1、采购流程与采购审计,张碧君宁波大学科学技术学院,采购流程与采购审计,一、采购流程 采购流程不当 采购流程再造 二、采购审计 什么是采购审计？ 如何开展采购审计？ 介绍采购比价审计,采购流程不当,表现：采购不是从外部客户需求开始，而是从内部客户需求开始采购部不参与研发采购部不管理原料仓库原因：采购部是保证供应的采购部难以把握新原材料性能 结果：研发阶段已经决定产品成本结构的70%，采购部从产品定型后切入，对产品成本的影响仅占30% 采购部不参与产品前期研发很难识别原材料和选择供应商库存不准确 过期料和废料增加,采购流程先天不足,采购流程不当,传统流程 请购审查 选择供应商 签订合同 订单跟催 接
2、货验收 付款。,现代流程 向前整合 ？ ？ 向中整合 ？ ？ 向后整合,传统采购流程的落伍,采购必须流程再造 采购部应变成供应链管理部门,采购为什么要流程再造？,采购必须流程再造 采购部应变成供应链管理部门,1）现有流程协调效率低，内部交易成本高 2）采购丧失了增值机会最大的关键环节参与，造成采购的先天性不足 3） 外部资源整合能力弱，难以降低采购总成本,采购为什么要流程再造？,采购必须流程再造,采购为什么要参与研发,采购必须流程再造 采购部应变成供应链管理部门,采购参与产品前期开发非常必要,About 70% cost designed in,采购必须流程再造,原料仓库有哪个部门管理,采购必
3、须流程再造,采购部管理原料仓库对企业经营会带来哪些改变,采购必须流程再造,供应商早期参与产品开发降低采购成本,资料来源：美国密执安州立大学研究,采购必须流程再造 采购部应变成供应链管理部门,交付性能提高16%-28%库存降低25%-66%预测准确性提高25%-80%生产效率提高10%-16%运输效率提高10%-20%总供应链运作成本降低25%-50%,强化整个供应链的管理可以提高效率，降低成本，提高企业的长期竞争力,采购必须流程再造 采购部应变成供应链管理部门,采购流程向前整合加入研发：调研客户需求，产品设计、产品规范制定 、需求的协调采购流程向后整合加入后勤的整合：仓库管理、物流配送采购流程
4、向中整合加入生产计划的整合,采购流程再造的发展方向,采购必须流程再造 采购部应变成供应链管理部门,采购流程模式,分析客户需求 产品设计 技术选择 决定规范,制定采购策略 选择 供应商,生产准备,确定供应商签订合同,订单管理跟催,供应商,采购,操作过程,决策过程,第一阶 供应商,接货 验收 与 评估,结算进度检查 与付款,供应,战略采购,策略采购,采购必须流程再造,采购部向前向后向中向外整合后，原来的采购部门职能能囊括下吗,采购必须流程再造,采购部应升位成 供应链管理部门,采购部向前向后向中向外整合后，原来的采购部门职能能囊括下吗,采购必须流程再造 采购部应变成供应链管理部门,供应链管理部门的组
5、织结构,信息管理,采购管理在供应链中的定位,生产模式 工艺过程,原,材,料,市,场,产,成,品,市,场,供应链管理部门的定位在于整合资源和供应链整体增值,自制还是外协 Make or Buy,小批量，多品种 Batch and Variety 成批生产 Mass Production,采购管理,库存管理,客户需求 管理,需求拉动,采购必须流程再造 采购部应变成供应链管理部门,新趋势：企业竞争表现为供应链的竞争,21世纪的竞争将是供应链与供应链之间的竞争。 -美国著名的物流专家马丁克里斯托弗（Martin Christopher）,美国著名的物流专家 马丁克里斯托弗的观点,采购新的发展趋势,根据
6、提升供应链效率的原则，进行采购流程再造，组织变革，职能更新。 供应链管理部门的定位在于整合资源和供应链整体增值。 企业将积极挑选采购专业人才，组建供应链管理专业队伍。 企业采购人员实现从战术性角色向战略性角色的转变，将大部分时间和精力将放在战略采购,策略规划，未来供应预测，策略性成本控制，开发并培养有竞争力的供应伙伴等方面。 采购手段趋于多样化，包括招标采购、联盟采购等,采购部门趋向于发展成供应链管理部门,采购趋于电子商务化和信息技术化,采购新的发展趋势,供应链优化,降低流程成本,改进与供应商的关系,与供应商更快地相互交流 更高的灵活性，有效合作 更强的供应商整合,加速内部流程 “无纸化”交流
