中小企业ERP指南-管理信息化的观念.doc

1、第 一 部 分 ：管 理 信 息 化 的 观 念1第 一 章 ： 中 小 企 业 管 理 信 息 化谈 管 理 的 “信 息 化 ”， 首 先 要 认 清 信 息 技 术(IT： Information Technology)作 为 管 理 的 “工 具 ”， 可 能 产生 的 影 响 与 作 用 。1-1科 技 对 管 理 引 发 的 影 响工 具 是 别 人 “工 作 经 验 与 智 慧 的 结 晶 ”， 它 会 改 变 我 们 原有 工 作 的 “方 法 ”， 而 这 正 是 我 们 要 用 新 工 具 的 原 因 。例 如 ： 洗 衣 机 是 一 个 新 工 具 ， 我 们 用 它 来

2、 协 助 我 们 更 轻 松地 把 衣 服 洗 干 净 ， 使 用 的 方 法 当 然 与 原 先 用 手 来 洗 是 大 不 相 同的 。电 脑 是 一 个 新 的 管 理 工 具 ， 当 然 它 就 会 改 变 我 们 原 先 手 工管 理 下 的 想 法 与 做 法 。 如 果 坚 持 原 有 做 法 而 不 愿 改 变 ， 就 像 买了 洗 衣 机 ， 却 仍 然 坚 持 要 把 原 来 的 洗 衣 板 放 在 洗 衣 机 里 用 手 来洗 一 样 ， 是 没 有 意 义 的 想 法 与 做 法 。因 此 ， 就 原 有 手 工 管 理 的 经 验 来 看 待 信 息 化 的 需 求

3、与 做 法 ，绝 对 是 错 误 的 。手 工 作 业 下 许 多 管 理 的 思 想 与 方 法 ， 都 因 信 息 化 而 起 了 本质 上 的 变 化 ， 需 要 做 彻 底 的 更 新 。 本 章 内 容 即 在 解 说 中 小 企 业中 小 企 业 ERP 指 南2管 理 信 息 化 过 程 中 应 有 的 正 确 观 念 ， 并 探 讨 可 能 的 信 息 化 新 战略 。1-2管 理 信 息 化一 个 企 业 的 “管 理 ”是 泛 指 其 内 部 各 项 职 能 的 规 划 、 执 行 、控 制 等 工 作 。 因 此 ， 一 个 企 业 的 “管 理 信 息 化 ”， 是 指

4、 将 内 部的 “管 理 ”工 作 加 以 “信 息 化 ”， 即 利 用 信 息 技 术 来 协 助 企 业 进行 各 项 管 理 工 作 。电 脑 可 以 协 助 我 们 快 速 地 处 理 大 量 的 信 息 ， 使 人 员 可 以 更顺 利 地 工 作 与 做 决 策 ， 就 像 开 车 可 以 协 助 我 们 快 速 地 移 动 ， 大量 节 省 交 通 所 需 要 的 时 间 一 样 。当 然 ， 要 “开 车 ”就 必 须 要 有 “车 ”， 而 且 必 须 学 会 “开 ”车 。 同 理 ， 企 业 的 “信 息 化 ”也 包 含 了 两 个 内 容 ， 即 “信 息 ”和 “

5、化 ”二 者 。 前 者 是 指 企 业 组 建 了 一 套 用 电 脑 与 网 络 来 处 理信 息 的 系 统 (其 最 基 础 的 部 分 即 是 ERP)， 而 所 谓 “化 ”则 是 指企 业 能 够 顺 利 地 运 用 这 套 信 息 系 统 来 进 行 管 理 工 作 。换 言 之 ， 信 息 化 不 仅 在 建 立 一 套 信 息 系 统 ， 更 强 调 了 该 系统 在 管 理 上 的 应 用 。 这 就 像 “开 车 ”不 只 是 看 车 本 身 的 好 坏 ，更 要 重 视 驾 驶 者 的 技 术 与 修 养 ， 二 者 的 道 理 是 一 样 的 。本 书 重 点 即

6、在 针 对 中 小 企 业 说 明 “信 息 化 ”的 内 容 ， 其 中第 一 部 分 ：管 理 信 息 化 的 观 念3“信 息 ”部 分 主 要 谈 的 是 ERP， 而 “化 ”的 部 分 则 是 ERP 的 实施 。1-3管 理 信 息 化 的 目 的 ： 管 理 革 新开 车 可 以 让 我 们 跑 的 很 快 ， 但 跑 的 快 只 是 手 段 ， 其 目 的 在节 省 时 间 。信 息 化 可 以 让 我 们 处 理 大 量 的 数 据 ， 但 这 也 是 手 段 ， 其 目的 是 为 了 企 业 的 管 理 革 新 (Management Upgrading)， 或 称 为

