1、2018/8/24,QT-03,1,时间管理技巧,主 讲 人：苌卫东,2018/8/24,QT-03,2,目 录、什么是时间管理 、时间资源的特点 、时间观念的树立 、支配时间的方法 、常见时间陷井的处理,案例：某先生为“妻管严”，尽管极爱睡懒觉，但不 得不每天第一个起床，通过长期的“实践”，他将 每天早晨的工作内容和工作程序总结如下：醒来后立即在煤气灶上烧水（10分钟），打开煤气灶后就开始穿衣服（5分钟），然后出门去取牛奶（5分钟），回来后就烧牛奶（10分钟）同时开始洗漱（5分钟），最后是喝牛奶（5分 钟），他家中只有一个灶头（热源），他又必须 在7点45分离开家，否则将迟到，如果我们忽略
2、象打开煤气灶等其他占用极少的工作，你同意下 列哪种观点：,深圳市睿弼成企业管理咨询有限公司,REPUTE,A：该先生上班前有抽一支香烟的习惯(5分钟),如果他7点15分醒来并起床，他就没时间抽烟了。 B：如果前一天已经取好牛奶，则该先生可以晚起来5分钟，上班仍不会迟到。 C：如果前一天既烧好水，又取好了牛奶，则该先生就可以晚起来15分钟,上班仍不会迟到。 D：如果前一天已经烧好水，则该先生就可以晚起来10分钟，上班仍不会迟到。 E：只要他每天7点15分起来，他不但有时间抽香烟，而且上班还不会迟到。,REPUTE,深圳市睿弼成企业管理咨询有限公司,2018/8/24,QT-03,5,有一类人，他
3、们永远准时，从不会忘记要办的事，能够按计划的步骤，如期甚至提早完成工作，事事办妥，轻松无比，他们拥有异于常人的能力？-非也!他们懂得时间管理的窍门。,一、什么是时间管理？时间管理就是在同样的时间消耗情况下,为提高时间利用率和有效性而进行的一系列控制工作。时间管理自我管理 时间管理最重要是有清晰的工作计划及目标，懂得订定先后次序，如果掌握不到重点，便如同本末倒置。,深圳市睿弼成企业管理咨询有限公司,REPUTE,2018/8/24,QT-03,7,2018/8/24,QT-03,8,研讨正确做事的顺序：今天必须做 今天应该做 今天可以做面对任何事情 拒绝做做 别人做自己做 延迟做马上做,ABC时
4、间管理法：A类：具有本质上的重要性和迫切性20%30% B类：重要性和迫切性对全局无严重影响30%40% C类：无关大局40%集中精力去处理重要事情，琐碎事情交下级去办，学会授权。,REPUTE,深圳市睿弼成企业管理咨询有限公司,充分运用80% 20% 原理在一群事物中，属于“重要的少数”只占20% ，属于琐碎的多数占80%，若能掌握那些只占20%的“重要的少数”事物，则能获80%成效，若致力于占80%琐碎的多数事物之处理，则最多只能产 生20%的成效。,深圳市睿弼成企业管理咨询有限公司,REPUTE,2018/8/24,QT-03,11,二、时间资源的特点：管理者要很好地完成工作就必须善于利
5、用 自己的工作时间。工作是很多的，时间却是有限的。时间是最富贵的稀有财富。4MIT MAN： 人力资源 MATERIAL：物力资源 TIME:时间 MONEY： 财力资源 METHOD： 技术资源,2018/8/24,QT-03,12,时间是最珍贵最稀有的资源:一寸光阴一寸金，时间就是金钱，浪费时间即是慢性自杀。 时间的供给毫无弹性:时间对每个人都是公平的 时间无法积蓄:莫等闲，白了少年头，空悲切 时间无法失而复得:当你向时间挥手时，时间从你的指缝中穿过 时间的轨迹是历史,2018/8/24,QT-03,13,三、时间观念的树立：错误的时间观念:视时间为主宰者混日子视时间为神秘物不善调配时间视
