1、基于采购决策的数据库绩效评价体系研究以齐齐哈尔大学为例 李有明 齐齐哈尔大学图书馆 摘 要： 本文针对大学图书馆数据库评价与采购问题, 探讨如何应用绩效评价模式支持数据库采购决策, 以齐齐哈尔大学图书馆 2014 年订购的五种数据库为研究个案, 分别以三个构面、七项指标构建六种数据库绩效评价模式, 以支持采购决策, 并在采购工作中检验绩效评价的可行性与有效性。关键词： 数据库; 绩效评价; 数据库采购; 采购校验; 作者简介：李有明, 男, 本科, 副研究馆员。收稿日期：2017-08-03On the Performance Evaluation System Based on the Da
2、tabase Purchasing Decision:Taking Qiqihar University as an ExampleLi Youming Qiqihar University Library; Abstract： This paper focuses on the university library database evaluation and purchasing, explores how to apply the performance evaluation model in supporting database purchasing decision.Taking
3、 the five kinds of database ordered by Qiqihar University Library in 2014 as the research case, the paper constructs six kinds of database performance evaluation modes separately in three dimensions and seven indicators to support purchasing decision as well as verify the performance evaluation feas
4、ibility and validity in purchasing.Keyword： Database; Performance Evaluation; Database Purchasing; Purchasing Verification; Received： 2017-08-031 前言近年来, 国内高校对电子资源的经费投入呈逐年上升趋势, 面对种类繁多的数据库, 图书馆应如何采购、续订、删订, 已引起普遍关注, 业内人士开始对数据库的使用效益展开各种方式的评价研究, 以期对数据库选择与采购提供决策依据, 本文将引用绩效评价的理论从数据库的效能、效率和效益三个构面对数据库 7 项指标加
5、以计算分析, 建立多维度的绩效评价体系, 该体系由 6 个评价模式组成, 既相互独立, 又相互支持, 共同构建有机的绩效评价体系, 为图书馆数据库的选择与采购提供依据。本文的研究路线如图 1 所示。本研究采用的六种绩效评价模式简述如下:成本效益模式是指依数据库成效与投入比值, 数据库使用次数与购买经费的比值, 希望以最少成本而获得最多使用次数;整体绩效评估模式是结合成本、资源与使用三项指标, 各以五等级标准化分数计算加总成为数据库绩效的总分数, 以此来排名个别数据库, 此模式整合数据库的成本、资源、与使用三构面绩效表现;重要绩效指标是对数据库依其重要绩效指标排名, 可反映数据库的绩效表现, 如
6、数据库使用平均成本、平均每种电子书使用成本、每次联机登入平均查询次数;效率模式指依数据库购置的产出与投入比值, 如数据库购买电子书种数与购买经费的比值, 希望数据库购买到的资源种数最多;四象限图分析是将电子书数据库依重要与绩效四象限区进行分析, 包括高使用低成本、高使用高成本、低使用高成本、低使用低成本;电子计量分析是将电子计量应用在电子资源评价, 是结合本馆服务与资源测量统计、与效益统计, 数据库电子计量分析常考虑成本、资源、使用次数、下载次数、联机次数等。图 1 齐齐哈尔大学图书馆数据库绩效评价体系支持采购决策研究架构图 下载原图通过前五种模式的计算分析来排序数据库评价的结果, 与电子计量
7、分析的结果, 共同构建图书馆采购数据库的决策, 数据库的采购与删订还要征求读者的意见, 因此, 图书馆还要走访院系老师和学生, 听取他们的意见和建议, 最后形成数据库的采购与删订决策。2 数据计算分析与评价模式的构建2.1 研究思路以齐齐哈尔大学图书馆 2014 年订购的五种数据库为个案, 通过三个构面、七项指标构建绩效评价体系以支持数据库采购, 并在采购实践中加以检验。2.2 数据来源研究数据来自各个数据库厂商和本馆采购人员, 如表 1、表 2。2.3 研究方法以数据库商和本馆提供的基本数据作为指标, 从三个维度构建 6 个评价模式, 然后将评价模式进行综合排名确定对采购具有参考价值的模式,
