1、会中服务：会议值班、接待媒体、会议记录简报、收集信息、反馈信息第二节：会中服务1、 会议值班知识要点：1) 值班任务：接收文件和资料，传递会场内外信息；鉴定会、保密会要控制无关人员出入会场；备有部门领导、维修人员、车队 食 宿 等主管的电话；人不离岗，保证会议信息畅通。2、 接待媒体知识要点：1) 接待原则：实事求是 注意保密(内外有别) 观点审定(由领导) 周到服务 收集信息(报道) 提供资料(媒体沟通会)2) 面对负面报道：快速反应，公关处理，领导出面 不推测、不隐瞒，统一口径，敞开大门，频繁沟通。会议记录知识要点：1) 记录重点：观点、决议、决定、重要声明、修正案内容 结论。漏记的内容，
2、做出标记，对照磁带补充要把提出动议、意见的人的名子记录下来。2) P53 见标准会议记录3、 收集信息知识要点：1) 会议信息可划分三类：一类是参会者的信息与会议本身的信息。前者包括参会者的年龄、性别、身份、职务及参会背景与意图；后者则是与会议有关的一切信息，如会议内容、主题、议程、日程、记录、报告、简报、文件等。二类是保密性信息、内部性信息和公开性信息。三类是讲话信息、书面信息和声像信息。2) 会议信息搜集渠道。参会人员、会议领导、会议发言人、记录人、起草人、提案、发言稿、书面建议。3) 会议信息的作用。 利用信息，确保会议顺利进行：利用信息，策划会议；利用信息，做好会议服务；利用信息，反馈
3、情况。利用信息，进行会议沟通：办好会议简报。利用信息，进行催办。见会议决议催办表 P645、反馈会议信息知识要点：反馈信息要注意点(个人深人了解 )面(开会大面了解) 结合，正负反馈结合。反馈表 P67第三节：会后落实收集整理文件、编发会议纪要、结算会议经费、落实会议精神一、收集整理会议文件知识要点：1)不需要立卷归档的会议文件资料有：重复文件、事务性临时性文件(如临时会议通知) 、未成文的草稿和一般文件的历次修改稿。2)会议立卷的原则是“一会一案 ”。以会议为单位立卷。会议的文件及原材料、照片、录音带等都应收集保存。3) 每份文件均应保存 3 份。一份原稿、两份印稿，重要文件的初稿和历次修改
4、稿的原稿和印稿也各保存一份。4) 对于需要销毁的会议文件、简报等，应先登记造册，再销毁。不得当废纸出售。5) 整理会议录音：照本宣科的录音无需整理，发言无文稿或讲话与文稿有较大出入时，需要整理录音。整理方法：删除、增加、修改、送审！为保险起见，整理录音时要先复制一份。6) 清理会议文件：收(机密以上等级 )、存(有价值的立卷存档)、带( 传达学习的文件，带回学习)、销(多余的销毁)。二、编发会议纪要知识要点：1)什么是纪要：会议纪要是在会议记录基础上提炼而成的、是反映会议精神和会议成果的文件。2)纪要的作用：对上可以汇报工作，对下可以指导工作，平级可互通信息。3)怎样写纪要：纪要除了反映主流意
5、见外，如有不同意见也应整理进去。经领导签发的会议纪要是会议的正式文件，应当简短扼要、观点鲜明、确切说明事项，不必发表议论。 纪要初稿写出后，最好征求与会人员的意见，以便补充修改。4)纪要发放范围：绝密印发领导，一般印发与会人员，保密性强，不需知道纪要全部内容的，即发会议决定事项通知。三、结算会议经费知识要点：1)会议要开具符合财务规定的发票，要有发票专用章和财务专用章。P83直接会议费用=会场租用费+ 设备租用费+ 邮电通讯费+培训费+交通参观费+ 食宿费+资料费+宣传交际费+纪念品费+水电费+其它杂费。四、落实会议精神知识要点：1)传达与催办是落实会议精神的关键。传达要求：准确、及时、到位。
