1、要事第一的时间管理,唐长军 2005年8月,培训内容,你的时间管理有问题吗？ 时间管理不当的后果 如何高效管理自我的时间 时间管理的两个有效工具 如何高效管理他人的时间 时间管理的八大要决 制定个人行动计划,为什么我们在这里?,时间管理的原因： 1、时间是企业最稀缺的资源之一； 2、有效的时间管理能够以最高的效率完成重要的事情； 3、有效的时间管理可以减少加班时间，提高个人生活品质。,认识时间管理,时间是什么?时间管理中最根本的要素?时间管理的实质是什么?,算算我们时间？,一年有365天； 其中双休日共_104_天； 法定假日_10 _天； 公司带薪休假_10_天； 带薪病假_0_天； 实际工
2、作约241_天，共_1928_小时; 研究表明，有效工作时间为_20-30_%； 全年有效工作时间为_385-578_小时。,认识时间管理,时间管理中最根本的要素?-事件 时间管理的实质是什么?-事件长短与排序的管理,培训内容,你的时间管理有问题吗？ 时间管理不当的后果 如何高效管理自我的时间 时间管理的两个有效工具 如何高效管理他人的时间 时间管理的八大要决 制定个人行动计划,录像片段1: 10分钟,要求:观看录像时请尽量多地找出这个经理做得有问题的地方,将观察到要点及时记录下来 研讨:你发现他的问题有哪些?,全球调查结果：时间管理无效的原因,1.优先顺序不明确 2.电话打扰 3.缺乏目标计
3、划 4.贪多嚼不烂 5.不速之客 6.无效授权 7.桌面杂乱无章/找不到东西 8.缺乏自律/拖延 9.不会说“不” 10.低效的会议,录像片段2: 10分钟,要求:观看录像时请尽量找出这个经理做得有问题的地方,将观察到要点及时记录下来 小组研讨:你发现他的问题还有哪些?,培训内容,你的时间管理有问题吗？ 时间管理不当的后果 如何高效管理自我的时间 时间管理的两个有效工具 如何高效管理他人的时间 时间管理的八大要决 制定个人行动计划,录像片段3: 10分钟,要求:观看录像时，请观察这个经理是如何管理自我的时间,将要点及时记录下来 小组讨论:管理自我的时间的要点是什么？,时间管理的核心步骤,定角色
4、和职责(明确价值观) 列出事件清单 排定事件次序 制定时间计划表 言行一致地执行 调整和改善,时间管理的核心步骤第一步,1、定角色和职责(明确价值观) 公私兼顾：工作+家庭 价值为先：以价值观为依据,时间管理的核心步骤第二步,2、列出事件清单 主动性任务 -帮你实现工作目标 应对性任务 -不太重要却不可缺少,会见,13-11-2000,时间管理的核心步骤第三步,3、排定事件次序 工作的重要程度 (重要的工作需要安排足够的时间处理） 工作的紧急程度（紧急的工作需要马上着手处理）,重要性与紧急性,重要性：你个人觉得有价值且对你的使命、价值观及首要目标有意义的活动。 紧急性：你或别人认为需要立刻处理
5、的紧急事件或活动。 我们可以用这两个要素及其对立面所形成的四象限来描述我们所从事的活动。这四象限构成“时间管理矩阵图”。,时间管理矩阵图,重要 不重要,紧急 不紧急,象限 危机 急迫的问题 有限期的任务，会议，准备事项,象限 准备及预防工作 计划，休闲 建立人际关系 培训，授权，创新,象限 干扰，一些电话 一些会议 一些紧急*事件 凑热闹的活动,象限 细琐的工作* 浪费时间的闲聊 不关紧要的信件 看太多的电视,偏重不同时间象限上的不同结果,时间管理基本策略,重要， 紧急,重要， 不紧急,重要,紧急,I,III,不重要，紧急,不重要，不紧急,扩大,减少,避免,缩小,时间管理矩阵的启示,有效能的人
6、在第一象限中只会有少量非常重要且需立即处理的紧急事件。他们将焦点放在重要但不紧急的第二象限活动上，来保持产出与产能的平衡。”-史蒂芬柯维,为第二象限预留时间,花更多时间在第二象限，来创造机会和保护资源 为第一象限活动做预测并将它们移入第二象限 预防或为第一象限活动做准备，以减弱紧急程度 确认和消除不能帮助实现目标的活动,小组作业:给张经理安排一天的任务,时间管理的核心步骤第四步,4、制定时间计划表 计算事件时间长度 保证为重要工作预留整块时间 适当预留弹性,时间管理的核心步骤第五步,5、言行一致地执行 排除干扰 有效授权,如何对付影响工作的打扰者,先打断他的话； 站起来； 把握好时间； 把握好
