1、下载第 1章 O ffice 2000 体系结构概述如果有朝一日老板突然来到你身边说： “嗨，你最近做的事情真够多的了，今天下午可以去休个假了，怎么样？”你一定会欣喜若狂，是不是？尽管我不能保证你的努力一定会得到类似这样的回报，但是我却能保证你阅读完本书之后，使用 O ffice 的效率一定会比以前高得多。要做到这一点，最关键的因素之一就是深刻地了解每一个 O ffice 2000 应用软件能够做些什么，它们最适合的使用场合是什么。本章分别介绍组成 O ffice 2000 的每一个应用软件，并解释它们是如何工作的。注意 体系结构指的是什么？ 技术人员使用体系结构来描述一个程序是如何工作的，以
2、及每一个应用程序是如何和程序组当中的其他程序协调适应的（比如 O ffice 2000 中的各个组件应用程序） 。如果将建筑和计算机程序做一个类比，理解起来会更加容易一些：在这两种情况下，体系结构指的都是将诸多事物组合在一起的蓝图，而不管其具体事物是摩天大厦还是一个字处理程序。O ffice 2000 是迄今为止 Microsoft 推出的最复杂的产品之一。尽管 M i c r o s o f t一直将易于使用性作为其设计目的，但是该产品仍然有许多特性和功能大多数人从来没有使用过。之所以如此，是因为他们根本不知道还有这些功能和特性。更让人尴尬的是，正是大多数这些不为人知的特性能够极大地提高个人
3、生产效率、增强工作成果（无论是一个信贷建议、一个 We b页，还是一个将要展示的幻灯片）的专业水准。有趣的是， Microsoft 发现 O ffice 2000 当中超过 2 5 %的特性在 O ffice 97当中已经具备了。那么，自然而然的问题就是：这个最受欢迎的 O ffice 套件的最新版本的其他特性怎么样呢？它们值得花费大量时间去学习掌握吗？本书假定读者已经具备了基本的 O ffice 使用知识，因此笔者将主要内容定位为：介绍和阐述那些鲜为人知的特性和功能。与此同时，笔者还将介绍每一个特性最适用的场合等等。1.1 什么是 Office 2000O ffice 2000 专业版软件包
4、含六个主要的 O ffice 应用软件。虽然 O ffice 2000 企业版和开发版包含有更多的应用软件（比如 FrontPage 2000 和 PhotoDraw 2000） ，但是本书的主要内容仍然集中于 O ffice 2000 专业版当中所包含的应用软件。之所以如此，是因为绝大多数用户机器上安装使用的都是 O ffice 2000 专业版。这些核心应用软件能够处理文档、分析电子表格、管理联系人以及设计图形。由于所有这些软件所提供的外观都是一致的，因此，从一个应用软件切换到另外一个应用软件会变得相当轻松。每一个 O ffice 配置当中必定都包含的应用软件有：第一部分 O ffice
5、2000基础 Microsoft Word 2000 无论是简单的信件，还是完整复杂的手稿，它都能够帮助你轻松创建这些文档。 Microsoft Excel 2000 帮助你建立电子表格和图形，进而对数据进行分析。 Microsoft Outlook 2000 提供了一个完整的解决方案，用于实现像“电子邮件” 、 “日历表” 、 “联系人”这样的人事管理工作。 Microsoft PowerPoint 2000 帮助你创建专业水准的演示文稿：艳丽色彩、动画文本、并且包含了许多不同的输出选项。你甚至可以通过 Internet 或者 Intranet广播这些演示文稿。 Microsoft Acce
6、ss 2000 由于进一步采用了向导机制，你只要编写少许程序就可以使用该软件建立完整的数据库应用程序。对于那些想让员工访问存储在一个大型服务器上的数据的大公司， A c c e s s也是一个很好的选择。 Microsoft Publisher 2000 使用该软件，可以轻松创建简报、小册子以及其他文档，然后将它们印刷出版或者通过 I n t e r n e t发布出去。尽管 Internet Explorer 5 不是 O ffice 2000家族的正式成员，但是实际上每一个 O ffice 2000应用软件都是围绕着它建立的。另外，还有许多在幕后工作的、为所有应用软件提供服务的小应用程序（
