1、,领导和同志们好！,GB/T28001-2001管理体系培训,GB/T28001-2001管理体系培训,管理体系文件编写主讲: 国家注册高级咨询师 肖礼先,第一节 概述,文件包括信息及其承载媒体。管理体 系文件是组织的管理体系的载体，是组织 沟通意图、统一行动的工具。编写文件是 一个组织贯彻、实施管理体系标准，建立 管理体系的重要基础工作，是一项增值的 活动。管理体系文件的编制是组织建立管 理体系的重要过程之一。,一. 与文件有关的术语和定义,1.文件：信息（有意义的数据）及其承载媒体。2.管理手册：规定组织管理体系的文件。3.程序文件：含有程序(为进行某项活动或过程所规定的途径) 的文件。
2、4.规范：阐明要求的文件。5.记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动(已从事的活动) 的证据的文件。6.管理计划：对特定的项目、产品、过程或合同，规定由谁及何时应使用哪些程序和相关资源的文件。,二. 管理体系文件的作用,1.详尽描述管理体系要求；2.确保过程的重复性和一致性；3.确定组织的管理方针、管理目标； 4.规定组织各职能各层次的职责与权限；5.使管理者和员工达成共识；6.向相关方证实组织的能力；7.提供符合性的客观证据；8.为管理体系审核提供依据和客观证据；9.保证管理体系的完整性、连续性和持续改进。,四. 管理体系文件的范围,1.管理方针和管理目标；2.管理手册；3.程序文件；4.作
3、业指导书；5.规范；6.记录(表格)；7.外来文件；8.其他文件：如管理计划、生产工作计划、应急预案、内部沟通文件等。,五. 管理体系文件编写的基本要求,1.法规性符合管理体系标准的要求；符合适用法律法规和其他要求；符合组织活动、产品或服务的特点和运营实际；符合一体化管理的要求；2.层次性和规范性；3.实用性、有效性和充分性；4.动态性。,六. 编写依据,1.管理体系标准；2.相关法律、法规和其他要求；3.组织现行操作惯例、规章、制度，如规范和作业指导；4.现有其它相关管理体系文件(手册、程序文件、作业文件)。,七. 文件编写基本原则,1.写组织应做的组织应该做的要写到文件必须符合GB/T28
4、001-2001的要求、适用的法规和其他要求。 2.做文件所写的文件写的要做到（做不到的要知道）文件必须具有可操作性，与组织的活动、产品或服务特点相结合。 3.记组织所做的做过的要作好记录文件必须具有条理性，做什么、记什么描述清楚。 4.文件应具有系统性、逻辑性和规范化 5.与其他相关的管理体系文件相协调,八. 编写体系文件的基本活动（示例）：,a) 进行适用的管理体系标准以及文件编制培训； b) 对危险源及风险进行识别、评价及控制策划； c) 收集确认适用的法律法规及其它要求； d) 收集现有管理体系和过程的数据； e) 列出现有适用的管理体系文件，确定其可用性； f) 从运作部门寻求并获得
5、其他源文件或引用文件； g) 对管理体系文件进行策划，确定文件要求； h) 编制覆盖管理体系范围所有过程的流程图； i) 分析流程图识别可能的改进并实施； j) 使用其他适宜的方法完成管理体系文件； k) 确认、评审和批准这些文件。,九. 编写步骤,1.策划调查分析管理现状，收集相关文件确定文件结构和清单确定体系结构图、职能分配表确定文件格式 2.起草文件 3.评审、修改、定稿。 4.报批。,第二节 管理体系文件的策划,管理体系文件的策划，是文件编写的基础：一. 确定体系文件结构和层次 二初始评审三. 确定组织结构和职能分配,一.确定体系文件结构和层次,根据ISO 10013 质量手册编制指南
