1、简述“主业务管理系统”在施工生产中的应用 刘庚 中交路桥建设有限公司 摘 要： 项目“主业务管理系统 (以下简称“业务系统”) ”在施工生产中的使用, 提高了工作效率、统一了数据收集口径;通过业务系统的多级管理功能, 加强业务监管力度、便捷日常工作网上办公。主要从建设、功能、服务效果三个方面, 阐述业务系统在日常施工生产中的应用。关键词： 主业务管理系统; 系统建设整体方案; 业务功能说明; 整体服务效果; 收稿日期：2017-08-23Received： 2017-08-231 系统建设整体方案1.1 工程概况京新高速公路临白段是国家高速公路网的重要组成部分, 是首都北京连接内蒙古西北部、甘
2、肃北部和新疆维吾尔自治区最为便捷的公路通道。中国交建京新高速临白段 LBAMSG-3 项目起讫桩号 K532+150K896+926, 共长 357.84km。路线所在行政区为内蒙古阿拉善盟额济纳旗境内, 沿线途经达来呼布、赛汉陶来、路井, 止于白疙瘩 (蒙甘界) , 路线与省道、地方道路、铁路多处交叉。合同工期 30 个月, 主体土建工程 2016 年 12 月 31 日前完成;计划交工时间 2017 年6 月 30 日, 缺陷责任期 24 个月;签约合同总价为 86.51 亿元。本项目由京新高速临白段 (阿盟境内) LBAMSG-3 项目总承包管理部 (以下简称“总部”) 为责任主体, 按
3、照施工内容划分、下设 20 个项目经理部 (以下简称“分部”) , 作为主要实施单位, 分两级管理。工程特点:项目地处巴甘吉林沙漠边缘, 无水无电无网络信号, 建设路线长, 有效施工周期短, 土石方、水泥稳定土、沥青混凝土作业量大, 物资机械进场运输困难等。1.2 业务系统的实际需求与功能设立上海某交通科技股份有限公司为本项目业务系统建设单位, 通过客户调研、了解项目前期策划、管理机构建立及职能划分、施工重难点、主要管理重心、各部门实际需求后, 进行主业务管理系统开发 (以下简称“业务系统”) , 并与2015 年 7 月正式上线试运行。1.2.1 业务系统概述业务系统树立面向项目的矩阵管理,
4、 从组织层次、项目管理全生命周期和各个管理职能 3 个角度建立一个全方位的三维立体式项目管理体系思想。基层是基础业务操作和基础数据的提供, 中层是部门级业务职能管理, 最上层则是高层管理和战略决策层。其可抽象为 3 个管理层次, 即执行层管理层决策层, 并针对不同的管理层次建立针对性的、清晰的业务管理模型, 实现不同组织层级之间的策略分工与管理互动, 使项目有秩序地、有机地整合运作起来。如图 1。图 1 面向项目的矩阵管理思想模式 下载原图业务系统的建设结合集中管理及信息化管理的要求, 以实现总部对分部高效管控, 满足各级领导可直观地查看工程进度、成本、合同、质量、安全等相关综合报表, 全面、
5、实时地了解工程进展, 避免各职能部门信息割裂及信息孤岛的产生。1.2.2 业务系统总体规划整个业务系统的底层是硬件和网络平台, 主要包括网络环境、Web 服务器、应用服务器、数据库服务器和移动平台等设备;在硬件与网络平台之上是系统的组件平台, 主要是系统中的各种服务。经过调研, 确定各应用功能主要如下。(1) 系统门户:流程中心、移动平台、个性设置、个人助理等。(2) 总部管理:合同管理、计量管理、变更管理、成本管理、材料管理、质量管理、安全管理、技术管理、进度管理。(3) 分部管理:合同管理、计量管理、变更管理、成本管理、分包管理、材料管理、设备管理、质量管理、安全管理、技术管理、进度管理。
6、1.2.3 职能部门与业务系统功能关系分部层面通过业务系统对各项功能的实时数据进行收集、录入, 完成单个项目单元的数据的整理。总部层面对分部填报的数据进行验证、审批、汇总、分析。最终形成各类报表, 确保决策层第一时间了解项目进展情况。1.2.3. 1 总部职能功能目标(1) 管理控制。职能:对分部的管理工作实行监督, 方便、及时、准确了解项目的进度、成本、质量、安全等情况, 对重点工程实行监控。功能:项目综合管理、进度计划把控、合同分类管理、安全管理、费用控制情况、重大质量问题管理、大额设备和物资管理、风险管理等。(2) 决策规划。职能:执行总部战略, 及时、准确掌握分部对工程进展执行情况,