7、即 a p p l e t） 。比如，在任何一个应用软件当中，你都可以使用 Clip Gallery导入分类汇编好的剪辑，使用 Wo r d A r t将老的普通文本转换成为艺术字体。另外， Microsoft Office 2000 和其他 M i c r o s o f t应用软件（比如 MapPoint 2000 和 M i c r o s o f tP r o j e c t）的协作使用也很方便。同样， Microsoft Office 也能和 Windows NT Server 提供的许多服务协同使用，比如 E x c h a n g e、 SQL Server 和 Internet
8、 Information Server。它们的协同威力远远超过了各自功能的简单相加。最为出色的是，这种无与伦比的可伸缩特性使得 O ff i c e2 0 0 0成为几乎所有人的最好选择 无论是那些为本地的“保时捷”汽车拥有者俱乐部设计月度简报的家庭用户，还是那些计划在整个公司内部部署配置桌面电脑套件的跨国公司老板。Office 2000 的不同版本前面提到了 O ffice 2000 的不同版本问题。具体阐述它们之间的差别有点太复杂了（在Microsoft 的 Web 网站上查找定位这些信息，就好比攀登一个虚拟的宝库） ，因此为方便起见，在这里将它们罗列出来。不是每一个人都需要 Micros
9、oft Office 2000套件的所有应用程序，因此 Microsoft 将该套件设计为 5个版本，每个版本分别包含了六个主要应用软件和两组工具集的若干组合 (见表 1 - 1 )。表 1-1 Office 2000 包含的主要应用软件应 用 程 序 标 准 版 小 商 业 版 专 业 版 P r e m i e r e 开 发 版Wo r d 有 有 有 有 有E x c e l 有 有 有 有 有O u t l o o k 有 有 有 有 有P o w e r P o i n t 有 无 有 有 有A c c e s s 无 无 有 有 有P u b l i s h e r 无 有 有
10、有 有F r o n t P a g e 无 无 无 有 有P h o t o D r a w 无 无 无 有 有Small Business To o l s 无 有 有 有 有Developer To o l s 无 无 无 无 有2计计 第一部分 Office 2000基础 下载1.2 Office 2000 是如何工作的O ffice 2000 绝不仅仅是一些应用程序的组合，实际上它是一个包含了许多集成组件的超级应用软件。各个 O ffice 应用程序的 7 0 %以上代码都是共享的。因此，只要学会了其中一个应用程序的特性（比如 Clip Gallery 或者文件“打开”对话框） ，你
11、就学会了如何在其他应用程序当中使用这些特性。因为 O ffice 2000 所具备的高度集成特性，所以所有的组件都能够协同工作。因此，无论是在一个 PowerPoint 演示文稿当中插入一篇 Wo r d文档，或者是在一个 P u b l i s h e r文档当中插入一个 E x c e l电子表格，都能轻松快速地实现。什么是文档和模板所有 O ffice 应用软件都将信息存储在一个特定格式的文件或者一组文件当中。从技术角度上，一般根据所用的应用软件将这些文件命名为文档、工作簿、演示文稿、数据库或者其他类名字。在谈及 O ffice 2000时，笔者在大多数场合将使用文档泛指包含 O ffi
12、ce 2000信息的任何一种文件。经常会遇到这样的情形：你必须创建多个实质上非常类似的文档。比如，你要在每一页的顶部包含一个标准徽标或者包含一组预先定义好的样式代码，从而使公司发布的所有文档的文本都具备相同的外观。如果能够创建一个包含这些信息的标准文档，那么以后在要使用这些信息时，只需要打开该特别定义的文档即可。当然，你必须记住使用一个新名字来保存这个新文档，否则将可能破坏标准文档。另外一种方法就是从该标准文档创建一个模板，并且在每次需要的时候调用该模板。模板只是用来创建空白文档的骨架文本。在某些情况下，这些模板也可能包含样板文本，用户可以在他们新创建的文档当中包含这些样板文本。创建模板的最大
