1、武汉城市职业学院协同办公系统用户手册北京希尔信息技术有限公司2013年 05月希尔协同办公系统用户手册（管理员）I目 录1 总体介绍 - 1 -1.1 系统特点 - 1 -1.2 运行环境 - 3 -2 登录系统 - 4 -3 系统控件安装 - 6 -3.1 系统控件 - 6 -3.2 流程控件 - 6 -4 系统桌面 - 7 -5 日常工作 - 7 -5.1 信息阅览 - 7 -5.2 工作纪录 - 8 -5.3 工作便笺 - 8 -5.4 个人日程 - 8 -6 信息发布 - 9 -6.1 信息发布模块业务流程描述 - 9 -6.2 信息发布流程管理 - 10 -6.2.1 功能说明 -
2、10 -6.2.2 使用说明 - 11 -6.2.3 信息发布流程举例 - 14 -6.3 栏目管理 - 19 -6.3.1 功能说明 - 19 -6.3.2 使用说明 - 20 -6.4 信息模板维护 - 28 -6.5 我的草稿 - 28 -6.5.1 功能说明 - 28 -6.5.2 使用说明 - 29 -6.6 信息审批 - 32 -6.7 退稿列表 - 34 -6.8 部门信息管理 - 36 -6.8.1 功能说明 - 36 -6.8.2 使用说明 - 37 -6.9 呈现栏目管理 - 41 -6.10 信息查询 - 42 -6.11 信息发布流程查看 - 44 -7 日常办公 -
3、45 -7.1 个人日程安排 - 46 -7.1.1 功能说明 - 46 -7.1.2 使用说明 - 47 -7.2 会议管理 - 50 -7.2.1 会议室登记 - 50 -希尔协同办公系统用户手册（管理员）II7.2.2 会议室管理 - 51 -7.2.3 会议室查看 - 52 -7.2.4 会议流程设置 - 52 -7.2.5 会议（活动）申请 - 53 -7.2.6 安排会议室 - 54 -7.2.7 待办会议 - 55 -7.2.8 已申请的会议（活动） - 56 -7.2.1 会议（活动）总调整 - 57 -7.2.2 会议通知 - 58 -7.3 便笺管理 - 60 -7.4 印
4、信管理 - 61 -7.4.1 印信管理申请 - 61 -7.4.2 印信管理申请退件 - 62 -7.4.3 待办印信管理申请 - 63 -7.4.4 印信管理废件箱 - 63 -7.5 设备采购 - 64 -7.5.1 设备采购申请 - 64 -7.5.2 设备采购申请退件 - 65 -7.5.3 待办设备采购申请 - 66 -7.5.4 设备采购废件箱 - 66 -8 公文处理 678.1 公文使用情况举例 678.1.1 各部门发往校办的公文 .678.1.2 部门之间传递的公文 .688.1.3 校外来文 708.1.4 公文发布 718.2 发文管理 728.2.1 发文草稿 72
5、8.2.2 发文退件 758.2.3 待办发文 768.2.4 公文废件箱 778.2.5 待办发文总管理 .798.3 校外来文 798.3.1 来文登记 808.3.2 待办校外来文 .818.3.3 已办校外来文列表 .828.3.4 校外来文管理 .838.3.5 校外来文废件箱 .838.4 部门来文 858.4.1 来文登记 858.4.2 已登记来文 868.4.3 待办来文 878.5 公文配置信息 888.6 公文模板维护 89希尔协同办公系统用户手册（管理员）III8.7 公文流程管理 898.7.1 部门收文流程 .898.7.2 发文流程 918.7.3 校外来文流程