7、为施工资源的优化配置、提高项目盈利能力制定、提供科学依据。功能:项目综合管理、统计报表、综合查询和分析、项目盈利能力分析等。1.2.3. 2 分部职能功能目标(1) 业务执行。职能:负责段落内施工任务的实施, 收集填报日常工作数据, 为项目实施及管理提供第一手资料。功能:进度管理、成本管理、合同管理、安全管理、质量管理、风险管理、竣工管理等。(2) 管理控制。职能:实现对所负责项目的施工任务全过程管理, 分部和所属职能部门在职权范围内行使项目管理职能。功能:项目综合管理、进度管理、成本管理、合同管理、安全管理、质量管理、风险管理、竣工管理、文档管理等。(3) 决策规划。职能:及时、准确掌握各自
8、施工任务的进度、成本、质量、安全等情况, 执行总部有关制度和政策, 分部决策者在所属职权范围内行使项目管理决策职能。功能:项目综合管理、统计报表、综合查询和分析、盈利能力分析等。1.3 项目风险预警业务系统针对项目全生命周期对项目管理的各个职能范畴进行风险管理和控制。围绕项目管理的计划、预算、合同、进度、成本、质量、安全、劳务队伍、物资供应、设备维护、图纸、档案、竣工、质保维修等各个管理职能建立一整套完整的风险源, 并通过整合软件系统各个相关管理模块的实时数据设置预警, 为项目管理提供直接的量化的风险控制机制。业务系统还可以根据一系列的风险源, 为职能部门提供从管理责任规划、管理组织授权、风险
9、识别、风险预警、风险评价到风险应对的过程管理方案, 实现对各个风险源的严格监控。如图2。图 2 风险管控 下载原图2 业务系统管理功能说明2.1 合同管理2.1.1 业务概述为了规范总部及分部合同管理工作, 减少经济纠纷, 有效防范项目经营风险, 维护企业合法权益和经济利益。合同管理流程遵循“总部、分部两级管理, 分部实施, 总部规范、审批、检查、指导、监督”的原则。2.1.2 业务功能描述合同管理是工程项目管理的核心职能。模块从项目特点出发, 实现了合同清单管理、分类、审批、结算、决算、支付等全生命周期的管理。2.1.2. 1 合同清单管理以工程量清单为基础, 填报合同的同时挂接相应的工程量
10、清单子项信息。便于施工任务的分解、合同结算、成本归集等。2.1.2. 2 合同分类根据中国交建京新高速临白项目集中管理实施细则中的合同分类, A 类合同为总部统招、统签合同, 合同已经统一。合同规范只对 B 类、C 类以及 D 类中的涵洞、防护工程合同进行规范。对于 D 类合同 (除涵洞、防护工程合同外) , 分部可根据各自的管理办法自拟合同签订。2.1.2. 3 合同审批合同审批前, 需要在审批模板中完善合同信息并上传相关附件, 然后按照合同分类, 执行相应的合同审批流程。2.1.2. 3 合同结算、决算、支付通过审批的合同, 在合同履行过程中按照合同规定的结算周期, 进行合同结算。合同履行
11、完后, 双方进行最终结算, 按照双方合同约定单价签发“最终计量结算单”, 并签订“最终结算协议书”。2.1.3 合同管理模块功能小结业务系统通过对合同分类、合同审批, 有效控制合同条款、合同变更带来的风险;通过预警机制, 确保合同签订工程量、结算、支付金额不超出工程量清单;通过合同范本的管理, 有助于更好地规避合同风险;以工程量清单为基础, 合同变更、结算、支付等均可自动计算, 实现自动化处理, 提高工作效率及成本的归集。自动生成合同动态统计分析图表, 使管理者能够实时把握合同执行动态。2.2 计量管理2.2.1 业务概述计量管理流程遵循总部、分部两级管理, 两级审批。总部根据分部结算情况进行
12、分类管理, 并按合同约定对计量进行审批。分部依据签订的合同对已完工的工程进行计量结算, 分部各部门审核, 分部经理签字上报总部审批, 审批完成后送总部财务部进行支付。2.2.2 业务功能描述业务系统对计量管理功能主要从形成各期计量报表、建立计量台账、计量过程受控 3 个角度进行规划;支持分部工程计量单的填写、两级审核、汇总等流程。由于数据量较大, 模块加入了 EXCLE 导入、导出功能, 并支持计量重复项目的报警以及超计监控, 避免了工作中的错误与疏忽。其能够导出整套报表到OFFICE 软件。2.2.3 计量管理功能小结业务系统通过计量管理与合同管理所填报数据进行分析, 形成经营报表, 能够更
13、好地指导项目生产经营。分析分部间计量率差异, 督促加快工程计量工作。2.3 成本管理2.3.1 业务概述成本管理是以目标责任成本为指导, 建立完善的成本控制体系, 并在此基础上建立总体及期间预算管理, 以目标成本和施工预算为基础进行实际成本核算分析, 反映目标成本与实际成本的偏差并及时进行调整。成本管理主要包括:项目成本预测、成本计划、成本控制、成本核算、成本分析、成本考核和编制成本报告报表与成本资料等各项活动。2.3.2 业务功能描述业务系统实现机械设备、材料、分包成本以及现场管理费用等数据的及时归集, 形成成本报表。成本管理主要功能包括:成本核算、标后预算管理、施工预算管理、成本管理报表。