7、 缩短采购时间 减少自身库存 消除交流过程中断 降低流程复杂度,在全球范围内与适合的供应商合作 简化与供应商之间的流程 采购批量上升 提高价格透明度,I,II,III,电子采购,最佳的 供应商管理,流程成本下降70%,采购成本节约 510 %,效果,资料来源：罗兰贝格,通过电子商务来提高采购的效率，节约采购成本,采购新的发展趋势,全球资源调度 全球采购的趋势愈加明显 跨国公司大集团可以办到 中小企业可以办到 小小个体工商户也能办到 案例：沃尔玛医疗诊所,采购趋于全球一体化,后天是美好的,今天是残酷的，明天是残酷的，后天是美好的，但多数人都死在明天晚上以前，少数英雄活到后天。-阿里巴巴总裁 马云
8、,二、采购审计,什么是采购审计？,采购审计的概念,狭义的采购审计是指物资采购审计，即指组织内部审计机构及人员依据有关的法律、法规、政策及相关标准，按照一定的程序和方法，对物资采购各部门和环节的经营活动和内部控制等所进行的独立监督和评价活动。 这里所称的“物资”是指组织在产品生产、基本建设和专项工程中所使用的主要原材料、辅助材料、燃料、动力、工具、配件和设备等。 广义的采购审计包括物资采购审计以及基建审计、合同审计。 我们在这里所讲的采购审计主要是指物资采购审计。,物资采购审计的目的,目的是改善物资采购质量，降低采购费用，维护组织的合法权益，促进组织价值的增加及目标的实现。,物资采购审计的内涵和
9、主要内容,物资采购审计是对物资采购全过程实施的监督和评价，是财务审计与管理审计的融合。物资采购审计的主要内容包括审计物资采购内部控制、采购计划、采购合同、采购招标、供货商选择、采购数量、采购价格、采购质量、物资保管、结算付款以及物资采购期后事项等。,物资采购审计的两种模式,根据组织的管理模式和要求、物资采购业务量的大小、内部审计机构资源等的不同，物资采购审计可以采取项目管理式审计和过程参与式审计两种模式。 （一）项目管理式审计是有重点、有目的地将某物资采购部门、环节或物资品种纳入年度审计计划，形成为特定审计项目，并实施相应审计程序的审计模式。大、中型规模的组织适合采用该模式。 （二）过程参与式
10、审计是由专职内部审计人员参与监督物资采购的全过程或者部分重要过程，实现物资采购审计的日常化。小规模组织可以采用该模式。,比较上述两种采购审计模式，说明可以通过对组织内部某个业务流程或环节，有效地开展审计工作，达到最大限度地节省审计成本或资源的目的。 不一定非要开展专项的采购审计项目，才算采购审计。必要时实行业务外包，委托中介单位进行。,采购审计面临的现实环境,为什么采购会成为腐败的高发地段，致使一批批干部蜕化成为阶下之囚？ 原因有三： 1.市场经济体制强化了个人的利已行为。 2.采购形式本身成为诱发个人牟利的客观条件。 3.眼花缭乱的促销手段，成为采购人员挡不住的诱惑。,内部审计人员应具有物资
11、采购管理的相关专业知识，熟悉相关法律、法规、政策和组织内部有关规定，掌握物资采购内部控制原理，了解组织物资采购现状和外部环境的变化。开展专业技术性较强的物资采购审计，内部审计机构可聘请外部专家参与。,第二部分、如何开展采购审计,（一）、物资采购前期审计 （二）、物资采购过程审计 （三）、物资采购后续审计,物资采购前期审计是从制定年度审计计划开始到具体实施物资采购审计程序之前对各项审计工作作出的安排。其基本过程包括：,（一）编制年度审计计划，确定审计对象。内部审计人员应综合考虑以下各种因素： 1重要性。 2物资采购方案、内部控制的重大变化。 3改进空间。 4审计资源。 5风险因素。,风险可能来自
12、组织内部或外部,（二）获取与研究相关资料，制定项目审计计划和审计方案。相关资料包括： 1、物资采购目标和计划； 2、前期物资采购审计工作底稿； 3、组织资料; 4、财务会计资料； 5、相关制度规定; 6、外部信息资料； 7、法律性文件。,内部审计人员应通过审阅资料、咨询技术专家、进行分析性复核、现场观察物资采购流程、询问等方法，研究相关背景资料，初步评价重要性和审计风险，进而制定适合本组织实际情况的物资采购项目审计计划及审计方案。经适当管理层批准后，向被审计单位发出物资采购审计通 知书。,（三）审查、评价内部控制。物资采购内部控制包括控制环境、风险管理、控制活动、信息与沟通以及监督五个要素。
