1、Excel 小技巧在医院体检工作中的应用 张新艳 郑州市第三人民医院 摘 要： Excel 有着相当强大的功能, 其在信息处理与保管上能够发挥出巨大的作用。在文中主要就医院体检工作中 Excel 的几个应用小技巧进行介绍, 以期可以为医院体检工作的开展以及相关信息的处理和保存提供借鉴。关键词： Excel; 医院体检工作; 技巧; 1 概述随着社会的发展和科技的进步, 计算机技术的应用在社会各领域中都得到了普及, 越来越多的人感受到计算机进行各类工作的科学性和便捷性, 体检工作也不断地向科学化、信息化迈进。Excel 的广泛使用, 既有利于信息的保管, 又加快了工作效率。体检软件应用在体检工作
2、中, 可以实现体检数据的统计, 此类统计可以查询到体检单位的详细信息, 比如体检号、体检日期、姓名、年龄、体检完成状态、结果领取情况、阳性体征等, 并且可以导出, 生成 Excel 表格。但每个单位在体检的不同阶段需要的报表不同, 比如体检中期报表需要统计各年龄段体检完毕人数、未体检人数, 体检后需要体检人员的完成率、体检结果等, 这些就需要运用 Excel 对导出的体检基础数据进行汇总处理, 才能完成数据填报工作, 符合不同体检单位的要求。2 Excel 的小技巧在体检工作中的应用2.1 在向体检软件导入体检名单时, 需要注意以下问题(1) 体检名单以 Excel 格式上传, Excel 中
3、的身份证号需以文本格式才能正确显示。身份证号直接输入 Excel 表格时, 会显示成 3.20811E+17, 这样就看不到详细的身份证号, 此时需要设置单元格格式, 选中单元格, 右击选择设置单元格格式, 将单元格设置成文本, 但仍旧显示成 3.20811E+17, 此时再双击单元格, 就显示成 320811198604231000, 仍旧不符合要求。如果是手工输入时, 需先将录入身份证号的列选中, 右击选择设置单元格格式, 将单元格设置成文本, 然后再进行录入, 这样能正确显示, 符合要求。如果是从 Word 中复制表格, 全选复制, 然后到 Excel 中选一单元格, 右键粘贴, 此时身
4、份证号不能正确显示, 其他文字信息能正确显示。此时选中身份证号列数据分列分隔符号分号文本完成, 选择 Word 中身份证号所在列, 复制, 然后选择 Excel 中身份证号列的单元格, 右键-选择性粘贴-文本, 这样身份证号能正确显示。(2) 体检名单中的年龄有的是数字, 有的是数字后带“岁”字, 需要去掉年龄列中的“岁”字, 一个一个删除不仅工作量很大, 而且还易发生多删、错删、漏删的情况。要想一次性准确无误地把它们都删除掉, 首先要选择姓名所在列, 菜单开始替换“查找内容”填岁, “替换为”不填全部替换, 搜索选择“按列”, 点击“全部替换”, 即可去掉所有“岁”字。同样的方法可应用于其他
5、情况, 比如去掉两字姓名中间的空格。(3) 有时单位提供的名单中有身份证号而没有年龄, 这时可以通过函数算出年龄。如果身份证号在 D 列, 先插入一列, 在第一个单元格中输入“=2017-mid (d1, 7, 4) ”, 回车即可显示年龄, 选中此单元格, 鼠标放在单元格右下角, 当鼠标变为“+”字, 双击, 则函数被复制 (需要注意的是前一列单元格不能为空) , 所有年龄都显示了。此时的年龄是由函数计算得来, 如果对应的身份证号改变, 则年龄自动改变。如果引用此年龄列, 比如上传至体检软件系统, 则可能出错, 因为不是单纯的数值, 包含函数。要想将年龄列表示为单纯的数值, 可按下面的方法进
6、行:选中此年龄列, 复制, 然后选中要填入年龄列的第一个单元格, 右键选择性粘贴数值。此时再删除由函数计算得来的年龄所在列, 没有影响。(4) 有时单位提供的名单中有出生年月而没有年龄, 这时也可以通过函数算出年龄。如果出生日期在 D 列, 先插入一列, 在第一个单元格中输入“=2017-D1”, 回车即可显示年龄, 此时带有小数位数, 选中此单元格, 右击选择设置单元格格式数值小数位数选 0, 可正确显示年龄, 鼠标放在单元格右下角, 当鼠标变为“+”字, 双击, 则函数被复制 (需要注意的是前一列单元格不能为空) , 所有年龄都显示了。此时的年龄是由函数计算得来, 需将年龄列表示为单纯的数
7、值, 可按下面的方法进行:选中此年龄列, 复制, 然后选中要填入年龄列的第一个单元格, 右键选择性粘贴数值。此时再删除由函数计算得来的年龄所在列, 没有影响。2.2 由体检软件导出体检信息时, 信息繁杂, 按需要进行整理(1) 删除不需要的列:将鼠标移到列上方, 当鼠标变为黑箭头, 右键选择删除或左键选中然后按下 ctrl-。删除不需要的行:将鼠标移到行左侧, 当鼠标变为黑箭头, 右键选择删除或左键选中按下 ctrl-。(2) 将表格中的数据按姓名首字母排列:全选数据筛选, 点中姓名列旁边的下拉箭头升序, 则表格所有数据按姓名首字母排列。将表格中的数据按部门排列:全选数据筛选, 点中部门列旁边
8、的下拉箭头升序, 则表格所有数据按部门排列。如果需要表格中的部分内容排序, 比如将其中一个部门的人员按年龄排序:选中这个部门人员的年龄, 右键排序升序扩展选中区域排序, 则此部门人员的所有信息按年龄排序。(3) 当进行了行删除后, 序号列中的序号可能缺号, 排序不正确, 此时要重新排序:在序号列前两个单元格录入 1、2, 同时选中两个单元格, 鼠标放在单元格右下角, 当鼠标变为“+”字, 双击, 则所有序号重新依次排序。(4) 当表格中的字体改变, 显示有可能变得拥挤, 需要调整行高, 可以按如下步骤一次性设置所有行高:将鼠标移到行左侧, 当鼠标变为黑箭头, 按左键并下滑选中所有行, 然后右键行高输入数值即可。3 结语运用好 Excel 的功能, 使其在实际工作中更好地发挥作用。体检档案信息化, 也对体检机构和档案管理工作者提出了更高的要求, 不仅要掌握一定的医学常识, 更要具备网络档案管理的技能和借助网络系统统计分析相关数据的能力, 适应社会发展的需要。参考文献1戴维佳, 常靓.Excel 的几种小技巧在医院统计中的应用J.信息与电脑, 2017, 10:147-148. 2许小玲.体检档案的电子信息化管理探讨J.现代经济信息, 2012, 10 (20) :46.
