1、1上海中医药大学图书（软件）采购工作细则一、图书（软件）采购的方式及其组织（一）图书（软件）采购的方式按照中华人民共和国政府采购法的规定，图书（软件）采购可有以下几种方式：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购和单一来源采购。根据学校图书（软件）采购的实际情况，还可采用采购备案制，即授权图书信息中心自行决定采购方式，按照规定的程序登记备案，以备案方式进行监督管理。采购备案制适用于集团采购、10 万元以下的计划外采购和已经公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购程序采购使用且项目内容同首次采购基本相同的续标采购。（二）图书（软件）采购的组织1. 图书信息中心图书（软件）采购应在学
2、校图书（软件）采购工作领导小组指导下，按照学校制定的“上海中医药大学图书（软件）采购暂行规定”实行。2.由图书信息中心和学校相关职能部门（如：财务、纪检、监察、审计等部门）人员组成的图书（软件）采购工作领导小组，负责确定各类图书（软件）应该采取的采购方式及其基本操作方法，组建招标评标小组和谈判（询价）小组。招标评标小组和谈判（询价）小组由校内外相关专家及学校财务、纪检等相关人员组成。3. 图书信息中心负责采购工作的组织，包括制定采购计划，接受采购申请，审核采购项目的相关资料，确定采购方式；组织招标、开标、评标、定标；组织竞争性谈判、单一来源采购、询价；组织采购合同的洽谈、审查与签订；负责采购与
3、招投标有关文件资料的整理和立卷归档等工作。4. 软件项目若与配套硬件无法拆分采购的，其硬件部分项目需校设备管理部门会签同意。25. 图书信息中心是图书（软件）采购的承办单位，负责准备图书（软件）采购相关的材料，作为学校图书（软件）采购工作领导小组和评标（谈判、询价）小组的决策依据。二、各种图书（软件）采购方式的操作流程（一）招标采购的一般流程按照中华人民共和国招标投标法的规定，招标分为公开招标和邀请招标两种形式。学校图书（软件）采购招标工作必须按照招标、投标、开标、评标、定标、签订合同等基本程序进行。图书（软件）采购招标的标的物可分为固定标的物和非固定标的物。固定标的物指所采购的图书（软件）内
4、容和形式明确，能够详细列出所采购图书（软件）的名称、卷（期）次、数量、到货期限等具体事项，如：已出版的中外文图书和连续出版物、文献数据库、通用软件等。非固定标的物指不能列出所采购图书（软件）的具体名称、数量，而是按年度或其他时间段对图书（软件）采购的数量或金额进行控制。一般在选择长期供应商时标的物不固定，也有称招“资格标”。1. 招标材料的准备招标前图书信息中心应负责招标材料的准备工作，便于图书（软件）采购工作领导小组了解和掌握图书馆对图书（软件）招标采购的各项业务要求。招标材料包括： (1) 图书（软件）采购业务基本情况说明：包括采购量、该类型图书（软件）特性、该类型图书（软件）采购业务特性
5、、近年采购情况等。(2) 供应商情况说明：有关供应商的基本情况和业务能力、近年采购业务往来、拟推荐供应商名单等。(3) 招标方式说明：宜采用招标方式、划分标段的理由及具体划分情况。(4) 评标建议：对评标方式、评标标准、评标小组组成等提出建议。(5) 财务建议：主要说明招标后结算付款事宜。(6) 标书：向投标人提出任务、条件和要求，作为评标的依据和订立合同的基础。标书内容必须包括投标人资质要求、技术要求、服务要求、报价办法和要求、报价表、对投标书的要求等。32. 招标申请：图书信息中心向图书（软件）采购工作领导小组提交实施某项招标采购的申请报告及相关资料。3. 项目审查：由学校图书（软件）采购
6、工作领导小组审批本次招标申请，重大项目提交学校领导审批。审批的形式可以是会议讨论决议或通过学校办公系统书面提出意见等。4. 招标项目登记及安排招投标会议时间、印制招标文件。5. 发布招标信息、接收投标报名。在报刊、电子网络或其他媒体上发布招标公告，告知投标要求、报名截止时间、开标时间等相关信息；接受投标报名。6. 投标资格审查按照招标相关法规规定和本次招标的要求，对投标人进行基本资质审查，合格者方具有正式投标人资格。对具有正式投标资格的代理商发放标书。7. 收标 投标人应当按招标文件规定的时间和地点送达投标文件，招标人在投标文件上标明签收时间；在招标文件规定的截止时间后送达的投标文件，招标人应
7、当拒收；开标前，任何人均不得开启投标文件；提交投标文件的投标人少于三个时，应当依法重新组织招标。8. 开标开标须有下列人员参加：投标人、图书（软件）采购工作领导小组的相关人员、评标小组相关人员和需要参加开标的图书信息中心有关人员。开标前，招标方应确定开标、评标程序和评标办法，并向投标人公布。评标小组应确定评标标准，必要时，可以根据保证图书（软件）采购质量的要求和图书（软件）市场行情事先确定中标底价。评标小组成员名单和中标底价在中标结果确定前应当保密。9. 评标4(1) 评标一般可采用计分评标和议标两种方式。计分评标由评委按评标标准打分，然后按得分由高到低直接产生中标供应商；议标指评委充分评议，
