1、高校公务卡结算过程中存在的问题及对策 石松华 桂林航天工业学院 摘 要： 随着高校经济活动的发展和高校规模的日益扩大, 公务卡结算制度在高校全面推行, 对提高经费使用透明度、控制预算单位现金流量、加强预算执行监管力度、强化对高校财务监管等方面起到了积极推动作用。本文作者根据多年使用公务卡的实际情况, 针对公务卡在办卡、使用卡及报销还款中存在问题作出分析, 并据此提出对策。关键词： 高校; 公务卡; 对策; 作者简介：石松华 (1975) , 女, 会计师, 主要从事财务会计方面工作。一、概述近年来, 随着公务卡制度的普及, 公务卡制度已经成为高校日常结算的重要方式之一。公务卡, 是专门为中央与
2、地方预算单位量身设计的信用卡, 主要用于日常公务支出和财务报销业务, 公务人员可先使用信用卡透支消费、然后报销还款, 它不仅可以减少预算单位的现金使用量, 从而减少财务人员存取现金、核对现金和保管现金的工作量, 增加资金安全性和用款便利性, 有利于控制单位现金管理风险, 还可以充分利用公务卡免息还款期, 避免单位和国库资金占用和利息支出, 使报销环节及财务管理电子化和透明化, 便于监控管理, 可抵制腐败行为的发生。公务卡结算范围主要是原使用现金结算的零星公用经费支出。主要包括办公费、差旅费、维修费、会议费、培训费、公务接待费及公务用车运行维护费, 单次消费额度在 500 元以上的商品和服务类公
3、务支出, 应当通过银行转账或公务卡结算。二、公务卡结算过程中存在的主要问题1. 公务卡办卡制度不完善, 办卡周期长, 导致办卡人员怨声载道目前我校公务卡的发卡行是中国银行, 中国银行只针对在本单位缴纳公积金满一年的职工可以正常办理公务卡, 对于新来的职工和调来的职工以及未缴纳公积金的都不能正常办理公务卡, 而对于不能正常办卡的, 银行总是不及时反馈信息, 往往总是办卡人几个月没收到卡到财务咨询, 财务才会再到银行咨询是什么原因未能办卡。而且办卡的程序复杂、周期长。公务卡本人不能直接在银行办理, 必须到单位填写申请表, 办卡人首先要填写申请书、承诺书以及提供身份证复印件, 由单位财务交到开户银行
4、, 开户银行初审个人信息, 并上传扫描所有办卡信息。对于初审未通过的, 可能要重新提供资料, 还有的要单位提供工作证明, 然后由银行汇总办卡明细清单, 再由单位盖章返回到银行, 银行上传办卡明细清单, 最后由总行审核个人的信息统一制卡并发卡邮寄给个人, 正常的办理一张公务卡最快也要一个月, 甚至更长。2. 公务卡消费完成后, 财务人员下载数据比较麻烦, 加大了财务人员的工作量目前公务卡下载数据是要消费三天后才能在国库支付系统中的公务卡管理中下载数据, 这种情况严重打击了那些报账及时又想继续使用公务卡的人员积极性, 公务卡的下载对金额要求很严格, 必须分毫不差, 尤其是现在网络这么发达, 在网上
5、购货的人也越来越多, 但经常可能存在有折扣或手续费, 这样就使得实际的消费时间、金额与发票的时间、金额不符, 导致数据无法下载。公务卡下载是根据消费小票的卡号、消费时间、消费金额一笔一笔下载, 尤其是有时一个人报账多笔时, 也要一笔一笔下载, 非常麻烦, 不能批量下载数据, 这样既消耗了财务人员的大量时间, 也大大增加了财务人员的工作量。(1) 高校公务卡报销制度不健全, 各部门报账人员对公务卡消费信息不熟悉导致报销效率不高目前, 针对公务卡报销传统的模式是需要报账人提供刷卡的 POS 小票, 但随着互联网的广泛使用, 在网上购火车票、机票以及购物品的也越来越广泛, 这些在网上购物的往往无法提
6、供 POS 小票, 这就要求财务人员与报销人反复进行核对, 确定消费的具体刷卡时间及金额, 增加了报销程序的工作量。而且由于报账人消费的笔数太多, 报账的滞后, 经常会记不得具体刷卡时间及金额, 尤其是预授权模式的消费, 经常数据下载核对不上, 通常财务人员根据报账人提供的数据来猜测消费时间及金额, 这样就影响了报账的工作效率。(2) 公务卡支付系统不完善、还款程序复杂、周期长公务卡支付系统不完善。公务卡消费信息上传不完整, 一部分网上公务卡支付信息及部分商户公务卡消费信息在公务卡系统中无法下载和查询到具体的消费记录, 即使提供了具体的 POS 小票, 无法在国库系统中实现公务卡还款。公务卡支