7、管理 的 优 化 (Management Optimization)。 这 个 道 理 和 开 车 是 一样 的 。革 新 就 是 改 革 、 改 善 ， 或 称 为 变 革 ， 也 就 是 俗 称 “优 化 ”的 意 思 ， 其 目 的 在 获 得 “进 步 ”。 例 如 ， 我 们 将 库 存 管 理 信 息化 后 ， 可 以 随 时 且 迅 速 地 了 解 库 存 作 业 所 产 生 的 信 息 ， 把 进 销存 等 各 项 交 易 状 况 掌 握 的 十 分 清 楚 ， 但 真 正 的 目 的 是 在 保 障 供应 销 售 所 需 前 提 下 ， 把 库 存 水 平 尽 量 地 降 低

8、 ， 因 而 节 省 了 大 量的 营 运 成 本 与 经 营 上 的 风 险 。 因 此 ， 我 们 强 调 了 企 业 “管 理 ”的 信 息 化 ， 而 非 仅 是 “信 息 ”的 电 脑 化 而 已 。管 理 革 新 的 本 质 则 是 “改 变 ”： 改 变 原 有 的 想 法 和 作 法 。坦 白 说 ： 如 果 不 愿 改 变 ， 则 革 新 根 本 不 可 能 成 功 。 为 什 么 呢 ？有 没 有 哪 一 种 革 新 的 方 法 是 很 自 然 的 、 一 听 就 懂 的 、 愉 快中 小 企 业 ERP 指 南4的 、 人 们 乐 于 去 做 的 呢 ？ 没 有 ！ 为

9、什 么 没 有 呢 ？ 因 为 任 何 革 新的 方 法 都 要 求 改 变 原 有 的 想 法 和 作 法 ， 它 违 反 了 我 们 原 有 的“惯 性 ”， 而 必 将 造 成 不 舒 适 的 感 觉 。 因 此 ， 我 们 必 须 先 作 好 思想 上 的 准 备 ， 依 循 正 确 的 革 新 方 法 论 ， 切 实 地 执 行 ， 才 能 成 功 。 钻 石 模 式 Leavitt 教 授 以 “钻 石 模 式 ”明 确 地 指 出 ： 有 效 的 变 革 需要 “同 时 ”改 变 “科 技 、 工 作 、 结 构 、 人 员 ”四 大 项 目 ， 缺 一不 可 。 其 中 任 何

10、 一 项 保 持 不 变 ， 必 定 造 成 该 科 技 实 施 行 动 的 失败 。 因 此 ， 企 业 在 信 息 化 时 不 能 专 注 在 信 息 技 术 (IT)本 身 ， 而要 更 多 地 关 注 IT 对 人 员 、 工 作 、 和 结 构 三 者 将 产 生 的 影 响 与 变革 。 具 体 的 做 法 将 由 人 员 的 培 训 开 始 。工 作 Tasks科 技 人 员Technology People结 构 Structure钻石模式第 一 部 分 ：管 理 信 息 化 的 观 念51-4管 理 信 息 化 的 关 键 ： 人 员 培 训读 者 们 将 会 发 现 ： 虽

11、 然 管 理 信 息 化 牵 涉 到 许 多 信 息 技 术 以及 管 理 技 术 的 应 用 ， 其 中 有 些 技 术 问 题 还 颇 复 杂 ， 但 就 “应 用面 ”而 言 都 是 一 般 人 学 得 会 ， 也 可 以 充 份 掌 握 的 技 术 。 就 像 车子 一 样 ， 某 些 制 造 车 子 的 技 术 的 确 很 复 杂 ， 但 要 学 会 开 车 并 不困 难 ， 一 般 人 都 可 以 学 会 。 那 么 ， 为 什 么 许 多 企 业 信 息 化 的 行动 却 失 败 了 呢 ？ 真 正 的 理 由 只 有 一 个 ： 因 为 内 部 的 人 员 没 有 先好 好 的

12、 学 习 。因 此 ， 我 们 强 调 ： 管 理 信 息 化 的 “关 键 ”在 于 人 员 培 训 。本 书 的 目 的 即 在 协 助 中 小 企 业 做 好 管 理 信 息 化 的 培 训 工 作 。1-5信 息 化 管 理 系 统 的 建 构信 息 化 管 理 系 统 的 构 建 可 分 成 两 个 部 份 ： 选 型 与 实 施 。 本书 专 注 讨 论 信 息 化 的 基 础 部 分 ： ERP， 故 下 列 的 说 明 均 以 ERP为 主 。“选 型 ”是 指 选 择 信 息 系 统 本 身 的 组 成 元 素 ， 即 电 脑 设 备与 应 用 软 件 系 统 ， 其 中 设

13、 备 部 分 又 包 含 了 网 络 与 通 讯 的 考 虑 。“实 施 ”则 是 指 将 ERP 软 件 系 统 导 入 到 公 司 内 的 行 动 ， 其主 要 内 容 有 二 ： 人 员 的 培 训 、 流 程 与 制 度 的 调 整 。 实 施 的 目 的在 顺 利 运 行 ERP， 即 企 业 能 顺 利 地 操 作 ERP， 应 用 各 项 信 息 化中 小 企 业 ERP 指 南6的 管 理 技 术 ， 有 效 地 执 行 各 项 运 营 职 能 ， 并 创 造 巨 大 的 管 理 效益 。E R P 管 理 系 统选 型 实 施 (运 行 ) 电 脑 应 用硬 件 软 件人 员