6、.968.8 流程查看 978.9 公文查询 979 归档文件管理 979.1 档案设置 989.2 档案类别列表 989.3 档案列表 989.4 部门档案列表 9910 常用联系人 10011 用户设置 101希尔协同办公系统用户手册（管理员）- 1 -1 总体介绍希尔办公自动化系统（Heer Office Automation，希尔 OA）是由北京希尔信息技术有限公司开发研制的面向高校用户的办公自动化软件，是希尔数字校园系列软件的重点产品。希尔 OA是基于工作流和数据流的第四代 OA，紧密结合高校业务，全面贯通高校内部经脉，通过对学校各办公要素的闭环整合，实现对工作流、信息流和知识流的整
7、合管理。希尔 OA旨在为高校建立起一种开放的、网络化的、高效的办公新环境，以一套完善的支持群体协作、流程控制、信息查询及管理功能的应用软件，为学校内部管理和外部交流提供基本信息的传递、处理渠道。希尔 OA可与其他希尔产品、业务子系统及决策支持系统实现无缝连接和数据交换，既可独立运行又可协作互通，发挥数字校园的整体优势，使学校逐渐进入到与时代发展同步的数字化校园。1.1 系统特点 支持声音任务提醒和弹出任务提醒；系统的提醒功能帮助用户及时了解自己需要处理的事务：桌面的待办事宜会显示所有需要用户处理或审批的信息、公文、会议，用户需要参加的会议；弹出的即时消息也会提醒用户有多少事情需要处理；工作便签
8、有新消息也会提醒。 系统便捷、完备的工作流编辑器可以满足学校所有复杂事务流程的建立要求，用户可以在图形化的界面中以拖动的方式方便地定制和修改工作流程，并控制流程的使用状态；同时支持多复杂、多流程协作的公文处理业务，实现公文在部门间的多级流转。 图形化的工作流程编辑器，流程可以在校办及二级行政单位中切换，并且在切换过程中流程还可以全程跟踪并详细记录前一步的操作人、填写意见和处理时间。希尔协同办公系统用户手册（管理员）- 2 - 系统可实现对公文流程基本信息及签批记录的全程跟踪，用户可以实时的跟踪公文的状态并查看各个阶段的审批意见。 支持对公文、信息的模板维护：学校内部的公文模板、信息模板、呈批表
9、、发文稿纸等都可以作为模板在系统内进行维护，维护方式简单易用，支持模板的上传。 提供部门公文配置信息维护功能：用户在系统内配置公文信息后，可以实现公文自动编号功能，用户可对部门信息、发文文号、部门发文流水号以及校外来文流水号等信息进行设置。 系统支持领导手写签批和短信平台：领导可通过手写签批完成对信息、公文的处理，签批意见以矢量图形保存，可以保留领导的签批痕迹。待办事宜同时可以通过短信提醒用户。 公文流转中可添加多个正文、附文，随公文流转的还有公文呈办单、传阅单或者发文稿纸。 工作流程在启用后还可以在下一步操作中更改操作用户；如果没有公文使用该流程时可以编辑该工作流程。 公文可以分类实现流转，
10、即发文、校外来文及部门来文流转。 公文可以直接通过公文流转流程环节发布到信息阅览平台，用户可以在信息发布的地方直接看到审批后的公文。 公文流转可以实现的环节包括：流转、编号、审批、会签、用印、核稿、登记、排版、定稿、发布等环节。 方便的信息发布功能：用户可以在系统中根据需要将信息分类发布，界面友好，操作简单。 系统中所有信息都可以通过严格的权限控制发布到信息阅览平台中，可以灵活的选择查看的权限，可以设置访问的部门或者具体到可访问的岗位。用户登陆系统后只可以看到有权限查看的信息。 OA系统中的信息可以方便地与学校网站或门户进行集成，实现门户信息与OA系统信息的同步。 系统支持信息固顶的设置。 信
11、息可以呈现和隐藏：对于已经过时的信息，可以灵活的将信息隐藏，则相关人员就不能查看被隐藏的信息。 基于栏目的信息管理：包括校级栏目和各部门栏目，学校或各部门可以设希尔协同办公系统用户手册（管理员）- 3 -置各自信息发布的栏目，从而实现对信息的分类管理，同时，各用户可以在自己的权限范围内查看各个栏目下的信息。在设置栏目时，用户可以绑定流程，从而实现信息发布严格按照绑定的流程流转。 方便快捷的信息查询：用户可以根据栏目查询相关信息，同时根据自己的权限，可以查看自己处理的、部门处理的和全校处理发布的信息。 系统与 MS Word无缝集成，所有信息和公文的草拟都可以通过 Word实现，支持附件的上传。