14、2.3.3 成本管理功能小结业务系统建立了从成本预算、成本变更、成本计划与统计、成本核算、成本分析、成本考核的项目全周期的过程管理体系。针对项目成本耗费的多因素特点, 系统通过与合同、材料、设备、进度、计量等各模块的集成, 即时形成分析报表, 为项目生产经营、消耗点控制、工料机配置、施工方案优化等方面提供完善的论证依据。同时, 运用自动预警机制和数据分析工具为工程项目管理提供科学决策支持。2.4 进度管理2.4.1 业务概述进度管理是项目实施的根本, 按照合同总工期, 科学、严肃、合理地对施工生产任务进行计划编排, 并细化至年、季、月、旬。按照计划编排周期, 统筹工料机投入, 统计计划周期内完
15、成情况并进行计划调整, 最终顺利完成全部施工生产任务。总部是施工进度现场指挥中心, 依据业主和上级单位下达的施工任务合理安排工程进度。通过科学部署、组织协调、生产调度和指挥, 采用先进的技术、经济和管理手段综合平衡各种资源配置, 对进度、成本与质量进行协调优化控制以获得经济效益最大化。分部是施工生产的具体实施者, 细化总部下达的施工生产计划, 按照计划要求, 统一策划、调配施工资源, 确保各方资源配置及时到位。同时要高度重视施工过程中内、外部条件的变化, 实行动态管理。根据现场需求增加 (或减少) 资源配置, 保证施工生产安全有序进行的同时要努力提高劳动生产率, 降低施工成本。2.4.2 业务
16、功能描述业务系统根据施工进度管理办法设立项目管理功能。分部对年、季、月、旬各周期施工计划进行填报, 总部对上报计划进行调整、复核、锁定。分部按照形象进度划分, 统计现场实际完成数量并填报相应完成产值, 总部定期对填报数据进行现场复核, 并按照考核周期进行考核。2.4.3 进度管理功能小结进度管理模块的各项功能简化了繁重的数据统计工作, 避免人为错误的发生。生成各类统计报表, 第一时间反映工程进展情况。形象进度与清单产值同步填报, 能够对经营管理提供当日数据, 让决策层更好地把控项目成本、资源调配、节点工期的掌控。2.5 安全、环保、质量管理2.5.1 业务概述为打造平安工地, 避免安全事故的发
17、生, 安全管理是每个项目的管理重点。牢固树立“以人为本, 安全可持续发展”的安全理念和“节能低碳、绿色发展”的节能环保理念, 坚持预防为主、标本兼治, 实现工程“零安全事故”的管理目标, 强化落实安全生产主体责任, 把“安全第一、预防为主、综合治理”落到实处。质量管理是项目施工生产的根基, 过程中严格按照行业规范施工, 优选实力雄厚、技术成熟的协作队伍, 从材料、工艺、成品保护等方面确保工程质量, 定期进行质量巡查、监督、督促整改, 避免质量通病发生, 分部分项工程严把质量关。2.5.2 业务功能描述业务系统在本模块中主要突出现场巡查、通报、整改平台流程化管理。运用信息化技术与移动平台, 形成
18、“全员监督, 责任部门整改落实, 分部之间借鉴、避免”的 3 个方面作用。全员均能进行安全、环保、质量检查, 隐患现场便可通过移动设备上报隐患信息, 系统自动识别隐患所属分部、责任部门并进行提示, 总部进行全过程监管、督促。将定期组织的应急演练、安全培训课程, 上传安全培训模块, 以共享的形式, 方便全员进行查阅、学习。建立质量管理信息资料库, 上传质量标准、制度、规范, 便于全员浏览、学习。2.5.3 安全、环保、质量工程小结通过业务系统将安全、质量、环保隐患第一时间暴露出来, 及时进行整改。建立分级制度, 问题落实到责任人, 部门进行监督, 管理层总体负责, 形成流程化管理。打造培训学习平
19、台, 加强全员安全质量意识, 应急事件的处理能力。结合移动平台与预警机制, 将隐患扼杀在萌芽状态。3 业务系统整体服务效果业务系统的使用, 节约了人员成本、行政办公成本, 最重要的是时间成本。项目实施过程中, 在技术工艺、机械物资设备、安全质量、施工进度都能够得到保障的情况下, 时间成本就是项目经营的最大控制点。通过业务系统, 使项目管理集中化、数据收集高效化、合同管理统筹化、计量支付及时化、安全质量意识普及化、组织机构层次化。项目实施过程中业务系统的介入, 大大提高了信息的传播速率, 及时反映项目的各种问题, 加快施工生产速度、实时反映施工成本、第一时间发现安全质量隐患并进行整改。基础数据的收集、统计, 各类报表的形成、查看, 为决策层提供第一手资料, 为项目的统筹规划, 起到了决定性作用。