14、 流 程培 训 调 整掌 握 现 代 化 管 理 观 念应 用 信 息 化 管 理 技 术信 息 技 术 管 理 技 术 信 息 化 管 理 系 统 的 构 成 以 “技 术 ”的 观 点 而 言 ， ERP 的 选 型 是 “信 息 技 术 ”的 考虑 ， 而 ERP 的 实 施 和 往 后 的 运 行 ， 则 是 “管 理 技 术 ”的 应 用 了 。用 “书 ”来 做 比 喻 可 以 协 助 我 们 进 一 步 了 解 上 述 的 内 容 ：E R P 管 理 系 统ERP 选 型 ERP 实 施 ERP 运 行书 念 书 活 用 书 中 知 识 ERP 管 理 系 统 的 比 喻 ER

15、P 有 如 一 本 书 ， 把 书 买 到 手 并 不 表 示 我 们 已 经 理 解 了 书 中的 内 容 ， 还 需 要 念 书 。 书 本 内 容 的 取 舍 是 “选 型 ”的 考 虑 ， 而念 书 就 是 “实 施 ”的 问 题 了 。 书 念 过 了 ， 并 不 表 示 就 一 定 会 用书 中 的 知 识 ， 就 算 会 用 也 不 表 示 就 一 定 用 得 正 确 、 高 明 。 同 样第 一 部 分 ：管 理 信 息 化 的 观 念7的 ， 实 施 ERP 后 还 要 进 一 步 重 视 “运 行 ”的 课 题 ， 即 如 何 才 能充 分 地 、 正 确 地 将 信 息

16、化 的 ERP 管 理 技 术 应 用 在 公 司 的 管 理 工作 中 。1-6信 息 化 管 理 系 统 的 选 型多 年 以 前 ， 企 业 并 不 是 讨 论 “选 型 ”的 问 题 ， 而 是 “设 计 ”的 问 题 ， 因 为 当 时 流 行 的 观 点 是 自 己 量 身 来 “设 计 ”一 套 信 息化 的 管 理 系 统 ， 或 找 软 件 专 家 来 定 制 一 个 这 样 的 系 统 。近 年 来 ， 企 业 界 已 经 普 遍 认 识 到 ， 要 设 计 一 个 完 整 的 信 息化 管 理 系 统 是 极 为 困 难 的 。 它 包 含 了 观 念 性 设 计 、 系

17、 统 分 析 、系 统 设 计 、 软 件 程 序 撰 写 ， 与 系 统 测 试 等 十 分 复 杂 的 工 作 ， 其中 不 仅 牵 涉 了 复 杂 的 信 息 科 技 的 应 用 ， 设 计 者 更 需 要 十 分 熟 悉信 息 化 管 理 系 统 的 基 本 精 神 与 应 用 技 巧 ， 并 充 分 掌 握 信 息 化 管理 的 方 式 与 手 工 管 理 方 式 间 的 差 异 ， 才 能 保 证 设 计 的 成 功 。因 而 在 本 质 上 ， 这 种 设 计 的 内 容 并 不 是 原 有 手 工 管 理 经 验的 自 然 延 伸 ， 而 是 一 个 新 管 理 系 统 的 设

18、 计 ， 因 此 并 不 容 易 成 功 。实 证 经 验 指 出 ： 高 度 整 合 性 信 息 化 管 理 系 统 的 设 计 至 少 需要 50 人 年 以 上 的 投 入 才 能 成 功 。 国 内 一 般 企 业 信 息 化 的 时 间 不长 ， 内 部 缺 乏 管 理 应 用 经 验 的 积 累 ， 故 自 行 开 发 这 种 管 理 软 件中 小 企 业 ERP 指 南8极 少 有 成 功 的 案 例 。 此 外 ， 就 使 用 者 在 自 行 开 发 管 理 软 件 所 需的 时 间 和 成 本 支 出 来 考 虑 ， 也 是 不 经 济 的 。 因 此 ， 如 今 极 少 有

19、企 业 愿 意 自 行 做 “设 计 ”， 而 都 改 为 “选 型 ”的 考 虑 了 。理 论 上 在 选 型 之 前 ， 企 业 要 先 确 认 (亦 称 规 划 )将 来 信 息 化后 的 运 作 模 式 ， 此 时 对 公 司 各 项 “职 能 及 流 程 ”的 确 认 ， 应 独立 于 现 行 组 织 与 做 法 之 外 。 为 什 么 不 能 一 味 依 照 现 行 组 织 及 运作 的 状 况 来 规 划 呢 ？ 因 为 企 业 的 组 织 可 能 会 改 变 ， 而 组 织 的 设立 主 要 是 在 协 助 成 员 来 执 行 公 司 的 职 能 ， 故 规 划 的 重 点 应