7、付不是直接还款到消费个人, 而是通过第三方账户还款, 而且授权支付凭证不是个人名字, 是一个第三方代付款账户名, 这样就会导致如果金额相同的情况下, 可能会发生漏还款项。公务卡还款是根据会计审核无误的凭证, 将每一笔消费记录下载下来。然后根据下载的记录对应每一个项目还款, 完成多笔还款后再生成时还要一笔一笔生成, 不能多笔同时生成, 这样大大增加了财务人员的工作量, 在公务卡还款明细中只显示第一笔支付凭证号, 后面的支付凭证号都不显示, 尤其是对于一笔业务多人刷卡的情况, 还有可能两天录入的公务卡, 这种情况下支付凭证号就会不连续, 财务人员还要将每笔支付凭证号手写到还款明细单上, 所有的程序
8、都做完以后, 财务人员还要将公务卡还款明细拿到开户行, 再由开户行根据还款明细给每一个人还款, 而且银行给每个人录入还款后还要总行确认, 总行确认以后才算到卡, 还款周期特别长。三、完善公务卡结算制度的建议1. 规范公务卡办卡程序首先, 预算单位应指定专人负责办理公务卡, 负责跟踪公务卡的办理程度。对于不能正常办理公务卡的人员, 应及时与银行沟通, 将所需材料一次性提供给银行, 这样可以提高办卡进度。其次, 建议银行可以简化公务卡的办卡程序, 公务卡的持卡人为预算单位的工作人员, 申请办卡时由单位确认其身份, 由预算单位出个单位证明, 就可以在银行自助办理公务卡, 这样就大大提高公务卡办卡速度
9、及程序。2. 提高国库支付系统中的公务卡管理(1) 预算单位应设置公务卡还款明细表, 将报销人的姓名、账号、消费时间、消费金额、报销金额等体现在公务卡还款明细表中, 这样便于持卡人报销及财务人员进行账务核对、及时还款。 (2) 向国库处或者国库授权支付系统开发者提出建议, 是否第二天就可以将消费记录导入系统, 这样就可以及时下载消费记录, 提高用卡效率。 (3) 针对下载难的问题, 在下载时应可以根据消费人提供的时间和姓名就可以下载到消费信息, 或者是可以根据提供的姓名, 然后可以输入一个时间段就可以下载到该人公务卡的所有消费信息, 然后报账人根据发票报销金额来为报销人还款, 而无需要提供准确
10、消费时间及金额, 或者国库系统是不是可以设置一个批量下载消费数据, 这样可简化在报账过程中总是下载难的问题, 而且可以大大提高还款速度。3. 高校财务部门应及时制定适合本校的公务卡报销制度, 加强业务宣传和对报账人员的培训(1) 加强对高校工作人员的思想政治及职业道德教育, 全面组织培训学习, 对财务人员进行最新的财经及业务知识、业务技能培训。 (2) 各部门应配备相对稳定的报账人员, 财务部门应定期对这些报账人员进行业务培训工作, 帮助报账人员熟悉公务卡报销制度及报销业务流程。 (3) 高校应根据财务制度、会计制度的各项规定及本单位的实际情况制定适合本单位的公务卡报销管理制度。4. 推进公务
11、卡还款电子化简化公务卡还款流程, 通过与国库处和银行三方协调与改进, 对国库支付系统中的公务卡管理系统进行升级, 简化公务卡消费信息查询, 还款步骤, 实现单位财务人员足不出户实现公务卡还款报销, 使还款环节电子化, 这样可缩短公务卡报销时间, 减轻高校财务人员工作量以及报销人的时间成本。公务卡还款应实现国库授权支付直接还到消费者的公务卡上, 而不应是通过第三方还款, 第三方进行数据转接, 程序环节减少, 这样既减少财务人员的工作量, 也减少了银行工作人员的工作量。参考文献1农梅.高校公务卡结算制度的问题与对策J.北方经贸, 2016, (6) :110-111. 2赵金鼎.行政事业单位公务卡使用存在的问题与优化建议J.行政事业资产与财务, 2014, (23) :22-23. 3段玉凤.试论事业单位公务卡制度在执行过程中存在的问题及对策J.经济师, 2016, (4) :121-122.