6、传达方式：口头传达、录音传、达文件传达。催办要求：明确催办人员、健全催办登记制度、建立催办汇报制度。催办方式：发文催办、电话催办、派员催办、会议催办(将有关人请来，当面协商解决)3) 会议决定事项的反馈。将会议决策精神传达给执行者后，要通过各种途经把执行者的意见收集起来，反映给领导的过程。反馈要及时、准确、畅通。反馈重点一妨碍会议决策落实活动的各种信息。第二章：事务管理第一节：接待一、 制定接待计划知识要点：1)接待规格：高规格、低规格、对等规格， 以双方职位为标准。2)接待计划：确定规格；安排日程；预算经费；选定工作人员。3)具体计划：主要陪同；工作成员；住宿地点、标准、房间；宴请地点、标准
7、、人数；会谈地点、人员；游览地点、陪同人员。二、安排迎送知识要点：1) 用车礼仪：主人驾驶-双排五座、三排七座 专职司机- 双排五座、三排七座2) 见面常识：主人方先自我介绍，从最高职位开始，主人方先主动伸手握手；让主宾先上车，为其拉关车门，秘书最后上；下车时秘书先下为主宾拉开车门。如遇主宾执意坐副驾驶座，可灵活处置。迎接未见过面的宾客，要事先制做牌子，送花不能送黄色和白色。送礼物要提前半天或一天，不能临到机场时再送。二、 安排食宿、交通知识要点：1) 中餐礼节：使用餐具礼仪；席间礼仪；敬酒礼仪，见 100 页。2) 预定餐厅、住宿房间：秘书不可擅和提高和降低接待标准，客人的特别要求尽量满足；
8、要求超标，向上司汇报，由上司决定。正式宴请晚上居多，地点中高档次为佳，应为包间；宴请人员与陪客应事先确定，一般不应无故缺席或换人。但便宴、酒会可以。菜单事先确定，可印发给客人，但不能把价钱印定去。正式宴会要发请柬。拟好接待方案后，给客人发过去，征求意见，调整方案前向上司汇报。三、 安排参观、娱乐知识要点：1) 秘书应熟悉将游览的地方，看文艺节目时，要关闭手机铃声。第二节，办公环境管理一、合理布置知识要点：1) 基本要求：一间大办公室优于若干间小办公室；同样大小的桌子有利于增进员工平等感；同区域的柜子高低一样；外宾来访的部门置于入口处；主管座位位于员工后方；勿使员工面对窗户、靠近热源、坐在通风口
9、上；档案柜背对肯、常用设备放在使用者附近。二、健康、安全知识要点：1) 基本要求：建筑、光线、温度、通风、空间、噪音、家具、设备、消防、饮水。第三节、办公室日常事务管理一、 管理印章和介绍信知识要点：) 印章。印章要门专人保管；印章存放在机要室、保险箱内，若放在办公抽屉中，则要有牢固的锁子；钥匙不能给别人代管，也不得将钥匙插入孔后离去。印章使用要经单位领导批准，秘书不得擅自作主。盖用公章要填写“用印申请” ，盖后要填“用印登记” ；正式公文只在文本落款处盖章。带存根的公函或介绍信、证明信要分别盖骑缝章和文本落款章。) 介绍信。介绍信与用印紧密相连，一由印章管理人负责；介绍信开出后，要在存根定加
10、以记载；开出后未用的介绍信要粘在存根上，重要介绍信丢失后，要通知前往办事的单介绍信填写要用毛笔或钢笔；如有涂改处需在涂改处加盖公章。二、安排值班知识要点：)值班实务处理方法。简单事项直接处理，简单事项是指有明确规定或情况清楚的；有关部门的事项介绍到有并部门，但要来电来人说明办理途径和方法；重事项请示上司后处理。值班时，来电者的姓名、单位、职务、来电话的时间、反映的问题都认真记录；重大情况要及时报告；可疑电话要善辨真伪。准确了解突发事件、紧急情况发生的时间、地点、影响范围、损失大小等，听不清的要逐字问清。) 各类值班表格。见-四、 现金管理与报销(略)见五、 安排上司旅差知识要点：)上司出差。国