20、 该 放在 “公 司 应 该 如 何 营 运 ”， 而 非 迁 就 其 “现 有 的 组 织 与 作 法 ”来 进 行 规 划 。传 统 上 许 多 公 司 在 进 行 职 能 分 析 时 往 往 均 专 注 于 现 行 的 流程 ， 但 更 有 价 值 的 作 法 是 仔 细 分 析 组 织 内 的 运 作 流 程 “应 该 是 ”什 么 ， 而 非 其 “现 在 是 ”什 么 。因 此 ， James Martin 先 生 强 调 ： “在 一 个 信 息 化 的 公 司 中 ，其 管 理 流 程 应 与 手 工 作 业 的 公 司 不 同 ”。 那 么 ， 除 非 我 们 在 信息 化

21、“前 ”即 充 分 了 解 信 息 化 “后 ”的 各 项 作 业 职 能 与 程 序 ，否 则 是 不 可 能 做 好 “信 息 化 需 求 定 义 ”的 (因 为 连 需 求 应 该 是什 么 都 不 明 确 )， 信 息 化 行 动 “当 然 ”会 失 败 ， 而 且 也 “应 该 ”失 败 。明 白 此 道 理 ， 我 们 即 可 理 解 为 什 么 许 多 理 论 强 调 了 信 息 化前 的 “需 求 调 研 ”， 而 终 究 不 能 使 企 业 信 息 化 建 设 免 于 失 败 的 命第 一 部 分 ：管 理 信 息 化 的 观 念9运 。 这 也 是 我 们 强 调 “培 训

22、 第 一 ”的 理 由 所 在 。对 中 小 企 业 来 说 ， 更 应 认 识 这 个 道 理 ： ERP 是 标 准 的 信 息 化 管理 系 统 的 基 础 ， 而 依 据 标 准 化 的 系 统 来 做 信 息 化 建 设 才 是 效 益最 佳 ， 成 功 率 最 高 ， 且 成 本 最 省 的 方 法 。中 小 企 业 ERP 指 南10ERP的选型方法ERP的选型方法很多，对中小企业而言，许多中大型企业使用的选型方法都不太实用、或太过昂贵。例如，许多公司主张ERP的选型要由公司的战略分析开始，这对中小企业而言是否太过空泛了？我对这些方法是不赞成的。ERP 技术早已成熟多年了，完全没

23、有必要搞得太过复杂。学会基本的 ERP知识，具备正确而充分的管理观念，是不难做正确的选型的。如果真的不能放心，我建议中小企业采用数据导航法来做选型，国外将数据导航的方法看成是一种“观念证明法(POC：Proof Of Concept)”，表示它是一种能证明该软件是否具备所宣称功能与效益的方法。我个人觉得导航法是最好的 POC，因而也是最佳的 ERP选型法。企业高层领导亲自参与导航，最多花三五天的时间，可以弄清楚许多软件公司的 ERP功能与设计理念，选型并不难！难在自己不愿意学及挑选。高层领导往往授权部属去做选型，但他们很难从全公司的立场来考虑，也欠缺管理全公司的经验，而往往偏重技术角度的考虑与

24、评选，选对的机会当然就小多了。第 一 部 分 ：管 理 信 息 化 的 观 念111-7信 息 化 管 理 系 统 的 实 施实 施 的 问 题 很 容 易 被 初 次 信 息 化 的 企 业 所 忽 略 ， 然 而 它 的重 要 性 却 往 往 比 ERP 软 件 本 身 还 要 大 。 选 型 工 作 比 较 容 易 找 到外 界 的 专 家 来 代 劳 ， 但 实 施 工 作 却 一 定 要 求 用 户 的 干 部 做 大 量的 参 与 ， 就 像 买 车 (选 型 )要 比 自 己 学 会 开 车 (实 施 )要 容 易 的 道理 一 样 。买 书 和 念 书 是 不 同 的前 面 曾

25、 以 书 本 为 例 来 说 明 信 息 化 管 理 体 系 的 内 容 ： 买 一 本内 容 很 好 的 “书 ”， 不 会 让 你 自 动 就 拥 有 其 中 的 “知 识 ”， 你 必须 要 切 实 地 去 “读 ”它 。信 息 化 管 理 （ Computerized Management） 之 举 例个 人 ： 做 学 问 （ 念 书 ）书组 织 ： 管 理 信 息 化电 脑 系 统 （ 硬 件 + 软 件 ）条 件 1： 书 要 好 硬 件 、 软 件 、 通 讯 等 能 力 要 佳 条 件 2： 书 要 念 要 有 实 施 的 知 识 、 经 验 、 与 技 巧同 样 地 ， 构