12、 日程安排与日程授权：系统提供全功能的私人和团队（如学校和部门）日程安排，可分别按日、周、月、年查看日程内容。用户可以将个人安排的日程进行授权，从而实现领导与秘书的紧密联系和配合。 组织机构中的某部门下的子部门和岗位可以自定义显示顺序。 用户可以在信息阅览平台中查看自定义设置好的栏目的显示顺序。1.2 运行环境希尔 OA 系统的运行环境由服务器端和客户端组成。服务器端需要部署Web 服务和数据库服务；客户端是指用户用来访问系统的终端，用户可以直接通过浏览器范围而无需下载其他软件。其软硬件配置要求如下：服务器配置：类别 最低配置 推荐配置CPU 2.4GB 3GB内存 512MB 1024MB硬
13、盘 60GB 120GB硬件其他 支持热插拔硬盘； 24 小时不间断电源；网络带宽 10M 以上操作系统 Windows2000 Server 版/ Linux /Unix/ SolarisWeb 应用服务 Tomcat5（开源项目）/JBOSS/Web Sphere 5/Web Logic 8/ SUNONE Application Server软件数据库系统 Mysql 数据 /Oracle 数据库/ SqlServer2000 数据客户端配置：硬件配置 ：CPU 500M 以上，内存 128M以上的个人电脑即可。希尔协同办公系统用户手册（管理员）- 4 -软件环境 ：操作系统：Windo
14、ws2000/XP/2003。浏览器： Internet Explorer 6.0 以上版本。2 登录系统启动计算机上的 Internet Explorer 浏览器，在地址栏中输入办公自动化系统的地址，即可链接到办公自动化系统的登录页面。在系统登录页面的【用户名称】和【用户密码】录入框中，输入正确合法的用户名称及密码后，点击【登录】按钮，进入办公自动化系统的主页面。系统会自动根据当前登录用户的权限显示相应的菜单项以及用户信息，并可通过系统桌面查看“最新信息” 、 “已办事务” 、 “待办事宜”和“个人日程”的相关内容。【重置】：在用户登录时，将已录入的“用户名称”和“用户密码”信息内容清空。【
15、忘记密码】：若用户忘登录密码，点击此按钮进入取回密码页面，输入用户名称提交申请后填写相关资料，即可取回用户密码。主页面（既系统桌面）有三部分组成：标题区、菜单区和功能区。标题区显示当前登录系统的用户名、日期以及在系统已停留的时间，另外还有“系统桌面” 、 “前进” 、 “后退” 、 “外观选择” 、 “返回门户” 、 “退出系统”等快捷按钮。菜单区显示自动化办公系统的功能菜单。功能区它是进行具体操作的区域，即在菜单区点击某项功能菜单后，功能区即会显示与其相应的业务操作页面；：系统桌面按钮，用户可点击此按钮，直接从当前所在的功能页面切换到系统桌面。：后退翻页按钮，执行点击后返回上一页面的操作。：
16、前进翻页按钮，执行点击后进入下一页面的操作。希尔协同办公系统用户手册（管理员）- 5 -：帮助按钮，点击此按钮后，打开帮助窗口，用户可通过此处了解系统的相关信息以及系统的基本使用方法。【退出系统】：点击该按钮之后，当前登录用户退出系统并返回登录页面，可重新登录或使用其他用户的帐号和密码登录系统。【说明】系统登录时会出现 Loading 页面，提示正在加载数据以及您当前所做的操作。如果您想取消该操作，可以点击页面右上角的 按钮执行取消操作。登录系统后所显示的菜单项和用户所具有的系统权限有关，根据用户权限的不同系统的功能也会不同。【注意】1. 用户登录时，前提是系统后台已为此用户分配相应权限，并且