6、中的建议,二初始评审,初始评审是组织建立管理体系的基础。目的是：1.明确适用于组织的法律、法规及其他要求、以往的符合性；2.识别组织的产品、活动或服务过程及其中的危险源，并进行风险评价和风险控制策划；3.评审现有的组织机构、职责划分以及现有职业健康安全管理制度、惯例和程序的适用程度和有效性；4.明确相关方的观点和要求； 5.为文件的编写提供依据,三. 确定组织结构和职能分配,1.管理体系的建立、保持，职业健康安全行为的规范管理，通过职能部门去实施 2.合理分配各职能部门的职能和权限是体系实施有效性的基础 3.确定管理体系结构和职能分配的文件形式、沟通形式。,第三节 文件编写的实施,一.管理方针
7、、目标的制定二.管理手册的编写三.程序文件的编写四.作业文件的编写,一. 管理方针、目标的制定,管理体系管理方针规定了组织在职业健康安 全方面的总的宗旨和方向，目标明确了在职业健 康安全方面所追求的目的，是建立、实施和改进 管理体系的主要依据。因此，编制管理体系文件 时必须制定方针和目标。管理方针、目标可以单独形成文件，也可以 作为管理手册的一部分。,1.管理方针目标的制定依据,a)管理体系标准对方针、目标的要求；b)相关的法律法规与其他要求；c)初始职业健康安全评审的结果（不可承受风险）；d)组织的技术、财务、运行和经营状况和要求；e)相关方的观点和要求。,2.制定步骤和应注意的问题,(1)
8、制定步骤a)情况调查b)调查结果析研究c)提出管理方针（员工参与）、目标草案，报最高管理者批准。d)在相关职能和层次上建立目标 (2)应注意的问题a) 口号式方针b) 广告式方针c) 照抄其他组织的方针,对管理方针的几点说明,1) 方针内容必须满足标准的要求：a) 一个符合（组织的性质、特点、规模）；b) 两个承诺（遵守法律、持续改进）。 2) 方针管理要求：a) 员工参与制定与评审；b) 形成文件并实施；c) 定期评审适宜性；d) 传达到全体员工，明确其义务和责任；e) 相关方可获取。,对管理目标的几点说明,目标的制定：(1)根据方针提出的框架、企业重大风险的 性质和特点(总体目标)；(2)
9、根据不可接受风险(具体目标：SMRAT)；S 具体； M 可测量； R 可实现； A 定位(职能和层次)； T 有时限。 目标的实现：(1)有些目标可通过程序文件、规章制度、安全操作规范等日常运行控制的风险管理来实现；(2)有些目标需要制定并实施管理方案，消除或降低风险来实现。,3.管理方针示例（）,员工是公司最宝贵的资源，健康与安全，既是公 司的规定，更是企业的文化。在安全生产的前提下， 为顾客提供世界级高质量产品和服务，我公司将通过 不懈努力和持续改进实现如下承诺：1)贯彻“健康与安全第一”的原则，遵守适用的法律法规及其他要求；2)强化设施设备及化学品的管理，不断降低风险，杜绝重大以上责任
10、事故的发生；3)实施标准化管理，制定有效的工作程序和标准，通过过程控制和管理方案的实施来完成预定的目标；4)为员工和外来人员提供安全培训和指导；5)创造安全的工作环境，不断提高职业健康安全绩效。,3.管理方针示例（-XX烟草专卖）,遵守相关法律法规，规范卷烟经营行为；突出健康安全意识，坚持人企和谐为本；注重科学发展理念，追求上善若水目标。,方针内涵（-续）,遵守相关法律法规，规范卷烟经营行为以法律法规为准绳，开展各项经营管理活动，将法律法规的具体要求渗 透到企业的各项管理中，加强专卖管理执法，规范烟草市场秩序，确保行政 执法公平、公正、公开，规范企业管理，强化企业内部监管，满足市场需 求，控制
11、经营活动，确保各项经营管理活动有序、有理、有效、有利开展。突出健康安全意识，坚持人企和谐为本坚持以人为本思想，树立安全、健康意识，关注对员工身体负面影响或 伤害因素。提供适宜的劳动条件和劳动保护，保证员工及相关方人员的安全 和健康，追求企业经营效益与员工人身尊严的和谐统一，树立良好的社会形 象。注重科学发展理念，追求上善若水目标企业管理科学化，内部运行规范化，重视细节管理，坚持科学发展观， 敬业务实，不断解放思想、更新理念，确保企业持续、稳定、健康发展。企 业追求以不争之德，容人长短，以通变之能，迂回前行，以处下之姿，谦逊 而实际的最佳德行；员工实现睿智、宁静、执著、变通、务实、儒雅，与人 为
