1、财务共享模式下应付账款管理初探以 H 公司为例 彭文静 恒隆集团 摘 要： 财务共享服务中心是一种新兴的财务管理模式, 应付账款管理是财务共享服务中心的基础性工作。H 公司建立财务共享服务中心初期应付账款管理在流程、业务等方面存在一些问题。本文结合其管理现状从流程管理、业务管理等方面提出建议, 以期规范 H 公司的应付账款管理工作, 充分发挥其财务共享模式的优势, 同时供其他企业借鉴。关键词： 财务共享; 应付账款; 业务管理; 作者简介：彭文静 (1983-) , 女, 湖北随州人, 研究生, 讲师, 会计师职称, 主要从事财务会计理论与实务方面的研究。1 财务共享模式概述财务共享服务中心是
2、一种新兴的财务管理模式。它将企业集团分散的经济业务集中化处理, 实现对其集中核算、监督。建立财务共享服务中心后, 企业集团将实现流程标准, 业务处理统一, 提高财务信息质量与服务水平。同时能够解决内部财务部门职能重叠的问题, 实现资源集约化利用, 降本增效。H 公司成立于 1999 年, 总部位于湖北省, 是面向国内外市场的汽车转向系统产品专业制造商, 在中国拥有 8 家中外合资公司和一家研究所。公司于 2016 年实施财务共享服务中心, 并配备专业公司业务财务部门, 目前正常运营。2 H 公司财务共享模式下应付账款管理现状及问题2.1 流程管理往来账流程是 H 公司主要的业务流程。由于汽车转
3、向系统产品零部件较多, 而转向系统产品主要是转向器总成, 因此相比应收账款流程, 应付账款流程更为复杂, 是 H 公司财务共享模式下的管理重点。H 公司应付账款主要面向外部材料、设备、工程供应商。H 公司目前应付账款管理流程如下。(1) 采购管理部根据材料月消耗、采购周期编制原材料安全储备定额表, 会同物流管理部据此编制次月原材料采购计划。(2) 采购工程师根据原材料采购计划完成原材料采购订单, 跟踪订单执行情况, 建立跟踪报表。(3) 供应商依据订购信息, 按期发出商品或者提供劳务。(4) 物流管理部会同采购工程师验收货物。(5) 物流管理部会同采购管理部提供签批的开票通知单传真给供应商,
4、供应商据此开具原始发票邮寄给 H 公司。采购管理部对发票的数量、单价、金额与开票通知单供应商采购合同进行核对, 核对无误后提交给财务共享服务中心应付会计审核。(6) 应付会计对发票、开票通知单供应商采购合同复核, 并检查发票结算申请单的发票号码、金额、签批权限履行情况。审核无误后, 在 ERP 系统中完成发票上账处理。(7) 应付会计从 ERP 系统中导出应付账龄分析表, 审核采购管理部提交的付款申请单, 完成会计核算, 并由资金管理部完成货款的支付。该流程运营一年以来, 能够在一定程度上保证 H 公司应付账款管理的有效性, 但仍存在一些风险低效问题。主要表现在以下几方面。第一, 发票信息采集
5、存在随意性。物流管理部在验收货物时存在“张冠李戴”现象, 将同一集团内不同子公司货物交互入库, 导致独立核算的各子公司物资、财务账核对不清;将同一公司不同品类货物交互入库, 虽然材料总量不变, 但对后手环节造成不良影响, 如采购细目核对不清, 财务结算难以挂账等。此外, 部分工程师检查时流于形式, 出现了未按开票通知开票、未签订合同物资先行开票等违规行为, 给财务服务共享中心复核工作带来了很大不便。第二, 发票遗失或积压。发票在邮寄至财务共享服务中心时存在途中丢失的风险, 并存在传递成本较高、传递时间较长等问题。部分采购工程师因责任心不强积压发票, 并推卸责任, 后因对账才发现问题, 损害了公