17、要输入正确的用户名和密码才可以登录系统的主页面，否则系统会提示“登录失败：” ，用户点击“返回”按钮后要重新登录系统。希尔协同办公系统用户手册（管理员）- 6 -2. 本系统推荐使用 IE6.0 版本，若您的 IE 是 6.0 以下请进行 IE 升级，否则会导致部分功能不会正常运行。3 系统控件安装3.1 系统控件点击菜单区的“信息发布”中“我的草稿” ，初次进入信息草稿列表页面时，IE 浏览器会自动弹出一个系统控件安装提示。该提示已黄色条框显示，点击该条框后重新点击“我的草稿” ，系统会弹出安装控件提示信息，确认安装后页面刷新，该控件安装完毕。如果不安装该控件，在编辑要发布的信息或起草公文时
18、，无法进行信息和公文的编辑操作。注意：该控件如果未弹出提示安装信息，请检查 IE浏览器的“工具”功能菜单中的“弹出窗口阻止程序” ，是否选择了弹出窗口组织程序；或者是否因为本机中安装了类似 yahoo 助手之类的防止弹出窗口设置软件，将该设置重新修改为允许弹出窗口即可看到系统控件安装提示。3.2 流程控件点击菜单区的“信息发布”中“我的草稿” ，初次进入信息发布流程管理页面，点击“新增”按钮，在弹出的工作流编辑器窗口的空白区域，系统给出安装流程控件提示信息，点击该信息后，按照安装提示点击“下一步”按钮，一直按照提示信息安装成功后，重新进入工作流编辑器窗口则可以对流程进行编辑，否则无法完成流程设
19、置。注意：该控件如果未弹出提示安装信息，请检查 IE浏览器的“工具”功能菜单中的“弹出窗口阻止程序” ，是否选择了弹出窗口组织程序；或者是否因为本机中安装了类似 yahoo助手之类的防止弹出窗口设置软件，将该设置重新修改为允许弹出窗口即可看到系统控件安装提示。希尔协同办公系统用户手册（管理员）- 7 -4 系统桌面 用户系统桌面提供待办事宜（包括需要处理的会议审批、会议通知、信息审批、公文待办等） 、已办事务（与待办事宜对应） 、个人日程、最新信息等。 用户可以在“修改密码”中修改个人密码。 用户可以在“设置风格”中修改页面的显示风格。5 日常工作日常工作模块主要提供一些常用功能的快捷工作方式
20、，方便用户快速查看相关信息，包括信息阅览、工作纪录、个人便笺、个人日程。5.1 信息阅览“信息阅览”为用户提供一个可以查看权限内各栏目信息的一个平台，以目录树的形式展现全校栏目及各部门的栏目信息。用户可以自己设定优先显示的栏目顺序，满足个性化的需求。希尔协同办公系统用户手册（管理员）- 8 -5.2 工作纪录【工作纪录】提供了系统操作的日志记录功能，为用户提供一个全面的工作备忘录。5.3 工作便笺“个人便笺”采用类似 word的文本编辑环境，轻松实现系统内部用户之间快捷、实时的消息传递。5.4 个人日程“个人日程” 为用户提供个人事务的安排，并可以将个人日程进行授权管理，分为只读和可修改两种权
21、限，实现领导和秘书之间的工作互通。希尔协同办公系统用户手册（管理员）- 9 -6 信息发布根据网站信息通常是以“栏目”为基础进行管理的特点，整个信息发布模块也以“栏目”为基本单位实现信息的分类发布和管理，信息栏目以树型结构展示，方便用户实现栏目维护和层次化管理。从而使信息展示更加一目了然。实际工作中，不同特点的信息可能需要经历不同的发布流程，例如，一些较为正式的校级信息可能需要经过一系列的审批流程，而一些部门信息却无需经过审批，因此，就需要根据栏目的特点选择不同的审批流程。信息的发布将按照其所要发布到的栏目所遵循的工作流程逐步进行，并由系统自动控制信息的流向，将其转给流程中设定的相应审批人，供