26、 建 一 套 好 的 ERP 系 统 ， 并 不 表 示 公 司 可 以 “自然 地 ”让 相 关 的 各 项 作 业 均 信 息 化 ， 并 发 挥 “整 合 ”及 “自 动化 ”的 管 理 效 益 ， 你 还 必 须 切 实 做 好 “实 施 ”的 工 作 ， 才 能 让这 个 ERP 系 统 真 正 变 成 你 公 司 的 系 统 ， 这 类 似 于 把 书 中 内 容 变成 你 的 “智 慧 ”的 过 程 。中 小 企 业 ERP 指 南12因 此 ， 要 真 正 发 挥 ERP 的 管 理 威 力 ， 先 要 在 观 念 上 做 重 要的 澄 清 ：(1) 我 们 买 实 用 性 的

27、 书 (如 非 娱 乐 用 的 小 说 )， 是 希 望 内容 是 我 们 原 本 就 已 经 知 道 的 ， 还 是 希 望 有 一 些 我 们 原先 不 知 道 的 内 容 ， 且 它 可 以 拓 展 我 们 的 知 识 、 增 加 我们 的 能 力 ？ 答 案 当 然 是 后 者 。(2) 既 然 书 中 有 我 们 原 先 不 了 解 的 内 容 ， 自 然 在 应 用 之 前就 要 先 好 好 地 念 一 遍 (或 许 要 念 很 多 遍 )， 以 求 彻 底熟 悉 和 掌 握 其 中 的 道 理 。(3) ERP 的 内 容 绝 非 仅 是 手 工 作 业 的 翻 版 ， 其 中

28、包 含 了 许多 手 工 作 业 下 ， 或 部 分 信 息 化 作 业 下 所 没 有 的 功 能 ，学 习 并 应 用 这 些 新 观 念 与 新 功 能 ， 才 能 降 低 企 业 的 运作 成 本 、 发 挥 强 大 的 管 理 功 能 。有 了 正 确 的 观 念 ， 才 能 做 好 ERP 的 实 施 ， 即 将 ERP 电 脑 系统 (硬 件 软 件 )“转 换 ”成 自 己 理 想 的 管 理 系 统 。第 一 部 分 ：管 理 信 息 化 的 观 念13第 二 章 ： 中 小 企 业 管 理 信 息 化 新 战 略我 国 为 数 众 多 的 中 小 企 业 正 处 在 什 么

29、 经 营 环 境 之 中 ？ 需 要立 即 信 息 化 而 上 ERP 吗 ？ 为 什 么 许 多 的 学 者 提 出 各 式 各 样 的 研究 报 告 ， 而 企 业 信 息 化 的 失 败 案 例 仍 时 有 所 闻 ？ 中 小 企 业 是 否应 该 慎 之 又 慎 ， 不 到 彻 底 弄 清 楚 是 怎 么 回 事 儿 以 前 ， 绝 不 轻 易上 ERP 项 目 ？要 回 答 这 些 重 要 的 问 题 ， 我 们 先 由 分 析 中 小 企 业 的 管 理 特性 开 始 ， 并 研 究 它 的 信 息 化 需 求 ， 最 后 再 探 讨 其 信 息 化 可 能 有的 新 战 略 。2

30、-1中 小 企 业 管 理 特 性 的 分 析1 系 统 的 完 整 性中 小 企 业 营 运 的 本 质 及 其 包 括 的 职 能 ， 如 制 造 业 的 生 产 、供 应 、 销 售 、 财 务 、 人 事 等 职 能 ， 与 中 大 型 企 业 一 样 多 ， 因 此其 “企 业 职 能 的 涵 盖 面 ”是 十 分 完 整 的 ； 此 外 ， 它 不 但 要 努 力创 造 当 期 的 利 润 ， 也 和 中 大 型 企 业 一 样 要 同 时 注 重 未 来 营 运 的开 拓 (研 发 )。中 小 企 业 ERP 指 南14正 因 为 中 小 企 业 没 有 因 为 规 模 较 小

31、而 可 省 掉 某 些 职 能 ， 如同 “麻 雀 虽 小 而 五 脏 俱 全 ”一 般 ， 因 此 我 们 还 是 要 重 视 中 小 企业 内 部 整 个 运 作 系 统 的 完 整 性 ， 不 能 有 所 偏 废 。2 管 理 人 员 的 量 与 质然 而 ， 由 于 规 模 有 限 ， 中 小 企 业 内 部 专 业 分 工 的 程 度 不 能太 细 ， 分 工 的 方 式 也 和 中 大 型 企 业 有 所 不 同 ： 管 理 干 部 经 常 要“身 兼 数 职 ”， 不 能 像 中 大 型 企 业 的 干 部 能 较 专 精 在 某 一 职 能 领域 内 。 换 言 之 ， 中 小