12、善的个性品质。,3.管理方针示例（-XX烟草专卖）,遵守法规，造就令行禁止团队； 预防为主，落实安全健康责任； 严格控制，降低安全健康风险； 加强培训，提高全员风险意识； 以人为本，形成关爱生命共识； 全员参与，持续改进体系业绩。,4.管理目标示例(1),XX专卖局职业健康安全管理目标： (1) 每年一般事故 1，杜绝重、特大安全责任事故。 (2) 年工伤事故控制率低于 2，杜绝重伤和死亡事故发生。 (3) 杜绝火灾、道路交通责任事故的发生，严防被盗抢案件发生。 (4) 不发生群体职业中毒事件。,4.管理目标示例(2),1、职业健康安全总体目标：力争实现：零事故、零伤害、零损失、零投诉 2、长
13、期目标：a、每年一般事故 1，杜绝重、特大安全事故；b、年工伤事故率低于 2，杜绝重伤和死亡事故发生；c、杜绝火灾事故；d、杜绝道路交通重大以上责任事故发生；e、不发生群体食物中毒事件；f、员工和其它相关方投诉为零。 3、年度目标见当年 年度职业健康安全管理目标。,二. 管理手册的编写,管理手册是根据OHSMS标准和规定的OHS 方针、目标来描述组织的管理体系，向组织 内部和外部提供关于管理体系一致信息的文 件。管理手册的编制过程，是建立管理体系 的重要过程。管理手册在详略程度和编排格式上可以 不同，但不可以没有。,1. 编写目的及管理手册的作用,(1)贯彻落实组织的管理方针和管理目标(2)使
14、组织的管理体系有效的运行(3)管理手册是管理体系审核的依据(4)保持管理体系的连续性和完整性(5)证实组织对所选定的管理体系标准的符合性 (6)管理体系认证注册的依据。,2. 管理手册的编写要求,(1)指令性(2)系统性(3)先进性(4)可行性(5)有效性,3管理手册的策划,(1)确定管理手册的形式(2)管理手册的内容(3)编写管理手册的要点(4)确定管理手册总体结构和目录(5)确定程序文件、三级文件清单,(1)确定管理手册的形式,a) 汇编型管理手册b) 单一型管理手册组织采用哪种型式取决于组织的规模、活动和重要危险源相关情况。,(2)管理手册的内容,a)方针、目标、指标b)影响职业健康安全
15、管理、运行、审核和评审工作的岗位职责、权限和相互关系；c)程序文件的说明和查询途径；d)手册的评审、修改和控制规定。附录：1)重要危险源清单；2)企业活动区域平面布局图(含重要危险源分布)2)适用的法律法规和其他要求清单；3)程序文件清单。,(3)编写管理手册的要点,(1)手册开头,其内容一般如下：1)手册颁布令； 2)管理者代表的任命书；3)职业健康安全员工代表； 4)管理方针、目标； 4)组织简介。 (2)手册正文，主要内容包括：1)主题内容与适用范围： 2)引用文件；3)术语与定义； 4)管理体系要素。 编写手册正文时应注意下列事项1)无程序支持的要素,其过程尽量在手册中叙述清楚；2)有
16、程序支持的要素，简要描述，详见程序；3)需要的支持性信息应提供文件查询途径；4)简明易懂，专用名词最好不更改；5)按标准要求写，尽量贴近组织的实际操作情况。 (3)手册附录1)组织结构图、职能分配表； 2)重要危险源清单；3)重要危险源分布图； 4)适用的法规清单； 5)程序文件清单。,(4)管理手册的编写方法,1.以回答体系标准要求的形式直接叙述，如：4.2 职业健康安全方针4.2.1 总则职业健康安全方针确定了特车部在职业健康安全管理方面的宗旨和方向4.2.2 方针内容要求4.2.3 方针的管理要求4.2.4 职业健康安全方针及涵义 2.用程序文件的格式进行编写，如：4.2职业健康安全方针
17、 1. 目的2. 范围 3. 要求(内容的主体部分)3.1 方针制定的权限规定3.2 方针的制定应考虑的问题3.3 方针的内容要求3.4 方针的发布、传达、实施3.5 方针的评审4. 主要相关文件及记录,(5)确定管理手册总体结构和目录,管理手册目录 （示例）01 封面02 手册发布令03 管理者代表任命书04 职业健康安全员工代表05 组织情况简介06 管理方针和管理目标07 管理手册目录以下按体系标准条款的编号(1-8)编序（略）,附：管理手册附录 （示例）,附录1 组织管理体系组织结构图2 管理体系职能分配表3 组织管辖范围平面图（建筑物布局、重要危险源分布）4 程序文件清单5 管理手册