22、其查看并审批。6.1 信息发布模块业务流程描述在用户起草信息前，部门管理员首先要做好以下四个工作：1. 定制本部门流程2. 定制本部门栏目3. 如果学校规定发布在某个栏目下的信息或新闻必须走某个流程，那么必须在建立栏目的时候绑定相关的流程4. 维护本部门的信息模板以上工作都完成后，拟稿用户可以通过“我的草稿”起草信息或新闻的基希尔协同办公系统用户手册（管理员）- 10 -本信息，如内容、选择发布栏目和信息的访问权限等。拟稿用户提交后，该信息即可自动在系统中流转到栏目对应的流程中设定好的处理岗位，有相关处理岗位的用户会在自己的系统桌面“待办事宜”中看到要处理的信息。当所有的审批完成后，信息可以发
23、布，发布后的信息会显示在系统桌面的“最新信息”中，有访问权限的用户都可以看到。同时，用户可以通过“个人信息查询、部门信息查询、全校信息查询”三个菜单查询已经发布的信息。6.2 信息发布流程管理6.2.1 功能说明信息发布流程管理提供了完备的工作流编辑器，方便用户实现信息发布流程的定制和修改，并控制其使用状态。部门管理员可以通过此模块对本部门的流程统一进行维护。校级的流程可以由校级文件管理员使用 workflow 的帐号建立，建立流程的方法与此处描述的方法一样。用户在菜单区展开“信息发布信息发布流程管理”菜单，进入工作流程列表页面，此列表中显示当前登录用户及所在部门拟制的所有流程信息。希尔协同办
24、公系统用户手册（管理员）- 11 -6.2.2 使用说明6.2.2.1 总体说明【新增】：执行新增流程信息的操作。【编辑】：执行修改流程信息的操作。【禁用】：执行将废弃的流程信息暂时禁止使用的操作。【启用】：执行禁止的流程重新启用的操作。【导出 Excel】：将流程文件以 Excel形式显示或保存。6.2.2.2 维护流程信息系统提供用户对流程信息的修改维护操作，用户同样在菜单区展开“信息发布”菜单，点击“信息发布流程管理”子菜单，进入工作流程列表页面。希尔协同办公系统用户手册（管理员）- 12 -6.2.2.3 新建流程步骤及说明在“工作流程列表”页面，点击“新增”按钮，打开“工作流编辑器”
25、我们可以看到在“控制菜单”里包括：“流程管理”和“信息发布服务”两个滑动菜单。流程管理菜单中包括：流程信息设置、插入连接、保存信息、帮助四个功能按钮。在信息发布服务菜单中包括：信息发布审批的各个流程环节，具体操作步骤如下：第一步：在“工作流编辑器”页面中，进入“信息发布服务”菜单中，点击某一流程环节后，将鼠标移动到右边的空白编辑区再点击一下，即将菜单栏中的流程环节显示在右边的编辑区，用户将审批流程中用到的所有环节以同样的方法在编辑区中显示出来。第二步：在流程编辑区中选择某一环节双击后，打开“环节属性编辑”窗口，显示所选环节的“基本信息” ，用户可在此修改环节的名称及填写环节简介；另外，还可切换
26、到“用户设定”页签中设置此环节的处理岗位；或者切换到“部门设定”标签页中设置此环节的处理部门；点击“确定”保存设置的环节属性，用户根据流程需要设置完毕后进入一下步操作。第三步：切换到“流程管理”菜单中，点击“插入连接”按钮后，进入编希尔协同办公系统用户手册（管理员）- 13 -辑区鼠标点中某一环节移动鼠标拖向另一环节后放开，即可看到两个环节之间产生一个箭头连线，箭头所指的方面就是流程流转的方向，再点击菜单区的“插入连接” ，将其它流程环节也连接起来。第四步：流程连接完结，在菜单区点击“流程信息设置”按钮，打开“流程属性编辑”窗口，用户可在此处设定流程的名称、开始环节和流程描述等信息，设置完毕点