13、1、采购控制环境。 2、采购风险管理。 3、采购控制活动。 4、采购信息与沟通。 5、采购监督。,监督采取的方式包括物资采购内部控制自我评估、内部审计报告、内部控制例外情况报告、操作人员反馈以及顾客投诉等。,物资采购内部控制审计可通过设置采购内部控制调查表等方式进行深入调查、了解和测试，并形成审计工作底稿。,二、物资采购过程审计,物资采购过程审计是根据采购内部控制评审结果，确定采购计划、价格、合同、执行等方面的测试范围、重点和方法，以收集审计证据。,采购计划审计是对采购计划中所列物资价格、数量、质量、采购方式和供货商选择等的真实性、合理性和有效性等进行的审计。,（一）应获取的相关资料。包括采购
14、政策、采购计划、物资储备定额补库计划、销售计划、产品产量计划、技术措施计划、生产作业计划、在制品期初存量和期末预计存量、新产品试制计划、物资工艺消耗定额、生产设备大中小修理计划、技术改造计划和物资价格供应状况等。 （二）应关注的风险领域。包括采购计划程序失控、采购计划依据不当、采购计划分解不到位、采购计划执行不彻底、采购计划与其他计划不协调等。,（三）审计内容,采购计划编制依据的可靠性。 采购计划审批程序的合规性。 采购计划所列价格的合理性。 采购计划所列物资数量的合理性。 采购方式选择的合理性。 （重点） 供货商选择的合理性。,采用招标方式具体审查要点,监督招标过程和招标标准是否符合“公开选
15、购公平竞争、公正交易”的原则，确定在招标、开标、评标和定标过程中有无违反规定程序、私自与供货商串通、泄露招标信息等情况。 审查有关招标文书的内容是否完整、严密，有关条款规定是否得到切实遵守。,监督招标方式的选择是否合理。采用公开招标方式的，审查对外发布的招标信息是否全面、准确，发布范围是否具有广泛性，参与招标的投标人是否合格；采用邀请招标的，审查接受邀请的投标单位是否具有良好信誉、资质和财务状况，是否邀请至少三个以上投标人参加；采用议标采购方式的，审查所采购的物资是否确实没有供方投标、没有合格投标者、因技术复杂或性质特殊不能详细确定规格或具体要求、采用招标所需时间不能满足各组织紧急需要、不能预
16、先计算出价格等，参加议标的单位是否在两家以上。 审查招标采购的价格是否合理。复验标底价格，对编制标底的工作底稿所载明的物资数量、价格、人工耗费、各项其他费用及税金等进行复核、验算；审查最高采购限价的合理性和公允性；对于不能编制标底的招标物资或采用议标方式招标的，可根据市场行情对标的进行合理的价位判断。,落到实处，根据采购程序进行审计,一、公开招投标程序的审计。（一）招标审计（二）投标审计（三）开标、评标与定标审计（四）中标审计 二、邀请招标及其他采购方式程序的审计。（一）邀请招标程序审计（二）竞争性谈判程序审计（三）询价采购程序审计（四）单一来源采购程序审计,招标审计,自行招标是否符合有关条件
17、,委托代理招标是否签订委托协议,明确委托代理的事项；是否在财政部指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告； 自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止的时间是否符合规定的时间； 招标文件的内容是否符合法律规定,是否完整,有无以不合理的要求限制或者排斥潜在投标供应商，对潜在供应商实行差别待遇或者歧视待遇,或者招标文件指定特定的供应商、含有倾向性或者排斥潜在供应商的其他内容的； 是否存在招标机构、采购单位和供应商相互恶意串通,虚假招标行为； 已发出的招标文件进行必要澄清或者修改的,是否在招标文件要求提交投标文件截止日期规定的时间前,是否以书面形式通知所有投标人,招标过程中是否存在擅自修
18、改招标文件和投标文件的违法行为等。,（二）、投标审计,投标人是否具备政府采购项目所需的资质（资格）,是否具备招标文件中列举的要求； 投标文件的编写、密封、撤回、更正、补充、替代方案等是否符合有关规定及招标文件的要求； 两个或两个以上单位联合投标的,其资质是否符合法律规定和采购人规定的特定条件； 投标人在递交投标文件的同时,是否递交了投标保证金； 投标人是否向招标采购单位、评标委员会成员提供不正当利益手段谋取中标。,（三）、开标、评标与定标审计,参加开标会议的人员、开标时间、开标记录及开标程序是否符合规定,无效标的处理是否符合规定,开标是否在有关监督机关监督下进行,是否公正、公开； 评标是否符合