6、时间为奴隶只顾无休止地工作视时间为敌人只怪时间不够用 正确的时间观念：视时间为中性资源，有助于我们把握现在,而不致迷失过去或未来。,REPUTE,深圳市睿弼成企业管理咨询有限公司,正确理解效率和效益：效率 效益按正确的方式做事 做正确的事 以活动为导向 以目标为导向 解决问题 预防问题 尽职 称职 降低成本 增进效益,深圳市睿弼成企业管理咨询有限公司,REPUTE,2018/8/24,QT-03,15,四、支配时间的方法：一个成功的人，善用他的时间是最大成功因素之一，企业的管理者，感觉时间不够用已是很普遍的现象，既然谁也无法获得比别人更多的时间，唯一方法是如何计划充分利用你的时间。,REPUT
7、E,深圳市睿弼成企业管理咨询有限公司,2018/8/24,QT-03,16,1、将计划记录在纸上：每日回到办公室，未开始手头的工作前，把一日内要处理的工作项目分门别类、清晰地写下来。按工作的重要性，排列要完成及处理的次序，以成果先行，哪项工作效益最大，便先行处理，没空理会的工作不是丢下不理，而是稍后再理。把所有资料硬塞进电脑是最不明智的做法，聪明的做法是，利用纸和笔，记录每日的工作日志，亦可用录音机把所有计划概念化，整理好后放在你私人办公桌，每日必会翻看的资料夹,作为执行工作的指标。,错误的行事次序举例： 喜欢做的事 不喜欢做的事 懂得做的事 不懂得做的事 容易做的事 不容易做的事 已排完时间
8、的事 未排完时间的事 已经筹划的事 未经筹划的事 别人的事 自己的事 紧迫的事 不紧迫的事 少量时间可完成的事大量时间才能做好的事 与自己利害有关的事与自己利害无关的事 先发生的事 后发生的事,深圳市睿弼成企业管理咨询有限公司,REPUTE,2、选择好策略性目标：只做能有助向目标迈进的事项:面对一连串工作无从入手时，需决定是先打电话搜集资料，还是先剪报？关键在于你必须清晰界定希望获得什么成果，何时完成工作，下一步便该想想该怎样达成目标。切记，不可订出超乎计划以外的计划,只做A计划，A计划做不成便做B计划。,REPUTE,深圳市睿弼成企业管理咨询有限公司,2018/8/24,QT-03,19,每
9、次最好只定一个目标，依目标行事，不要分心，待完成一个项目后，再执行下一个项目。每月更新工作时间表，工作进行时，不时反省及检讨工作进度，检讨先做做好的计划及策略性选择，掌握每日执行工作的节奏，每周定时检讨工作时度，碰上大型的工作计划，最好能仔细计划要执行的下一个步骤。,2018/8/24,QT-03,20,3、尽早订下完成时间：为每项独立的工作预早定下完成时间，下决心如期进行及完成。懂得节省及充分利用时间，绝对不浪费时间处理你能力内办不到的事情，选择你能力范围内可胜任的工作，然后全力以赴，成本效益相对亦会提高，但办不到又被上司委任的工作该怎么办？-主动出击，不要被动“等死”，向资历较深的同事请教
10、，主动申请帮忙，这样不但令工作在指定时间内完成，更有助于与你的同事建立良好关系。,2018/8/24,QT-03,21,4、整合你的工作：港人一般爱在同一时间内做很多件事，就象同时看几本书，每次都要不停花时间反复再看,每本书都看不出结果，如此不能集中精神到头来便一事无成香港著名人力资源管理专家吴克俭。大多数人只知做 、做、做而不懂该全心全 意地去做，常常工作途中抽离，反省及检讨自己的进度导致一有变数时，无法处理不懂解决的困局，基层职员未能如期做妥工作，可说非他之过，而是上司没尽其管理责任，要求他自己看工具书，尝试记事薄协助，督促他如期完成，要求他定期检讨进度，这样下属职员的个人策划能力得到提升
11、，他习惯于有系统及有规律地处理工作，可避免浪费时间。,2018/8/24,QT-03,22,5、“用”时间而非“花”时间：多数人不懂如何有效管理时间，特别是刚入职的毕业生，上班前接受有关培训也是重要的，时间管理的精粹是：订工作目标，分配工作次序，依计划行事,学习有效地“用”时间，而非“花”时间，实行时间管理最初可能会很难，但一旦习惯后，你会发现工作得特别起劲，个人工作效率亦相应提高不少。,2018/8/24,QT-03,23,时间管理五步曲： 写下每日每周需完成的工作事项、看看能力范围内哪些具可行性。 将工作依重要性次序排列及处理，成果先行、先做最具成本效益的工作。 每日更新工作项目，定期检讨
