《接待手册》编制模板.doc

1、中阿博览会接待手册编制模板及接待工作实操模板中阿博览会接待手册编制模板一、封面中阿博览会接待手册封面由执委会接待二部统一设计，统一提供制作文件。规格：140100mm。二、扉页（一）国外省部级团打印“热烈欢迎 XX 国 XX 部（省、市、自治区）XXX（姓名、职务）一行出席中阿博览会”字样。（二）国内省部级团打印“热烈欢迎 XX 部（省、市、自治区）XXX（姓名、职务）一行出席中阿博览会指导工作”字样。（二）其它团组打印“热烈欢迎 XX（单位名称）代表团出席中阿博览会”字样 。三、目录（一）日程安排（二）嘉宾名单（三）陪同名单（四）工作人员（五）宁夏区情简介（六）考察园区介绍（七）会议期间气象

2、信息四、内容要求（一）日程安排接待单位根据代表团参加活动情况编排，从接站开始至送站结束。包括各项活动乘车、就餐、参观考察等安排。（二）嘉宾名单包括姓名、单位、职务、联络员联系方式、具体住宿宾馆与房号。（三）陪同名单包括姓名、单位、职务。省部级（含副职）代表团安排活动同时注明自治区陪同领导。（四）工作人员包括姓名、单位、职务、联系电话、接待分工等。（五）宁夏区情简介由接待二部统一提供。（六）考察点介绍大会确定银川滨河新区、银川阅海湾中央商务区、宁东能源化工基地、银川综合保税区、中国（吴忠）清真食品穆斯林用品产业园、宁夏沙坡头旅游经济开发试验区、石嘴山陆港经济区、固原经济技术开发区 8 个功能园区

3、供参会嘉宾选择参观考察，介绍材料由接待二部统一提供。（七）会议期间气象信息请与宁夏气象服务中心联系，电话：5017902。五、其他（一）上述内容为接待手册基本内容，各对口接待单位可根据接待任务实际增加内容。（二）封面设计制作文件、宁夏区情简介、考察园区介绍、天气预报等资料请从中阿博览会官方网站“ 资讯中心”“资 料下 载 ”栏下载。 （官网地址：www.casetf.org ）。（三）接待国外代表团须制作英文版接待手册。附：XX 代表团接待工作实操模板一、 代表团成员团长：Mr.J X 国贸工部部长 手机155XXXXXXXX成员：Mr.li X 国贸工部部长助理Abdullah X 国贸工部

4、部合作司司长Hamll dule X 国贸工部合作司Saffet X 国贸工部秘书 手机 15323124414二、对口接待工作小组组长：王 A K 厅厅长 手机189XXXXXXXX成员：殷 XX K 厅办公室主任 手机138XXXXXXXX张 XX K 厅办 公室副主任 手机137XXXXXXXX 马 XX K 厅国际合作处副处长 手机 139XXXXXXXX陈 XX K 厅办公室主任科员 手机182XXXXXXXX周秘书 K 厅办 公室秘书 手机152XXXXXXXX三、联络员代表团： Saffet 手机 15323124414接待单位：张 XX 手机 137XXXXXXXX四、车辆安排

5、车型 车牌号 驾驶员 联系方式 乘车人员轿车 宁 A0N91 李 XX130 XXXXXX 团长、陪同领导马 XX（翻译）中巴车 宁 A0L32 王 XX 152 XXXXXX 代表及其他工作 人员五、接待操作流程9 月 14 日（星期六）12：001、全体接待人员着正装在 XXX 集中 （张XX）2、检查车辆卫生、贴车贴 （陈 XX、李 XX、王 XX）3、5 箱纯净水装车 （陈 XX、李 XX、王XX）4、发放工作人员证件、车辆通行证及驾驶员手套 （张 XX）5、准备嘉宾证、接待手册，并分装信封，标明姓名 （张 XX、陈 XX）6、准备接站牌 （陈XX）7、通知周秘书集合及出发时间 （张X

6、X）12:201 赴凯宾斯基酒店2 协调领取房卡 （张 XX、殷XX）3 检查房间内设施及卫生 XXXXX（张 XX、殷 XX、陈 XX）4 联系驾驶员，确认出发时间 （张XX）5 联系周秘书，确定陪同领导出发时间 （张XX）12:50 1 全体人员赴机场2 提前与机场联系 CA1219 航班是否正点起飞、到达 （张XX）机场问讯 691221813:50接待人员在机场大厅等候迎接客人a. 马 XX、殷 XX、张 XX 负责在接机口引领客人b. 陈 XX 举接站牌在接机大厅适当位置等候并清点人数14:201、客人抵达，陪同领导欢迎代表团，礼 仪向团长献花2、按照以上安排迎接并引领客人在大厅集中