11、内：安排日程，预定车、船、机票和旅馆，预支差旅费，准备必需的文件和不同场合的发言提钢。国外：除上述准备外，还要办理护照、签证、黄皮书(国际预防接种证书、出境登记卡、办理保险。)秘书留守。检查上司遗漏东西，用传真机发送，用航空特快发送。电话处理，重大突发事件，立即汇报，找不到人时，要把电话打到宾馆，请对方接电话的人写个纸条，让上司回到旅馆后立刻回电话或等电话，也可让接电话人转告大致情况。)接站。接站可以及时向上司汇报工作，汇报时不能说得太多；对方如有送站的，应电话告之平安到达。五、完成临时交办事项知识要点：)临时事项的特点：广泛性、临时性、具体性、紧迫性。)办理原则：积极主动，千方百计； 既要符
12、合政策，又要灵活通便；件件有着落，事事有回音。)记录上司讲话的要点：按讲稿或发言讲话时，可记录要点；补充或发挥时，详加记录；即兴讲话或发言时则要有言必录。)当上司口授时，秘书应做到：)办理上司交办事项应注意的问题。要态度和蔼，协商解决，不要打着上司旗号发号施令；要坚持原则，按章办事，不要违法乱纪，为达目的不择手段；要一视同仁，不分亲疏，不要看人办事，有失公平。一、 管理时间，提高工作效率知识要点：) 个人时间管理法则。) 工作日志的内容与编写要求编写注意事项：工作日志至少包括日期、时间、具体工作内容、备注等；管理者要下大决心推行工作日志，对优秀员工是激励，对表现差的员工是鞭策，领导要以身作则，
13、发现缺陷、重视缺陷并解决缺陷。建立激励和惩罚制度，以督促员工及时填写工作日志，必要时可将工作日志完成情况与员工资挂钩。秘书要记好自己的工作日志，还要记好上司的工作日志，记录要及时。) 如何编写工作日志？) 编制时间工作表) 管理上司工作日志、) 办好上司交办事项的“三三制” 。接受任务“三要素” ；什么事？什么时间？什么要求？优化办事“三比较” ；两利相权取其大，两弊相权取其小，利弊相权取其利。办事过程“三形式”单一办事，交叉办事，穿插办事。检验办事“三标准”工作质量，工作速度，社会影响。上司复命“三注意”不失真，不吹嘘，不邀利。第五节 信息管理一、 信息的收集知识要点：)信息的特征：客观性
14、时效性 可塑性 共享性 依附性 传递性 开发性 无限性)信息收集渠道：大众传媒 图书馆 互联网 供应商和客户 贸易渠道 信息机构 关系渠道 调查渠道)信息收集的要求：价值性 时效性 层次性 针对性 全面性)信息收集方法：观察法 阅读法 询问法 问卷法网络法 交换法 购置法二、 信息筛选知识要点：)信息筛选程序：看来源 看标题 看正文 决定取舍)如何取舍：突出主题，注意典型，富有新意，具有特点。几份信息反映同一问题时，或综合成一份，或择其优录用，选择宏观的，淘汰微观的，选择典型的，淘汰一般的。三、 信息分类知识要点：) 信息分类的工作程序：熟悉信息内容 选择分类方法 辨类 归类 四、 信息校核知识要点：()五、 信息传递知识要点：) 信息传递形式：) 信件 备忘录 报告 通知 指示 新闻稿 企业内部刊物 传阅单 新闻发布会 声明 直接邮件)传递方法：语言传递：对话、座谈、会议、汇报、演说、请求等文字传递：文本、表格、图表等、图表有柱状图、饼状图. 折线图、流程图、组织图。电讯传递：电话、传真、电子邮件可视化辅助物传递：影像、投影、展示架、布告栏等。二、 信息储存知识要点：)储存程序：登记 编码 排列 保存 保管最后，一定要认真一下每章的思考题。
