1、探析茶叶企业销售管理的内部控制制度 殷雪松 白钰 西京学院 摘 要： 任何一家茶叶企业, 必须把销售计划纳入自身的控制制度的第一环节。文章针对茶叶企业销售方面存在的突出问题及产生的原因, 以管理目标为导向, 以制度建设为载体, 结合问题产生的根源以及管理制度所有倾向的要素, 进行了一些探讨, 并旨在对管理制度存在的漏洞进行修订和完善, 以更好的促进茶叶企业的发展。关键词： 制度建设; 内部控制; 管理流程; 作者简介：殷雪松 (1972-) , 男, 内蒙古赤峰人, 硕士, 讲师, 研究方向:公司治理与内部控制审计。为销售团队建立严格的销售计划制度, 并建立相匹配的考核体系, 结合季节变化、市
2、场变化、流行度的变化甚至包括交通条件的变化等等适时的对销售计划进行论证和调整, 才能保证销售与生产的匹配统一, 使企业避免出现有客无货或有货无客的情况。在销售量的制订上, 则要根据各类品种产能的大小, 有针对性的制订营销计划并加以制度化, 为茶叶企业产销结合形成良性循环而奠定基础。1 茶叶企业销售环节在内部控制制度建设方面应当注意的主要问题企业的内部控制是指在现代企业制度下, 企业内部的运转流程分布、企业信息化建设、企业控制理论等共同建立起来的经营管理体系, 这一体系的建立的主要目的是规范企业的运转流程、防范企业的资金风险、防止企业运作当中存在的漏洞, 提高企业的整体效益, 企业内部控制, 特
3、别是销售管理的内部控制, 对于企业经营的效益和获得的收益, 具有十分重要的意义。一是销售计划的建立。销售计划是指导企业生产经营的重要手段, 茶叶企业是与市场紧密相关的企业, 销售计划的确立非常重要, 销售计划关系着企业的发展命运, 是茶叶企业销售控制制度中的最重要一个环节。个别茶叶企业, 特别是小规模的茶叶企业或者创立初期的企业, 由于缺乏目标导向, 没有销售计划, 或者是制订的销售计划不合理, 销售计划与生产计划不同步, 这就造成了很多问题, 有时候是客户迟迟拿不到货物, 有时候是货物堆积如山, 但是却找不到客户。而茶叶企业的市场敏感性又非常强, 一旦客户拿不到货, 就会选择另外的合作伙伴,
4、 这就造成了客源的流失, 而另一种情况下, 一旦大量的茶叶产品堆积如山而销售不出去的时候, 就会造成产品过期报废, 或者降低口感和品质, 给茶叶企业造成重大的经济损失, 同时, 企业的销售计划要根据企业的市场定位和发展战略高度结合, 因为市场定位是决定企业走高端精品路线还是走普通大众路线, 又要结合自身茶叶产品的种类、等级以及各类产品的产量来确定, 而发展战略则是决定于企业未来的发展目标, 因为要想在市场中取得较大的知名度, 则必须把企业的产销量做到最高, 而茶叶企业面对的是成千上万的茶叶消费者, 良好的口碑又会成为企业提高知名度的重要途径, 所以, 必须切实根据自身的产品种类和数量来确定销售
5、计划。综合上述分析, 足以说明, 销售计划是茶叶企业的销售环节的第一控制要素, 必须引起企业经营者的高度重视。在销售计划内部控制制度上, 笔者认为应当突出如下几个方面:一是整体的销售任务是多少?二是每个月销售多少?三是每个区域销售多少?四是每个业务员应销多少?这样就会让每个业务部门的负责人包括每名销售人员都知道自己的责任和使命, 进而激发其完成业绩的使命, 而这些, 必须在长期的经营活动中加以制度化, 不能随心所欲, 随意修改, 那样会挫伤销售团队的积极性, 导致团队成员的流失, 甚至带走客户, 导致大量的客源损失, 就得不偿失了。二是客户开发与信用管理。任何一家企业都知道这样一句口号“客户就
6、是上帝”, 所以在客户开发、管理以及客户信用的管理方面, 必须有一套行之有效的管理制度, 才能形成针对客户的控制体系, 不断实现对新客户的开发, 留住老客户, 从而使自己的销售网络更加完备和巩固。而有了稳定的客户源, 则企业的产品销路自然就不成问题, 利润也会滚滚而来。所以, 客户开发与客户信用管理, 也应当成为茶叶企业内部控制体系的重要组成部分之一。2 茶叶企业客户管理活动开展过程的突出问题分析一是对老客户管理不到位, 造成客户流失。客户流失的主要原因不外乎以下几点:一是产品质量不稳定, 口感不均一, 造成分销商对茶叶企业的产品不认可, 从而改变采购源;二是产品货源不足, 造成长期断货, 客
7、户被迫改换门庭或口味;三是客户自然流失, 这一点不足为虑。针对上述问题, 茶叶企业在销售内部控制制度方面, 应当有针对性的制订相应的防范措施, 例如:固定原材料的采购来源, 和上游供应商签订长期的供应协议, 并以制度形式加以固化, 在生产工艺流程上也要形成严格的规范, 进而保证产品的质量。在外销途径上, 要规定不合格产品不得流入市场, 并要求销售人员必须严格遵守, 不得以次充好, 毁坏企业品牌和形象, 从而留住老客户。在货源的保障上, 每年要在销售计划的建立上, 要紧密结合自身产能, 以及当年的气候条件, 茶叶产量等及时加以调整, 遇到货源不足的情况下, 要及早向分销商或大客户沟通产能及库存情