27、击“确定”保存设定的流程信息。第五步：点击菜单区的“保存信息”按钮，系统给出流程信息保存成功的提示，用户确认后即可关闭工作流编辑器，返回到“工作流程列表”页面，列表显示新增的流程信息记录。6.2.2.4 修改、删除流程信息修改流程信息：在“工作流程列表”页面中，勾选要修改的流程记录，点击“编辑”按钮，打开“工作流编辑器” ，用户根据需要进行修改、删除流程环节以及连接线，修改或新增流程环节可参考“新增发文流程”中的操作，删除环节则点击选中可删除的流程环节或连线使其变为选中状态，所选环节显示为红色，按键盘上的 DELETE键，系统提示是否确定删除所选组件，点击“是”后将所选的环节或连线删除，修改所
28、有内容后，在“控制菜单”中点击“保存信息”按钮，系统给出保存成功的提示。删除流程信息：在“工作流程列表”页面中，列表中显示本部门所有的流程信息记录，只有没被使用过的流程才可被删除；删除时，在要删除记录后面直接点击对应的 按钮，即可将此流程记录成功删除，流程列表中不再显示。6.2.2.5 启用、禁用流程信息禁用流程信息：即将暂时废弃的流程信息禁用，并通过颜色给出醒目提示。在“工作流程列表”页面中，勾选要禁用的流程记录，点击“禁用”按钮，所选流程记录名称以红色显示以区别与启用状态的流程记录。启用流程信息：即将被禁用的流程信息重新启用。在“工作流程列表”页希尔协同办公系统用户手册（管理员）- 14
29、-面中，勾选要启用的流程记录，点击“启用”按钮，所选流程记录名称由红色恢复为启用状态显示。6.2.2.6 流程中的各环节介绍环节 功能用于定义一个流程的开始环节，该环节在系统中是自动环节。此环节一般为第一步审批的环节。定制流程时，该环节不设置处理岗位，而是由拟稿人在起草信息时，选择发布栏目后，再选择处理岗位，此时一般处理岗位是本部门有权限审批的岗位。该环节用于领导填写批阅意见，环节的设置比较灵活，在定制流程时，可以选择处理部门，也可以更细化到某一个或某几个处理岗位，同时可以选择是否“可选角色协同完成”，实现 everyone, anyone 的审批处理。信息审批不通过可以设置该环节，系统自动将
30、不通过的稿件返回拟稿人，这个是自动环节，不需要人工干预。审批后的信息通过此环节可以实现发布，该环节是系统自动执行的环节，信息发布在拟稿人选择的栏目中，同时也会在系统桌面的“最新信息”中展现，有访问权限的用户可以看到。6.2.3 信息发布流程举例假设学校的实际业务：发布通知发布学校或各部门的通知，需要先经过部门领导初审，初审通过后需要提交院办审批，院办审批通过，新闻可以对外发布，审批不通过，则退回拟稿人。如需要校领导审批则提交校领导审批即可。系统中的流程可以按照下图设置：希尔协同办公系统用户手册（管理员）- 15 -该流程与校级栏目“最新通知”可以绑定。当拟稿用户选择发布在“最新通知”栏目时，就
31、会按照上述流程审批、发布通知。首先，校级文件管理员可以使用 workflow帐号建立一个校级流程， “信息发布流程管理” 点击“新增”按钮，进入工作流编辑器。点击左侧流程管理中的“发文流程” ，选择“开始环节” ，将它拖拽到右侧流程布局图中，用于定义工作流程的开始，此环节是自动环节，不需要人工干预。希尔协同办公系统用户手册（管理员）- 16 -接着，设置“初审”环节，在建立流程时，该环节不设置处理岗位，而是由拟稿人在起草信息时，选择发布栏目后，再选择处理岗位，此时一般处理岗位是本部门有权限审批的岗位。选择 “审批”环节，将它拖拽到右侧流程布局图中，双击环节会出现环节属性编辑框，在“基本信息”标
32、签页下可以设置环节名称为 “宣传部审批” ，用于标识此环节的功能；在“部门设定”的标签页下可以设置该环节的处理部门，这里处理部门可以选择“宣传部” ；如果确定了该环节由某一个或几个具希尔协同办公系统用户手册（管理员）- 17 -体岗位审批，则可以在“用户设定”标签页下设置具体的审批用户。信息经各部门审批通过后，可以通过“发布”将信息发布到相应的信息栏目。将“发布”环节拖拽到右侧流程布局图中，设置流程的最后环节，将“不通过”拖拽到右侧流程布局图中，当部门领导或宣传部审批不通过时，回到开始，这两个环节是自动环节，不需要人工干预。点击左侧流程管理中的“插入连接” ，将环节从上至下连接起来， “初审”