32、 企 业 的 管 理 干 部 比 较 少 ， 往 往 强 调 了 “通才 ”而 非 “专 才 ”。此 外 ， 中 小 企 业 内 部 的 人 才 ， 一 般 而 论 比 较 缺 乏 ， 平 均 的教 育 水 平 要 比 中 大 型 企 业 低 ， 所 受 的 专 业 训 练 也 比 较 少 。这 几 年 来 中 小 企 业 的 人 才 有 两 种 变 化 的 趋 势 ： 一 方 面 教 育的 程 度 逐 年 提 升 了 ， 这 本 是 一 个 有 利 的 变 化 ； 然 而 ， 年 轻 一 代工 作 者 的 “价 值 观 ”也 起 了 变 化 ， 在 一 家 公 司 的 “平 均 在 职 时间

33、 ”缩 短 了 ， 使 需 要 靠 时 间 来 积 累 工 作 经 验 的 管 理 人 才 减 少 了许 多 。 我 们 常 在 中 小 企 业 内 看 到 年 纪 很 轻 的 干 部 ， 能 力 尚 不 强 ，但 企 业 还 不 得 不 “捧 着 ”他 们 干 ， 这 是 一 个 不 好 的 变 化 趋 势 。3 内 部 的 管 理 水 平在 内 部 的 管 理 上 ， 由 于 中 小 企 业 首 重 “机 动 ”的 弹 性 ， 需要 快 速 地 应 对 市 场 的 变 化 而 调 整 营 运 的 内 容 ， 不 能 花 太 多 人 力第 一 部 分 ：管 理 信 息 化 的 观 念15与

34、物 力 在 内 部 管 理 工 作 上 ， 因 此 一 般 而 言 ， 其 内 部 的 管 理 工 作比 较 不 能 制 度 化 、 系 统 化 ， 数 据 的 精 确 度 和 完 整 性 都 比 较 差 。整 个 管 理 工 作 的 进 行 主 要 是 靠 资 深 干 部 的 “经 验 和 主 观 ”来 运行 。上 述 的 状 况 ， 加 上 人 才 流 动 程 度 的 扩 大 ， 已 迫 使 中 小 企 业内 部 的 管 理 产 生 了 “恶 化 ”的 趋 势 ； 更 由 于 中 小 企 业 内 部 管 理人 员 的 可 替 换 性 不 高 ， 连 带 使 内 部 管 理 常 产 生 “脱

35、 节 (脱 序 )”的 现 象 。4 特 性 优 劣 的 分 析上 述 这 些 特 性 ， 如 人 员 的 质 与 量 较 低 、 管 理 水 平 不 高 、 系统 依 然 复 杂 等 ， 传 统 上 被 视 为 是 中 小 企 业 在 “管 理 发 展 ”上 的弱 点 。另 一 方 面 ， 企 业 管 理 的 最 新 发 展 和 趋 势 也 指 出 了 企 业 中“过 度 专 业 化 ”所 带 来 的 重 大 弊 病 ， 而 重 新 强 调 了 “职 能 整 合 ”和 “总 体 优 化 ”的 管 理 需 求 。因 此 ， 顾 及 中 小 企 业 的 管 理 发 展 弱 点 与 企 业 总 体

36、 优 化 的 需求 ， 我 认 为 中 小 企 业 在 管 理 上 的 努 力 方 向 为 ： 一 方 面 找 出 培 训管 理 人 才 的 新 方 法 ， 强 化 内 部 管 理 “系 统 化 的 程 度 ”； 同 时 也要 积 极 保 留 原 本 灵 活 和 高 弹 性 的 运 作 精 神 ， 避 免 过 度 地 专 业 化 。中 小 企 业 ERP 指 南16进 一 步 说 ， 中 小 企 业 培 训 人 才 时 必 须 和 实 际 的 工 作 需 求 密切 相 结 合 ， 不 能 “为 了 培 训 而 培 训 ”， 因 为 中 小 企 业 没 有 多 余的 力 量 来 储 备 较 多

37、的 人 才 ； 另 一 方 面 ， 要 积 极 组 建 内 部 “系 统化 的 管 理 ”来 尽 量 降 低 管 理 的 不 确 定 性 和 变 异 性 ， 使 管 理 干 部们 能 充 分 发 挥 原 有 的 “多 职 能 、 有 弹 性 ”的 特 长 ， 不 要 在 “组织 细 化 ”上 浪 费 太 多 的 心 力 。怎 么 落 实 上 述 的 要 求 ？ 我 认 为 最 好 的 方 法 是 将 管 理 信 息 化 ，即 上 ERP， 这 不 但 可 达 到 管 理 系 统 化 的 目 的 ， 同 时 可 用 以 培 训出 执 行 力 更 强 ， 且 复 合 性 更 高 的 干 部 ， 一

38、 举 而 数 得 。当 然 ， 上 述 的 主 张 似 乎 是 把 中 小 企 业 管 理 上 努 力 的 问 题“转 换 ”成 “管 理 信 息 化 ”的 问 题 了 ， 至 少 乍 看 之 下 有 此 嫌 疑 。转 换 问 题 是 不 好 的 ， 因 为 管 理 上 强 调 的 是 要 真 正 地 “解 决 ”问题 。 中 小 企 业 是 否 能 以 信 息 化 而 真 正 解 决 管 理 发 展 的 问 题 ， 其关 键 在 ： 是 否 能 顺 利 地 信 息 化 。 如 果 能 找 出 方 法 ， 保 证 管 理 信息 化 的 成 功 ， 则 管 理 发 展 上 的 问 题 不 就 容