7、3、清点人数 （殷 XX、陈XX）4、通知车辆就位 （张 XX）5、引领客人乘车 （殷 XX、陈 XX、马XX）15:001 返回酒店2 途中向客人介绍陪同、接待人员及当晚活动安排 （马XX）3 向客人分发接待手册及嘉宾证，同时收取护照 （陈 XX、张XX）16:001 抵达酒店2 办理入住手续 （张 XX、陈XX）3 再次告知客人晚餐及观看文艺演出活动 （马 XX、张XX）18:30 晚餐19:301、通知车辆就位 （张XX）2、在大厅等候客人并引领乘车 （马 XX、殷 XX、陈XX）19:401、出发赴人民会堂2、向客人介绍演出时间、结束后接应及乘车地点 （马 XX、张XX）3、引领客人至

8、指定位置就座 （马 XX、张 XX、殷 XX、陈XX）20:00 观看演出21:301、通知车辆就位 （张XX）2、引领客人乘车 （马 XX、张 XX、殷 XX、陈XX）3、返回酒店,告知次日早餐用餐地点及时间21:50 接待人员小结9 月 15 日（星期日）08:001、通知车辆就位 （张XX）2、检查车辆卫生 （陈XX）08:251、在大厅等候客人并引领集中 （殷 XX、马 XX、张XX）2、清点人数 （殷 XX、马XX）3、退还客人护照 （张 XX、陈XX）08:451、通知车辆就位2、引领客人乘车 （殷 XX、马 XX、陈XX）09:001、出发赴悦海宾馆2、向客人介绍当日活动安排 （

9、马 XX、张XX）3、向客人讲解开幕式区域及座位安排 （张 XX、马XX）4、南门入口引领客人至划定区域就座（色彩区分） （马 XX、殷 XX、张 XX、陈XX）09:30 开幕式09:40 1、引领客人至南门广场停车处，并在此集中（殷 XX、张 XX、马 XX、陈XX）2、如车辆停放位置方便，向客人发放纯净水 （陈 XX、张 XX）3、前往国际会展中心参观展会a.张 XX 负责 与会展中心联 系配备引导员b.殷 XX 在代表团前部引领客人c.张 XX 在代表 团后部押尾、陈 XX 协助清点人数d.马 XX 翻译11:401、通知车辆就位 （张XX）2、引领客人在会展中心北门集中并乘车 （殷

10、XX、马 XX、陈XX）3、返回酒店4、途中向客人介绍下午活动安排及中午用餐安排 （马 XX、张XX）13:301、通知车辆就位 （张XX）2、在大厅等候、清点人数并引领客人乘车 （殷 XX、马 XX、陈XX）3、出发赴国际饭店4、与会议联络员落实参会事宜 （张XX）5、向客人介绍会议安排、主题等 （马 XX、张 XX）14:001、引领客人至会场内指定区域就座 （马 XX、殷 XX、张XX）2、参加中阿国家中小企业合作论坛地点：国际饭店一楼多功能厅3、一人在外等候协调车辆等 （陈XX）4、会议即将结束时通知车辆就位 （张XX）18:00 1、引领客人至停车位 （马 XX、殷 XX、张XX）2

11、、返回酒店3、途中告知晚餐地点、开餐时间及次日活动安排 （马 XX、张XX）4、提醒周秘书次日活动安排及集合时间 （张XX）18:30 晚餐20:00 全体接待人员小结9 月 16 日（星期一）07:301、通知车辆就位 （张XX）2、检查车辆卫生 （陈XX）3、补充配备纯净水 （陈 XX、李 XX、王XX）08:001、在大厅等候客人并引领集中 （马 XX、殷 XX、张XX）2、清点人数 （殷 XX、陈XX）08:201、赴悦海宾馆2、途中向客人介绍会议时间安排 （马 XX、张XX）08:401、引领团长至会场演讲嘉宾席就座，其他代表在指定区域就坐 （马 XX、殷 XX、张XX）2、参加中阿

12、国家农业合作论坛并发表主旨演讲 地点：悦海宾馆会议中心 中心会场 3、一人在外留守协调车辆等事宜 （陈XX）4、会议即将结束时通知车辆就位 （张XX）12:001、引领客人乘车 （马 XX、殷 XX、张XX）2、返回酒店3、途中向客人介绍午餐地点、时间、下午活 动安排 （马 XX、张 XX）12:30 午餐、午休 （马 XX、殷 XX、陈 XX）14:301、通知车辆就位 （张 XX）2、在大厅等候客人、清点人数并引领集中 （马 XX、殷 XX、陈XX）3、赴悦海中央 CBD 商务区参观考察4、途中联系考察点联络员做好迎接准备 （张XX）15:001、引领客人至考察点，由考察点联络员引领按既定

