1、房地产档案管理信息化建设探析 【摘 要】随着信息化时代的到来，房地产档案管理工作也面临着更大的挑战，如何实现档案管理的信息化就成为了管理人员思考的问题。本文就房地产档案管理信息化建设进行探讨，并阐述了房地产档案信息化管理的必要性、管理要求，并对房地产档案管理信息化建设提出了一些建议。 【关键词】房地产；档案管理；信息化；要求 所谓的房地产管理信息化建设，就是指利用计算机对房地产档案信息进行管理，这种管理技术因具有检索迅速、查找方便、可靠性高、储存量大、保密性好、寿命长、成本低等优点，得到了广泛应用。虽然目前房地产档案信息化的建设已经成熟，但在网络化的过程中依然存在着不少问题。因此，只有科学的将
2、档案管理信息技术与现代管理理念相结合，发展计算机的数据处理优势，这样才能更好的做好房地产档案管理工作。 1.房地产档案信息化管理的必要性 1.1房地产档案信息化是档案保存特殊性的必要要求 房地产档案是房地产行政主管部门依照法律规定代表国家对房地产所有权进行登记，确认和规范的管理活动中形成的不同形式和载体的历史记录。因此房地产档案需长期保存，且具有唯一性，它的管理和保存都有着特殊的专业要求。而传统的纸质档案管理对提高存储环境要求较高，每年都要投入大量的保管经费，避免可能造成纸张受潮，虫蛀以及火灾等灾害。可以说，现代信息技术成为实现科学管理档案信息资源的关键条件。 1.2房地产档案管理信息化是房地
3、产档案管理自身特点所决定的 一是房地产档案管理的动态化要求必须实行信息管理。众所周知，房地产档案与其他门类的档案相比，由于房地产所有权的变更和房地产本身性质的变更，它具有较明显的动态性，对其管理也要动态化，信息化管理可以实时对信息进行更新。二是房地产档案利用的高频性要求必须实行信息化管理。房地产档案面对千家万户，日常的查阅率很高，这也要求房地产档案管理必须信息化。 1.3房地产档案管理信息化是提高工作效率的必然要求 档案管理人员手工整编、管理、提供利用、工作量大、效率低，费时费力。实行信息化后，档案管理达到自动化，实时化，网络化。数据只需一次录入即可在档案管理内部进行数据共享，可以方便的打印各
4、类相关信息，管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询出需要的档案信息。档案库中的信息需要统计，可由计算机处理，提高了职能部门的工作效率。 2.房地产档案信息化管理要求 2.1加强档案信息资源建设 （1）档案信息资源可分为目录数据、原数据、对象数据。可通过编写接口程序从房地产业务系统中接受目录数据和原数据；还可以对纸质档案进行数据化扫描，采集对象数据，将对象数据经过条码设别后自动上载到文件服务器的相应位置，与目录数据和原数据关联存储。 （2）建立档案信息管理系统，完善档案收集、检索系统，以便于方便查阅。通过扫描仪、数码相机将有关资料输入房地产档案系统，建立起完备的数据库。由于房产抵押、交易的不
5、同业务特点，要求了检索系统的多角度。 2.2建立数字化房地产档案馆，实现资源共享 建立数字化档案馆，一是要建立档案信息数据化，应建立馆藏档案的数据库，在此基础上逐步完善。二是要实现档案全文数字化，这是建立数字档案的基础。三是对档案信息资源进行二次开发，建立多种形式的档案信息体系，根据档案信息，可以做多方面的研究和编研。 2.3提高房地产管理体系的安全性 系统的安全性是指保护系统硬件和软件系统免遭人为破坏和病毒侵害。系统的安全问题包括：保密、档案数据安全、系统运行的安全。档案管理部门要严格把握用户的使用权限，相应部门只能存取相关的数据，对于核心数据库采用“集中管理、分散使用”的方法。所有用户的访
6、问权限，都要在档案管理部门申请。 3.房地产档案信息化建设需遵循的原则 3.1 便捷性 随着城市房地产交易的日趋火爆，对房地产档案的查阅要求也日益增多，因此，房地产档案管理系统首先应做到满足日常查阅的各项要求，遵循快捷、准确、方便、易操作的原则，以方便广大用户。 3.2 系统性 房地产档案管理与房产权属登记管理同属房地产管理部门的两个职能，如何将这两部分更好地结合起来，提高效率，是房地产档案管理系统的一个极其重要的环节。房产权属登记的现代化是房地产档案管理现代化的基础和前提。在房地产产权交易的管理中要充分利用计算机，对房地产产权登记的收件、初审、复审、审批、发证和财务结算实现现代化的管理，使产