39、 易 解 决 了 吗 ？这 需 要 有 突 破 传 统 观 念 的 新 想 法 与 新 做 法 。2-2中 小 企 业 管 理 信 息 化 的 新 思 考我 读 过 一 句 发 人 深 省 的 话 ： “学 习 ”若 能 和 “日 常 生 活 的体 验 ”相 结 合 ， 则 收 效 最 大 。 因 此 ， 让 我 们 先 看 两 个 日 常 生 活第 一 部 分 ：管 理 信 息 化 的 观 念17中 常 见 的 例 子 。盖 房 子 时 是 先 打 地 基 ， 再 架 钢 筋 、 砌 墙 、 打 模 板 ， 一 层 一层 地 往 上 盖 ， 等 房 子 盖 好 了 ， 然 后 再 逐 层 的

40、 装 潢 ； 学 开 车 是 先学 会 各 个 单 元 技 巧 ， 发 动 、 上 档 、 起 步 、 停 靠 、 倒 车 、 上 坡 起步 等 ， 串 成 整 套 开 车 的 动 作 后 ， 再 逐 步 上 路 练 习 以 求 熟 练 。这 两 个 例 子 让 我 们 思 考 ： 管 理 信 息 化 的 行 动 应 该 是 “先 局部 细 化 、 后 全 面 整 合 ”还 是 “先 全 面 整 合 、 后 局 部 细 化 ”呢 ？传 统 上 的 观 念 几 乎 全 是 前 者 ， 例 如 上 ERP 时 采 取 依 模 块 的 实 施方 法 ， 先 做 库 存 的 信 息 化 ， 再 做 采

41、 购 的 信 息 化 等 ， 就 是 这个 想 法 的 自 然 推 论 。 然 而 ， 这 种 方 式 下 的 信 息 化 效 益 并 不 好 。审 视 企 业 内 部 “工 作 系 统 ”的 本 质 可 以 发 现 ： 各 单 位 的 工作 内 容 原 本 就 是 “分 工 ”下 的 产 物 ， 是 不 完 整 的 。 因 而 ， 就 各单 位 的 职 能 来 考 虑 其 管 理 的 优 化 ， 所 依 据 的 原 理 或 标 准 究 竟 是什 么 ？再 就 管 理 制 度 来 审 视 ： 愈 是 强 调 公 司 总 体 的 “整 合 ”， 则各 单 位 原 来 有 的 “作 业 弹 性 ”

42、就 会 变 得 愈 小 。 站 在 公 司 总 体 优化 的 利 益 来 考 虑 ， 各 单 位 作 业 弹 性 的 “范 围 ”为 何 ？ 作 业 的“依 据 ”又 是 什 么 ？ 谁 应 该 “牺 牲 ”一 些 作 业 上 的 弹 性 ， 而 让其 它 的 单 位 好 做 事 呢 ？中 小 企 业 ERP 指 南18最 后 就 信 息 的 处 理 来 检 讨 ： 我 相 信 别 的 单 位 给 我 的 数 据 吗 ？需 要 再 查 核 其 正 确 性 吗 ？ 若 数 据 有 错 ， 能 有 一 定 的 程 序 来 发 觉及 纠 正 错 误 吗 ？看 来 ， 上 述 的 问 题 都 不 是

43、站 在 各 单 位 的 角 度 所 能 正 确 及 完整 地 回 答 的 。 就 如 同 要 改 某 一 间 房 子 的 电 路 或 水 管 ， 都 必 须 考虑 整 个 房 子 水 管 与 电 路 的 原 有 配 置 ， 而 不 是 可 单 独 就 做 决 定 的 。因 此 ， 较 合 理 的 做 法 应 该 是 “先 全 面 整 合 、 后 局 部 细 化 ”，像 等 房 子 盖 好 了 ， 再 做 装 潢 一 样 。 只 有 先 “全 面 整 合 ”， 才 能看 出 各 单 位 的 作 业 流 程 是 否 “合 理 化 ”了 ， 管 理 制 度 是 否 “系统 化 ”了 ； 唯 有 先

44、整 合 了 ， 管 理 的 巨 大 效 益 才 能 够 显 现 。有 人 说 ： 先 细 化 的 做 法 困 难 度 较 低 ， 因 为 执 行 的 人 员 不 会受 到 别 单 位 作 业 的 干 扰 ， 而 比 较 能 够 顺 利 地 做 好 其 自 身 信 息 化的 工 作 。 对 吗 ？ 似 是 实 非 ！以 库 存 管 理 系 统 为 例 ： 进 行 验 收 作 业 时 ， 是 否 要 录 入 许 多验 收 内 容 的 数 据 呢 ？ 其 实 这 些 数 据 就 是 采 购 单 上 的 数 据 ， 为 什么 宁 愿 录 入 验 收 单 数 据 而 不 愿 意 录 入 采 购 单 的

