院 校 档 案 信 息 化 建 设，致 力 于 提 升 高 职 院 校 档 案 管 理 水 平，从 而助推高职院校科学发展、持续发展、创新发展。关键 词：高职院校；档案工作；信息化建设中图分类号：G 271 文献标识码：A 文章编号：1674-5078（2023）01-0022-04 DOI：10.3969/j.issn.1674-5078.2023.01.006 高 职 教 育 22晋 城 职 业 技 术 学 院 学 报 二 二 三 年 第 十 六 卷 第 一 期 总 第 八 十 七 期 案 室 对 纸 质

9、档 案 进 行 翻 阅 和 查 找，既 费 时 又 耗 力，给学 校 管 理 和 学 生 查 阅 都 造 成 了 许 多 不 便。而 通 过 利用 档 案 数 字 化 信 息 收 集 检 索 技 术，可 以 将 不 同 部 门学 生 学 籍 快 速 上 传 到 档 案 管 理 部 门，利 用 数 字 化 信息 化 技 术 对 学 籍 档 案 资 源 再 编 辑 和 再 整 理，可 以 有效 提 升 档 案 管 理 成 效，使 学 院 学 籍 档 案 资 源 能 够 得到 充 分 利 用，学 生 无 论 在 什 么 地 方 都 可 以 登 录 系 统查 阅 自 己 的 学 籍 档 案，打 破 传

10、 统 的 学 籍 档 案 查 询 模式，对 学 校“以 生 为 本”的 办 学 理 念 具 有 重 要 的 现 实意义。4.保护档案安全档 案 资 料 是 高 职 院 校 宝 贵 的 信 息 资 源，在 长 期保 管 过 程 中，因 环 境 条 件 和 技 术 管 理 手 段 不 足，传 统纸 张 档 案 不 可 避 免 地 会 出 现 纸 张 破 损、字 迹 模 糊、档案 缺 页 等 等，而 基 于 云 存 储 技 术 在 计 算 机 系 统 中 的空 间 存 储 功 能，存 储 和 备 份 所 有 的 纸 质 档 案 资 料，将纸 质 档 案 转 化 为 电 子 档 案，可 以 避 免 纸

11、 质 档 案 资 料在 查 阅 和 使 用 过 程 中 的 破 损、丢 失 或 数 据 篡 改 问 题，有效保护纸质档案原件安全。二、高 职 院 校 档 案 信 息 化 建 设 现 状 及 存 在 的问题档 案 工 作 的 信 息 化 建 设，既 体 现 了 学 院 管 理 者主 动 适 应 现 代 化 管 理 手 段 的 主 观 意 识，也 体 现 了 管理 者 对 提 升 学 院 综 合 管 理 水 平 的 能 力 素 质，更 体 现了 高 职 院 校 全 面 融 入 信 息 化 浪 潮 的 综 合 实 力。近 年来，高 职 院 校 都 在 结 合 自 身 特 点，全 面 深 化 高 职

12、院 校教 学 改 革、拓 展 培 养 模 式、提 升 教 学 质 量，与 此 同 时，档 案 室（馆）的 基 础 设 施 建 设、人 才 队 伍 建 设 以 及 数字 化 技 术 与 学 院 档 案 管 理 的 全 面 融 合 创 新，也 越 来越受到各类高职院校的普遍重视。（一 一）学院档案室建设情况 学院档案室建设情况1.总体概况忻 州 职 业 技 术 学 院 是 经 山 西 省 人 民 政 府 批 准、教 育 部 备 案 的 全 日 制 综 合 性 高 等 职 业 院 校，校 园 占地 485 亩，目 前 有 在 校 生 9400 余 人，教 职 工 528 人。学 院 综 合 档 案

13、室 隶 属 于 学 院 党 政 办 公 室，主 要 负 责学 院 在 不 同 发 展 时 期 形 成 的 各 种 类 型 档 案 的 收 集 整理、鉴 定 保 管 和 加 工 利 用 工 作，目 前，学 院 档 案 室 规模、管理和等级都位居全省职业院校前列。2.各档案室职能职责学 院 根 据 档 案 工 作 相 关 规 范 要 求 和 工 作 需 要，在 综 合 档 案 室 内 还 分 设 了 教 务 档 案 室、学 生 档 案 室、人 事 档 案 室 3 个 档 案 室，分 别 由 教 务 处、学 生 工 作 处和 组 织 部 负 责 管 理。综 合 档 案 室 配 备 1 名 专 职 档