8、达成基本一致后，采取投票方式对投标人进行排序，然后根据排序结果确定中标供应商。评标过程中，评委应认真听取图书（软件）专业人员对该采购事项业务需求的说明；必要时，还应要求投标人对投标文件中含义不明确的内容作必要的澄清或者说明。(2) 中选的投标人应当符合下列条件之一： 满足招标文件各项要求，并考虑各种优惠及税收等因素，在合理条件下所报投标价格最低； 最大满足招标文件中规定的综合评价标准。(3) 评标小组完成评标后，应当向图书（软件）采购工作领导小组提出书面评标报告，推荐中标候选人，或经图书（软件）采购工作领导小组授权，直接确定中标人。10. 发放中标通知书及签订合同招标人应当将中标结果书面通知所
9、有投标人，并在大学主页上向社会公示一周。图书信息中心与中标人应当按照招标书的要求、投标人的投标书、招投标谈判结果、服务要求、结算方式以及构成合同的其他要件签订书面合同（若采购有官方格式合同范本的，则按此范本制定合同。所有合同均需校法律顾问审核。采购项目中含第三方监理内容的还需由有资质监理方审核）。为保证合同履行，签订合同时，招标文件要求中标人提交履约保证金或保证书的，中标人应当提交。（二）竞争性谈判采购的一般流程一般适用于从不同供应商（代理商）中采购询价同一产品加定制服务的采购工作。51项目申请和审批：图书信息中心向图书（软件）采购工作领导小组提交实施某项竞争性谈判采购的申请报告及相关资料，由
10、图书（软件）采购工作领导小组审批，重大项目提交学校领导审批。审批的形式可以是会议讨论决议或通过学校办公系统书面提出意见等。2提供说明材料：图书信息中心对该项图书（软件）采购业务进行详细说明，供谈判小组参考。 3成立谈判小组：参照本工作细则“图书（软件）采购的组织 ”一节中的规定组成谈判小组。4制定谈判文件：明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。 5确定邀请参加谈判的供应商名单：谈判小组从符合相应资格条件的供应商中确定参加谈判的供应商，一般不少于三家，并向其提供谈判文件。 6谈判：谈判小组所有成员与各供应商分别进行单独谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其
11、他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。 7确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价。谈判小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则向图书（软件）采购工作小组推荐，或经图书（软件）采购工作小组授权，直接确定成交供应商。8将结果通知所有参加谈判的供应商并与成交供应商签订合同。（三）询价采购的一般流程适用于从不同代理商中询价采购同一产品的采购工作。1项目申请和审批：图书信息中心向图书（软件）采购工作小组提交实施某项询价采购的申请报告及相关资料，由图书（软件）采购工作小组审批
12、，重大项目提交学校领导审批。审批的形式可以是会议讨论决议或通过学校办公系统书面提出意见等。62提供说明材料：图书信息中心对图书（软件）采购业务进行详细说明，供询价小组参考。 3成立询价小组：参照本工作细则“图书（软件）采购的组织 ”一节中的规定组成询价小组。询价小组对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项做出规定。4确定被询价的供应商名单：询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商中选取被询价的供应商，一般不少于三家，并向其发出询价通知书让其报价。 5询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。 6确定成交供应商：询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则向学
13、校图书（软件）采购工作领导小组推荐或直接确定成交供应商。7将结果通知所有被询价的供应商并与成交供应商签订合同。（四）单一来源采购的一般流程适用于满足询价采购服务的产品只有一种或代理商只有一家的采购工作。包括网络、通讯服务的采购。1项目申请和审批：图书信息中心向图书（软件）采购工作小组提交实施某项单一来源采购的申请报告及相关资料，由图书（软件）采购工作小组审批，重大项目提交学校领导审批。审批的形式可以是会议讨论决议或通过学校办公系统书面提出意见等。2提供说明材料：图书信息中心对图书（软件）采购业务进行详细说明，供单一来源谈判小组参考。3 .单一来源项目在大学主页上向社会公示一周后，进入以下程序。
14、4成立单一来源采购谈判小组：参照本工作细则“图书（软件）采购的组织”一节中的规定组成谈判小组。除网络通讯服务外，其他单一来源采购都需要有使用方业务专家和产品技术专家共同审核、参与谈判。（使用方业务专家由申请采购部门推荐，技术方专家有图书信息中心推荐）75谈判：就项目的技术、服务和价格展开谈判，在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购。6签订合同：按照双方谈判结果签订采购合同。（五）采购备案制1采购备案制适用范围的确定：图书信息中心向图书（软件）采购工作领导小组提交适合于采购备案制采购项目的申请报告及相关资料，由图书（软件）采购工作领导小组审批，重大项目提交学校领导审批。审批的形式可
