1、浅谈企业工作任务跟踪管理信息化设计 张建业 韩冰 邱斌 余长江 钟方伟 邹帅 新疆信息产业有限责任公司 摘 要： 随着社会的进步, 传统的工作任务跟踪管理方式以不能适应企业的发展需求, 以信息化方式实现工作任务跟踪管理能有效提高企业的信息化水平, 给企业带来效益。工作任务跟踪管理系统通过采用分层设计, 将表现层、业务层、数据层分开, 每层提供不同的服务。针对不同使用人员分别提供任务发起、待办、已办、任务转发、到期提醒、过程跟踪、任务统计功能, 提高了企业的信息化水平, 为企业节省时间成本, 增加效益, 助力企业发展。关键词： 信息化; 工作任务; 任务发起; 过程跟踪; 作者简介：张建业 (1
2、972) , 男, 博士, 工作单位国网新疆电力公司, 研究方向为计算机技术, 信息化;作者简介：韩冰 (1985) , 男, 学士, 工作单位新疆信息产业有限责任公司, 研究方向为计算机软件, 程序设计, 软件工程。收稿日期：2017-08-28Received： 2017-08-281 目的和意义企业对于工作任务的安排、跟踪、管理等工作, 传统方式都是人工干预, 人工分配任务并通知到执行人员, 任务执行情况也是靠发起人不停地询问才能得知。一项任务执行到最后, 往往进度无法控制, 其中的很多环节无法把握, 白白花费很多时间在了解任务情况上。对于企业来说, 这样的机制会耗费很多时间和精力在任务
3、的督办和汇报上面, 很大程度地影响了任务的执行效率。企业工作任务跟踪管理信息化设计的目的就在于此。通过信息化手段对任务跟踪记录, 在发起人和执行人之间建立一个沟通的平台, 系统管控任务的执行情况, 为企业节省沟通和时间成本。同时通过对任务跟踪管理的信息化实现, 还便于对任务进行统计分析, 将分析结果作为企业高层决策的依据。2 现状分析目前, 工作任务跟踪管理功能大多都集成到办公自动化 (以下简称 OA) 产品中, 有的叫做任务安排, 有的叫做工作计划、项目管理等。随着 OA 产品的日趋成熟, 大多数产品功能多, 操作复杂, 对用户要求也多, 导致用户使用不方便, 有的可能还需要培训用户才会使用
4、。很多企业在购买 OA 产品后, 使用中往往发现大部分功能用不到或者很少使用, 有些企业内部对 OA 产品也没有进行很好的管理与使用监督, 导致 OA 变成了简单的沟通、协同工具。中小企业对于采购大型OA 产品总是望而却步, 但是对于企业工作任务跟踪管理的需求却很强烈。根据以上分析, 大多数企业对于一个简单、方便、高效的工作任务跟踪管理系统的需求是一致的, 因此设计一个面向企业全体员工的简单、通用、便捷、高效的工作任务跟踪管理系统是企业需要的。3 系统架构与网络拓扑设计3.1 系统架构设计系统采用分层设计, 由表现层、业务层、数据层组成。表现层主要由登录、待办任务、已办任务、我的发起和个人中心
5、等交互界面组成, 向用户提供与系统交互的接口。业务层主要包括系统管理、附件管理、人员管理、任务管理、任务跟踪、通知管理、任务分析功能, 向表现层界面操作提供支撑服务。数据层主要向业务层提供数据接口操作, 主要包括系统、任务、人员、状态跟踪、任务分析、消息通知等数据接口, 通过数据接口向数据库读写数据。图 1 工作任务跟踪管理系统架构设计 下载原图3.2 网络拓扑设计系统运行在互联网环境下, 用户终端支持手机、PC、便携笔记本, 用户通过连接互联网访问位于防火墙后的应用服务器, 应用服务器根据业务需要访问文件服务器和数据库服务器。图 2 为工作任务跟踪管理系统网络拓扑图。4 功能设计系统面向企业