18、的管理说明6 重要危险源清单7 管理方案一览表8 适用的法律法规清单,管理体系组织结构图,管理体系组织结构图（分析）,职业健康安全管理体系职能分配表,三. 程序文件的编写,程序为进行某项活动所规定的途径，程 序可形成文件，也可以不形成文件。管理体系程序文件的数量，必须考虑在满足 标准要求的基础上,再根据组织的具体条件(人员 素质、产品、过程、环境因素、健康安全风险) 确定。,(1)管理体系标准对程序文件的要求,ISO/TR10013:2001 对程序文件的要求a) 结构和格式组织应的程序文件的结构和格式做出规定。程序文件应当包括必要的信息并且应当具有唯一性标识。程序文件可引用作业指导书。b)
19、内容标题、目的、范围、职责和权限、活动的描述、 记录、 附录。c) 评审、批准和修订d) 更改的标识,(2)管理体系程序文件内容的要求,a) 进行该项活动的目的、范围和参与活动人员的职责与权限；b) 每项活动过程中，各环节所需要的资源及其相互之间的接口关系；c) 规定活动的各个环节如何实施控制；d) 规定活动各个环节的要求（5W1H）；e) 规定活动各环节需要注意的问题、应采取的措施或应执行的其他程序等。,(3)程序文件的编写要求,a)每一个程序文件都应包括管理体系的一个逻辑上独立的部分； b)程序文件应针对各项活动的目标和执行作出的规定； c)程序文件的范围和详细程度应取决于工作的复杂程度、
20、所用的方法以及这项活动涉及人员所需的技能、素质和培训程度； d)每一职业健康安全管理体系程序都应能回答5W1H； e)所有程序文件都应简练、明确和易懂，并具有可操作性和可检查性； f)应以相同的结构和格式编排每一个程序文件。,(4) 程序文件的结构,a)程序文件的名称b)编号c)目的d)范围e)职责f)工作程序g)相关文件h)记录,程序文件的结构和编写要求,1.统一程序文件的结构；统一编号 2.程序文件的一般结构及各部分的编写要求：名称：XXXX控制程序或XXXX管理程序目的：运行此程序目的，即从事控制(管理)此项活动(过程)的目的范围：程序适用的控制(管理) 活动(过程)的范围职责：实施此程
21、序的相关职能部门(单位)的职责、权限和接口关系（a.最高管理层的分工可不在此写，内审、管评除外；b.不要把做什么、如何做写在此处；c.应明确程序的归口管理部门和相关部门）工作程序：程序文件的主体，必须体现5W1H(6W1H)Who、Why、When、Where、What、Which、How(谁做、为什么做和为什么这样做、什么时间、什么地点、做什么、做哪一个、如何做-如何控制及要达到的要求、形成的记录、例外情况的处理措施等),程序文件的结构和编写要求(续1),应对运行此程序所执行的标准、文件，运行过程中应 形成的记录等，给予描述。描述要逻辑性强，一般按过程 顺序，连续不跳越，自然流畅、接口清楚，
22、做什么、形成 什么记录自然引出。注意：Who和What必须与“职责” 相一致。 相关文件：在“工作程序”中所涉及的需要执行和需要遵循的文件或标准，在此列出目录，使执行者明确此程序的运行需要执行和需要遵循的文件或标准。 记录：在“工作程序”中提出的程序运行过程所需形成的记录，在此列出清单。“相关文件”和“记录”易出现的问题是与“ 工作程序”不能相呼应。,程序文件中“工作程序”的三种形式,1.纯文字描述 2.过程流程图加说明或注释 3.文字描述加过程流程图 三种形式各有优缺点。,(5)程序文件编写的实施,a）统一策划，统一格式，统一步骤； b）确定程序文件针对的要素、活动或过程； c）正确区分程序