12、工作效率及目标，使计划能按部就班地完成。 要做便马上去做，勿为自己找寻借口以延迟进度。 量力而为，估计自己究竟要用多少时间才能完成一份工作，以及是否需其他人帮忙。,五、常见时间陷井的处理方法：1、拒绝的处理方法：,不善拒绝的原因： 接纳比拒绝容易。 不知如何拒绝。 想做广受爱戴之人。 不了解拒绝之重要性。 耽心触怒请求者。,深圳市睿弼成企业管理咨询有限公司,REPUTE,2018/8/24,QT-03,25,拒绝的处理方法：,耐心倾听。 无法当场决定接纳或拒绝，则明白告知你需要考虑。 显示你对请求事项在慎重考虑。 和气地感谢请求者想到你，并表示歉意。 表现出坚定的神态。 最好指出拒绝的理由。
13、请对方了解，你的请求是对事不对人。 可能的话，提供可行的取代方法和途径。 切忌透过第三者拒绝。,2、拖延的克服方法：拖延的事：困难的事、不愉快的事、含重大决策的事 为何拖延： 避免棘手的难题制造理由寻找借口 遭到干扰和危机 给执行者压力不足 避免不愉快的决策的直率答复 对重要的计划未追踪 带回家处理的工作未处理 疲劳导致处理工作困难 清理太频繁 。,REPUTE,深圳市睿弼成企业管理咨询有限公司,2018/8/24,QT-03,27,拖延的克服方法：,各个击破法 主次分明 改变思维方法 避免过分追求尽善尽美,2018/8/24,QT-03,28,3、文件满桌的处理方法：,文件满桌的原因： 授权
14、不足 犹豫不决 半途而废习惯 纵容文件堆积 耽心遗忘文件之存在,2018/8/24,QT-03,29,文件满桌的处理方法：,发挥字纸篓的功能 不要把文件堆积在别处或放进抽屉 建立文件进出、储存、调阅之系统 集中时间处理文件，每种文件原则上只处理一次 要求部属阅读外来文件并要求他们标识要点 下班前整理办公桌,2018/8/24,QT-03,30,4、会议多的处理方法：不参加没有准备的会议，规定员工养成开会必须准备，发言必须简短，内容必须充实，会议必做“结论”的习惯。一方面减短会议的时间，一方面使会议不流于形式。除此之外经营者应该视会议的性质，尽量减少参加会议，有些会议未必要参加，只要在会议后批阅
15、一下会议记录即可了解全盘大要。,2018/8/24,QT-03,31,会议前：研究会议之必要性，可否选择其它可行办法 ，会议的目标要明确，邀请必要的人员参加 ，选择适当时间，午餐前、下班前为佳，发放议程。 会议中：准时、开门见山、避免干扰、准时结束 会议后：会议纪要、执行情况报告、解散已完成任务的委员会,缺席、迟到、早退等通知本人,2018/8/24,QT-03,32,5、电话多的处理方法：选择一位能干的秘书，授予更大的权力，在某些之内的电话，直接交给他去处理，不必转接。如果非由经营者自行处理不可时，应简短扼要，不要在电话中扯些与主题无关的事情，养成能在3分钟内把问题解决并挂掉电话的习惯。,2
16、018/8/24,QT-03,33,附件1:电话干扰每一个经营者每天总要接到数个甚至数十个的电话，而他打出去的大概也在这个数目上下，这些电话通常都不能像其他公务一样，集中处理，尤其是来电，究竟什么时候会铃响根本无从得知，因此许多工作常因接转电话而被干扰中断。根据心理学家的研究，当我们正在专心做一件事情或思考某一项问题的时候，最好能够一气呵成，不要中途中断，因为受到中断的干扰之后，通常都要经过一段相当长的时间才能使精神或思绪再重新集中，根据研究，电话的干扰是打断经营者思路和破坏其集中精神的最主要原因。,2018/8/24,QT-03,34,为了解决这个问题，大部分的经营者都让秘书先“过滤”电话，