6、全员使用, 根据人员组织结构, 只有上级人员可以给下级人员分配任务, 企业领导作为组织机构最高级别人员存在。发起任务时可以分配执行人员, 执行人员可以是同级及下级但不能是企业领导, 可以指定任务紧急程度、完成时限、任务内容等信息, 任务支持抄送、附件上传等辅助功能。系统通过推送服务, 通知执行人员。执行人员通过支持的终端程序登录系统, 通过待办列表查看待办任务内容, 待办列表根据任务完成时限、紧急程度进行排序, 并使用醒目的图标及文字表示重要程度和时限, 便于执行人员优先查看重要任务。执行人员对待办任务可以进行未完成回复、完成回复、申请延期等操作。发起人在我的发起能够收到通知并查看执行人员执行
7、的操作, 并对相应操作进行回复或审核。执行人完成任务并回复, 发起人确认完成后, 该项任务进入执行人的已办列表, 否则一直停留在待办列表中。发起人根据收到的任务状态通知, 在我的发起进行任务的跟踪查看, 及时了解任务动态、完成情况等信息, 发起人还可对完成、申请延期等请求进行审核和确认。执行人、发起人通过系统完成对工作任务的跟踪管理, 企业通过系统实现对工作任务的动态跟踪机制, 并通过系统的任务统计功能, 对任务进行分析, 将分析结果提供给决策层参考。图 2 工作任务跟踪管理系统网络拓扑 下载原图1) 任务发起发起人通过支持的终端程序登录系统发起任务, 主要内容应包括事项类型、紧急程度、任务内
8、容、分配人员、抄送、附件信息, 任务编辑后可保存为草稿或直接发送出去。2) 待办列表显示登录用户的待办事项, 包括任务、协同、通知。用户可查看具体任务内容、发起人、发起时间和任务完成时限等内容, 同事用户可对任务进行回复、申请延期操作, 回复操作分为未完成回复与完成回复两种方式, 完成回复需要发起人确认才能通过。待办列表按任务完成时限及紧急程度排序, 时限、紧急程度等内容以醒目的图标和文字表示。3) 已办列表显示办完的事项信息, 按完成时间排序。可查看完成任务的过程信息。4) 任务转发每个任务只能转发一次。转发操作通过待办列表进入。转发时可追加任务内容和重新选择执行人员。5) 到期提醒每个任务
9、都有完成时限, 系统判断是否有任务即将到期, 并发送到期提醒通知给执行人员。6) 过程跟踪我的发起显示发起人的所有任务, 按照紧急程度、完成时限排序。任务状态有未接收 (未接收的人红色背景显示) 、进行中、已完成、关闭、草稿。执行人每回复一次, 高亮显示相应的任务并以数字脚标的形式提示发起人。发起人根据情况可执行重办、催办、确认完成操作。7) 任务统计系统对用户发起的任务进行实时统计, 包括完成任务数、未完成任务数、超期任务数、任务平均执行时间、任务紧急程度统计等内容, 支持按年、按月、按周统计。5 结束语工作任务跟踪管理系统能有效帮助企业解决传统管理方式弊端, 为企业提供优质的跟踪统计服务,
10、 提高企业对工作任务跟踪管理的效率, 为企业节省时间成本, 增加效益, 助力企业发展。参考文献1王曜卿.员工工作任务分配与管理J.视窗世界, 2004 (3) :64-65. 2李闯.任务跟踪管理系统的设计与实现D.北京:北京邮电大学, 2010. 3张利平, 王晓静.基于 PDCA 的任务跟踪管理系统分析与设计J.电脑知识与技术, 2017, 13 (2) :65-67. 4雷晖.基于多平台任务跟踪系统的设计与实现J.信息与电脑:理论版, 2015 (24) :61-62. 5刘东飞, 郑焕.基于 JAVA 开发 WEB 应用中 MVC 模式的研究J.软件导刊, 2005 (22) :10-
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