13、好处在于：你无须担心由于疏忽而删除存储文档；在你存储这些文档的时候，系统会提示你为该文件命名 其过程跟你创建其他普通文档没有任何区别。1.3 Office 2000有哪些新特性任何新版本的软件如果没有能够提供足够的新特性，那么购买该软件的价值就不大。同样，如果这些新特性的有用价值没有迅速被用户认可和接受，那么软件公司的业绩就要大打折扣了。软件公司需要游说潜在的用户：他们确实需要这些新特性；有了这些新特性，他们就能够更加快捷地完成工作或者保护系统资源；或者至少这些新特性非常有趣、非常酷。O ffice 2000 也不例外。尽管许多新特性只局限在某一个应用软件当中，但是关键的几个主要特性却贯穿于整
14、个 O ffice 套件。你可以利用这些新特性，完成下列工作： 使用新的 H T M L / X M L格式存储文档，该格式保存了所有的信息，而在以前创建文档的H T M L拷贝时，这些信息会丢失殆尽。 使用增强了的“打开”和“保存”对话框。该对话框记忆了更多有关你存储的文件地址信息，因此你就能够更灵活、主动地找到想要的文件。 使用新的 O ffice 2000 Server Extensions，通过 I n t e r n e t和其他用户实现协作。 使用新的样式菜单和工具栏提高个人效率。 使用新的剪贴板，收集和粘贴多个文本块。第 1章 计 Office 2000体系结构概述 计计 3下载
15、 建立包含多种语言的词汇和习惯用语的文档，其中包含了能够自动切换语言环境的拼写校对和语法校对。 为文档选择一个公共的可视化设计主题。 从增强的 O ffice 助手那里得到更好的帮助。 使用新的安装程序定制个人的 O ffice 2000安装过程。1.3.1 使用新的 HTML/XML格式存储的任何文档都可以通过 Web浏览器查阅在 O ffice 2000当中最显眼的变化可能就是对 Web 的完整支持了。不但可以将文档以原有的格式进行存储，还可以将其以 HTML/XML 格式进行存储。这样文档就成为了 We b页，因此能够非常方便地将其发布到 We b上。注意 XML 不是 H T M L！
16、 不要把 X M L和 H T M L搞混了。它们各自的设计目的不同，不能互相代替。 H T M L用来创建 Web 页的可视化组件。 X M L用来存储不可见的数据，比如文档属性和 Web 页不可见的特定格式需求。在原来的 O ffice 97当中，将一个文档存储为 H T M L文件后重新装载该文件，将导致格式化信息的丢失。 O ffice 2000 不同了，它可以存储而后装载任何 O ffice 2000创建的文档而不丢失任何信息。1.3.2 使用增强的“打开”和“关闭”对话框查找所需要的文件O ffice 2000对文件“打开”对话框和文件“保存”对话框做了重大修改。在这些对话框当中提
17、供了非常方便的途径，可以将文件视图切换到你曾经访问过的文件的历史记录、你的私人文件夹、桌面、个人收藏夹文档列表以及 Web 文件夹列表。所有这些易于访问的按钮统称为 Places Bar（定位栏） 。 Places Bar（定位栏）使得文件的查找定位工作变得非常轻松自如，而不是像 O ffice 97那样仅仅提供一个包含了最近访问过的 4个文件的列表。而且，在该对话框当中还包含了一个 B a c k（后退）按钮，提供和 Web 浏览器上完全相同的功能。使用该按钮能够返回到上一步打开的文件视图，而不是回到上一级的目录。提示 Favorites文档并不一定是你所喜欢的。 即将一个文档保存到 Fav
18、orites文件夹并不意味着你喜欢该文档的内容。因此，你反复用到的那些文档可能最适合放到 F a v o r i t e s文件夹当中。如果这样做的话，以后再使用该文件时，你就会非常方便地查找到它。1.3.3 使用 Office 2000 Server Extensions增强协作能力对 H T M L / X M L文档的支持当然是件好事，如果能够通过 We b服务器实现这些文档的共享那就再好不过了。 Microsoft Office 2000 Server Extensions（ O S E）是一组公用程序集，能够将 Windows NT 机器上的 Internet Information
19、 Server 传送到绝大多数工作组环境中去。如果在计算机配置中拥有了 O S E启动的服务器，就能够完成下列事情： 在服务器上的 We b文件夹中存储和查找个人文档。 浏览 Web 文件夹或者使用搜索引擎，帮助你查找所需的文档。 利用 Web Discussions 特性，同时可以有多个用户将他们的评论插入到一个 We b页。 通过 Web 服务器订阅文档，在其变化时自动接受通知。4计计 第一部分 Office 2000基础 下载此外，多个用户也可以通过 Internet 浏览和编辑文档。比如，用户可以通过 We b访问电子表格，来创建数据的不同图表。同样，可以使用 Internet 发送带