17、把一部分可以不用亲自处理的电话先行代为处理，只有重要事情非由经营者亲自解决不可的才以转接。这个办法固然可以减少来电干扰的机会，但是仍然有限，因为大部分的秘书都有无法做严格的“过滤” ，而发生处理不当得罪客人的情形，况且大部分来电的人都认为事情很重要，非要经营者亲自接听不可（事实上可能只是芝麻绿豆大事件），在这情形担任过滤工作的秘书就难以再坚持，只好予以转接，因此，这种办法并无立竿见影之效。,2018/8/24,QT-03,35,附件2:会而不议每一个企业每周总要开几次会议，规模越大者，开会的次数越频繁，每次开会时间少者20分钟，多者持续34小时，这些会议有些是“计划”公司政事，有些是“检讨”业
18、务成效，有些是“协调工作”，其目的都是冠冕堂皇，但是根据管理顾问机构研究发现，大部分企业内所开的会议都患有“会而不议、议而不行”的毛病，大家在会中信口开河或无的放矢，说者口沫横飞，听者昏昏入睡，等到该说的都说完了之后，主席乃宣布散会，于是大家带着一脸的空白，打个哈欠，作鸟兽散，这是一般企业界开会的通病，也是造成经营者浪费时间的第二个原因。,2018/8/24,QT-03,36,附件3:应付意外事件火车、飞机、公共汽车、轮船等依时间表运行，但依然会有意外事件，同样的情形也可能发生在你身上，所以，为意外事件留时间，是很明智。某百货公司的经理，早计划在星期一举行大减价，而很不巧的，星期日恰好是该公司
19、一年一度的员工野餐活动。当天艳阳高照，是个很难得的好日子，结果星期一早晨，1/4的职员因阳光炙伤而请假，筹备已久的大减价就因此而流产了。这就是未预留意外处理事件的时间的一个例子。,2018/8/24,QT-03,37,聪明人有三个预防此类事件发生的方法：第一每件事计划都留有多余的预备时间。第二、努力使自己在不留余地，又饱受干扰的情况下，完成预计的工作。这并非不可能，事实上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精确些。第三、另准备一套应变计划。假使你为每件工作立下时间限制，你将发现，有三件事你做成功了：（1）迫使自己在规定时间内完成工作。（2）对你自己能力有了信心。（3）你已仔细分析过将做的事了，而把
20、它们分解成若干个单元，是正确迅速完成它们的必要步骤。一旦拟定了目标，计划好时间表，剩下的关键就是快动手去做了。,2018/8/24,QT-03,38,附件4:赢取时间的办法1、把该做的事，依重要性顺序排列，这件工作，你 可以在周末，前一天晚上就安排妥当。俗话说：“预则立、不预则废”,凡事要把握先机。2、每天早晨比规定时间早十五分钟或半个小时开始工作，这样，你非但立下好榜样，而且有时间在全天工作正式开始前，好好计划一下。3、开始做一件工作前，应先准备好，把所有需要的资料、报告放在桌上，这样将免得你为寻找遗忘东西浪费时间。4、利用电话、电报、信件和像录音机一类的装备，以节省时间。,2018/8/2
21、4,QT-03,39,5、购买各种书籍、手册及寻求别人的服务，尽可能吸收及准备知识，这样可增进你处事能力，减少时间浪费。6、把最困难的事搁在工作效率最高的时候做，例行公事，应在精神较差的时候处理。7、养成将构想、概念、凭据及资料，存放在档案里的习惯，在会议、讨论或重要谈话之后，立即录下来，这样，虽事过境迁，但仍会记忆犹新，因为没有比忘记履行诺言更坏的事了。8、训练速读：想想看，如果你的阅读速度增快2-3倍，那么行事效率该有多高？这并不难做到，书店及外界都有增进你这些能力的指导训练书籍。,2018/8/24,QT-03,40,9、不要让闲聊浪费你的时间，对于那些上班时间找你东拉西扯的人，让他们知