19、法定程序,评标委员会是否由招标人的代表和技术、经济等方面的专家组成,评标专家是否按规定抽取,与投标人有利害关系的人员是否按规定回避,评标标准和方法是否在招标文件中载明,在评标时是否另行制定或修改、补充任何评标标准和方法,评标标准和方法是否对所有投标人都相同,评标的指标、标准是否科学合理,标底的编制和确定是否合规、合理、科学,评标委员会是否按规定进行评标，是否执行了评标纪律，或单位非法干预、影响,评标过程是否在有关监督机关监督下进行； 评标委员会完成评标后,是否向招标人提供书面评标报告,并推荐合格中标候选人,中标候选人的基本条件是否符合规定的条件，是否按规定进行了排序，采购人是否按照评标报告中推
20、荐的中标候选供应商顺序确定中标供应商或事先授权评标委员会直接确定中标供应商； 中标供应商确定后,中标结果是否在财政部门指定的政府采购信息发布媒体上公告,并向中标供应商发出中标通知书； 投标供应商对中标公告是否有异议,招标采购单位是否在规定时间内对质疑内容作出答复。,几个细节需注意：,开标前是否已召开招标预备会。 投标书是否密封并在骑缝处加盖投标单位印章。 企业法人委托代理人是否有合法、有效的委托书。 投标函关键内容是否清晰并按招标书要求投标。,（四）中标审计,采购人或者采购代理机构是否在规定期限内与中标供应商签订书面合同，所签订的合同是否对招标文件和中标供应商投标文件作实质性修改，采购单位有无
21、提出不合理的要求，作为签订合同的条件，是否与中标供应商私下订立背离合同实质性内容的协议，是否存在中标书发出后,无正当理由不与中标人签订采购合同的行为； 对中标人放弃中标、拒签合同,将中标项目转让给他人,在投标文件中未说明,且未经采购招标机构同意,将中标项目分包给他人的,拒绝履行合同义务的,是否按规定处理。,采购计划审计主要应用到的审计方法,采购计划审计主要采用分析法、复算法、复核法、检查法、源头审计法、全面审计法、简单审计法和重点审计法等方法。 源头审计法是始终把握问题的根源而不被表象所左右。如一般物资采购的公允价格信息源是市场，在招标采购审计中，内部审计人员不仅要审查是否履行了规范的招标程序
22、，还应关注招标与市场价的差异，关注结算价与中标价之间的差异，关注中标人的实质性运作。 全面审计法是对物资采购涉及到的每一个环节、每一项资料和资料的每一个方面进行全面审计的一种方法。优点是细致、审核质量高，缺点是效率低、成本高。 简单审计法是在审计力量不足或者有特殊要求时，仅针对物资采购价格或者物资采购的其他某一方面实施审计的方法。 重点审计法是针对重点物资（如采购数量大、单价高）、敏感性物资、问题较多物资的采购进行重点审查。,采购申报价格审计,采购申报价格审计是对采购价格申报内容的完整性、价格标准确定的合理性和申报程序的规范性等方面所进行的审计。 分以下四个方面阐述：应获取的相关资料应关注的风
23、险领域审计内容审计方法,三、物资采购后续审计,物资采购后续审计是内部审计人员在提交了物资采购审计报告后，针对报告中所涉及的审计发现和审计建议所进行的跟踪审计，目的是确定被审计单位对于审计报告中所揭示的问题和偏差的纠正和改进情况以及产生的实际效果。,物资采购后续审计应关注的风险领域。包括物资超储积压或储备不足风险、物资使用质量低劣风险、物资价格失控风险、资信低的供货商定点供货风险和审计建议无效风险等。,物资采购后续审计的基本过程,应获取相关资料。 取得被审计单位的反馈意见并进行合理分析 。 实施适当的审计程序。 评估采纳审计建议所达到的效果。 提交后续审计报告。,审计方法,物资采购后续审计主要采
24、用审计分析方法、详查法、抽查法、终点审计法、重点审计法、函证法和查询法等方法。 终点审计法是通过某一环节的重点审计，反馈前续环节中存在的问题。例如通过物资采购后续审计，验证供货商选择、物资验收、价格执行等方面存在的问题，反馈物资采购审计工作中存在的不足。,第三部分、介绍采购比价审计,采购比价审计是对传统物资采购管理制度的一种改革。 从二十世纪九十年代开始，不断实践摸索，逐步形成新的更为严密有效的采购管理制度。 各地叫法名称不同，有的称价格审计，有的称物价审计，还有采购价格审计，这里称采购比价审计。 代表性主要江苏和山东两省,采购比价审计创新了采购管理机制,与传统的采购管理制度相比，增加了三个审计环节。 在采购计划正式批准前由审计部门对计划的合理性进行审计，为审批采购计划提供审计依据。 在采购部门进行询价、选择供货单位，初步定价后，由审计部门根据掌握的价格信息或测算的价格对其初步定价进行审计，并对初步定价是否可行出具审计意见。 审计部门对上述审计意见的执行情况进行审计，为财务部门结算付款提供审计依据。,