23、文件和三层文件； d）采取谁执行谁编写的原则； e）专人把关，统一风格； f）定稿、审批和发布实施。,四. 作业文件的编写,作业文件（三层次文件）包括：a)管理标准或制度；b)工作标准或岗位说明；c)技术标准或技术规范；d)作业性文件或作业指导书、应急预案（计划）、操作规程、工艺流程；e)记录表式（表格）等。,1.记录（表格或样张）的编写,（1）管理体系所需要的记录a) 适用的法律法规及其他要求信息；b) 投诉记录；c) 培训记录；d) 过程信息和产品信息；e) 重要环境因素、危险源信息；f) 检查、维护、校准信息；g) 有关供方、承包方信息；h) 不符合、事故报告；i) 应急准备与响应信息；
24、j) 审核结果和管理评审；k) 纠正、预防措施信息。 （2）记录表式设计与程序文件和三级文件的编写应同时进行。,1. 记录（表格或样张）的编写,(3)通常记录表格应有“序号”和“备注”栏。应包括：名称、编号、顺序号（流水号），记录的项目，记录相关人员（填写、会签、审批），记录时间，记录单位名称等。 (4)应注意一表多用，尽量减少表格的数量。 (5)记录的编制要求充分性和必要性 标准化和规范化经济性和实用性 记录的标识 (6)记录的设计编制步骤学习设计编制记录的指导性文件；记录的设计编制；记录的校审；批准发布。,2. 管理方案的编写,管理方案是职业健康安全管 理体系规范4.3.4 要素提出的“组
25、织应制定并保持职业健康安全 管理方案，以实现其目标。” 中延 引而来，质量管理体系要求 中，没有提出管理方案的概念，有 时以“新建项目”的形式出现。,2. 管理方案的编写,(1)管理方案的编写时机对“无法”或“很难”通过程序、操作规范和规章制度的实施实现管理的目标和指标时；实现管理目标指标的条件不充分、不完善时；出现重大事故、事件，经原因分析，认为需要通过管理方案消除其原因时；对管理体系改进，需增补改造、改善实现条件时；在外部审核发现的由于硬、软件条件不充分而发生不符合时。,2. 管理方案的编写,(2)管理方案的内容和编写方法管理方案的三要素：a)实现目标(实施管理方案)的责任部门（责任人）；
26、b)实现目标的方法和措施；c)实现目标(完成管理方案)的时间表。管理方案所要实现的目标和指标；实施管理方案所需的资源；方案实施情况的检查验证责任者，检查验证方法措施（需要时）。,管理方案示例,管理方案示例（PingGang公司）,管理方案示例（ PingGang公司-放大）,应急预案的编写,应急预案是，职业健康安全管理体系规范4.4.7提出的要求。应急预案是组织在遇到紧急情况时的行动方案,是应急准备与响应的支持性文件,也是处理紧急情况的作业指导书,是职业健康安全管理体系不可缺少的文件。,应急预案的编写,(1)应急预案的内容,名称；应用的目的范围；应急响应的组织机构及职责；紧急情况下联络方式方法
27、（包括与相关单位、组织内部的联络）；紧急情况的处置方案的措施；紧急情况结束后的后续工作。,(2)应急预案的编制步骤和方法,识别并确认可能发生的重大的群体性事故事件或紧急情况；确定应急响应的组织机构和职责；确定紧急情况可能涉及的相关部门和单位，确定其沟通途径和方式方法；针对潜在事故事件、紧急情况制定行动方案；事故事件紧急情况事后的工作要求。,基层单位工作手册的编写,有许多按标准建立管理体系的组织，具有比较独立的下属单位，他们具有自己的管理层、执行层和操作层。但由于他们属于二级 单位，不同于体系管理一 级的职能部门，为了体 系有效的运行，应 编制具有自己特色 的工作手册。,基层单位工作手册的内容,其内容包括：1.组织的方针、目标、管理者代表任命书等；2.单位简介和目标；3.单位的组织结构图和职能分配表；4.单位内部的职责和权限规定；5.组织的管理手册和程序文件的必要的说明；6.必要的程序文件；7.主要的作业性文件；8.附录：a)单位管辖范围平面图（包括地下管网、建筑物布局、重要危险源分布）b)单位重要危险源清单c)单位的管理方案一览表d)单位适用的法律法规清单e)工作手册的说明,授课结束，谢谢大家,谢谢大家！,授课结束,再见,