8、 7 项指标是指数据库价格、期刊种数、访问次数、检索次数、下载次数、浏览次数及使用总数;三个构面是指数据库的成本、资源和使用;六种评价模式是指成本效益、整体绩效评估、四象限图分析、KPI 重要绩效指标、效率、与电子计量分析。表 1 齐齐哈尔大学图书馆 2014 年数据库价格与种数表 (本馆采购馆员提供) 下载原表 表 2 齐齐哈尔大学图书馆 2014 年数据库使用数据 (数据库商提供) 下载原表 2.4 数据库绩效评价分析与六种评价模式的构建2.4.1 成本效益评价成本效益评价是指数据库的使用成本, 成本效益=T/P (T=数据库使用总次数;P=数据库价格) , 经计算数据库成本效益排名详见表
9、 3, 分析显示:数据库成本效益排名由高到低依次为, EBSCO、维普、知网、万方、Springer。表 3 齐齐哈尔大学图书馆 2014 年数据库成本效益评比表 下载原表 2.4.2 整体绩效评估模式评价整体绩效评估模式包含三个构面 (成本、资源、使用) 及三项指标 (数据库价格、数据库种数、使用总数) , 指标按五等级标准化分数计算, 数据库期刊种数、使用总数愈多则五等级标准化分数值愈高, 相反, 数据库价格愈高则五等级标准化分数值愈低, 数据库整体绩效评估模式计算步骤为:(1) 数据库价格五等级标准化分数= (P 0P1/P2P1) 4+1 (其中, P 0=数据库本身价格;P 1=数据
10、库最高价格;P 2=数据库最低价格) 。(2) 数据库种数五等级标准化分数= (S 0S1/S2S1) 4+1 (其中, S 0=数据库本身期刊种数;S 1=数据库最低期刊种数;S 2=数据库最高期刊种数) 。(3) 数据库总使用五等级标准化分数= (T 0T1/T2T1) 4+1 (其中, T 0=数据库本身总使用;T 1=数据库最低总使用;T 2=数据库最) 。(4) 最后将三指标的标准化分数相加总为绩效评估总分, 结果详见表 4, 分析显示:数据库整体绩效等级排名由高到低依次为:EBSCO、维普、知网、万方、Springer, 此评价法较利于体现图书馆馆藏绩效。表 4 齐齐哈尔大学图书馆
11、 2014 年数据库各项指标五等级分数及绩效分统计表 下载原表 2.4.3 重要与绩效四象限区分析本文参考 IPA (Importance-Performance Analysis, IPA) 分析, 以四象限区反映数据库评价结果。图 2 齐齐哈尔大学图书馆数据库重要与绩效四象限区分析图 下载原图以数据库使用为横坐标, 数据库成本为纵坐标, 以使用的平均数与成本的平均数作为坐标交点, 建立四象限区图, 如图 2。其中象限为高使用、低成本, 是优势区;象限为低使用、低成本, 是弱势区;象限为低使用、高成本, 是威胁区;象限为高使用、高成本, 是机会区, 分析显示: (1) 2014 年数据库高使
12、用低成本最有价值优势区为知网、维普; (2) 低使用低成本弱势区是万方; (3) 低使用高成本威胁区包含 EBSCO、Springer。齐齐哈尔大学图书馆采购数据库时宜优先考虑优势区的知网、维普;删订时宜优先考虑威胁区数据库EBSCO、Springer。2.4.4 关键绩效指标 (KPI) 评价本文采用平均使用成本、平均下载成本与平均访问成本作为三种关键绩效指标, 分析评价如下。表 5 齐齐哈尔大学图书馆 2014 年数据库关键绩效指标 (KPI) (P/T、P/D、P/A) 评价分析排名表 下载原表 数据库平均使用成本=P/T (其中, P=数据库价格;T=数据库使用总次数) ;数据库平均下
13、载成本=P/D (其中, P=数据库价格;D=数据库下载次数) ;数据库平均访问成本=P/A (其中, P=数据库价格;A=数据库访问次数) 结果如表 5, 分析显示:三种关键绩效评价结果排名次序是一致的, 由低到高排列依次为 EBSCO、维普、知网、万方、Springer。2.4.5 性价比数据库的效率=S/P (其中, S=数据库期刊种数;P=数据库价格) , 结果如表 6, 分析显示:五种数据库效率由高到低次序为 EBSCO、万方、维普、Springer、知网。表 6 齐齐哈尔大学图书馆 2014 年数据库效率评比表 下载原表 2.4.6 电子计量分析本文分析访问次数、检索次数、下载次数
14、三项指标由大到小排名, 结果如表 7, 分析显示:访问、检索、下载次数三项指标排名次序是一致的, 由高到低排序为:知网、维普、万方、EBSCO、Springer, 电子计量分析有助于分析五种数据库的计量表现。表 7 齐齐哈尔大学图书馆 2014 年数据库电子计量排名评比表 下载原表 3 综合讨论基于对齐齐哈尔大学图书馆的五种数据库依六种绩效评价模式进行评价, 并与本馆采购馆员就数据库评价结果进行访谈, 进一步检验数据库评价结果是否可以支持采购决策, 综合讨论如下:3.1 数据库采购决策方案提出一般讲, 院系常使用成本效益评价模式推荐订购数据库, 排序为 EBSCO、维普、知网、万方、Sprin