13、计划执行 （马 XX、陈XX）2、一人在外留守协调车辆等事宜 （张XX）3、考察即将结束时通知车辆就位 （张XX）18:001、返回酒店2、提醒客人晚餐用餐地点 （马 XX、张 XX）3、提醒周秘书次日活动安排及集合时间 （张XX）18:30 晚餐19:30 接待人员小结9 月 17 日（星期二）07:30 1、通知车辆就位 （张XX）2、检查车辆卫生 （陈XX）08:001、在大厅等候客人并引领集中 （马 XX、殷XX）2、清点人数 （殷 XX、陈XX）08:301、落实沙湖参观门票签单事 （张 XX）2、落实英文或中文导游事 （张XX）3、引领客人参观 （张 XX、殷 XX、马 XX、陈X

14、X）4、落实订餐、餐具安排情况 （张 XX）沙湖水镇贺兰山厅 0952-668433309:00 参观沙湖景区. （张 XX）12:301、 通知车辆老码头就位 （张XX）2、引领客人乘车 （马 XX、张 XX、殷 XX、陈XX）3、赴沙湖水镇 午餐4、落实影视城参观门票签单事 （张XX）13:301、提前通知车辆就位，引领乘车 （张 XX）2、前往影视城参观游览a.翻译：马 XXb.引领：殷 XX、陈 XX14:001 引领客人参观2 即将结束前引导车辆就位 （张XX） 16:001 乘车返回酒店换装 （马 XX、张 XX、陈XX）2 途中向客人介绍会见宴请时间及在大厅集合时间 （殷 XX、

15、马XX）3 张 XX 前往国际饭店对接会见宴请安排17:001、引领客人在大厅集中并乘车 （马 XX、殷 XX、陈XX）2、赴国际饭店3、途中通知张 XX 车辆出发及行车情况 （殷XX）4、即将到达时再次通知张 XX （殷XX）17:301 自治区领导会见 （翻译：刘 XX、马XX）2 落实宴会厅布置情况 （张 XX）3 安排工作人员用餐 （殷XX）18:00 自治区领导宴请 （翻译：刘 XX、马 XX）19:001、落实宴会进展情况并调度车辆 （张XX）2、提醒工作人员提前结束用餐并就位 （张 XX、殷XX）3、引领外宾乘车 （马 XX、殷 XX、陈XX）4、国际饭店用餐签单 （张XX）19

16、:10 返回酒店19:30 接待人员小结9 月 18 日（星期三）07:301、通知车辆就位 （张 XX）2、检查车辆卫生 （陈XX）07:401、在大厅等候客人并引领集中 （马 XX、殷 XX、陈XX）2、清点人数 （马 XX、陈XX）3、提前与 XXX 单位联系座 谈安排 （张XX）局长：137XXXXX 齐琦：133XXXXXX08:401 赴行政中心2、途中介绍座谈情况及时间安排 （殷XX）09:00 与 XXX 单位座谈10:201、通知车辆就位 （张XX）2、引领客人乘车 （马 XX、殷 XX、陈XX）3、赴永宁纳家户 11:20 1、到达回乡文化园门票签单及解说员配备 （张XX）

17、2、引领客人参观 （马 XX、殷 XX、陈XX）翻译：马 XX3、检查订餐情况 （张XX）13:001、参观结束时与张 XX 沟通用餐地点 （殷XX）2、引领客人至曼苏尔宫 12 号厅 （马 XX、殷 XX、陈XX）14:201、通知车辆就位 （张XX）2、出发赴青铜峡15:001、落实中华黄河坛门票 （张XX）2、引领客人参观 （马 XX、殷 XX、张 XX、陈XX）翻译：马 XX16:201、通知车辆就位 （张XX）2、引领客人乘车 （马 XX、殷 XX、张 XX、陈XX）3、返回银川市4、途中通知客人晚餐及次日离银， 请提前收拾行李 （马 XX、张XX）18:00 晚餐19:00 接待人

18、员小结9 月 19 日（星期四）07:301、通知车辆就位 （张XX）2、检查车辆卫生 （陈XX）3、通知周秘书集合及出发时间 （张XX） 08:101、协助收集行李 （马 XX、张 XX、陈XX）2、在大厅等候客人并引领集中 （殷 XX、陈XX）3、清点人数及行李件数 （殷 XX、陈XX）4、办理退房手续 （张 XX、陈XX）08:401、通知车辆就位 （张XX）2、引领客人乘车 （马 XX、张 XX、殷 XX、陈XX）3、出发赴机场09:301、到达机场2、提取行李小车、协助搬运行李 （马 XX、张 XX、陈XX）3、协助客人办理登机手续 （张 XX、殷 XX、马XX）4、陪同领导话别，送客人至安检口 （马 XX、殷 XX、张 XX、陈XX）10:10 代表团乘 CA1218 航班赴北京。送行人员返回，接待工作结束。注：本接待团组属虚拟，仅以此说明接待工作操作流程，提醒注意事项。