14、 案人 员（副 研 究 档 案 馆 员，本 科），教 学 档 案 室 有 2 名 兼职 档 案 人 员（1 名 高 级 讲 师，本 科；1 名 讲 师，本 科），人事 档 案 室 有 2 名 专 职 档 案 人 员（1 名 副 研 究 档 案 馆 员，本 科；1 名 助 理 档 案 馆 员，本 科）。学 院 在 教 务 处、人事 处 和 学 生 处 等 主 要 处 室 同 时 配 备 兼 职 档 案 员，建立 了 定 期 向 学 院 档 案 室 报 送 档 案 资 料 的 制 度，为 学院 各 项 档 案 工 作 的 开 展 奠 定 了 坚 实 的 基 础。学 院 综合 档 案 室 在 业 务

15、 上 对 专 业 档 案 室 进 行 检 查、监 督 和指 导。教 务 档 案 室 档 案 含 教 学 大 纲、人 才 培 养 方 案、课 程 设 置、课 程 建 设、课 程 思 政、打 造 精 品 课 程 及 专业 建 设 等 一 系 列 与 教 学 相 关 的 档 案 资 料。学 生 档 案室 覆 盖 了 9000 余 名 学 生 的 个 人 档 案 资 料，每 年 新 增新 生 档 案 3 千 余 卷，毕 业 生 档 案 每 年 约 取 走 2/3 以 上。人 事 档 案 室 档 案 含 在 编 干 部、工 勤、离 退 休 约 900 余卷。按 照 档 案 馆 室 建 设 标 准 要 求

16、，综 合 档 案 室 总 面积 达 到 150，分 设 了 档 案 库 房、查 阅 室、办 公 区，档案 库 房 目 前 共 配 置 了 大 型 密 集 架 8 组、防 磁 柜 1 台，并 根 据 需 要 配 置 了 若 干 电 脑、打 印 机、复 印 机、扫 描仪等档案设备，可以总体满足档案工作需求。3.档案制度建设情况档 案 室 在 档 案 信 息 的 收 集、管 理、利 用 和 档 案 信息 的 安 全 等 方 面 实 行 了 一 整 套 严 格、完 备 和 规 范 的流 程。持 续 开 展 档 案 编 研 工 作，编 制 了 案 卷 目 录、归档 文 件 目 录、文 件 汇 编 等 检

17、 索 工 具，保 障 了 学 院 日 常档 案 资 料 的 查 找 与 利 用。开 展 了 档 案 咨 询 服 务，解决 了 许 多 档 案 查 阅 者 在 查 阅 过 程 中 随 时 可 能 遇 到 的疑 难 问 题。对 档 案 专 职 和 兼 职 人 员 都 分 别 制 定 了 一套 完 备 的 管 理 考 核 制 度，鼓 励 参 加 档 案 业 务 知 识 培训 学 习，人 员 专 业 技 能 得 到 一 定 提 升。我 院 被 国 家档案局评定为科技事业单位档案管理“国家二级”。（二 二）档案信息化建设存在的主要问题 档案信息化建设存在的主要问题近 年 来 我 院 的 档 案 信 息

18、化 工 作 尽 管 取 得 了 许 多成 效，但 距 离 高 职 教 育 快 速 改 革 发 展 的 要 求 还 存 在着 制 度 不 够 健 全、管 理 水 平 低 下 等 问 题，特 别 是 档 案工 作 中 的 信 息 化 建 设 仍 然 存 在 着 认 识 不 足、历 史 较短、基 础 薄 弱、投 入 较 少 等 许 多 制 约 因 素。主 要 体 现在以下几个方面：1.重视仍显不足与 其 他 普 通 高 等 院 校 相 比，高 职 院 校 对 档 案 信息 化 建 设 重 要 性 的 认 识 普 遍 存 在 不 少 差 距。部 分 高职 院 校 领 导 往 往 把 精 力 用 在 教

19、 学 质 量 和 办 学 特 色上，对 档 案 工 作 特 别 是 对 档 案 信 息 化 建 设 的 重 要 性缺 乏 足 够 的 重 视。一 些 高 职 院 校 在 每 年 召 开 的 重 要会 议 中，没 有 专 题 研 究 过 档 案 工 作，把 档 案 工 作 理 解为 用 几 个 人 把 档 案 资 料 整 理 好、不 要 损 坏 丢 失 就 行了 的 原 始 认 识，对 档 案 管 理 的 科 学 化、信 息 化 重 视 不足，没 有 全 面 形 成 自 上 而 下 重 视 档 案 工 作 特 别 是 档案数字化和信息化建设的局面。2.管理模式落后我 院 档 案 馆 室 的 组