45、数 据 呢 ？ 只 可 能有 一 个 理 由 ： 作 业 的 人 员 不 同 。 领 料 与 出 货 数 据 的 录 入 也 是 同样 的 道 理 ， 领 料 的 内 容 其 实 就 是 制 令 和 用 料 结 构 的 内 容 ， 再 多加 一 个 计 算 来 转 换 而 已 ； 出 货 数 据 其 实 也 就 是 订 单 的 内 容 ， 为什 么 愿 意 录 入 领 料 单 与 出 货 单 ， 而 不 愿 意 直 接 录 入 制 令 、 用 料第 一 部 分 ：管 理 信 息 化 的 观 念19结 构 、 订 单 ， 再 拿 来 用 就 好 了 ？ 理 由 也 只 可 能 有 一 个 ： 作

46、 业 的人 员 不 同 。如 果 在 进 行 库 存 系 统 的 信 息 化 时 ， 采 购 、 订 单 、 制 令 、 用料 结 构 等 系 统 均 已 经 信 息 化 了 ， 那 该 有 多 好 ！ 管 库 存 的 人 员 一定 很 高 兴 ， 因 为 他 可 以 省 掉 太 多 重 复 的 、 琐 碎 的 、 无 效 率 的 作业 。采 购 管 理 的 人 员 又 何 尝 不 这 么 想 ？ 要 是 有 谁 把 采 购 的 净 需求 先 计 算 好 ， 在 电 脑 里 通 知 我 ， 省 掉 我 东 问 西 找 、 查 库 存 、 问出 货 真 正 交 货 期 、 还 要 防 着 生 管

47、 和 库 存 人 员 骗 我 (把 出 货 的 交货 期 偷 偷 提 前 )的 功 夫 ， 一 定 可 以 节 省 大 量 的 时 间 ， 好 好 做 些 采购 真 正 该 做 好 的 事 ， 如 多 做 询 价 、 比 价 、 开 发 新 供 应 厂 商 等 工作 ， 对 公 司 一 定 会 产 生 更 大 的 效 益 。生 管 人 员 也 会 这 么 想 销 售 人 员 也 会 这 么 想 真 奇 怪 ？如 果 很 多 单 位 都 这 么 想 ， 那 么 究 竟 是 谁 让 这 样 的 想 法 不 能实 现 呢 ？ 答 案 很 简 单 ： 管 理 者 的 心 图 (观 念 )， 即 他 心

48、 里 根 深 蒂固 、 从 未 加 以 深 刻 检 查 的 观 念 。中 小 企 业 的 管 理 人 员 不 是 “不 够 多 ”吗 ？ 管 理 制 度 不 是“水 平 不 高 ”吗 ？ 运 作 上 不 是 更 需 要 “讲 求 弹 性 ”吗 ？ 借 整 合性 的 信 息 化 管 理 系 统 来 “一 举 ”达 成 这 些 要 求 ， 不 就 是 最 佳 策中 小 企 业 ERP 指 南20略 吗 ？而 上 述 “各 单 位 宁 愿 自 己 录 入 数 据 ， 也 不 先 思 考 整 体 信 息化 应 该 如 何 着 手 ”的 现 象 ， 正 是 中 小 企 业 可 以 及 时 运 用 “新

49、战略 ”的 原 因 。 各 单 位 的 人 员 没 有 立 场 来 思 考 整 个 公 司 的 问 题 ，它 关 心 自 己 的 问 题 就 够 忙 的 了 。 公 司 的 高 层 领 导 可 不 能 这 么 想 ，他 才 不 应 该 理 会 到 底 是 谁 在 做 数 据 的 录 入 ， 他 只 关 心 公 司 内 是否 真 的 在 将 数 据 做 不 只 一 次 的 录 入 ， 费 时 费 钱 又 必 会 出 错 ， 难以 忍 受 ！ 如 果 他 有 好 的 领 导 能 力 ， 就 可 以 摆 平 这 种 “作 业 人 员不 同 ”所 引 发 的 管 理 问 题 ， 舍 弃 “依 模 块 ”的 信 息 化 方 法 ， 改采 “职 能 块 ”的 方 法 ， 以 简 化 信 息 化 的 实 施 工 作 ， 大 量 节 省 时间 与 成 本 ， 并 提 升 信 息 化 的 成 功 率 。因 而 我 们 认 为 ： 中 小 企 业 的 确 可 以 找 出 比 传 统 管 理 革 新 更好 的 方 法 来 进 行 管 理 的 信 息 化 ， 并 保 证 其 成 功 。2-3中 小 企 业 管 理 信 息 化 的 新 战 略本 书 提 出 一 个 中 小