7、谈话内容； 态度要友善。 要做到：对待他人，时间上要苛刻，态度上要和气,时间管理的核心步骤-第六步,6、调整和持续改善 每日调整与应变 阶段自我评估与改善,时间管理的核心六步骤,定角色和职责(明确价值观) 公私兼顾,价值为先 列出事件清单 按照主动性与应对性分类 排定事件优先次序 以重要性和紧急性来排定 制定时间计划表 预留弹性,保证重点 言行一致地执行 排除干扰,有效授权 调整和改善 自我评估,持续改善,培训内容,你的时间管理有问题吗？ 时间管理不当的后果 如何高效管理自我的时间 时间管理的两个有效工具 如何高效管理他人的时间 时间管理的八大要决 制定个人行动计划,推荐两个时间管理的好工具,
8、周工作计划/小结表 效率记事本(每日事件安排表),月 周工作计划/小结表( 月 日至 月 日),5月第3周工作计划/小结表,每日时间安排表,请小组为小张安排一周事件的时间计划表,培训内容,你的时间管理有问题吗？ 时间管理不当的后果 如何高效管理自我的时间 时间管理的两个有效工具 如何高效管理他人的时间 时间管理的八大要决 制定个人行动计划,录像片段4:10分钟,要求:观看录像时请尽量找出经理做得有问题的地方,将观察到的要点及时记录下来 小组研讨:你发现他的问题还有哪些?,管理者授权的两个障碍,管理者要学会如何授权，必须先要克服两个障碍： 要舍得把自己喜欢的工作，分派给别人去做 克服恐惧心理，不
9、要害怕工作局面失控,授权前的思考,哪项任务？ 由谁负责？ 如果派他，她/他能胜任吗？ 需要多长时间培训，她/他才能胜任工作？ 制定培训计划。,授权后的跟进,提供必要的支援 关键处把关，监督工作进展,高效会议十大要点,准备要充分 目的要明确 始终要准时 流程要清晰 角色要分工（主持、会议纪要、时间管理） 主题要紧扣 个别另处理 总结并确认 纪要及时发 跟进并落实,高效会议通知十大要素,邮件标题明确 目的要明确 时间 地点 参加人 流程（议题及时间分配） 主持人 纪要人 注意事项 联系方式,推荐两个管理他人时间的好工具,开好周例会 甩猴子的技巧,培训内容,你的时间管理有问题吗？ 时间管理不当的后果
10、 如何高效管理自我的时间 时间管理的两个有效工具 如何高效管理他人的时间 时间管理的八大要决 制定个人行动计划,时间管理的八大秘决,效果效率 目标计划 计划行动 排序罗列20 80 集中分散人 事 罗盘时钟,做正确的事情 书面界定结果 缜密思考策划 优先高于一切 关注少数重点 专注整块时间 投资情感帐户 平衡工作生活,平衡发展的生命之轮,To live:生理,To love: 社交/人际,To learn: 心智,To leave: 心灵,平衡发展的四个方面,生理:我们通过适当的营养、运动、休息及压力管理强身健体。 心智:我们在阅读、写作及思考中增进智慧。 心灵:我们通过阅读催人上进的文学作品
11、，沉思冥想，与心中的神对话，或回归自然来保持心灵的健康。 社交/情感:在重要的人际关系情感帐户中每日持续存款，将会让我们的人际关系更加牢固，情感也日趋成熟。,行动计划建议,每周日晚制定周行事计划表 使用周工作计划/完成表 购买并使用效率记事本 写一个你近期目标 记录三天的时间使用情况 设定授权计划 读高效能人士的七个习惯,把握今天,想象有一家银行每天早上都在你的帐户里存入86,400，可是每天的帐户余额都不能结转到明天，一到结算时间，银行就会把你当日未用尽的款项全数删除。这种情况下你会怎么做？当然，每天不留分文地全数提领是最佳选择。 你可能不晓得，其实我们每个人都有这样的一个银行，她的名字是时
12、间(TIME)。每天早上时间银行总会为你在帐户里自动存入86,400秒；,把握今天,一到晚上， 她也会自动地把你当日虚掷掉的光阴全数注销，没有分秒可以结转到明天，你也不能提前预支片刻。 如果你没能适当使用这些时间存款，失掉的只有你自己会承担。没有回头重来，也不能预提明天，你必须根据你所拥有的这些时间存款而活在现在。你应该善加投资运用，以换取最大的健康、快乐与成功。时间总是不停地在运转，努力让每个今天都有最佳收获。 想要体会一年有多少价值，你可以去问一个失败重修的学生。,把握今天（续）,想要体会一月有多少价值，你可以去问一个不幸早产的母亲。想要体会一周有多少价值，你可以去问一个定期周刊的编辑。想要体会一小时有多少价值，你可以去问一对等待相聚的恋人。想要体会一分钟有多少价值，你可以去问一个错过火车的旅人。想要体会一秒钟有多少价值，你可以去问一个死里逃生的幸运儿。想要体会一毫秒有多少价值，你可以去问一个错失金牌的运动员。 请珍视你所拥有的美好时光，特别是你可以和一些值得付出的人来分享这些时光。 别忘了时间不等人。 昨天以成为历史，明天则摇不可知，而今天是一个礼物，所以英文把现在称为Present，请珍惜这份礼物（译者按Present别义为礼物）,