33、流转到“院办审批” ， “院办审批”流转到“发布”的环节连接线上或者流转到“校领导” ，双击环节连接线（连接线呈红色） ，可以设置连接的名称。希尔协同办公系统用户手册（管理员）- 18 -点击左侧流程管理中的 “流程信息设置” 输入流程名称为宣传类信息发布流程 ，设置开始环节为 “开始环节” ，点击“ 确定” 。选择 “保存信息” ，将工作流程保存。系统会提示“流程信息保存成功” 。至此，流程已经建好。希尔协同办公系统用户手册（管理员）- 19 -6.3 栏目管理6.3.1 功能说明信息拟稿后需要发布到学校或部门维护的栏目中，每个栏目需要对应相应的审批流程，根据栏目的涉及范围、性质以及重要程度
34、选择与之相应的流程。部门管理员在此模块实现对栏目的新增与维护，可以设置本部门的信息发布栏目，还可以设置栏目的子栏目，栏目以树形结构显示，同时可以对栏目下已经发布的信息进行管理。在新建栏目时，可以根据栏目特点绑定相应的信息发布流程；对建立的栏目进行排序。同时，还可以通过“移动内容”可实现栏目内容的批量移动，即可将某一栏目下的所有内容一次性转移到另一栏目下。用户在菜单区展开“信息发布信息管理栏目管理”菜单，进入信息栏目管理列表页面。从页面中我们可以看到栏目层次以栏目树的形式显示出来，用户可通过栏目树选择校级或本部门的信息栏目，并在列表中显示所选栏目下所有信息文件及分支子栏目。希尔协同办公系统用户手
35、册（管理员）- 20 -6.3.2 使用说明6.3.2.1 总体说明如果栏目树中的某个栏目包含子栏目，则在选择该栏目后，在“栏目管理”显示部分出现两个页签：“信息管理”和“栏目管理” ，这两个页签主要维护所选栏目下的各个信息子栏目的相关内容。一、 “栏目管理”中的按钮【设置】：部门管理员可以将本部门建立和维护的栏目授权给其它的用户进行管理，通过“设置”可以实现授权。同时还可以将本部门管理的栏目授权给其他用户发布，这样被授权的用户就可以在该栏目下发布信息；可以将本部门管理的栏目授权给其他用户管理，这样该栏目以及栏目下的子栏目和所有信息也可以让授权用户进行管理。【设置子栏目】：功能与“设置”类似，
36、这里授权的是某个栏目下的子栏目。【新增】：新增信息栏目的标题、对栏目排序、栏目绑定流程。【修改】：修改信息栏目标题、栏目排序、栏目绑定流程。【移动内容】：将某个栏目中的全部信息移动到本部门的其它栏目中。希尔协同办公系统用户手册（管理员）- 21 -二、 “部门信息管理”中的按钮【修改】：部门管理员可以通过此按钮对已经发布的信息进行修改，可以修改信息发布栏目、设置是否固顶等。【隐藏】：某些信息需要暂时废弃，不对外显示，则可以通过此按钮实现，隐藏的信息在系统桌面最新信息中将不显示，在信息列表中会以红色显示。【呈现】：将暂时废弃的信息重新显示。【删除】：将某个栏目下的信息删除。【导出 Excel】：
37、将当前列表中的信息导出到 EXCEL。6.3.2.2 新增信息栏目首先，选择“学校办公室”部门，点击“新增”按钮，打开“栏目维护”网页对话框，填写栏目名称为“办公室文件” ，点击“保存”按钮。如下图，在“学校办公室”下新增栏目“办公室文件” 。然后，在栏目树中选择需要新增子栏目的父栏目“办公室文件” ，点击“栏目管理”页签新增子栏目“行政文件” ，保存后该子栏目存在父栏目“办公室文件”下。希尔协同办公系统用户手册（管理员）- 22 -【注意】：1. 增加栏目时，请输入“栏目标题” （必填项） ，为栏目排序（可选） ，打开“审批流程”下拉列表，列表中内容来自“流程定制”模块，用户选择对应的审批流