7、权登记过程中收集产生的各种证明直接登记进录入计算机，再利用其强大的分类组合、检索、调阅、复查功能来建立完善的房地产档案管理系统。 3.3 规范性 要订立统一的规范和标准贯彻始终，以指导具体工作的实施。诸如不同档案的扫描方式、每份档案的扫描内容、扫描好在电脑中的保存格式等，这对以后提供利用的效率和准确度起着决定性的作用。 3.4 安全性 计算机网络管理带来工作效率的提高，同时也对其安全管理提出了更高的要求。因此，要做好服务器机房的配置，防火、防雷措施到位；订立详尽的责任制度、安全保密制度；完善权限分级体系，设置网络防火墙，定期进行数据备份，防止数据信息损失；做好防病毒工作等。只有保证系统的安全顺
8、利进行，房地产档案管理现代化的目标才能得以实现。 4.房地产档案信息化管理实施方法 4.1提高对档案管理信息化建设的认识 要建立完善的档案信息化管理，首先要充分认识加快房地产档案管理信息化建设的重要意义。科学技术的不断发展，档案内容的多样化、档案载体发生了很大的变化，计算机、多媒体、光盘以及缩微技术等的广泛应用，使传统的管理模式和管理手段已不适应时代的变革，我们应认识到，以计算机及档案管理软件等管理应用为主，利用计算机、缩微机、扫描仪甚至互联网等对档案进行检索、存储和管理，是档案管理手段发展的必然趋势。房地产档案信息化是现代社会进步发展的客观要求，房地产档案作为社会信息业的组成部分也必须朝着现
9、代化的方向发展，否则就不能适应社会发展的要求。运用现代信息处理技术手段来开发房地产档案信息资源，必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，使房地产档案管理的各个方面发生深刻变化，促进房地产 4.2 加强档案现代化管理，建立健全房地产档案管理体系 笔者认为，加强对现代化管理的理解，建立健全房地产档案资料，首先要加强对现代化管理的思想认识，让档案管理人员充分理解房地产管理的内涵。其次在加强理解的同时，还要根据社会需求以及社会实际，真正落实确保档案资料的完整和规范的管理工作，以使得房地产档案充分发挥其社会价值。 4.3 做好档案的编研工作 档案工作必须按照编研工作的原则要求，以需求为核心，以服务为
10、主题，不断地、及时地对档案史料进行选材、鉴别、考证、加工、整理。要根据不同的编研内容，把分散的资料，按照利用规律有机地编制起来，以利于档案资料源的开发利用。 4.4 加强人才队伍培养 房地产档案管理现代化进程和房地产档案工作者科技素质密不可分。房地产档案管理现代化的重中之重就是要有一支即精通房地产管理业务又熟悉计算机信息技术为主体的专业队伍。因此，具有理论、文化、科学技术等多学科、多领域知识是信息化时代对房地产档案工作人员的要求。一方面，大力提高房地产档案工作者使用信息技术的能力。一方面是要全面系统的掌握档案信息技术知识，掌握计算机技术操作技能。同时还要掌握好传统档案的数字化处理技术，学会利用
11、计算机网络发布档案信息，实现电子档案的网络归档。为了提高房地产档案管理人员使用信息技术的能力，同时还要创造条件让他们走出去学习先进地区的档案管理经验。 4.5 加强各系统部门间的协作效能 在房地产档案管理信息化建设中，要从全盘考虑。一是要制定统一技术规范，为的是让各相关的系统和部门能实现资源共享奠定基础。二是要拓宽房地产档案数据的采集面。让尽可能多的相关机构、协作部门的数据汇成房地产档案管理所需的信息流。三是要实现部门系统间的数据交互。实现同类业务信息一致共享。 在科技迅猛发展的今天，随着计算机网络技术的日益完美，房地产档案信息化管理将进入一个全新的时代，实现真正的无纸化办公，人们对房地产信息
12、的查询、调阅以及房地产的交易将更加方便快捷，房地产档案管理人员以及广大的人民群众也都将得到科技发展带来的真正实惠。 5.结束语 综上所述，房产档案管理信息化是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合，是新形势下房地产业发展的必然趋势。在信息高速发展的今天，做好房地产档案管理信息化建设，不仅可以极大地提高档案资源的开发能力和利用效率，还可大大减少了房产管理工作人员的投入，降低了联系渠道的费用支出，为房地产档案管理做贡献。 参考文献： 1 宋玉伟.浅谈房地产档案管理中的信息化建设J.大庆社会科学，2006年05期 2 曾旺辉；黎永索.房地产档案信息化建设J.管理与财富，2009年06期第 7 页 共 7 页