15、以是会议讨论决议或通过学校办公系统书面提出意见等。适用于采购备案制的计划外采购限额为 10 万元。确定适用于采购备案制的集团采购项目时，图书信息中心应向图书（软件）采购工作领导小组提供图书（软件）采购的年度计划，并说明各项集团采购的缘起、组团和运作方式、价格谈判等情况。2备案：图书信息中心在完成采购项目后，依照相关规定，向图书（软件）采购工作领导小组提供所采购图书（软件）的清单和验收记录等资料。对于集团采购项目，应提供组团机构关于组团和谈判情况的说明、数据库订购合同、代理付款合同以及图书馆对数据库订购的说明等资料。3归档：图书馆对项目备案材料审查存档。三、各类型图书（软件）适用的采购形式（一）
16、图书1批量订购宜采用公开招标、邀请招标的方式确定供应商，即招“资格标”。2标的物可按以下方式划分：（1）只招代理资格，不分标段，但可设定适当的采购总金额底线。（2）分标段招标：8将标的物划分为若干标段，供应商根据采购方的要求和自身的条件选择标段投标。标段可按下列办法划分：按采购金额划分：将年度采购金额划分为若干标段，可平均划分也可递进式分等级划分。按图书出版机构划分：根据所采购图书在出版社的分布情况划分标段。按学科划分：根据所采购图书的学科分布情况划分标段。按图书出版地区划分：可按图书出版的区域、国家、省区划分标段。划分标段时，可根据采购需要有选择地同时采用多种办法。3计划外采购宜采用采购备案
17、制或跟标操作。（二）国内版期刊1邮发期刊年度订购宜采用单一来源谈判方式采购。2有多家符合采购要求的发行机构时，也可采取邀请招标方式，宜采用固定标的物招标。3标的物划分方式：按邮局发行期刊和非邮局发行期刊划分标段，也可以按期刊来源区域划分标段。4非邮发期刊采购宜采用采购备案制。（三）进口期刊进口期刊（包括港、澳、台期刊）须由国家指定的供应商代理。进口期刊应根据图书馆的采购要求和供应商的业务能力，选择适当的采购方式。1年度批量采购进口原版期刊可采用招标方式确定供应商。宜采用固定标的物招标，也可采用招“资格标”方式招标。2标的物划分方式：(1) 以每一种期刊为一个标段。9(2) 按文种、出版社、出版
18、区域、是否与电子刊捆绑、价格等划分标段。3国内印刷发行的引进版权的期刊宜采用单一来源谈判方式采购。4少量需要直接订购的期刊采用采购备案制。（四）文献数据库、通用软件等1. 根据数据库、软件等的来源，选用采购备案制、单一来源谈判方式、招标或竞争性谈判方式采购。2必须从符合资质的数据库、软件供应商（代理商）处采购正版数据库、软件。3. 采用招标方式时，宜以确定的文献数据库为标的物。(1) 采购备案制：各种形式的数据库集团采购（包括全国性、区域性和校际联合组织等）适用采购备案制。(2) 单一来源谈判采购方式：只能从唯一供应商处采购的文献数据库，采用单一来源谈判方式。对于部分难以组织谈判的单一来源数据
19、库、软件（如使用部门指定使用的国外数据库、软件等，其在国内又无代理），由图书信息中心向图书（软件）采购工作领导小组提交相关情况说明，图书（软件）采购工作领导小组审批同意后可以购置。审批的形式可以是会议讨论决议或通过学校办公系统书面提出意见等。(3) 招标或竞争性谈判采购方式：内容相同或相近的文献数据库有多家来源时，采用招标或竞争性谈判方式采购。具体方法如下：A、政府专项经费项目的采购根据上海市人民政府有关文件的精神和要求，规定由政府采购中心负责采购的软件，均由政府采购机关采取“国际性招标”和“竞争性招标采购”相结合的采购办法进行。B、其他资金来源的软件采购101）一次采购满 50 万元的软件：
20、采取委托招标的形式进行。由使用部门提供软件技术参数需求，委托有资质的招标公司进行公开或邀请招标。2）一次采购 30 万元50 万元（含 30 万元、不含 50 万元）的软件：采用招标办法进行采购。3）一次采购 1030 万元（含 10 万元、不含 30 万元）的软件：组成谈判小组或询价小组，在进行市场调研多方比较的基础上采用竞争性谈判进行采购。4）一次采购 510 万元（含 5 万元、不含 10 万元）的软件：由图书信息中心向 3 家以上的供应商提出询价，对报价进行比较后，由图书信息中心与使用部门一起与相关供应商谈判，选择同等性能、价格最优、售后服务最好的供应商进行询价采购。5）一次采购 5 万元以下（不含 5 万元）的软件：由使用部门进行“三比”，即比质量、比价格、比售后服务后，选择相关供应商，报图书信息中心审核后采购。力争以最低的价格，获取最高的性能及售后服务。（五）其他软件其他采购已商品化的软件和软件定制服务，包括软件系统集成、网络通讯服务等采购，参照本工作细则“二、各种图书软件采购方式”的操作流程操作。（六）其他非书资料其他非书资料是指上述文献类型之外的多媒体资料、光盘和缩微品等其他载体形式的文献。其他非书资料的计划外采购适用采购备案制；大批量采购时，根据具体情况采用其他适用的采购方式采购。上海中医药大学图书信息中心2013-12-30
