1、新时期企业办公室管理创新思路及方法 【摘 要】 在信息化社会、日新月异的快速发展的大环境下，许多大中型企业也在快速的发展壮大中，当然办公室也已经成为为大型企业提供综合性的管理服务机构，办公室作为大中型企业在经营运作中的关键环节即中枢神经以及信息反馈交换的纽带，在大中型企业的运行管理中起着沟通联系内外的作用，保障大中型企业正常发展的。同样，也可以为企业领导进行决策时给予一定的参考意见，坚持以人为本 与时俱进 开拓进取，只有做好办公室的管理创新工作才能为企业的运行发展做好保驾护航。 【关键词】 办公室管理；创新；实践 一、 新时期企业办公室管理工作的解读 （一）新时期企业办公室的职责 1.制订制度
2、。制定和健全各项制度，是新时期企业办公室管理的重要职责也是企业发展的必然要求。制订适合新时期企业发展需求的制度，决定着企业的走向。办公室要根据企业长、短期发展目标和工作任务，及时制订科学合理的规章制度。 2.辅助决策。现代经济发展瞬息万变，企业决策者要随时根据经营环境变化情况做出战略决策，而办公室作为企业发展相关优惠政策、科技扶持相关信息收集、汇总的主要渠道之一，信息收集利用可为企业决策起到信息补充、制订操作的辅助作用。 3.公共关系管理。根据公司的战略规划，积极与政府、行业、合作企业建立良好的公共关系，协助各部门开展公共关系维护，确保集团各项目工作的顺利开展。提高危机公关意识，组织相关部门开
3、展危机公关处理工作，及时消防不良影响，避免事态扩大。 4.日常管理。科学细致的管理，严谨的条例是现代企业生存的关键，新时期的办公室管理包括做好如接待、印信保管、值班保障等日常事务性工作，还要在此基础上进行科学的业务拓展和业务细化。通过科学高效的管理制度，把将企业各个部门紧密联系起来。工作原则贯彻其中，起到协调企业内部之间与企业内部与外部的联系作用。 5.业务档案管理。 随着社会经济的发展，企业不断发展，现代企业办公室要根据自身情况搞好包括文书、科技、人事、重点项目等档案的收集工作、按分类目录建档保管，以便发挥企业档案的回顾利用价值。 （二）新时期企业办公室的特点 从办公室本身所具有综合性管理服
4、务部门的特点来说，在现代企业中为了保障企业日常正常的运转它就扮演了一个桥梁和纽带的角色。具体有以下几个管理工作的特点： 1.操作性。企业办公室是作为连接企业内部与企业外部的重要沟通渠道，它具有信息沟通的、关系协调的操作功能。在这种操作中，能够起到改善和调节关系的作用，同时能够在此基础上创造良好的工作氛围，最终起到培养团队协作的目的。 2.辅助性。办公室管理工作，在沟通好整个企业内部各个层级的基础上有着重要的辅助作用，它可以利用公共关系管理的综合作用，来为企业的管理者提供辅助决策支持，为企业实现目标起到协助作用。 3.综合性。办公室作为一个企业中的中枢神经，保障服务工作涉及企业各个方面如生产经营
5、的后勤保障、营销客户接洽、外部评价体系接洽，员工队伍的稳定和信访工作等等，是保障企业决策得到安全、有效运行的重要保障部门。 二、新时期企业办公室工作面临的挑战 1.对办公室的管理水平提高了要求。办公室的工作具有全局性的特点，可以说起到牵一发动全局的作用，一个小微小的失误可能会造成较大的不良后果。严谨的工作态度、较高的管理水平是对办公室工作的基本要求，只有建立起一整套科学高效的管理制度才能保证办公室的日常工作有效运转；只有事无巨细、小中见大，把一些琐碎的公文收发、公务接待、客户商洽、行业信息收集、公务督办等工作做在前面，才能使办公室的职能功效最大化。这就要求新时期的企业办公室人员要不断根据工作实
6、际情况，摸索新的方法，发掘新的潜能、修正旧的制度，用科学的思想、科学的办法高能、高效完成工作。 2.对办公室的管理职能提高了要求。传统认识中，办公室为我们熟知的是承担着大量繁杂的日常事务性工作，致使繁重的公文收发、文秘机要工作成了办公室的代名词。这些特点使得在很大程度上，人们更多得将办公室理解为一个服务性部门。时代的发展变化和新时期的企业要求，以及现代企业的制度的重建对办公室的职能上提出了更高的要求。办公室不仅仅作为一个日常服务部门，更重要的是要通过其对企业全局性的了解、外部信息收集利用上为公司的决策发挥更大的作用，成为领导者的智囊团，这也为现代企业办公室的工作属性、职能归属提出了新的要求，带