20、有实时音频和视频信息的演示文稿。1.3.4 新的菜单和工具栏O ffice 2000 应用软件当中最引人注目的特性可能就是菜单栏的变化。 Microsoft 将首次推出的这种风格的特性菜单，称之为 personalized menu（个性化菜单） 。无论你喜欢与否，个性化菜单并不显示菜单的全部内容，而仅仅罗列出最经常使用的菜单项。如果光标在菜单上停留的时间超过 3或 4秒，全部菜单项都将显示出来。如果你选择使用了其中一个刚才未曾出现的非常用菜单项，它就会自动添加到该菜单的常用项列表当中。当然，你也可以单击菜单下面的箭头按钮，立即显示出所有的菜单项。提示 真令人讨厌！ 使用这些个性化菜单可能极大
21、地分散注意力，因为在菜单选项的剩余部分出现时，会突然移动各个菜单项的位置。因此，每次激活它们时，给我的感觉好像总是自己不小心又单击了错误位置。关掉个性化菜单的方法是：首先在“工具”菜单下选择“自定义”选项，然后在弹出的对话框中选择“选项”标签，取消对下面这个复选框的选中： “菜单中首先显示最近使用过的命令” 。如果对短菜单有偏好，只管单击箭头按钮好了；但是如果讨厌自动计时器，那么请保留对上述复选框的选中，取消“鼠标指针短暂停留后显示完整菜单”复选框的选中即可。O ffice 2000当中的工具栏也进行了改善。 O ffice 97应用软件当中看不到的按钮，在 O ff i c e2 0 0 0
22、当中只要单击一下按钮组末尾的小箭头按钮，它们就尽数出现了。即便是一个工具栏上所有的其他按钮都不见了，仍然可以单击工具栏末尾的箭头显示“添加或删除按钮”选项。这时，所有的未显示按钮都将显示出来，并且有一个选项可以用来改变工具栏的配置。单击“添加或删除按钮”将产生一个下拉菜单，可以在这个菜单当中选择想要在工具栏当中显示的按钮。另外，该下拉菜单还提供了恢复菜单缺省值的“重新设置工具栏”选项和其工具栏自定义菜单的“自定义”选项。另外，菜单和“常用”工具栏同在一行显示，还节省了宝贵的工作空间。1.3.5 Office 2000的剪贴板能够容纳多个条目O ffice 2000 现在拥有的剪贴板能够同时保留
23、多达 1 2项的条目。你拷贝的每一个条目，都添加到剪贴板的尾部。如果你已经拷贝了 1 2个条目，那么在拷贝下一个也就是第 1 3个条目时，O ffice 2000会提醒你作出决策：是否清除剪贴板当中的第一个条目。如果你需要从 O ff i c e2000 的剪贴板当中粘贴某些条目，只需要简单地从“剪贴板”工具栏当中选择所需要的条目，使用熟悉的粘贴功能就行了。O ffice 2000 剪贴板独立于 Wi n d o w s的剪贴板，它们之间的联系是：总是将 O ffice 2000剪贴板的最后一项拷贝到 Wi n d o w s的剪贴板当中。因此，你仍然可以使用 Windows 的剪贴板在非 O
24、 ffice 的应用软件当中实现拷贝和粘贴功能。所有的 O ffice 2000应用软件当中都包含了O ffice 剪贴板，并且只有当所有 O ffice 应用软件都停止运行时该剪贴板才被关闭。1.3.6 支持多种语言这是 O ffice 2000当中最大的变化之一，但是却被绝大多数用户所忽略。在 O ffice 97当中，第 1章 计 Office 2000体系结构概述 计计 5下载每种语言都有自己独特的软件版本和独特的代码集。但是，在 O ffice 2000当中， M i c r o s o f t只使用了一组代码集来处理所有语言。其结果是：对不同语言的支持变得轻松自如，用户可以在一个单
25、独文档当中使用多种语言而不会丢失任何依赖于特定语言种类的任何功能（比如说拼写检查或者语法检查等） 。虽然只有部分用户能够用到这个特性，但是对那些跨国公司以及雇佣着来自不同国家员工的大集团来说，这确实是一个非常令他们感兴趣的特性。用户可以使用该特性来鉴别文档的哪个部分是使用哪一种语言书写的。在某些情况下， O ffice 应用软件利用自身拥有的智能识别能力，就能够识别出该段文本是用哪一种语言编写的并且将其标注出来 ,从而启动正确语言的拼写检查和语法检查。具备这项功能之后，多种语言文档的创建和管理就变得易如反掌了。1.3.7 常见主题“主题”这个概念首先在 FrontPage 97当中引进，实际上