6、司的社会形象。第三, H 公司付款流程时点单一, 导致部分供应商对分款有异议。虽然财务共享服务中心根据资金分配表时点分款, 但由于每月供应商发票上账时间不同以及信用期限不同, 应付会计无法做到严格按照信用期限分款, 而是集中到每月中上旬完成。一些异议供应商需要主动查询付款情况, 增加沟通成本, 资金短缺时一般还会申请计划外付款, 这样不仅降低财务工作效率还影响供应商满意度。2.2 业务管理(1) H 公司财务共享服务中心尚处于初创阶段, 原各专业公司系统尚未实现完全兼容, 大部分专业公司业务可以集中于一套通用的 ERP 系统中处理完成, 但仍有一家公司沿用原有的 ERP 系统, 必须配备原有的
7、专业人员操作, 且需要在字符界面和图形界面之间切换, 操作效率不高。(2) 原各专业公司财务人员在建立财务共享服务中心后存在流失现象, 公司聘用了一部分新员工, 加上财务共享服务中心对原有专业公司财务人员按业务模块分工, 目前在岗的应付会计实际上并不熟悉业务前端的流程, 该流程与其他流程的衔接以及应付模块与其他财务模块的衔接问题, 因此出现了对数据的来龙去脉不了解, 对数据不敏感, 与相关部门、人员的沟通成本增加等现象。此外, 大量应付会计集中在财务共享服务中心, 权责没有严格的界定, 工作量安排有失公平, 造成部分应付会计服务意识淡漠, 推诿责任。(3) H 公司发票上账效率低下。虽然开发了
8、发票批量导入系统, 但是应付会计发票复核工作量较大, 目前主要采用 EXCEL 函数匹配合同单价生成导入模板导入 ERP 系统, 制作模板的工作量较大, 此外, 发票导入程序有三个, 程序繁琐。付款方面, 资金集中支付曾经出现将名称相近的供应商混淆、不按发票对应供应商入账等情况, 导致分款环节下错账, 直至对账才发现问题。(4) 实施财务共享服务后, 应付账款会计档案管理难度增加。原各专业公司应付账款会计档案管理标准不一, 比如对 AP 凭证的装订厚度, 封面的书写、签章要求并未统一;电算化会计档案的种类、存储方式、风险控制措施也不尽相同。目前, H 公司应付账款会计档案主要侧重于电子档案管理
9、, 统一保管如发票上账电子版合同、应付暂估核对表、资金分配表、应付账款对账余额调节表等资料, 主要存储于电脑硬盘, 风险控制方面主要由信息管理部门防控。对于纸质会计档案仍然按照原专业公司分门别类排列, 精简档案分类后, 会计档案管理的工作量变大, 管理成本也有所增加。(5) 财务共享服务中心建立后, 按照业务模块对财务人员高度细化分工, 应付会计只负责应付账款管理模块, 较少参与其他模块的核算 (除非调账才会用到总账模块) , 视野不够开阔, 不能接触到全盘业务处理, 再加上 H 公司采购供应商较多、采购材料涉及外协、动转、机转、电转、拉杆等, 数量大、品种多, 应付会计每月发票上账工作强度大
10、, 应付工作机械重复性特征较其他模块明显, 被认为是所有模块中最辛苦但专业技能提升空间最小的岗位, 大家工作积极性普遍不高。3 H 公司财务共享模式下应付账款管理体系的优化建议3.1 流程优化(1) 发票信息采集环节, 增加业务财务人员初步检查程序。可在物流管理部配备业务财务人员监督物资验收、单据生成、传递、保管, 严防“张冠李戴”现象。对于采购工程师提交的不合规发票, 应付会计应加强复核, 必要时建立采购工程师黑名单制度, 严格验收纳入黑名单人员提交的发票。(2) 发票遗失及积压的票据流问题可以采用影像系统解决, 对于普通发票还可以依托电子发票平台解决。由采购工程师会同供应商负责影像采集、影