22、道你很愿意和他们谈天，但却应在下班以后。 10、利用空闲时间：它们应被用来处理例行工作的，假如那位访问者失约了，也不要呆坐在那里等下一位，你可以顺手找些工作来做。 11、充分发挥你手提箱的功用：把文件有条不紊的排好，知道哪些东西在哪个位置上，这样就可避免浪费时间去找东西，更不会再有与人洽谈时，翻箱倒柜的事。 12、琐事缠身时：务必果断地摆脱它们。尽快地把事做完，以便专心一致地处理较特殊或富创造性的工作。口述时，只述重点，其余就让秘书或助手来替你做，只要使他们知道你期待他们要做什么事就可以了。,2018/8/24,QT-03,41,13、管制你的电话：电话虽然不可缺少，但如果完全被你太太或朋友占
23、用了，那这工具岂非像一个被埋没掉的天才？还有，在拿起电话前，先准备好每件要用的东西，如纸、笔、姓名、号码及预定话题、资料等。 14、该做的事都放在桌上，以免遗漏。 15、晚上看报：除了业务上的需要外，尽可能在晚上看报，而将一日之计的宝贵光阴，用在读信、看文件或思考业务状况上，这样将可使你每天工作更加顺利。 16、开会时间最好选择在午餐或下班以前，这样你将发现这段时间，每个人都会很快地做成决定。,2018/8/24,QT-03,42,17、当你遇到一个健谈的人来访，最好站着接待他，奇怪吗？这样他应会打开窗子说亮话，很快就道出来意了。 18、将相关的工作列在一起，举例说，你应口述数小时，或该与属下
24、进行连串的讨论，如此会使你较有概念。 19、休息片刻，来杯咖啡、茶、冷饮，甚至只要在窗前伸个懒腰，就足够使你精神抖擞了。 20、沉思：每天花片刻时间思索一下你的工作，可寻求出各种增进工作方法及满意的灵感，受益匪浅。,2018/8/24,QT-03,43,附件5:时间管理100招一、了解时间1、每天要回顾，急事需优先。2、对于很棘手的任务，先从一小部分入手，立即处理。3、考虑一天的日程安排，采用相应的工作方法。4、不值得去做的事，派下属代劳。5、工作日化整为零，每段30分钟。6、重温日程安排，评价工作效率。7、安排日程时，留点时间用于思考。8、预测工作用时，看看是否准确。9、要随时做日程记录，单
25、凭记忆不大可靠。,2018/8/24,QT-03,44,时间管理100招：二、制订计划10、化长远规划为一周、一日的行动计划。11、绘出工作履历表，计划下一步干什么。12、几项任务难分先后顺序，另辟蹊径寻找第二方案。13、协调你与上级在工作安排的先后顺序上存在的差异。14、要及时发现与同事在工作安排先后上的矛盾。15、把日志中的所有工作按重要性分类。16、如果你的工作表上全是A类任务，委托别人代办或重新分类。17、根据情况的变化和新信息的出现，不断变更工作的优先顺序。18、讨论应该简短，避免没有结论的提问。19、每天给自己有段安静的时间。,2018/8/24,QT-03,45,时间管理100招
26、：二、制订计划20、不要担心电话机没有搁好。21、记录你的体力、脑力出现高峰的时间，了解它们能持续多久。22、留些精力给家庭生活和工作之后的消遣。23、建议公司以弹性工作时间运作，以提高工作效率。24、挑选一种看起来美观，用起来称心的日志。25、你的日志里永远放支笔，随时记录信息和日期。26、用彩色笔标示出任务的不同重要性。27、确定的期限要合乎实际，定期限为的是促进你完成任务而不是要制造紧张。28、委托该委托的工作，无论那是你喜欢的还是不喜欢的工作。,2018/8/24,QT-03,46,时间管理100招：二、制订计划29、工作按时完成后，应该自我奖励。30、在日志上制订计划，不要超过一年。
27、31、要保证你每天至少办了一件令你愉快的事。32、晚上的最后一件事，读篇你最喜欢的作者的文章。33、使用电子记事簿列出自己的弱点，然后计划逐一加以克服。34、写字桌上没用的东西清理走，只把现在的工作留在手边。,2018/8/24,QT-03,47,时间管理100招：三、立即做出改变35、留心告示贴式的便条，小心丢失。36、每天都要清理干净，不要把脏乱留到明天。37、文件特别关键处要做标记以加快重读时的速度。38、办公室里放一架钟，你和客人都能看见。39、每隔几个月，重新检查档案系统。40、建立一种档案系统，它将与你和你的生意一起发展兴隆。41、定期查阅你的存档，把不再需要的文件丢掉。42、将较