26、就是一组模板和图像。用户可以使用这些主题为自己的文档提供一个常见的外观。像文档背景、颜色定义、图形项目符号 (黑点 )、字体类型和尺寸等协同元素都可以作为主题。用户甚至可以选择缺省颜色组合或者更逼真的颜色组合作为突出表示。1.3.8 新的帮助和 Office 助手O ffice 2000用新的 H T M L格式的帮助文件替代了老版本的帮助文件。新的帮助文件比以前的 O ffice 版本包含了更多更好的信息，拥有改善过的查找机制。用户可以使用这些查找机制，使用日常英语或者技术术语询问有关 Answer Wi z a r d (问题回答向导 )的问题。O ffice 助手也利用最新的 Micro
27、soft Agent技术实现了升级。新的 O ffice 助手能够在打开的窗口上移动，而不是像原来那样停靠在一个固定的对话框里。同时，选择的范围也扩大了，不但有全新的助手（像小狗聪聪、小猫恋恋、机器人 F 1） ，还有许多你喜欢的老朋友，比如大眼夹（全新的 3 D外观） 、智多星、小灵通、美丽家园以及 O ffice 徽标等。1.3.9 Office 2000新的安装过程无论在新旧安装程序当中，用户都可以准确选择在安装期间想要装载的 O ffice 特性。但是，同旧的安装程序相比，新程序又多提供了两项新的选择：你可以选择在第一次使用某个特性时再安装它，或者从光盘运行某项特性而不进行装载。这样，
28、用户就可以只装载那些必不可少的软件，在使用像膝上型电脑这样的磁盘空间比较紧张的机器时，这当然是天大的福音了。 O ffice 2000应用软件在启动时能够检测和纠正诸如文件丢失等问题，这时最可能发生的事情就是：该应用程序提醒你插入安装光盘。提示 把光盘随时放在手边！ 安装 Office 2000时，缺省情况下许多特性并没有安装到你的硬盘上去。但是，当用户日后第一次用到该特性时，系统可能会提醒你进行安装。1.4 什么是 Word 2000如果对 1 0 0 0名使用 O ffice 的用户进行调查，几乎可以肯定 9 9 5个都曾经使用过 Wo r d，并6计计 第一部分 Office 2000基
29、础 下载且绝大多数人在他们的日常工作当中几乎每天都会用到这个应用软件。在 O ffice 套件当中，Wo r d无疑是最受欢迎、最广为使用的组件了（参考图 1 - 1） 。除了用于典型的信件和报表以外，用户还可以使用 Wo r d创建 Web 页，甚至还可以用它作为电子邮件编辑器。图 1-1 Word 2000会话示例 图中显示的 Office 助手是大眼夹1.4.1 什么时候适合使用 Word 2000Word 不是 O ffice 当中创建打印文档和 We b文档的唯一工具。大部分 O ffice 2000应用软件都具备这样的功能。但不同的是， Word 的设计是针对最为广泛的用户群的，他
30、们需要的文档范围从简单的商务信件到最为复杂的手稿，比如说本书。如果你想只用一个 O ffice 工具同时实现 We b页开发和文档创建，那么 Word 就是适合你的工具。上面的叙述可能会令你产生这样的问题：什么时候应当选择 Word 而不用其他 O ffice 应用软件？答案是：如果你要创建一个带有目录表和索引表的复杂报表，就应当选择 Word 2000。只要简单地单击几下鼠标，这些元素大体上就可以自动生成。你的文档当中需要使用脚注或者尾注吗？至少许多科学家、律师和研究人员需要这些功能，只有 Word 有此能力。尽管其他应用软件也能够生成大纲，但是 Word 2000是这些工具当中功能最为强大
31、的。用户能够轻松处理 Word 大纲，然后只需要几下拖放工作，就可以方便地重新组织成一篇新的文档。当然，用户还可以很方便地将这些大纲输入到其他应用软件比如说 PowerPoint 2000中，这样，做出令人满意的演示文稿幻灯片也变得轻而易举了。一般来说，任何时候只要你计划使用文本（相对于数据来说的，因为数据可能要添加到E x c e l或者在 Access 当中进行分析） ，你就应当考虑使用 Word 。对于另外一些专门文档，比如说简报、小册子和广告传单等，则可能需要使用其他工具，比如说 Publisher 2000。使用这些工具来生成这些文档会比 Word 更方便、更快一些。第 1章 计 O