20、织 管 理 仍 然 沿 用 过 去 陈 旧 的赵 静 等 高 职 院 校 档 案 信 息 化 建 设 的 思 考 高 职 教 育 23晋 城 职 业 技 术 学 院 学 报 二 二 三 年 第 十 六 卷 第 一 期 总 第 八 十 七 期 方 式，配 置 的 主 要 领 导 普 遍 缺 少 档 案 专 业 特 别 是 信息 化 专 业 知 识，只 注 重“管”而 不 会“理”，在 一 定 程 度上 把 档 案 馆 室 从 一 个 专 业 性 较 强 的 业 务 部 门 演 化 成为 一 个 行 政 部 门。有 的 档 案 机 构 成 为 学 院 闲 杂 人 员的 安 排 场 所，特 别 是

21、学 院 配 置 的 档 案 兼 职 人 员 缺 乏对 档 案 基 础 知 识 的 培 训 和 学 习，难 以 使 档 案 工 作 专业化作用得到全面有效发挥。3.数字赋能滞后数 字 档 案 是 档 案 事 业 发 展 的 必 由 之 路，然 而 信息 化 建 设 和 改 造 不 但 需 要 投 入 大 量 人 力 物 力，还 需要 巨 额 的 资 金 保 障。一 些 院 校 由 于 缺 乏 财 力 物 力，信 息 化 欠 账 较 多，当 前 配 置 的 软 件 硬 件 设 备 不 能 适应 和 满 足 当 前 信 息 化 数 字 化 转 型 发 展 需 求，难 以 让数 字 化 有 力 有 效

22、 深 度 赋 能 传 统 档 案 工 作，档 案 管 理难以有效全面提升。4.专业人才不足当 前，许 多 高 职 院 校 档 案 馆 室 的 管 理 人 员 和 专业 技 术 人 员 普 遍 不 是 档 案 专 业 专 门 人 才，大 部 分 档案 馆 室 没 有 配 置 一 个 档 案 信 息 化 专 业 的 人 才。档 案部 门 人 员 接 受 档 案 专 业 信 息 化 培 训 学 习 的 机 会 较少，几 乎 没 有 新 招 录 的 档 案 信 息 化 专 业 人 才，导 致 工作 开 展 不 深 入、不 到 位，严 重 制 约 了 档 案 管 理 质 量 的全面提升。三、高职院校档案

23、信息化建设的思考和建议高 职 院 校 作 为 培 养 应 用 型 人 才 的 主 要 阵 地，目前 的 档 案 管 理 方 式 已 难 以 适 应 现 代 社 会 的 发 展 需求，加 强 高 职 院 校 信 息 化 建 设 对 推 动 高 职 院 校 的 发展作用显著。（一 一）健全信息化机制 健全信息化机制按 照 国 家 和 省 市 档 案 信 息 化 制 度 建 设 要 求，加快 对 学 院 现 有 传 统 档 案 管 理 和 运 行 模 式 进 行 全 面 提升 改 造，健 全 电 子 档 案 管 理 工 作 机 制，制 定 档 案 室 档案 资 料 数 据 库 建 设 方 案、档 案

24、 工 作 人 员 数 字 化 应 用和 提 升 长 效 制 度 等 一 系 列 档 案 数 字 化 信 息 化 相 关 制度 和 方 案。建 立 档 案 管 理 人 员 数 字 化 信 息 化 培 训 制度，组 织 档 案 室 人 员 常 态 化 参 加 档 案 数 字 化 和 信 息化 培 训，不 断 提 升 档 案 管 理 人 员 综 合 素 质。建 立 档案 室 信 息 化 数 字 化 年 度 工 作 考 核 评 价 制 度，强 化 对档 案 室 所 有 人 员 的 考 核 评 价，全 面 激 发 工 作 人 员 的积极性。（二 二）培养专业化人才 培养专业化人才高 职 院 校 应 全

25、面 提 升 对 档 案 管 理 特 别 是 档 案 信息 化 建 设 重 要 性 的 认 识，使 档 案 室 所 有 人 员 在 掌 握档 案 组 卷、归 档、编 目、录 入 等 传 统 基 础 知 识 的 基 础上，更 要 学 习 掌 握 数 字 档 案 知 识，让 专 业 的 人 干 专 业的 事。加 快 引 进 和 培 养 既 懂 档 案 专 业 知 识、又 懂 信息 化 专 业 知 识 的“双 人 才”。强 化 学 院 档 案 馆 室 现 有“非 科 班”出 身 的 档 案 管 理 人 员 的 培 训 工 作，加 强 老中 青 不 同 年 龄 层 次 档 案 数 字 化 和 信 息 化