8、况, 优先保证固定分销商的货源, 留住忠诚的分销商。对于自然流失的顾客, 要扩大宣传推广力度加以挽留, 并吸引更多的新客户加入, 因此, 企业也要有一套宣传、推广的工作计划或者内部控制制度, 并在资金上给予相应支持, 以保证企业的宣传推广工作, 为茶叶品牌扩大影响力, 达到留住老客户, 开发新客户的目的。二是发现不了潜在的市场需求, 造成新客户开发困难。随着人们生活水平的不断提高, 饮茶已经成为一种新的时尚, 茶叶市场的需求量正在不断扩大, 而茶叶企业的销售内控体系中, 必须把潜在的市场需求当成一项重要制度, 制订出每年的市场开发计划, 结合企业业绩的提升, 制订出每一年度甚至五年、十年的市场
9、开发计划, 针对不同地区的消费水平, 采取多种方式加以引导, 使新的客户不断涌现, 为企业业绩的提升创造条件。三是没有一套客户档案管理制度, 无法对客户的质量进行分析。茶叶企业在客户质量的选择上也是非常关键的。目前大多数企业都有了一套客户管理制度, 几乎每个客户, 包括潜在客户都有记录在案, 对于客户的消费情况、回款情况、欠款额度等都有详细的记录, 对于来电咨询过的潜在客户, 也有相应的登记, 企业会在适当的时间, 例如节假日或客户生日时发出相应的问候, 以加深客户对企业的印象, 使其在适当时间转变成为自己的固定客户。这些档案资料的建立, 不能凭一时兴致, 而必须加以制度化, 成为销售团队的一
10、种工作习惯, 一旦与客户有过接触, 就要录入客户档案, 定期对客户进行分级、筛选, 形成自己的客户评判体系, 避免因人员流动而造成客户流失, 这从某种意义上讲, 也是对企业核心利益的一种保护措施。四是选择客户的质量不高或者对客户的判断有误, 造成销不出货或收不到款。现在茶叶市场非常复杂, 分销商的信用管理, 以及对分销商财务状况、诚信度的判断都非常重要, 如果不能在内部控制制度上加以约束, 则容易形成上述局面, 给企业造成重大损失。因此, 企业应当针对上述问题, 建立一套内部控制制度, 在客户的选择上, 要求销售队伍必须对客户进行一定的调查, 了解客户的相关信息以及其财务状况、信用状况等, 选
11、择优质的客户签订合同, 开展交易, 对于信用状况较差的客户, 原则上应当采取先款后货的营销模式, 以规避资金风险, 避免形成呆坏帐。3 茶叶企业销售管理的内部控制制度茶类产品的市场价格确定是一件非常复杂的工作。目前茶叶市场上, 各类产品价格各异, 从上万元到几十元, 价格落差非常之大, 这里面固然有很多炒作行为, 但是, 也是茶叶市场火爆的一个缩影。但是, 作为茶叶企业来讲, 要打造“百年老店”, 则要讲究诚信经营, 作到货真价实, 这样才能吸引新顾客、留住老顾客, 而不能跟一时之风, 图一时之利。所以, 茶叶企业必须有一套严格的定价制度。在茶叶企业的定价内控体系中, 必须有防范个别营销人员随
12、意报价的制度。首先, 公司产品价格的确定, 要经过专家、经理、销售人员共同组建团队对市场进行调研, 在调研的基础上, 结合本企业的实际情况, 制订本企业的标准价格区间, 再结合客户的实际情况, 划分出不同级别的分销商、零售商、散户以及其所在区域的距离远近、消费水平, 制订出不同的报价标准, 这个标准不能存在太大的差异, 必须和采购量相结合, 否则就会出现价格混乱现象, 这样, 就能形成自身的价格管控体系, 避免出现价格混乱或者价格舞弊行为。为了促进茶叶企业产品的销售, 企业还应当制订一定的促销手段, 不定期开展相应的促销活动, 但是, 这类活动的开展要采取一定的保密措施, 避免个别人利用促销获
13、利, 这从长远看, 是对客户利益的一种消耗, 是不利于企业的长远发展的。另外, 在促销活动中, 必须做到不能窜货, 利用促销时机窜货, 也是个别销售人员钻企业空子的一种行为, 这是有损于企业利益的。价格浮动也是增加销售业绩的一种方式。茶叶企业都有内部浮动价格, 在执行标准价的基础上设定价格浮动权, 明确相关权限的人员, 这种价格浮动权在某种情况下可以促进成交额的增加。而最重要一点, 就是这些行为都必须制度化, 成为内部控制制度的一部分, 才能有效的发挥作为。4 结语综上, 茶叶企业销售内部控制制度, 是一个比较复杂的管理体系, 我国的茶叶文化方兴未艾, 人们饮茶习惯正在大规模养成, 茶叶市场前
14、景广阔, 而茶叶企业的销售工作任重道远, 内部控制制度的建立完善远非本文所能阐述完全, 更加有待于我们在工作中进一步寻找和发展, 而上述几点, 则是在茶叶企业销售工作中经常出现的问题, 希望本文可以引起相关人士的关注, 为茶叶企业销售的规范化作出积极的贡献!参考文献1孔莉娜.安溪县茶叶产业链的整合管理研究J.甘肃社会科学, 2013 (1) :131-133. 2刘雨曦.S 种子企业销售与收款内部控制制度优化研究D.湖南大学, 2014. 3胡燕, 晓芳, 论企业内部控制自我评价体系的构建J.北京工商大学学报:社会科学版, 2009 (6) :92-95. 4李银兵.对我国现行内部控制评价主体定位的研究J.思想理论教育, 2015 (12) :66-68. 5沈素珍.茶叶产业特性及融资影响因素研究J.思想政治教育研究, 2016 (6) :126-129.