32、ffice 2000体系结构概述 计计 7下载1.4.2 Word 2000是如何工作的Word 2000是一个文档处理器，其中所包含的众多工具能够帮助你轻松实现文档格式化。Word 2000当中的基本工具除了改变文本对齐、字体类型等功能以外，还可以非常容易地创建多列文档、插入图形艺术字、建立表格、生成索引和目录表等等。总之，只要你用文本能够作到的，能叫得上名字的， Wo r d都能够作到。由于 Word 是一个“所见即所得”的字处理器，因此，你无须担心文档生成之后的外观如何。也就是说，只要在显示器上看着合适，那么这些文档在纸张上或者在 Internet 上也会看着合适。如果你还有怀疑，可以看
33、一看 Word 2000 打印预览工具，验证一下是不是按你想象的样式外观出现的。模板和向导也是 Wo r d的重要组成部分，它们能够帮助你创建诸如履历表、法律简报等文档，而不是让你一点一滴地从头做起。因此，在创建新文档时，只要简单地选择相应的模板和向导，就能够从最为恰当的地方开始做起。其实，这时候你要做的只不过是替换一下文档当中的示例文本。用户也可以建立自己的模板，帮助在自己的机构内部推广某个常用格式文档的使用。Word 当中还包含了许多自动工具。拼写检查工具在用户键入单词的时候自动对其进行检查，语法检查工具则提供一些建议使你的文档读起来更加上口。使用 A u t o C o m p l e
34、t e（自动完成）工具，你就可以输入较少的字符让这个工具自动完成其余部分，因为它能够自动检查出常见的拼写错误并且予以校正。1.4.3 联合使用 Word 2000和其他 Office 应用软件对联合使用 O ffice 2000和其他 O ffice 应用软件的问题，笔者提供下面这个较为完整的列表： 联合使用 Word 2000 和 Outlook 2000， 来创建和查阅电子邮件（尽管笔者更愿意使用单独的 Outlook 产品） 。 从 Word 剪切、复制和粘贴文本，然后将它们用于其他 O ffice 应用软件当中。根本不必费事去重新为 Publisher 简报或者公司的 Web 页另外编
35、写文章，利用现有的 Word 文档就行了。 使用 Word 编写一个大纲，来作为 PowerPoint 演示文稿的蓝本。 将 Excel 电子表格嵌入 Word 以增加 Excel 功能，生成文本 /数据二合一的文档。 生成一个数据源，用于 Word 或 Publisher 中的邮件合并。 打印出邮件标签，在邮寄 Publisher 文档时将它们放在邮件前面。也可以使用 Word 打印出信封，然后无论在邮寄任何类型的 O ffice 文档时都可以使用。现在，你知道 Word 是多么多才多艺了吧！下面，将更进一步介绍 Word 是如何实现这些功能的。1.4.4 Word 2000有哪些新特性Wo
36、rd 2000除了能够编写完美的 Word We b文档并将之保存为 H T M L格式以外，还提供了非常灵巧的“即点即输” ( C l i c k - n - t y p e )接口。要输入文本时，无论单击屏幕的哪个地方， Wo r d2 0 0 0都能自动调整格式予以匹配。 Word 甚至能够通过光标提示来显示应该使用何种格式，方法是在光标上附着一个左、右或者中间对齐的图标。这一点同以前的版本比较起来尤其明显，在那些版本当中用户必须自己按回车键或者重新设置边界来在文档页的底部进行输入。Word 2000当中最为明显的变化，可能是从多文档界面（ M D I）替换为单文档界面（ S D I）
37、。8计计 第一部分 Office 2000基础 下载虽然看起来没什么大不了的，但事实上对应用软件窗口行为的影响非常大。在多文档界面（ Word 以前使用的界面）当中，每一个文档都在应用软件主窗口的内部显示出来，所有的文档共享一个公用菜单和工具栏。在单文档界面当中，每一个打开的文档都有自己的窗口、菜单和工具栏。使用 Internet Explorer 打开多个 We b页时其方式就是这样的。变更到单文档界面的另外一个附带结果是；每个文档都在任务栏当中占有入口，从而多个文档之间的切换也变得非常容易。注意 单文档界面和多文档界面到底哪一个更好？ 许多人（包括笔者在内）喜欢新的用户界面，但是仍然有许多