15、ger;图书馆从体现馆藏规模与绩效的角度, 多倾向采用整体绩效评估模式订购数据库;排序为, EBSCO、维普、知网、万方、Springer;效率评价模式多为数据库商采用;KPI 可为辅助参考, 如表 8。表 8 齐齐哈尔大学图书馆 2014 年数据库六种评价模式排名对照表 下载原表 表 9 齐齐哈尔大学图书馆 2014 年六种绩效评价模式比较表 下载原表 3.2 六种绩效评价模式检验比较从表 9 来看, 成本效益和 KPI 平均使用成本模式, 其绩效涵盖成本与使用次数, 虽未考虑期刊种数, 常为图书馆、院系使用, 整体绩效评估模式包括成本、资源与使用三构面, 能体现图书馆馆藏绩效, 常为图书馆
16、采用;此外, 效率评价以成本与资源考虑, 电子计量以经济计量体现成本、资源、使用, 为数据库的采购起一定参考作用。从表 8 验证五种数据库在这四种绩效模式评比结果不同, 成本效益与整体绩效评价模式能够支持图书馆采购决策;效率与 KPI 可为院系、图书馆采用;成本效益模式较简单, 常为院系推荐使用, 对于馆藏丰富的学术图书馆为反映数据库资源丰富的优点, 整体绩效评价模式较适合学术图书馆应用;在图书馆面临数据库删订关键性决策时, 重要与绩效四象限区分析可为参考, 订购时优先考虑高使用低成本区的数据库数据库, 而低使用高成本区数据库数据库, 可为删订优先考虑。把通过数据分析构建的六种评价模式与图书馆
17、采购馆员进行深入访谈, 发现“重要与绩效”与“电子计量”模式不能够评价数据库绩效高低, 但可为数据库采购提供辅助参考;其他四种绩效评价模式均能有效支持数据库采购决策, 依分析结果按四种绩效评价模式将五种数据库排名, 详见表 8。4 结论本文通过对齐齐哈尔大学图书馆 2014 年订购的五种数据库加以分析构建六种绩效评价模式, 并对六种模式实践检验, 得出如下结论:4.1 六种绩效评价模式能够支持采购决策本文构建六种绩效模式对五种数据库评价, 包括成本效益、整体绩效评估、效率、KPI 指标、重要与绩效四象限区分析与电子计量分析, 将五种数据库相关数据依六类评价模式计算并显现绩效结果与数据库排名,
18、证明这六种绩效评价模式可有效支持数据库采购决策方案。4.2 应用绩效评价模式能够对数据库绩效高低排名本文针对数据库采购决策提出六种绩效评价模式, 其中成本效益、整体绩效、KPI 指标、效率四种模式, 可将五种数据库依绩效模式排名并供采购决策参考, 重要与绩效四象限区分析依成本与使用分析, 列出四象限区, 可以辅助图书馆决定优先采购数据库, 与优先排除数据库。4.3 电子计量分析辅助检验数据库绩效本文提出数据库电子计量分析可辅助检验数据库绩效, 展现数据库其他绩效, 依数据库的联机次数、查询次数、下载次数等计量由大至小排名, 可检验数据库在 4 个主要绩效评价模式之外的其他绩效表现。4.4 成本
19、效益评价与整体绩效评价模式适合支持数据库采购决策, 六种模式相互支持合成体系本文采用六种绩效评价模式, 经与馆员访谈讨论数据库评价应用结果, 显示成本效益与整体绩效评估二种模式涵盖成本与使用绩效, 适合作为主要评价方法, 其他效率评价、KPI 指标、重要与绩效四象限区分析, 电子计量分析可作为辅助参考, 从不同角度对主要模式加以验证, 以考量主模式是否正确。一般的, 大学院系从推荐与使用角度多倾向采用成本效益模式, 图书馆从馆藏角度多采用整体绩效评估模式。采用成本效益模式适合于综合类数据库采购。5 本文研究的局限性本文所取案例是综合性大学, 数据库采购需覆盖所有学科专业, 采购的都是综合性的数
20、据库, 偏于理工或社科类的大学, 数据库绩效评价时, 应掌握大学的特质, 基于大学图书馆及其母机构情境导向, 进行评价的策划、分析、应用与评价结果诠释;所选的五种数据库采购方式不尽相同, 有的是独立购买的, 有的是通过高校采购联盟购买的, 也有的高校采取买断、订购、读者主导采购等方式获得的, 不同的采购方式影响成本的计算, 这些对评价都会有一定影响, 另外, 数据库的采购还受相关决策者影响, 不同导向影响整体绩效的计算, 不同网络运行、不同的平台检索入口影响计量数据, 所以, 对数据库的评价要结合各自的实际, 以不同的情境加以评价。参考文献1王乐.网络资源购前试用与评价体系初探.图书情报工作, 2003 (12) :49-51. 2刘颖.网络环境下图书馆购买数据库的策略研究J.图书馆学研究, 2007 (2) :47-50. 3王晓辉.高校图书馆电子文献数据库的采购策略J.图书情报知识, 2003 (4) :71-72. 4孔庆杰, 杨浴琮.图书馆数据库资源集团采购策略分析J.图书馆建设, 2006 (3) :52-54.