11、像传输, 将先行检查过的发票扫描成影像上传给财务共享服务中心供应付会计下载、复核。(3) 对于点对点付款问题, 可以把资金分配表的时点及审批期限提前一周左右, 以增加付款频率, 缩短付款周期, 让实际分款时间接近付款到期时间。如果提前付款有困难, 应付会计可将分款、到期时间间隔较大的供应商单独列出, 以备对方咨询, 及时答疑解惑, 降低沟通成本。3.2 业务优化(1) 实现 ERP 系统的完全兼容, 将应付账款管理集中于一套通用的 ERP 系统中处理完成, 解决字符界面与图像界面切换问题, 尽量简化系统界面, 提高操作效率。信息管理部相关人员还应派遣专门的技术人员对 ERP 操作系统进行定期优
12、化, 维护 ERP 系统的正常运行。(2) 结合集团下发的 SOP 流程文件与 ERP 操作说明书, 聘请资深相关部门人员针对 ERP 系统的构成、应付岗位业务流、财务流、信息流产生过程为新老员工做培训。针对部分应付会计服务意识淡漠, 推诿责任的问题, 应付岗位经理应明确各应付会计的工作权限、责任范围, 提供详细具体的岗位说明书。针对部分应付会计工作效率低下, 不能及时配合其他岗位的情况, 应付岗位经理应查明原因, 加强 KPI 考核, 考核结果与薪酬挂钩。(3) 发票批量导入模板生成方式可以改进。应付会计可以与物流管理部、采购管理部事先沟通, 确定本月各供应商发票数量、金额等信息, 为供应商
13、建立价格库, 在发票传递至共享中心前做好基础准备工作, 减少发票传递时滞的影响, 待发票到达后, 可简化复核程序, 及时入账。对于资金集中支付问题, 应付会计应督促出纳人员检查账务记录与银行记录是否一致, 避免错误支付、重复支付;资金管理部应形成定期事后检查的机制, 规定出纳人员必须每月抽查上月已经支付的款项, 并对货币资金支付的正确性进行审核。(4) 在财务共享模式下, 会计档案应实行标准化管理, 统一规范应付账款档案的管理制度。首先, 应付账款相关单据格式应该统一。其次, 应付账款资料整理方式应该统一, 厚度、封面、装订等细节要一致。最后, 应对应付账款档案实施全面风险监控, 档案室钥匙借
14、用、归还应登记, 外来人员进入档案室应有专人监管;借用、归还会计档案要备案, 对于长期借用未及时归还的档案应及时督促归还。电子会计档案的管理应取得信息管理部门的支持, 通过安装防黑客、杀毒软件等提高信息的安全性。随着云服务的出现, H 公司还可以将应付账款信息存储于安全的第三方平台, 供银行、税务、工商、财政等部门远程调阅, 创新应付账款档案基础服务, 以提高应付账款档案信息的利用效率。(5) H 公司应重视员工的学习与成长, 不断拓宽员工的视野, 可以对应付会计实行岗位轮换制, 当员工在该岗位达到了轮岗的基本年限条件, 考核合格, 同时财务共享服务中心其他条件相符的财务人员也有轮岗意愿时可以
15、组织轮岗, 让员工接触全盘业务处理, 既利于 H 公司形成专业人才储备, 又利于员工专业技能提升, 从而创造双赢的局面。在轮岗时还要注意岗位交接问题, 制度方面应建立岗位说明书制度, 采用师带徒方式时应避免交岗员工的业务水平、个性、责任心等因素的影响, 财务经理应加强岗位监交力度, 避免轮岗成为接岗员工一个人的事情, 挫伤员工工作积极性和团队认同感。目前, H 公司财务共享服务中心应付账款管理尚存在一些问题, 公司应在战略层、经营层、职能层全面促进财务共享服务中心发展, 充分发挥财务的“血液”作用, 把好应付账款管理关。参考文献1张育强, 靳敏.论财务转型过程中会计档案管理工作的新思路J.中国总会计师, 2011 (4) . 2童瑶.构建企业集团财务共享服务中心的实施要点研究J.商业会计, 2012 (5) . 3毕强.浅析共享模式下往来账款管控体系的构建J.经营管理者, 2013 (14) . 4郭茜, 王章莉, 周莉.应收应付业务在财务共享服务中的管理变革J.财务与会计, 2013 (9) . 5王恒婷, 周明明.财务共享服务中心应付账款流程浅析J.现代商业, 2014 (26) .