38、人喜欢原来的界面。他们的理由是：新界面非常容易使得任务栏变得拥挤不堪。另外，在双击屏幕左上角的程序图标关闭一个打开的文档时，所有的活动 Word 文档都将关闭。Word 2000当中的表格格式改进了许多。用户现在可以像在 We b页上那样，嵌入表格、调整空白设置和边界设置。无须将表格放入文本框，就能够实现文本围绕表格旋转流动的效果。另外，在插入图形时，系统还能自动调整表格单元的尺寸大小。拼写检查和语法检查在 Word 2000当中也得到了提高。 字典当中添加了更多的单词和名称，以减少对正确拼写单词的错误标记概率。语法检查出错的可能性也减少了。此外，还减少了无建议（比如， “你的句子太长了” ）
39、评判的数量。同时由于对多种语言的支持，这些工具提供的功能比用户的母语多多了（当然首先假定的是已经安装了多语言支持） 。Word 2000的其他功能改进包括：能够关闭老版本当中不具备的特性，从而使你能够更好地和使用 Word 前期版本的员工协同工作；能够在黑点列表 (bullet lists，项目符号列表 )当中使用图画作为标志点；在单独一页的纸张上打印多页文档；在打印时缩放文档页大小以适应纸张尺寸等等。1.5 什么是 Excel 2000Excel 2000是数据分析领域功能最为完备的工具软件之一（见图 1 - 2） 。使用 Excel 分析数第 1章 计 Office 2000体系结构概述
40、计计 9下载图 1-2 Excel 2000会话示例 图中显示的 Office 助手是机器人 F1据的方法主要有三种：电子表格、图表和数据透视表（ P i v o t Ta b l e） 。用户可以使用电子表格的行和列输入数据，进而执行数据计算、查找数据、过滤数据等。可以把这些数据打印，或者使用图表组件来创建图表。从电子表格或者透视数据表组件输入数据，可以生成各种类型的图表。这些图表范围很广，简单的如数据直方图，复杂的如雷达图和数据分布散点图等。数据透视表提供了各种不同的视图，来帮助用户分析数据。有了这个工具，用户可以按不同的行或者列来将数据进行分类、过滤或者汇总，此外还可以对数据进行分解，看
41、它是如何生成的。1.5.1 什么时候适合使用 Excel 2000几乎所有人都应该知道如何使用 Excel 软件。该工具在执行简单计算（比如将一列数据相加）时表现非常优秀。它最适合处理的任务是预算、预测等，也非常适合对一列事情的维护和跟踪，尤其在用户需要对这些数据列表分类查找时更是如此。如果不是有更好的数据库工具 Access 的话，也可以把它当成一个轻量级数据库来使用。另外，该工具也非常适合于创建图表以及查看数据库查询的结果。大体上来说，几乎所有基于数字的文档都适合使用 Excel 2000。比如说用来分类查找、并且想按各种方式重新分类查找的列表（例如俱乐部成员表、个人收集的音像光盘等等）就
42、很适合使用该工具。1.5.2 Excel 2000是如何工作的Excel 2000是一个数据处理器，其包含的工具用来帮助用户对数据进行格式化、计算和分析。用户创建的每一张工作表都有一系列的行和列组成。一列和一行的交叉部分组成一个单元格，其中可以包含文本值、数字值、公式或者对象。公式指的是一个包含了数字值、函数调用和到其他单元格引用的数学方程式。计算结果作为该单元格的值显示出来。图表工具从用户工作表当中输入数据，并根据这些数据创建一个图表。创建的图表种类很多，如条形图、扇形图、面积图、表面图、股票图等等。此外，用户还可以为这些图表添加图例、标签、标题以及其他元素，使这些图表变得更加容易阅读和理解
43、。不仅如此，用户还可以选择每一列的颜色，选择在背景中显示表格线，以及利用创建图表的数据来作为图例等等。所有这些特性综合在一起，就能够生成含义非常丰富的图表。1.5.3 联合使用 Excel 2000和其他 Office 应用软件Excel 2000生成的表格和图表都能够嵌入其他 O ffice 2000应用软件，比如 Word 2000和PowerPoint 2000等。 Access 数据库当中的数据信息也可以被 Excel 用来创建工作表。更专业一些的事情，比如将 Excel 工作表插入 Word 或者 PowerPoint ，或者从 Excel 表格生成一个交互式的 We b网页等。无论
44、其他用户是否安装了 Excel ，他们都可以使用自己的 We b浏览器来处理这样生成的网页。数据透视表和图表也可以使用这种方式进行处理。虽然从技术上讲， SQL Server 不是一个 O ffice 2000应用软件（属于 Microsoft BackOff i c e） ，但是仍然将 Excel 2000做了改进，以利用 SQL Server的决策支持服务（也称在线分析处理 10计计 第一部分 Office 2000基础 下载O L A P）作为其数据透视表的信息源。1.5.4 Excel 2000有哪些新特性数据透视图是 Excel 2000当中新增加的特性，用户可以使用该工具创建一个链
