1、浅谈加强核电企业合同文件的归档管理 姚彦通 中核核电运行管理有限公司 摘 要： 核电企业在设计、建造、调试、营运等过程中, 会形成大量的合同文件, 合同文件是记录核电企业经济行为的依据性凭证, 它的收集、整理、保管和提供利用, 对维护核电企业的合法权益, 促进核电企业的健康发展具有重要意义。如何加强合同文件的归档管理, 是核电企业值得关注和探讨的问题, 本文根据秦山核电合同文件的管理实践和管理经验, 探讨合同文件的管理措施, 为相关行业提供参考。关键词： 核电企业; 合同文件; 归档管理; 合同文件, 指在采购准备及合同签订过程中产生的各种文件, 如采购立项、询报价文件、招投标文件、采购合同、
2、合同变更、商务确认函以及合同签订过程中产生的各类审批报告/记录等, 也包括在合同结算阶段产生的结算书和工程报告咨询结算书等文件资料。合同文件, 是记录核电企业经济行为的依据性凭证, 它的收集、整理、保管和提供利用, 对维护核电企业的合法权益, 促进核电企业的健康发展具有重要意义, 如何加强合同文件的规范管理, 是核电企业值得关注和探讨的问题。一、合同文件的特点(一) 突出的依据凭证性。合同文件最突出也是重要的特点是依据凭证性, 也就是说依法订立的合同, 对采购双方具有法律的约束力。由于具有这一作用, 在安全管理要求非常高的核电企业, 合同文件是维护企业合法权益的最直接、最有效的手段之一, 只要
3、是从事采购、项目等活动, 发生经济联系的, 必须签订合同, 以此来规范采购双方的责任、权利和行为。(二) 种类很多, 内容复杂。核电企业的设计、建造、施工、营运过程非常复杂, 需要十几家建设和监理单位、几十家设计单位、几百家设备制造厂商和服务供应商的共同参与。这么多单位和部门所提供的项目建设、设备采购和服务供应, 只有通过签订合同, 明确双方在采购、项目工作中的责任范围和权利义务, 才能保证核电企业各项采购、服务工作顺利开展、完成。多种采购和服务需求导致核电企业的合同种类很多, 内容复杂。二、合同文件归档管理中存在的问题在合同文件归档管理过程中, 因合同文件由采购立项、询报价文件、招投标文件、
4、采购合同等多项文件和记录组成, 且合同执行过程有长有短, 由采购人员进行整理、组织, 形成合同文件包进行移交归档, 会出现文件不完整性和内容不准确性等问题, 各项文件和记录缺乏有机联系, 不利于合同文件的规范利用。另外, 同一类型的合同文件中的各项文件和记录的模板不统一, 编写审批等的内容不规范, 签字、修改等不符合合同文件的归档要求。三、建立合同文件的归档管理要求(一) 前端规划。应按照合同法规的要求, 根据合同类型建立不同的合同模板, 以保证合同文件编写的标准化和规范化;合同文件应按文件的体系和方式进行管理, 要求合同文件应实行统一的文件编码, 编码应做到分类科学、简单易识别、方便查询利用
5、。(二) 规范整理及数字化加工。合同文件接收后, 应进行归档整理和页码填写, 将合同文件按归档管理要求进行整合。合同文件通过电子文档管理平台进行查询和利用, 能提升其利用效率和水平, 同时要求合同文件的电子化加工应清晰、专业, 符合电子文件的质量要求和相关标准。(三) 电子化利用。将合同文件通过电子文档管理平台以文件的体系和方式进行利用, 是提升合同文件归档管理水平的关键。但在电子系统中, 必须做好合同文件的安全分级权限, 保证合同电子文件内容的安全性。(四) 归档管理。合同文件通过电子文档管理系统按照文件的体系和方式进行管理后, 还要按照档案体系进行归档管理, 保证核电企业档案分类管理体系的
6、完整和有效。四、加强合同文件的归档管理措施(一) 提高对合同文件的认识, 明确合同文件规范管理的必要性。合同文件为解决企业经济活动中的采购争议、统计归档提供依据, 在保障企业采购活动和项目工程的顺利运行发挥重要作用。核电企业应认识到合同文件的重要性, 明确合同文件规范管理的必要性, 把合同文件管好, 提升核电企业的总体文件管理水平。(二) 重在实施、规范管理、加强监督。做好合同文件管理工作, 离不开各部门的相互合作与支持, 其中, 采购部门和文档部门起关键作用。要明确采购人员和文档人员的职责, 制定强有力的制约措施, 同时要加大管理力度, 并加强质量保证部门对合同文件管理的监督和检查。(三)
7、提高业务水平和综合能力。合同文件的形成、管理以及利用, 采购人员和文档人员不仅是自始至终的参与者, 同时也是至关重要的管理者、服务者。要做好合同文件管理, 人员是第一要素, 人员业务水平和综合能力直接决定了合同文件规范管理水平, 这就要求采购人员要具备一定的文档知识, 掌握文档管理工作的一些要求, 也要求文档人员具备一定的采购知识。(四) 文档人员要强化宣传意识和服务意识。要做到规范管理合同文件, 文档人员必须树立正确的宣传意识和服务意识, 认真贯彻和落实管理制度, 积极宣传合同文件工作的重要性, 争取企业的重视和支持。其次, 要向采购部门宣传, 将文档意识植根于采购管理中, 充分认识到合同文件工作是合同管理的重要组成部分。五、结束语加强核电企业合同文件的归档管理, 提升合同文件管理质量, 对维护核电企业的合法权益, 促进核电企业的健康发展具有重要意义。通过完善管理制度, 加强采购人员和文档人员的管理意识和服务意识, 不断提高业务水平和管理能力, 加强部门沟通, 争取多方支持, 才能逐步提升合同文件的归档管理水平。