38、程后，点击“保存”按钮，系统刷新页面即可在栏目管理列表以及栏目树中看到新增加的栏目名称。2. “栏目排序”可以用阿拉伯数字填写，如果设置了栏目顺序，则按照数字的逻辑顺序排列；如果没有设置顺序（为空） ，则按照栏目创建的先后顺序显示，先创建的栏目排在前；如果有两个栏目的顺序号相同，则按照这两个栏目创建的先后顺序显示。举例说明：栏目 1：排序号 2；栏目 2：排序号 5；栏目 3：排序号 6；现在新增栏目 4，排序号 1，则栏目 4显示在第一位，排序号设为 2，则栏目的显示顺序为：栏目 1，栏目 4，栏目 2，栏目 3。6.3.2.3 修改信息栏目在栏目树中选择需要修改子栏目的父栏目，点击“栏目管
39、理”页签，在页面中选择要修改的子栏目，点击“修改”按钮，打开“栏目维护”网页对话框，用户可根据需要修改“栏目名称”和“审批流程”中的内容，修改完毕点击“保存”按钮，系统刷新页面即在栏目管理列表以及栏目树中看到修改后的栏希尔协同办公系统用户手册（管理员）- 23 -目名称。6.3.2.4 删除信息栏目如果某栏目下还没有发布信息，此时可以删除该栏目；如果该栏目已经有信息发布（栏目后会有*号） ，则该栏目不能删除。点击要删除栏目后的“删除” ，系统给出是否确定要删除所选栏目的提示，确认后系统刷新页面栏目被删除。注意：删除的时候用户要注意栏目中若存在已发布或已提交审批的信息时希尔协同办公系统用户手册（
40、管理员）- 24 -则不允许删除，如果确实要删除该栏目的话首先把栏目中的信息删除或移出。6.3.2.5 移动信息栏目部门管理员可以将本部门管理的某个栏目中的全部信息移动到其它栏目中，为栏目信息的维护提供方便。在栏目树中选择需要移动信息子栏目的父栏目，点击“栏目管理”页签，在页面中选择要移动内容的子栏目，点击“移动内容”按钮，打开“选择栏目”网页对话框，选择要移动目标栏目，点击“确定”按钮后，系统刷新页面所选子栏目中所有内容移动到指定目标栏目中。注意：1. 创建栏目时系统支持用户建立三级子栏目。2. 栏目信息维护“信息管理”页签主要维护所选栏目下所有已发布的信息文件。6.3.2.6 修改信息文件
41、在栏目树中选择需要修改的信息文件名称，进入“信息管理”页签，在页面中选择要修改的信息文件，点击“修改”按钮，打开“已发布信息修改”网页对话框。页面显示所选信息文件的基本信息内容，具体用户可以参考“我的草稿”希尔协同办公系统用户手册（管理员）- 25 -中修改信息草稿的步骤进行。与信息拟制草稿不同，用户可在此处设定信息文件的“固顶级别” ，该功能主要是针对某些重要信息，通过设置可长时间保留在系统桌面的“最新消息”所有信息列表的最上面。 “固顶级别”分为三级，系统默认为不固顶，用户根据信息的重要性设定固顶级别后，选择固顶“截止日期” ，在截止日期之前此信息都会在列表的上端显示，最后点击“保存”按钮
42、保存对本条信息文件的修改。6.3.2.7 隐藏信息文件在栏目树中选择要隐藏显示的信息文件名称，进入“信息管理”页签，在页面中选择要隐藏显示的信息文件，点击“隐藏”按钮，系统会出现如下图所示的提示信息。点击“确定”后，系统刷新页面所选信息文件标题以红色显示以区别与呈现状态的信息文件，同时该信息在系统桌面“最新信息”中也不显示。希尔协同办公系统用户手册（管理员）- 26 -6.3.2.8 呈现信息文件在栏目树中选择要重新呈现的信息文件名称，进入“信息管理”页签，在页面中选择已被隐藏显示的信息文件，点击“呈现”按钮，系统给出是否确定重新发布所选记录的提示，点击“确定”后，所选信息文件标题由红色恢复为呈现状态显示。