45、接到数据透视表的图表。用户可以交互式地浏览这个图表，像是在数据透视表当中一样查看有关细节、进行数据导航。Excel 2000的数据导入工作也比以前容易多了。用户可以向包含公式的电子表格当中添加数据列，而其中的公式可以使用数据表中导入的数据库列。这些数据列在刷新从数据库查找到的数据时予以保留。另外，在数据刷新之后，用户用于数据库列的任何数据格式都保持不变。Excel 2000当中的 We b查询功能也得到了增强。新的 We b查询对话框引导用户经过必要的数据查询步骤从 We b站点搜索得到数据，并将其存储到电子表格当中，来帮助用户建立自己的 We b查询。现在，用户无须经过所有步骤重新输入已经输
46、入过的文件，就可以刷新从 Excel 外部导入的文本数据。从而，可以保护已经对导入的文本文件所做的任何格式修改和计算工作。用户现在可以使用 SQL Server的 O L A P功能得到数据，用于数据透视表。有这种方法之后，用户就可以访问大型数据源了。 O L A P服务器只传送用户需要的数据，而不是全部数据集。并且，由于这些处理现在是由 Excel 客户端和 O L A P服务器分担，所以性能也得到了改善。Excel 2000的其他新增功能包括：对 4位数字日期显示的支持（ 2 0 0 0年支持） 、新的欧元符号、新的提醒用户所需信息类型的光标。 Excel 现在显示选中的单元格区间时，使用
47、了淡色泽的背景，而不是原来那样的黑底白字。这样，用户就能更加清晰地看到诸如数据格式和边界等具体细节。Excel 同样提供对 H T M L格式文档发布的支持，供其他人员通过 I n t e r n e t查阅这些图表。而且除了发布静态文档之外，使用 Internet Explorer 4 或者更新版本浏览器的用户还可以使用新的 O ffice Server Extensions功能对其进行处理。1.6 什么是 Outlook 2000对于那些需要保持各项活动有条不紊、彼此之间的通信畅通无阻的大公司来说， O u t l o o k2 0 0 0是一个非常合适的全盘解决之道。 Outlook 2
48、000属于那种称为“个人信息管理器” （ P I M）一类的产品（见图 1 - 3） 。这一类产品要实现的主要任务就是帮助用户提高他们的劳动生产效率。 Outlook 2000能够帮助用户完成下列各项任务： 通过 Internet 和 Exchange Server发送和接收电子邮件。 维护用户的个人日历表。 安排会议、以及安排与其他人的约会。 参加讨论组。 维护一个通讯簿，其中包括电子邮件地址、信件邮箱地址以及其他联系信息。 维护一个包含了任务和其他工作业务的列表。 记录汇总电话呼叫、会议以及其他私人联系事宜。提示 请注意，还有另外一个 Outlook ！ Microsoft有两个 Outl
49、ook 产品： Outlook 2000 和第 1章 计 Office 2000体系结构概述 计计 11下载Outlook Express。虽然这两个产品的名称类似，但实际上各不相同。 Outlook 2000是一个全面完整的个人信息管理器，而 Outlook Express 则主要用来作为 Internet 电子邮件和新闻组阅读的客户端程序。但是请注意：一般情况下这两个产品都是你所需要的，因为 Outlook 2000 不能阅读新闻组，但是它能够启动 Outlook Express 来阅读新闻组。图 1-3 Outlook 2000会话示例 图中显示的 Office 助手是小灵通1.6.1 什么时候适合使用 Outlook 2000也许本节标题应该命名为“什么时候适合使用 Outlook 2000 或者 Outlook Express。 ”如果目的只是阅读个人的电子邮件，那么选择 Outlook 2000 或者 Outlook Express都可以。这两个产品以及 Internet Explorer 5 应用软件套件都随 O ffice 2000一起发售，而且它们都非常适宜做这份工作。但是，如果所需要的不仅仅是电子邮件