26、 人 才 梯 队 的建设，全面提高档案管理人员专业化水平。（三 三）配置数字化设施 配置数字化设施档 案 数 字 化 基 础 设 施 是 档 案 信 息 化 工 作 的 基础。根 据 高 起 点、高 标 准 的 要 求，学 院 要 加 大 资 金投 入 保 障 力 度，逐 步 建 立 完 善 学 院 各 类 档 案 数 据库。建 设 好 集 安 全、卫 生、功 效 于 一 体 的 机 房 和 服务 器、防 火 墙、核 心 交 换 机、磁 盘 阵 列、档 案 信 息 综合 管 理 系 统 等 数 字 化 档 案 信 息 库 所 必 需 的 软 硬 件设 施，实 现 档 案 信 息 资 源 系 统

27、 化，提 高 档 案 信 息 利用 率。同 时 要 确 保 购 置 使 用 的 软 硬 件 设 备 符 合 档案 管 理 信 息 化 要 求，将 数 据 安 全 纳 入 学 院 网 络 安 全管 理 体 系，全 面 提 升 防 范 和 化 解 档 案 管 理 重 大 风 险的能力。（四 四）加快规范化建设 加快规范化建设严 格 按 照 国 家 档 案 管 理 质 量 认 证 体 系 制 定 数 字档 案 室 工 作 流 程，健 全 数 字 档 案 室 管 理 制 度，规 范 数字 档 案 室 管 理 工 作，为 档 案 管 理 数 字 化 信 息 化 建 设提 供 全 方 位 保 障。建 立

28、并 不 断 完 善 档 案 信 息 系 统，对 档 案 信 息 化 管 理 工 作 内 容 进 行 细 致 的 分 类，对 不同 类 型 的 档 案 信 息 进 行 全 方 位 标 准 化、系 统 化 管 理，明 确 档 案 资 料 数 字 化 转 变 形 式 和 标 准，及 时 准 确 做好 原 始 档 案 的 录 入 整 理 和 编 排 入 库 工 作，确 保 档 案信息化管理有效开展。（五 五）推动社会化共享 推动社会化共享档 案 信 息 化 可 以 为 社 会 提 供 大 量 的 可 靠 的 基 础性 公 共 信 息，满 足 人 们 共 享 信 息 的 需 求，为 档 案 信 息社 会

29、 化 起 到 支 撑 作 用。随 着 社 会 大 众 对 公 众 知 情 权意 识 的 日 益 增 强，人 们 获 取 档 案 信 息 资 源 的 愿 望 与日 俱 增，学 院 要 加 强 档 案 室 的 网 络 化 建 设，通 过 智 能化 手 段 和 网 络 化 资 源 充 分 应 用 到 档 案 信 息 系 统 中，针 对 不 同 档 案 信 息 的 获 取 需 求，对 拟 获 取 档 案 信 息的 不 同 类 型 人 员 设 定 好 查 阅 使 用 权 限，档 案 资 料 查阅 和 使 用 者 可 以 随 时 随 地 方 便 地 检 索 查 阅 所 需 的 档案 资 料，全 面 提 升

30、 档 案 资 料 的 查 阅 效 率，实 现 学 院 档案 资 源 的 便 利 共 享，全 力 实 现“数 字 化 校 园”建 设 中档案信息资源的科学 管理。（六 六）重视安全化管理 重视安全化管理学 院 的 各 类 档 案 资 料 只 有 在 保 障 其 安 全 性、保密 性 和 完 整 性 的 前 提 下，才 可 以 发 挥 应 有 的 作 用。要 全 面 建 立 档 案 信 息 安 全 保 障 制 度，加 强 档 案 安 全工 作 培 训，全 面 提 升 档 案 管 理 人 员 的 安 全 保 密 意 识。要 加 强 档 案 原 件 的 安 全 保 障，针 对 不 同 类 型 的 档 案资 源，采 取 有 针 对 性 的 安 全 防 护 措 施。同 时 要 加 强档 案 信 息 化 系 统 的 安 全 管 理，对 档 案 信 息 系 统 进 行综 合 安 全 评 估，全 力 提 升 信 息 系 统 病 毒 安 全 防 护、各赵 静 等 高 职 院 校 档 案 信 息 化 建 设 的 思 考 高 职 教 育 24