7、来了新的压力。 3.对办公人员素质提高了要求。一直以来办公室偏重于一个行政服务部门的角色，所以在进行办公室人员配置时，往往选择一些具有文字材料处理能力或者具有较高的协调组织能力的人才。而现在随着社会经济的发展，企业办公室职能的改变，要求办公室不仅要负责日常服务工作，还要成为企业决策的辅助者，这就要求办公室在人员选择上相应的发生了变化。新时期办公室人员应该更重视其综合管理能力，而现有人员也应该进行相应的知识拓宽和更新，相应的自身视野和理念转变。新型办公室人才，应该具备调查、筛选企业发展信息的能力，并能给企业管理者提供有价值的决策意见。但现实中许多企业办公室人员，由于多年的工作积习，难以适应新的变
8、化，在思想上没有及时改变，导致综合素质没有得到提高，这与新时期办公室新的职能要求有一定距离，这也是影响办公室工作与时俱进的主要因素之一。 三、新时期办公室管理创新思路及方法 （一）高效的制度建设。 科学的制度建设也都离不开任何规范高效有序的管理以及优化的工作流程，办工作流程复杂，涉及范围广，在日常的工作中必须有一套规章制度和严谨的办公流程约束。避免工作中出现无序混乱，严格规范诸如印章制度、接待制度、公文制度、会议制度等。尤其是接待和会议工作中经常波及多个重要部门和外部相关单位，影响因素较多，因此这样的工作更要制定相应的管理方法，将这项工作表格化、流程化、模板化，进而使工作应对自如，有条不紊的进
9、行。在进行优化工作流程的时候，要坚持有序性、系统性、可行性和简洁性的基本方针政策，确保做到统筹兼顾、简洁高效、流程设计简单易懂。深入分析工作程序、拟定关键路线、优化工作途径，采用合并法、剔除法、压缩法、重新排列等方法简化工作工序，找出最简洁的工作工序，进而加速工作，有效提高工作效率。根据多年的工作经验，充分利用信息化的工具就可以优化工作的流程，也是极大提升工作效率的有效工作方式。 （二）合理分工办公室内部机构 合理分工办公室内部机构，是以实现办公室科学管理的重要基础和前提，办公室作为上层的关键枢纽和参谋部门，办公室应当具有咨询、信息、办事、服务等相关职能，如果要实现科学化的管理，就首先要合理的
10、配置办公室内部机构，在明确相关部门的职责和权限的基础上，细化岗位职责，使得办公室内的每一个员工都各司其责，各尽其能。高效、高标准的完成各自份内的任务，进而有效的克服和防止相互踢皮球、办事推诿等现象的出现，确保各项工作落到实处。在确定岗位职责和匹配相关人员的时候必须坚持以事定岗、一岗多能，紧紧把握精干、高效的思想和原则，从办公室的实际工作需要出发，凡是工作内容重复的工作要合并，一个人干完的工作就不分给两个人。 （三）发挥协调关系的枢纽作用 办公室作为一个枢纽单位，如何起到协调好内外关系的作用，这其中公关能力的提高非常重要。这要求办公室人员眼疾手快，善于倾听，能够掌握企业各部门的工作情况，熟悉各部
11、门有什么样的职责，了解部门职责的轻重缓急，从而协调部门间的协作。在这种公关中，态度是一个重要的考量要素，什么样的态度决定什么样的结果。所以要用科学的态度统领一切工作要务，在协调中即要表现出一定的热情和主动又要做到不卑不亢。协调关系中不但要自上而下更要自下而上，适时应用逆向思维，化解工作协调中一些难点。对于领导的指令要及时下达并监督检查落实情况，对基层意见也要及时反馈，及时解决。 （四）树立严谨的工作作风 工作的认真与否直接影响单位对外的形象问题，工作的属性也决定了办公室工作有很强的不稳定因素，充满了变数。例如会议的接待，领导交代的工作等等，都非常难以有提前量，常常会突如其来的办事，给人以措手不
12、及的被动感，因此怎样合理安排各项工作，不但要有高度的责任意识，而且还要有一定的思想预判能力。制订公正、公平的奖惩制，以便提高工作人员的积极性和主动性。最大可能的把工作一次性到位，这即提高了工作效率，又强化了计划的执行，避免产生遗留问题。 （五）提高综合素质 以人为本是现代企业管理的一个重要理念，办公室人员的综合素质也必须符合时代要求、紧跟时代步伐。除了具备基本的办公素质包括良好的沟通协作能力、文字能力外，还必须具备自我知识更新能力；还必须具备跨行业工作能力；还必须具备法律、计算机、安全保密等现代知识。另外，为使办公室工作能可持续、高能效进行，招聘人员时也要强调专业人才的引入，以适应新时期办公室管理的需求。 参考文献 1贺军.加强和改进思想政治工作若干问题M.中央文献出版社，2000：20. 2谢忠平.试论党员主体地位.天津市委党校学报J.，2008（1）：10. 3构建社会主义和谐社会学习读本M.中共出版社，2005：31. （作者单位：福建龙溪轴承（集团）股份有限公司）第 7 页 共 7 页