28、难归类的文件统一放入档案夹中，贴上“其他”标志。,2018/8/24,QT-03,48,时间管理100招：三、立即做出改变43、只把将来要参考的重要文件存档。44、打给你的电话首先由秘书或同事接听。45、拿起电话听筒暗示会议结束。46、如果有人跟着你走进办公室，你不要坐下来。47、如果门关着，你的座位不要放在别人的视野之中。48、把你认为不需要的信息都扔掉。49、利用一切机会尽可能站着以便能随时离开。50、只为那些需要知道的人员复印信息资料。51、停止订阅你不再阅读的杂志。52、取走你希望保存的报刊，存档留作参考。,2018/8/24,QT-03,49,时间管理100招：三、立即做出改变53、
29、写字桌上只留最重要的读物。54、评价每条信息与正在进行的工作的相关性。55、在打断别人之前要想到他们的时间与你的时间同样宝贵。56、其他的选择行不通时，才考虑召开会议。57、不要对同事随意猜测。58、在你打电话之前，做一次放松的深呼吸。59、打电话时要避免精力分散，集中精力听对方在说些什么。60、你在打电话时，把另一件工作放在手边，以防你要久等。,2018/8/24,QT-03,50,时间管理100招：三、立即做出改变61、告诉别人什么时候可以给你打电话。62、为了避免被打断工作，你可以换一条电话线路。63、千万不要把要写的材料向后拖这样会越积越多。64、在你必须阅读的报告上划出关键的句子。6
30、5、快速阅读报纸的标题。66、把重要的参考材料与其他文件分开。67、每月一次清理你电脑里的不需要文件。68、仔细考虑你的电脑配置。69、确保你的电子邮件简短，地址准确。,2018/8/24,QT-03,51,时间管理100招：三、立即做出改变70、要鼓励别人表达自己的意见，即使他们的观点与你的相反。71、要多听少说，使会议开得简短。72、如果日常例会超过了一小时，请同事去“紧急”打断它。73、对议程中的每个专题都要分配一定的时间。74、鼓励人们只参加会议中与他们有关的部分。75、在会议的备忘录上记下会议通过的事项。76、旅行之前评估这次旅行是否必要,钱花得是否值得。77、如果可能，把你需带的每
31、件东西全都塞进一个小手提箱里。,2018/8/24,QT-03,52,时间管理100招：三、立即做出改变78、带点工作在候机室里做，以防飞机延迟。79、按目的地当地时间拨好手表。80、在打电话之前，核查酒店对电话的收费。81、核查你的电子装备在国外使用时是否需要适配器。82、每年要安排二到三个短的假期，而不是一干到底。83、定期留出一点时间来追求业余爱好，和享受休闲放松的乐趣。84、志在每天尝试新东西。,2018/8/24,QT-03,53,时间管理100招：四、支配别人的时间85、要保持很高的期望值，人们会将努力付诸实践。86、劝说别人的时候要用事实，而不是用感情。87、关心别人想得到什么。
32、88、听到和聆听是不同的，要学会聆听。89、当你把任务授权别人去办的时候，确保你把目的说得相当清楚。90、留点时间来做你一个的可以做的事。91、要有一张核查表，帮助你监察已委托工作的进度。92、奖励要慷慨，训斥要适度。93、对授权别人的任务要设定明确的，切实可行的完成时间。,2018/8/24,QT-03,54,时间管理100招：四、支配别人的时间94、不要让同事用不重要的事来分散你的精力。95、在同事的办公室里召开会议，这样在你需要的时候则可以离场。96、专门留出时间，让你的办公室向全体人员开放。97、只有当你有不止一个疑难问题需要讨论的时候，才去请教你的同事。98、揣摩老板的工作模式，并试图采纳。99、询问老板的家庭生活这将有助于你与他建立好关系。100、记住时间是最民主的，没人比你的多，也没人比你的少。,2018/8/24,QT-03,55,谢谢！,
